VERSION 2 JUNI Tilsyn. Det generelle tilsyn med døgninstitutioner og private opholdssteder for anbragte børn og unge med særlige behov.

Transkript

1 VERSION 2 JUNI 2011 Tilsyn Det generelle tilsyn med døgninstitutioner og private opholdssteder for anbragte børn og unge med særlige behov.

2 1. Indledning og formål Kommunalbestyrelsen er efter Retssikkerhedslovens 16 forpligtiget til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Forpligtigelsen omfatter både indholdet i tilbudene og den måde, opgaverne løses på. Kommunalbestyrelsen er jf. Lov om social service 148 a, stk. 1, forpligtet til at udøve det generelle tilsyn med de døgninstitutioner og private opholdssteder der er beliggende i Frederikssund Kommune. Det individuelle tilsyn med det enkelte anbragte barn eller den enkelte unge påhviler den anbringende kommune. Der er 5 private opholdssteder og 1 døgninstitution i Frederikssund Kommune. Formålet med det generelle tilsyn er: At lovgivningen overholdes At anbringelsesstedet lever op til den givne godkendelse (opholdsstederne) At de offentlige midler anvendes forsvarligt og i overensstemmelse med formålet for anbringelsesstedet At det pædagogiske arbejde har kvalitet og bliver udført, herunder at anbringelsesstedet arbejder med udgangspunkt i den beskrevne pædagogiske målsætning og metode at det pædagogiske tilbud til enhver tid er til børnenes/de unges bedste at der forebygges ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer At støtte udviklingen af anbringelsesstedet Tilsynet vil blive varetaget som 1 anmeldt tilsyn, 1 opfølgningsmøde på baggrund af det anmeldte tilsyn og 1 uanmeldt tilsyn, jf. Lov om social service 148 a, stk. 2. Udover de formelle tilsynsbesøg er der en løbende dialog med anbringelsesstederne. I de tilfælde, hvor dette omfang ikke skønnes at være tilstrækkeligt, iværksættes yderligere tiltag. Såfremt der er forhold på opholdsstedet, der giver anledning til bekymring, kan der iværksættes et øget tilsyn. Der fastlægges en plan for omfang og indhold af det øgede tilsyn, der med udgangspunkt i problemernes karakter, giver mulighed for yderligere indsigt i anbringelsesstedet. Opholdsstedet meddeles begrundelse for det øgede tilsyn. Tilsynet baserer sig generelt på tre overordnede principper: Kontrolaspektet: Fokus på at gældende lovgivning overholdes, og at anbringelsesstedet virker i overensstemmelse med gældende aftaler. Kvalitetsaspektet: Fokus på fastholdelse og udvikling af gode standarder i anbringelsesstedets ydelser og opgaveløsninger samt at fastholde basiskvalitet. Udviklingsaspektet: Fokus på, at anbringelsesstedets rammer og ydelser løbende udvikles i overensstemmelse med børnenes/de unges behov, herunder metodeudvikling, personaleudvikling og organisationsudvikling. 2/7

3 I den konkrete tilsynsopgave ligger alle tre aspekter eller principper således, at alle tre måder at vurdere anbringelsesstedet på indgår i den viden, kommunen har pligt til at fremskaffe om tilbuddene. Kontrolaspektet er overordnet. De oplysninger der opnås ved, at tilsynet bidrager til kvalitetssikring og udvikling, er en del af den samlede dialog med stedet og kan anvendes i kontrollen med anbringelsesstedet. 2. Fokus på drift og pædagogik i tilsynet Tilsynet omfatter såvel de driftsmæssige forhold, som det pædagogiske arbejde. 2.1 Det driftsmæssige tilsyn Tilsynet skal i forhold til de driftsmæssige forhold sikre indsigt med: De fysiske rammer, herunder bygningsstandard, renovering/vedligeholdelsesplaner og overholdelses af myndighedskrav. Tilsynsbesøget starter med en rundvisning. Økonomi, herunder om anbringelsesstedets forbrug er i overensstemmelse med det vedtagne budget og afpasses efter de foreliggende opgaver. Indeholder således en vurdering af, om anbringelsesstedet drives økonomisk hensigtsmæssigt og forsvarligt. Særligt for de private opholdssteder. Frederikssund Kommune skal ved tilsynet sikre: At de offentlige midler anvendes til formålet At der er gennemskuelighed i de økonomiske forhold på opholdsstedet At taksten svarer til den ydelse, opholdsstedet tilbyder At den samlede drift foregår økonomisk forsvarligt At der ikke sker privat formueakkumulering for offentlige midler Opholdsstedet anmodes om at indsende næste års budget, således at det er Frederikssund Kommune i hænde senest den 1. oktober. Frederikssund Kommune skal godkende opholdsstedets budget på rammerne løn, ejendomsudgifter og øvrige udgifter samt beregne opholdsstedets årlige takst. Fremskrivningen af budgettet mellem årene vil ske ud fra Frederikssund Kommunes generelle fremskrivningsprocent samt under hensyntagen til lokale forhold, som ministeriets vejledning om tilsyn tilsiger. Opholdsstederne anmodes om at indsende regnskabet for det foregående år til Frederikssund Kommune, senest den 1. maj. Styring/ledelse, herunder ledelsesværdier, organisering af ledelse, kompetencefordeling / uddelegering af ansvar. Personaleforhold, herunder personalesammensætning, personaleudskiftning/-flow, rekruttering, sygefravær og vikarforbrug. Introduktion af nye medarbejdere, arbejdstilrettelæggelse og mødevirksomhed, information og instruktion ift. tavshedspligt og reglerne om magtanvendelse. 3/7

4 Arbejdsmiljø, herunder bl.a. medindflydelses- og sikkerhedsarbejdet (herunder beredskab ift. arbejdsskader, vold/trusler om vold), kommunikation og samarbejde mellem ledelse, medarbejdere og brugerne, konfliktniveau og indsatser til forebyggelse heraf samt medarbejdertilfredshed. Hygiejne, sundhed, herunder standarden på disse områder samt om anbringelsesstedet sørger for, at børnene/de unge får de sundhedsydelser, de har krav på (forebyggende børneundersøgelser, vaccinationer, tandpleje), håndtering af medicin, tilbud om motion mv. Eksternt samarbejde, herunder samarbejde med Frederikssund Kommune, anbringende kommuner, børnene/de unges primære dagtilbud og andre samarbejdspartnere Det pædagogiske tilsyn Tilsynet skal i forhold til det pædagogiske arbejde sikre sig indsigt i: Pædagogiske principper og metoder, herunder den pædagogiske praksis på anbringelsesstedet, hvilke pædagogiske metoder der anvendes, struktur og indhold af hverdagslivets aktiviteter. Pædagogikkens omsættelighed, herunder om ledelse og medarbejdere er i stand til at omsætte pædagogikken ift. de børn og unge, der aktuelt bor på anbringelsesstedet. Dokumentation og beskrivelse af arbejdsgange/faglig praksis og begrundelse for denne. Hverdagsliv, omgangstone og atmosfære. Visitation og indskrivning, herunder visitationsgrundlaget samt, om anbringelsesstedets profil (tilbudsportalen) matcher børnene/de unges behov. Indskrivningspraksis og indskrivningsprocedurer, akutindskrivninger og planlagte indskrivninger. Udskrivning og udslusning, herunder planlagt, ikke planlagt udskrivning, samt hvad barnet/den unge udskrives til. Praksis for udskrivning og udslusning. Handleplaner/ pædagogiske planer, opfølgning herpå samt resultatopfølgning. Hvordan gør indsatsen en forskel for barnet/den unge? Opnås målet med den givne indsats for barnet/den unge? Faglig udvikling, herunder medarbejderudvikling, udviklingsområder, udviklingsplaner, MUS samtaler og supervision. Brugeroplevet kvalitet, herunder hvorledes børnene/de unge inddrages i beslutninger der vedrører dem og deres hverdag. Afholdes der børnemøder? Det er ikke tilsynets opgave at sikre det enkelte barn/ung, men sikre, at gruppen af børn/unge får en udtalemulighed i forhold til Frederikssund Kommune som tilsynsmyndighed. Samarbejde med forældre, herunder værdier for forældresamarbejdet, hvorledes der arbejdes med pårørendeindflydelse og om der er forældreråd/brugerråd. Hvorledes forældre inddrages, herunder forældresamarbejde og samvær/kontakt med forældre. Udviklingsaktiviteter, herunder hvordan anbringelsesstedet arbejder med at sikre og udvikle kvaliteten af det pædagogiske arbejde. Hvordan stedet udvikler sig i forhold ændringer i opgaven. 4/7

5 Magtanvendelse. Reglerne vedrørende magtanvendelse fremgår af Socialministeriets bekendtgørelse nr af 21. september 2010 om magtanvendelse. Alle tilfælde af magtanvendelse skal i henhold til ovennævnte bekendtgørelse og Frederikssund Kommunes vejledning, indberettes til Frederikssund Kommune, Familieafdelingen. Indberetning skal ske på de af kommunens udarbejdede indberetningsskemaer. Skemaerne kan hentes elektronisk på Frederikssund Kommunes hjemmeside. Magtanvendelse er et fast punkt til drøftelse i forbindelse med tilsynsbesøg. Tilsynsteamet, Familieafdelingen yder rådgivning og vejledning i forhold til reglerne, og opholdsstedet kan i tvivlstilfælde og ved usikkerhed kontakte Tilsynsteamet, Familieafdelingen. 3. Udmøntning af det generelle tilsyn Det generelle tilsyn vil blive gennemført som et anmeldt tilsyn, et opfølgningsmøde på det anmeldte tilsyn og et uanmeldt tilsyn med mulighed for et opfølgningsmøde, hvis det skønnes formålstjenligt eller opholdsstedet ønsker det. Ved tilsynene deltager en socialfaglig konsulent og en pædagogisk konsulent fra Familieafdelingens Tilsynsteam. Frederikssund Kommune har som tilsynsmyndighed til enhver tid adgang til anbringelsesstedet. I udøvelsen af funktionen som tilsynsmyndighed har Frederikssund Kommune fri adgang til at tale med personalet. Både det anmeldte og uanmeldte tilsyn udføres med udgangspunkt i en respektfuld og anerkendende tilgang, og omdrejningspunktet for dialog med børnene/de unge, medarbejdere og ledelse vil være positiv og værdsættende Det anmeldte tilsynsbesøg Det anmeldte tilsynsbesøg har tre faser: Forberedelse af tilsynsbesøg Gennemførelse af tilsynsbesøg Efterbehandling, afrapportering og høring Forberedelse af tilsynsbesøg 5 uger før det anmeldte tilsyn, oplyses dato og tidspunkt for tilsynet. Samtidig oplyses om fokuspunkter for tilsynsbesøget og der anmodes om relevante dokumenter. Dokumenter i form af virksomhedsplan, pædagogiske planer, tilbudsportalen mv. gennemgås Gennemgang af anbringelsesstedets indberetning af magtanvendelser, reviderede regnskab mv. Gennemførelse af tilsynsbesøg Det pædagogiske tilsyn gennemføres med udgangspunkt i tre tilgange: Skriftlige dokumenter som baggrundsoplysninger for det pædagogiske tilsyn. Direkte observationer, som kan tjene som øjebliksbilleder, konkrete eksempler som afsæt for dialog om praksis. Interview/samtale/dialog med ledelse, medarbejdere, de anbragte børn/unge, forældre, bestyrelse. 5/7

6 Et vigtigt element i det pædagogiske tilsyn er at tilbyde pædagogisk sparring, rådgivning og vejledning mhp. at sætte fokus på at forbedre indsatsen på et bestemt område gennem en periode. Efterbehandling, afrapportering og høring Der udarbejdes en rapport efter tilsynsbesøget. Tilsynskonsulenterne påbegynder umiddelbart efter udførelsen af tilsynsbesøget udarbejdelsen af tilsynsrapport. Rapporten udarbejdes efter en fast skabelon. Anbringelsesstedets ledelse modtager (elektronisk) et udkast til tilsynsrapport senest 4 uger efter tilsynsbesøget. Anbringelsesstedets ledelse korrigerer eventuelle faktuelle fejl. Ledelsen anmodes om, senest 10 hverdage efter modtagelse af udkast til tilsynsrapport, elektronisk at fremsende oplysninger om evt. faktuelle fejl. Tilsynsrapporten korrigeres for evt. fejl, og senest 10 hverdage senere sendes tilsynsrapporten i høring. Tilsynsrapporten sendes i høring i 4 uger hos de deltagere, der er indgået som informanter ved tilsynsbesøget. Endelig tilsynsrapport udarbejdes. Senest 10 hverdage efter indkomne høringssvar sendes tilsynsrapport til anbringelsesstedet. 3.2 Opfølgningsmøde Med baggrund i tilsynsrapporten og høringssvarene aftales et opfølgningsmøde med anbringelsesstedets ledelse og evt. andre. På mødet vil tilsynsrapporten blive drøftet, med særlig fokus på tilsynsrapportens konklusion og anbefalinger. Afstedkommer tilsynet en påtale om uhensigtsmæssigheder eller klare fejl skal dette tydeligt fremgå af rapporten, således at anbringelsesstedet har sikkerhed for, hvori forandringskravet består Uanmeldt tilsynsbesøg Det uanmeldte tilsynsbesøg har tre faser: Forberedelse af tilsynsbesøget Gennemførelse af tilsynsbesøget Tilbagemelding på det uanmeldte tilsynsbesøg Forberedelse af det uanmeldte tilsyn Uanmeldt tilsyn vil blive gennemført på tidspunkter, hvor der kan forventes at foregå situationer og gøremål som indgår i en naturlig sammenhæng på det givne tidspunkt for tilsynet. Gennemgang af tilgængelige dokumenter mv. Gennemførelse af det uanmeldte tilsynsbesøg Ved ankomst kontaktes anbringelsesstedets leder eller stedfortræder, som orienteres om tilsynet. Tilsynskonsulenterne forelægges relevante dokumenter vedr. udvalgte børn/unge (handleplan, pædagogisk plan, mv.). Rundgang i anbringelsesstedet. Tilsynskonsulenterne bevæger sig frit rundt i anbringelsesstedet uden ledsagelse. 6/7

7 Så vidt det er muligt, gennemføres samtale med en gruppe af børn/unge under tilsynsbesøget (såfremt de ønsker at deltage). Der gennemføres samtale med medarbejdere. Anbringelsesstedets leder eller stedfortræder kontaktes ved tilsynets afslutning. Opklarende spørgsmål drøftes og lederen får en kort orientering om tilsynets forløb. Efterbehandling, rapportering og høring Der udarbejdes en kort dokumentation af det uanmeldte tilsynsbesøg med udgangspunkt i tilsynsskabelon ved uanmeldt tilsyn. Tilsynsrapporten udarbejdes og sendes elektronisk til høring for faktuelle fejl hos anbringelsesstedets ledelse, senest 10 hverdage efter tilsynet. Besvarelsen tilbagesendes senest en uge efter modtagelsen. Tilsynsrapporten sendes i høring i 4 uger hos de deltagere der er indgået som informanter ved tilsynsbesøget. Endelig tilsynsrapport udarbejdes. Senest 10 hverdage efter indkomne høringssvar sendes tilsynsrapport til anbringelsesstedet. Hvis det skønnes formålstjenligt eller ønskes af opholdsstedet, afholdes opfølgningsmøde. 4. Opvækst & Uddannelsesudvalget Afrapportering til Opvækst & Uddannelsesudvalget sker som en årlig orienteringssag, hvor de generelle tendenser på tværs af tilsynene afrapporteres. 7/7