RUKO REKLAMATIONSMANUAL

Transkript

1 RUKO REKLAMATIONSMANUAL

2 INDLEDNING Denne manual er en guide til Ruko s kunder, som beskriver, hvordan reklamationer til Ruko kan registreres direkte via internettet. Målet med det nye internetbaserede system er at erstatte det tidligere system, der var baseret på trykte reklamationsformularer. Systemet vil gøre reklamationsbehandlingen både hurtigere og mere enkel og er således til gavn for både Ruko og Ruko s kunder. Kunderne får desuden mulighed for løbende at følge håndteringen af egne reklamationssager.

3 INDHOLDSFORTEGNELSE Log ind side 4 Registrering af reklamation side 6 Bekræftelse af reklamation side 8 Oversigt af reklamationer side 9 Historik side 10 Spørgsmål og kontakt til Ruko A/S side 11

4 LOG IND 1. Gå ind på Ruko s hjemmeside ( Vælg menupunktet <For forhandlere> og klik derefter på <Reklamation>. Du kan også gå direkte til reklamationssiden på adressen Herefter præsenteres du for denne side: 2. Vælg den ønskede type reklamation: Produktreklamation: Fejl på selve produktet - fx hvis produktet er defekt. Leverancereklamation: Leverings- eller fakturafejl - fx hvis vare og følgeseddel ikke stemmer overens. 3. Indtast Brugernavn og Adgangskode og klik derefter på <Log ind>. Brugernavn: Kundenr. Adgangskode: ruko Hvis du ikke er oprettet som kunde hos Ruko, har du stadigvæk mulighed for at klage over Ruko s service eller generelle behandling af dig som kunde - klik på <Registrer>. Kunder, der er oprettet hos Ruko, kan efter login afgive en tilsvarende klage under <Øvrige reklamationer>.

5 Første gang du logger ind skal du bruge adgangskoden ruko og herefter vælge din personlige adgangskode: 4. Indtast en Ny adgangskode og Bekræft ny adgangskode ved at indtaste den endnu en gang. Klik <OK>. Fremover vil den nye adgangskode være gældende. Næste gang du logger ind, vil du blive ført direkte til den ønskede registreringsformular for enten produktreklamation eller leverancereklamation.

6 REGISTRERING AF REKLAMATION Efter login ledes du videre til siden, der omhandler produktreklamation: Som registreret kunde hos Ruko vil du opleve, at en række af felterne i formularen på forhånd er udfyldt med konstante data f.eks. Kundenr., Navn og Adresse. Du kan skifte mellem Produktreklamation og Leverancereklamation i den vandrette menubar øverst i skærmbilledet. Her kan du også vælge Øvrige reklamationer, hvis reklamationen gælder vores service eller kundebehandling. 1. Udfyld som minimum de felter, der er markeret med *: Kontaktperson (hos kunden) Ordrenr. Fakturanr. Varenr. Antal Vælg fejltype Kunden ønsker Ved manglende Ordrenr. og/eller Fakturanr. tastes 999 i et eller begge felter. Bemærk dog, at det kan forlænge vores behandlingstid med op til en uge.

7 Ved angivelse af varenr. kan du vælge at bruge søgefunktionen, som er vist her under: Skriv en del af et varenr. eller varetekst, hvor % angiver de manglende bogstaver eller tal. Klik herefter på <Søg> og vælg den rigtige vare fra listen over søgeresultater ved at klikke på <Vælg>. Søgevinduet lukkes automatisk og de valgte data overføres automatisk til registreringsbilledet. 2. Beskriv hvordan du oplever fejlen i feltet Hvordan kommer fejlen til udtryk? 3. Beskriv hvad du tror der er årsag til fejlen i feltet Hvad tror, du der er galt? 4. Klik til slut på Registrer. Ruko har nu modtaget din reklamation til behandling. Du ledes herefter videre til en bekræftelse på reklamationen, som beskrives i det følgende.

8 BEKRÆFTELSE AF REKLAMATION Når reklamationen er registreret, ledes du videre til følgende side: Det er en bekræftelse på den reklamation du lige har afgivet. Den indeholder bl.a. et reklamationsnr. som du skal referere til, hvis du har spørgsmål til Ruko A/S angående en given reklamation og mærke en evt. returvare til Ruko A/S med. Du kan evt. printe ovenstående kvittering ud og sende med returvarerne. Kvitteringen udskrives således: Højreklik med din mus på kvitteringen Vælg <Udskriv/print>

9 OVERSIGT OVER REKLAMATIONER Hvis du ønsker du at se dine tidligere reklamationer, skal du i registreringsbilledet, som vist nedenfor, klikke på <Oversigt>. I oversigten kan du bl.a. se, hvornår reklamationerne er afgivet og om de er under behandling. Efter et klik på Oversigt ledes du til følgende side: Her kan du se alle dine reklamationer sorteret efter Reklamationsnr. Du kan endvidere se følgende oplysninger om reklamationerne: Type Reklamationsdato Kontaktperson Varenr. Status

10 HISTORIK Ønsker du yderligere information om en afgivet reklamation, skal du klikke på det pågældende reklamationsnr. i ovenstående skærmbillede. Dette vil præsentere dig for følgende historik:

11 SPØRGSMÅL OG KONTAKTINFORMATION Spørgsmål vedr. registrering af reklamationer via internettet eller øvrige spørgsmål gældende reklamationer skal rettes til Ruko s kundeservice på telefonnr: