..Konsolidering af eksisterende DokumentPlatform

Transkript

1 Note: Keep all headlines and text in RED..Konsolidering af eksisterende DokumentPlatform Customer Communication and Document Life Cycle Manager System. Wealth Management IT

2 Background I dag har NLP og Kredit mange forskellige dokumentplatforme Platformenerne kan ikke erstattes af HP uden, at alt skal kodes om for bunden, og der er yderligere udfordringer med, at HP kun kan behandle data til, at designe dokumenter og holde styr på det i eget miljø, derudover fylder et HP dokument meget, hvilket gør det dyrt, at gemmes i forhold til den mængde der skal opbevares. Archive er en stor udfordring, der er kun 2 miljøer (test og produktion), og det er meget svært at få noget igennem (Kredit har stadig ikke fået udviklet noget, efter ca. 2 år). Da både Nordea Kredit og Nordea Liv & Pension har mange, af deres dokumenter liggende i ISIS Papyrus, vil det være naturligt, at konsolidere dette system. En omlægning senere vil gøre udfordringerne mindre. Med ISIS Papyrus vil Nordea være i stand til at anvende interaktive PDF er, det betyder at Nordea vil kunne sende en PDF, som kunden så udfylder (valideringer er en del af det). Strategisk er det også den vej Nordea ønsker, at bevæge sig, da det giver mange besparelser. Med ISIS Papyrus vil Nordea Liv & Pension samt Nordea Kredit udvikle dokumenter på en decentral platform, som også er Nordea s strategi. 2

3 Background Dokumenter udvikles i dag i mange forskellige systemer Dokumenter gemmes og scannes fra forskellige systemer, og nogle dokumenter gemmes kun i papirform Dokumenter sendes frem og tilbage internt i Nordea Medarbejder i Nordea har svært ved at se, de dokumenter der er sendt til kunderne Der bruges unødige timer på, at fremfinde og udarbejde dokumenter Dokumenter sendes både decentralt og centralt Der bruges mange unødige omkostninger (porto og papir) Der bruges meget tid på, at vedligeholde dokumenter, der ligger i flere versioner Blanketter ligger i forskellige medier Der mangler overblik over hvad vi får producereret af dokumenter Platformen inkluderer fælles arkiv og deraf følgende fleksibilitet for kommunikationsveje Der er ikke ensartethed i det sprog der kommunikeres til kunderne (flere versioner af samme dokument) Der bruges meget tid på at vedligeholde dokumenter, der ligger i flere versioner Blanketter ligger i forskellige medier 3

4 Background De eksisterende dokumentplatforme er for det meste meget gamle, og supporteres ikke længere Bankens nuværende dokumenter og arkivplatform er baseret på linjeprint (det anvendte man indtil starten af 80 erne). Det er ikke muligt at arkivere færdige dokumenter kun de data, de er dannet med Det er ikke muligt at genbruge dokumenter (fx til e-boks, kundearkiv, distribution, genprint). Det betyder, at mange dokumenter er programmeret flere gange til RMS for avanceret formatering til udskrivning, til listearkiv for intern support, til KUD systemet for specialbehandling og måske til mail og fax. Man burde kunne nøjes med et dokument. Vi har ikke mulighed for, at arkivere de breve, vi selv producerer og sender til kunderne. De kan både bruges i forbindelse med kundesupport og til kundens eget elektroniske arkiv. (Nordea Liv & Pension har dog siden 2006 gjort det, og har i dag 5.4 mill. dokumenter liggende i Archive som AFP). Ved at gemme det som AFP spares der meget i pladsforbrug, og det bør indgå som en klar forudsætning for den platform man vælger Nordea Liv & Pension har i dag 5.4 mil. Dokumenter hvis det forøges med 1.2 mil. Dokumenter om året (NLP skal gemme dokumenterne i 75 år) vil det koste med nuværende priser pr. år.) AFP Dkr. PDF lille Dkr. PDF stor Dkr. 4

5 Background Afslutning Nordea Liv & Pension, samt Nordea Kredit anvender i dag, designer delen af systemet (ISIS PAPYRUS, som ligger under det der hedder, PPFA/OGL Basic print development tool),ønsket er en løbende ibrugtagen af de komponenter system kan. Ved at udbygge systemet vil Nordea spare mange penge, og kunder og ansatte i Nordea vil opleve en moderne og proaktiv verden. Lidt om økonomi Hvis der produceres manuelle brev om året (i eksempelvis Word) er udgiften ca. 14,2 mil. Dkr. (Porto, papir, papirgange, brugertid i forbindelse med afsendelse af breve samt scanning af dokumenter) Ved at udbygge systemet, som beskrevet (og ikke bruge Word), vil omkostningen alene være porto og papir 1 år skal der bruges 660 k.besparelsen er 11 mil. Dkr. Efterfølgende år er besparelsen 13 mil. Dkr. Besparelsen kan blive yderligere 1.2 mil. Dkr. større hvis der ikke sendes noget Den udgift der er med de eksisterende systemer er der ikke regnet på (men der er sikkert tale om et ikke uvæsentligt beløb Alle dokumenter arkiveres, og kan fremvises overfor kunden samt ansatte i Nordea Manuelle breve lægges i faste rammer og Nordea vil spare mange ressourcer 5

6 Proposal description Vi vil anbefale at alle former for kommunikation (der sendes/skrives til kunder fremadrettet udarbejdes på en platform Udskiftningen skal ske over en 5 årig periode Der skal udarbejdes en 5 årig handlingsplan Alle former for marketing kan udarbejdes i det samme system Main deliverables Følger de leveranceplaner der er gældende Hvis der er rene tekstrettelser kan løbende leverancer finde sted Cross-business area and/or cross-country impact E-boks vil helst have PDF-filer, som er dannet på basis af AFP-filer. Efter hvad jeg har hørt, er aftalen med e-boks, at kun filer, som er arkiveret i Nordea, må sendes til e-boks. Den daglige driftsstabilitet vil blive forbedret Der vil være et revisionsspor over de ting der er produceret 6

7 Alternatives if initiative is rejected from IT Floor De eksisterende kommunikationssystemer fortsætter Når der udarbejdes dokumenter, gemmes de ikke kan ikke anvendes E-boks kan ikke anvendes (DK) SMS er ikke muligt Sprogstyret kommunikation er ikke muligt Fremvisning af video ikke muligt Dokumenter der dannes af Nordea skal stadig scannes Lister fortsætter uændret Nedsættelse af porto og papir vil ikke være muligt Det vil være svært, at få Nordea til at fremstå som en moderne virksomhed. Det vil koster mange penge IKKE at gøre noget 7

8 Implementation plan Pre-requisites and dependencies for the implementation Der skal udarbejdes en proof-of-concept i 4 kvartal 2013 Proposed time plan Initiative start date: is started Foranalyse og Analyse Q Opsætning af demo system i Q Opsætning og uddannelse af system 2016 Konvertering af eksisterende ISIS 2016 PrintSpool 2016 Udvikling af brugerbreve 2017 Archive konvertering og i brugtagen 2017 Udvikling Scanner 2019 Initiative end date: * Milestones - IT Floor point of view Fjernelse af afhængigheder til de centrale systemer Forenkle brugergrænsefladen SDP development teams Method of development will be SDP Mixed teams: 80 % Internal and 20% ISIS resources 8

9 Risk & complexity perspective High operational risk and complexity Risk Ingen da vi allerede har det Ingen da der er tale om et eksisterende system 9

10 Investment perspective Currently high running and development cost Mange platforme kræver mange ressourcer Overblikket over hvad der ligger af kommunikation i de enkelte områder mangler Total investment level Initiative is xx% funded from IT Floor For 2015 requested IT Floor funds: 660 k (NLP er villig til at betale en del af omkostningerne) Base installation (production environment): WebRepository ( ) SOAP Adaptor ( ) PrintPool ( ) PCL ( ) 10x Clients ( 9.600) Scoping ( ) Service and education ISIS, estimated 12 week ( ) Server (16 core, 64 GB memory, 1 GB Fast storage (SSD best) local, windows 2008 R2 x64) ( ) Total: Estimated

11 Investment perspective Production and Test WebRepository test ( ) SOAP Adaptor test ( 6.250) PrintPool test ( ) PCL test ( 2.500) LDAP Adaptor production+test ( ) Webarchive test ( ) Papyrus Server/PDF production+test ( ) Papyrus Server/ SMTP production+test ( ) Papyrus Adaptor/POP3 production+test ( ) Papyrus Adaptor/Rest (mobile) production+test ( ) OPTIONAL Papyrus Adaptor/https production+test ( ) OPTIONAL 40x Clients ( ) Scoping ( ) Education ISIS, estimated 4 weeks ( ) Server x2 (16 core, 18 GB memory, 1 GB Fast storage (SSD best) local, windows 2008 R2 x64) ( ) Total: Estimated (incl optional) 11

12 Investment perspective In 2019 Capture/Scan Papyrus Recognition Server Package (4 core) production+test ( ) Papyrus Designer Capture x2 production ( ) Papyrus Capture Clients x10 production ( 9.600) Papyrus Scan Enterprise x2 production+test ( ) Scoping ( 6.500) Education ISIS, estimated 2 weeks ( ) Total: Estimated

13 Benefit Summary Structural clean-up/complexity reduction Omlægning af alle gamle utidssvarende dokumenter Fjernelse af gamle og utidssvarende dokumentplatforme Nordea vil fremstå moderne overfor kunderne Kunder kan se alle former for dokumenter Video kan vises Reduce or avoid IT running and/or maintenance costs Omkostningerne er sparet hjem i 2018 NP skal ikke involveres ved overførsler Cross-business area benefits Systemet kan anvendes af alle forretningsområder Nordea vil fremstå som en moderne virksomhed Improve time to market or lower the cost for new development Forbedre time-to-market Sænke omkostningerne Fjernelse af manuelle processer Increase Operational Stability Betydelig forbedring af driftsstabilitet Betydelige forbedringer for kunder og ikke mindst call-centerne Reducering af porto og papir 13

14 Motivation for IT Floor funding Why is this initiative not funded within the IT area? Der har ikke været den fornødne indsigt i, hvad ISIS Papyrus kan Der har ikke været en fælles forståelse for, hvad Archive skal kunne Der har ikke været fokus på, hvad det koster at opbevare dokumenter Reducere drift omkostninger Følger strategien om at komme ud af de centrale platforme Reducering af system kompleksitet 14