Oversigt over udviklingsmål i aftalen for Byråds-og Direktionssekretariatet

Transkript

1 Oversigt over udviklingsmål i aftalen for Byråds-og Direktionssekretariatet 1. Beskriv kort processen for formulering af målene i aftalen (Hvordan er processen foregået, hvem har været inddraget mv.?) - Målene er i afdelingen drøftet og udviklet i dialog med LokalMED, med relevante medarbejdere og medarbejdergrupper og på personalemøde. - Målene er i forhold til øvrige aftaleholdere udviklet ved en række dialogmøder med især ledelsesrepræsentanter fra de respektive områder. 2. Beskriv mål for 2017 samt hvilket innovationsspor, der berøres samt eventuel tidsplan og aktiviteter, hvis muligt - Se tabel Beskriv kort, hvorledes opfølgningen vil foregå i 2017 overordnet set (hvordan er processen tilrettelagt, hvem inddraget, og hvad følges op på og hvornår) - Opfølgningen på de forskellige aftalemål vil forløbe meget forskelligt. Gennemgående vil metoden være dialogbaseret og indebære en løbende kvalitativ evaluering af udviklingsarbejdet. Tabel 1: Oversigt over skabelon for udviklingsmål Aktiviteter Tidsplan Hvilke(t) innovationsspor berøres? Udviklingsmål (hvis muligt) (hvis muligt) Udviklingsmål 1 Revision af Skanderborg Kommunes styrelsesvedtægt udvikling af Byrådets arbejdsform Som optakt til en ny valgperiode fra 2018 gennemføres der 2017 en revision af den gældende styrelsesvedtægt. Fokus i arbejdet er at videreudvikle på Byrådets arbejdsform, når det gælder politikformulering og politikkontrol. Der har gennem 2016 været arbejdet med dialog og inspiration vedrørende fornyelse af Byrådets arbejdsform. Herefter arbejdes med udformning af et konkret forslag til Byrådet Der udarbejdes oplæg til den politiske behandling af forslag til ny styrelsesvedtægt i januar-april Her skal oplægget formes til et færdigt forslag, som skal endeligt godkendes ved to behandlinger i Byrådet i april og maj 2017 Fremtidens Folkestyre og Kommunen 3.0 Udviklingsmål 2 Fremtidens Folkestyre Afvikling af kommunalvalg 2017

2 Der afvikles nyvalg til Byrådet den 21. november Byråds- og Direktionssekretariatet forestår forberedelse, afvikling og opgørelse af valget. I forberedelsen af valget lægges der vægt på at gøre det let at stille op til valget. Dette indbefatter god information til og understøttelse af de politiske partier og af de kandidater, som ønsker at stille op. Valget forberedes og afvikles på ordinær vis. Hvis der er opbakning fra partierne afholdes der i august 2017 et samlet infomationsmøde for nye kandidater til Byrådet. Valget forberedes til afvikling den 21. november 2017 Informationsmøde for kandidater mv. afvikles i givet fald i augsut 2017 Udviklingsmål 3 Konstituering, modtagelse og introduktion af nyt Byråd Byråds- og Direktionssekretariatet understøtter det nye Byråds konstituering i december 2017 samt påbegyndelsen af arbejdet i det nye Byråd pr. 1. januar Den ny borgmesters og partiernes forberedelse af det konstituerende møde understøttes med oversigter over poster i kommissioner, råd og nævn, fordelingen af disse på partier mv. samt registrering af indstilling mv. Der tilrettelægges en sjov og let introduktion af det nye Byråd, som samtidig gør det nemt for byrødderne at komme i gang med arbejdet i det nye Byråd og i de nye udvalg. I den forbindelse sker der også en praktisk forberedelse af arbejdet Konstitueringen af det nye Byråd finder sted mandag den 11. december 2017 Introduktionen af det nye Byråd forløber fra januar 2018 Fremtidens Folkestyre Udviklingsmål 4 Administrativ (faglig og sekretariatsmæssig) understøttelse af opgaveudvalg vedrørende psykiatri. tværfaglige administrative temadrøftelser / forberedelse af møder i udvalget eventuelt baseret organisatorisk i et tværfagligt team / netværk Udvalget arbejder gennem hele 2017 Fremtidens Folkestyre og Kommunen 3.0 (Fælles mål for Ældre og Handicappede, Børn og Unge, Beskæftigelse og Sundhed, Økonomi, Innovation og IT samt for Byråds- og Dir.sekretariatet) Byrådet har med budget vedtaget at nedsætte et særligt opgaveudvalg vedrørende psykiatri. Det særlige udvalg repræsenterer en relativt ny arbejdsform for Byrådet, som i udgangspunktet indbefatter en øget samskabelse i politikudviklingen. Sigtet med udvalget er at forandre en aktuel udvikling, som

3 bærer i retning af, at de kommunale udgifter på psykiatriområdet vil blive stærkt forøgede over de kommende år. Filosofien er, at strategier og standarder for den kommunale indsats på psykiatriområdet med fordel kan udvikles i samspil med konkrete personer eller pårørende til konkrete personer, der har eller er i risko for at udvikle psykiske lidelser. Eller med andre ord; personer, som har erfaring med at påtage sig ansvaret for - og at modtage hjælp til - at mestre et liv med psykisk sygdom. Samspillet kan understøttes af eksperter og andre med viden eller ressourcer i forhold til at hjælpe udsatte på det psykiatriske område. Målet er i samarbejde med de relevante fagsekretariater (Børn&Unge, Ældre&Handicappede samt Beskæftigelse&Súndhed) og stabe (Økonomi, Innovation og IT) at etablere de relationer og at mobilisere de ressourcer, som er nødvendige for at etablere en helhedsorienteret (tvær)faglig og sekretariatsmæssige understøttelse af den nye arbejdsform i Byrådet herunder understøttelse af evnen til at tænke nyt i politikudviklingen. Udviklingsmål 5 Pilotprojekt sammen med COK: Fællesskabslederuddannelse. (Fælles mål for Børn og Unge, Staben for Kultur, Borgere og Planlægning samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) Udviklingsmålet er at undersøge mulighederne i og at udvikle konceptet for et tilbud til de, der enten er valgt til et tillidshverv i en bestyrelse, en forening eller blot har/ønske at samle I Skanderborg Kommune er der rigtig mange aktive borgere, der i det daglige er en del af og bidrager til de mange, mange forskellige både formelle, uformelle, små og store fælleskaber. Fællesskaber der udgør sammenhængskraften i lokalsamfundet uanset om der tale om f.eks. foreningsledelse, bestyrelsesarbejde eller politisk lederskab. Fælles for dem er, at det er aktive borger, der tager et ansvar for at skabe og lede fællesskaber, men fællesskaber hvor det er "sagen" og det frivillige engagement, der Fremtidens Folkestyre og Kommunen 3.0

4 mennesker om at løse en opgave i fællesskabet. er den primære drivkraft for fællesskabet. Dette betyder, at det er nogle helt andre logikker, som man som fællesskabsleder skal spille ind i, for at sikre opbakning og udvikling af fællesskaberne end i f.eks. virksomhedsledelse, samtidig med at man skal have et godt kendskab til de systemer, som det enkelte fællesskab spiller sammen med. For at understøtte og udvikle fællesskabsledelse i Skanderborg Kommune, undersøges mulighederne for i samarbejde med COK, at etablere en uddannelse/udviklingsforløb med COK for nuværende og kommende fællesskabsledere i Skanderborg Kommune. Der er opmærksomhed på evt. sammenhæng til udviklingsmålet hos kontraktholdere på kultur- og fritidsområdet om dialog mellem frivillige på området. Udviklingsmål 6 Styrket kommunikation med borgere, virksomheder og foreninger på skanderborg.dk Målet understøtter innovationssporet Det Fælles Vi, som handler om at udvikle og styrke det større fællesskab mellem ansatte og de enheder, vi arbejder i. Indsatsen skal fremme kulturer, hvor kerneopgaven er omdrejningspunktet for en god arbejds- og samarbejdskultur på alle arbejdspladser. Konkret skal denne indsats styrke samarbejdet på tværs mellem fagsekretariater og stabe omkring udvikling og kvalitetssikring af kommunikationen på skanderborg.dk herunder større udnyttelse af selvbetjening og muligheder Reorganisering af weborganisationen herunder færre redaktører og klarere rollefordeling. Fokus på kompetenceudvikling og tilpasningsdygtighed hos lokale redaktører og indholdsleverandører. Fokus på muligheder for større udnyttelse af selvbetjening-løsninger og booking. Ibrugtagning af nye procedurer og LEANredskaber til håndtering af opgaver og videndeling i web-organisationen. Det Fælles Vi

5 for booking. Udviklingsmål 7 Etablering af faste rammer for sagsbehandling og dokumentation. Fastlægges senere Det fælles Vi (Fælles mål for Beskæftigelse og Sundhed, Økonomi, Innovation og IT samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) Sagsbehandling i kommunen baserer sig typisk på den relevante særlovgivning samt på den generelt gældende forvaltningsret herunder persondataloven. Sidstnævnte indbefatter en række krav til dokumentation af sagsbehandlingen, regler om offentlighed i forvaltningen, om aktindsigt, datasikkerhed mv. Herudover forudsætter en helhedsorienteret og konsistent sagsbehandling også, at de enkelte sager er tilstrækkeligt dokumenterede og lette at tilgå også for kolleger i andre afdelinger. Sagsbehandlernes mestring af arbejdet i en travl hverdag kan understøttes med faste rammer om de dele af opgaveløsningen, som kræver ensartethed og systematik. Med dette udgangspunkt gennemføres der i 2017 et udviklingsprojekt, som skal sikre at sagsbehandlerne i Beskæftigelse & Sundhed understøttes i kendskab til og forståelse af krav og fordele ved god dokumentation af sagsbehandlingen at anvendelsen af de digitale arbejdsredskaber i sagsbehandlingen udvikles således, at det bliver let og en naturlig del af arbejdsprocessen at generere den nødvendige dokumentation.

6 Udviklingsmål 8 Det Fælles Vi Ny takststruktur med sammenhæng til VoksenUdredningsMetoden (VUM) (Fælles mål for Ældre og Handicap samt Byråds- og Direktionssekretariatet) En takststruktur med tydelig sammenhæng mellem (VUM)udredning, indsats og pris - og dermed gennemskuelig og attraktiv for både køberkommuner og Skanderborg Kommune som leverandør. DIA spor: Det Fælles Vi Udvikling af en ny takststruktur baseret på VUM-terminologi og struktur. Alle borgere beskrives og indplaceres i ny takststruktur. Dialog med køberkommuner skriftlig eller ved møde med henblik på endelig takstindplacering. at alle borgere er indplaceret i ny takstkategori ifølge tidsplanen: o Januar 2018 borgere på Bavnebjerg, Bostederne og Socialpsykiatrien. o Januar 2019 borgere på Sølund. at der er opnået enighed med køberkommuner om den endelige takstindplacering (Bavnebjerg, Bostederne og Socialpsykiatrien inden 1. nov Sølund inden 1. nov. 2018). Udviklingsmål 9 Tydelige procedurer og retningslinjer for sagsbehandling, dokumentation og kommunikation Fastlægges senere med afsæt i en identifikation og prioritering af de aktuelle udfordringer. Fastlægges senere Det Fælles Vi (Fælles mål for Børn og Unge samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) Sagsbehandling i kommunen baserer sig på den relevante særlovgivning samt på den generelt gældende forvaltningsret. Sidstnævnte indbefatter en række krav til dokumentation af sagsbehandlingen, regler om offentlighed i forvaltningen, om aktindsigt mv. Medarbejderne har generelt travlt, og deres mestring af arbejdet kan understøttes med tydelige procedurer og retningslinjer for de dele

7 af opgaveløsningen, som kræver ensartethed og systematik. Med dette udgangspunkt gennemføres der i 2017 et udviklingsprojekt, hvor Børn & Unge samt Byråds- og Direktionssekretariatet sætter fokus på dette, herunder sagsoplysning og sammenhængen mellem sagsoplysning, notatpligt, socialfaglig vurdering og begrundelse af afgørelsen. Udviklingsmål 10 Fastlægges senere Fastlægges senere Det Fælles Vi Udvikling af relationer og netværksarbejde på tværs af konsulentfunktionerne (Fælles mål for Økonomi, Innovation og IT, HR, Løn og Personale samt for Byråds- og Direktionssekretariatet) De tre stabe understøtter fagområderne med forskellige konsulentfunktioner. Konsulentfunktionerne adskiller sig fra hinanden ved i udgangspunktet at have et forskelligt fokus, men sigtet er i alle tilfælde at arbejde understøttende og koordinerende i forhold til en ønsket udvikling / faglighed. Formuleringen af et fælles udviklingsmål sigter efter at øge den samlede effekt af konsulentfunktionernes arbejde ved at øge relationer og ressourcedeling på tværs af de respektive konsulentfunktioner. I 2017 sættes der i forhold til de respektive konsulentfunktioner fokus på 1. Afklaring af rammerne for konsulentfunktionernes virke med sigte på øget grad af teamdannelse omkring opgaver. 2. Udvikling af generelle relationer og netværksarbejde på tværs af konsulentfunktionerne - i første omgang i de 3 stabe udviklingsmålet

8 omfatter. Udviklingsmål 10 Fastlægges senere Fastlægges senere Det Fælles Vi Sekretariatsfunktioner Der gennemføres i 2017 en analyse af mulighederne for / en forsøgsvirksomhed i relation til en udvikling af sekretariatsfunktionerne i fagsekretariater og stabe. Analysen / forsøgene skal ses i sammenhæng med indflytning på Fælleden, den samskabende kultur samt innovationssporet Det fælles Vi. Udviklingsmål 10 Hele 2017 Det Fælles Vi Det Fælles vi i afdelingen ; konsolidering af arbejdslivet på Fælleden og en ny kvalitet i opgaveløsningen Flytning til Fælleden er en forandring, der på mange måder har brudt op i de daglige rutiner, gældende standarder og givne arbejdsvilkår, som indtil flytingen dannede rammen om arbejdsdagen for de ansatte i Byråds- og Direktionssekretariatet. Ledelse (Fælles Kurs, koordinering og Commitment) Styring; løbende justering af arbejdsgange og indretning MUS Personalemøder Gennemførelse af ovennævnte udviklingsprojekter med fokus på Det Fælles Vi Forandringen er dermed pr. definition en udfordring af afdelingens bæredygtighed. Og derfor er der i 2017 fokus på at få reetableret en høj grad af bæredygtighed og ny kvalitet i opgaveløsningen via udvikling af nye rutiner, handlemønstre, standarder mv., som passer til de nye rammer og til den ønskede arbejdspladskultur på Fælleden.

9 Udviklingsmålet har fokus på såvel den enkelte som på afdelingen som helhed.