Overblik over økonomiske potentialer for projekter i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi.

Transkript

1 Overblik over økonomiske potentialer for projekter i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi December

2 Signaturforklaring: *) Projektets indgår som del af et andet projekt i handlingsplanen, eller projektet indgår som grundlag for et andet projekt i handlingsplanen. -) Der udarbejdes ikke særskilt business case for projektet, der angiver økonomiske.?) Der er endnu ikke udarbejdet en business case for projektet. Redigeringslog Dato for opdatering Version juni 2013 Version sep Version 11. okt Version 18. nov Version 20.. jan Version -29. april 2014 Version -18. juni 2014 Version 24. sep Version 6. nov Beskrivelse af opdatering 1.1: Beskrivelse af er justeret 1.6b: Der er tilføjet nyt digital post implementeringsprojekt 4.5 b: Der er tilføjet et program for udbredelse af velfærdsteknologi 5.2: Gevinstpotentialet på 58,6 mio. kr. forventes først at kunne indfries i 2016 i stedet for Samlet gevinstpotentiale justeret som følge heraf. 5.1: Business case for Bygge og Miljø er offentliggjort En række projekter er nu afsluttet i fælleskommunalt regi. Nogle projekter er afsluttet, fordi de fælleskommunale aktiviteter forbundet med projektet er gennemført elle delvist gennemført. For enkelte projekter, herunder 4.4 samt 5.3 er projekterne afsluttet grundet ændrede forudsætninger, som betyder, at projekterne ikke længere er relevante. På monopolbrudsprojektet skal det bemærkes, at businesscasen er under udarbejdelse, og det angivne gevinstpotentiale revideres som følge heraf. Det samlede overblikket er udvidet til også at omfatte 2017, og det fremgår nu at velfærdsteknologiprogrammet kan hente i : Tilføjet tekst vedr. business case for projektet. Business case er under kvalificering. 1.1: Projektet er justeret som følge af aftale om bølge 4 i Økonomiaftalen for 2015 samt potentialer forbundet med UDKs overgang til obligatorisk digital selvbetjening. 4.5a: Potentiale nedjusteret som følge af lavere volumen i sårbehandlinger end oprindelig antaget. 4.5b: Potentialerne er justeret som følge af måling af budgetterede besparelser på velfærdsteknologi i kommunerne for 2013 og : Teksten for FLIS projektet er opdateret. 2

3 Version 20. dec Tallene er nedjusterede pga. ændrede forudsætninger, og teksten er ændret tilsvarende 4.5b Tilføjelse af 2015 målinger og forventede tal for 2016 og Tilføjelse af nye tal fra businesscase 6.2 Opdatering af monopolbruddets business vase 3

4 Samlede økonomiske potentialer 1.1 Obligatorisk digital service Projektet har bidraget til at tilvejebringe grundlaget for bølgeplanen for obligatorisk digital selvbetjening. Der er blevet aftalt økonomiske for bølge 1 og 2, dvs og 2014, som samlet fuldt indfaset i 2015 giver en gevinst på 351 mio. kr. Bølge 3 giver for 64 mio. kr. i 2015 stigende til 94 mio. kr. i 2016 og frem. Estimatet i 2015 er således -64 mio. lagt oven i -351 mio. kr., i alt -415 mio. kr. Bølge 4 giver for -1,1 mio. i 2016 og -40,9 mio. i 2017 og frem. Dertil kommer et yderligere potentiale på -3,5 mio. fra 2017 og frem som følge af UDK s overgang til obligatorisk digital selvbetjening og deraf følgende fald i henvendelser til kommunerne. Dermed er ne nedjusteret. Dette skyldes at bølge 4 alene omfatter fire opgaveområder, og dermed et mindre potentiale end forventet. Gevinsterne for bølge 1 og 2 er aftalt som del af Økonomiaftalen for 2013 og bølge 3 er aftalt som del af økonomiaftalen for Gevinsterne for bølge 4 er aftalt som en del af Økonomiaftalen for Det er muligt at læse mere om ne i de afslutningsnotater, der er udarbejdet for projekterne LINK 4

5 1.2 Effektiv digital selvbetjening 1.3a Digitale medarbejderko mpetencer 1.3b Kanalstrategi 1.3c Dokumentation (KOMHEN 2.0) 1.4 Kommunalt indhold på Min Side på borger.dk * * * * * * Projektet har understøttet udvikling af brugervenlige og effektive digitale selvbetjeningsløsninger. Effektive løsninger er en forudsætning for at kunne hente ne ved digital selvbetjening. De økonomiske for projektet indgår i business casen for projekt 1.1, Obligatorisk digital service. Der vil være enkelte aktiviteter i projektet i første halvdel af 2016 i relation til opfølgning på implementeringen af bølge 4. * * * * * * Projektet har haft fokus på at uddanne digitale ambassadører i kommunerne. Der er nu uddannet ca digitale ambassadører. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2. * * * * * * Projektet har understøttet kommunernes udarbejdelse af kanalstrategier, der bidrager til øget anvendelse af digitale kanaler. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2 * * * * * * Projektet har udviklet en metode til optælling af henvendelser KOMHEN, som mange kommuner i dag anvender til løbende opfølgning på deres henvendelsesmønstre. KOMHEN giver kommunerne i form af viden omkring henvendelsesmønstrene på de henvendelseskanaler, kommunen anvender. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2. * * * * * * Projektet har haft fokus på håndtering af informationshenvendelser, som håndteres gennem anvendelse af Min Side på borger.dk. Gevinsten udgør et forventet fald i informationshenvendelser på dyrere kanaler, fordi borgeren selv kan finde information om status på egen sag på Min Side, i stedet for at ringe eller møde op i kommunens borgerservice. De økonomiske for projektet indgår i business casen for projekt 1.1 Obligatorisk digital service. 5

6 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk 1.6 Digital post 1.6a Optimering af Digital post og fjernprint 1.6b Implementering af digital post 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet * * * * * * Projektet har haft fokus på håndtering af informationshenvendelser gennem anvendelse af tekster fra borger.dk. Der er udarbejdet en business case, der angiver bruttone ved projektet. Gevinsterne er del af business case for projekt 1.1 Obligatorisk digital service. Du kan læse business casen her: Business case for kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk Projektet har haft fokus på fastlæggelse af økonomien for digital post, samt udarbejdelse af kommunerettede vejledninger til udrulning af digital post i den kommunale organisation. De økonomiske forbundet med digital post indgår i Økonomiaftalen for Du kan læse business casen her: Business case for projekt optimering af digital post og fjernprint Potentialerne vedr. besparelser på porto og materialer er modregnet i det kommunale bloktilskud. * * * * * * Projektet har til formål at understøtte kommunernes implementering af Digital Post til borgere og virksomheder. Den økonomiske gevinst er aftalt som del af projekt 1.6 a. * * * * * * Projektet tilvejebringer en rammearkitektur, der skal danne grundlag for bedre forretningssystemer til beskæftigelsesområdet. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt

7 2.2 Digital a- kasse kommunikation 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob 2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet Projektet er et analyseprojekt, som har fokus på kvalitative i form af udarbejdelse af guide om best practice i brug af systemer og dialog med leverandører om systemændringer. -23,5-22,0-20,5-20,5-10,25 KOMBIT har udviklet en løsning rettet mod virksomheder. Løsningen giver virksomheder mulighed for at anmode om løntilskud for flexjob digitalt, hvilket giver i form af hurtigere og mere automatiserede arbejdsgange forbundet med anmodningen om løntilskud, både for virksomheder og kommuner. Som del af projektet indgår også beregning af bevillingen. Gevinsterne kan først realiseres når kommunerne har digitaliseret beregning og bevilling af anmodningerne fra virksomhederne. Den faldende gevinst over årene at antallet af anmodninger om tilskud, der skal behandles, falder efter hånden som fleksjobbere efter gammel ordning enten ophører eller skifter job og dermed overgår til ny ordning (som løsningen ikke understøtter). * * * * * * Projektet er et analyseprojekt, som i 1. etape har identificeret forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it. Projektet skal danne grundlag for bedre forretnings-it på beskæftigelsesområdet. Der er et stort potentiale, hvis der bygges videre på projektets resultater. Der er ikke på nuværende tidspunkt grundlag for udarbejdelse af en egentlig business case. 2.5 Ledelsesværktøj på Der er ikke udarbejdet særskilt business case for projektet. Gevinstrealisering indgår i projekt

8 beskæftigelsesområdet Børne og kulturområdet 3.1 Den digitale skole, herunder digitale læremidler samt digitalisering af læringsmål og læringsformer 3.2 IT infrastruktur i folkeskolen 3.3 og 3.4 Digital kommunikation og videndeling i dagtilbud og folkeskole 3.5 Det digitale bibliotek Projektet har haft fokus på kvalitative i form af, hvordan anvendelse af digitale medier kan understøtte, at alle elever lærer mere, og at eleverne opnår kompetencer, der rækker ind i det 21. århundrede. Projektet bidrager også til, at lærerne får frigjort tid til mere målrettet at støtte den enkelte elev og følge op på elevens læringsproces Projektet har understøttet kommunernes investeringer i en tekniske infrastruktur På skolerne, der understøtter målsætningerne i projekt Projektet (som oprindeligt bestod af to projekter, som blev sammenlagt) har haft til formål at understøtte en lettere og mere målrettet kommunikation med forældrene om såvel dagligdags emner som dag til dag informationer om aktiviteter og tilstedeværelse, som emner vedrørende elevernes udvikling og læring. Det er et mål, at det bliver lettere for forældre at tage aktivt del i deres børns udvikling og uddannelse. Projektet var blandt andet en optakt til projekt 3.7 om brugerportalsinitiativet Projektet har fokus etablering af en digital infrastruktur på biblioteksområdet mhp. bedre mulighed for formidling af digitale materialer. Der er ikke udarbejdet en særskilt business case, men der projektet har sikret, at kommunerne har haft mulighed 8

9 3.6 DUBU digitalisering af området for udsatte børn og unge 3.7 Brugerportalsinitiativ 4.1 Digitalisering af handicappede og voksen området (DHUV) 4.2 Hjemmesygeple jens integration for at anskaffe digitale løsninger i samarbejde, hvilket har medvirket til reducere omkostningerne ved bibliotekernes digitale omstilling Projektet er gennemført af KOMBIT, og der er udviklet en løsning til styring af indsatser rettet mod udsatte børn og unge. Der udarbejdes ikke en national business case, men KOMBIT har udarbejdet en skabelon til en business case, som kommunerne kan anvende til udarbejdelse af en kommunespecifik business case for projektet. Læse mere her: Projektet skal understøtte kommunernes implementering af aftalen mellem KL og Regeringen om realiseringen af den fælles brugerportal, som indgår i folkeskolereformen. Projektet afsluttes først i Projektet har tilvejebragt en udrednings- og sagsbehandlingsmetode i forhold til handicappede og udsatte voksne. Projektet er evalueret, hvor der er lavet en businesscase. Metoden for beregningen af businesscasen er ikke valid og businesscasen kan derved ikke sandsynliggøre de kvantitative besparelser i projektet. Dette kommer også til udtryk i resultatet af businesscasen, der viser et spænd mellem højeste og laveste estimat for det akkumulerede femårige nettopotentiale fra -223 mio. kr. til +79 mio. kr. Dette spænd afspejler en væsentlig usikkerhed i den opstillede business case, som især knytter sig til beregningen af potentialet ved en effektivisering af arbejdsgange i sagsbehandlingen. Læs mere under Projektet sikrer udvikling af et Fælles Medicinkort samt udbredelse af løsningen i kommunerne. Gevinsterne dækker over nemmere adgang til borgerens medicinoplysninger for særligt den kommunale hjemmepleje. Du kan læse business casen her: Business case for Hjemmesygeplejens integration til Fælles Medicinkort 9

10 til Fælles Medicinkort 4.3 Udbredelse af MedCom kommunikation 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata 4.5 Velfærdsteknolo gi 4.5a Udbredelse af telemedicinsk sårbehandling Gevinsterne er aftalt som del af moderniseringsaftalen i forbindelse med ØA13. -3,3-3,3-3,3-3,3-3,3-3,3 Projektet udvikler MedCom-standarder til brug for udveksling af patientoplysninger i forbindelse med udskrivelse fra sygehuset til den kommunale hjemmepleje. Der er udarbejdet en business case for projektet: Business case for udbredelse af MedCom kommunikation Projektet skal udvikle en standard for kronikerdata, der skal understøttes af en national it-infrastruktur. Projektet er afsluttet Business casen er dynamisk, og er revideret i forb. med Økonomiaftalen for 2015, hvor potentialet er nedjusteret med 88%. Dette skyldes en justering i antallet af sårbehandlinger. Projektet har haft til formål at indføre nye arbejdsgange for screening af sår. Sygeplejersker tager billede af sår og sender til læger, som vurderer og anviser behandling. Gevinsterne forventes blandt andet at være kortere helingstid, mindre transport af skrøbelige patienter og mindre tidsforbrug hos lægen på hospitalerne. Dertil kommer, at det forventes, at patienterne vil være mere tilfredse med en hurtigere behandling, og sygeplejerskerne får øgede kompetencer som følge af, at der via den telemedicinske løsning kan etableres et direkte samarbejde med de regionale sår sygeplejersker og læger. 10

11 4.5 b Program for udbredelse af velfærdsteknologi 4.6 Kommunerne på sundhed.dk 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområd et Der er etableret et program for velfærdsteknologi, som omfatter udbredes af udvalgte velfærdsteknologiske løsninger i kommunerne. Initiativerne omfatter udbredeles af løfteteknik, bedre brug af hjælpemidler, spiserobotter og vasketoiletter. Initiativerne forventes at kunne frigøre potentialer på 500 mio. kr. i 2017 Potentialet vil dække over implementering af alle fire teknologier. Potentialet kvalificeres løbende med måling af kommunernes budgetterede besparelser som følge udrulning af velfærdsteknologi. Der er gennemført målinger for 2014 og Tallet angivet for 2016 er estimeret. Målingerne gennemføres første kvartal hvert år frem til og med Projektet har haft fokus på etablering af en version 2 af sundhed.dk. Projektet tilvejebringer en teknisk løsning, der gør det muligt for kommunerne selv at lægge sundheds- og forebyggelsestilbud op på sundhed.dk. Projektet har fokus på kvalitative i form af bedre overblik over de kommunale tilbud på sundhed.dk. Dertil kommer i form af, at sundhedsprofessionelle hurtigere og nemmere kan få overblik over de kommunale sundheds- og forebyggelsestilbud Projektet er under kvalificering mhp. at sikre, at den it-understøttelse, der udvikles som del af projektet, kan medvirke til effektivisering af arbejdsgangene og koordination på tværs af den enkelte borgers samlede kommunale forløb. I den forbindelse revurderes potentialet. Der vil i årene 2016 til 2017 være betydelige implementeringsomkostninger forbundet med løsningen, hvorfor der er en negativ businesscase i den periode. Link til businesscasen: 11

12 Projektet fortsætter i den kommende fælleskommunale digitale strategiperiode År Byg og Miljø Projektet har tilvejebragt en selvbetjeningsløsning til digital ansøgning om byggetilladelse og anmeldelse af byggesager. Projektet er gennemført af KOMBIT. Gevinsterne dækker over en mere effektiv byggesagsbehandling med færre tilbageløb, samt mere strukturerede data fra ansøgningstidspunktet grundet borgerens adgang til flere informationer i forbindelse med afsendelse af ansøgningen om byggetilladelse. Gevinstpotentialet er for hovedparten aftalt som del af økonomiaftalen jf. projekt 1.1 (Obligatorisk digital selvbetjening). De 30 af de 38 mio. indgår i potentialet for bølge 3 i 2015 og frem, og beløbet medregnes derfor kun én gang i det samlede gevinstpotentiale for handlingsplanen. Du kan læse businesscasen her: Projektet afsluttes ved udgangen af Fælleskommuna l standardisering af geodataområde t 5.3 Digitalisering af -58,6-58,6-58,6 Projektet har haft fokus på udvikling af standarder for data på geodata området. En standardisering muliggør mere effektive arbejdsgange forbundet med håndtering af geodata, blandt andet nemmere opdatering og håndtering af data. Du kan læse business casen her: Business case for Fælleskommunal standardisering af geodataområdet Projektet er afsluttet uden resultater på grund af manglende vilje fra staten til at finansiere de nødvendige udgifter til tilretning af de statslige løsninger. 12

13 planer delprojekt om kommuneplaner 5.4 Digitalisering af planer delprojekt om lokalplaner 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet, herunder særligt data og ESR 6.1a Rammearkitekt ur og servicekatalog Der har været gennemført et pilotprojekt med fokus på digitalisering af kommunernes lokalplaner. Lokalplanerne findes i dag i Plan.dk i pdf formater. Som del af projektet er der udarbejdet et bud på en datamodel for fremtidens lokalplaner i Plan.dk. Der er identificeret, som blandt andet dækker over en nemmere fremsøgning af oplysninger i lokalplanen som følge af, at den er gjort digital og søgbar. Gevinster forbundet med udbredelse af en løsning til alle kommuner er under afklaring. * * * * * * ESR er en del af monopolbruddet. Samtidig betyder grunddataaftalen, at der gennemføres en sammenhængende reform af ejendomsregistreringen, hvilket betyder, at registerdelen i ESR nedlægges. Det fælleskommunale er at udvikle nye kommunale systemer, der sikrer opkrævning af ejendomsskatter og ejendomsbidrag opgaver, som også i dag løses via ESR. Herefter kan betalingen til ESR udfases. Business case for konkurrenceudsættelse af ESR indgår i 6.2. * * * * * * Den fælleskommunale rammearkitektur udvikles i KOMBIT og vil danne grundlag for konkurrenceudsættelse af it-systemerne på de områder, hvor KMD i dag er eneste leverandør, jf Gevinsterne forbundet med rammearkitekturen kan ikke direkte kvantificeres, men rammearkitekturen udgør et centralt grundlag for bedre og billigere it-løsninger, blandt andet ved at sikre bedre datasammenhæng på tværs af løsninger og styrket konkurrence på markedet. 13

14 6.1b Sager på tværs af itløsninger og organisatoriske skel 6.1c Kommunernes It-Arkitekturråd 6.2 Konkurrence på monopolområd erne, potentiale i alt Heraf: a) Konkurrenceudsættelse i regi af KOMBIT, fagsystemer Læs mere om projektet på KOMBIT s hjemmeside Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt, da projektet indgår som forudsætning for projekt Der kan ikke fastlægges konkrete økonomiske, da projektet udgør et fundament for en efterfølgende implementering af forretningssystemer. I business casen er der i stedet beskrevet de forventede, kvalitative forbundet med en mere smidig udveksling af sager på tværs af systemer. Du kan læse business casen her: Business case for sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel It-Arkitekturrådet har til formål at kvalificere it-arkitekturforslag på konkrete projekter. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt. Projektet afsluttes ved udgangen af Konkurrenceudsættelsen af monopolområderne under KMD sker i regi af hhv. KOMBIT og UDK/ATP. For så vidt angår de såkaldte forudsætningssystemer de it-løsninger, som flere løsninger anvender på tværs sker konkurrenceudsættelsen i fællesskab, idet KOMBIT etablerer nye støttesystemer, som afløser de hidtidige forudsætningssystemer, som fremover vil blive anvendt på tværs af de fælleskommunale i løsninger i regi af KOMBIT og UDK. a) og b) er de forventede minimumsbesparelser på hhv. kommunernes egne it-budgetter og betaling for UDK s it-drift som følge af lavere udgifter til de nye løsninger. Når en mindre del af besparelsen indtræder allerede fra 2014 skal det ses i sammenhæng med den nedsættelse af KMD s priser, som KOMBIT og ATP indgik aftale om. 14

15 b) Konkurrenceudsættelse i regi af UDK, fagsystemer c) Konkurrenceudsættelse af forudsætningssystemer d) Effektivisering af arbejdsgange som følge af nye løsninger c) er gevinsten ved, at betalingen for KMD s hidtidige forudsætningssystemer skal bortfalde, når de nye støttesystemer tages i brug. Beløbet er udtryk for det forventede fulde potentiale heraf. Sagen er forudsat under forhandling m. KMD. d) er det potentiale, som de nye løsninger skaber for omlægning til mere effektive arbejdsgange. KL og KOMBIT vurdere, at de nye løsninger for sygedagpenge og kontanthjælp muliggør effektiviseringer i størrelsesordenen 80 mio. kr., mens UDK/ATP vurdere en besparelse på ca. 15 mio. kr. ved fuld indfasning af deres løsning. 6.3 FLIS FLIS er kommunernes nye fælles ledelsesinformationssystem. FLIS dækker områderne økonomi, personale, borger, skole, ældre og voksenhandicap. I december 2014 kommer området udsatte børn og unge også ind i systemet. Gevinsten ved FLIS er blandt andet, at kommunerne får adgang til ledelsesinformation, som de kan bruge som grundlag for analyser og benchmarking, og at de får bedre og billigere adgang til deres egne data. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt. 15

16 16