Kommunale standardvilkår for køb af it-løsninger - en proces. 1.1 Baggrund. 1.2 En fælles strategi. 18. november 2014 LDA NOTAT

Transkript

1 18. november 2014 LDA NOTAT Standardvilkår - en proces Kommunale standardvilkår for køb af it-løsninger - en proces 1.1 Baggrund Det er i dag umuligt at finde en fællesnævner for danske kommuners it-kontrakter, som dækker alle 98 kommuner. Kommuner er meget forskellige med meget forskellige ressourcer og køber ind også it-løsninger på meget forskellige måder og på meget forskellige vilkår. Det er KOMBITs klare opfattelse, at det vil være en fordel for både den enkelte kommune, for den samlede kommunale sektor og for leverandørerne, hvis vi arbejder henimod en større grad af standardisering af de vilkår, vi køber it-løsninger på. KOMBIT hverken har eller ønsker muligheden for at fastsætte kontraktbestemmelser, som kommunerne skal anvende, men KOMBIT har derimod den opgave at deltage i og facilitere en kommunal diskussion om kontraktvilkår. For et par år siden udarbejdede KOMBIT derfor et forslag til en standardkontrakt for udvikling, drift og videreudvikling af it-løsninger. Standardkontrakten ligger på KOMBITs hjemmeside (klik her). 1.2 En fælles strategi Siden udarbejdelsen af den seneste standardkontrakt har særligt monopolbruddet betydet, at den kommunale sektor har bevæget sig i retning af en samlet strategi for de vilkår, vi stiller for køb af it-løsninger. En fælles kommunal strategi: Kommunerne stiller vilkår, som sikrer, at det er kommunerne, der har magten over kommunal opgaveløsning, ikke en it-løsning eller en leverandør. Som allerede nævnt er det en grundopgave for KOMBIT at deltage i og facilitere en kommunal diskussion om kontraktvilkår. KOMBIT har derfor aktiveret et særligt afsnit af KOMBITs Videnscenter for kontrakter (klik her). Der er endvidere udpeget en kommunal følgegruppe for VCK. Udkastene til bestemmelser og deres forhold til andre standardaftaler Som det første bud på emner, det kan være relevant at have en fælles kommunal holdning til, har KOMBIT udarbejdet notatet: Kommunale standardvilkår for køb af itløsninger forslag til de første tre konkrete bestemmelser (klik her). KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/3

2 Vi har ikke på nuværende tidspunkt fundet det hensigtsmæssigt at lave et nyt bud på en hel standardkontrakt. Vi synes, det er mere væsentligt at starte en proces, hvor vi kommunerne imellem - diskuterer, hvad vi synes, det er vigtigst at regulere i en aftale og hvordan det skal reguleres. Denne proces vil forhåbentligt kunne føre til et samlet sæt fælleskomunale bestemmelser. Som vi tænker bestemmelserne i denne fase af processen, synes vi, det er mest relevant at se dem som begyndelsen til et sæt generelle købsvilkår, som en kommune kan bruge som grundlag for de fleste typer køb, udvikling eller hyldevarer, over eller under udbudsgrænsen. I forhold til andre standardaftaler f.eks. KOMBITs egen standardkontrakt, K.02, SKI s aftalemateriale med videre skal formuleringen af strategien ovenfor tjene som et udgangspunkt for dels en modernisering af KOMBITs egne standarder der er tænkt til brug for kommunerne, dels en rettesnor for KOMBITs holdning til andre aftaler. 1.3 Hvordan kan den enkelte kommune bruge udkastene? De vedhæftede forslag til bestemmelser er forsøgt skrevet således, at de kan klippes direkte ud og indsættes i den enkelte kommunes fremtidige kontrakter. Har kommunen ikke sin egen standardkontrakt eller standardindkøbsvilkår, kan kommunen i stedet bruge bestemmelserne til at vurdere de kontraktvilkår, kommunen bruger som grundlag, uanset om vilkårene kommer fra en standardaftale eller en leverandør. Bestemmelserne må så eventuelt forhandles på plads med leverandøren. Det væsentligste ved forslagene er imidlertid, at den enkelte kommune overvejer dem og hvordan de passer ind i kommunens indkøbsstrategi for it-løsninger. 1.4 En fælles kommunal proces Dette notat er starten på en proces, hvor KOMBIT tilbyder kommunerne at deltage i et dialogmøde om de foreslåede bestemmelser. For kommunerne i Region Sjælland afholdes mødet i I17-kredsen og KOMBIT deltager i ØDF-kredsen for kommuner i Region Syddanmark og Region Midtjylland. KOMBIT foreslår kommunerne i Region Nordjylland og Region Hovedstaden at rette henvendelse til KOMBITs kommuneansvarlige, Lars Duval for Nordjylland og Christa Bergman for Region Hovedstaden, hvis kommunerne i fællesskab ønsker at mødes med KOMBIT om standardvilkår. KOMBIT vil senere følge op med yderligere oplæg til diskussioner om aftalebestemmelser. Tilbuddet om diskussioner med kommunerne i hver region gælder for hvert oplæg. Vi påregner at udsende et oplæg i kvartalet i løbet af 2015, Temaerne kan f.eks. være: Prisbestemmelser, attestation og anvisning KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/3

3 Overdragelighed fleksibilitet Kommunal organisering og contract management sammenhæng mellem aftale og kommunens organisering Offentlighed/fortrolighedsbestemmelser Alle kommuner er meget velkomne til at maile kommentarer, overvejelser og erfaringer om arbejdet med standardvilkår til Louise Dalby eller Flemming Heilberg KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/3