Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 25. januar Kl Mødested: Storegade 93, Haderslev

Transkript

1 Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 25. januar Kl Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt Beslutning 1 Afbud fra Der var ingen afbud til mødet. 2 Nybyggeri Vedsted præstegård Sag: Ny præstegård. (57) - Vedsted Sogn Nybyggeri Vedsted præstegård Bugettet er 8% højere end den beregnede pris. MR mener dog fortsat at kunne fastholde lånebehovet. MR ansøger om PU's godkendelse af, at arkitekthonoraret på kr. betales med de midler, som MR har budgetteret med i 2010 til anlægsformål. Økonomisk oversigt er vedlagt. Provstiudvalget konstaterede, at lånerammen ikke påvirkes, og at afdragene af lånebeløbet forbliver uændrede i den igangværende sag. Provstiudvalget godkender, at MR betaler arkitekthonoraret af de midler, som MR har budgetteret med i 2010 til anlægsformål. 3 Referat af fællesmødet for stiftsrådet og provstiudvalgene Sag: Stiftsrådet (125) Referat af fællesmødet for stiftsrådet og provstiudvalgene Bilag vedr. koncentrat af de enkelte gruppers svar. Bilag om konkrete emner til drøftelse i stiftsrådet. Provstiudvalget drøftede de forslag til visioner for kirken, som det dalende medlemstal udfordrer til. Provstiudvalget drøftede også biskoppens forslag til et overordnet råd, en synode for kirken. Som et eksempel på nye tiltag omkring gudstjenesten nævnte Hanne Hovmøller, at det havde været en succes i Hammelev med gudstjenester, hvor den traditionelle prædiken var erstattet af en dialogprædiken. Mange havde taget ordet. Provstiudvalget nedsatte et visionsudvalg bestående af Rasmus Hejsel, Hanne Hovmøller og Kim Eriksen. Udvalget vil i første omgang tilrettelægge et visionsmøde for provstiudvalget. Dette skal siden føre til et visionsmøde for hele provstiet. Punkter med økonomiske konsekvenser vil blive drøftet på næste PU-møde. Referat, Side: 1

2 Mødepunkt 4 Ansøgning fra Vojens MR - projekt ændring af bænke og maling af inventar Sag: Ombygning af præstegård til sognegård (127) - Vojens Sogn Ansøgning fra Vojens MR - projekt ændring af bænke og maling af inventar MR ansøger om brug af dele af det bevilgede lån til ombygning af sognegården. 5 Salg af forpagtningsejendommem Haderslevvej 27 - Købsaftale fra mægler Sag: Maugstrup - ansøgning om tilladelse til salg af forpagtergården (338) - Maugstrup Sogn Salg af forpagtningsejendommem Haderslevvej 27 - Købsaftale fra mægler Kopi af købsaftale m/bilag modtaget fra Realmæglerne. Beslutning PU kan ikke imødekomme ansøgningen. Menighedsrådet anmodes om at indbetale beløbet som et ekstraordinært afdrag på lånet. PU gør opmærksom på, at det ikke er muligt at anbefale den ene arkitekt fremfor den anden. Erik Høgh har et spørgsmål til provenuet. Kim Eriksen gør rede for, at der er et CVR-nr. problem mht. den elektroniske tinglysning, fordi kirkekassen er en selvstændig juridisk enhed, ligesom præsteembedet er en selvstændig juridisk enhed, hvor der er et problem med at få et CVR-nr. Dette skisma er ikke løst endnu. Provstiudvalget tager provstens og formandens godkendelse til efterretning. Svarbrev til RealMæglerne vedr. Magstrup Præsteembedes salg af ejendommen Haderslevvej 27, Magstrup 6 Vejledende honorarsatser 2011 Sag: Vejledende honorarsatser (344) - Haderslev Stift PU gør MR opmærksom på, at der er kommet forslag om nye takster for kontaktpersonen i sogne med over medlemmer. Taksterne sendes til MR. Vejledende honorarsatser 2011 Stiftet sender vejl. honorarsatser til formænd, kasserere, kirkeværger og kontaktpersoner. Satserne er reguleret iht. aftale og er vejledende. PU skal orientere MR om, hvilke satser der foreslås. Vejl. honorarsatser ændring fra Sønderborg provsti Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 7 Bevtoft MR anmoder om et møde med provstiudvalget først i det nye år Sag: Renovering Bevtoft kirke (380) - Bevtoft Sogn Beslutning Formanden og provsten finder en mødedato, som herefter afstemmes med det øvrige PU. Bevtoft MR anmoder om et møde med provstiudvalget først i det nye år MR anmoder PU om et møde ang.: Nyt tag på kirken. Problematik omkring forpagterbolig og evt. salg/udstykning af 2 grunde yderligere. Fremtidig økonomi, herunder elregning. 8 Hammelev Kirke ændring af kirkerum - renovering af varmeanlæg Sag: Fleksibel plads i kirkerum (385) - Hammelev Sogn Hammelev Kirke ændring af kirkerum - renovering af varmeanlæg MR ansøger om at benytte restbeløbet på kr ,39 til renovering af varmeanlægget. 9 MR's beslutning om at installere automatisk klokkeringning Sag: Hjerndrup kirke (501) - Hjerndrup Sogn MR's beslutning om at installere automatisk klokkeringning MR anmoder om, at provsti og stift vil se velvillingt på beslutning om automatisk klokkeringning. Der er indhentet 2 tilbud. Pris ca kr. ekskl. moms Provstiudvalget kan ikke imødekomme ansøgningen. Menighedsrådet anmodes om at tilbagebetale pengene til provstiets 5%-pulje. PU drøftede arkitekthonoraret, som udgør omkring 25%. Herunder om der er indgået en fast aftale om et honorar eller en aftale i forhold til tidsforbrug. Provstiudvalget konkluderer, at dette er en sag, hvor forbruget af arkitekttimer er forholdsvis stort i forhold til projektets størrelse, hvilket især begrundes i store problemer med at skaffe de rigtige klinker, således at der måtte findes en alternativ løsning. PU indstiller, at der bevilges et lån på ca kr. ekskl. moms til etablering af automatisk klokkeringning på den gamle klokke i Hjerndrup Kirke. Helge C. Jakobsen, Hanne Hovmøller og Kim Eriksen kunne med baggrund i Nationalmuseets og klokkekonsulentens udtalelser imod ikke støtte menighedsrådets forslag om at installere automatisk ringning på den gamle klokke. De tre fastholdt anbefalingen af at indhente et projekt og priser på en ny klokke med klokkestol. Svarmail - automatisk klokkeringning - behandles på PU-mødet Svarmail til MR om, at MR's ansøgning om at etablere automatisk ringning på den eksisterende klokke behandles på næste PUmøde. Referat, Side: 3

4 Mødepunkt 10 Højtaleranlæg i Hjerndrup Kirke Sag: Diverse projekter (568) - Hjerndrup Sogn Højtaleranlæg i Hjerndrup Kirke MR anmoder om refusion af faktura på højtaleranlæg - som er tage i brug - på kr ,10. Beslutning Provstiudvalget indstiller, at beløbet bevilges i forbindelse med hjemtagning af lån til betaling af såvel installering af automatisk klokkeringning som højtaleranlægget. Svarmail til MR - behandles på PU-mødet Højtaleranlægget er taget i brug, og MR ansøger om refundering af udgifterne til højtaleranlægget på kr , Revisionsprotokollater til beholdningseftersyn fra PWC Sag: Beholdningseftersyn (606) Provstiudvalget blev orienteret om indholdet, og det indstilles, at der følges op på de anmærkninger, som revisor har skrevet. Revisionsprotokollater til beholdningseftersyn fra PWC 12 Stiftets svar til Haderslev Kommune vedr. planstrategien 2011 Sag: Planstrategien 2011 for Haderslev Kommune (669) Provstiudvalget er indstillet på sammen med stiftet at gå ind i processen. Stiftets svar til Haderslev Kommune vedr. planstrategien 2011 Stiftet vil drøfte det videre arbejde med PU og domprovsten efter nytår. 13 Bevilling af 5% midler i anledning af påbud fra APV Sag: Bevilling af 5% midler i anledning af påbud fra APV (683) Provstiudvalget vedtog, at pengene tages fra PUKkassen. Bevilling af 5% midler i anledning af påbud fra APV PU tilkendegiver overfor stiftet at være villig til af 5% midlerne at bevilge kr. til finansiering af tiltag i forbindelse med påbud fra APV 14 Analyseskema MR regnskaber (626) Der arbejdes videre med sagen. Referat, Side: 4

5 Mødepunkt Beslutning 15 Eventuelt Arne Rudbeck gør opmærksom på, at der i forbindelse med installering af det nye fyr i Nustrup præstegår er konstateret, at der skal lægges 50 m nye vandrør ind. På spørgsmål omkring procedure svarer domprovsten, at MR vil kunne sende en ansøgning til PU om hævelse af stiftslånet. På spørgsmål fra Ulla Toft oplyses det, at indbydelsen til det orienterede møde for gravere og kirkeværger samt andre interesserede om de nye kirkegårdstakster sendes i morgen Referat, Side: 5

6 16 Haderslev Kommune - Lokalplan sommerhusområde ved Sønderballe Strand (ingen bemærkninger) Sag: Kommune- og lokalplaner (8) - Haderslev Stift Haderslev Kommune - Lokalplan sommerhusområde ved Sønderballe Strand (ingen bemærkninger) Haderslev Stift har vurderet, at lokalplanforslaget ikke berører Hoptrup kirkes landskabelige eller kirkelige interesser, hvorfor der ikke er fundet anledning til at gøre indsigelse mod planforslaget. Haderslev Kommune - lokalplan tillæg område til idrætsanlæg ved Stadionvej i Haderslev Haderslev Kommune - lokalplan blandet byområde ved Hammelev Bygade i Hammelev Haderslev Kommune - lokalplan nr sommerhusområde ved Hejsager Haderslev kommune - lokalplan erhvervsområde og varmeforsyningsanlæg ved Tingvejen, Vojens Haderslev kommune - lokalplan kommuneplantillæg område til offentlige formål, erhverv og boliger på Haderslev Havn 17 Anmodning om ændring af udbetalingsprocedure Sag: Ny præstegård. (57) - Vedsted Sogn Anmodning om ændring af udbetalingsprocedure Mailudveksling mellem kasserer og stiftet. Kasserer Jørgen Hytting kommenterer stiftets beslutning om ikke at imødekomme anmodningen om ændret udbetalingsprocedure. Referat, Side: 6

7 18 IT kontoret - bearbejdning af gammelt sagsstøttesystem Sag: IT-kontor (68) IT kontoret - bearbejdning af gammelt sagsstøttesystem IT kontoret har bearbejdet udtræk fra det gamle sagsstøttesystem. Statens Arkiver kontakter os, når materialet skal afleveres. 19 Lånedokument - Vojens Sag: Ombygning af præstegård til sognegård (127) - Vojens Sogn Lånedokument - Vojens Stiftet har sendt lånedokument til Vojens MR til underskrift. Lånet er bevilget af stiftet med brev af den til udgifterne ved ombygning af præstegård til sognegård. 20 Adresseliste antal MR's medlemmer november 2010 Sag: Antal MR's medlemmer (687) - Vedsted Sogn Adresseliste antal MR's medlemmer november 2010 Der har været ny konstituering af MR - der var ingen ændringer i forhold til tidligere. Adresseliste vedlagt. 21 Byggemødereferat Sag: Nyt orgel (229) - Skrydstrup Sogn Byggemødereferat Orgelaflevering den kl Byggemødereferat Orgelaflevering ændret til Referat, Side: 7

8 22 Stiftets meddeler bevilling af lån - varmeanlæg - udskiftning af kedel Sag: Hoptrup kirke - udskiftning af kedel (349) - Hoptrup Sogn Stiftets meddeler bevilling af lån - varmeanlæg - udskiftning af kedel Stiftet bevilger lån på indtil kr. af stiftsmidlerne. Stiftet har udbetalt kr ,90 jf. faktura. Hoptrup MR sender regning på udskiftning af oliefyr i kirken Hoptrup MR - Tilbud på lavenergi oliekedel fra vvs firma MR har sendt tilbud fra vvs-firma på lavenegi oliekedel og foreslår, at PU's anmodning til Stiftet om at oprette et lån afventer faktura fra vvs-firmaet, så det endelige lånbeløb kendes. 23 Grarup kirkegård - renovering af dige, anlæggelse af materialeplads, indretning af rampe Sag: Grarup MR - renovering af dige m.m. (355) - Grarup Sogn Grarup kirkegård - renovering af dige, anlæggelse af materialeplads, indretning af rampe Skrivelse fra Haderslev Stift af Sagen sendes nu til kommunen til evt. byggesagsbeh. samt til videresendelse til Fredningsnævnet, hvori det oplyses, at stiftet ikke har noget at indvende mod arbejdernes gennemførelse. Med brevet til Haderslev Kommune er medsendt Stiftes afgørelse af med bilag. 24 Byggemødereferat Sag: Varmeanlæg og nye vinduer (396) - Højrup Sogn Byggemødereferat Byggemødereferat Referat, Side: 8

9 25 MR - anm. om udbetaling af lån Sag: Køb af ejendom (435) - Haderslev Vor Frue Domsogn MR - anm. om udbetaling af lån Vedr. "Den Gamle Brandstation" - MR anmoder om udbetaling på kr ,20 jf. bilag. 26 Vilstrup Kirke - udskiftning af olietank - overførsel af 5% midller Sag: Kirkerestaurering (437) - Vilstrup Sogn Vilstrup Kirke - udskiftning af olietank - overførsel af 5% midller Takkeskrivelse fra Vilstrup MR vedr. dækning af udgifter til udskiftning af olietank og arkitektbistand vedr. restaurering af Vilstrup Kirke. 27 Konstituering af ny kontaktperson, Skrydstrup Sag: Menighedsråd pr (490) Konstituering af ny kontaktperson, Skrydstrup MR har nyvalgt Dora Andersen som kontaktperson i stedet for Carsten Refshauge. Der var genvalg til de øvrige poster. 28 Ansøgning om ændring af lån Sag: Lydanlæg i Domkirken (529) - Haderslev Vor Frue Domsogn Ansøgning om ændring af lån MR ansøger om ændringer af 2 lån, der er godkendte. Blytaget på Domkirken - arbejdet er afsluttet, og der er en rest i lånerammen, som MR gerne vil bruge på lydanlægget i stedet for. Referat, Side: 9

10 29 Aflevering budget 2011 Sag: Budget 2011 (533) Aflevering budget 2011 Budgettet var blevet indlæst i sin tid, men ikke med "MR-endelig". Revisorbesked til alle MR om evt. fradrag for mødemoms Stiftets svar på revisorbesked til alle MR om evt. fradrag for mødemoms Stiftet mener, det er en udvidelse af kontrakten med revisor, som kræver stiftsøvrighedens godkendelse. Referat, Side: 10

11 30 Stiftets bevilling af midlertidigt lån på indtil 3,5 mio kr. Sag: Domkirkepladsen nr. 5 og nr. 3. (540) - Haderslev Vor Frue Domsogn Stiftets bevilling af midlertidigt lån på indtil 3,5 mio kr. PU har godkendt, at udgiften finansieres af det provenu, der fremkommer ved salget af præsteboligen Ryes Møllevej og Præstegade 22 samt jordsalget ved den nye rundkørsel i Haderslev Syd. Svar til Margrethe Wind på brev fra stiftet af Svar sendt til Domsognet og cc til stiftet pr. mail , hvor PU godkender det af MR fremsendte projekt. Haderslev domsogn - renovering af Domkirkepladsen 5 og ombygning af Den gamle Latinskole MR har anmodet om udbetaling af lån vedr. Den Gamle Brandstation. En afklaring af finansiering af arbejderne haster. En del af udgifterne vedr. arkitektens honorar - i overensstemmelse med rådgivningsaftalen? Supplerende materiale fra +M Arkitekterne - indretning/renovering af Domkirkepladsen 5 Ulla Kjær fra Haderslev Stift oplyser, at suppl. materiale fra +M Arkitekterne er videresendt til kgl. bygn.inspek. Niels Vium til udtalelse. Behandles på PU Niels Vium anbef med bem. som aftalt. Kgl. bygningsinspektør Niels Vium anbefaler projekter vedr. Domkirkepladsen 5 og 3. Dog med forbehold mod, at den viste taglanterne udformes anderledes. Haderslev domsogn - indretning/renovering af Domkirkepladsen 5 og ombygning af Den gamle Latinskole Stiftet godkender ombygningen af den gl. Latinskole og vedlægger udtalelser fra den kgl. bygn.inspektør, Nationalmuséet og godkendelsen fra Kulturarvsstyrelsen. Stiftet gør opmærksom på, at godkendelsen af ombygningen af Domkirkepladsen 5 er PU's kompetence. Referat, Side: 11

12 31 Indbetaling af llikviditetsån med renter fra 5% midler den Sag: Likviditetsproblem (596) - Bevtoft Sogn Indbetaling af llikviditetsån med renter fra 5% midler den Svar til kasserer i Bevtoft MR vedr. tilbagebetaling af lån Svarmail sendt til kasserer Ole Stidsborg Christensen vedr. tilbagebetaling af lånet på kr. inden den Bevtoft MR ansøger om lån på kr Bevtoft: Køb af multimaskine og ønske om frigivelse af midler fra skovsalg PU kan ikke anbefale dette. Næppe i overensstemmelse med forudsætninger for frigivelse, at midler, der kan frigives til anlæg, søges frigivet til drift. Behandles på PU Bevtoft MR - Ansøgning om frigivelse af skovsalgsmidler MR ansøger om frigivelse af skovsalgsmidler til dækning af restkøb af multimaskine. Brev fra Stiftet vedr. Bevtoft MR - ansøgning om frigivelse af midler fra skovsalg til køb af multimaskine sv: Brev fra Stiftet vedr. Bevtoft MR - ansøgning om frigivelse af midler fra skovsalg til køb af multimaskine 32 Svar fra kasserer vedr. dobbeltbetaling Sag: Renovering af Hoptrup præstegård (629) - Hoptrup Sogn Svar fra kasserer vedr. dobbeltbetaling Referat, Side: 12

13 33 Behandlet på PU Fjelstrup - renovering af 1. sal - Aller præstegårdskasse Sag: Fjelstrup præstegård - renovering af 1. sal (634) - Fjelstrup Sogn Behandles på PU Fjelstrup - renovering af 1. sal - Aller præstegårdskasse Aller præstegårdskasses midler indgår som en del af Fjelstrup kirkekasse. Finansieringplan kan fremsendes til Domprovstiet. 34 Behandlet på PU pkt 16 forpagtning Wim Wesselink Sag: Forpagtning (641) - Fole Sogn Behandles på PU pkt 16 forpagtning Wim Wesselink MR har sagt ja til halvårlig forudbetaling af afgiften. 35 Sendt til MR - Nye kirkegårdstakster for revideret udgave Sag: Takster 2011 for vedligeholdelse af gravsteder m.m. (653) - Haderslev Stift Sendt til MR - Nye kirkegårdstakster for revideret udgave Endelig udgave kirkegårdstakster 2011 sendt til MR Endelig udgave af pris på gravstedsleje for 2011 Gravstedslejepriser 2011 op til 8 gravpladser. De nye kirkegårdstakster for ændring af 36 vejl. priser De tilrettede kirkegårdstakstern er fremsendt til samtlige MR pr. mail med orientering om, at MR har mulighed for at tilrette priser i 36, som er vejl. priser, for medlemmer af Folkekirken. Referat, Side: 13

14 36 Aftale annulleret Sag: Vedsted Kirkegård - Aftale annulleret (655) - Vedsted Sogn Aftale annulleret Haderslev Stift sender skrivelse til Vedsted MR vedr. annullering af aftale Vedr. valg af formand og næstformand. Sag: Valg af formand og næstformand (659) - Nustrup Sogn Vedr. valg af formand og næstformand. Nustrup MR meddeler, at der har været genvalg af formands- og næstformandsposten. 38 Biskoppens accept af Højrup MR - nedsat medlemstal Sag: Højrup menighedsråd - nyt MR (660) - Højrup Sogn Biskoppens accept af Højrup MR - nedsat medlemstal Biskoppen godkender, at MR fortsætter valgperioden ud med 4 medlemmer. Ved yderligere udtræden vil det være nødvendigt at udskrive udfyldningsvalg. Vedr. menighedsråd Lis Lind har sendt en mail til MR for at få svar på hvem der er udtrådt og hvem der er indtrådt. Højrup menighedsråd Skrivelse til biskoppen med anbefaling af, at Højrup MR fortsætter med de 4 valgte medlemmer i den resterende valgperiode. Liste over udgåede og indtrådte MR's medlemmer. 39 Lånedokument - Jegerup Sogn - P-plads ved Jegerup Kirke Sag: Lånedokument - Jegerup (661) - Jegerup Sogn Lånedokument - Jegerup Sogn - P-plads ved Jegerup Kirke Stiftet har bevilget lånet pr. brev den til udgifterne vedr. P-plads ved Jegerup Kirke. Kopi af lånedokument på kr ,00. Referat, Side: 14

15 40 Stiftslån - nyt gasfyr til Nustrup præstegård Sag: Stiftslån - nyt gasfyr til Nustrup præstegård (665) - Nustrup Sogn Stiftslån - nyt gasfyr til Nustrup præstegård PU anmoder stiftet om at bevilge Nustrup MR et stiftslån på kr. til udskiftning af eksisterende gasfyr i Nustrup præstegård. Afdrages over 4 år ( ). 41 Brev MR - tyske menigheders brug af kirken - regulering 2011 Sag: Tyske frimenigheders brug af danske folkekirker - regulering 2011 (668) Brev MR - tyske menigheders brug af kirken - regulering 2011 Stiftet udsender brev til MR i Haderslev Stift, hvor tyske frimenigheder betaler for brug af kirken med reguleringspristal Klokkekonsulent - meddelelse om opsigelse Sag: Klokkekonsulent (670) - Haderslev Stift Klokkekonsulent - meddelelse om opsigelse Haderslev Stift oplyser, at KM har meddelt, at klokkekonsulenten med funktionsområde Fyns, Ålborg, Viborg, Århus, Ribe og Haderslev stifter har opsagt sin stilling pr Der arbejdes på at finde en ny. 43 Kirkegårdstaksterne for bykirkegårdene i Haderslev i første kvartal 2011 Sag: Takster for bykirkegårdene i Haderslev 2011 (672) - Haderslev Vor Frue Domsogn Kirkegårdstaksterne for bykirkegårdene i Haderslev i første kvartal 2011 MR spørger til informationsmødet i januar for provstiets gravere og kirkeværgere Stiftet spørger, om de skal være behjælpelige vedr. takstblade for 2011 Stiftet kan være behjælpelig, såfremt PU ønsker at udsende takstblade for 2011 reguleret som anført i cirkulære om beregning af kirkegårdstakster 6, stk. 3. Referat, Side: 15

16 44 Pressemeddelelse Sag: Folkeuniversitetet i Haderslev Kommune (674) Pressemeddelelse Folkeuniversitetet skæres væk med udgangen af Repræsentantskabsmøde den kl i Vojens 45 Indsamling af oplysningssvar hos præsterne senest Sag: Ny kunst i danske kirker (676) Indsamling af oplysningssvar hos præsterne senest Poul Kristensens Forlag ønsker at udgive 11- bindsværk. 46 Fra Kirkeministeriet - manglende indberetning af regnskab for 2009 Sag: Fjelstrup-Aller præstegårdkasse - Regnskab 2009 (677) - Fjelstrup Sogn Fra Kirkeministeriet - manglende indberetning af regnskab for Skov & Landskab indbydelse til den 16. marts 2011 på Hotel Nyborg Strand Sag: Kirkegårdskonferencen 2011 (678) Indbydelsen gælder både gravere, MR og PU. Videresendt til MR til orientering Skov & Landskab indbydelse til den 16. marts 2011 på Hotel Nyborg Strand 48 Stiftet sender udtalelse fra Niels Vium til Vilstrup MR Sag: Vilstrup kirke - reparation af kirkegårdslåger (680) - Vilstrup Sogn Stiftet sender udtalelse fra Niels Vium til Vilstrup MR Stiftet beder Vilstrup MR om en drøftelse vedr. istandsættelsen af de gamle støbejernslåger ved Vilstrup Kirke. Referat, Side: 16