Brugerbestyrelsesmøde for Idrætsanlæggene i Gladsaxe Kommune Dagsorden. for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE

Transkript

1 Dagsorden for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE Møde nr. 3 Tirsdag den , Caféområdet i Gyngemosehallen, Gyngemose Parkvej 28A, 2860 Søborg Der serveres frugt, sandwich og drikkevarer. Eventuelle afbud til mødet bedes meddelt snarest muligt, senest til administrativ leder Jim Nielsen, telefon eller mail jim.nielsen@gladsaxe.dk Medlemmer Tilforordnede Anne Frankland Holger Kortbek Jeanette S. Knudsen Lars Køhler Ove Hedal Jim Nielsen Irene Sterlie Nina Nielsen Martin Steiner Mads Henning Pedersen Ole Lindskov Jens Karstensen Lars Abel Tom Vang Knudsen Eva Nielsen Kristian Niebuhr Thomas Monberg 30

2 Indholdsfortegnelse: Nr. 1 Nr. 2 Nr. 3 Nr. 4 Nr. 5 Træklatringsprojekt på Gladsaxe Sportscenter Meddelelser Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Status på økonomi Strategiseminar for brugerbestyrelsen Nr. 6 Evaluering af brugerrådsmøde Nr. 7 Nr. 8 Nr. 9 Nr. 10 Nr. 11 Nr. 12 Nr. 13 Nr. 14 Forslag om indgåelse af aftale mellem Gladsaxe Kommune og Anti Doping Danmark om dopingkontrol på kommunale idrætsanlæg Foreningers skiltning på idrætsanlæggene Ombytning af funktioner mellem området på hjørnet af Isbanevej og Gladsaxevej og den tidligere Marielyst Skole Udlejning af mødelokaler Indførelse af turneringsgebyr for udehold i Gladsaxe Bowlinghal Forsøgsprojekt med GIF Gymnastik om brug af Gyngemosehallen Fitness for en udvalgt gruppe medlemmer til præstationsfremmende, forebyggende eller genopbyggende styrketræning Planlægning af møder Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer 31

3 Nr. 1 Træklatringsprojekt på Gladsaxe Sportscenter Ved mail af til brugerbestyrelsens medlemmer, blev følgende tekst udsendt. Tilbagemeldingerne pr. mail har været enstemmigt positive, for et videre arbejde med projektet, under forudsætning af Kultur-, Fritidsog Idrætsudvalgets endelige godkendelse. Traditionen for denne form for træklatring kommer fra Frankrig, hvor det har været brugt i forskellige sammenhænge i mere end 30 år. I Danmark er der siden 2005 etableret træklatringsbaner flere steder. I hovedstadsområdet er der pt. lignende anlæg på Carlsberg i Valby, og der er lige åbnet et indendørs anlæg i den store samlehal på Refshaleøen. Anlægget på Carlsberg er midlertidigt, da de benyttede træer til banen skal fældes til fordel for den kommende byudvikling af området. Anlægget på Refshaleøen forventes som indendørs anlæg overvejende at være i brug i vinterhalvåret. Alle anlæg i Danmark lignende det påtænkte på Gladsaxe Sportscenter er drevet på kommerciel basis, af private aktører. Som orienteret på brugerbestyrelsesmøde , har der været en dialog med en privat aktør, der ønsker at etablere en træklatringsbane i træerne omkring Sportshostel på Gladsaxe Sportscenter. Den private aktør, har været med til at etablere banen på Carlsberg, men er ikke driftsmæssigt involveret i den, lige som han har været med til at lave den første bane i Danmark - Go High, på Kragerup Gods ved Kalundborg, der drives af godset selv. Denne dialog er forløbet positivt og er nu nået så langt, at projektet er klar til en egentlig bindende aftale og ansøgning om godkendelse hos de nødvendige myndigheder. Området hvor træklatringsbanen påtænkes placeret er rundt om Sportshostel og op langs bagenden af Skøjtehallen. Den nuværende anvendelse af området til krolf og mountainbike og som forbindelsesareal for hele sportscenteret kan uhindret fortsætte, med evt. mindre omlægninger af de pågældende baner. Kontrakten med den eksterne aktør vil bygge på følgende hovedprincipper: 32

4 - Kontrakten vil være uopsigelig for Gladsaxe Sportscenter i fem år og med en efterfølgende mulighed for opsigelse på et år. - Aftalen vil baseres delvist på en fast brugsafgift til Sportscenteret og en omsætningsafhængig afgift, der forventes at indbringe Sportscenteret mellem og i løbet af de første fem år. - Alle investeringer i forbindelse med træklatringsbanerne, ansvaret for driften og indhentning af godkendelser hos myndigheder m.v. påhviler den eksterne part. - Ingen træer fjernes pga. anlægget og der vil kun i meget begrænset omfang forekomme beskæring af træerne som eneste form for invasive indgreb på træerne. Der har i mange år ikke været foretaget en pleje af træerne på Gladsaxe Sportscenter, hvilket der ved en gennemgang af træerne i 2012 af en ekstern konsulent blev gjort opmærksom på. Denne pleje vil blive foretaget samtidig med anlæggelsen af banen. Uden for træklatringsbanens område trænger der flere steder desuden til en udtynding af træerne, hvilket også påtænkes at indgå i aftalen omkring etableringen af træklatringsbanen. Både anlæggelsen af træklaringsbanen og plejen af træerne på Gladsaxe Sportscenter vil ske i tæt samarbejde med Ejendomscenterets landskabsarkitekter. Der er i samme forbindelse allerede foretaget en vurdering af, at Nordvands ønsker om en overfladeafledning af regnvand fra anlægget og træklatringsprojektet, vil supplere hinanden yderst positivt. Personerne bag træklatringsprojektet forventer et besøgstal på mellem 50 og 100 om dagen, svarende til personer i løbet af en sæson, når anlægget er i fuld drift. Sæsonen vil langt overvejende være i sommerhalvåret. Parkeringspladsen ved Skøjtehallen, der har en meget lav belægning i sommerhalvåret, vil være det primære parkeringsareal for træklatringsbanens brugere. Kundeflowet vil være jævnt hen over dagen og ugen og ikke udgøre en punktvis belastning af Gladsaxe Sportscenters infrastruktur, som det ses ved f.eks. arrangementer med mange tilskuere. Det er ledelsen for idrætsanlæggenes vurdering, at idrætsanlæggene ikke selv inden for en overskuelig fremtid vil være i stand til at gennemføre et lignende projekt, da der ikke er den nødvendige viden om etablering, driftsmæssig indsigt og økonomi til stede for at etablere et sådan anlæg. 33

5 På baggrund af de enstemmigt positive tilbagemeldinger pr. mail om at fortsætte med projektet, vil den eksterne operatør Michel Pascual deltage under dette punkt og fortælle om projektet samt besvare eventuelle spørgsmål. Idrætschefen fremsætter punktet til efterretning Nr. 2 Meddelelser a. VandPlus har fremsendt tilsagnsbrev på tilskud op til kr. 3 millioner i forbindelse med vandafledningsprojekt på Gladsaxe Sportscenter. b. Mandag er alle borgere i Gladsaxe Kommune inviteret til fodboldkamp mellem AB og Lyngby på Gladsaxe Stadion. Der er gratis entré for Gladsaxe borgere, mod fremvisning af sundhedskort. c. Der afholdes brugermøde for Bagsværd Stadion , Gladsaxe Idrætshaller og Gladsaxe Stadion d. Søndag afholdes Idrættens Dag , hvor borgmesteren åbner dagen ved Gladsaxe Svømmehal. Der er hele dagen ( ) gratis adgang til Gladsaxe Svømmehal og Friluftsbadet. Gladsaxe Musik- og Billedskole underholder med koncerter ved Friluftsbadet. Idrætschefen forelægger punkterne til orientering Nr. 3 Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget 34

6 Nr. 4 Status på økonomi Det vedtaget budget for 2013 udgør kr Det korrigerede budget for 2013 udgør kr Ved opfyldelse af det korrigerede budget, vil Idrætsområdet pr have færdigbetalt merforbruget fra I 1. kvartal 2013 er forbrugt kr svarende til 11,90% af det korrigerede budget. I samme periode 2012 blev forbrugt 19,67%. Det lavere forbrug i 2013 skyldes alene tekniske ændringer i budgetstyringen, samt opkrævning af vandforbrug, der i 2012 blev opkrævet og konteret i 1. kvartal, mens opkrævning/kontering i 2013 først er sket i 2. kvartal. Forventningen er, at Idrætsområdet ender 2013 med et 0 i forhold til det korrigerede budget. Budgetopfølgning vedlægges som bilag 1. Bemærk, at der er flere faner i dokumentet. Fane 1 Simpel og overordnet budgetopfølgning Fane 2 Budgetopfølgning opgjort pr. anlæg Fane 3-6 Udspecificeret budgetopfølgninger på områder Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 5 Strategiseminar for brugerbestyrelsen På brugerbestyrelsesmøde besluttede brugerbestyrelsen at arbejde videre med et strategiseminar, fordelt på 2 lørdage, hhv. før og efter sommerferien. Efter rundspørge blandt samtlige brugerbestyrelsesmedlemmer, er valgt de to lørdage, hvor flest har meldt tilbage de kan deltage. Strategiseminar for brugerbestyrelsen bliver afholdt hhv. lørdag og lørdag Begge dage

7 Strategiseminaret bliver afviklet i samarbejde med Lars Steen Pedersen fra LSP Resolve. Nærmere invitation med program og sted udsendes senere. Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 6 Evaluering af brugerrådsmøde Mandag blev afholdt brugerrådsmøde for idrætsanlæggene. Brugerrådsmødet blev afholdt i NV lokalet på Gladsaxe Sportscenter. Der deltog ca. 40 personer ved brugerrådsmødet. Resumé af brugerrådsmødet vedlægges som bilag 2. Idrætschefen forelægger punktet til evaluering Nr. 7 Forslag om indgåelse af aftale mellem Gladsaxe Kommune og Anti Doping Danmark om dopingkontrol på kommunale idrætsanlæg Lars Abel har på vegne af Det Konservative Folkepartis byrådsgruppe, ved mail til borgmesteren, fremsat forslag til Byrådet om indgåelse af aftale med Anti Doping Danmark om dopingkontrol på kommunale idrætsanlæg. Mail med forslaget vedlægges som bilag 3. Idrætschefen forelægger punktet til orientering 36

8 Nr. 8 Foreningers skiltning på idrætsanlæggene Der er flere steder på idrætsanlæggene ophængt skilte med hjemhørende foreningers logo og navn. I forbindelse med yderligere en forespørgsel fra en forening om opsætning af pr-materiale, ønskes en principiel stillingtagen til dette. Den hidtidige praksis i forbindelse med, at foreningerne gerne vil gøre reklame for deres tilhørsforhold til hvert enkelt anlæg, har været, at der kan opsættes skilte efter aftale med anlæggets ledelse. Det påhviler foreningerne selv at afholde udgifter i forbindelse med skiltningen. Lejlighedsvis skiltning har hidtil kunnet gennemføres i et næsten ubegrænset omfang. Idrætschefen indstiller at retningslinjer for foreningers skiltning indarbejdes i de generelle retningslinjer for skiltning på idrætsanlæggene at retningslinjerne for foreningers skiltning vil tage udgangspunkt i, at: - foreningerne fortsat selv skal afholde udgifter i forbindelse med skiltningen - skiltning på forlangende fra idrætsanlæggenes side kan ændres i sin placering eller omfang - permanent skiltning kan ske som faste skilte med navn og logo. Bannere, flag m.v. ikke er at betragte som en sådan - lejlighedsvis skiltning efter aftale med anlæggene, kan etableres på foranledning af foreningerne selv 37

9 Nr. 9 Ombytning af funktioner mellem området på hjørnet af Isbanevej og Gladsaxevej og den tidligere Marielyst Skole I forbindelse med afklaringen af anvendelsen af det kvadratmeter store asfalterede område, der etableres efter opførelsen af den nedgravede varmevekslerstation på hjørnet af Isbanevej og Gladsaxevej, er der blevet peget på hensigtsmæssigheden i at bytte rundt på nogle funktioner i forhold til det kommende 10. klasse center/ungdomsskole i den tidligere Marielyst Skole. Den rulleskøjtehockeybane, der tidligere stod på arealet på hjørnet af Isbanevej og Gladsaxevej, genopføres blot med en anden placering på grunden, da den med sine 800 kvadratmeter fylder så meget, at der ikke synes at kunne findes en anden fornuftig placering til denne. Samtidig opføres en kombineret knallert/cykelbane, der kan bruges i undervisningssammenhæng. Det mindre boldbur og evt. skaterramper placeres nærmere det kommende 10. klasse center/ungdomsskoles område (nuværende Marielyst Skole) under hensyn til at give optimale muligheder for et tilsyn med de aktiviteter, der forgår i den forbindelse. Idrætschefen indstiller at rulleskøjtehockeybanen bevares på arealet på hjørnet af Isbanevej og Gladsaxevej at der etableres kombineret knallert og cykel bane, der kan bruges i undervisningssammenhænge at mindre boldbur og evt. skaterramper placeres andet sted på matriklen, nærmere det kommende 10. klasse center/ungdomsskole (nuværende Marielyst Skole) Nr. 10 Udlejning af mødelokaler Idrætsanlæggene råder over en række mødelokaler, der udover intern anvendelse til egne og foreningers møder og arrangementer, også egner sig til udlejninger til eksternt brug i både dag- og aftentimer. 38

10 Eksternt brug omfatter møder, kurser og private arrangementer. Lejere udgør kommunale institutioner, eksterne aktører og private borgere/brugere. Indtægten for udlejningen af mødelokale NV og B var i 2012 kr ,00 og har således en væsentlig betydning for idrætsanlæggenes økonomi, idet indtægten er på et niveau svarende til indtægten for Gladsaxe Stadion, eller den samlede indtægt for både Sportshal 1 og 2. Reduceres dette indtægtsgrundlag, skal der findes en tilsvarende besparelse på idrætsanlæggenes drift og udvikling. Mødelokalet på Sportshostel og Balkonen i Skøjtehallen udlejes primært privat enten i forbindelse med overnatning eller ved børnefødselsdage i Skøjtehallen. Caféen på Bagsværd Stadion udlejes til private arrangementer ca. 15 gange årligt, hertil en række kurser og møder i dagtimerne. Udlejning af caféen er en del af indtægtsgrundlaget for forpagteren af Sportscaféen på Bagsværd Stadion. Idrætsanlæggene udlejer mødelokale NV og B til såvel møder og kurser som til private arrangementer. Private arrangementer omfatter eksempelvis fødselsdage, barnedåb og familie sammenkomster. Udlejning af mødelokale NV og B har været drøftet i både Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget samt i brugerbestyrelsen, grundet manglende oprydning efter arrangementer til gene for brugerne af anlægget den efterfølgende dag, og arrangementer der har haft en kommerciel karakter. I det seneste års tid har ca. 60% af udlejninger i NV og B fungeret særdeles tilfredsstillende, uden bemærkninger. Ca. 30% af udlejningerne har krævet ekstra rengøring af mødelokalerne efter arrangementet, hvilket er blevet viderefaktureret lejer. Ca. 10% af udlejningerne har været af sådan karakter, at øvrige brugere efterfølgende er generet heraf i kortere tidsrum ødelagt spejl, glas, lampe og lign. I disse tilfælde er skaderne udbedret hurtigst muligt, og samtlige omkostninger er viderefaktureret til lejer. På baggrund af vores erfaringer indtil nu, er det fra april måned 2013 indført obligatorisk for lejer, at tilkøbe slutrengøring, hvilket sikrer, at både mødelokale samt de omkringliggende faciliteter fremtræder pæne og rengjorte umiddelbart efter brug. Rengøring er nu fast struktureret, idet anlægget forestår alle slutrengøringer. 39

11 Det har hele tiden været praksis, at lejer er faktureret for manglende rengøring, ligesom evt. skader på bygning eller inventar er afholdt af den lejer, hvis arrangement har pådraget skaderne. Der føres tilsyn med lokaler både før og efter udlejning, for at sikre, at eventuel manglende oprydning og/eller skader straks udbedres og viderefaktureres lejer. Fra 1. maj 2013 er formuleringen omkring private arrangementer ændret til familielignende arrangementer, ligesom det for lejeaftaler indgået efter 1. maj 2013 er indskærpet, at - der ikke må tages entré i døren - der ikke må ske salg af mad og drikkevarer, med mindre lejer har de fornødne tilladelser - lejer skal være over 25 år Der sker således fremadrettet en screening af de enkelte udlejninger forud for indgåelse af lejeaftale. Kopi af lejeaftale for NV lokalet vedlægges som bilag 4. Idrætschefen indstiller at der fortsat kan udlejes mødelokaler til familielignende arrangementer at fremtidige lejeaftaler baseres på de igangsatte skærpede krav at tilsynet med arrangementer i idrætsanlæggenes mødelokaler skærpes, ved at det stedlige personale tilser faciliteterne som afslutning på deres vagt at de regler der fastsættes for brugen af mødelokalerne gælder for alle anlæggets brugere Nr. 11 Indførelse af turneringsgebyr for udehold i Gladsaxe Bowlinghal Gladsaxe Bowling Klub har på foregående brugermøder stillet forslag og undring over, at udehold, der spiller turneringskampe i Gladsaxe Bowlinghal ikke opkræves turneringsgebyr af Bowlinghallen. Gladsaxe Bowling Klub og alle øvrige bowlingklubber bliver opkrævet turneringsgebyr ved turneringer i samtlige andre bowlinghaller i Danmark. 40

12 Turneringsgebyrer i øvrige bowlinghaller koster typisk kr ,- pr. turneringshold (6 vs 6 på 4 baner i 2,5 time samt 4 vs 4 på 4 baner i 2,5 time, mens 3 vs 3 på 2 baner i 2,5 time typisk koster kr ,- pr. turneringshold). Et turneringsgebyr for udehold i Gladsaxe Bowlinghal vil medvirke til indtægten i bowlinghallen og vil øge mulighederne for den løbende drift og vedligeholdelse på anlæggene. Baggrunden for, at der ikke tidligere er opkrævet turneringsgebyr for udehold, har alene beroet på en udvidet service for udehold, idet vores hjemmehørende bowlingklubber altid er blevet opkrævet turneringsgebyr ved turneringer udenfor Gladsaxe Bowlinghal. Hjemmehørende bowlingklubber vil ikke blive berørt af indførelsen af turneringsgebyr for udehold, idet disse fortsat vil få stillet vederlagsfri tider til rådighed jf. Folkeoplysningsloven og fordelingen af FIG. Der har været afholdt dialogmøde med Gladsaxe Bowling Klub omkring ovenstående, for konkret at afklare undringen/forslaget. Gladsaxe Bowling Klub bakker fortsat op om indførelse af turneringsgebyr for udehold. Idrætschefen indstiller at der indføres turneringsgebyr for udehold fra kommende sæson med start at turneringsgebyr for 2013/2014 fastsættes til kr. 500,- pr. udehold for 6-6 og 4-4 samt kr. 250,- pr. hold ved 3-3. at KBU og DFB samt bowlingklubberne adviseres i uge 21, så priser kan indarbejdes i unionernes prislister og meldes ud, inden turneringsplaner lægges 41

13 Nr. 12 Forsøgsprojekt med GIF Gymnastik om brug af Gyngemosehallen Fitness for en udvalgt gruppe medlemmer til præstationsfremmende, forebyggende eller genopbyggende styrketræning GIF Gymnastik har ønsket at afprøve en ordning i samarbejde med Idrætsanlæggene, hvor en udvalgt gruppe af foreningens medlemmer får adgang på særlige vilkår til Gyngemosehallen Fitness, hvor de har langt den største del af deres aktiviteter. Hensigten med aftalen er, at den skal give plads til, at foreningens medlemmer kan supplere deres almindelige træning med præstationsfremmende, forebyggende eller genopbyggende styrketræning. Ordningen knytter sig til det forsøgs- og udviklingsprojekt, der kører i Gyngemosehallen frem til sommeren Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 13 Planlægning af møder Planlægning og koordinering af møder i forhold til brugerbestyrelsens medlemmer. Der afholdes en række af møder på idrætsanlæggene, opdelt i 3 niveauer - Brugerbestyrelsen - Brugerråd - Brugermøder I forbindelse med planlægning og afholdelse af møderne, er der gjort indsigelse omkring tilrettelæggelsen og koordinering i forhold til blandt andet de politiske kalendere, der også favner mange øvrige møder. I forhold til afholdelse af de driftsmæssige brugermøder på de enkelte idrætsanlæg ønskes en tilkendegivelse af, i hvilket omfang brugerbestyrelsens medlemmer ønsker at deltage på disse. Idrætschefen forelægger sagen til behandling 42

14 Nr. 14 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer 43