Albertslund Boligselskab 5. december 2014

Transkript

1 Albertslund Boligselskab 5. december 2014 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 3. december kl Deltagere: Karl Neumann, Per Mogensen, Hans Holm, Majbritt Brander, Dorte Nejrup, Birthe Lauridsen, John Christiansen, Winnie Duncan og 1. suppleant Kurt Andersen, Michael Sørensen (Medarbejderrepræsentant), Claus Heje (Albertslund Kommune) Adm.: Afbud: Byggeudviklingschef Jesper Rasmussen punkt 2-3, Varmetekniker Bjarke Schilling punkt 4, Controller Simon Tornø Olesen og Senior Controller Erik Cederberg punkt 5-7, Annesophie Hansen og Tina Jepsen Kirsten Poulsen Dagsorden 0. Godkendelse af dagsordenen Godkendelse af referat fra sidste møde AB Syd, Storken opførelse af ny materialegård AB Syd udbud af renoveringsarbejde sociale klausuler Varmetekniker ydelser Budgetkontrol herunder oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret, kapitaloversigt og brug af tillægsydelser Opfølgning på budgetkontrol for afdelingerne Økonomisk status på helhedsplanerne Beslutning om ændring af langtidsplaner fra 16 år til 10 år Årsberetning mv Visionsgruppen for boligsocialt arbejde i Albertslund efter Evaluering af AB s jubilæumskonference Evaluering af AB s repræsentantskabsmøde Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Opfølgning fra sidste møde Forventningsafstemning til kommunens repræsentant og medarbejderrepræsentanten Formandens orientering Administrationens orientering Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt... 21

2 Til drøftelse og beslutning 0. Godkendelse af dagsordenen Dagsorden blev godkendt. Bestyrelsen bad administrationen om at lægge bilagene i drop Box løbende. Alternativt at der holdes flere møder, så dagordenen ikke er så lang. Administrationen tog dette til efterretning. - at bestyrelsen godkender dagsordenen 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt. - at bestyrelsen godkender referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 23. september AB Syd, Storken opførelse af ny materialegård Jesper Rasmussen redegjorde for projektet om opførelse af en ny materialegård i AB Syd. Projektet er godkendt på det ekstraordinære afdelingsmøde i AB Syd den 26. november 2014 Maj-Brit Brander supplerende indstillingen og behandlingen på afdelingsmødet. Organisationsbestyrelsen godkendte projekt for opførelse af ny materialegård og den tilhørende økonomi. : - At bestyrelsen, under forudsætning af beboermødets godkendelse, godkender projekt for opførelse af en ny materialegård og den tilhørende økonomi. Beskrivelse: Den nuværende materialegård i Storkens Kvarter beliggende på matrikel 5 BC, omfatter flere bygninger med mandskabsfaciliteter, materialeoplag, værksted og garager. Bygningerne er opført som lette konstruktioner og er i meget ringe stand samtidig med, at forholdende ikke lever op til nutidige krav til sådanne funktioner. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

3 Storkens værkstedsklub, der var beliggende på samme matrikel brændte for nogle år siden og er siden, med beboernes og bestyrelsens godkendelse revet ned. Der er opnået en erstatning fra brandforsikringsselskab på 3 mio. kr. Nedrivningen har givet mulighed for, at det samlede grundstykke kan anvendes til opførelse af en ny materialegård. Den tekniske rådgivning er efter aftale med afdelingsbestyrelsen overdraget til Wissenberg A/S på baggrund af sammenhængen med den opgave, Wissenberg har fået tildelt omkring boligrenovering og udearealer efter afholdelse af projektkonkurrencen i Projektet omfatter opførelse af en hovedbygning med ejendomskontor, kontor for beboerrådgiver, mandskabsfaciliteter, mødelokaler, herunder selvstændigt lokale til afdelingsbestyrelse. I anden bygning indrettes værksted og garage. Projektet er udviklet i tæt dialog med afdelingsbestyrelsen og medarbejderne på materialegården. Idéen om opførelse har indgået i indstillinger til flere beboermøder, hvor der er godkendt afsatte midler i afdelingens budget til projektet. På beboermøde den 26. november 2014 indstiller afdelingsbestyrelsen det konkrete byggeprojekt til godkendelse på grundlag af udsendt folder, der vedlægges som bilag til nærværende indstilling. Den gældende rammelokalplan for gårdhusområdet giver ikke mulighed for opførelse af ny materialegård i dette omfang. Efter aftale med Albertslund Kommune er det indarbejdet i det lokalplanforslag, der er i offentlig høring indtil den 16. december Økonomi og ressourcer: På grundlag af Wissenbergs kalkulationer af håndværkerudgifter har administrationen udarbejdet et samlet anlægsbudget, der viser en samlet udgift på 18,8 mio. kr. Det skal bemærkes, at budget indeholder afsætningsbeløb på 10 % af de afsatte håndværkerudgifter til uforudseelige udgifter, de allerede afholdte udgifter til nedrivning af Storken Værkstedsklub, inventar, teknikerhonorarer og øvrige omkostninger, herunder bidrag til Byggeskadefonden. Udgiften er forudsat finansieret af henlagte midler i afdelingen. De er primært fremkommet som henlæggelse til vedligehold af materialegård på 9 mio. kr. samt overskud i afdelingen og er godkendt i flere omgange af beboermødet. Senest er udsendt forslag til beboermødet den 26. november 2014 om godkendelse af yderligere 1 ½ mio. kr. til projektet. Tidsplan: Projektet udbydes i henhold til tidsplan ultimo marts 2015 med henblik på licitation medio april Byggestart er planlagt til maj 2015 og aflevering i aflevering primo Det påtænkes, at lade en del af de sekundære bygninger indgå som ressource i forbindelse med byggepladsaktiviteter ved renovering af afdelingens gårdhuse. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

4 Bilag: Beboerinformation af november AB Syd udbud af renoveringsarbejde sociale klausuler Jesper Rasmussen redegjorde for administrationens hidtidige praksis og BL s anbefalinger, samt hvilke punkter i Syds forslag, der afviger fra nuværende praksis. Jesper uddybede endvidere, at der løbende sker stramninger på området, men at det er administrationens anbefaling at vi følger BL s anbefalinger og de fælles branchevilkår. Erfaringen viser, at jo flere krav, der stilles, jo større indflydelse har det på prisen. Maj-Brit Brander supplerede med at begrunde, hvorfor Syd har anset det for nødvendigt, at udarbejde forslag til skærpelse af arbejds- og sociale klausuler. Jesper Rasmussen tilkendegav, at administrationen er enig i, at der bør skelnes mellem dokumentation og redegørelse, hvilket indarbejdes i dokumentet. Samtidig blev det tilkendegivet, at kædeansvar er en del af de nuværende anbefalinger. Bestyrelsen drøftede forhold omkring sociale klausuler, herunder arbejdsklausuler og kædeansvar i forbindelse med udbud af renoveringsarbejder og de risikoer, der kan være, ved at stille strammere krav end BL s anbefalinger. Såfremt organisationsbestyrelsen beslutter en stramning omkring kontrolopgaven, kan det overvejes, om der er mulighed for at ingå i et partnerskab med Albertslund Kommune. Karl Neumann konkluderede, at bestyrelsen bad administrationen om, at der udarbejdes forslag til indarbejdelse af bod, kontrol, samt krav om praktikpladser mv. Forslaget skal drøftes med AB Syd inden det forelægges organisationsbestyrelsen. Der er berammet et møde i følgegruppen den 17. december Der indkaldes til et ekstraordinært bestyrelsesmøde enten i december eller januar afhængig af, om der er bydende på prækvalifikationen. Er dette ikke tilfældet drøftes sagen på næste organisationsbestyrelsesmøde, da tidsfristen vil være rykket. : - At bestyrelsen drøfter forhold omkring sociale klausuler og godkender, at administrationen fortsætter med sin hidtidige praksis, der bygger på BL s anbefalinger, herunder, at aftaler om etablering af praktikpladser sker på grundlag af frivillige partnerskaber. Beskrivelse: I forbindelse med planlægning af udbud af entreprenørarbejdet for helhedsplanen i gårdhusene i AB Syd har spørgsmålet om karakteren af sociale klausuler været drøftet med såvel følgegruppen som på selvstændige møder med afdelingsbestyrelsen i AB Syd. Administrationen har siden 2011 fulgt en praksis om sociale klausuler, der bygger på BL s anbefalinger. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

5 Afdelingsbestyrelse i AB Syd er af den opfattelse, at dette ikke er vidtgående nok. Afdelingsbestyrelsen har fremsendt et oplæg til formulering af specifikke krav til sociale klausuler, der også er tilgået organisationsbestyrelsen og er vedlagt denne indstilling. BL s anbefalinger vedrører konkret forslag til tekst om krav til løn- og ansættelsesforhold for de håndværkere, der er beskæftiget ved byggearbejdet. Formuleringen bygger på ILOkonvention 94, der skal sikre, at løn og ansættelsesforhold ikke er ringere end det, der er gældende indenfor det pågældende overenskomstområde i lokalområdet. For så vidt angår praktikpladser anbefaler BL, at dette sker ved indgåelse af frivillige partnerskabsaftaler, der bygger på den overordnede aftale, der blev indgået mellem Dansk Byggeri og BL i Det er administrationens vurdering, at de fleste af de krav, der indgår i afdelingsbestyrelsens oplæg allerede er omfattet af de krav administrationen har fulgt i sin hidtidige praksis. Specielt i forhold til krav om sanktioner for overtrædelse af kravene samt til forebyggende kontrolbesøg, går afdelingsbestyrelsen videre end BL s anbefalinger. I vedlagte notat af 26. november 2014 har administrationen redgjort nærmere for den hidtidige praksis omkring sociale klausuler samt for afdelingsbestyrelsens oplæg. Bilag: - Notat af 26. november 2014 udarbejdet af administrationen - Oplæg om sociale klausuler, udarbejdet af afdelingsbestyrelsen i AB Syd - Kopi af tekstforslag til byggesagsbeskrivelse for udbud af renovering af gårdhusene i AB Syd udarbejdet af Wissenberg 4. Varmetekniker ydelser Bjarke Schilling præsenterede sig selv, og hvilke ydelser og fordele, der kan være ved en årlig gennemgang af afdelingernes anlæg. Bestyrelsen drøftede varmetekniker ydelserne og tog orienteringen om til efterretning. Bestyrelsen godkendte, at dispositionsfonden dækker de 64 kr. pr. lejemål for basispakken for det første år, svarende til ca kr. samt tilkøb af tillægspakke 1 og 2, hvor det vurderes, at der er behov. Bestyrelsen gav en bevilling på op til kr. Såfremt der er behov for en højere bevilling, skal der ansøges til dispositionsfonden igen. Når der er gjort nogle erfaringer, udarbejdes der en rapport, som forelægges organisationsbestyrelsen, så der kan tages stilling til, om bevillingen fra organisationsbestyrelsen skal forlænges yderligere. : Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

6 - at bestyrelsen tager orientering om varmetekniker ydelser til efterretning - at bestyrelsen drøfter finansiering af ydelserne Beskrivelse: Med BO-VESTs handlingsprogram for 2014/2015 blev det besluttet, at administrationen skulle opbygge ekspertise inden for energistyring, driftsoptimering og justering af varme- og brugsvandsanlæg. Formålet med en sådan ekspertise er at sikre, afdelingerne besparelser på energiforbrug og vedligeholdelse af anlæg. Al erfaring inden for området viser, at det at kende sit anlæg til bunds og systematisk følge forbruget i afdelingen medfører store besparelser og ofte uden nævneværdige investeringer. På denne baggrund indstilles det, at de tre organisationsbestyrelser drøfter hvorvidt en årlig besigtigelse af tekniske VVS installationer er ønskværdig for alle afdelinger. En årlig besigtigelse af tekniske VVS installationer forventes, at føre til en betydelig besparelse på varmeregningen for den enkelte beboer i omegnen af 5-15 % For AB s afdelinger vil en besparelse på 5 % betyde en gennemsnitlig besparelse på varmeregningen på 314 kr. pr. lejemål pr. år. Derudover vil det årlige besøg være et væsentligt bidrag til at sænke Co2 udslippet fra AB s boligafdelinger. Hvis der regnes med den mest konservative vurdering om en besparelse på 5 %, betyder det en årlig Co2 besparelse for alle AB s afdelinger på samlet set 109 ton Co2 om året. Det svarer til forbruget hos 8 danske hustande på et år. Udover at spare på varmeregningen og i Co2 regnskabet vil det årlige besøg fra en varmetekniker også være et væsentligt kompetenceløft for driftspersonalet i afdelingerne. Basispakke Basispakken betyder en årlig besigtigelse og kontrol af tekniske VVS installationer samtidig med at fejl i drift rettes op og defekte og nedslidte komponenter identificeres. Derudover sikrer besøget: - kontrol af at vedligeholdelsesintervaller og procedurer overholdes - vurdering af levetider på komponenter til langtidsplanen. - rådgivning om tiltag og opfølgning på tidligere driftrapport - samt kompetenceudvikling af den ansvarlige ejendomsleder/mester. Besøget ender ud i en driftsrapport, der sendes til ejendomsleder/mester samt afdelingsbestyrelsen. Afdelingerne tilbydes derudover to tillægspakker. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

7 Tillægspakke 1 Hjælp til at sikre bedre indregulering Med tillægspakke 1 vil ejendomsleder/mester sammen med varmeteknikeren screene tilstanden af indreguleringen i afdelingen og vurdere om eventuelle tilltag kan løses internt eller eksternt hos en rådgiver/entreprenør. Som oftest vil symptomerne på dårlig indregulering i afdelingen være, at fjerneste lejemål fryser, lyd og susen i installation samt en for lav temperatur på varmt brugsvand. Tillægspakke 1 vil således kunne afhjælpe de typiske konsekvenser af dårlige indregulering, som kan være kan være dårlig komfort og indeklima, skimmel, legionella samt et for højt energiforbrug/for dårlig afkøling. Bedre indregulering kan give en besparelse på mellem 10-40%. Tillægspakke 2 Drift optimering af varmecentral Med udgangspunkt i driftsrapporten fra basisbesøget tilbyder varmeteknikeren en driftsoptimering af varmecentralen. Optimeringen vil give en forventelig besparelse på varmeregningen på 10-15%. Overstående indstilling vil blive suppleret af en præsentation på bestyrelsesmødet, hvor varmetekniker Bjarke Schilling deltager. Økonomi og ressourcer: Pris for basisdelen af varmetekniker-ordningen er 64 kr. pr. lejemål. Det giver en forventet årlig energibesparelse på 5-15 %. Tillægspakke 1 koster 5.662,50 kr. pr. varmecentral. Tillægspakke 2 koster kr. pr. varmecentral. Markedsprisen for en lignende ydelse er ,00 kr. Tidsplan: Udrulning af basispakken for alle BO-VEST afdelinger kan igangsættes i januar 2015 og prioriteres efter afkølings-og forbrugstal fra MinEnergi. Miljø: Varmetekniker ydelser er beskrevet i BO-VEST miljøhandlingsplan for 2014/2015. Initiativet ligger ligeledes i forlængelse af BO-VEST grundlæggende værdi om at være ressourcebevidste. At tage ansvar for miljø og klima er også et væsentligt fokus for BO-VEST ønske om at udvise Alment samfundsansvar. 5. Budgetkontrol herunder oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret, kapitaloversigt og brug af tillægsydelser Controller Simon Tornø Olesen gennemgik budgetkontrol, oversigt over dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret, kapitaloversigt og brug af tillægsydelser, der blev taget til efterretning med følgende bemærkninger: Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

8 - Under dispositionsoversigten ændres teksten tilskud til nye radiatorer i parterreboliger ændres til tilskud til nye radiatorer i parterreboliger, i det omfang, det ikke er dækket af 5 års gennemgangen. - Administrationen undersøger, hvornår der kan forventes svar fra LBF på ansøgninger til trækningsretten. Evt. kan det overvejes, at der fremsendes en ansøgning til dispositionsfonden, om dækning af udgifterne i tilfælde af afslag. - Bestyrelsen bad om, at oversigten over brug af tillægsydelser specificeres yderligere, samt gjorde opmærksom på, at det fortsat sker, at det ikke oplyses, at det er en tillægsydelse, samt hvad det forventer at koste. Der var en drøftelse af valg af banker. Bestyrelsen bad administrationen om at komme med et oplæg på, hvordan vi vælger banker og hvordan vi sikrer, at vores beboere har ordentlige vilkår såsom netbank, budgetkonti, indskudslån m.m. Det blev opfordret til, at Karl Neumann og Per Mogensen bringer det op i BO-VEST bestyrelsen. - At bestyrelsen tager den fremlagte budgetkontrol til efterretning. - At bestyrelsen tager den fremlagte opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital, trækningsret og kapitaloversigt til efterretning. - At bestyrelsen tager oversigten over brug af tillægsydelser til efterretning - At bestyrelsen tager oversigt over realkreditlån og byggekreditter, der er sendt til realkredit / bank Beskrivelse På mødet vil økonomi gennemgå oversigt over dispositionsfond med nyeste bevillinger, arbejdskapital og trækningsret. Bilag - Budgetkontrol pr. 30. september Kommentarer til budgetkontrol pr. 30. september Opgørelse af dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret Albertslund Boligselskab, pr. 30. september Dispositionsfondsudvikling , Albertslund Boligselskab, 30. september Kapitalrapportering pr. 30. september Oversigt over realkreditlån og byggekreditter, der er sendt til realkredit / bank - Oversigt over brug af tillægsydelser i 2014 eftersendes eller udleveres på mødet 6. Opfølgning på budgetkontrol for afdelingerne Bestyrelsen drøftede opfølgning på budgetkontroller for afdelingerne. Det blev nævnt, at flere afdelingsbestyrelser selv gennemgår budgetkontrollen uden bistand fra driften. Bestyrelsen bad administrationen om at undersøge, og hvis muligt ændre proceduren, såfremt kravet fremover er at budgetkontrollen blot fremsendes og ikke skal gennemgås af driften, hvis det er tilstrækkeligt i forhold til revisor. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

9 : Administrationen indstiller, - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse I forbindelse med det nye økonomiske årshjul er det blevet besluttet, at bestyrelsen ved mødet i december skal have en opfølgning på de udarbejdede budgetkontroller for afdelingerne. Bilag: Opfølgning pr. 30. september Økonomisk status på helhedsplanerne Bestyrelsen havde følgende kommentarer og spørgsmål til økonomisk status på helhedsplanerne: Syd Tidligere har overskridelsen været væsentlig højere. Hvad skyldes ændringen og hvordan forholder administrationen sig til overskridelsen? Er det rigtigt, at overskridelsen ikke vil give en yderligere huslejestigning, sådan som Majbritt Brander tidligere har fået oplyst. Vængerne Hvornår forventes det, at byggeregnskabet behandles i Albertslund Kommune? Vest John Christiansen orienterede om AB og VA s Vest henvendelse til administrationen om deres byggesag. Karl Neumann supplerede med, at der er en proces i gang, og at afdelingen vil blive indkaldt til et møde med byggechef Lisa Fomsgaard Nielsen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager oversigten til efterretning. Bilag: Økonomisk status over Helhedsplaner i organisationen 8. Beslutning om ændring af langtidsplaner fra 16 år til 10 år Bestyrelsen godkendte indstillingen. - At bestyrelsen godkender indstilling om ændring af udarbejdelse af 16 årige langtidsplaner til 10 årige langtidsplaner - At bestyrelsen beslutter, at fra budget 2016 og fremadrettet vil alle AB s boligafdelingers langtidsplaner strække sig over en 10-årig periode Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

10 Beskrivelse Organisationsbestyrelsen godkendte på møde den 2. marts 2011, at AB s langtidsplaner skulle være 16 årige. Der er nu gået ca. 3 år og erfaringerne viser, at der hvor afdelingernes fokus og interesse er, især er på den første 5 årige periode. Mellem 5 og 10 år kan der gives et godt kvalificeret overblik over vedligeholdelsesplanen. Mellem 10 og 16 år viser erfaringerne, at det er svært, at give et realistisk samlet billede af vedligeholdelsesbehovet. Tilbagemeldinger fra både beboerdemokrater i AB og ansatte viser, at der er et ønske om, at gå tilbage til 10 års langtidsplaner, da det vil give et bedre overblik over den kommende periode. Det ændrer dog ikke på, at man kun henlægger til vedligeholdelsesarbejder i den kommende 10 årige periode, hvis afdelingen har kendskab til vedligeholdelsesarbejder længere ude i fremtiden. Derfor vil huslejen ikke blive mindre sårbar over for forestående større arbejder, der ligger længere ude i fremtiden ud over den 10 årige periode. Forskellen er primært, at perioden bliver overskuelig, og at fokus sættes på en 10 årig periode. Tidsplan Der er nedsat et udvalg, der er i gang med at kvalitetssikre langtidsplaner. I forbindelse med udarbejdelse af budget 2016 vil der blive udarbejdet 10 års langtidsplaner. Lovgrundlag Lovbekendtgørelsen vedrørende drift af almene boliger mv. stiller krav til at der udarbejdes en vedligeholdelsesplan for alle almene afdelinger, som afdækker behovet for vedligeholdelse i den periode langtidsplanen som dækker. Langtidsplanen skal som minimum udarbejdes over en 10-årig periode, som dækker de kommende planlagte vedligeholdelsesarbejder jf. 53, stk. 3. Vurdering Administrationen indstiller, på baggrund af vores erfaringer og fra tilbagemeldinger fra afdelingsbestyrelser og ansatte, at udarbejdelse af langtidsplaner ændrer sig fra at strække sig over 16 år til 10 år. 9. Årsberetning mv. Bestyrelsen drøftede, hvilken type beretning AB skal have i fremtiden. Administrationen oplyste, at en digital beretning skal supplere den skriftlige beretning. Muligheden for en app undersøges. Brugerundersøgelsen viser, at de yngre beboere, er tilhænger af digital læsning, mens de ældre beboere læser den skriftlige beretning og ikke vil læse den på nettet. Bestyrelsen godkendte indstillingen om en model 2. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

11 - at bestyrelsen holder fast i en fælles årsberetning, men i en reduceret form, dvs. model 2 som beskrevet nedenfor. Beskrivelse BO-VESTs bestyrelse vedtog på bestyrelsesmøde i marts 2014, at der i forbindelse med spare/indtægtskataloget skulle foretages en undersøgelse af beboernes holdning til årsberetningen og Beboermagasinet. Tilfredshedsundersøgelserne af Beretning og Beboermagasin er nu gennemført og viste en stor tilfredshed med udgivelserne blandt de beboere, der svarede på spørgeskemaundersøgelsen. Resultaterne er uddybet herunder. BO-VEST-bestyrelsen har på baggrund af undersøgelserne besluttet, at bede organisationerne drøfte beretningen for 2014 med en opfordring til, at det drøftes, om der fortsat skal udarbejdes en 58-siders BO-VEST-beretning og to beboermagasiner, eller om der er behov for ændringer. Beretningen koster ca kr. at producere. Heraf betales af BO- VEST. Dette beløb indgår i BO-VESTs sparekatalog som en besparelse i Tilfredshedsundersøgelse: Årsberetningen Læserundersøgelsen af årsberetningen blev foretaget i juni måned og blev drøftet på BO- VEST bestyrelsesmødet d.3. september. Af de 1000 tilfældigt valgte husstande, der fik tilsendt spørgeskemaerne, svarede 81, dvs. 8 %. Den lave svarprocent gør det vanskeligt at konkludere på resultatet, da det ikke kan ses som validt og dækkendende. Det skal snarere ses som et pejlemærke for tilfredsheden med årsberetningen. Hovedkonklusioner vedr. årsberetningen: - 47 % bruger mere end 20 minutter på årsberetningen - 35 % er meget tilfredse med årsberetningen 28 % er tilfredse. - Topscorer blandt årsberetningens artikler er Kort Nyt om afdelingerne, efterfulgt af siderne om BO-VESTs økonomi og BO-VESTs formandsberetning. Tilfredshedsundersøgelse: Beboermagasinet Læserundersøgelsen blev foretaget midt i oktober, umiddelbart efter udsendelse af oktobernummeret af Beboermagasinet. Undersøgelsen er dels udsendt til 1000 tilfældigt valgte husstande, dels har den kørt som en åben undersøgelse, hvor alle via en QR-kode i beboermagasinet og direkte på hjemmesiden kunne deltage i undersøgelsen. I alt har 128 svaret. 110 valgte at angive, hvilket boligselskab de bor i; 47 % er fra VA, 26 % er fra AB og 26 % er fra Tranemosegård, nogenlunde svarende til fordelingen af boliger på de tre organisationer. Aldersmæssigt ligger svarerne i den høje ende med 53 % over 60 år. Hovedkonklusioner vedr. læserundersøgelsen - Tilfredshed: 41 % er meget tilfredse med Beboermagasinet 18 % er tilfredse. - Langt den overvejende del af respondenterne er meget interesserede eller interesserede (60 %) i emnerne, der behandles i Beboermagasinet. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

12 - De emner, der vurderes som mest interessante, er renovering og helhedsplaner, beboerdemokrati samt tips og tricks til din bolig. Efterfulgt af miljø/klima/energi og boligsociale projekter. - Respondenterne er tilfredse med både antal af billeder i magasinet, og billedernes kvalitet. - I forhold til artiklernes læse-sværhedsgrad, kvalitet og relevans, er tilfredsheden også gennemgående stor % af respondenterne ønsker at læse Beboermagasinet på en tablet eller mobiltelefon, mens 45 % svarede det modsatte. - Respondenter over 60 år, ønsker ikke at modtage og læse magasinet digitalt. Administrationen har desuden den 28. november afholdt et fokusgruppemøde om Beboermagasinet og årsberetningen, der underbyggede ovenstående resultater. Tre modeller Hvis BO-VEST skal spare kr. er det muligt ved enten at udgive en reduceret udgave af den nuværende årsberetning eller ved at udkomme med et beboermagasin mere med årsberetningsindhold evt. som indstik. Når der spares ved denne løsning, er det fordi beboermagasinet er billigere at udgive. I skemaet ses en oversigt over økonomien i den nuværende og de to alternative årsberetnings modeller. Prisen indeholder ikke medarbejdertimer i BO-VEST. Model Model 1: Den nuværende form med en stor fælles årsberetning og to Beboermagasiner Model 2. En fælles årsberetning, men ca kr. billigere og to Beboermagasiner Model 3: Tre Beboermagasiner, hvoraf det ene er et årsberetningsnummer Udgift AB: kr. BO-VEST kr. AB: kr. BO-VEST 0 kr. AB: kr. BO-VEST 0 kr. BO-VEST betaler medarbejdertimerne til udarbejdelse af beretning og beboermagasin. Timeforbruget for den nuværende årsberetning er tidligere blevet vurderet til at være omkring 400 timer. Tidsplan Arbejdet med årsberetning 2014 starter hurtigst muligt inden årets udgang og forløber frem til udgivelsen i april. Beslutningerne fra dette møde lægges straks ind i en tidsplan. Vurdering Der er generelt stor tilfredshed blandt beboerne med de to typer udgivelser, hvilket er tilfredsstillende. Beboerne foretrækker ikke umiddelbart den ene type udgivelse frem for den anden. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

13 Årsberetningen har i den hidtidige udformning være noget dyrere at producere end beboermagasinet, men det er muligt at producere den billigere med stort set det samme indhold. Administrationen anbefaler derfor, at der i en tid med en stram økonomi udgives en kortere og ikke så luksuriøs udgave af den fælles årsberetning, nemlig model 2. Den er uden så mange billedsider og uden så meget tom plads, men indeholder de nødvendige oplysninger til brug for generalforsamling og repræsentantskab og andre interesserede foruden kort om afdelingerne og eventuelt få nøgletal. Denne løsning sikrer besparelsen til BO-VEST i 2015, samtidig med at vi holder fast i den fælles beretning, fordi der signalerer fællesskab, samarbejde og fælles værdier. 10. Visionsgruppen for boligsocialt arbejde i Albertslund efter 2016 Punktet blev udsat til næste møde. - At bestyrelsen tager orienteringen om visionsgruppens arbejde til efterretning. Beskrivelse På visionsgruppemødet for Albertslund Boligsociale Center (ABC) den 23. oktober 2013 blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Albertslund Kommune, KAB og BO-VEST, der skulle udvikle et udkast til den fremtidige forankring af ABC, når den nuværende boligsociale helhedsplan udløber i Udkastet er vedlagt som bilag og indeholder tre hovedelementer: - Forankring af samarbejdet i et strategisk partnerskab - Muligheden for en byudviklingskoordinator til at understøtte det strategiske partnerskab - Fire modeller for den fremtidige organisering af det boligsociale arbejde Formålet med at udvikle et nyt koncept for boligselskabernes og kommunens samarbejde er dels at sikre en robust økonomisk model, der ikke er afhængig af finansiering fra Landsbyggefonden. Og dels at udnytte mulighederne for at vidensdele på tværs af organisationer og strategiområder samt skabe synergi og fælles resultater. Visionsgruppen ønsker en model, der kan dække alle boligafdelinger i kommunen, dvs. både afdelinger med boligsociale indsatser og afdelinger uden. Det er et særskilt mål for den fremtidige organisering, at rammerne for det boligsociale arbejde skal udfordres og nytænkes. Baggrunden herfor er et ønske om at finde nye løsninger på velkendte udfordringer. Herudover ønsker visionsgruppen også at bringe kommunens driftsorganisation endnu tættere på boligorganisationerne samt styrke samarbejdet om boligafdelingernes udvikling. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

14 Centralt for arbejdsgruppens anbefalinger er et ønske om et etablere et partnerskab for strategisk byudvikling. Partnerskabet skal sikre de strategiske linjer i indsatser inden for boligsocialt arbejde, byudvikling, renoveringer og bosætning. Den 18. november blev der afholdt Visionsgruppemøde, hvor arbejdsgruppens udkast blev drøftet. Karl Neumann vil på bestyrelsesmødet supplere overstående beskrivelse. Bilag: - Notat: Modeller for organisering af det fremtidige boligsociale arbejde i Albertslund 11. Evaluering af AB s jubilæumskonference Bestyrelsen evaluerede AB s jubilæumskonference. Bestyrelsen drøftede henvendelse fra Lokalhistorisk Samling. Det blev besluttet, at FU afholder et møde med Lokalhistorisk Samling evt. i samarbejde med VA. - At bestyrelsen evaluerer afviklingen af AB jubilæumskonference den 4. oktober - At bestyrelsen drøfter henvendelse fra Lokalhistorisk Samling Beskrivelse: Lørdag den 4. oktober deltog 30 afdelingsbestyrelsesmedlemmer fra AB s boligafdelinger i AB s 70 års jubilæumskonference, hvor der var fokus på udviklingen i Albertslund Boligselskab og Albertslund gennem 70 år. På konferencen var der oplæg omkring: Udviklingen i Albertslund og på Vestegnen siden 1940 ved museumschef ved Poul Sverrild Forstadsmuseet Boligpolitik, kommunalpolitik og Albertslund Almene boliger milepæle og aktuelle udfordringer ved tidligere direktør i BL Gert Nielsen Byudvikling i Albertslund v/ Områdedirektør for By, Miljø og Beskæftigelse i Albertslund Kommune Niels Carsten Bluhme Derudover havde lokalhistorisk forening lavet et banner med AB s historie og udvikling. Boligafdelingerne Eskebuen, Capellavænget, Etagehusene og Solhusene supplerede med en udstilling om deres afdelinger. Efterfølgende har Lokalhistorisk Samling rettet henvendelse til BO-VEST og tilbudt, at de gerne vil lave et indsamlingsprojekt om AB, ved at besøge de enkelte afdelinger som et slags rullende historisk værksted, hvor der både bliver fortalt og indsamlet materiale. Det vil ikke have nogen økonomiske omkostninger for AB, da det finansernes af Lokalhistorisk Samling. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

15 Administrationen foreslår, at der planlægges et møde sammen med FU og Lokalhistorisk Samling i januar, hvor der vil blive fremlagt en skitse. Det kan også designes som et BO-VEST projekt, hvor VA inddrages i indsamlingen, hvis I synes at dette giver mere mening. Bilag Evalueringsskema fra AB s konference den 4. oktober 12. Evaluering af AB s repræsentantskabsmøde Udsættes til næste møde. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer afviklingen af AB repræsentantskabsmøde den 6. november Beskrivelse: Der blev den 6. november afholdt AB repræsentantskabsmøde, hvor temaerne var anvisningsaftaler / anvisning af boliger og langtidsplaner 13. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Henvendelse fra Capellavænget Bestyrelsen drøftede henvendelsen, hvor Capellavængets afdelingsbestyrelse har henvendt sig om kommunikationen i forbindelse med bevilling fra dispensationsfonden. Administrationen oplyste, at vi på baggrund af hændelsen, har drøftet sagen internt og udarbejdet en forretningsgang, for at sikre, at der sker en bedre opfølgning. Bestyrelsen bad administrationen om at besvare henvendelsen og foreslog, at FU og Dorte Nejrup deltager i et møde med afdelingsbestyrelsen. Henvendelse fra Rigelvænget Bestyrelsen drøftede henvendelsen fra Rigelvænget om behandling af forslag på afdelingsmøde. Bestyrelsen bad om, at der laves et beslutningsoplæg, der kan dokumentere fordele og ulemper, ved at sætte renter til 0 ved lån af egne midler til råderet, der forelægges FU. Administrationen kontakter Rigelvænget. Henvendelse fra Kirsebærgården På sidste organisationsbestyrelsesmøde var der en henvendelse fra Kirsebærgården omkring fraflytningssyn. Der er efterfølgende kommet en ny henvendelse fra Kirsebærgården, hvor de fortsat er frustreret over de udgifter, der har været forbundet med fraflytningerne. Bestyrelsen tog administrationens orientering om, at ejendomskontoret har modtaget undervisning i syn og til efterretning, og tilbød, at FU deltager i et møde med afdelingsbestyrelsen. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

16 - At bestyrelsen drøfter henvendelserne og tager administrationens orientering til efterretning. Beskrivelse Der er modtaget følgende henvendelser: - Henvendelse fra afdelingsbestyrelsen i Capellavænget - Henvendelse fra afdelingsbestyrelsen i Rigelvænget Bilag Mail fra afdelingsbestyrelsen i Capellavænget Mail fra afdelingsbestyrelsen i Rigelvænget Forslag til afdelingsmøde i Rigelvænget Referat fra afdelingsmøde i Rigelvænget 14. Opfølgning fra sidste møde Bestyrelsen tog aktionslisten til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Bilag Aktionsliste vedlægges. 15. Forventningsafstemning til kommunens repræsentant og medarbejderrepræsentanten Punktet udgår. Claus Heje nævnte, at han har deltaget som dirigent på et ekstraordinært afdelingsmøde i Syd, og gerne deltager som dirigent andre steder. - at bestyrelsen drøfter kommunens repræsentant og medarbejderrepræsentantens rolle i organisationsbestyrelsen. 16. Formandens orientering Formandens orientering blev taget til efterretning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen evaluerer afviklingen af Boligpolitisk Forum den 4. november Beskrivelse: Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

17 Der blev den 4. november afholdt Boligpolitisk Forum i BO-VEST med oplæg fra Bent Madsen, administrerende direktør i BL. Temaet var den kommende boligaftale og effektiv drift. Lokale aviser blev orienteret om arrangementet både forud og efter mødet. Der var i alt 43 beboere og beboerdemokrater tilmeldt arrangementet. Boligpolitisk Forum bliver afholdt igen til foråret. 17. Administrationens orientering Bestyrelsen drøftede hjemfald, og hvordan AB forholder sig til kommunens henvendelse omkring hjemfald. Administrationen vender tilbage med en tilbagemelding fra Ulrik B. Hoffmeyer til bestyrelsen, om hvilken strategi det anbefales at anvende over for Albertslund Kommune. Bestyrelsen tog administrationens orientering til efterretning. - at bestyrelsen tager administrationens orientering til efterretning. Beskrivelse: Status på udsættelser for oktober og november Fordelt på organisationer: VA: 4 udsættelser Tranemosegård: 0 udsættelser AB: 0 udsættelser Fordelt på afdelinger: Galgebakken - 1 Bæk/Fosgården 1 Gadekæret 2 For hele AB har der i 2014 været 2 udsættelser i Etagehusene. Status på ledige lejemål for AB Omkostninger til lejeledighed skal efter gældende regler afholdes af boligorganisationens dispositionsfond. Derfor er det væsentligt med særlig opmærksomhed på, hvor der er lejeledighed. De nedenstående fire lejemål står alle ledige på grund af skimmelsvamp. Antal ledige lejemål pr. 30. november 2014 Boliger: 5 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

18 Følgende lejemål giver lejetab: Stjernens Kvarter 2D Lejetab: 1. januar 30. november 2014 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Kronens Kvarter 15D Lejetab: 1. januar 30. november 2014 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Klokkens Kvarter 4C: Lejetab: 1. januar 30. november 2014 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Mågens Kvarter 11C Lejetab: 1. januar 30. november 2014 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Lærkens Kvarter 15C. Lejetab: 1. januar 30. november 2014 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Kanalens Kvarter 102 st. Lejetab 1. september 30. november 2014 kr ,00 Tomgang pga. udlejningsproblemer Økonomichef i BO-VEST BO-VEST og økonomichef Kenn Erik Hansen har efter gensidig aftale valgt at stoppe samarbejdet med udgangen af oktober måned Kenn Erik Hansen har gennem sine snart 6 års ansættelse bidraget væsentligt til at bringe BO-VEST til det stade, hvor selskabet i dag befinder sig. Kenn Erik Hansen har nu ønsket at afsøge nye muligheder, hvor han kan benytte de erfaringer, han har fået i BO-VEST og den nyligt afsluttede ledelsesuddannelse, som han har gennemgået. Ratifikation af aftale vedrørende overdragelse af kloakstikledninger til HOFOR I indgik AB en aftale om overdragelse af eksisterende kloakstikledninger til Kloakforsyningen i Albertslund Kommune. HOFOR har nu overtaget ansvaret fra Kommunen. Aftalen indebærer, at det er Kloakforsyningen, nu HOFOR, som er ansvarlig for drift og vedligehold af kloakstikledningerne. Der foreligger et aftaledokument for overdragelsen, som er signeret i 2003 på AB s vegne. Men der kan ikke findes en aftale, som er signeret af begge parter. Idet HOFOR har betinget Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

19 sig, at der skal foreligge en formel aftale som forudsætning for at varetage forpligtelserne i aftalen, har det været nødvendigt at få bekræftet den gamle aftale mellem selskabet og kommunen, nu HOFOR. Konkret er det i forbindelse med renoveringssagerne med gårdhusene i Albertslund Syd og Vest, at parterne er blevet opmærksomme på situationen. HOFOR har nemlig ikke villet igangsætte tv- inspektion af kloakker og udføre eventuelle udbedringsarbejder inden den kommende renovering, uden at der forelå en egentlig aftale mellem parterne. Med henblik på at få HOFOR til at igangsætte arbejdet snarest muligt - og i øvrigt generelt at varetage ansvaret og forpligtelserne i aftalen - har administrationen i august 2014 indgået en ratifikationsaftale med HOFOR vedrørende den tidligere indgåede aftale om overdragelsen. Ratifikationsaftalen består i en skriftlig bekræftelse på, at de oprindelige aftaledokumenter og -vilkår er gældende. Ratifikation af overdragelsesaftalen sker med henvisning til den af VA signerede overdragelsesaftale, sendt til Albertslund Kommune den 18. juni Det forudsættes, at denne aftale er tiltrådt og signeret af AB på grundlag af godkendelse af sagen på beboermøder i de respektive boligafdelinger i AB i forlængelse af beslutning på ekstraordinært møde i AB s generalforsamling den 11. december Referat fra dette møde samt skabelon til behandling af sagen på beboermøder i de enkelte afdelinger indgår som bilag i ratifikationsaftalen Uddeling af social pris i Bruxelles Mandag den 6. oktober blev den europæiske pris for socialt ansvar på boligområdet European Responsible Housing Awards for første gang uddelt. Dagen var ikke tilfældigt valgt, da den er udnævnt til at være lejernes internationale dag. Bag prisen står The European Responsible Housing Initiative (ERHIN). ERHIN er et videndelings-projekt, der opsamler de bedste cases i den europæiske boligsektor, som paraplyorganisationen for social housing i Europa, CECODHAS, bl.a. står bag. ERHIN-projektet er blandt andet finansieret af Europa- Kommissionen. Prisen er sat i verden for at fokusere på de gode løsninger fra den almene sektor og på de samfundsbidrag, som boligorganisationer i hele Europa arbejder med. Dagen startede med et seminar om beboerdemokrati og beboerinddragelse, hvor gode eksempler blev præsenteret. Beboerdemokrati og beboerinvolvering er en stor udfordring for mange af de europæiske organisationer. I flere lande er det et helt ukendt begreb. At de mange løsninger i Danmarks almene boligområder skiller sig positivt ud i Europa, var klart mandag i Bruxelles. BO-VEST var sammen med Boligkontoret Danmark og DAB nomineret til priser, der gives til de bedste sociale initiativer i den europæiske boligsektor i fem forskellige kategorier. Der var sendt 70 projekter ind fra 12 forskellige lande i Europa. 11 danske projekter var blevet afleveret, og hele fem af projekterne blev vægtet så tunge, at de fandt frem til nomineringerne. Danmark var dermed klart den stærkeste deltager i konkurrencen. BO-VEST var nomineret i kategorien Økonomisk ansvarlighed Det blev dog DAB, der hev prisen hjem til Danmark i kategorien: Opbakning til beboerdemokratiet og gode relationer til Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

20 interessenterne. Arrangørerne understregede gentagne gange, at alle nominerede projekter var værdige vindere. Alle de indstillede projekter og initiativer vil blive præsenteret på ERHIN s hjemmeside, og de 25 nominerede projekter er publiceret i en håndbog om god praksis for CSR i den almene sektor. Information om frikøb for kommunale tilbagekøbsdeklarationer Boligselskabernes Landsforening har på vegne af 38 boligorganisationer i de københavnske omegnskommuner indgået aftaler med de berørte kommuner om frikøb af såkaldte hjemfaldsklausuler. Der er dog endnu ikke faldet en endelig aftale på plads med Albertslund kommune, jf. orienteringen på bestyrelsesmødet i september om hjemfald. Boligorganisationerne har længe ønsket at få frikøbt for hjemfaldet, fordi det for flere og flere afdelinger er med til at spænde ben for mange renoveringer, når der er færre år til hjemfald end løbetiden på de lån, der skal optages. Samtidig er det sådan, at prisen for frikøb stiger, jo nærmere man kommer hjemfaldstidspunktet. Og endelig har det været muligt at opnå en afgørende reduktion i betalingen ved at indgå en samlet aftale. Det fremgår af informationsskrivelsen, at aftalen skal godkendes i hver af de berørte kommunalbestyrelser og boligorganisationer. For yderligere information henvises til de vedlagte bilag. Bestyrelsen er ligeledes orienteret om aftalen på mail d. 18. november Bilag: - Information fra BL om tilbagekøbsdeklarationer - Brev fra Bent Madsen, adm. direktør BL til bestyrelser - Tabel over hjemkøbsbeløb Tab på fraflyttere På sidste organisationsbestyrelsesmøde bad Birthe Lauridsen administrationen om at tjekke, om tab på fraflyttere bogføres dobbelt. Boliggruppen har undersøgt det nærmere og udarbejdet en oversigt, der viser, at der ikke bogføres dobbelt. Skemaet vil blive præsenteret på et afdelingsmøde i Etagehusene. 18. Punkter til næste møde - Evaluering af energimærkning og udbud - Drøftelse af det boligsociale arbejde - Drøftelse af valg af banker Der indkaldes til et ekstraordinært bestyrelsesmøde omkring arbejds- og sociale klausuler. Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december

21 19. Næste møde og kommende møder Bestyrelsen godkendte, at repræsentantskabsmødet den 18. maj ændres til den 12. maj Michael Sørensen meddelte, at han melder afbud til mødet den 14. april Det indstilles: - At bestyrelsen godkender, at repræsentantskabsmødet den 18. maj 2015 ændres til tirsdag den 12. maj 2015 Mødeplan: 26. januar marts april maj 2015 (kun i tilfælde af forslag) 10. juni august september december 2015 Repræsentantskabsmøder: 6. november maj 2015 forslag at det ændres til den 12. maj november Eventuelt Referat fra AB s organisationsbestyrelsesmøde den 3. december