Udskiftning af økonomisystem, samt anskaffelse og implementering af integrerede systemer til projektstyring

Transkript

1 Begrænset EU-UDBUD Tjenesteydelse Prækvalifikationsmateriale for Udskiftning af økonomisystem, samt anskaffelse og implementering af integrerede systemer til projektstyring Bekendtgjort

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Ordregivers fremtidige kontrakt Opgavens omfang Tildeling af aftale Kontraktperiode Formalia Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til anmodningsmaterialet Ansøgningssfrist Åbning af de indkomne ansøgninger Vedståelsesfrist for ansøgning Aftalegrundlag Delområder Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Udvælgelseskriterier Bilag Bilag 1 - Baggrundsinformation Bilag 2 - Udelukkelsesforhold Bilag 3 - Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Bilag 4 - Referenceliste Bilag 5 - Tidsplan Bilag 6 - Støtteerklæring Bilag 7 - Forbeholdsliste Bilag 8 - Virksomhedsoplysninger Side 2 af 25

3 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet De tre Væksthuse (VH), Væksthus Syddanmark, Væksthus Sjælland og Væksthus Hovedstadsregionen, styrer i dag projekter og økonomi ved hjælp af en vifte af forskellige og usammenhængende it-programmer samt regneark. Dette gør det for omstændeligt for VH, at tilbyde sine projektledere og samarbejdspartnere effektive og moderne projektstyringsredskaber, gør det tidskrævende for konsulenter i marken at registrere sine timer og udlæg, og påtvinger controllere og regnskabsmedarbejdere unødigt tunge og ressourcekrævende arbejdsopgaver med økonomistyring af projekter og rapportering til egen ledelse og til Erhvervsstyrelsen (ERST). Forholdene gør endvidere, at risikostyringen i Væksthusene ikke er optimal, og at fejl derfor kan opstå. Med den udvikling og voksende efterspørgsel, som Væksthusene oplever, er det derfor nødvendigt at udskifte og effektivisere de bærende styrings- og administrative systemer. De tre væksthuse har derfor besluttet sig for at udbyde opgaven på Udskiftning af økonomisystem, samt anskaffelse og implementering af integrerede systemer til projektstyring herefter kaldet ERP. De tre Væksthuse udarbejdet en businesscase for såkaldte ERP-løsninger, som er integrerede it-systemer til varetagelse af økonomi- og projektstyring, dokumenthåndtering og videndeling, HR-opgaver og af ledelsesrapportering. Det er tanken, at den nye løsning skal erstatte de enkeltstående programmer og regneark, som anvendes i dag, og dermed afskaffe meget dobbeltregistrering af samme data i forskellige systemer. En anden effekt af at ERP-løsningen er integreret er, at arbejdsgange kan oprettes i systemerne. Det betyder dels, at processer og procedurer i Væksthusene i højere grad kan standardiseres og effektiviseres og at best practice for en lang række opgaver kan udvikles og deles på tværs af Væksthusene. Den ordregivende myndighed er: Væksthus Hovedstadsregionen Fruebjergvej København Ø Opgaven udbydes for og i samarbejde mellem Væksthus Hovedstadsregionen, Væksthus Syddanmark, og Væksthus Sjælland. Med betegnelsen Ordregiver henvises i det følgende til ovenstående. Tidsplan for projektet: Tidsplan for udbuddet findes i Bilag Kontraktstart Implementering af ERP løsning Senest ERP løsningen er klar til brug i alle tre Væksthuse Side 3 af 25

4 1.2 Ordregivers fremtidige kontrakt Valg af leverandør er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter. Rammeaftalen forudsættes indgået med en leverandør i form af nedenstående aftaletype: Eneleverandøraftale Der prækvalificeres 5-7 Tilbudsgivere i dette begrænsede EU - udbud. Ordregiver og den valgte tilbudsgiver er forpligtet til udelukkende at anvende den indgåede k02-kontrakt Rammeaftalen har et samlet budget på danske kr. ekskl. moms. Beløbet dækker indkøb, implementering og drift af systemet i 4 års periode. 1.3 Opgavens omfang Opgavens omfang dækker udskiftning af vores nuværende Microsoft C5 økonomisystem, samt integrerede systemer til projektstyring, BI/Rapportering, Dokumentstyring, HR og Løn jævnfør modellen under punkt 4 i materialets Bilag 1. Se pkt. 1.1 og Bilag 1 for uddybende information omkring opgavens omfang. Ydelsen er optaget i direktivets Bilag II A under kategori Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) (CPV ) 1.4 Tildeling af aftale Aftalen bliver tildelt ud fra kriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som nærmere beskrevet i det endelige udbudsmateriale. Underkriterierne og vægtningen specificeres i det endelige udbudsmateriale 1.5 Kontraktperiode Kontraktperioden er fra den og til og med den Formalia 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU's udbudsregler. Det medfører, at Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede tilbudsgivers opmærksomhed på, at Ordregiver er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra et tilbud, der ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder væsentlige uklarheder; at Ordregiver ikke tillader at tilbudsgiver fremkommer med ændringer til tilbuddet Side 4 af 25

5 efter tilbudsfristens udløb 2.2 Formkrav Anmodningsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar. Det samlede anmodningsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige materiale. Alle anmodningsdele og bilag skal være kompatibelt med Microsoft Word/Excel, eller i pdfformat. Ansøgningens udformning skal følge systematikken i materialet. Det er vigtigt, at ansøger forholder sig til alle punkter i materialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Alle forhold i materialet skal være indregnet i ansøgningen. 2.3 Sprog Ansøgning samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel eller teknisk karakter tillige være på engelsk. Såfremt udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning. 2.4 Ejendomsret Anmodningsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af ansøgning og tilbud eller for udarbejdelse af materiale. 2.5 Spørgsmål til anmodningsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige via , og rettes til: Væksthus Syddanmark Forskerparken 10 D/E 5230 Odense M Att. Jens Peter Bech jpb@vhsj.dk Tlf.: Med emnet: "Spørgsmål prækvalifikation ERP-Løsning senest den kl Svar på spørgsmål sendes ud senest den Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb. Side 5 af 25

6 Alle spørgsmål og besvarelser til prækvalifikationen vil i anonymiseret form blive bekendtgjort på Spørgsmål og svar kan ligeledes rekvireres hos Jens Peter Bech. Spørgsmål kan stilles og bliver besvaret på dansk. Den enkelte ansøger opfordres til, at eventuelle spørgsmål til materialet fremsendes til Ordregiver samlet og af en gang. Der gøres opmærksom på, at alle former for henvendelse vedrørende udbuddet til øvrige enheder hos Ordregiver, under hensyn til EU-udbudsreglerne, kan medføre udelukkelse af tilbudsgiver fra deltagelse i udbuddet. Foruden skriftlige svar, vil eventuelle rettelsesblade blive lagt på ovennævnte hjemmeside. Såfremt ansøger ønsker at modtage eventuelle rettelsesblade pr. mail, kan ansøger efter at have hentet/downloadet materialet kontakte Ordregivers kontaktperson. Det er ansøgers og tilbudsgivers eget ansvar løbende at downloade spørgsmål, svar og rettelsesblade fra ovennævnte hjemmeside. 2.6 Ansøgningssfrist Ansøgningen skal være mærket: Ansøgning EU udbud ERP Løsning og Må kun åbnes af Jens Peter Bech Forsendelsen skal være lukket. Ansøgningen skal være Ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Væksthus Syddanmark Forskerparken 10 D/E 5230 Odense M Att. Jens Peter Bech Ved personlig aflevering af ansøgning skal dette ske til Receptionen på ovennævnte adresse. Ansøger bærer selv ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem. Ansøgningen kan ikke leveres på andre adresser end ovennævnte. Ved overskridelse af ansøgningsfristen, returneres ansøgningen, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. Ansøger kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. Ansøgere ved prækvalifikationen bekendtgøres hurtigst muligt efter den , om resultatet. Det endelige udbudsmateriale udsendes til de 5-7 prækvalificerede virksomheder straks efter bekendtgørelsen af prækvalifikationen. 2.7 Åbning af de indkomne ansøgninger Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne. 2.8 Vedståelsesfrist for ansøgning Ansøgningen skal være gældende indtil 90 dage fra ansøgningsfristen. Side 6 af 25

7 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede ydelser indgås på grundlag af en K02 standardkontrakt. Rammeaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem aftaleparterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. K02 kan findes på Fravalgte tilbudsgivere anmodes om, ikke at foretage opsøgende salg og tilbud af konsulent bistand hos Ordregiver i rammeaftaleperioden Delområder Der kan ikke gives del bud Alternative bud Der kan ikke gives alternative bud Konsortier Såfremt flere ansøgere søger i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af ansøgningen klart fremgå, med hvilken ansøger Ordregiver kan føre eventuelle afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige ansøgere. Ved sammenslutninger af ansøgere skal oplysningerne under anmodningsmaterialets afsnit 2.14 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Konsortiet evalueres samlet. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere søger i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig ansøger, der tegner alle de ansøgende Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at kunne annullerer udbuddet, for så vidt der måtte være saglige grunde hertil. Ved annullering vil der ikke ske erstatning for udgifter ved udarbejdelse af ansøgning. Da Ordregivers fremtidige organisationsstruktur ikke kan forudsiges, kræver, Ordregiver(de 3 væksthuse), at det forestående udbudte og indkøbte ERP system til hver en tid kan fungere som en samlet enhed, uanset hvordan den organisatoriske platform hos de 3 væksthuse ser ud kommer til, at se ud Udvælgelseskriterier Nedenstående udvælgelseskriterier er udvalgt af Ordregiver, idet Ordregiver vil sikre, at tilbudsgiverne er kvalificeret og i stand til at udføre nærværende kontrakt. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem ansøgere og tilbudsgivere, der er egnede til at løfte opgaven. De 5-7 bedste ansøgninger, som Ordregiver vurderer lever op til udvælgelseskriterierne vil indgå i den endelige tilbudsafgivelse, med henblik på tildeling af kontrakt. Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges ansøgningen. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan ansøgningen ikke tages i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortium) skal nedenstående dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Jf. pkt Side 7 af 25

8 Nedenstående bilag skal vedlægges ansøgningen og såfremt de ikke er vedlagt vil ansøgningen IKKE blive prækvalificeret. A) Betingelser for deltagelse 1) Dokumentation for, at ansøger ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Dokumentationen skal være gældende på ansøgningsafgivningstidspunktet. Fortrykt formular findes som Bilag 2 2) Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang ansøger har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) Fortrykt formular findes som Bilag 3 Tro - og love erklæring. Ansøger vil ikke komme i betragtning ved ubetalt forfalden gæld på kr. eller mere til det offentlige. 3) Kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring B) Økonomisk og finansiel karakter 1) De seneste 3 års afsluttede revisorpåtegnede regnskaber. Regnskaberne bliver vurderet ud fra Omsætning, og egenkapital. Minimumskravene til dette punkt er følgende: Omsætning: Ansøgers samlede omsætning pr. år i de seneste 3 afsluttede regnskabsår, skal være mindst DKK pr. år Egenkapital: Ansøgers egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår, skal som minimum være positiv. Såfremt ansøger ikke kan fremlægge årsregnskab for det seneste 3 afsluttede regnskabsår på grund af tidspunktet for ansøgers etablering, kan ansøger blot vedlægge de tilstedeværende årsregnskaber. C) Teknisk kapacitet: 1) En kort beskrivelse af ansøgers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold, organisationen, antal ansatte og forretningsområder. 2) Erfaring, referencer og resultater: Som ansøger til prækvalifikation på udbud om ERP-system, vil der blive lagt stor vægt på dokumenterbare erfaringer og resultater med levering og implementering af ERPsystem løsninger målrettet lignende typer rådgivningsvirksomheder som Væksthusene. SE BILAG 1. Ansøger skal derfor medsende en referenceliste med de mest betydelige og sammenlignelige opgaver over de seneste 3 år maksimalt 3 referencer. (Bilag 4) der skal som minimum kunne præsteres 2 sammenlignelige referencer. Side 8 af 25

9 Følgende oplysninger skal være inkluderet i referencelisten for hver reference: Beskrivelse af sammenlignelige opgaver med tilknyttet omsætningstal, herunder en projektbeskrivelse, som tydeliggør, at ansøger har erfaring og viden jf. Bilag 1 Der skal også vedlægges en beskrivelse, af hver references ydelsesindhold og til hvilke opgaver der eventuelt blev anvendt underleverandører. Se også indhold i referencen der vægtes positivt nedenfor beskrevet. (objektive og ikke diskriminerende kriterier) For at en reference betragtes som sammenlignelig indeholder den følgende elementer: Sammenlignelig økonomisk ramme på mellem 2-10 millioner kr. i kontraktværdi Lignende organisation rådgivnings- eller servicevirksomhed med kompleks projektstyringsbehov, og uden offentlig forvaltningspligt. Organisation af sammenlignelig størrelse og kompleksitet brugere, flere juridiske enheder, flere geografiske lokationer. Integration og dataudveksling mellem flere interne og eksterne systemenheder. Der skal som minimum angives 2 tilsvarende referencer. Er det ikke muligt at angive 2 referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil fremgå af tilbuddet. Hver reference må maksimalt være 5 sider. Hvis referencen er længere end 5 sider, vil Ordregiver se bort fra alt efter side 5 i det indsendte materiale. Såfremt der anføres referencer der beskriver projekter, hvor kunden og opgaven ikke matcher ovennævnte definition af, en med ordregiver, sammenlignelig kunde og opgave, det være sig referencer der skønnes, at være væsentlige mindre eller væsentlige større end den nærværende udbudte opgave risikerer ansøger, at referencen ikke vægtes positivt i den endelige evaluering og prækvalifikation, da Ordregiver kan vurdere, at den pågældende reference ikke er proportionel med nærværende opgave. 3) Dernæst skal ansøgningen vedlægges en beskrivelse af de nøglepersoner hos ansøger der vil blive en del af ansøgers team i forbindelse med en implementering af systemet hos Ordregiver. Præsentationen af hver nøglemedarbejder skal indeholde følgende oplysninger: Navn Uddannelse Erhvervserfaring Antal og beskrivelse af rolle og funktion i sammenlignelige implementeringspro jekter Beskrivelse af hvilken rolle medarbejderen tiltænkes i nærværende opgave Såfremt en ansøger beror sig på andres formåen skal udfyldt støtteerklæring, Bilag 6 medsendes ansøgningen og den støttende ansøger skal udover udfyldt støtteerklæring også fremsende den dokumentation der er krævet på det område (Økonomisk og / eller tekniske) den støttende ansøgere støtter med. Side 9 af 25

10 Alle krævede dokumenter skal medsendes ansøgningen ellers afvises dette som værende ikke prækvalificeret. De objektive og ikke diskriminerende kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgninger er, som følger: Ordregiver ønsker, at finde de 5-7 bedst kvalificerede ansøgere til at løfte denne opgave. Såfremt det bliver nødvendigt for Ordregiver, at begrænse antallet af ansøgere til 5-7 vil dette ske med udgangspunkt i følgende objektive og ikke diskriminerede kriterier: Følgende elementer vægtes positivt: Som ansøger, at have solid erfaring med at implementere IT projekter i sammenlignelig størrelse med nærværende kontraktgenstand hos organisationer der er sammenlignelig med Ordregivers. 3 sammenlignelige projekter vægtes positivt. Solid erfaring defineres, som 3 sammenlignelige referencer. Team til udførelsen af opgaven, det vægtes positivt, såfremt ansøger kan tilbyde Ordregiver et team af medarbejdere der er velkvalificeret og erfarne med sammenlignelige projekter. Ordregiver tillægger det vægt, at ansøger tilbyder et team af medarbejdere, hvor medarbejderne hver for sig og inden for de seneste 3 år har erfaring med 3 eller flere sammenlignelige projekter og at disse projekter er implementeret over de seneste 3 år i organisationer der matcher Ordregivers med flere forskellige lokationer. Det accepteres naturligvis, at en medarbejder kan have opnået erfaring med et eller flere sammenlignelige projekter igennem ansættelse hos andre virksomheder end hos den ansøgende virksomhed. Dette set i lyset, af at Ordregiver kun kræver minimum 2 maksimalt 3 sammenlignelige referencer på ansøgerniveau. Dokumentation for relevant erfaring skal vedlægges ansøgning. Der vil blive lagt positiv vægt på, at ansøger har dokumenterede erfaringer med integrationen imellem økonomi- og andre fagsystemer til en samlet ERP løsning inden for projekt- og økonomihåndtering. Kriterierne vægtes lige. Udvælgelsen vil ske med udgangspunkt i en samlet vurdering, af Ordregivers skøn af, kvaliteten i ansøgers beskrivelser af de ovenfor 3 nævnte objektive og ikke diskriminerende kriterier. Det betyder, at de 5-7 virksomheder Ordregiver vurderer, at være bedst egnet til, at løfte opgaven bliver prækvalificeret. Med baggrund i Ordregivers forvaltningsretlige skøn, vil Ordregiver evaluere og tildele særskilt, hver ansøgning, point ud fra en skønsmæssig vurdering af, i hvor høj grad hver enkel ansøgning, tilbyder den af Ordregivers efterspurgte økonomi, erfaring og viden, som anført ovenfor.(ordregivers behov) Ordregiver vil bruge sit forvaltningsretlige skøn med baggrund i de ovennævnte oplyste 3 målepunkter konkurrenceelementer i udvælgelsesfasen. Det bemærkes, at Klagenævnet for Udbud ikke erstatter en Ordregivers skøn med sit eget skøn. Jf. kendelse af 3.oktober 2014 H. Skjøde Knudsen A/S mod Bygningsstyrelsen påstand 3 side 44 i kendelsen. Der citeres bemærkes, at der tilkommer Ordregivere et vidt skøn ved bedømmelsen af tilbudsgiveres opfyldelse af kvalitative underkriterier. Klagenævnet erstatter efter fast praksis ikke Ordregiveres kvalitative skøn med sit eget. Side 10 af 25

11 Henvisning til andre ressourcer samt konsortier Vedrørende henvisning til andre ressourcer En tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave, jf. Udbudsdirektivets art. 47 stk. 3 og art. 48 stk. 3. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden ligeledes godtgøre over for Ordregiver, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Bilag 7 og 9 Såfremt der bydes ved brug af andres formåen (underleverandører) skal underleverandøren / den eller de virksomheder der støtter tilbudsgiver (hovedbyder) udfylde bilag 1 og 2 og medsende tilbuddet. Vedrørende konsortier Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal der vedlægges det efterspurgte materiale jf. punkt 2.8 for samtlige konsortiedeltagere med henblik på at dokumentere, at konsortiet som helhed (dokumentationen vurderes samlet) er økonomisk og teknisk egnet til at opfylde rammeaftalen. Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk overfor Ordregiver. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er bemyndiget til at optræde som aftaleansvarlig overfor Ordregiver, dvs. med hvem Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med juridisk og økonomisk bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Bilag 6 I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af Ordregiver krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder Ordregiver sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for de snævre rammer, hvor dette er muligt i henhold til implementeringsbekendtgørelsens Bilag Bilag 1: Baggrundsinformation Bilag 2: Udelukkelsesforhold Bilag 3: Tro og Love erklæring Bilag 4: Referenceliste Bilag 5: Tidsplan Bilag 6: Støtteerklæring Bilag 7: Forbeholdsliste Bilag 8: Virksomhedsoplysninger Side 11 af 25

12 Bilag 1 - Baggrundsinformation Baggrundsinformation om Væksthusene Side 12 af 25

13 1. Indledning I det følgende beskrives i hovedtræk baggrunden for Væksthusenes projekt til udskiftning eller modernisering af sin ERP-løsning. De overordnede ønsker til den nye løsning vil blive beskrevet. 2. Om Væksthusene De fem Væksthuse blev etableret i 2007 med henblik på at skabe et stærkt erhvervsfremmesystem i Danmark til gavn for iværksættere og virksomheder med vækstambitioner og vækstpotentiale. Væksthusene yder problemafklaring og individuel vækstkortlægning for virksomheder med vækstpotentiale. Kortlægningen munder ud i en vækstplan for virksomheden og eventuelt en henvisning til relevante private eller offentlige tilbud, der kan tilbyde specielle kompetencer inden for de områder, hvor virksomheden er udfordret, og som kan hjælpe med at realisere virksomhedens potentiale. Derudover er Væksthusene operatører på en lang række programmer målrettet virksomheder og iværksættere, udbudt af stat, region og kommuner. Det skal pointeres at Væksthusene ikke kan sammenlignes med offentlige instanser med forvaltningspligt som f.eks. statslige styrelser eller kommuner. Som organisation kan Væksthusene bedst sammenlignes med en konsulentvirksomhed med et stort behov for projektstyring herunder styring af f.eks. strukturfondsprojekter. Væksthusenes organisering Væksthusene er stiftet af Erhvervsstyrelsen og ejet kommunerne og organiseret som selvstændige erhvervsdrivende fonde. Lovgivningsmæssigt er Væksthusene forankret i Lov om Erhvervsfremme, og styringsmæssigt dels i en national aftale mellem KL og Erhvervs- og Vækstministeriet, dels i resultatkontrakter med de respektive KommuneKontaktRåd (KKR). Væksthusene skal sammen med de kommunale erhvervskontorer sikre virksomhederne et énstrenget erhvervsservicesystem. Væksthusenes kerneopgave Kerneopgaven for de fem Væksthuse er kortlægning af muligheder og udfordringer for nye og mindre virksomheder med vækstambitioner og vækstpotentiale. Opgaven løses i samarbejde med erhvervsfremmesystemets mange private og offentlige aktører. Side 13 af 25

14 3. Eksisterende systemer og applikationer En oversigt over Væksthusenes eksisterende systemer er vist i figuren nedenfor. Den nuværende løsning er kendetegnet ved At mange processer ikke er IT understøttet eller ikke integreret og derfor løses enten manuelt eller i individuelle værktøjer. Et simpelt applikationslandskab, men det er ikke integreret, der er meget manuelt arbejde og adskillige tilfælde af manuel indtastning af data, der allerede findes i digital form i et andet system At Væksthusene anvender det fælles løsningssetup forskelligt, har forskellige arbejdsgange og har egne Excels til kritiske opgaver Kompleks opgørelse af projektomkostninger med anvendelse af flere systemer og integrationer Uhensigtsmæssig timeregistrering, der ikke er integreret, og hvor kørsel og udlæg registreres manuelt og i forskellige systemer Tung time- og omkostningsrapportering til Erhvervsstyrelsen Vanskelig afstemning af time- og økonomirapporteringen til Erhvervsstyrelsen (både interne og eksterne timer) Tung manuel håndtering af timesatser i projekterne måned for måned Tung manuel proces i forbindelse med budgetplanlægning af timer i projekterne og rettelse af dette Manglende projektstyringsfunktionalitet Dårlig og forsinket rapportering til projektledere Manglende overblik over, hvilke projekter kunderne indgår i og hvor langt man er i et projekt Interne dokumenter lagres i stifindermapper i strukturer efter eget valg (intet ESDH) I forbindelse med udbuddet, skifter Væksthusene (VH) til Office 365 (E4-plan) og Azure i et hybrid miljø, med enkelte servere on premise. Side 14 af 25

15 Den tilbudte ERP-løsning skal i videst muligt omfang, kunne integrere med komponenterne i Office 365. VH har et forholdsvist klassisk Microsoft-miljø, med 180 pc-klienter med Windows 7 og Office Medarbejdere er fordelt på seks forskellige lokationer i Danmark, bundet sammen af VPN tunneller baseret på Cisco firewalls. Der er fiberbaseret internet på alle lokationerne. Væksthus Hovedstadsregionen: Købehavn, Hillerød og Rønne Væksthus Sjælland: Vordingborg Væksthus Syddanmark: Odense og Esbjerg Der benyttes Microsoft Terminalserver til brug for adgang til regnskabssystemet C5, fra lokationerne i Odense og Vordingborg for at undgå latency. Der er placeret lokale domænecontrollere på de fleste lokationer. Servere er placeret i eget hostingmiljø i Forskerparken Symbion i København. VH ønsker ikke fremover at drive andre servere lokalt, end et Active Directory sat op med federation og dirsync mod Office 365/Azure. VH benytter derfor ekstern hostingpartner til nye services som kræver egen (virtuel) server. Et eksempel, er en Filemakerdatabase på en Windows 2012 server. Der er etableret VPN forbindelse mellem hostingcenter og VHs lokationer. VH stiller derfor ikke nogen server-infrastruktur til rådighed for leverandøren. Den nuværende itplatform, forventes at blive neddroslet i takt med de nye eksternt hostede applikationer i ERP løsningen implementeres. Alle løsninger som forudsætter at VH selv stiller server til rådighed, vil således blive placeret hos en ekstern hostingpartner eller i et Azure-miljø. Tabel 1. Datamængder VHHR VHSYD VHSJ Medarbejdere Leverandørfakturaer/år Kundefakturaer/år Timeregistrering Alle medarb. Alle medarb. Alle medarb. 1:1 kunder p.a. (resultatkontrakt) Større EU-projekter 1:N Projektets forretningsmæssige mål De tre væksthuse ønsker at opnå følgende overordnede forretningsmål: En høj grad af integration imellem de enkelt systemdele se figur nedefor. En større grad af overblik og kontrol med projekter, både i forhold til fremdrift og økonomi En bedre mulighed for at skabe ledelsesrapportering Sammenhæng i systemer og registreringer til minimering af fejl samt dobbeltindtastninger Optimering af forretningsgange samt online tilgang for lette brugere uanset platform Side 15 af 25

16 Udbudsgenstand logisk overview (Integrationer er en del af udbuddet) Uden for udbud logisk overview BI / rapportering HR CRM Omverdens Integration ERP Væksthusenes projektfunktion som beskrevet i afsnit 5.1 er gennemførsel af rådgivningsforløb og projekter samt at kunne foretage effektiv rapportering og efterkalkulation på alle dele af projektforløbet. Integrationshub Løn Projektstyring Dokument/ Work flow Intern IT Uddybning af udbudsgenstanden se figur ovenfor. ERP - Regnskabsløsning Business intelligence / rapportering Projektstyring Dokumenthåndtering - workflow Human ressource management Data-udveksling internt og eksternt Løn Økonomistyring, elektronisk fakturahåndtering inkl. VANS forbindelse, fakturering, budgettering og opfølgning. Herunder også følgende, som evt. kan løses af selvstændige systemer. Tidsregistrering: Oprettelse og opfølgning af samlet timebudget for hele virksomheden samt enkelte projekter og medarbejdere. Ressourceallokering og indhentning af timer fra medarbejdere, gerne via mobile enheder Kørselsregistrering: Medarbejderes arbejdskørsel i egen bil, understøttet af GPS via app på mobil enhed Rejse- og udlægsafregning: Afregning og godkendelsesflow af medarbejders udlæg, elektronisk arkivering Rapporter som indeholder og bearbejder data fra regnskabsløsning samt evt. andre interne kilder Tidsplaner med aktiviteter og milepæle. Ressourceallokering og rapportering af fremdrift og afvigelser Online dokumentbibliotek med rollebaseret deling og adgangskontrol. Mulighed for opsættelse af enkle workflows. Fildeling med eksterne parter. Medarbejderkartotek, lønoplysninger og aftaler, styring af kompetenceoverblik, samtaler mm. System til udveksling af data mellem intern datakilder, som ikke har direkte integration, baseret på XML/webservice eller lign. teknologi. Løn systemet kan være en del af løsningen løses i dag af Bluegarden. 5. Overordnede ønsker til en ny løsning Som led i forberedelsen af udbuddet har Væksthusene udarbejdet et overblik over husenes fælles værdikæde og støtteprocesser som beskrevet nedenfor. Side 16 af 25

17 Væksthusene ønsker derfor at få en løsning, der også har dette fokus, således at både projektledere samt projektdeltagere (interne/eksterne) har let mulighed for registreringer og overblik i hele projektforløbet. Ligeledes skal projektledere og administration kunne lave projektafregning, afrapportering og efterkalkulation uden at skulle benytte uforholdsmæssigt meget tid eller eksterne stand alone systemer. Fra ledelsens side, er der et udpræget ønske om at kunne benytte BI tools i forhold til ledelsesoverblik og indrapportering til Erhvervsstyrelsen. 5.1 Ønsker til it-understøttelse af de operative processer (værdikæden) Væksthusenes værdikæde kan beskrives således: Hele vejen igennem værdikæden opererer man med to typer af projekter, 1) kortlægning/sparring under Væksthusenes resultatkontrakt med Erhvervsstyrelsen (1:1) og 2) andre projekter over for vækstvirksomheder (1:n). De to typer af projekter har til en vis grad fælles forløb i værdikæden, men i visse trin har de aktiviteter, der ikke er ens. Større projekter med mange deltagere styres på bagrund af en projekthåndbog, som bygger på Prince 2 tankegang. Idéudvikling og beskrivelse I dette trin i værdikæden genereres og beskrives projektidéer på et indledende niveau. Kun én aktivitet forventes IT-understøttet. Ansøgning og bevilling De enkelte projekter beskrives mere detaljeret, og der udarbejdes planer og budgetter for tid og andre projektressourcer internt i Væksthusene og eksternt hos samarbejdspartnere. Der søges om finansiering af projektet hos relevante kilder. Projektopstart Projektet startes op, og de forskellige dokumenter, der indgår i den samlede projektbeskrivelse, skal løbende kunne ændres og ajourføres, så de afspejler den aktuelle situation. Gennemførelse Projekterne gennemføres i henhold til de planer og budgetter, der er lagt i de foregående trin. Undervejs i gennemførelsen opsamles en række data, som skal anvendes i afrapporteringen af projekterne, både over for de deltagende virksomheder og samarbejdspartnere og over for Erhvervsstyrelsen eller andre finansiører. Projektafslutning Projektet skal kunne afrapporteres og lukkes ned. Der er forlænget krav til opbevaring af dokumentation for EU-strukturfondsprojekter i forhold til bogføringsloven og SKATs krav. 5.2 Ønsker til it-understøttelse af støtteprocesserne Økonomi Servicefunktioner IT HR Reception Kommunikation Side 17 af 25

18 Blandt støtteprocesserne er Økonomi og til dels HR i scope for den nye ERP-løsning. I det følgende gennemgås de aktiviteter, der forventes it-understøttet. 6. Implementeringsplan Væksthusene ønsker, at det nye system - eller første fase heraf - er implementeret fra februar 2016 til december 2016 i Væksthusene. Side 18 af 25

19 Bilag 2 - Udelukkelsesforhold I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation. b) bestikkelse. c) svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. d) hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Undertegnede erklærer herved: at have udfyldt ovenstående tro- og loveerklæring korrekt. at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. (se bilag 3) ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art. 45, stk. 1 og 2. Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. Dato Underskrift Side 19 af 25

20 Bilag 3 - Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige TRO OG LOVE ERKLÆRING om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Virksomhedens navn og adresse: Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr. Dato og underskrift Side 20 af 25

21 Bilag 4 - Referenceliste I dette skema anføres referencer over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Ordregiver har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående og lade disse indgå i vurderingen af udvælgelseskriterierne. Omsætningen skal være inden for de udbudte ydelser i millioner DKK: Offentlig eller privat enhed Kontaktperson og tlf. Omsætning indenfor & type af leverance kontraktens genstand Navn Kontaktperson + data Der skal for hver reference vedlægges en rapport eller notat vedrørende opgavens karakter og opnåede resultat. Jf. pkt C Side 21 af 25

22 Bilag 5 - Tidsplan Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende d Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål d kl Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål d Sidste frist for modtagelse af ansøgning d kl Forventet beslutning om prækvalifikation d. uge Forventet tilbudsfase d. uge 47-1 Aftalens ikrafttræden d Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU - Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt. Side 22 af 25

23 Bilag 6 - Støtteerklæring Bekræftelse angående anden enheds formåen (støtteerklæring) Virksomhed, der afgiver støtteerklæring: Navn: Adresse: CVR-nr. / VAT-no.: Kontaktperson - navn: erklærer herved, at tilbudsgiver () i relation til ordregivers udbud af () kan basere sig på vores formåen som angivet nedenfor, jf. EU udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2. Vi erklærer endvidere, at tilbudsgiver har virkelig og reel råderet over disse ressourcer i den af kontrakten omfattede periode. Tilbudsgiver vil i denne støtteerklæring dokumentere, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for opfyldelse af kontrakten ved, at vedlægge dokumentation for, hvilke forpligtelser underleverandøren har i denne henseende. Underleverandører defineres i dette svar, som en juridisk person som ikke indgår som direkte kontraktpart. Anden enheds formåen - elementer Anfør nedenfor hvilke elementer i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2, nærværende støtteerklæring vedrører: Sæt kryds: Økonomisk og finansiel formåen, jf. Udbudsdirektivets art. 47, stk. 2. Teknisk og faglig formåen, jf. Udbudsdirektivets art. 48, stk. 3. den Sted Dato Virksomhedens underskrift Side 23 af 25

24 Bilag 7 - Forbeholdsliste Bilag 8 - Virksomhedsoplysninger Side 24 af 25

25 Virksomhedsbeskrivelse samt overholdelse af mindstekrav Ansøgers navn Adresse CVR Bank Revisor Selskabsmodel og ejerforhold Grundlagt Forsikringsselskab Navn på tegningsberettigede Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer Det bekræftes med afkrydsning i højre kolonne, at ansøgningen vedstås jf. udbudsbetingelserne Med afkrydsning i højre kolonne og underskrift på dette dokument bekræftes, at ansøger har læst, overholder og lever op til alle mindstekrav tilhørende dette udbud. Virksomhedens navn og adresse Dato og underskrift Side 25 af 25