Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 26. september 2012, kl Beboerhuset, Horsevænget 33, 2610 Rødovre

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 26. september 2012, kl Beboerhuset, Horsevænget 33, 2610 Rødovre Bestyrelsen: Formand Bjarne Clausen, næstformand Helle Nielsen, Dora Arvidsen, Ida Petersen, Jan Hylleborg, Jørn Madsen, Kurt Meyer, Otto Oustrup Jensen og Peer Rasmussen. Administrationen: Forretningsfører Annemette L. Bøgh og driftschef Jan Ole Madsen Revision: Ernst og Young Afbud: Ingen Referent: Annemette L. Bøgh 1/16

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser... 4 SAGER TIL BESLUTNING Afdelingernes budgetter Afdeling 3304, Schweizervænget Renoveringer Afdeling 3305, Krogsbæk Vinduesudskiftning Godkendelse af endeligt byggeregnskab Afdeling 3307, Ørbyvang byggeskadefonden og forbedringsarbejder Byggeregnskab Digitalt bestyrelsesarbejde LBF midler til kommende projekter i Styringsdialog Status KAB s beboerferier SAGER TIL ORIENTERING Afdeling 3304, Schweizervænget Affald Afdeling 3304, Schweizervænget Lejemålene Mariehøj 11, st.th. og 1. th Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Mødekalender Eventuelt Bilag 1: Afdelingernes budget for 2012/ Bilag 2: Oversigt over trækningsretsmidler Bilag 3: Notat om KAB s beboerferier Bilag 4: Oversigt over beboerklagenævnssager /16

3 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar 2012 er fremsendt til bestyrelsens medlemmer den 7. marts Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra bestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Bestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Bjarne Clausen Krogsbæk 2013 Næstformand Helle L. Nielsen Ørbyvang 2014 Bestyrelsesmedlem Otto Oustrup Jensen Torbenhuse 2013 Bestyrelsesmedlem Peer Rasmussen Karlsvænge 2013 Bestyrelsesmedlem Ida Petersen Schweizervænget 2014 Bestyrelsesmedlem Kurt Meyer Rødkløveren 2014 Bestyrelsesmedlem Jørn Madsen Horsevænget 2013 Bestyrelsesmedlem Dora Arvidsen Kommunen 2013 Bestyrelsesmedlem Jan Hylleborg Kommunen 2013 Dora Arvidsen og Jan Hylleborg er udpeget af Rødovre Kommune til s organisationsbestyrelse frem til næste ordinære kommunevalg i Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 3/16

4 4. Meddelelser Elev til Det er besluttet at rekruttere en ejendomsserviceteknikerelev til. I første omgang vil vi se på kandidaterne, som har søgt på et stillingsopslag fra en anden boligorganisation. Hvis der ikke findes en kandidat blandt ansøgerne, bliver stillingen slået op på nettet. Der indkaldes to kandidater til samtale i nærmeste fremtid. Taget til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 5. Afdelingernes budgetter 2013 Driftsbudgetterne for tiden 1. oktober september 2013 udviser følgende: Afdelingens navn ny m² - leje stigning i % Horsevænget Almene familieboliger Blandede familieboliger 746,88 kr. 925,12 kr. 4,74 4, Torbenhuse 698,07 kr. 2, Karlsvænge 712,47 kr. 4, Schweizervænget 595,71 kr. 2, Krogsbæk 803,91 kr. 2, Ørbyvang Almene familieboliger Ungdomsboliger 1.011,24 kr. 934,74 kr. 4,54 4, Rødkløveren 1.093,42 kr. 3,37./. Som bilag vedlægges et hæfte indeholdende afdelingernes driftsbudgetter for tiden den 1. oktober 2012 til den 30. september Afdelingernes driftsbudgetter er alle godkendt af de respektive afdelingsbestyrelser og derefter af beboerne på de ordinære afdelingsmøder. Der er herefter varslet lejeforhøjelser i afdelingerne til ikrafttræden den 1. oktober Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes budgetter for 2012/ /16

5 Godkendt. Bilag 1: Afdelingernes budget for 2012/ Afdeling 3304, Schweizervænget Renoveringer Som vi kort orienterede om på sidste bestyrelsesmøde, har Schweizervænget har flere bygningstekniske udfordringer: Kviste i tagkonstruktionen, som er uisolerede og hvor vinduesrammer i flere tilfælde er fastgjort for ikke at falde ud. Kolde køkkener og badeværelser, som medfører træk og dårligt indeklima, uden mulighed for at varme boligen op i tilstrækkeligt omfang til at forebygge forekomst af skimmel og andre fugtrelaterede problemer. Dårlig eller helt manglende ventilation via aftræk gennem aftræksrør med naturlig ventilering. Uisolerede karnapper med gener fra kuldenedfald. Konsekvensen er øget risiko for skimmelangreb, samt andre fugtrelaterede problemer. Konstatering af skimmel i etageadskillelser mellem stue og kældre, efterisolering af varmerør i kældrene. Afdelingsbestyrelsen har bedt KAB og rådgiverfirmaet Gaihede a/s sammenfatte det bygningstekniske omfang med heraf afledte økonomiske konsekvenser. Et foreløbigt budget for sagen er under udarbejdelse. Organisationsbestyrelsen bedes tage stilling til, om der til de beskrevne arbejder, som omhandler forbedring eller fornyelse, kan bevilges egne trækningsretsmidler og på hvilket niveau. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter mulighederne for finansiering via egen trækningsret. 5/16

6 Taget til efterretning. 7. Afdeling 3305, Krogsbæk Vinduesudskiftning Godkendelse af endeligt byggeregnskab Afdelingen Krogsbæk vedtog på afdelingsmøde den 24. september 2009, at foretage udskiftning af afdelingens døre og vinduer, og der blev på daværende tidspunkt vedtaget et budget på kr. Regnskabet ved byggeriets afslutning balancerer med en samlet anskaffelsessum på kr. Heri er afsat reservationsbeløb på kr. til brug for byggesagens endelige afslutning. Der henvises til byggeregnskab af den 31. december 2010, som blev godkendt på selskabets ordinære møde den 22. september Der er nu, i forbindelse med afslutningen af 1-års gennemgangen, udarbejdet endeligt byggeregnskab for sagen, og der henvises til byggeregnskab af den 1. februar 2012, hvor af det fremgår, at der har været et mindre forbrug på kr. i forhold til det afsatte reservationsbeløb. Således er den endelige anlægsudgift for udskiftning af døre og vinduer i Krogsbæk, endeligt opgjort til kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender det endelige byggeregnskab af den 1. februar Godkendt. 8. Afdeling 3307, Ørbyvang byggeskadefonden og forbedringsarbejder Byggeregnskab Bestyrelsen blev senest orienteret om sagen den 23. september Der foreligger nu revisionsgodkendt byggeregnskab med skæringsdato pr. den 30. juni 2011, og Byggeskadefondens godkendelse af den 12. januar Budget, regnskab og finansiering kan nu gøres op som følgende: 6/16

7 Regnskab Budget Difference BSF skadesudbedringer + forbedringsarbejder Omkostninger Samlet anskaffelsessum Finansiering BSF s endelige dækning Bygningsejeres andel iht. BSF + KAB omk ( ) Egen trækningsmidler fra LBF Bygningsejeres endelige andel Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet. Godkendt. 9. Digitalt bestyrelsesarbejde På seneste møde gennemgik bestyrelsen dette oplæg: KAB kan nu tilbyde organisationsbestyrelsen en digital mulighed for udsendelse og håndtering af mødemateriale til bestyrelsen for. Efter formandsskabets ønske er her en kort gennemgang af dette til bestyrelsens orientering og videre drøftelse. Udsendelse af mødemateriale og referater er både portobesparende og en miljørigtig måde af kommunikere på. Det er også tanken, at bilag skal udsendes på samme måde som dagsordener og referater, men specielt størrelsen på bilagsmaterialet i pdf-format gør, at flere mailsystemer ikke kan bruges til dette af tekniske grunde. Løsningen er oprettelse af KAB mail, hvor der ikke er begrænsninger i vedhæftede bilag. Denne mail adresse koster 750 kr. om året. En ipad fra Apple Computer er et digitalt medie med en skærm i A5 format, som i princippet fungerer på samme måde som smartphones, blandt andet iphone, hvor man kan læse alle dokumenter i skala 1:1. Herved kan det samlede bestyrelsesmateriale gøres tilgængeligt, så- 7/16

8 ledes at organisationsbestyrelsens medlemmer alene skal medbringe en ipad til brug for kommende mødevirksomhed. Motivationen for at gå over til en ipad platform, når det handler om organisationsarbejdet, er naturligvis papirløshed. Hvis organisationsbestyrelsen ønsker at gå papirløs, så støtter KAB hardware købet med 50 %. Det vil sige, det enkelte bestyrelsesmedlem kan få en ipad til kr. hvor det normalt koster ca kr. for en ipad. Dette beløb er en engangssum. Dog skal hele bestyrelsen være med på konceptet, og alt papir ud over dette vil blive faktureret. Supporten betales årligt, og koster kr. Inkluderet i denne support er telefonisk support fra HOTLINES side, og enheden er samtidig koblet mod internettet ved hjælp af et 3G kort. Det vil sige, at enheden kan gå på internettet til enhver tid. Udsendelsen af materiale kræver opkobling af hvert bestyrelsesmedlem med egen -adresse, hvilket jf. KAB s prisblad koster 750 kr. årligt. Yderligere i supporten er 2 programmer, som kan bruges til at notere i pdf filer, og lave dokumenter. HOTLINE yder selvfølgelig support til dette fuldt ud. Som et ekstra tilbud tilbydes to korte kurser. Et introduktionskursus, hvor der bruges en time på at gennemgå ipad en, og senere en time til at følge op. Det sidste kan enten være en spørgerunde, eller deltagelse fra HOTLINES side i et organisationsbestyrelsesmøde, hvor vi løbende hjælper folk med at bruge udstyret. Dette har vist sig meget effektivt i bl.a. SAB og Herlev Boligselskab. Dette er inklusive i aftalen. Hvis der er medlemmer, som stopper i bestyrelsen, så flytter vi det gamle medlem ud, og det nye ind i ipad en for 500 kr. For bestyrelsen vil udgifterne være: Engangsudgift: Indkøb af 9 stk. ipads: Årlig drift inkl. mail: kr kr. Bestyrelsen besluttede at punktet skal behandles igen på dette møde, da medlemmerne ønsker at benytte deres egen adresse. På mødet vil der være en kort gennemgang af mulighederne for og en eventuelt planlægning af udrulning af ipads for bestyrelsesmedlemmerne. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter emnet og beslutter eventuelt videre forløb for emnet. 8/16

9 Bestyrelsen besluttede at indkøbe ipads til bestyrelsens medlemmer og gøre brug af egne e- mailadresser. Startmøde planlægges til 15. november 2012 i KAB. 10. LBF midler til kommende projekter i På seneste møde besluttede bestyrelsen at nedsætte en arbejdsgruppe om tildeling af trækningsretsmidler. Gruppen består af Otto Oustrup, Bjarne Clausen, Peer Rasmussen og Jørn Madsen. en om at nedsætte en arbejdsgruppe blev truffet på baggrund af en diskussion af nedenstående oplæg: Organisationsbestyrelsen bør indlede en debat og overvejelser omkring hvilke arbejder, der ønskes støtte til fra Landbyggefonden i form af trækningsret o.l. Som udgangspunkt gives tilsagn til forbedringsarbejder og normalt i størrelsesordenen 2/3 dele, men naturligvis kan ansøges om tilskud af andre mindre størrelser for at tilgodese så mange projekter og afdelinger som muligt. Der kan søges om de fremtidige 5 års indbetalinger, hvilket for udgør ca kr. Af fremtidige projekter, som kunne tænkes støttet, kan nævnes: Skønnet omkostning Udskiftning gasfyr Horsevænget ca kr. Etablering af P-pladser Horsevænget / Krogsbæk ca kr. Nye badeværelser Horsevænget? Omfangsdræn Karlsvænge? Affaldshåndtering Schweizervænget ca kr. Projekt vedr. kviste, karnapper, ventilation, varme m.m. Schweizervænget ca. 15 mio. Dette er så mange projekter, at en prioritering og fordeling af eventuelt støttede midler er nødvendig../. Som bilag vedlægges den sædvanlige oversigt over selskabets trækningsretsmidler. Det indstilles, at arbejdsgruppen fremlægger status for sagen. 9/16

10 Formændene for afdelingerne holder møde den 11. oktober 2012, hvor emnet behandles. Bilag 2: Oversigt over trækningsretsmidler. 11. Styringsdialog Status Bestyrelsen er løbende blevet orienteret om styringsdialog, der skal være årligt mellem boligorganisationen og Rødovre Kommune. Til det kommende, tredje møde mellem og Rødovre Kommune om styringsdialogen, der afholdes den 25. oktober 2012, udarbejder administrationen dokumentationspakken, som indeholder de faktuelle oplysninger og mindre evalueringer, som kommunen skal bruge til forberedelse af mødet. Materialet vil også indeholde en beskrivelse af de enkelte afdelingers større renoveringssager. Mødet vil tage udgangspunkt i muligheder og udfordringer for boligområdet. Boligorganisationen bør drøfte om der er konkrete emner, man ønsker drøftet på mødet. Relevante emner kan være: P-pladser Horsevænget/Krogsbæk P-pladser private Schweizervænget Kommunens boligpolitik Mulige samarbejdsflader Informationsbehov Tekniske udfordringer i boligafdelingerne Til sidste års styringsdialog besluttede bestyrelsen at give formanden bemyndigelse til den videre styringsdialog med Rødovre Kommune. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter relevante emner og giver formanden bemyndigelse til den videre styringsdialog med Rødovre Kommune for Bestyrelsen ønsker at drøfte p-pladser i Horsevænget/Krogsbæk samt p-pladser private i Schweizervænget med kommunen. 10/16

11 12. KAB s beboerferier 2013 De afholdte beboerferier i sommeren 2012 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt beboerhøjskoleudvalg, der har besluttet, at beboerferierne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2012 at deltage på årets beboerferier. Heraf deltog 36 voksne og 40 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond../. En beskrivelse af KAB s beboerferier og ophold i 2012 findes i vedlagte bilag: KAB s beboerferier. I 2013 har vi udvidet kapaciteten, så i alt 225 kan deltage i beboerferier: Senior- /familieferierne. KAB forventer igen, at vi kan tilbyde en række personer gratis ophold via Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Det er lykkedes at fastholde prisniveauet for 2012 for senior-/familieferierne i Opholdsprisen i 2013 er for voksne kr. og for børn kr. Priserne dækker en uges ophold på dobbeltværelser med bad og toilet samt alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2013 igen indgået en fast aftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorferien skifter opholdssted til Sydfyn, nemlig Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i beboerferierne 2013 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser den vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris for en plads vil fortsat være kr. pr. plads i I 2012 deltog 2 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen om at behandle og afgive svar på denne indstilling senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. 11/16

12 Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt med et tilskud fra på kr. pr. plads. Bestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. I 2012 rådede over 5 pladser. Bestyrelsen besluttede, at i 2013 skal råde over 5 pladser på KAB s Beboerferier. Bilag 3: Notat om KAB s beboerferier SAGER TIL ORIENTERING 13. Afdeling 3304, Schweizervænget Affald Den 23. maj 2012 blev fremsendt ansøgning til Rødovre Kommune vedrørende nedlæggelse af skakte. Henover sommeren er der ikke kommet svar fra kommunen, hvorfor der den 6. september 2012 er rykket for svar på ansøgningen. 14. Afdeling 3304, Schweizervænget Lejemålene Mariehøj 11, st.th. og 1. th. I lejemålene har der været konstateret skimmelsvamp og dette er udbedret, mens lejerne har været genhuset. Sagen er kompleks og har været vanskelig. Beboerne har efterfølgende klaget til teknisk forvaltning og beboerklagenævnet i Rødovre Kommune. Forretningsføreren vil på mødet give en kort, mundtlig gennemgang af sagens forløb og status. Det indstilles, at bestyrelsen tager sagen til efterretning. Taget til efterretning. 12/16

13 15. Nyt fra afdelingerne Alle afdelinger De månedlige driftsmøder fastholdes ligesom de kvartalsvise møder på tværs af afdelingerne, hvor der behandles forskellige relevante temaer. Alle afdelingsmøder i maj måned forløb fint med stor interesse fra beboerne med meget debat og en del forslag. Vi har afholdt møde med Rødovre Kommune, Teknisk forvaltning med henblik på forskellige problemstillinger i afdelingerne. Vi håber, at dette indledende møde kan medvirke til et godt samarbejde med kommunen. I efteråret vil der i alle afdelinger blive foretaget en markvandring, således at vi er forberedt til næste budgetrunde. Bestyrelserne vil blive inviteret til at deltage i disse markvandringer. Alle ejendomskontorer er forsynet med en procedure i tilfælde af skybrud. Denne indeholder bl.a. en Task Force i KAB, men også breve til beboerne med forskellige forholdsregler, før, under og efter et eventuelt skybrud. Torbenhuse Sankt Hans festen var som sædvanlig en stor succes. Opgradering af antenneanlægget ser ud til at fungere efter hensigten. Der er indkøbt nye vaskemaskiner til afdelingen. Horsevænget Der arbejdes videre med projektet omkring udskiftning af alle gasfyr i afdelingen. Rødovre kommune har, med baggrund i lokalplan 91, afvist vores forslag til etablering af yderligere parkeringspladser i afdelingen. I stedet er startet en dialog med kommunen, og et nyt forslag er på tegnebrættet. I lokalplan 91, som omhandler enfamiliehusene i Horsevænget, er beskrevet regler omkring opførelse af udestuer/overdækninger. Kommunen ser ikke ud til at være villig til at dispensere for disse regler. Der har igennem længere tid været arbejdet med en problemstilling omkring sodafsværtning i en gavlejendom Horsevænget 44. Rambøll har bl.a. været benyttet som rådgiver og forhåbentlig løses problemet ved, at der etableres udluftning i ejendommen. 13/16

14 Der har været ført en sag i beboerklagenævnet vedrørende en lejers ønske om, at der skulle indsættes en isokern i en skorsten til brændeovn. Lejers krav var, at ejendommen skulle bekoste denne installation, hvorimod vores påstand var, at lejer selv må stå for denne omkostning. Afdelingen har vundet sagen i beboerklagenævnet. Efterfølgende har beboeren bragt sagen videre til Boligretten. Der er planlagt periodisk eftersyn i afdelingen den 17. september Krogsbæk Der arbejdes fortsat på at finde en løsning på parkeringsforholdene i afdelingen i samarbejde med kommunen og Horsevænget. Det er planen, at bestyrelsen, driftsleder og driftschef tager på et weekendseminar og gennemgår langtidsbudget, husorden o.l. Der er planlagt periodisk eftersyn i afdelingen den 20. september Schweizervænget Der er planlagt følgegruppemøde vedrørende den planlagte renovering af ejendommen. Projektet omhandler renovering af karnapper, kviste, ventilation varme og evt. tagudskiftning. Når arbejdernes omfang er afklaret, vil der blive indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde. En beboer har på grund af skimmelsvamp i lejemålet været genhuset i et år. Vedkommende er vendt tilbage til afdelingen, dog i en anden bolig. Desværre har det vist sig, at beboeren ret hurtigt fik nye og tilsvarende helbredsproblemer i sin nye bolig. Sagen kører via advokater. Der har været høring vedrørende en planlagt nyopførelse af en Fakta-butik på grunden overfor Schweizervænget, hvor dyrehospitalet ligger. Afdelingen havde ingen protester i den anledning. Der er ansat en ny ejendomsfunktionær i stedet for Niklaes Andersen, som sagde op og startede egen virksomhed. Karlsvænge Der planlægges en foring af de bestående kloakledninger i det kommende budgetår. I august måned blev afholdt opstartsmøde vedrørende en evt. facadeisolering. Der er lavet tre forskellige thermografirapporter. Rambøll bruges som indledende rådgiver. Sammen med Rødovre Kommune kigges på en evt. hastighedsdæmpning (et bump e.l.) i det skarpe sving på Grønlunds Alle. 14/16

15 Der er ansat en ny ejendomsfunktionær i stedet for Niklaes Andersen, som sagde op og startede egen virksomhed. Ørbyvang Der er udarbejdet tilbudsmateriale vedrørende udvendigt malerarbejde, som er udsendt til fire leverandører. Ud fra disse tilbud er valgt en leverandør, som udfører arbejdet i foråret Afdelingen vil gå i dialog med naboerne til ungdomsboligerne om udskiftning af raftehegn. Rødkløveren Der har været en enkelt stridighed med en beboer, som tilsyneladende har fjernet ting fra fællesrummet. Rødovre Kommune har afgjort sagen og givet afdelingen medhold. Det indstilles, at bestyrelsen tager sagen til efterretning. Taget til efterretning. 16. Beboerklagenævnssager./. Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges oversigt over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. Bilag 4: Oversigt over beboerklagenævnssager 17. Mødekalender 2013 Det indstilles, at bestyrelsen planlægger datoer for bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i /16

16 Det aftaltes at holde følgende møder i 2013: Onsdag den 13. februar 2013 Kl organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i KAB. Torsdag den 14. februar 2013 Kl repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes i Schweizervænget. Tirsdag den 24. september 2013 Kl organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i KAB. 18. Eventuelt Intet. Da der ikke forelå yderligere til behandling, afsluttedes bestyrelsesmødet. 16/16