Ændret dagsorden godkendt. Den ændrede dagsorden, med tilføjelse af punkt 6, blev godkendt 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten

Transkript

1 188 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 4. september 2012 Start kl , slut kl Tilstede var Frede Skrubbeltrang, Christian Vestergaard, Søren Andersen, Eigil Stausholm, Palle Christensen, Iver Eriksen, Lise Lotte Kjær, Tina Holm og Lotte Bang. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden samt referat fra sidste møder 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Fusion temamøde for repræsentantskaberne 24. september Forventningsanalyse/forventningsafstemning 5. Kompetenceprofil for bestyrelsen 6. Administrationslokaler, Symfonien, Kjellerupsgade Dato og forslag til emner til næste møde 8. Eventuelt 9. Resume af beslutninger 1. Godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møder Den ændrede dagsorden, med tilføjelse af punkt 6, blev godkendt 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Ændret dagsorden godkendt Frede Skrubbeltrang spørger, hvorfor der står tomme boliger eks i Gundorflund. Det er fordi Kommunen ikke kan leje dem ud og vi har før sommerferien lavet en aftale med Aalborg Kommune om at vi prøver at leje dem ud til den almindelige venteliste til mennesker der passer ind i miljøet. Vi har aftalen på skrift således, at når de flytter hæfter Aalborg Kommunen igen. Palle Christensen spørger til håndværkerafdelingen, hvad er det håndværkerne er utrygge ved. De føler sig lidt rådville da vi har presset dem for at få dem ud i afdelingerne, så de starter der om morgenen i stedet for at møde ind på kontoret. Palle spørger også hvad rimelig godt betyder. Det er jysk og betyder godt, de er tilfredse og har det godt indbyrdes samt får det bedre med ejendomsfunktionærerne. Palle spørger om der skal beregnes en husleje mellem afdeling 3 og 11, da det er håndværkerafdelingen der ejer lokalerne. Christian Vestergaard syntes det er rigtig positivt, at Carsten kan hjælpe i restancesager. Lotte Bang orienterer fra forvaltningskonferencen at budskabet er at vi i hele landet skal søge at etablere fælles udlejning i Aalborg eller hele Nordjylland. I København og Århus koster det kr. 100 at blive skrevet op til boliger i Aalborg koster det kr at blive skrevet op til boliger. Aalborgbo har nedsat et udvalg til at undersøge, hvem der kunne være interesseret.

2 189 På forvaltningskonferencen snakkede vi service i administrationerne, BL havde lavet undersøgelser af hvordan servicen var i forskellige organisationer og nogle steder var den dårlig eller ikke eksisterende. Der vil i fremtiden blive sat fokus på god service. BL har lavet en konkurrence Bedst på nettet den koster kr det er for generelt at forbedre niveauet på hjemmesiderne. Rambøl forestår vurderingerne og giver en konstruktiv feedback. Vi ønsker at tilmelde os da vi godt ved vi kan gøre det bedre. Vores reklame cykler er på gaden billeder er sendt rundt. DHL stafetten vi havde et hold der løb torsdag, vi manglede bare nogle heppere. Boligsocialt arbejde nedskæring fra 4 til 2 stillinger Det kan ikke være meningen, at vi alene skal finansiere alt det boligsociale arbejde, de skar ned for nogle år siden fra medarbejdere, derefter fra 16-4 og nu fra 4 til 2 - intentionen i styringsdialogen, hvor vi skal opbygge et samarbejde omkring de boligsociale tiltag brister. Vi kan ikke gøre arbejdet uden kontakten og dialogen til netværkskoordinatorerne. BL har nedsat en Tænketank for at kortlægge beboerdemokratiet og for at finde nye veje til at styrke det. Vi har haft problemer med Indeklimaet på kontoret og har derfor kontaktet arbejdsmiljøeksperten de målinger de anbefaler koster kr excl. moms og det får vi foretaget for at afdække træk, fugt problematikken m.v. Børneattester reglerne er skærpet så vi skal indhente børneattester på alle nye medarbejdere vi vil foreslå VN at vi henter på alle medarbejderne. 3. Fusion temamøde for repræsentantskaberne 24. september 2012 Forslag til indkaldelse blev gennemgået tilrettet forslag sendes til kommentering Program Anne Henriksen og Britta Mikkelsen skal verificere Due diligence og Kim og Bjarne skal komme med supplerende kommentarer, anbefalinger og erfaringer Lotte Bang vil fraråde at vi går til afstemning, hvis vi risikere et nej. En enig bestyrelse, med undtagelse af Palle Christensen,

3 190 siger at vi skal gå til afstemning efter temamødet, så må det bære eller briste. Vi bør forholde repræsentantskaberne for hvad der kan ske ved at vi stemmer nej. Folder til information til beboerne der blev forelagt et forslag, men budskabet rammer ikke helt. Økonomi skal i baggrunden evt. stå som et samlet beløb kr og argumenterne skal fremhæves. 4. Forventningsanalyse/forventningsafstemning Iver Eriksen har lavet et forslag til en forventningsanalyse til medarbejderne. Lotte Bang spørger om ikke også det er vigtigt at spørge afdelingsbestyrelserne afventer afstemnings resultat i oktober. 5. Kompetenceprofil Rekrutteringskonsulent fra BL lavede en kompetence profil på direktører omvendt kan den også laves på organisationen. Vi bør afklare vore kompetencer i bestyrelsen og afdække eventuelle mangler ved at udvikle, uddanne eller indhente eksterne. Vi kan bruge kompetence/personlig udvikling til lokkemad for at tiltrække nye unge beboerdemokrater. Lotte Bang pointerer at hvis vi fortsat vil tiltrække det ældre publikum skal vi fortsætte med at byde på smørrebrød og snaps. Måske skulle det være pizza for at tiltrække de unge. Palle Christensen - Vi kan ikke stille krav til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne da vi skal være glade hvis der er nogen der stiller op. Søren Andersen spørger om det var bedre at lade andre analyserer, hvad vi har brug for. Der er enighed om at vi i organisationsbestyrelsen skal stille krav til hinanden og også kræve at man tager den nødvendige uddannelse. Lotte Bang pointerer at der stadig udefra bliver stillet større og større krav til bestyrelsen. Den skal arbejde professionelt. Lotte Bang vil gerne reklamere for org best kursus den september 2012 om bestyrelsens ansvar. Eigil Stausholm fastslår at det ikke er professionelle i forhold til

4 191 at få betaling for det. Det er ikke på den måde professionelt. Lotte Bang kunne godt ønske at bestyrelsen stiller krav til hende eller laver en kompetenceprofil for hende. Hun er startet en uddannelse i psykologi og kommunikation fordi det er der hun med fordel selv føler hun kan udvikle sig. Iver Eriksen foreslår at Lotte Bang arbejder på at have mere fokus på ledelsesdelen i Stedet for den operationelle del. Søren Andersen mener hun med fordel kan komme hurtigere til konklusionen. Frede Skrubbeltrang opsamler: Vi skal i organisationsbestyrelsen stille krav til hinanden og vi kan forvente at man klæder sig på til opgaven med kurser og uddannelse. Afdelingsbestyrelserne skal selv stille krav til hinanden, men vi forventer og anbefaler dem at de tager kurser. Lotte Bang spørger om vi skal motivere kurserne lidt mere end bare sende indkaldelserne ud, for at prøve at få folk til at deltage. Eigil Stausholm mener vi skal strukturere denne dialog, det vil være oplagt sammen med evalueringen af bestyrelsens arbejde. 6. Administrationslokaler, Symfonien, Kjellerupsgade 14 Lotte Bang præsenterede Boligselskabet Limfjordens foreløbige projekt Kjellerupsgade 14, hvor de har fået en kvote til 100 ungdomsboliger. Drømmen kunne så være at lave administration i underetagen. Lotte Bang forestiller sig ca kvm. og en anskaffelsessum på ca. kr Vi har brug for en tilkendegivelse på om Vivaboligs bestyrelse kan have interesse i lokalerne eller om Boligselskabet Limfjorden bare skal bygge ungdomsboliger. Eigil Stausholm mener bestemt at ideen er spændende. Iver Eriksen lokalerne her kan være gode nok her og nu, men er det ikke nødvendigvis på sigt, han er positiv for tanken. Søren Andersen mener vi skal have udarbejdet et beslutningsgrundlag. Christian Vestergaard er enig med Søren Andersen og vi skal også tænke konsekvenserne for Vesterbro 23. Umiddelbart syntes han der er dårligere parkering og busforbindelser, hvilket ikke er tilfældet. Da der ikke gå busser her forbi og at der er parkeringshus lige overfor ved brandstationen. Søren Andersen mener også vi skal tænke på miljøkravene som

5 192 kan forlange ventilationsanlæg her, hvilket vil blive umådelig svært/dyrt. Tina Holm, der vil i en ny administration også være nemmere adgangsforhold. Eigil Stausholm siger er der ikke noget med at hvis vi ikke er i udvikling er vi i afvikling. Palle Christensen husker da vi flyttede herind på Vesterbro. Der blev bestyrelsen ikke spurgt. For ham vil det være godt bare at komme her fra. Kan denne investering være med at gøre byggeriet mere spændende, er han stemt for ideen. Lotte Bang spørger om de har nogle drømme eller krav som de gerne vil have med i projektet vi arbejder videre med? Det skal være vores egen ikke til festlokale til ungdomsboligerne. Søren Andersen mener ikke nødvendigvis der skal være et kæmpe mødelokale. Palle Christensen mener der skal være mødelokale til repræsentantskabsmøder m.v. Mødelokalet kan evt. være opdelt i flere rum. Tina Holm mener ikke det gør noget, at vi kommer rundt i afdelingerne også. 7. Dato og forslag til emner til næste møde Evaluering af temamødet Bestyrelsesansvarsforsikring Palle Kristensen melder fra til den 4. oktober Eventuelt Der er accept til at arbejde videre med et beslutningsgrundlag Temamøde 24. september 2012 Næste møde 4. oktober 2012 kl Iver Eriksen foreslår Lotte Bang at lave en deling af kalendere Tina Holm besigtigelsestur, den var rigtig god og få et billede på nogle af de byggerier der blev talt om. Vi kan tage det op om vi skal gøre det noget mere end hvert andet år. Iver Eriksen er positiv overrasket over deres varmeregnskabstal som lige er kommet. Der er en besparelse ca. besparelse på kr p.g.a energi tiltag. Palle Christensen spørger til at de var blevet lovet at der vil komme en vejledning til måleren fra Varmekontrollen. Lotte Bang går på ferie fra torsdag, 14 dage på Grand Canarie Frede Skrubbeltrang har sagt nej tak til besigtigelsesture omkring altaner og tur på fjorden med Calum.

6 Resume af beslutninger Dagsorden til Indkaldelse til temamøde sendes rundt til godkendelse. Vi skal stille krav til hinanden i bestyrelsen uddannelse Symfonien, Kjellerupsgade positive og vi skal have et økonomisk beslutningsgrundlag. Lotte Bang Referent Frede Skrubbeltrang Christian Vestergaard Søren Andersen Formand Næstformand Eigil Stausholm Tina Holm Iver Eriksen Palle Christensen