Hovedpunkter. fra et monitoreringsprojekt støttet af Beskæftigelsesregion Syddanmark:

Transkript

1 Hovedpunkter fra et monitoreringsprojekt støttet af Beskæftigelsesregion Syddanmark: Analyse af organisering og tilrettelæggelse af sagsarbejdet i Jobcenter Aabenraa og Jobcenter Haderslev med hovedvægt på kontanthjælpsområdet og sygedagpengeområdet Odense, marts 2012

2 Grundlaget for undersøgelsen Hermed præsenterer Morten Rambøl Analyse hovedpunkter fra projektet Analyse af organisering og tilrettelæggelse af sagsarbejdet i Jobcenter Aabenraa og Jobcenter Haderslev med hovedvægt på kontanthjælpsområdet og sygedagpengeområdet, hvor fleksjob- og ledighedsydelsesområderne, integrationsområdet og området for forsikrede ledige er også medtaget i analysen. 1 Projektet har løbet i perioden 1. oktober marts 2012 og er blevet støttet økonomisk af Beskæftigelsesregion Syddanmark med kr Analysens overordnede formål har været at skabe overblik over ressourceanvendelsen ved sagsbehandling på de respektive områder for at styrke jobcentrenes muligheder for fremadrettet at have et fleksibelt og valid redskab til nedjustering og opjustering af sagsbehandlernormeringerne efter skiftende behov. I analysen har undertegnede inddraget plausible forklaringer på tendenser i undersøgelsesresultaterne i det omfang, det har været muligt inden for projektets rammer. Det enkelte jobcenter og den enkelte afdeling vil derudover kunne tolke resultaterne yderligere på baggrund af deres viden om de konkrete forhold. Projektet har været todelt: Dels monitorering af effekt af reduceret sagstal for myndighedssagsbehandlerne som fleksibelt styringsværktøj i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 som følge af ekstra ressourcer, der blev tilført Jobcenter Aabenraa til en ekstraordinær indsats i Når der korrigeres for fravær ved sygdom og vakance, var der samlet for alle sagsbehandlere med selvstændig sagsstamme i de projektrelaterede teams 38,61 fuldtids normeringer eller årsværk i Jobcenter Aabenraa i 2010 og 42,48 fuldtids normeringer i Der var dermed 3,87 flere projektrelaterede fuldtids normeringer i Jobcenter Aabenraa i 2011 end i Dels sammenlignende analyse af sagstal og effekt for myndighedssagsbehandlerne mellem Jobcenter Haderslev og Jobcenter Aabenraa i For alle sagsbehandlere med selvstændig sagsstamme i de projektrelaterede teams var der samlet 47,62 fuldtids normeringer eller årsværk i Jobcenter Haderslev i 2011 i forhold til de 42,48 i Jobcenter Aabenraa i Der var dermed 5,14 flere projektrelaterede fuldtids normeringer i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i Der har ikke indgået nogen økonomisk cost-benefit-analyse i undersøgelsen. Hovedtendenser i undersøgelsesresultaterne Normeringer og sagstal 1. Vedrørende normeringer og sagstal på kontanthjælpsområdet og sygedagpengeområdet et fald i gennemsnitligt sagstal for matchkategori 1 på kontanthjælpsområdet i Jobcenter Aabenraa fra 1 Der henvises til projektets hovedrapport og dokumentationsbilaget til hovedrapporten for nærmere redegørelse. 2

3 2010 til 2011 samtidigt med, at normeringen blev reduceret med et årsværk og et markant lavere gennemsnitlige sagstal på området i Jobcenter Haderslev et noget lavere gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler i 2011 for matchkategori 2 og 3 på kontanthjælpsområdet i Jobcenter Haderslev i forhold til Jobcenter Aabenraa et markant fald i gennemsnitligt sagstal for matchkategori 1 på sygedagpengeområdet i Jobcenter Aabenraa fra 2010 til 2011 og et endnu lavere gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler på området i Jobcenter Haderslev i 2011 et væsentligt fald i gennemsnitligt sagstal for matchkategori 2 og 3 på sygedagpengeområdet i Jobcenter Aabenraa fra 2010 til 2011 samtidigt med, at normeringen blev reduceret med et årsværk i det ene af to teams. 2. Vedrørende normeringer og sagstal på fleksjobområdet, ledighedsydelsesområdet, integrationsområdet og området for forsikrede ledige et væsentligt fald i gennemsnitligt sagstal på fleksjobområdet i Jobcenter Aabenraa fra 2010 til 2011 samtidigt med, at normeringen blev suppleret med et årsværk et meget lille fald i gennemsnitligt sagstal på ledighedsydelsesområdet i Jobcenter Aabenraa fra 2010 til 2011 samtidigt med, at normeringen blev suppleret med et årsværk og et meget lavere gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler på området i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 uden væsentlig forskel i normering mellem de to jobcentre en mindre stigning i gennemsnitligt sagstal på integrationsområdet i Jobcenter Aabenraa fra 2010 til 2011 uden ændret normering et meget lille fald i gennemsnitligt sagstal på området for forsikrede ledige i Jobcenter Aabenraa fra 2010 til 2011 uden ændret normering og et lavere gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler på området i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 med en ekstra normering på ca. et halvt årsværk i Jobcenter Haderslev. Sagstal og effekter 3. Vedrørende sagstal og effekter på kontanthjælpsområdet et væsentligt fald i kontanthjælpsgrad på 7,22 % -point for matchkategori 1 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 heraf et fald på hele 12,13 % -point for borgere under 30 år. 2 Det er bemærkelsesværdigt, at dette fald er sket samtidigt med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var steget med 25,2 % 2 Kontanthjælpsgrad er defineret som antal måneder, kontanthjælpsmodtagerne har modtaget kontanthjælp fra de henvendte sig første gang i projektperioden og projektperioden ud set i forhold til det antal måneder, de potentielt kunne have modtaget kontanthjælp. Et fald i kontanthjælpsgrad er således ønskværdigt. 3

4 en relativt højere kontanthjælpsgrad på 3,90 % -point for matchkategori 1 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 heraf 5,54 % -point højere for borgere over 30 år og hele 7,47 % -point højere for borgere under 30 år. Denne difference skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var 61,6 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa. Her skal medtænkes, at førstegangshenvendelser i Jobcenter Aabenraa modsat i Jobcenter Haderslev primært blev kategoriseret som Match 1 for senere at blive kategoriseret som matchkategori 1, 2 eller 3 efter nærmere visitation. Derved havde Jobcenter Aabenraa flere personer end Jobcenter Haderslev kategoriseret som Match 1 selv om mange senere blev ommatchet til matchkategori 2 eller 3 og det besværliggør en umiddelbar sammenligning af matchkategorier i de to jobcentre på området. Når dette resultat sammenholdes med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler faldt med 26 % i forhold til borgere under 30 år og steg med 14 % i forhold til borgere over 30 år, kan resultaterne ikke umiddelbart forklares ved mere effektiv sagsbehandling ved reduceret sagstal. Undertegnede vurderer derfor, at der foreligger et komplekst samspil mellem såvel eksterne som interne faktorer sandsynligvis primært forårsaget af konjunktursvingninger med konsekvenser for den sårbare målgruppe en noget lavere kontanthjælpsgrad på 2,76 % -point for matchkategori 2 samlet i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa en væsentlig stigning i kontanthjælpsgrad på 4,14 % -point for matchkategori 3 samlet i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 et væsentligt fald i kontanthjælpsgrad på 5,22 % -point for matchkategori 2 og 3 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 for borgere over 30 år og en væsentlig stigning på 6,63 % -point for borgere under 30 år. Det er bemærkelsesværdigt, at der samlet for matchkategori 2 og 3 kun har været en lille stigning på 1,2 % i gennemsnitligt sagstal pr. sagsbehandler fra 2010 til Undertegnede har ingen umiddelbart plausibel forklaring på de store forskelle i kontanthjælpsgrader og antager, at andre forhold end sagstal uden for rammerne for nærværende undersøgelse også har haft væsentlig betydning en meget højere kontanthjælpsgrad på 11,16 % -point for matchkategori 2 og 3 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 for borgere over 30 år og 2,1 % -point lavere kontanthjælpsgrad for borgere under 30 år. Disse differencer skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var 19,1 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa, og der er derfor ingen umiddelbar forklaring på den store forskel i kontanthjælpsgrad for borgere over 30 år et relativt stort fald i kontanthjælpsgrad på 2,30 % -point for alle matchkategorier i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 heraf et fald på 3,34 % -point for borgere over 30 år og 3,25 % -point for borgere under 30 år. Den samlede difference skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler kun var steget med 1,0 % en relativt højere kontanthjælpsgrad på 3,66 % -point for alle matchkategorier i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 heraf hele 6,67 % -point højere for borgere under 30 år. Denne difference skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var hele 30,7 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa 4

5 Undertegnede vurderer, at dette er en meget væsentlig forskel i kontanthjælpsgrad mellem de to jobcentre, der betyder, at borgere under 30 år har været væsentligt længere tid på kontanthjælp i 2011 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa. 4. Vedrørende sagstal og effekter på sygedagpengeområdet et lille fald i gennemsnitlig sagsomsætning på 0,9 % -point for matchkategori 1 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 på trods af, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var faldet med 25,7 % en kun lidt højere gennemsnitlig sagsomsætning på 0,8 % -point for matchkategori 1 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i Denne difference skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var 21,3 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa en lidt højere gennemsnitlig sagsomsætning på 3,8 % -point for matchkategori 2 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til Denne difference skal ses i sammenhæng med, at der samlet for matchkategori 2 og 3 har været et fald på 21,7 % i gennemsnitligt sagstal pr. sagsbehandler fra 2010 til 2011 en lille stigning i gennemsnitlig sagsomsætning på 2,4 % -point for alle matchkategorier i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til Denne samlede difference skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var faldet med hele 22,8 % en identisk gennemsnitligt sagsomsætning for alle matchkategorier i Jobcenter Haderslev i forhold til Jobcenter Aabenraa i Dette resultat skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var 10,7 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa. Vedrørende sygedagpengeforløb over 52 uger 3 et lille fald i sygedagpengeforløb over 52 uger i procent af alle forløb på 1,7 % -point for matchkategori 1 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010, hvor det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var faldet med 25,2 % et nogenlunde ens sygedagpengeforløb over 52 uger i procent af alle forløb på 0,3 % -point for matchkategori 1 mellem Jobcenter Haderslev og Jobcenter Aabenraa i Dette resultat skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var 21,3 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa et væsentligt fald i sygedagpengeforløb over 52 uger i procent af alle forløb på 12,8 % -point for matchkategori 2 og et fald på 6,7 % -point for matchkategori 3 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til Denne difference skal ses i sammenhæng med, at der samlet for matchkategori 2 og 3 har været et fald på 21,7 % i gennemsnitligt sagstal pr. sagsbehandler fra 2010 til 2011 et væsentligt større fald i sygedagpengeforløb over 52 uger i procent af alle forløb på 16,1 % -point for matchkategori 2 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i Undertegnede vurderer, at der i et kommunalt perspektiv kan opstilles andre succeskriterier på sygedagpengeområdet end på kontanthjælpsområdet heriblandt er antal sygedagpengeforløb over 52 uger 5

6 en lille stigning i sygedagpengeforløb over 52 uger i procent af alle forløb på 2,4 % -point for alle matchkategorier i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til Denne samlede difference skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var faldet med hele 22,8 % et identisk sygedagpengeforløb over 52 uger i procent af alle forløb for alle matchkategorier i Jobcenter Haderslev i forhold til Jobcenter Aabenraa i Dette resultat skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var 10,7 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa. 5. Vedrørende sagstal og effekter på fleksjobområdet et fald på 51,0 % i gennemsnitligt sagstal pr. sagsbehandler fra 2010 til 2011 i Jobcenter Aabenraa, mens den gennemsnitlige sagsomsætning har været uændret en minimalt lavere gennemsnitlige sagsomsætning på 0,2 % -point i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i Det ikke har været muligt at sammenligne de gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler i de to jobcentre. På denne baggrund vurderer undertegnede at tilførsel af én normering på fleksjobområdet i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 ikke har haft betydning for og dermed ingen effekter på sagsbehandlernes gennemsnitlige sagsomsætning. Ifølge jobcentrets ledelse er en mulig delforklaring, at ledelsen som følge af store ændringer på fleksjobområdet i perioden med risiko for stigning i antal ledighedsydelser indsatte en fastholdelseskonsulent dermed kunne status quo nogenlunde opretholdes på fleksjobområdet at den gennemsnitlige sagsomsætning for sagsbehandlerne i Jobcenter Aabenraa og Jobcenter Haderslev i 2011 har været meget ens, selv om den har været noget lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa. 6. Vedrørende sagstal og effekter på ledighedsydelsesjobområdet en væsentlig stigning i gennemsnitlig sagsomsætning på 7,1 % -point for matchkategori 1 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 og en væsentligt højere gennemsnitlig sagsomsætning på 6,5 % - point for matchkategori 1 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 et væsentligt fald i gennemsnitlig sagsomsætning på 5,2 % -point for matchkategori 2 i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 og en væsentligt højere gennemsnitlig sagsomsætning på 8,5 % - point for matchkategori 2 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 en væsentligt lavere gennemsnitlig sagsomsætning på 8,4 % -point for matchkategori 3 i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011 et mindre fald i gennemsnitlig sagsomsætning på 2,7 % -point for alle matchkategorier i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010, mens det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var faldet med 3,2 % 6

7 en lidt højere gennemsnitlig sagsomsætning på 0,7 % -point for alle matchkategorier i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i Dette resultat skal ses i sammenhæng med, at det gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var hele 22,2 % lavere i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa. 7. Vedrørende sagstal og effekter på integrationsområdet kun mindre stigninger i gennemsnitlig sagsomsætning på 1,7 % -point og 1,1 % -point for henholdsvis starthjælp og introduktionsydelse i Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010, hvor det samlede gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler var steget med 15,6 % en lidt højere gennemsnitlig sagsomsætning på 1,1 % - point vedrørende starthjælp i Jobcenter Haderslev end i Jobcenter Aabenraa i 2011, mens den gennemsnitlige sagsomsætning var 6,9 % -point højere i Jobcenter Haderslev vedrørende introduktionsydelse. Det skal bemærkes, at det ikke har været muligt at sammenligne de gennemsnitlige sagstal pr. sagsbehandler i de to jobcentre. Der har således kun været relativt små forskelle på integrationsområdet. 8. Vedrørende sagstal og effekter på området for forsikrede ledige nærmest identiske forløb og effekter med hensyn til gennemsnitlige sagstal og gennemsnitlig sagsomsætning såvel i Jobcenter Aabenaa i 2011 i forhold til 2010 og mellem Jobcenter Haderslev og Jobcenter Aabenraa i Undersøgelsens gyldighed og pålidelighed 1. Vedrørende sagsbehandlernes fraværsmønstre Undertegnede vurderer at der mellem Jobcenter Aabenraa i 2011 i forhold til 2010 har været grundlag for at lave sammenligninger af effekter af sagsarbejdet alt andet lige baseret på de korrigerede normeringer at der også har været et tilfredsstillende grundlag i projektet for at lave sammenligninger af effekter af sagsarbejdet i de to jobcentre alt andet lige baseret på korrigerede normeringer i de to jobcentre i Vedrørende eventuelle forskelle og ligheder mellem sagsforløbene 4 Undertegnede vurderer at der ikke var væsentlige forskelle mellem de udvalgte borgere i de to jobcentre vedrørende deres aktuelle sagsforløb. Dette indikerer, at det metodisk har givet mening at sammenligne det samlede sagsarbejde mellem de to jobcentre på kontanthjælpsområdet og sygedagpengeområdet 4 Resultatet er baseret på en mindre stikprøve fra kontanthjælpsområdet og sygedagpengeområdet. 7

8 at de udvalgte sagsforløb til gengæld har vist væsentlige forskelle på flere af de parametre, der indeholdt et mere eller mindre ændringspotentiale i et arbejdsmarkedsperspektiv. Der var således forskelle vedrørende helbred, misbrug og motivation for arbejde at de udvalgte kontanthjælps- og sygedagpengemodtagere i de to jobcentre ved stikprøvesagsgennemgangen samlet set har lignet hinanden så meget på de personlige karakteristika, at det indikerer, at det med et vist forbehold har givet mening at sammenligne resultaterne fra de to jobcentre vedrørende aktuelt forløb. 3. Vedrørende eventuelle forskelle og ligheder mellem sagsbehandlernes profiler Undertegnede vurderer at der kun var mindre forskelle i sagsbehandlerprofiler vedrørende sagsbehandlernes baggrundsdata og erfaringsgrundlag eller uddannelsesbaggrund mellem Jobcenter Aabenraa og Jobcenter Haderslev for sagsbehandlere med selvstændige sagsstammer i de projektrelaterede teams, mens der var væsentlige forskelle vedrørende sagsbehandlernes faglige vægtning og foretrukne måde at arbejde på at de fælles træk ved sagsbehandlernes baggrundsdata og erfaringsgrundlag vægter højest i sammenligningen, og derfor indikerer ovenstående, at projektdesignets alt andet lige -princip samlet set er blevet overholdt nogenlunde vedrørende sagsbehandlernes personlige og faglige profiler og derved ikke har været en væsentlig risiko i forhold til undersøgelsens gyldighed. 3. Vedrørende eventuelle forskelle og ligheder i organisering og arbejdsgange mellem de to jobcentre Undertegnede vurderer at der har været stor overensstemmelse mellem sagsbehandlernes vurderinger i de to jobcentre vedrørende de politiske målsætninger med vægt på overholdelse af ret og pligt og begrænsninger i de økonomiske rammer; dette gælder både kontanthjælpsområdet, sygedagpengeområdet og området for de forsikrede ledige at der til gengæld har været mere eller mindre væsentlige forskelle mellem sagsbehandlernes vurderinger i de to jobcentre vedrørende de administrative målsætninger på kontanthjælpsområdet og området for de forsikrede ledige her vurderede sagsbehandlerne i Jobcenter Aabenraa, at ansvaret for opgaveudførelsen var godt beskrevet gennem deres administrationsgrundlag, mens sagsbehandlerne i Jobcenter Haderslev manglede beskrevne sagsgange at der har været stor overensstemmelse mellem ledernes vurderinger i de to jobcentre vedrørende de politiske og administrative målsætninger lederne vurderede bl.a., at stramme politiske målsætninger gav meget lidt råderum på det administrative område at der også har været overensstemmelse mellem ledernes vurderinger men forskelle i vurdering af konsekvenser i de to jobcentre vedrørende behovet for skærpet ledelsestilsyn og sagsstyring. Lederne vurderede konsekvenserne af dette lidt forskelligt i Jobcenter Aabenraa oplevede ledelsen, at kravene til sagsbehandlingen ikke altid blev fulgt op tilfredsstillende, i Jobcenter Haderslev vurderede ledelsen, at sagsstyringen haltede i forhold til svage grupper af borgere 8

9 behovet for en forbedret organisationsstruktur for at gøre opgaveløsningen mere fleksibel i Jobcenter Aabenraa ved implementering af Funktionsmodellen, i Jobcenter Haderslev ved implementering af en mere matchgruppeorienteret ledelsesmodel 5 at der overordnet har været relativt høj grad af overensstemmelse mellem de to jobcentre vedrørende organisering og arbejdsgange, og at der derved ikke har været grundlag for væsentlige forbehold vedrørende organisering og arbejdsgange, der kunne ses som risici i forhold til undersøgelsens gyldighed og pålidelighed. Morten Rambøl Morten Rambøl Analyse Sadolinsgade 48, 5230 Odense M Tlf Mobil morten@ramboel.dk Hjemmeside: 5 Funktionsmodellen er organiseret efter princippet om, at enheder med samme funktion skal organiseres sammen. Vedrørende sagsflow lagde ledelsen i Jobcenter Aabenraa vægt på, at Funktionsmodellen er en udfordring mellem afdelingerne f.eks. når en borger overgår til et andet forsørgelsesgrundlag. 9