Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 1 af 34

Transkript

1 - Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 1 af 34

2 Handlingsplan for Retten i Horsens 2011 Indledning: Da embedet blev dannet den 1. januar 2007, satte vi os nogle ambitiøse mål. Vi ønskede at blive et af de allerbedst fungerende embeder i Danmark. Siden dengang er det gået markant fremad, og i 2009 og 2010 lykkedes det os at nå de fleste af de mål, vi satte i 2007, både for vort personale, vore ydelser, resultater og for organisationen, og de mål, vi ikke har nået endnu, er vi tæt på at nå. De vanskeligheder, vi oplever, skyldes i de fleste tilfælde, at vi er afhængige af, at faktorer uden for vores kontrol, f.eks. at personundersøgelser og mentalerklæringer, bliver leveret hurtigere. På trods af en betragtelig stigning i antallet af sager ved embedet hvilket har medført, at der siden Retsplejereformen er tilført embedet to yderligere dommere har embedet færre ventende straffesager end pr. 1. januar 2007 og har i det hele taget den højeste målopfyldelse i landet (bortset fra Retten på Bornholm, der er atypisk i denne sammenhæng). Ved netop offentliggjorte tal har Retten i Horsens som det eneste embede for 2010 grønne tal for yderligere forbedring af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid og målopfyldelsen fra 3. til 4. kvartal, og sagsophobningens fordeling (MOVE) mellem embederne ved udgangen af 2010 viser en forbedring fra 1,2 % til 1,1 % i forhold til en forventet andel på ca. 3 %. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 2 af 34

3 Analyse domsmandssager og alm. civile sager med dom efter hfh. (2010) Nr. Ret DOMSMANDSSAGER ALM. CIVIL M. DOM EFTER HFH. Reduktion i gnst. Sagsbehandlingstid fra 3kv til 4kv Stigning i målopfyldelse (sager under 4 mdr.) fra 3kv til Reduktion i gnst. Sagsbehandlingstid fra 3kv til 4kv Stigning i målopfyldelse (sager under 12 mdr.) fra 3kv til 4kv 1 Hjørring 2 0, ,47 2 Aalborg 5 0,72 3-0,73 3 Randers -4-2, ,3 4 Århus -4-1, ,11 5 Viborg -5 1, ,94 6 Holstebro -9 1,41 4-1,18 7 Herning 1 1, ,34 8 Horsens 10 2,9 7 0,51 9 Kolding 1-0, ,09 10 Esbjerg 2 2, ,33 11 Sønderborg -5 0, ,22 12 Odense -1-1, ,33 13 Svendborg 1 3, ,65 14 Nykøbing Falster -3 2, ,72 15 Næstved 7 1, ,09 16 Holbæk 1 1,29 8 3,13 17 Roskilde 2-0,3 28 2,12 18 Hillerød 1-1,78 3-2,5 19 Helsingør -4-1, ,06 20 Lyngby -9-2, ,23 21 Glostrup -9-0, ,12 22 Frederiksberg -3-1, ,89 23 København 3 0, ,03 24 Bornholm ,52 Samlet reduktion på ca. 500 alm. civile sager i 2010 Samlet reduktion på mere end domsmandssager i 2010 Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 3 af 34

4 Sagsophobningens fordeling (MOVE) ved udgangen af 1. kvartal ,0% Prognose for andel af samlet ophobning i forhold til, hvordan ophobningen vil fordele sig, hvis den fulgte den relative fordeling af antallet af modtagne sager ved de enkelte retter i ,0% 15,0% 10,0% 20,9% 14,1% 5,0% 9,0% 4,1% 1,9% 2,0% 0,0% Hjørring Aalborg Randers Århus Viborg 5,0% 4,3% 4,7% 5,6% 3,5% 2,5% 2,0% 3,1% 3,4% 3,9% 2,7% 0,8% 0,8% 1,2% 1,0% 1,6% 1,9% 0,0% Holstebro Herning Horsens Kolding Esbjerg Sønderborg Odense Svendborg Nykøbing Falster Næstved Holbæk Roskilde Hillerød Helsingør Lyngby Glostrup Frederiksberg København Bornholm Sagsophobningens fordeling (MOVE) ved udgangen af ,0% Prognose for andel af samlet ophobning i forhold til, hvordan ophobningen vil fordele sig, hvis den fulgte den relative fordeling af antallet af modtagne sager ved de enkelte retter i ,0% 15,0% 10,0% 16,2% 17,6% 5,0% 7,5% 5,3% 3,5% 4,0% 0,0% Hjørring Aalborg Randers Århus 5,6% 4,4% 4,7% 4,7% 4,6% 3,3% 2,7% 2,8% 2,9% 2,4% 1,1% 0,5% 1,1% 1,3% 1,2% 1,1% 1,3% 0,1% Viborg Holstebro Herning Horsens Kolding Esbjerg Sønderborg Odense Svendborg Nykøbing Falster Næstved Holbæk Roskilde Hillerød Helsingør Lyngby Glostrup Frederiksberg København Bornholm Ved en helt usædvanlig stor og dygtig indsats fra alle ansatte ved Retten i Horsens lykkedes det i 2009, på trods af en numerisk stigning i sagsantallet i civile sager og straffesager på ca. 10 %, 25 % i fogedsager, 45 % i tvangsauktioner og mere end 80 % stigning i insolvenssagerne, at øge produktiviteten på alle områder væsentligt, så antallet af uafsluttede sager ikke steg nær så dramatisk som antallet af sager, vi modtog. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 4 af 34

5 Den samme tendens fortsatte i 2010, hvor straffesagerne igen steg i antal med ca. 10 %, og vi igen nedbragte bunker. Insolvenssagerne steg med yderligere ca. 16 %, mens antallet af modtagne sager i øvrigt holdt sig på samme niveau som i I 2009 blev Danmarks Domstole tildelt en ekstrabevilling, som løber ud med udgangen af 2011, som betød, at vi kunne ansætte flere kontormedarbejdere. Det gav ro på, at der kom et mindre pres på hver enkelt medarbejder, og det gav plads til, at oplære medarbejdere. Vi har i det år, der er gået, set, at kvaliteten og sikkerheden i udførelsen af arbejdet er blevet stabiliseret og gradvist udviklet. Endvidere er fleksibiliteten ved embedet til at dække mere end ét kompetenceområde blevet forøget ved, at mange medarbejdere ved mere, kan overkomme mere og/eller kan udføre flere funktioner, så vi er parate til de udfordringer, det kommende år vil byde os. Det er embedets politik, at der skal investeres i videndeling for at udvikle alles kompetencer. Det sker både ved intern og ekstern undervisning og erfaringsudveksling for at sikre, at de arbejdsformer, vi bruger, så vidt muligt lever op til anbefalingerne om bedste praksis. I trivselsundersøgelsen 2010, hvor scoren går fra 0 til 7 (4-6 er tilfredsstillende, og 6-7 er meget tilfredsstillende) fremgår det, at både dommerne og medarbejderne i øvrigt finder, at de har gode muligheder for faglig udvikling (5,8 i forhold til landsgennemsnit på 5,6), og særligt dommerne oplyser, at de bliver opmuntret til at bruge og dele deres viden (6,2 i forhold til landsgennemsnit på 5,5). Et af de redskaber, vi tog i brug i foråret 2010, var et kursusforløb, der er tilrettelagt sammen med Business College Horsens, hvor vi arbejdede med, at medarbejderne fik en øget respekt for hinanden (og måske især hinandens arbejde) og at tage vores vedtagne metode om 'den anerkendende tilgang' til sig i den måde de samarbejder og kommunikerer på i hverdagen og til at se Retten i Horsens som en fælles arbejdsplads, hvor medarbejderne anser det som en naturlig ting, at man samarbejder på tværs uanset uddannelsesmæssig baggrund, (trivselsundersøgelsen 2010, lokalt spørgsmål med en score på 5,5). Det vil dog fortsat i 2011 være et væsentligt indsatsområde for Retten i Horsens at arbejde på, at medarbejderne viser respekt og hjælpsomhed mellem afdelingerne/sektionerne (4,9 i forhold til landsgennemsnit på 5,0), og at der hele tiden arbejdes på, at alle ansatte ser embedet som en helhed. Derfor er det også glædeligt at se, at besvarelsen af spørgsmålet i trivselsundersøgelsen: Jeg yder en ekstra indsats for at hjælpe min arbejdsplads med at skabe de ønskede resultater scorer 6,4 (landsgennemsnit 6,3). Embedets ledere og de yngre dommere indgår i erfa-grupper med kolleger fra andre embeder. Embedet har endvidere været repræsenteret i den arbejdsgruppe ved Danmarks Domstole, der var nedsat til at arbejde med kvalitetsudvikling ved domstolene, og som har afsluttet sit arbejde, og vi har selv været rigtig gode til at arbejde med kvalitet i arbejdet. Det afspejles også i trivselsundersøgelsens resultat, hvor der på spørgsmålet om: Jeg har mulighed for at udføre mit arbejde i den rigtige kvalitet opnås en score på 5,8 i forhold til landsgennemsnittet på 5,5. Domstolsstyrelsens bestyrelse har besluttet, at der skal være 4 fokusområder for indsatsen ved Danmarks Domstole i 2011: 1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen. a. Retten kortlægger årsager til de evt. for lange sagsbehandlingstider og iværksætter målrettede initiativer til nedbringelse Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 5 af 34

6 Retten i Horsens og alle, der arbejder her, holder konstant øje med vore sagsbehandlingstider. Alle er bevidste om, at det er vigtigt hele tiden at vide, hvor godt vi ligger i forhold til de mål, vi har opstillet, og det sker ved en opfølgning, alle skal kunne se og forstå. Vi kender endnu ikke tallene for hele året 2010, men efter 2. kvartal 2010 lå vi som det embede, der havde den højeste målopfyldelse inden for straffesager, civile sager og fogedsager (bortset fra Bornholm, der ikke er sammenlignelig i denne sammenhæng), og vi kan ikke tro, at det har ændret sig ved årets udgang. Derfor har vi i 2010 tilbudt embeder, der har haft sagsbunker (Århus, Glostrup og Randers), at modtage sager fra dem. Vi har fra efteråret 2010, og det tilbud er indtil videre udstrakt til første halvår 2011, haft aftaler om at behandle et større antal af rettens civile sager med henblik på at Retten i Århus kan udnytte tiden til at nedbringe bunker og generelt forkorte ventetiden til gavn for landets borgere. På skifteområdet har målopfyldelsen ved Retten i Horsens ikke været tilfredsstillende, hvorfor vi målrettet har arbejdet på at øge produktiviteten. Det er sket på tre mødedage mellem ledelsen og afdelingen i 2010, som hovedsagelig har koncentreret sig om insolvenssagerne. Ved årsresultatet er det glædeligt at se, at der er sket en forbedring af resultatet i forhold til 2009 på ca. 30 % i afsluttede sager. I januar 2011 har der desuden været gennemført et bedste praksis -projekt, som har fokuseret på skriftlig behandling af dødsboer med henblik på, at tilrettelæggelsen af arbejdet med dødsboer kan ske mest hensigtsmæssigt. Arbejdet med at nedbringe sagsbehandlingstiderne i skifteretlig sammenhæng vil blive fortsat i Vi har hele tiden været i stand til at sætte ind med målrettede initiativer, hvis vi har kunnet se, at der skete et skred i den forkerte retning, eller vi ikke selv har været tilfreds med sagsbehandlingstiden. Det er blandt andet derfor, at vi aftalte at afskaffe de faste grundlovsvagtdage, der nu fordeles løbende i den ledigblevne retstid. Det er blandt andet derfor, at vi aftalte forskellige tiltag med hensyn til forældreansvarssager, som nu har bevirket, at sagerne behandles inden for de aftalte målsætninger. Det er blandt andet sket ved hele tiden at være opmærksomme på berammelsen af voldssagerne. Endvidere er det sket ved den indstilling, der er opbygget, særligt med hensyn til straffesager, at sagerne straks-berammes. Af brugerundersøgelsen, der er gennemført af Oxford Research i december 2009, fremgår blandt andet, at tilfredsheden med sagsbehandlingstiderne er markant bedre hos Retten i Horsens end hos gennemsnittet af alle retter. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 6 af 34

7 Det fremgår endvidere, at brugerne kun i 38 % af tilfældene imod landsgennemsnittet på 74 % tilskriver utilfredshed med sagsbehandlingstiden forhold, Retten i Horsens er ansvarlig for. Det fremgår endvidere, at 84 % af brugerne anser tiden fra indkaldelse til afholdelse af møder for passende i forhold til landsgennemsnittet på 61 %. For at sikre, at vi fortsat nedbringer vore sagsbehandlingstider vil vi fortsætte arbejdet i embedets statistikgruppe. Det dedikerede arbejde med statistik blev begyndt i en ny arbejdsgruppe, der holdt sit første møde den 16. juni 2009 og har fortsat sit arbejde. Der var fra starten enighed i arbejdsgruppen om, at det er nødvendigt konstant at have fokus på, at der registreres korrekt i alle sagstyper. Arbejdet har givet tydelige resultater, og kvalitetssikringen af embedets statistikdata har styrket pålideligheden af de data, som danner grundlag for embedets løn- og driftsbevilling. Det er derfor af største betydning, at arbejdet fortsat har den nødvendige bevågenhed, og at statistikarbejdet indgår som en aktiv del i embedets handlingsplan. 2. Digitale domstole a. Retten sikrer en vellykket implementering af de digitale løsninger ved at tilpasse kompetencer, organisering, kommunikation og processer til de nye systemer. Retten i Horsens blev forsøgsembede med at indføre målrettet anvendelse af -forsendelse og gennemførelsen af de elektroniske (såkaldte jfs-)dokumentarkiver. Ud over en meget positiv virkning på portobudgettet har det været en overordentlig vellykket proces, hvor alle medarbejdergrupper har medvirket yderst kreativt og konstruktivt, og som har opfyldt et behov fra vore advokater, som blev kendt med brugerundersøgelsen Retskredsens advokater har taget meget positivt imod og har bidraget til at få digitale forsendelser til at fungere ved meget hurtigt at indføre sikre mailpostkasser, så også personfølsomme data kan sendes elektronisk. Retten i Horsens har stillet materialer, vi har udviklet, om personfølsomme data og arbejdsgange i øvrigt ved mailforsendelser til rådighed for Domstolsstyrelsen og bedste praksis -konsulenter til udvikling af digitale løsninger ved Danmarks Domstole i det hele taget. Embedet har fået stor ros for, og det har været en inspiration i det daglige arbejde, at vi har bidraget til at få skubbet digitale løsninger i gang ved Danmarks Domstole. Retten medvirker også i 2011 meget gerne til at Danmarks Domstole kommer i front på det digitale område og til at finde på nye og tidssvarende løsninger. 3. Åbenhed, omdømme og kommunikation a. Retten styrker lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR. For yderligere at udbygge vort gode omdømme i lokalsamfundet og hos vore brugere vil vi også i 2011 fastholde fokus på lokalområdets kendskab til os. I de tidligere år har vi gennemført en række arrangementer både for offentligheden, herunder lokale borgerforeninger, ældreklubber, institutioner og foreninger, universitetet, skoler m.fl. og med vore samarbejdspartnere med det formål at give indblik i vores dagligdag og styrke det faglige samarbejde. Vi har også jævnligt besøg fra udlandet, og retspræsidenten besøger udenlandske domstole og udbreder gerne kendskabet til vort arbejde. Samarbejdet ud af huset har givet meget positive tilbagemeldinger til embedet. Dette underbygges også af de meget positive resultater af brugerundersøgelsen, som er gennemført i forhold til almindelige og professionelle brugere ved embedet i december Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 7 af 34

8 Det fremgår om oplevelsen af retten målt imod gennemsnittet ved Danmarks Domstole blandt andet: Det er en prioritet for embedet at opretholde en god kontakt med lokalpressen, hvilket har resulteret i mange gode reportageartikler blandt andet om embedets effektivitet og resultater. Vi har bevidst kontakt til den lokale presse 4-5 gange om året, hvor de får et overblik over rettens øjeblikkelige situation, og vi dermed har mulighed for at identificere de relevante journalister ved navn og etablere et konstruktivt samarbejde med dem. Et samarbejde, der har givet sig udslag i, at den lokale presse føler det naturligt og trygt at henvende sig til Retten i Horsens for at få bekræftet eller afkræftet historier og generelt er loyal og konstruktiv i sin beskrivelse af retssager og forholdene ved Retten i Horsens. Frekvensen i de regelmæssige mødefora er følgende: Der holdes møde med pressen 4-5 gange årligt. Der holdes møde med anklagemyndigheden ca. 8 gange årligt. Der holdes møde med advokatforeningsformændene ca. 6 gange årligt, og Retspræsidenten udsender jævnligt nyhedsbreve pr. mail til alle advokater i retskredsen. Der holdes møde med Kriminalforsorgen 2 gange årligt. Der holdes møde med de beneficerede advokater 2 gange årligt. Der holdes møde med alle retskredsens advokater minimum 1 gang årligt og udsendes nyhedsbrev fra præsidenten til alle advokater pr. mail ca. hver anden måned. Der holdes møde med domsmænd/nævninger, når behov for dialog. Der holdes møde med stævningsmændene minimum 1 gang årligt og i øvrigt efter behov. Der holdes møde med bedemændene, når der er behov. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 8 af 34

9 4. Kvalitet, service og effektivitet Ad 4.a: a. Retten arbejder løbende med forbedring af kvalitet, service og effektivitet ved fortsat at fokusere på kvalitetsprojekter, opfølgning på brugerundersøgelse samt øget effektivitet. b. Retten følger målrettet op på trivselsundersøgelsen fra Vi har set, at den måde, vi arbejder på, har givet embedet en betydelig øget effektivitet, hvilket understreges af, at vi i det hele taget har den højeste målopfyldelse i landet (bortset fra Retten på Bornholm, der er atypisk i denne sammenhæng). Men selvfølgelig kan vi blive endnu bedre, og det vil vi arbejde på i Det er vigtigt at tænke effektivitet ind i alle arbejdsprocesser, hvad enten det gælder sagsbehandlingstider, kvalitet eller service. Vedrørende fokusområdet kvalitet, vil embedet fortsætte arbejdet med løbende at gennemgå arbejdsprocesserne i afdelingerne med henblik på effektivisering. Det er dejligt at se, at medarbejderne oplever det som et naturligt led i arbejdet ved embedet, at vi arbejder med vore arbejdsprocesser. Det ses udtrykt i den score, som fremgår af trivselsundersøgelsen (6,1 i forhold til landsgennemsnit på 5,8), og at de ser forandringer som en naturlig del af deres arbejde (6,0 - lokalt spørgsmål). Det er vigtigt i denne proces, at hver enkelt af os får feedback på det arbejde, vi udfører. Det gælder både fra kolleger, men også fra vore samarbejdspartnere og brugere. Det kræver åbenhed og tillid, som er positive egenskaber, vi ønsker at værne om i vores organisation. Det er vigtigt i denne proces, at vi ikke går på kompromis med kvaliteten, men at hver eneste af os bliver så kompetent som overhovedet muligt til at udføre vort arbejde. Der er i det hele taget ved Retten i Horsens enighed om, at aftaler baseret på dialog og opfølgning baseret på åbne og gennemsigtige resultatmålinger er et effektivt instrument for at skabe et godt arbejdsmiljø og en høj produktivitet. Og samtidig er der enighed om, at aftaler og målemetoder altid kan justeres og forbedres, og at den dialog-baserede aftalemodel løbende skal forbedres, men i en evolutionær udvikling og ikke på den måde at det, der ikke fungerer optimalt forkastes, og noget nyt opfindes. Dialogen giver mulighed for at identificere de elementer i aftaler eller målepunkter, der ikke fungerer optimalt, og så justere dem samtidig med, at det vedtagne aftalegrundlag stadig fungerer. Det giver en tryghed i dagligdagen og en sikkerhed for, at aftaler holdes og målepunkter er fornuftige, forståelige og gennemsigtige. Samarbejdet i og med dommerkollegiet er en høj prioritet, og det er fra embedets start i 2007 tilstræbt, at de aftaler, retspræsidenten indgår med dommerne om sagernes fordeling og den administrative behandling af sagerne, foreligger i skriftlig form. Aftalerne er løbende blevet revideret og justeret i takt med erfaringer og behov. Der holdes som udgangspunkt to uden-forhuset-dommerkollegieseminarer om året, hvor der målrettet arbejdes med kvalitetssikring af både strafferetspleje og civilretspleje spørgsmål. Desuden tilstræbes, at der holdes dommerkollegiemøder af minimum ½ dags varighed ca. hver anden måned til drøftelse og opfølgning på faglige spørgsmål med henblik på til stadighed at forbedre kvaliteten af rettens arbejde og sikre dommerne indflydelse på embedets faglige ledelse. Retten i Horsens har ligeledes fra begyndelsen af 2007 prioriteret, at der for alle afdelinger udarbejdes køreplaner, så retningslinjerne er tilgængelige for alle, idet de bliver lagt på intranettet. Det har resulteret i mange produkter, som løbende revideres og opdateres, og der kommer stadig nye til: Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 9 af 34

10 Dommerkollegiet: Der er i forbindelse med dommerkollegieseminarer og møder i dommerkollegiet udarbejdet blandt andet følgende detaljerede aftaler og vejledninger, der i høj grad bidrager til at kvalitetssikre arbejdet ved embedet: Notat om sagsfordeling og administrativ behandling af sager ved Retten i Horsens, rev. maj Aftaler om kvalitetssikring af gennemførelsen af nævningesager på dommerkollegieseminar den 24. og 25. september Køreplan om grundlovsvagt på hverdage, i weekender/helligdage og ved behandling af arrestantsager på hverdage, maj Notat om drøftelser på dommerkollegieseminar den 20. og 21. maj 2010 om specialisering Drøftelser om dekorum ved Retten i Horsens på dommerkollegieseminar den 24. og 25. september Retningslinjer til vagt/retsbude om deres forberedelse af retssale retssalsdekorum, maj Aftaler om kvalitetssikring af behandlingen af småsager på dommerkollegieseminar den 24. og 25. september 2009, opdateret den maj Udkast til retsbog til telefonmøder/forberedende retsmøder (kvalitetssikring af resultatet af retsmøderne), maj Igangværende: Aftaler om prioritering af opgaver i retssekretariatet, oktober Retningslinjer for lydoptagelse af forklaringer under hovedforhandlinger i straffesager. Kvikguide til lydoptagelse. Notat om unge lovovertrædere mellem 14 og 18 år. Rapporter over dommerproduktivitet både med hensyn til retstid og afgørelser løbende. Retssekretariatet: Der er udarbejdet og vedligeholdes detaljerede køreplaner og vejledninger for følgende områder: Fællessekretariatet Køreplan for sagsbehandling af almindelige borgerlige retssager i retssekretariatet rev. februar 2011 Køreplan for straffesager, rev. februar 09 Køreplan for sagsbehandling af grundlovssager, juni 2010 Køreplan for børnefjernelsessager, 2009 Vejledning om behandling af småsager i retsafdelingen, 2010 Køreplan for faderskabssager, 2010 Køreplan for værgemålssager, rev. februar 2011 Køreplan for forældreansvarssager, rev. februar 2011 Vejledning om anke- og klagenævn, jf. retsplejelovens 361, 2010 Notat om fri proces og sagsomkostninger ved byretten, rev. januar 2011 Køreplan for sagsbehandling af borgerlige sager i fællessekretariatet, rev. januar 2011 Køreplan for betalingspåkrav i fællessekretariatet, rev. august 2010 Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 10 af 34

11 Skifteafdelingen: Afdelingen har udarbejdet en omfangsrig køreplan for både insolvens- og dødsboskifterne. Dette sikrer en ensartethed i den kontormæssige behandling af sagerne, hvilket er en kvalitet både for de ansatte og brugerne. Det er aftalt, at køreplanen skal opdeles efter emne, hvilket sikrer en smidigere mulighed for opdatering og anvendelse. Bedste praksis -forløbet, senest i januar 2011, forventes at kunne bidrage til en yderligere højnelse af kvaliteten, service og effektivitet i arbejdets udførelse ved at vælge den arbejdsform som bedst tilgodeser brugernes behov, herunder blandt andet ved som hovedregel at tilbyde skriftlig behandling af dødsboer, så brugerne ikke behøver at rejse langt og bruge tid, hvis sagsbehandlingen kan klares uden. Fogedafdelingen: Afdelingen har iværksat det projekt, at salgsopstillinger af rekvirenten sendes også via til afdelingen, hvorefter afdelingen videresender salgsopstillingen pr. , hvis adressen er oplyst. Dette er en kvalitet for modtagerne, der i vidt omfang sagsbehandler elektronisk. Afdelingen har besluttet at skærpe sin fokus på at nedbringe antallet af sager, der ligger til politifremstilling, og holder møder med repræsentanter fra politiet for at sikre dette. Dette er en kvalitet for rekvirenterne og for de ansatte, der herved ikke rykkes for svar i sagerne. Vejledninger af generel karakter: Personoplysninger i s, 2010 Enhedspostkasser, 2010 Mails, der skal gemmes på U-drevet, 2010 Vejledning i håndtering af gæster ved Retten i Horsens, 2010 Om tilfredsheden med de fysiske rammer, overordnet tilfredshed med retten og rettens service fremgår det blandt andet: 1 1 *) betyder, at kun professionelle brugere har svaret på spørgsmålet. **) betyder, at kun almindelige brugere har svaret på spørgsmålet. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 11 af 34

12 Vi var og er selvfølgelig meget stolte over og tilfredse med resultaterne af brugerundersøgelsen, som bringer os ind på en samlet 3. plads kun overgået af Retten på Bornholm og Retten i Esbjerg, se nedenfor side 16. En overordnet gennemgang af brugerundersøgelsen viste, at Retten i Horsens generelt scorer højt på de områder, hvor det er vores personlige indsats, indstilling og kompetencer, der vurderes, mens vi på mere tekniske områder, f.eks. indeklima, muligheden for at benytte , standard af tekniske hjælpemidler, hjemmesider og lignende ligger pænt, men ikke helt i top. Det vil vi selvfølgelig gøre noget ved, men på områder som for eksempel indeklima er vi ikke selv i stand til at gøre noget, men venter på tredje år på, at de relevante styrelser sammen med udlejer skal gå i gang. Men generelt kan og bør alle være stolte over, at på de punkter, hvor det er vores personlige indsats, der vurderes, scorer vi meget højt. Med hensyn til benyttelsen af tog vi opgaven på os og blev det embede, der er gået foran og har været med til at præge udviklingen i hele landet. Vi har fået lydudstyr installeret i 6 af vore 9 retssale, hvilket giver nye muligheder for en mere effektiv afvikling af retsmøderne og en højere grad af sikkerhed i forhold til validiteten af de forklaringer, der danner grundlag for sagernes afgørelse. Desuden har vi væsentligt forbedret vores hjemmeside. Det betyder dog ikke, at vi skal hvile på laurbærrene. Vi oplever og kan dokumentere, at de initiativer, vi har sat i gang i en løbende proces, virker for os. I 2011 vil vi derfor i forhold til brugerundersøgelsen: Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 12 af 34

13 fortsætte med at holde seminarer og andre møder, hvor dommerne sammen med præsidenten gennem drøftelser og forhandlinger søger at definere og kvalitetssikre, at der anvendes effektive og hensigtsmæssige arbejdsprocesser i forhold til målsætningen om, at embedet leverer ydelser til tiden af højeste kvalitet. Fortsætte med at gennemføre de beslutninger og aftaler, som præsidenten træffer sammen med dommerkollegiet om den faglige ledelse ved embedet, gemme, dialoger på ledermøder, lederseminarer og i afdelingerne. fortsætte med at holde regelmæssige møder først og fremmest med advokaterne, anklagerne, kriminalforsorgen, pressen og de børnesagkyndige, så der løbende er en dialog med dem om at optimere samarbejdet med henblik på, at vi leverer ydelser til tiden af højeste kvalitet. også, men ikke helt så ofte mødes med lægdommerne, stævningsmændene og bedemændene for at drøfte vort samarbejde med henblik på, at vi leverer ydelser til tiden af højeste kvalitet fortsat være åbne for besøg fra skoler, institutioner, foreninger og udlandet for at udbrede kendskabet til vort arbejde til det omliggende samfund. Ad 4.b. målrettet opfølgning på trivselsundersøgelsen Trivselsundersøgelsen 2010 for Retten i Horsens har været meget tilfredsstillende og ligger i det grønne felt med en score på 6,1. Det er en forbedring på 0,3 i forhold til undersøgelsen i 2008 og 0,1 procent bedre end landsgennemsnittet. Det bringer altid glæde, når en undersøgelse af egne forhold viser særligt gode resultater. Derfor er det relevant at se på, hvilke spørgsmål, der gav den højeste score, herunder sammenlignet med Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 13 af 34

14 landsgennemsnit og med trivselsundersøgelsen For de laveste scorer er det på samme måde relevant at se på, om resultaterne adskiller sig fra landsgennemsnittet og fra trivselsundersøgelsen Spørgsmålet om opfølgningen på medarbejderudviklingssamtale har det været interessant at drøfte, idet det entydigt er blevet oplyst, at en ikke ubetydelig del af medarbejderne (dommerfuldmægtige og elever) er blevet ansat på et tidspunkt, hvor de årlige medarbejdersamtaler var holdt og nye endnu ikke i gang. Besvarelserne fra dem har derfor naturligt været negative. Dette giver grund til overvejelser med henblik på næste trivselsundersøgelse, hvordan et sådant spørgsmål bør formuleres, så resultatet bliver retvisende. Der har i januar 2011 været lejlighed for alle ansatte til i trivselsgrupper at have fordomsfri drøftelser af, hvilke trivselsspørgsmål der fylder dem i det daglige. På personalemødet i februar 2011 vil grupperne melde tilbage om, hvilke forslag de har til, hvordan trivslen kan blive endnu bedre. --- Vi har et stort håb om, at vi vil være i stand til at gennemføre de målsætninger, som fremgår af planen nedenfor. Handlingsplanen for 2011 består i lighed med tidligere år af en indledende del med de overordnede indsatsområder og en efterfølgende del, der udmønter de initiativer, som de enkelte afdelinger forventes at udføre til gennemførelse af planen. Denne handlingsplan er aftalt på personalemøde den 8. februar 2011 og SSU-møde 11. februar På Retten i Horsens vegne Bodil Ruberg Retspræsident Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 14 af 34

15 Nedbringelse af sagsbehandlingstider og effektivitet: Målsætning Anvende effektive arbejdsprocesser til yderligere nedbringelse af sagsbehandlingstider: Strategi Vi beskriver enkle og klare arbejdsgange i køreplaner, der løbende diskuteres og justeres efter vores målestok for bedste praksis. Vi sikrer medarbejderne adgang til nyeste faglige viden og hensigtsmæssige IT-værktøjer. Vi deler viden og giver feed-back til kolleger på alle niveauer. Opfølgning: Vi evaluerer i forbindelse med årlige udviklingssamtaler om aftaler om uddannelse og udvikling af kompetencer har medført de ønskede resultater. Vi opdaterer løbende vore køreplaner for at sikre, at de hele tiden lever op til vort krav om bedste praksis. Vi husker at give feed-back til kolleger, fordi vi ønsker at styrke hinanden fagligt og socialt. Ansvar: Dommerne holder løbende seminarer og andre møder med præsidenten, hvor de gennem drøftelser og forhandlinger søger at definere og kvalitetssikre, at der anvendes effektive og hensigtsmæssige arbejdsprocesser i forhold til målsætningen om, at embedet leverer ydelser til tiden af højeste kvalitet. På plenarmøder udveksles erfaringer om arbejdsgange for at kvalitetssikre, at der anvendes effektive arbejdsprocesser i forhold der vedrører alle juristernes arbejde. Afdelingsledelsen er ansvarlig for at vedligeholde og udvikle hensigtsmæssige køreplaner og hjælperedskaber, der sikrer, at alle anvender samme fremgangsmåde og bedste praksis til udførelse af afdelingens Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 15 af 34

16 opgaver. Afdelingsledelsen sender løbende kopi af de seneste køreplaner til præsidenten og sekretariatschefen og sørger for, at køreplanerne bliver lagt på embedets intranet, så de let kan findes og anvendes af alle medarbejdere. Statistik og effektivitet: Målsætning Til stadighed forbedre kvaliteten i sagsregistrering og statistikbehandling for at få de ressourcer, vi har krav på og for at tilrettelægge vore arbejdsgange mest effektivt. Strategi Vi er hele tiden opmærksomme på at foretage korrekt sagsregistrering. Vi har nedsat en statistikgruppe med repræsentanter fra alle dele af embedet med det formål, at gruppens medlemmer i det daglige skærper egen og kollegers opmærksomhed på at leve op til målsætningen. Opfølgning: Vi holder månedlige statistikgruppemøder og udsender referater, så alle ved embedet løbende er opmærksomme på de initiativer, der tages for at sikre en korrekt og effektiv sagsregistrering. Ansvar: Ledelsen, dommerne og de relevante afdelingsledelser. Det er en løbende proces. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 16 af 34

17 Digitale domstole og effektivitet: Målsætning Retten sikrer en vellykket implementering af de digitale løsninger ved at tilpasse kompetencer, organisering, kommunikation og processer til de nye systemer. Strategi Retten i Horsens vil fortsætte med at gå i front med at finde på digitale løsninger. Alle medarbejdergrupper medvirker kreativt og konstruktivt på at udvikle endnu bedre digitale løsninger. Retten i Horsens stiller materialer, vi har udviklet, om personfølsomme data og arbejdsgange i øvrigt ved mailforsendelser til rådighed for Domstolsstyrelsen og bedste praksis -konsulenter til udvikling af digitale løsninger ved Danmarks Domstole i det hele taget. Vi hjælper gerne kolleger fra andre embeder med gode råd. Opfølgning: Vi fremmer den regionale undervisning for at sikre, at alle medarbejdergrupper får størst mulig indsigt i og nytte af de digitale løsninger. Ansvar: Ledelsen og de relevante afdelingsledelser. Det er en løbende proces. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 17 af 34

18 Kvalitet og effektivitet: Indsatsområde Kvalitet og effektivitet Strategi Arbejde videre inden for rammen om kvalitetsudvikling ved Danmarks Domstole. Admi Strategisk nistrationschef ledelse Faglig ledelse Personaleledelse Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Driftsledelse og organisering Fogedret Retssikkerhed Uafhængighed Vi løser vores opgave med højeste kvalitet, service, effektivitet Strafferet Effektive arbejdsprocesser Effektivitet Faglig kvalit et Trivsel, motivation Sagsbehandlingstid Brugeroplevet kvalit et Respekt og tillid Civilret Skifteret Udviklende arbej dspladser Bidrag til samfundet Gennemføre initiativer, der styrker kvalitetsudviklingen ved embedet. Opfølgning: Opbygge og vedligeholde videnskapital, så Retten i Horsens er en udviklende arbejdsplads med en god trivsel. På halvårlige ledelsesseminarer udveksle erfaringer af betydning for den strategiske ledelse af embedet. Afdelingerne rapporterer på de ugentlige ledelsesmøder om de midlertidige driftsresultater. Driftsresultaterne analyseres i en løbende proces og det vurderes, om initiativerne, der er sat i værk, virker efter formålet både med hensyn til sagsbehandlingstider og den ønskede kvalitet i sagsbehandlingen. Ansvar: Afdelingsledelsen er ansvarlig for processen i det daglige og har ansvar for omgående at rapportere negative udsving i sagsbehandlingstider og i kvaliteten til ledelsen. Ledelsen analyserer resultaterne i samarbejde med SSU. Ledelsen inddrager SSU, når resultaterne har væsentlig betydning for fordelingen og anvendelsen af embedets ressourcer og medarbejdernes trivsel. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 18 af 34

19 Service og effektivitet: Målsætning Vi yder en venlig og effektiv service Strategi Vi vurderer løbende arbejdstilrettelæggelsen og sikrer, at vore brugeres ønsker i videst muligt omfang opfyldes. Vi følger målrettet op på resultaterne af brugerundersøgelsen Vi yder en god og effektiv service til alle vore brugere. Opfølgning: Vi holder møder med anklagere, advokater og andre relevante samarbejdspartnere. Vi refererer på SSU, plenar- og personalemøder om godt og skidt. Ansvar: Ledelsen, dommerne og de relevante afdelingsledelser. Det er en løbende proces. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 19 af 34

20 Åbenhed, omdømme og kommunikation: Målsætning Retten styrker lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR. Strategi For yderligere at udbygge vort gode omdømme i lokalsamfundet og hos vore brugere vil vi også i 2011 fastholde fokus på lokalområdets kendskab til os. Vi gennemfører fortsat en række arrangementer både for offentligheden, herunder lokale borgerforeninger, ældreklubber, institutioner og foreninger, universitetet, skoler m.fl. og med vore samarbejdspartnere med det formål at give indblik i vores dagligdag og styrke det faglige samarbejde. Vi har bevidst kontakt til den lokale presse 4-5 gange om året, hvor de får et overblik over rettens øjeblikkelige situation og har mulighed for at identificere de relevante journalister ved navn og etablere et konstruktivt samarbejde med dem. Vi har også jævnligt besøg fra udlandet, og retspræsidenten besøger udenlandske domstole og udbreder gerne kendskabet til vort arbejde. Opfølgning: Vi informerer om vores virke i alle relevante fora og sammenhænge. Ansvar: Ledelsen, dommerne og de relevante afdelingsledelser og alle medarbejdergrupper i øvrigt. Det er en løbende proces. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 20 af 34

21 Vi følger målrettet op på trivselsundersøgelsen fra 2010 Målsætning Retten følger målrettet op på trivselsundersøgelsen fra 2010 Strategi Vi lægger en aktiv strategi for generelt at få en endnu bedre trivsel og går i aktiv dialog om hvad der scorer godt og mindre godt. Vi følger målrettet op på resultaterne af trivselsundersøgelsen Opfølgning: Vi holder møder i trivselsgrupperne hvert ½ år til en fordomsfri drøftelse af vores trivsel. Vi drøfter resultaterne med vores referencegrupper og refererer på SSU, plenar- og personalemøder om godt og skidt. Ansvar: Ledelsen, dommerne og de relevante afdelingsledelser i samarbejde med alle medarbejdergrupper. Det er en løbende proces. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 21 af 34

22 Samlet oversigt over placeringen af Retten i Horsens ifølge Top-5-oversigter, der viser, hvilke 5 retter, der har klaret sig bedst i de enkelte spørgsmål i brugerundersøgelsen for Danmarks Domstole 2009: Brugertilfredshed med Danmarks Domstole - top 5 Horsens 1 Generelt 3 2 Medarbejdere 2 3 Sagsbehandling 2 4 Åbningstider 5 Telefonservice 6 Hjemmeside 7 Medarbejdere hjælpsomhed 8 Træffe rette medarbejder 2 9 Rettens breve 4 10 Mulighed for 11 Rettens lokaler generelt 2 12 Indeklima 13 Støjniveau og akustik 14 Standard af tekniske hjælpemidler 15 Venterum 4 16 Skiltning i retten 4 17 Adgangs- og parkeringsforhold 4 18 Dommere/mødeledere er generelt kompetente 1 19 Dommere/mødeledere er generelt effektive 5 20 Dommere/mødeledere er generelt neutrale 5 Dommere/mødeledere har generelt en passende 21 autoritet Dækkende beskrivelse af sagens 22 omstændigheder 23 Dækkende begrundelse for resultatet 5 24 Formidlet i et forståeligt sprog 25 Rettens sagsbehandlingstid 2 26 Retten er professionel 4 27 Retten er effektiv 3 28 Tryg atmosfære 4 29 Dommeren/mødelederen var venlig 30 Sikkerhedsforholdene i retten 3 31 Jeg følte mig ordentligt behandlet I alt hits ud af 31 mulige, hvilket placerer Retten i Horsens som en af de tre retter med størst brugertilfredshed i Danmark. 18 Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 22 af 34

23 HANDLINGSPLAN FOR RETSSEKRETARIATET Denne handlingsplan skal ses i sammenhæng med og er et supplement til Handlingsplan for Retten i Horsens Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen Målsætning: Vi ønsker i 2011 at yde vores bidrag til, at sagsbehandlingstiderne for såvel civile sager som straffesager fortsat lever op til Danmarks Domstoles mål herfor. Tiltag: Vi vil fortsat søge at sikre, at der kun sker omberammelse af hovedforhandlinger, når der foreligger en gyldig grund eller omberammelse i øvrigt er velbegrundet. For så vidt muligt at sikre en ensartet praksis forelægges anmodninger om omberammelse af civile sager funktionschefen til stillingtagen. Vi vil søge at sikre hurtigere gennemførelse af syn og skøn. Vi vil derfor fremover, så snart spørgsmål til syn og skøn er godkendt og en skønsmand er udmeldt, indkalde parterne og skønsmanden til et telefonmøde for aktivt at medvirke til, at en skønsforretning foretages henholdsvis en skønserklæring kan foreligge inden for rimelig tid. Tidspunktet for hovedforhandlingen fastsættes på samme møde og under hensyn til oplysninger om den tid, der konkret bør medgå til gennemførelsen af syn og skøn. Vi vil aktivt medvirke til, at parter overvejer, om deres tilkendegivelser af behov for supplerende syn og skøn eventuelt i stedet kan tilgodeses ved mundtlige spørgsmål til skønsmanden under en afhøring i retten i forbindelse med hovedforhandlingen. Kun begrundede anmodninger om fristforlængelser imødekommes, og fristforlængelser fastsættes altid efter et konkret skøn over behovet. Vi vil fortsat bruge fristlisten som et arbejdsredskab til nedbringelse af sagsbehandlingstiden for alle civile sager. I straffesager, der er udsat på ubestemt tid, f.eks. på mentalundersøgelse, kontakter vi regelmæssigt anklagemyndigheden for oplysning om status for udsættelsen. For straffesager omfattet af Folketingets målsætninger om sagsbehandlingstider ved domstolene i sager om vold, voldtægt og våben (en berammelsestid på højst 30 dage) vil vi fortsat gøre følgende: - Hvis ikke det ikke umiddelbart lykkes telefonisk at aftale et berammelsestidspunkt med forsvareren, som ligger inden for berammelsestiden, sender Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 23 af 34

24 vi et brev til forsvareren med en kort frist til at oplyse retten datoer inden for berammelsestiden, hvor vedkommende forsvarer har mulighed for at deltage i en hovedforhandling. Retten berammer herefter sagen til en af de oplyste datoer, og ændrer om nødvendigt fordelingen til dommere / øvrige jurister af allerede berammede sager. På de ugentlige afdelingsmøder vil vi løbende drøfte forslag til ændringer af vores sagsbehandling. Opfølgning: De enkelte medarbejdere rapporterer løbende til afdelingsledelsen, der rapporterer til retspræsidenten. Ansvar: Afdelingsledelsen i samarbejde med ledelsen. Digitale domstole Målsætning: Retten i Horsens er allerede meget langt fremme med hensyn til brug af moderne itløsninger, og udsendelser af retsbøger, indkaldelser og andre skriftlige henvendelser til parter sker allerede i videst muligt omfang ved brug af (sikker) . Vi holder os orienteret og opdaterer vores viden om muligheder for nye tiltag gennem brug af digitale løsninger. Opfølgning: De enkelte medarbejdere rapporterer løbende til afdelingsledelsen, der rapporterer til retspræsidenten. Ansvar: Afdelingsledelsen i samarbejde med ledelsen. Åbenhed, omdømme og kommunikation Vi er meget åbne for at synliggøre retten og dens virksomhed for lokalområdet. Vi har følgende forslag hertil: Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 24 af 34

25 Invitere pressen f.eks. til at følge en ansat Arrangere og modtage besøg af skoleklasser, der herunder kommer til at overvære retssager Åbne dørene, når resten af byen holder Open By Night eller kulturnat Opdatere hjemmesiden - f.eks. med bykort over Horsens med markering af vores adresse, diverse links og en besøgstæller. Kvalitet, service og effektivitet i domstolenes sagsbehandling: Målsætning: Vi ønsker at vores arbejde fortsat skal være af højeste faglige kvalitet og forbedres på områder, hvor vi løbende ser udviklingsmuligheder. Vi ønsker at yde vores brugere god service. Vi ønsker altid at have fokus på, at vores arbejdsprocesser foregår så lean som muligt. Tiltag: Vi gør brug af en venlig, åben og klar kommunikation med vores brugere med hensyntagen til deres forskellige baggrunde. Vi tilstræber at besvare henvendelser fra brugere så hurtigt som muligt og medvirke til at undgå, at vi i huset foretager unødig omstilling af telefoniske henvendelser. Vi vil fortsat arbejde for, at vores skriftlige kommunikation formidles i et klart, forståeligt og tidssvarende sprog. Vi udfører stavekontrol i forbindelse med skrivning af s, breve og rets- og dombøger. Det er i 2010 lykkedes os at iværksætte initiativer, der sikrer, at vi nu ekspederer posten fra dag til dag. Det har højeste prioritet, at vi fortsat gør dette i Straffesager opretter og berammer vi straks efter modtagelsen. Det har højeste prioritet, at vi fortsat gør dette i Vi er løbende opmærksomme på og siger til, hvis vi har brug for hjælp fra andre afdelinger i retten, når arbejdsbyrden er for stor, og når vi har ledig kapacitet, tilbyder vi tilsvarende vores hjælp til andre afdelinger. Hvis en ekstraordinær situation måtte opstå i en afdeling, er vi villige til at yde vores bidrag til en ekstra arbejdsindsat, eventuelt uden for sædvanlig arbejdstid. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 25 af 34

26 Faglige spidskompetencer må ikke blive en barriere selvom vi måske primært arbejder med civile sager henholdsvis straffesager, hjælper vi efter behov hinanden med at oprette sager, sende indkaldelser ud og udarbejde koncepter til rets- og dombøger. Vi vil løbende gennemgå og opdatere vore køreplaner for de enkelte sagstyper med henblik på at opnå den bedste og mest effektive sagsforberedelse. Vi viderebringer løbende information til retspræsidenten til brug for dennes faste og lejlighedsvise møder med rettens professionelle brugere, herunder anklagemyndigheden, Kriminalforsorgen, retskredsens advokater, de beneficerede advokater, de lokale advokatforeningers formænd, således at det gode samarbejde fastholdes og udvikles og samtidig medfører, at vi undgår en unødvendig lang sagsbehandlingstid hos nogen parter. Vi deltager i møder i trivselsgrupper med henblik på at optimere samarbejdet ved retten. Opfølgning: De enkelte medarbejdere rapporterer løbende til afdelingsledelsen, der rapporterer til retspræsidenten. Ansvar: Afdelingsledelsen i samarbejde med ledelsen. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 26 af 34

27 HANDLINGSPLAN FOR FÆLLESSEKRETARIATET Denne handlingsplan skal ses i sammenhæng og er et supplement til Handlingsplan for Retten i Horsens Indsatsområder: Nedbringe retternes sagsbehandlingstider Videreudvikle digitale domstole Forbedre åbenhed, omdømme og kommunikation Videreudvikle kvalitet, service og effektivitet i domstolenes sagsbehandling Nedbringe retternes sagsbehandlingstider: Alle nye sager indføres i sagsbehandlingssystemerne senest dagen efter modtagelse. Vi tjekker dagligt, at alle sager er modtaget fra kassen, således at der ikke mangler sagsnumre i saglisterne. Der laves u-domme i de civile sager en gang ugentligt. Der laves 1. og 2. påtegninger i betalingspåkrav dagligt. Posten ekspederes så vidt muligt fra dag til dag. Fristlisterne tjekkes dagligt og mindst en gang ugentligt. Sagernes forventede maksimale gennemløbstid noteres uden på sagsomslaget, så alle er opmærksomme på at få sagen sluttet (4 mdr. for en småsag og 2 og 4 mdr. for et betalingspåkrav). Vi formindsker fristerne i forhold til det, systemet ligger op til, så gennemløbstiden ikke bliver længere end nødvendigt. Vi er opmærksomme på at stille spørgsmålstegn ved anmodninger om omberammelser og fristforlængelser. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 27 af 34

28 Videreudvikle digitale domstole: Retten i Horsens er allerede langt fremme med hensyn til it-løsninger og gør dagligt brug heraf, især ved brug af mail. Vi holder os orienteret og opdateret om nye tiltag gennem intranettet og mail og er ikke afvisende over for sådanne. Retten har indkøbt en scanner, der er placeret i Fællessekretariatet, hvor vi ser frem til at tage den i brug og også til at få implementeret indscanning af dokumenter. Forbedre åbenhed, omdømme og kommunikation: Vi er meget åbne overfor at synliggøre retten over for lokalområdet, men alt skal ske samlet for retten. Noget skal formentlig også ske centralt fra Styrelsens side. Det er et stort område at skulle dække, idet retskredsen strækker sig langt og bredt. Vi har følgende forslag hertil: Invitere pressen f.eks. til at følge en ansat. Åbne dørene, når resten af byen holder Open By Night eller kulturnat. Relancere betalingspåkrav og småsager. Opdatere hjemmesiden - f.eks. med bykort over Horsens, diverse links, en besøgstæller og fremhæve fordelene ved notaren (se næste punkt). Videreudvikle kvalitet, service og effektivitet i domstolenes sagsbehandling: A: Vi sikrer, at alle rettens kunder får den optimale betjening både skriftligt, telefonisk og ved personligt fremmøde. Vi har ingen tidsbestilling eller begrænset åbningstid hos notaren, og vi har rigtig gode parkeringsforhold. Vi forsøger nye tiltag, hvis ikke gennemløbstiden er optimal. F.eks. har vi ændret prioriteringen ved behandling af betalingspåkrav, således at alle ikke forkyndte betalingspåkrav ekspederes dagligt. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 28 af 34

29 B: Vi deltager i møder i trivselsgrupper med henblik på at optimere samarbejdet ved retten. Vi hjælper andre afdelinger i huset, hvor arbejdsbyrden er større end hos os selv. Trivsel: Fællessekretariatet gentager forrige års succeser med pakkeleg i december måned. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 29 af 34

30 HANDLINGSPLAN FOR FOGEDAFDELINGEN Denne handlingsplan skal ses i sammenhæng med og er et supplement til Handlingsplan for Retten i Horsens Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen a. Retten kortlægger årsager til de evt. for lange sagsbehandlingstider og iværksætter målrettede initiativer til nedbringelse. Afdelingen har et tæt samarbejde med politiet med henblik på at nedbringe antallet af sager, hvor skyldnerne afventer politifremstilling, og for at der foretages korrekt forkyndelse første gang. Afdelingen er generelt og løbende opmærksom på at nedbringe sagsbehandlingstider, hvor dette er muligt. 2. Videreudvikle digitale domstole. a. Retten sikrer en vellykket implementering af de digitale løsninger ved at tilpasse kompetencer, organisering, kommunikation og processer til de nye systemer. Afdelingen er opmærksom på kommende digitale løsninger. 3. Forberede åbenhed, omdømme og kommunikation a. Retten styrker lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR. Dette punkt henhører under administrationen. I øvrigt ved henvendelse fra pressen henvises til funktionschefen. Funktionschefen har holdt 2 foredrag om arbejdet som jurist ved domstolene hos BCH Horsens. Finanssektorens Uddannelsescenter besøger afdelingen 1-2 gange om året for at opleve praktisk fogedret. 4. Videreudvikle kvalitet, service og effektivitet. a. Retten arbejder løbende med forbedring af kvalitet, service og effektivitet ved fortsat at fokusere på kvalitetsprojekter, opfølgning på brugerundersøgelse samt øget effektivitet. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 30 af 34

31 Afdelingen er løbende opmærksom på, hvorledes effektiviteten kan forbedres. b. Retten følger målrettet op på trivselsundersøgelsen fra Opfølgningen sker i de trivselsgrupper, som er nedsat. Når grupperne har afholdt møder enkeltvis vil der ske en samlet opfølgning. Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 31 af 34

32 HANDLINGSPLAN FOR SKIFTEAFDELINGEN Denne handlingsplan skal ses i sammenhæng med og er et supplement til Handlingsplan for Retten i Horsens Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne til samme niveau som før domstolsreformen a. Retten kortlægger årsager til de evt. for lange sagsbehandlingstider og iværksætter målrettede initiativer til nedbringelse. Skifteafdelingen er opmærksom på berammelsestider i dødsboer og insolvenssager. Berammelsestider for dødsboer: Skifteafdelingen indfører pr. 1. februar 2011 at holde førstegangsmøder pr. telefon. I de sager, hvor et egentligt fysisk møde er nødvendigt, vil der ske indkaldelse hurtigst muligt og sagerne vil blive berammet til mandag og onsdag formiddage. Berammelsestider for insolvensskiftesager: Konkurs : 3 dage Gældssaneringssager 3-4 uger Tvangsopløsningssager 3-4 uger Ægtefælleskifte/høringssager 3-4 uger Betalingsstandsninger 3 uger (kreditormøde) Kan vi ikke få sagerne på, drøftes sagen med funktionschefen. Vi berammer gældssaneringssager, tvangsopløsningssager og ægtefælleskifte/høringssager med kortere frist, hvis der er ikke-brugt retstid i juristens kalender. Skifteafdelingen har i foråret 2011 gennemgået et "bedste praksis" forløb - der blandt andet har haft fokus på, hvordan vi kan nedbringe vores sagsbehandlingstider. 2. Videreudvikle digitale domstole Aftalt på SSU 11. februar 2011 Side 32 af 34