AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den: 8. november 2012 Bygning 5128, lokale 215 LSU Planlægning

Transkript

1 Møde den: 8. november 2012 Bygning 5128, lokale 215 LSU Planlægning REFERAT Til stede: Søren Harbo Jensen, Jens Falster, Erling Hyldig, Henrik Normann Jørgensen, Søren Lundgård Laursen, Bent Lorenzen, Lars Mitens, Søren Trangbæk, Ingelise Hosszu, Marianne Larsen, Helle Kaagaard Dahl Fraværende: Gitte Bak Ditlefsen, Helle Trolle 1. Godkendelse af dagsorden B-siden fremsatte 2 punkter til eventuelt Ligestilling og Status på betaling af fakturaer samt klager fra leverandører, hvorefter dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra 27. august samt 7. september 2012 Godkendt. 3. Opfølgning fra de sidste møder i LSU d. 24. maj og 27. august 2012 a) Mødedatoer i 2013 I forhold til den udsendte mødeplan blev LSU mødet i juli flyttet til uge 35, da ferieperioden påbegyndes omkring dette tidspunkt. Og LSU mødet i uge 42 blev flyttet til uge 47 med henblik på input til budget Der udsendes revideret mødeplan til LSU medlemmerne, og datoerne lægges på hjemmesiden. Økonomi og Planlægning Søren Trangbæk Vicedirektør Dato: 15. november 2012 Side 1/5 b) Vagtordning for betjente Ingelise orienterede om, at der har været afholdt møder med tillidsrepræsentanten for Serviceforbundet, og det forventes at der foreligger en endelig aftale inden udgangen af Tillidsrepræsentanterne for 3F og de tjenestemandsansatte betjente opfordres til at fremkomme med dokumentation for tilsvarende krav. B-siden spurgte, om hvor mange år aftalen vil omfatte bagudrettet. Ingelise oplyste, at aftalen vil gå 5 år tilbage, som er forældelsesfristen. c) Status for flytning af den interne post Lars oplyste, at den interne post flyttede den 1. september og var i fuld drift mandag d. 3. september. 4. Orientering fra formand og næstformand a) SU-kurset d. 9. oktober 2012 Økonomi og Planlægning Aarhus Universitet Katrinebjergvej 89F 8200 Aarhus N Tlf.: au@au.dk

2 Den 9. oktober blev der afholdt et fælles kursus for alle medlemmer og suppleanter, der sidder i et samarbejdsudvalg. Begge sider var enige om, at det var et godt kursus. Selvfølgelig var der nogen, som fik mere ud af det end andre, da der var erfarne som uerfarne medlemmer og suppleanter. På baggrund af drøftelserne på kurset er der fremsat forslag om en temadag, hvor man vil gå i dybden med 2-3 af de emner, der blev drøftet kortvarigt på kurset. Side 2/5 b) Status for SLA Lars gav en status for de 6 ICASU punkter, der var i fokus i slutningen af 2011: Servicering af bilpark der er ingen planer om at der under Bygningsservice etableres en fælles bilpark. Der er dog samarbejde på tværs af VD-områder. Postomdeling Indkøb har udarbejdet en aftale, der dækker hele AU. Aftaler for 2013 skal ajourføres og indgås. Telefonomstilling fra AU s hovednummer omstillingen i Herning blev i sommeren 2012 overført til Fuglsangs Allé. Omstillingerne i Aarhus er blevet samlet organisatorisk under Campus service Omstillingen. For BSS fortsætter receptionsfunktionen i Informationen på Fuglesangs Allé. I december kører en kampagne med fokus på opdatering af medarbejderdata. Vedligeholdelse af data til lokaleplanlægning og håndtering af fælleslokaler der er overført ressourcer fra Bygningsservice, Fuglesangs Allé til Studieadministrationen, som fremover varetager denne opgave. Trykkeri opgaven varetages af institutterne selv. I forhold til trykkeriet på Fuglsangs Allé er BSS i færd med at overveje, hvordan dette skal håndteres fremover, men det er ikke en Bygningsserviceopgave. AV service drift og udvikling der blev nedsat et AV Forum bestående af medarbejdere fra Bygningsservice samt IT, som i fællesskab skulle stå for drift og udvikling. I forbindelse med studieopstart 2012 viste det sig, at kommunikationen mellem parterne ikke helt var på plads. I øjeblikket drøftes det hvordan vi får en optimal AV service, så vi ikke oplever de samme problemer til studiestart ASU vil blive orienteret om status på ovenstående punkter.

3 5. Status for lønforhandling 2012 Søren Trangbæk orienterede om status på lønforhandling 2012, hvor der på nuværende tidspunkt mangler forhandlinger med 3 tillidsrepræsentanter. Tillidsrepræsentanterne har primært været positive og konstruktive, de har haft fokus på forhandlingerne i stedet for på de elementer, der ikke fungerede efter hensigten. Ligeledes har cheferne udført et godt forberedende arbejde, der sammen med tillidsrepræsentanternes store indsats har medvirket til, at vi er nået så langt, som vi er på nuværende tidspunkt. Mandag udleveres der breve til medarbejderne om lønforbedring eller afslag på lønforbedring, hvori medarbejderne tilbydes en samtale med nærmeste chef for en uddybende begrundelse, såfremt de ønsker dette. Inden den 24. december vil der blive sendt et officielt brev fra HR om deres nye lønsammensætning. Søren Harbo spurgte, om der vil blive taget referat af de individuelle samtaler med cheferne, så man har noget konkret at forholde sig til. Ledelsen oplyste, at dette sagtens kunne lade sig gøre, men medarbejderne skal være bevidst om, at et sådan referat vil blive arkiveret på ens personalesag uanset om referatet indeholder en positiv eller negativ tilbagemelding på medarbejderens arbejdsindsats. Søren Trangbæk oplyste afslutningsvist, at et evt. referat eller handlingsplan for hvad den enkelte medarbejder skal gøre for at komme i betragtning til lønforbedring på senere tidspunkt, ikke er ensbetydende med at medarbejderen automatisk får lønforbedring ved næste lønforhandlingsrunde. Side 3/5 6. Orientering om budget 2012 og 2013 På mødet blev der uddelt en liste over 2012 projekter spørgsmål hertil vil blive taget på et senere tidspunkt. Søren Trangbæk orienterede om de udfordringer der i 2012 har været i forhold til budgettet og de 4 forskellige bogføringskredse. I 2012 overholder vi vores budget, men i 2013 skal der foretages en besparelse på 10 mio.. Besparelsen foretages i forhold til brug af eksterne konsulenter samt færre udviklingsprojekter, og får derfor ingen personalemæssige konsekvenser. Søren Harbo fremsatte ønske om at der i forhold til backoffice ligeledes påføres årsværk, så det er muligt at sammenligne op og nedgang i antal årsværk år for år, hvor 2012 er basisåret. Søren Trangbæk oplyste, at selvom der ikke styres på antal årsværk i backoffice, vil dette blive påført fremtidige budgetoversigter. 7. Psykisk APV Den 1. november blev skemaet til den psykiske APV udsendt elektronisk til samtlige medarbejdere. Ingelise oplyste, at der allerede er en pæn svarprocent. Inden rapporten foreligger i slutningen af februar starten af marts 2013 skal vi have en procedure for, hvordan vi vil håndtere resultaterne. Det er derfor besluttet, at der nedsættes 2 kontaktgrupper én ift. Planlægning og én ift. Økonomi, som skal sikre, at der udarbejdes handlingsplaner, udarbejdes tidsplan for opfølgningen m.m.

4 Kontaktgruppen i forhold til Planlægning kommer til at bestå af 4 ledelsesrepræsentanter 2 fra LSU Planlægning: Lars Mitens og Bent Lorenzen, og 2 fra LAMU: Eigil Jensen og Conor Leerhøy samt 4 b-side repræsentanter 2 fra LSU Planlægning: Erling Hyldig og Kjeld M. Søndergaard, og 2 fra LAMU: udpeges på et senere tidspunkt. Der var en kort drøftelse af udformning af rapporten og evt. ønsker til dette. Søren Trangbæk oplyste, at detaljeringsgraden på rapporterne vil blive på grupper af 20 medarbejdere, hvilket betyder, at såfremt der kun er 10 personer fra en bestemt enhed, der besvarer APV en, så vil deres besvarelser blive lagt sammen med en anden gruppe således at anonymiteten bevares. Side 4/5 8. Status for bygning R Ingelise orienterede om status for bygning R. De problemer der fortsat foreligger, er fugtproblemer i nogle af møde/arbejdsrummene i kælderen, sikringsrum samt dagslys. I forhold til fugtproblemerne fjernes alt organisk materiale i rummene, og der anvendes i stedet for diffusionsåbent materiale. Ligeledes vil eksisterende ventilationsanlæg gås efter og renses, således at det er brugbart. En del af de rum, der skal indgå i spisearealet er sikringsrum, der arbejdes fortsat på en løsning. I forhold til dagslys er der fældet nogle træer, og gulvbelægningen vil blive udskiftet til lyst linoleum, der ikke absorberer så meget lys. Ligeledes kan forsatsvinduerne, som primært har en lydisolerende effekt, fjernes efter behov. Søren Harbo gjorde opmærksom på, at de efterfølgende målinger efter ændringerne viser, at der fortsat er problemer med dagslys. Bent Lorenzen gjorde opmærksom på at kravet omkring dagslys i almindelighed er opfyldt, når vinduesarealet udgør 2% (efterfølgende korrigeret til 10%) af gulvarealet i lokalet, såfremt dette ikke giver tilstrækkeligt lys, kan der suppleres med arkitektlamper. 9. Drøftelse af eventuel temadag deltagerkreds, temaer samt forslag til dato Som en afledning af SU-kurset den 9. oktober blev der fremsat forslag til en temadag, hvor det er planen, at man skal have en dybdegående drøftelse af 2 til 3 emner fra personalepolitikken. Der var tilslutning til at temadagen afholdes den 6. februar Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af 1 ledelsesrepræsentant, Ingelise og næstformændene fra hhv. Økonomi og Planlægning forudsat at LSU Økonomi godkender dette på deres møde den 12. november. Arbejdsgruppen skal udarbejde et program for temadagen.

5 10. Arbejdstøj Lars oplyste, at der endnu ikke er indgået en indkøbsaftale om arbejdstøj. Når Indkøb iværksætter licitationsrunden på arbejdstøj, vil brugerne blive inddraget heri. I Bygningsservice er der indført ensartede regler for, hvad der afsættes pr. medarbejder i hhv. rengøring og øvrig bygningsdrift. Side 5/5 11. Eventuelt Søren Lundgård undrede sig over, at der ikke er ligestilling inden for barselsområdet, det opleves i praksis at der kun ansættes vikarer, når det er kvinder, der går på barsel. Søren Trangbæk fastslog, at der er ligestilling, uanset om det er en kvinde eller mand, der går på barsel. Hvordan det løses ledelsesmæssigt er en anden sag. Henrik efterlyste en status på betaling af fakturaer samt klager fra leverandører. Søren Trangbæk oplyste at AU, før vi lukkede ned for Navision, kontaktede 7000 leverandører, dem som vi havde handlet med inden for de sidste 12 måneder, og orienterede dem om processen, og hvornår vi atter ville være i stand til at betale fakturaer. Status pr. dags dato er, at 98% af fakturaerne betales til tiden, 1,5% betales ikke til tiden og de resterende skyldes problemer med scanningsbureauer, der ikke har håndteret fakturaen korrekt.