Kommunal styregruppe. Dagsorden 7. møde med DUBU s kommunale Styregruppe, 14. november Deltagere:

Transkript

1 Kommunal styregruppe Dagsorden 7. møde med DUBU s kommunale Styregruppe, 14. november 2016 Deltagere: Marlene Sand Lyhne, projektleder, Aalborg Kommune Mette Høck Bostrup, Børne- og Familiechef, Aabenraa Sigrid Andersen, Leder af Børne- og Familierådgivningen, Ringsted (medlem fra referencegruppen) Tina Wahl, Kontorchef, Social og Sundhed, KL Hanne Gøttrup, Projektleder, Social og Sundhed, KL KOMBIT Christian Holm, implementeringskonsulent Kim Døsing Sørensen, forretningsudvikler Louise Cueto, it-konsulent Peter Gottlieb, afgående projektleder Poul Ditlev Christiansen, projektejer og styregruppeformand Afbud: Anja Hansen, projektkoordinator Christian L. Hansen, Børne- og Familiechef, Halsnæs Kommune Hanne Dollerup, Børne- og Kulturdirektør, Kalundborg Kommune Trine Nanfeldt, Områdeleder Børn og Unge, Herning Kommune Dagsorden 1. Velkomst og godkendelse af dagsordenen v. Poul Ditlev Christiansen (10 min.) Status på DUBU 3.0 v. Christian Skov Søberg (O) (15 min.) Økonomioversigt v. Kim Døsing Sørensen (O) (10 min.) Tildelingskriterier v. Kim Døsing Sørensen (O) (10 min.) Succeskriterier v. Kim Døsing Sørensen (O) (10 min.) Beslutninger vedr. nye ønsker til DUBU 3.0 v. Louise Cueto (B) (20 min.) Beslutning vedr. handicapudredning v/ Louise Cueto (O) (20 min.) Resultatdokumentation v/ Louise Cueto (B) (10 min.) Næste ordinære møde medio januar 2017 (B) (5 min.) Eventuelt... 8 Orientering (O), Drøftelse (D), Beslutning (B) KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/8

2 1. Velkomst og godkendelse af dagsordenen v. Poul Ditlev Christiansen (10 min.) Dagsordenen blev godkendt af styregruppen. 2. Status på DUBU 3.0 v. Christian Skov Søberg (O) (15 min.) Christian Skov Søberg opdaterede på fremdrift og tidsplan for genudbuddet. Vi har udvidet leverandørhøringen i tidsplanen for genudbuddet fra en uge til 14 dage startende fra 18. november 2016 og sluttende 5. december. Der er stadig en uge til høring ude hos kommunerne, hvor det er muligt for dem at komme med feedback. Materialet offentliggøres ligeledes 18. november. Der bliver sendt besked til superbrugerne og it-kontaktpersoner om offentliggørelse. Vi offentliggør Bilag 1: Tidsplan, Bilag 2.1: Kravspecifikation, Bilag 5: Priser og betalingsplan og Bilag 7.2.A: Ydelser og servicemål. Især driftsbilaget (Bilag 7.2.A) kan have stor interesse for it-kontaktpersoner. Men ellers er offentliggørelsen af materialet i udkastform primært målrettet leverandører. Bl.a. bruges høringen til at trykprøve prismodel vedr. licenser mv. Resten af udbudsmaterialet bliver ikke lagt ud, da vi ikke mener, at leverandørerne og kommunerne skal bruge tid på disse lige nu. Aalborg spurgte til datamigrering. KOMBIT er i gang med at aftale overdragelsesplan med IBM. 3. Økonomioversigt v. Kim Døsing Sørensen (O) (10 min.) Kim Døsing Sørensen fremlagde aggregeret økonomioversigt for DUBU 3.0. Materialet blev ikke fremsendt før mødet, da oversigten indeholder fortrolige oplysninger i relation til det forestående udbud. Økonomioversigten kan derfor heller ikke findes i materialet udsendt sammen med referatet. KL påpegede, at KOMBIT skal sikre, at der bliver sat penge nok af til videreudvikling. Også gerne højere, end man kan forestille sig, da DUBU er en lovmedholdelig løsning, og det derfor er svært at forudse udviklingsomfang. KOMBIT sætter det som et minimumskrav i udbudsmaterialet, at totalomkostninger til DUBU 3.0 ikke kan overstige x beløb, således at man sørger for, at økonomien holder. Alle besluttede optioner, der inkluderes i udbuddet, er inkluderet i det viste budget. Det blev aftalt på mødet, at den fremlagte økonomi fastholdes i de første to år med drift af DUBU 3.0. Herefter tages det op til evaluering i den kommunale styregruppe, KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/8

3 om et eventuelt forventet overskud skal bruges til videreudvikling, eller om der skal laves en anden aftale omkring det, f.eks. nedsættelse af kommunernes tilbagebetaling af DUBU. 4. Tildelingskriterier v. Kim Døsing Sørensen (O) (10 min.) Kim Døsing Sørensen fremlagde KOMBITs beslutning vedr. vægtning af tildelingskriterier for DUBU 3.0. Kriterier DUBU Systemets kvalitet 45% Driftsydelsernes kvalitet 25% Tidsplan og Leverancesikkerhed 20% Pris 10% Aalborg spurgte til genkendelighed, og hvor det fremgik. Genkendelighedskravet fremgår af succeskriterierne, og vil være en meget væsentlig del af kravspecifikationen. 5. Succeskriterier v. Kim Døsing Sørensen (O) (10 min.) Kim Døsing Sørensen fremlagde succeskriterier for DUBU 3.0. Se vedlagte præsentation fra mødet. 6. Beslutninger vedr. nye ønsker til DUBU 3.0 v. Louise Cueto (B) (20 min.) Indstilling Det indstilles, at styregruppen træffer beslutning vedr. implementering i DUBU 3.0 af: 1. Integration til Tilbudsportalen a. KOMBIT indstiller, at ønsket medtages som option i udbudsmaterialet. 2. Ændring til Indsatsdelen løbende opdatering af takstændringer? a. Principiel beslutning. KOMBIT indstiller til, at styregruppen træffer beslutning om implementering af ønsket på baggrund af drøftelser fra ledernetværksmøde 5. oktober, jf. Bilag Aktindsigt til personer over 23 år KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/8

4 a. Principiel beslutning. KOMBIT indstiller til, at styregruppen træffer beslutning om implementering af ønsket på baggrund af drøftelser fra ledernetværksmøde 5. oktober, jf. Bilag Integration til elektronisk kalender a. KOMBIT indstiller, at ønsket medtages som option i udbudsmaterialet. 5. Beregningsmodul til tabt arbejdsfortjeneste a. KOMBIT indstiller, at ønsket medtages som option i udbudsmaterialet. Sagsfremstilling Se Bilag 1 Baggrund for styregruppens beslutning vedr. ønsker til DUBU 3.0. Baggrunden for bilaget er gruppedrøftelser af de enkelte ønsker på ledernetværksmøde afholdt 5. oktober. Beslutning 1. Integration til Tilbudsportalen - Integration til Tilbudsportalen medtages som option, og KL har lovet at presse på i forhold til ministeriet. 2. Ændring til Indsatsdelen løbende opdatering af takstændringer? - Skal medtages som krav i kravspecifikationen og ikke som option. 3. Aktindsigt til personer over 23 år - Aktindsigt til personer over 23 år skal ikke implementeres i DUBU 3.0, da der er tale om en aktindsigtssag og ikke en børnesag. Dette skal holdes ude af DUBU og håndteres i ESDH-systemer i kommunerne. 4. Integration til elektronisk kalender - Integration til elektronisk kalender medtages som option. Men formål og behov vedr. kalenderintegration skal beskrives mere skarpt. - Styregruppe gav mandat til, at DUBU-teamet beslutter, om det kun er Outlook, eller om det også er andre kalendere, der skal integreres til. Styregruppen ser gerne, at man kigger på omkostninger i forbindelse hermed og holder disse nede. 5. Beregningsmodul til tabt arbejdsfortjeneste - Beregningsmodul til tabt arbejdsfortjeneste medtages som option. Dog skal det eksakte formål kortlægges, og prisen undersøges nærmere. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/8

5 7. Beslutning vedr. handicapudredning v/ Louise Cueto (O) (20 min.) Sagsfremstilling Der har i forbindelse med udarbejdelse af kravene til handicapudredning været behov for afklaring af praksis omkring brugen af det eksisterende udredningsværktøj. Der har været bekymringer fra flere kommuner, som arbejder med udredningsværktøjet i dag, blandt andet vedr. den overordnede trivselsscore og skalaen 0-10, hvor der i dag benyttes 0-4. Der har derfor været afholdt workshops, for at afklare dette nærmere. Der er i kravspecifikationen forsøgt at tage hensyn til, at der kan sket ændringer til udredningen i løbet af Dette skyldes blandt andet, at udredningsværktøjet er udarbejdet med udgangspunkt i ICS, men har jo ikke været omfattet af forenklingen af ICS. Det indstilles, at styregruppen tager orienteringen til efterretning. Beslutning Handicapudredning skal integreres i ICS. KL og Socialstyrelsen arbejder på en løsning, men mener ikke, at de kan nå at have en løsning klar, inden udbudsmaterialet offentliggøres. KOMBIT laver en overordnet beskrivelse i udbudsmaterialet til 27. januar, så leverandøren ved, at opgaven kommer. KL skal sikre, at den endelige beskrivelse er færdig og til rådighed for KOMBIT inden sommeren 2017, hvor kontraktens afklaringsfase påbegyndes. Den konkrete tidsplan for afklaringsfasen vil være afhængig af tidspunktet for kontraktunderskrift, som lige nu er planlagt til den 23. juni KL har anmodet Socialstyrelsen om at opdatere handicapudredningen med den nye version af ICS. KL bistår gerne med arbejdet, som KL også har gjort tidligere ved opdatering af ICS mv. Socialstyrelsen har ansvaret for, at den endelige beskrivelse er færdig og til rådighed for KOMBIT inden sommeren 2017, hvor kontraktens afklaringsfase påbegyndes. Den konkrete tidsplan for afklaringsfasen vil være afhængig af tidspunktet for kontraktunderskrift, som lige nu er planlagt til den 23. juni KOMBIT tager kontakt til Socialstyrelsen og aftaler nærmere deadline mv for Socialstyrelsens arbejde. KOMBIT laver en overordnet beskrivelse i udbudsmaterialet til 27. januar, så leverandøren ved, at opgaven kommer. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/8

6 8. Resultatdokumentation v/ Louise Cueto (B) (10 min.) Indstilling Resultatdokumentation er kravspecificeret, men der mangler beslutning om, hvornår en bruger tvinges til at angive den overordnede trivselsscore på et barn. Beslutningen om en obligatorisk overordnet trivselsscore blev besluttet af styregruppen ved sidste møde. Det indstilles at styregruppen træffer beslutning om, hvornår i sagsforløbet at trivselsscoren er obligatorisk, og på hvilken måde dette skal håndhæves. Sagsfremstilling Til orientering vedlægges kravspecifikationens use cases. Kommentarer fra Hanne Gøttrup: Styregruppen besluttede på det forrige styregruppemøde, at alle kommuner, skal anvende trivselslinealen, og besluttede dermed også, at der skal udarbejdes en førog eftermåling. På nærværende styregruppemøde drøftede styregruppen anvendelse af eventuelle stopklodser i systemet og om der bør foretages en før- og eftermåling på samme måde i alle kommuner eller om det bør være op til den enkelte kommune. Og hvis det skulle være den samme model i alle kommuner, hvor i processen skal før og eftermålinger så finde sted. På styregruppemødet deltog kun 3 kommunale repræsentanter, som ikke umiddelbart var enige om anvendelse af stopklodser og hvor i processen før- og eftermålinger skal foretages. Endvidere blev drøftelsen og beslutningerne forceret, da mødet gik over. Hertil kommer, at indholdet af arbejdsgruppens arbejde og anbefalinger om anvendelse af resultatdokumentation ikke var helt klare på mødet. På baggrund af ovenstående, mener KL derfor ikke, at styregruppen var beslutningsdygtig vedrørende anvendelse af resultatdokumentation. Efter styregruppemødet har KL drøftet ovenstående. KL kan hermed afkræfte, at KL vender tilbage med en model for anvendelse af eventuelle stopklodser og hvor i processen, der skal foretages før- og eftermålinger. Begrundelsen for dette er følgende: KL mener, at det er helt afgørende for det videre arbejde med resultatdokumentation i DUBU, at der er ejerskab og bred kommunal opbakning til anvendelse af resultatdokumentation. KL har lyttet sig til i arbejdsgruppen, at der ikke er opbakning til en bestemt model for anvendelse af resultatdokumentation, herunder før- og eftermålinger. Men at kommunerne efterspørger en fleksibel model, hvor den lokale ledelse beslutter, hvordan resultatdokumentation skal bruges i egen kommune. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/8

7 KL anbefaler derfor, at det er helt op til den enkelte kommunes ledelse at træffe beslutning om, hvor i processen, der skal foretages før- og eftermålinger. Derfor skal DUBU-systemet ikke implementere stopklodser. KL anbefaler, at KOMBIT hurtigst muligt inddrager arbejdsgruppen med henblik på at udarbejde anbefalinger til, hvor i processen det vil give god mening at foretage før- og eftermålinger. Herefter kan anbefalingerne behandles af styregruppen. KL kan i øvrigt oplyse, at Børne- og Kulturchefforeningens landsdækkende netværk for børne- og ungechefer har rettet henvendelse til KL. Foreningen er kritisk overfor anvendelse af eventuelle stopklodser og kritisk overfor krav om, hvor i processen, der bør foretages før- og eftermålinger, som skal gælde for alle kommuner. Foreningen mener også, at arbejdsgruppen, der har arbejdet med resultatdokumentation, bør drøfte disse forhold. Det blev på styregruppemødet besluttet, at resultatdokumentation skal følge lovgivningen (handleplan) og skal indeholde stopklodser i systemet, således at man sikrer, at alle tager børnelinealen i brug. Sammenfattende kommentarer fra Mette Bostrup: Det er min oplevelse, at beslutningen i DUBU styregruppen vedr. Resultatdokumentation ikke tog udgangspunkt i det arbejde, der har pågået i arbejdsgruppen nedsat af KOMBIT, som har arbejdet med resultatdokumentation. BKFs bekymring vedr. at koble Trivselsmålingen til handleplanen og de lovmedholdelige opfølgninger er, at vi igen får en praksis, der overser barnets perspektiv og kobler sig på lovgivning. Mange kommuner arbejder på at lave opfølgninger hyppigere end de lovgivningsmæssige krav tilsiger, og vi forudser mulige udfordringer det vil skabe med en stopklods, der er indbygget omkring bestemte tidsrum på 3 og 6 måneder? Vi forstår og er enige i, at vi skal forsøge at skabe målinger, der kan skabe et overblik over de udsatte børns trivsel på landsplan. Vi ser det som nødvendigt, at vi vender os mod fremtiden og skaber målinger, der ikke modarbejder de ændringer af rådgivernes praksis, som vi forsøger at skabe. Vi forslår derfor at de rette faglige kompetencer bliver inddraget i denne beslutning og tager udgangspunkt i de komplekse faglige dialoger arbejdsgruppen har bidraget med, og som ikke i tilstrækkelig omfang blev inddraget i styregruppen drøftelse på mødet d Vores forslag er, at arbejdsgruppen vedr. resultatdokumentation træder hurtigt sammen med den tilknyttede konsulent for at lave et fagligt kompetent beslutningsoplæg til styregruppen og dermed kommer til at præge DUBU første erfaringer med målinger i sagsbehandlingen på nationalt plan. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 7/8

8 Beslutning Konklusion som Tina Wahl og Poul Ditlev Christiansen er blevet enige om d. 29/11: Løsningen vil i starten være fleksibel på alle de tre niveauer. Der sættes ikke på forhånd en stopklods ind på nogle af de tre niveauer. Der arbejdes med en central administrator der kan lægge en stopklods ind, når der er enighed om dette. Fra mange sider og senest fra det kommunale følgruppemøde i fredags, får vi at vide, at det vil blive opfattet som problematisk og meget negativt, hvis DUBU 3.0 kommer ud med et centralt påbud om at arbejde tvungent og på en bestemt måde med resultatdokumentation. Der vil være et stort fagligt arbejde med, at få tilpasse brugen af resultatdokumentation i DUBU med en evt. kommunal resultatdokumentationsløsning. Når DUBU 3.0 går i luften, vil der skulle bruges mange faglige ressourcer på implementering af forenklingen af ICS, hvorfor flere kommuner gerne vil have mulighed for at vente lidt med resultatdokumentation. Hvis KL vil det, kan de nedsætte en arbejdsgruppe, der arbejder på at finde en fælles metode. Dette arbejde kan stå på i 2017 og KOMBIT sikrer, at den tekniske løsning bliver implementeret, så den er fleksibel i forhold til metode. 9. Næste ordinære møde medio januar 2017 (B) (5 min.) KOMBIT har udsendt doodle 28/11, og vender tilbage med en dato, når alle har svaret. 10. Eventuelt Aalborg spurgte til, om andre kommuner har oplevet massive driftsproblemer? Det blev besluttet at tage driftsstabilitet med som punkt på næste styregruppemøde. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 8/8