Ungdomsbo. Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 167 af 19. marts Revisionsprotokollat side Indkomne punkter.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 168 den 23. april 2015 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (EB) Driftchef Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef Peter Sandager (PS) Direktør Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 167 af 19. marts Revisionsprotokollat side Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 167 af 19. marts Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 643. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Beslutning om kollektiv råderet på badeværelser i afd. 9. Beslutning: Bestyrelsen godkender kollektiv råderet på max. kr Beslutning om evt. forhøjelse af porteføljen på obligationer pga. negativ rente på driftskontoen. Beslutning: Obligationsporteføjlen forhøjes med 10 mio. kr. Godkendelse af forretningsorden for organisationsbestyrelsen. Beslutning: Blev godkendt og underskrevet. Skal også lægges på hjemmesiden. Debatpunkter: Ad 4 Drøftelse af gavebeløb til repræsentantskabsmødet. (HL) HL ønsker forhøjelse, da det er svært at finde en ordentlig gave indenfor beløbet (p.t. kr. 200). BS gør opmærksom på, at der i beløbet også skal indeholdes udgifter til logo. Forslag om, at man evt. kan undlade logo. Må der gives gavekort? Det skattemæssige aspekt skal undersøges. PS undersøger reglerne. Opfølgning på referat fra evalueringsmøde generelt. (CP) Mangler spørgsmålet ang. ønske fra beboerne i afd. 55. Skal undersøges nærmere til næste bestyrelsesmøde. Møde til nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer afholdes i maj. JF er ved at undersøge nye flagtyper. PS foreslår, at bestyrelsen evt. er med til at bestemme typerne. Hotelværelser rettes til gæsteværelser er iværksat. Kursus for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer der arbejdes med det. Punkt til næste bestyrelsesmøde: Det bør overvejes både ved repræsentantskabsmøder og afdelingsmøder om der, som et fast punkt - alternativt som del af bestyrelsens beretning - bør informeres om fremtidig virke og visioner. Headset skal benyttes til talere til repræsentantskabsmødet. Det foreslås, at ønske om hjertestarter-kursus fra repræsentantskabsmødet skal tages med som beslutningspunkt til et af de kommende bestyrelsesmøder. side 2

3 Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer. Status på helhedsplan. Der er lavet en byggepladsavis, der omdeles snarest. Udkommer efter behov. Der lægges stor vægt på, at beboerne får den bedst mulige information undervejs bl.a. ved orienteringsmøder. Det offentliggøres fredag d. 24. april, hvem der er valgt til rådgiver på projektet. Status på bydelshus. Bygherrerådgiver Atra. Arkitektkonkurrence i foråret Alle interessenter vil blive inddraget i opstartsfasen i løbet af efteråret, herunder også bestyrelse, personale m.v. Status på Grådyb Kollegiet (facadeskilt, fugt og voldgiftssag). Fugtsag er frigivet i går. Der er ikke yderligere fugt, og beboer kan flytte tilbage d. 1. maj. Arkitekten har dækket regning på kr i den forbindelse. Det blev besluttet, at der sættes logo på forsiden af kollegiet ved siden af navnet. Intet nyt i voldgiftssag. Artikel i JV og Kolding Folkeblad d. 3. maj ang. kollegiet Status urafstemning i afd. 13 Der er udarbejdet materiale, der er ved at blive omdelt. Afstemning afsluttes 8. maj. Opmåling af boliger. Er igangsat kommer til at forløbe over 1½-2 år. Ombygning afd. 34. Der isættes lydglas med 28db. Der har været store krav fra kommunen side ang. bl.a. vinduer, så det ikke har været muligt at ændre ret meget på facaden. Der isættes klart glas. Evt. kan tilføjes folie, hvis man generes af indkig. Udlejes pr. 1. september. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Tomgang alm. lejligheder er over sidste års niveau. Alle er dog genudlejet. Ingen tomgang på ungdomsboliger i regnskabsåret, også ældreboliger er lavere end sidste år. Der arbejdes fortsat med udlejning af erhvervslejemål i Kvaglundparken, evt. privat daginstitution er på tale. Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Orientering generelt. Afkastrapport. Alm. Brand stigende til 0,79% og Nordea svagt faldende til 1,33%. Ang. yderligere investering af 10 mio. (pkt. 3) valgte bestyrelsen at tilføje beløbet til Alm. Brands portefølje. Orientering om byggeregnskabet i afd. 40. Byggeregnskabet er afsluttet og godkendt af Esbjerg Kommune. Er finansieret v.h.a. henlæggelser, trækningsret (1 mio. kr.) samt et støttet lån kr side 3

4 Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Status på projekt Grøn boligforening. Der arbejdes på at lave el-tjek i afdelingerne. Er der ældre installationer, der kræver stort strømforbrug? Er der brandfare m.v.? Praktikanterne er ved at synliggøre energiforbruget i afdelingerne. EB og EL har kigget på vindmøller (turbiner). Foruden miljøaspektet, er der højere salgspris på den type el frem for solceller. Ad 9 Indkomne punkter Ingen emner Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Intet møde siden sidst. Næste møde d. 4. juni. Nyt fra Fritidsudvalget. Referat er udsendt. God tur til TVSyd 25 deltagere (5 mødte ikke op). Tur til Husum var fin. Man var dog sure over begrænsningen på 3 billetter pr. husstand. Billetsalg til Ærø starter 14. maj (Kr. Himmelfartsdag?). IT kontakter GLF ang. problemstillingen. Der har været snak om evt. at uddele et legat. Der mangler en grundlæggende diskussion om, hvorvidt vi kan/skal tilbyde lejere/medlemmer ekstra fordele ved at være i. Og i så fald hvilke? Branding af? Emnet tages op af bestyrelsen senere. Nyt fra Kunstudvalget. Intet. Nyt fra Målsætningsudvalget. Der har været afholdt møde. Afventer referat. Nyt fra Byggeudvalget. Der skal udarbejdes plan over, hvad der skal arbejdes med. Nyt fra Afdelingsbestyrelsens beføjelser. Der har været møde og referatet er tilgængeligt for bestyrelsen. Oplæg til materiale bliver tilgængeligt til gennemlæsning hen over sommeren. Nyt fra Kultur-udvalg. Intet. Ad 11 Afdelinger Ingen emner Ad 12 Personale Hvad er god service? er tema på næste personaledag i juni. Byen Bedste Boligforening sættes igen i fokus på en personaledag. side 4

5 Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Der blev afholdt bestyrelsesmøde den 16. april. Referat er udsendt til bestyrelsen. Foreløbige dagsordener sendes ud, så organisationsbestyrelsesmedlemmer har mulighed for at komme med bemærkninger, da endelig dagsorden kommer for tæt på mødet. BS har møde mandag med Susanne Rønne ang. skrivelse til ministeriet for By, Bolig og Landdistriket vedr. udsatte boligområder. Ad 14 FF og FU samarbejde Borgmestermøde d. 30. april. Ad 15 Evt. Kridthusgrunden. Intet nyt på salgsfronten. Ad 16 Planlagte mødedatoer i Org. bestyrelse: Torsdag den 21. maj. Torsdag den 25. juni. Fælles arrangementer: FU (CPA, BS og PS): Borgmestermøde 30. april kl FU onsdag den 10. juni. 3 i 1 (CPA, BS og PS): Best. møde 22. oktober kl Målsætningsudvalg (CPA, BS, BWS,PS) Møde afholdt fredag den 17. april. side 5