Brugermanual. Byggeweb Projekt 7.39

Transkript

1 Brugermanual Byggeweb Projekt 7.39

2

3 Indholdsfortegnelse Velkommen til RIB manualen Indledning RIB's historie Projektweb som princip Projektering Byggeweb Projekt gør samarbejdet nemmere Udførelse Filversionering Meta data Aflevering Opbygning af Byggeweb Projekt Indledning Arbejdsområdet Udgivelsesområdet Fordelingsområdet Byggeweb Projekt Roller Indledning Udveksler Udgiver Godkender Frigiver Distributør Modtager Administrator Projektadministrator Administrator af udgivelsesområdet Administrator af fordelingsområdet... 18

4 Projektinformation Projektnavn og -beskrivelse Rediger projektnavn og beskrivelse Administratorer Arbejdsområdet Indledning Dokumenttyper Xrefs Arbejdsområdets opbygning ) Venstre værktøjslinie ) Højre værktøjslinie ) Hovedmenuen ) Hovedvindue ) Modulvælgeren ) Filinformation Venstre værktøjslinie Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Mappeovervågning Mapperettigheder Højre værktøjslinie Upload filer Download filer Udgiv nye filversioner Slet filer Lås/Lås filer op Kopier filer Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Udskriv mappeindhold Fjern fra liste Send filer til print Søg i mappe... 35

5 DWF Converter Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur Versionssæt Papirkurv Overvågede mapper Siden sidst Søgeresultat Hovedvindue Filter Menu Modulvælgeren Modulvalg Filinformation Se fil Filinformation Filstatus Filhistorik WebDAV WebDAV Særlige forhold ved brug af WebDAV Udgivelsesområdet Indledning Dokumentlister Rettighedssætning Godkendelsesprocedure Udgivelsesområdets opbygning ) Venstre værktøjslinie ) Højre værktøjslinie ) Hovedmenuen ) Hovedvindue ) Modulvælgeren ) Filinformation Venstre værktøjslinie Opret dokumentliste... 48

6 Rediger dokumentliste Slet dokumentliste Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Tilknyt fordelingslister Højre værktøjslinie Download filer Udgiv nye filversioner Godkend eller afvis filversioner Fordel filer Kontroller filfordeling Download fil liste i Excel Slet filer Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Send filer til print Søg i mappe Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur Versionssæt Afventer godkendelse Afviste filversioner Ikke-udgivne filversioner Ikke fordelte filer Senest godkendte filversioner Senest udgivne filversioner Senest frigivne filversioner Søgeresultat Hovedvindue Filter Menu Modulvælgeren Modulvalg Filinformation Se fil Filinformation... 62

7 Filstatus Filhistorik Fordelingsområdet Indledning Fordelingslister Fordelingsområdets opbygning ) Venstre værktøjslinie ) Højre værktøjslinie ) Hovedmenuen ) Hovedvindue ) Modulvælgeren ) Filinformation Venstre værktøjslinie Opret fordelingsliste Rediger fordelingsliste Slet fordelingsliste Tilknyt dokumentlister Højre værktøjslinie Download filer Fjern filfordeling Fordel filer Rediger printfordeling Download fil liste i Excel Send filer til print Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Rediger periode for nye filversioner Søg i mappe Inviter bruger til fordelingsområdet Fjern bruger fra fordelingsområdet Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur Versionssæt Modtagere Inviterede brugere Ikke fordelte filer Senest frigivne filversioner... 75

8 Printfordeling, undtagelser Søgeresultat Hovedvindue Filter Menu Modulvælgeren Modulvalg Filinformation Se fil Filinformation Filfrigivelse Filhistorik Versionssæt Opret versionssæt Kopier versionssæt Versionssæt indstillinger Rediger Versionssæt Slet versionssæt Tilføj versioner til versionssæt Fjern version fra et versionssæt Udskift version Kommunikation Meddelelser Ny meddelelse Besvar meddelelse Luk meddelelse Adresseliste Opret adresse Download adresseliste i Excel... 84

9 Projektadministration Systeminformation Projektdata Projektstatistik Mapperettigheder pr. gruppe Brugernes gruppemedlemskaber Versionsoptimering Bestilling af filbackup Print ordrer Printbestillinger Anbefalede printleverandører Rediger anbefalede printleverandører Godkendelsesprocedure Godkendelsesprocedure Rediger godkendelsesprocedure Grupper Opret gruppe Omdøb gruppe Slet gruppe Brugere Ændre betalingsbetingelser Tilføj bruger Inviterede brugere Rediger brugerens rettigheder Brugeropsætning Generelt Stamdata Adgang Admin Roller Grupper Udgivelse Fordeling Notifikation Synkronisering Fjern bruger... 93

10 Historik Indledning Prædefinerede logfiltre Projekt-logfiltre Opret logfilter Rediger logfilter Slet logfilter Bruger-logfiltre Download logfil i Excel Personlige oversigter Introduktion Projektindstillinger Stamdatar Abonnement og betaling Notifikationer, individuel opsætning Printbestillinger Printbestillinger Brugerhistorik Brugerhistorik Backup-ordrer... 99

11 Velkommen til RIB manualen Indledning Velkommen til Byggeweb Projekt manualen. I det følgende materiale vil vi klarlægge brugen og funktionerne i Byggeweb Projekt samt de services som hører til. Vi vil også give eksempler på hvordan man optimerer sine arbejdsgange så man får mest muligt ud af Byggeweb Projekt. RIB's historie RIB A/S er virksomheden bag det førende projektweb i Danmark RIB A/S blev lanceret i 1997 og er i dag markedets mest udbredte og gennemtestede projektweb med over projektwebbrugere. På baggrund af det store antal gennemførte projekter i både Danmark og resten af norden, har RIB opnået en særlig ekspertise indenfor digitalt projektsamarbejde. Drivkraften bag RIB A/S' projektweb-løsninger er viden der er skabt via tæt samarbejde med aktørerne bag Det Digitale Byggeri, samt et stærkt netværk af samarbejdsparter på tværs af faggrænser i den danske byggebranche. RIB A/S bidrager igennem deltagelse i forskellige konsortier aktivt med input, udvikling og best practice løsninger til byggebranchen. Det betyder at erfaringer fra tidligere projekter indgår i udviklingen og skabelsen af nye og at RIB A/S er i stand til at løfte opgaven til et højere niveau og specifik tilpasse den enkelte opgaves behov til gavn for alle deltagende parter. RIB er i stand til at håndtere projekter i alle størrelser og på alle niveauer og specifik tilpasse den enkelte løsning til opgavens behov. RIB A/S' specialviden og ekspertise er forankret i hver enkelt medarbejders kompetencer og alle ansatte i RIB A/S arbejder målrettet for at opretholde det ubetinget helhedsorienterede kvalitetsniveau som vi tilbyder vores kunder. RIB A/S er det førende udviklingsselskab inden for projektweb i Skandinavien. 11

12 Projektweb som princip Byggeweb Projekt er en projektweb-løsning som samler byggesagens dokumenter på ét sted og som via Internettet gør det muligt at styre og koordinere udvekslingen af den samlede mængde tegninger og øvrige dokumenter i en byggesag. Byggeweb Projekt kan tilpasses ethvert byggeprojekt uafhængig af størrelse, faseopdeling og kompleksitet. Byggeweb Projekt understøtter byggeprocessen fra program til produktion ved digitalt at strukturere og dokumenterer dokument- og tegningsudveksling på alle niveauer. Ved at samle byggesagens tegninger og øvrige dokumenter på ét sted og gøre dem tilgængelige for byggesagens forskellige parter på tværs af virksomhedsgrænser, geografi og softwareformater, sikres både ledelse og projektteams et langt bedre grundlag for et mere effektivt samarbejde. Byggeweb Projekt sikrer en kontrolleret og effektiv dokumentudveksling mellem byggeledelse, rådgivere og entreprenører, samt en central styret dokumentfordeling og printdistribution - helt ud på byggepladsen. Byggeweb Projekt sætter fokus på opgaven ved kun at gøre materiale tilgængeligt, der har relevans for den enkelte projektdeltager. Projektering I projekteringsfasen har rådgiverne som oftest behov for at kunne samarbejde med de øvrige rådgivere på projektet og løbende udveksle foreløbige arbejdstegninger og dokumenter. Ved en traditionel udveksling af dokumenter løber rådgiverne den risiko, at der arbejdes på forældede eller ufærdige dokumenter. Kommunikation og udveksling foregår normalt via telefon, post og , hvilket udover de nævnte risici også bevirker en langsommelig arbejdsproces, idet distributionstiden let kan strække sig over længere tid. Byggeweb Projekt gør samarbejdet nemmere Ved at håndtere og udveksle arbejdsfilerne digitalt i arbejdsområdet, sikrer Byggeweb Projekts versionsstyring, at der altid arbejdes ud fra de seneste og gældende dokumenter. Samtidig opsamles dokumentation undervejs, så eventuelle tvivlspørgsmål kan afklares vha. filhistorikken. Hvem har eksempelvis afleveret hvilke tegninger, og har de andre set dem enten digitalt eller på print? Gældende materiale kan overføres til Byggeweb Projekts udgivelsesområde. Ved at holde de foreløbige og de gældende dokumenter adskilt minimeres risikoen for fejl og misforståelser, idet der ikke er tvivl om hvilke filversioner der er godkendte og gældende. Byggeweb holder via brugerne orienteret om alle nye og reviderede filversioner. Udførelse Under byggeriets udførelse er der primært behov for løbende at kunne servicere projektets entreprenører med tegningsmateriale. Byggeweb Projekt letter opgaven, ved kun at gøre materiale tilgængeligt, der har relevans for den enkelte projektdeltager. Eksempelvis ved i fordelingsområdet at fordele projektmaterialet blandt de respektive parter, og sørge for at de til enhver tid har adgang til deres egen liste med relevante tegninger og dokumenter. Alle får direkte besked via , når nyt og gældende materiale frigives. Overblikket bevares og risikoen for fejl og misforståelser reduceres. Digital frigivelse af dokumenter giver også mulighed for direkte besparelser i forbindelse med print og distribution. Ikke mindst arbejdet med håndtering af rettelser lettes betydeligt. 12

13 Filversionering Et af de grundlæggende og bærende principper i Byggeweb Projekt er filversioneringen. At filer versioneres, betyder, at nye udgaver af en fil, fx en tegningsrevision, ligger sig oven på de tidligere udgaver af samme fil. De tidligere udgaver vil således stadig være tilgængelige, men den umiddelbart tilgængelige filversion, vil altid være den seneste uploade filversion. Dette betyder at der altid er adgang til samtlige versioner af en fil intet slettes. Vær opmærksom på, at slettes en fil, er det samtlige filversioner der slettes. Eneste krav til at filversioneringen fungerer er, at forskellige udgaver af samme fil, har det samme filnavn. Dvs. angivelses af udgave, dato og andet i selve filnavnet er ikke tilladt. I stedet bruges metadata til at angive dette. Meta data Metadata er beskrivende data om de enkelte filversion. Metadata gemmes separat for hver enkelt filversion, men kan kun redigeres for seneste filversion. Uploades en ny filversion, huskes metadata fra tidligere filversion og kan redigeres for den nye filversion. Metadata vises på fillister i Byggeweb Projekt og kommer også med i notifikations e- mails, i printfordelingslister og dokumentlister der trækkes ud fra Byggeweb Projekt. Byggeweb Projekt indeholder flere metadataskabeloner, som kan anvendes på projekterne. Der er i standardskabelonerne en række elementer som kan udfyldes for hver filversion, men intet krav om at enkelte elementer skal udfyldes. Det er således op til projektets parter at definere hvilke metadataelementer der ønskes benyttet på det givne projekt. Normalt vil man som minimum angive emne, revisionsbetegnelse og revisionsdato for de enkelte filversioner. Der kan efterfølgende foretages søgninger i Byggeweb Projekt via metadata, så de har både til formål at lette genfindende af filversioner og oplyse brugerne om filversionernes indhold, status, revision mm. Aflevering Efter byggeriets opførelse ligger hele byggesagen samlet og i digital form. Struktureret og med historik over alle handlinger. Byggeweb Projekt sparer den tidskrævende indsamling og sammenstilling af data ved overdragelse af byggeriet. 13

14

15 Opbygning af Byggeweb Projekt Indledning Byggeweb Projekt er opbygget af en række moduler, med hver deres specifikke funktion. I dette kapitel vil vi forsøge at forklare lidt nærmere om brugen af de tre områder hvor projektets filer bliver behandlet og distribueret til de deltagere der tilknyttet projektet. Arbejdsområdet I arbejdsområdet udveksles foreløbige arbejdsfiler mellem sagens parter. Normalt foretages udvekslingen mellem de projekterende parter, men andre parter, fx bygherre, der har behov for at følge projekteringen, kan også med fordel tildeles adgang til arbejdsområdet. Ligeledes vil leverandører, der selv skal foretage en del af projekteringen, kunne tildeles adgang til arbejdsområdet, og kan derved selv downloade det grundlag, som de skal projektere på baggrund af. Udgivelsesområdet I udgivelsesområdet opsamles alle gældende dokumenter, så udgivelsesområdet altid indeholder et opdateret sæt af det gældende materiale. Filerne kan både udgives ved direkte upload fra egen PC eller ved overførelse af filer fra arbejdsområdet. Det er oftest enkelte fra hver af de projektvirksomheder samt projektledelsen der har rettighed til at udgive. Disse brugere tildeles rollen "udgiver". Udgivelsen kan betinges af andre brugeres godkendelse af filerne. En godkendelsesprocedure kan placeres både internt i en virksomhed eller på projektet. Internt i en virksomhed kan det være den sagsansvarlige og på projektet totalrådgiveren eller totalentreprenøren der ønsker at godkende materialet. Fordelingsområdet I fordelingsområdet fordeles de gældende dokumenter til de relevante parter. Normalt har hver part en fordelingsliste. Fordelingsområdet indeholder ingen fysiske filer, men derimod henvisninger til de gældende filer i udgivelsesområdet. Når en fil er udgivet og fordelt første gang huskes oplysningerne, så eventuelle nye filversioner der udgives, automatisk frigives til de valgte fordelingslister og dermed rette modtager. Normalt er det en eller flere af de projekterende samt byggeledelsen, der har adgang til at frigive og dermed fordele filer. Disse brugere tildeles rollen "frigiver". Når filerne er frigivet på en fordelingsliste, er dokumenterne digitalt tilgængelige for fordelingslistens medlemmer. Fra Byggeweb Projekt kan der yderligere udsendes print til en eller flere brugere. Brugere som udsender print tildeles rollen "distributør". Brugere der har adgang til materialet digitalt, og eventuelt får print kaldes "modtagere". 15

16

17 Byggeweb Projekt Roller Indledning Alle deltagere i et Byggeweb Projekt tildeles en eller flere Byggeweb Projekt-Roller. Udveksler Rollen Udveksler tildeles projektdeltagere, der har behov at udveksle arbejdsfiler. Som udveksler arbejder du i arbejdsområdet hvor du udveksler filer med sagens øvrige udvekslere. Når du tildeles rollen udveksler er det dit ansvar at holde dine arbejdsfiler på Byggeweb Projekt opdateret. Du har ligeledes ansvaret for at holde dig orienteret om eventuelle nye filversioner fra andre udvekslere. Udgiver Rollen Udgiver tildeles projektdeltagere, der skal levere gældende materiale til projektet. Som udgiver arbejder du i arbejds- og udgivelsesområdet, hvor du udgiver gældende filer fra arbejdsområdet eller egen pc til dokumentlister i udgivelsesområdet. Når du tildeles rollen "udgiver" er det dit ansvar at udgive og beskrive nye filversioner Godkender Rollen Godkender tildeles projektdeltagere, der skal godkende filversioner fra andre projektdeltagere inden filversionerne endelig kan betragtes som gældende. Rollen optræder kun i de projekter hvor der forefindes en godkendelsesprocedure på en eller flere dokumentlister. Som godkender arbejder du i udgivelsesområdet, hvor du har ansvaret for at godkende eller afvise dokumenterne efter udgivelse. Det er dit eget ansvar at sørge for, at filerne ikke afventer godkendelse så længe, at der skabes flaskehalsproblemer i projektet Frigiver Rollen Frigiver tildeles projektdeltagere, som skal frigive filer fra udgivelsesområdet til fordelingsområdet. Som frigiver arbejder du i udgivelsesområdet, hvor du fordeler filer til fordelingsområdet. Det er dit ansvar at frigive, og dermed fordele, de gældende filer på de rigtige fordelingslister, så de rette modtagere har adgang til dokumenterne. Du er ansvarlig for, at filerne ikke afventer frigivelse så længe, at det giver flaskehalsproblemer i projektet 17

18 Distributør Rollen Distributør er kun relevant i de sager, hvor projektdeltagerne ikke selv skal sørge for egne print. I de sager vil det normalt være total- eller hovedentreprenør der servicere sine underentreprenører med print. Som distributør har du ansvaret for at bestille og dermed udsende print til de relevante parter. Det er dit eget ansvar, at holde dig orienteret om nye dokumenter der bør udsendes Modtager Som modtager arbejder du i fordelingsområdet, hvor du har adgang til det projektmateriale, der er fordelt til dig. Når du tildeles rollen modtager er det dit eget ansvar at holde dig orienteret om nye filversioner. I mange sager vil du yderligere selv have ansvaret for at printe eller printbestille det materiale du har behov for at have et print af. Administrator Rollen som administrator for et projekt kan ligge samlet hos én person eller deles op på flere. Der vil altid være mindst én Projektadministrator på et projekt. Projektadministrator Projektadministrator er ansvarlig for brugerne på projektet, herunder at tilknytte dem projektet, tildele rettigheder, overvågning og printantal. Projektadministrator administrerer endvidere arbejdsområdet, og har derfor mulighed for at ændre på mappestruktur og mapperettighederne i arbejdsområdet. Administrator af udgivelsesområdet Administrator af udgivelsesområdet er ansvarlig for at oprette og vedligeholde strukturen for dokumentlisterne og lave tilknytninger til fordelingslister. Desuden har Administrator af udgivelsesområdet ret til at tildele brugere med adgang til udgivelsesområdet, rettigheder til dokumentlisterne. Administrator af fordelingsområdet Administrator af fordelingsområdet er ansvarlig for at oprette og vedligeholde strukturen af fordelingslister, lave tilknytninger til dokumentlister og definere evt. printfordeling. Desuden har Administrator af fordelingsområdet ret til at tildele brugere adgang til fordelingsområdet og rettigheder til fordelingslisterne. 18

19 Projektinformation Projektnavn og -beskrivelse Rediger projektnavn og beskrivelse 1) Tryk på Projektinformation under Modulvælger 2) Tryk på Projektnavn og -beskrivelse under hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger projektnavn og - beskrivelse i højre værktøjslinie 4) Rediger. 5) Tryk OK Under Rediger kan der indtastes supplerende projektnr. og internt sagsnr., som supplement nummer til Byggeweb Projekt nr. (PNxxxxx) Administratorer Her vises en komplet oversigt over administratorerne på projektet. 1) Tryk på Projektinformation under Modulvælgeren 2) Tryk på Administratorer under hovedmenuen Administrator kan klikke på en bruger for at ændre deres rettigheder. 19

20

21 Arbejdsområdet Indledning I arbejdsområdet udveksles foreløbige arbejdsfiler mellem sagens parter. Normalt foretages udvekslingen mellem de projekterende parter, men andre parter, fx bygherre, der har behov for at følge projekteringen, kan også med fordel tildeles adgang til arbejdsområdet. Ligeledes vil leverandører, der selv skal foretage en del af projekteringen, kunne tildeles adgang til arbejdsområdet, og kan derved selv downloade det grundlag, som de skal projektere på baggrund af. Dokumenttyper De udvekslede dokumenttyper vil typisk være dem som undergår en forandringsproces, dvs. ikke kan betegnes som færdige/gældende første gang de uploades. Eksempelvis vil en fagmodel gennem projekteringen blive ændret, og udveksles derfor løbende mellem parterne. Typisk vil arbejdsområdet indeholde en form for sagsbasis, tegninger, beskrivelser og beregninger. Xrefs Arbejdsområdet understøtter Xref, og vil derfor opretholde de referencer som de projekterende opbygger mellem fagmodeller indbyrdes og mellem fagmodeller og tegningsfiler. Byggeweb Projekt ser bort fra de absolutte eller relative stier som referencerne er opbygget med i CAD-systemet. Dette betyder, at den interne struktur hos de projekterende og den struktur, der anvendes på Byggeweb Projekt, ikke behøves at være identisk. Understøttelsen af Xrefs betyder, at de projekterende kan udveksle på modelfils niveau og ikke behøves at binde CAD-filer før de udveksles. 21

22 Arbejdsområdets opbygning 1) Venstre værktøjslinie Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Overvåg mappe Sæt mapperettigheder 22

23 2) Højre værktøjslinie Upload filer Download filer Udgiv nye fil versioner Lås/Lås seneste filversioner op Slet filer Kopier filer Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Udskriv mappeindhold Fjern fra liste Send filer til print Søg i mappe Konvertér koordinater til DWF 23

24 3) Hovedmenuen Hovedmappe Projekt mapper Versionssæt Papirkurv Overvågede mapper Siden sidst Søgeresultat 4) Hovedvindue Filter menuen Filer 5) Modulvælgeren Modul valg Projektinformation Arbejdsområdet Udgivelsesområdet Fordelingsområdet Kommunikation Projektadmininstration Historik Personlige oversigter 24

25 6) Filinformation Se fil Preview Preview PDF Viewer Standard-viewer (AutoVue) Alternativ viewer (Rasterex) DWF Viewer Åben Åben Åben/Gem Rediger fil på server X-Refs Compare Filinformation Filstatus Filhistorik Historik Versionsoptimering Versionssæt 25

26 Venstre værktøjslinie Opret mappe 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen, hvor der ønskes oprettet en undermappe 3) Tryk på ikonet Opret mappe i venstre værktøjslinje 4) Angiv mappens navn og eventuelt kommentar 5) Tryk OK Omdøb mappe 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Omdøb mappe i venstre værktøjslinje 4) Angiv mappens nye navn eller nye kommentar 5) Tryk OK Slet mappe 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Slet mappe i venstre værktøjslinje 4) Tryk OK Mappeovervågning Mappeovervågning kan bruges af alle der har adgang til Arbejdsområdet og bruges til at få notifikationer når der bliver uploadet nye filer til en specifik mappe. De individuelle overvågninger bliver sendt ud inden for 3 timer. Se notifikation (Side 93) 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Overvåg mappen i venstre værktøjslinje 4) Angiv om undermapper også skal overvåges 5) Tryk OK 26

27 Mapperettigheder Mapperettigheder benyttes til at styre brugernes adgang til mapper i arbejdsområdet. Til hver mappe kan der defineres rettigheder i forhold til a) Download filer b) Upload filer c) Kopier filer d) Slet filer e) Administrer mapper For ikke at skulle definere mapperettigheder for hver enkelt bruger, laves der indledningsvis nogle rettighedsgrupper, hvortil rettighederne sættes. Efterfølgende gøres brugerne medlem af en eller flere rettighedsgrupper og får derved de givne rettigheder til arbejdsområdet tildelt. Der er hensigtsmæssigt, at hver part har et mappeområde, hvor kun de kan uploade filversioner. Andre parter kan så hente filversioner herfra, men ikke uploade til andre parters mappeområder. Normalt vil alle brugere med adgang til arbejdsområdet, have rettigheder til at downloade alle dokumenter. En bruger kan godt være medlem af flere grupper. Det er således summen af gruppernes rettigheder, der afgør brugerens rettigheder. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Sæt mapperettigheder i venstre værktøjslinje 4) Angiv hvilke rettigheder grupperne skal have 5) Angiv om rettighederne skal nedarves til undermapper 6) Tryk OK Man kan også angive en gruppes rettigheder på tværs af mappestrukturen. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Sæt mapperettigheder i venstre værktøjslinje 4) Tryk på gruppen der ønskes defineret rettigheder på 5) Sæt gruppens rettigheder for mapperne via de små ikoner til venstre 6) Tryk OK 27

28 Højre værktøjslinie Upload filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filerne skal ligge i, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Upload filer i højre værktøjslinje 4) Vælg hvilken type Upload der ønskes (Individuelt) 5) Vælg fil(er) 6) Vælg om Informér andre via 7) Vælg om Udpak zip-filer på server 8) Tryk Upload Byggeweb Projekt husker hvilken upload metode du har brugt sidst, og vil starte med denne metode som standard. Ønsker man at benytte en anden metode, vælges dette på fanebladet øverst i vinduet. Efter filerne er uploadet, skal man definere metadata for filen(erne) Standard upload Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. a) Tryk på Gennemse i højre side af vinduet b) Vælg en fil på computeren og tryk Åbn c) Vælg eventuelt flere filer (Samme procedure) d) Tryk OK Java upload Anbefales til Firefox browser og Internet Explorer. Java upload kræver installation af programmet JAVA. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i øverste højre hjørne c) Find de eller den fil du ønsker ved hjælp af knapperne Add, Add All, Remove eller Remove All d) Tryk OK ActiveX Upload Anbefales til Internet Explorer. ActiveX Upload kræver installation af ActiveX modul. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledningen på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i øverste højre hjørne 28

29 c) Find de eller den fil du ønsker ved hjælp af knapperne Add, Add All, Remove eller Remove All d) Tryk OK Overførsel Egne mapper a) Vælg filer eller åben en mappe b) Tryk OK Fællesmapper a) Vælg filer eller åben en mappe b) Tryk OK Byggeweb-projekter a) Vælg Projekt b) Vælg mellem Arbejds-, Udgivelses-, Fordelingsområdet eller Versionssæt c) Vælg filer d) Tryk OK Byggeweb-arkiver a) Vælg Arkiv b) Vælg mellem Arbejds-, Udgivelses-, Fordelingsområdet eller Versionssæt c) Vælg filer d) Tryk OK Byggeweb-Udbud a) Vælg Udbud b) Vælg filer c) Tryk OK 29

30 Download filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filerne skal downloades fra, i hovedmenuen 3) Vælg fil(filer) 4) Tryk på ikonet Download filer i højre værktøjslinje 5) Vælg hvilken type download der ønskes (Individuelt) 6) Byggeweb Projekt husker hvilken Download metode du har brugt sidst, og vil starte med denne metode som standard. Ønsker man at benytte en anden metode, vælges dette på fanebladet øverst i vinduet. Standard download Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. Pakker alle markerede filer som én ZIP fil. a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Tryk på Linket d) Tryk Åbn for at se filen eller Gem e) Vælg destination f) Tryk OK Java download Java upload kræver installation af programmet Java. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Vælg hvordan filen eller filerne skal gemmes d) Tryk OK 30

31 Udgiv nye filversioner Der udgives en ny filversion når et dokument opnår status af gældende. Det er af flere årsager hensigtsmæssigt, at de filversioner der udgives, er i et låst format. Der er dog ikke tekniske hindringer imod at udgive filversioner i redigerbare formater. Vær dog opmærksom på, at Xref ikke understøttes i udgivelsområdet. Se Xrefs (Side 21) 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Udgiv nye filversioner i højre værktøjslinie 5) Vælg dokument liste og undermappe 6) Tryk OK 7) Vindue med status for filudgivelsen 8) Tryk OK Slet filer 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Slet filer i højre værktøjslinie 5) Vælg om filen/filerne skal flyttes til papirkurven eller slettes permanent 6) Tryk OK Lås/Lås filer op En filversion kan låses og dermed hindres at nye versioner af filen uploades af andre. Kun brugere, der har rettigheder til upload i en given mappe, kan låse en fil og det er kun denne bruger eller en projektadministrator, som kan låse filen op igen. Uploades en ny filversion af en låst fil, vil den blive låst op. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Lås/Lås filer op i højre værktøjslinie 5) Tilføj eventuelt en kommentar om årsagen til hvorfor filen låses 6) Tryk OK 31

32 Kopier filer Denne funktion kopierer kun den seneste filversion, og medtager ikke den originales filhistorik. Findes der allerede en fil med samme navn i mappen man overføre til, vil denne overskrives. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Kopier filer i højre værktøjslinie 5) Tryk på Næste 6) Gennemse og vælg hvilken mappe filen(erne) skal kopieres til, via vinduet Vælg modtagermappe 7) Tryk OK Flyt filer Denne funktion flytter alle filens versioner, og medtager filhistorik. Findes der allerede en fil med samme navn i mappen man overføre til, vil denne overskrives. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Flyt filer i højre værktøjslinie 5) Tryk Næste 6) Gennemse og vælg hvilken mappe filen/filerne skal kopieres til via vinduet Vælg modtagermappe 7) Tryk OK Rediger filinformation 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Rediger filinformation i højre værktøjslinie 5) Rediger filens metadata 6) Tryk OK 32

33 Notificer brugere og kontaktpersoner En notifikation vil blive sendt til modtagerne som med link til de valgte filer indenfor 1 time. Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 1) Vælg fil(er) Tryk på ikonet Notificer brugere og kontaktpersoner i højre værktøjslinie Udfyld Emne og Meddelelse Vælg Modtagere Tryk OK Tilføj til versionssæt 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Tilføj til versionssæt i højre værktøjslinie 5) Vælg et versionssæt eller opret et nyt versionssæt 6) Tryk på Næste 7) Tryk på OK Udskriv mappeindhold 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som udskrift ønskes fra, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet udskriv Mappeindhold højre værktøjslinie 4) Vælg printer, antal osv. 5) Tryk OK Fjern fra liste 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Siden sidst, i hovedmenuen 3) Tryk på Fjern fra liste via højre værktøjslinje 4) Tryk OK 33

34 Send filer til print 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Send filer til print i højre værktøjslinie 5) Vælg Tilføj flere filer, Send ordre eller Annuller 6) Ved Tilføj flere filer find da flere filer ved at gentage ovenstående procedure 7) Ved Send ordre følg nedenstående 8) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel 9) Udfyld områderne Print fremsendes til, Faktura stiles til og faktura fremsendes til. 10) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved forkertvalg tryk på Ryd felter 11) Udfyld leverancebeskrivelse 12) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre 13) Skriv eventuelle bemærkninger 14) Vælg antal print 15) Tryk OK 34

35 Søg i mappe Der kan foretages søgning på filernes inddaterede metadata, der kan kombineres valgfrit. Søgningen kan indstilles til at søge i samtlige filversioner eller kun seneste filversioner, i fordelingsområdet dog kun seneste filversioner. Derudover kan søgningens omfang defineres og der kan opsættes filtreringer af søgeresultatet. Søgekriterier og søgeindstillinger kan gemmes, således at en søgning med samme kriterier og indstillinger kan foretages på et senere tidspunkt. En søgning kan bruges til at genfinde filversioner der fx tilhøre en bestemt fase, indeholder bestemte ord i emne feltet eller er fra en given revisionsdato. Søgning er et stærkt værktøj til at finde "de rigtige" filversioner uden at have kendskab til deres fysiske placering i mappe- og listestrukturen. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som du vil søge i 3) Tryk på ikonet Søg i mappe i højre værktøjslinie Metadata søgningen a) Vælg metadata som der skal søges efter (fx filnavn, emne eller revision) b) Udfyld tekst feltet c) Vælg om det er hele teksten eller kun en del af teksten d) Vælg mellem mulige søgeindstillinger; Opsatte kriterier, Søgningens omfang, Filversioner, Filtrering og/eller Søgeperiode e) Tryk Søg Gem søgning Har man foretaget en søgning der har givet et resultatet, og som ønskes genbrugt senere, er det muligt at gemme søgningen. a) Foretag søgning jf. ovenstående b) Klik på Gem i nederste højre hjørne under Søgekriterier og navngiv søgningen c) Klik OK d) Den gemte søgning kan herefter tilgås via hovedmenuen, ved at udfolde ikonet Søgeresultat e) Slet eller omdøb den gemte søgning, ved at klikke på søgningen f) Klik på Omdøb eller Slet i nederste højre hjørne 35

36 DWF Converter DWF converter er en funktion der gør det muligt at konvertere TIT og KOF filer til en DWF fil der vises i Standard-vieweren. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen/ filerne ligger i, hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet DWF converter i højre værktøjslinie 5) Preview genereres Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur Når der skal laves en mappestruktur i arbejdsområdet, skal der dels tages hensyn til de dokumenttyper der skal udveksles i arbejdsområdet, og dels de parter, der skal foretage udvekslingen. De udvekslede dokumenttyper vil typisk være dem som undergår en forandringsproces, dvs. ikke kan betegnes som færdige/gældende første gang de uploades. Eksempelvis vil en fagmodel gennem projekteringen blive ændret, og udveksles derfor løbende mellem parterne. Typisk vil arbejdsområdet indeholde en form for sagsbasis, tegninger, beskrivelser og beregninger. Da der normalt er flere parter, der udveksler filversioner i arbejdsområdet, skal mappestrukturen tage højde for, at der er tale om en samarbejdsstruktur, og ikke en intern arkiveringsstruktur. Det er derfor hensigtsmæssigt, at hver part har et mappeområde, hvor kun de kan uploade filversioner. Andre parter kan så hente filversioner herfra, men ikke uploade til andre parters mappeområder. For at give et bedre overblik over mapperne og undermapper i arbejdesområdet, vises der i en lille parentes antallet af dokumenter, som ligger i denne mappe inklusive undermapper. Er der i projektet tale om flere uafhængige anlæg eller bygninger, kan det være hensigtsmæssigt at opdele strukturen efter lokaliteter, og således adskille filversioner for hver lokalitet. Versionssæt Med Byggeweb Projekt versionssæt, kan projektadministratorer oprette et sæt dokumenter på tværs af arbejdsområdet og udgivelsesområdet, der ikke påvirkes af nye versioner. Projektadministratoren udvælger en række filversioner og samler dem i et versionssæt. Det betyder, at projektadministratoren kan isolere en række filversioner i et versionssæt, fx filer knyttet til en specifik fase i byggeriet eller kontraktgrundlagets filer. Versionssættet indeholder fuld historik og dokumentation over alle filversioner samt tidsangivelse for alle handlinger. 36

37 Papirkurv Papirkurven kan bruges som midlertidig opbevaring for filer der skal slettes, hvis man er i tvivl om hvorvidt filen skal fjernes endeligt. Fil navne i Papirkurven er stadig spærret hvis de er udgivet. Det anbefales derfor at Papirkurven gennemgås ofte, og unødvendige filer fjernes. Overvågede mapper Overvågede mapper giver et overblik over de mapper i Arbejdsområdet som den enkelte bruger har lavet overvågning på. Man har mulighed for at slette eller redigere eksisterende overvågninger. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på Overvågede mapper, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe 4) Vælg ændring 5) Tryk OK eller Slet 6) Siden sidst Siden sidst er en liste visning af alle de filer, der er blevet uploadet til projektet i et område, som du har adgang til. Der medtages alle filversioner, som brugerne har uploadet, og således også filversioner, som den enkelte bruger selv har uploadet. Listen kan bruges til at danne sig et overblik over, hvad der er sket, siden man sidst var logget på et projekt. De viste filer bliver først fjernet fra listen, når man bruger funktionen Fjern fra liste 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på Siden sidst, i hovedmenuen 3) Vælg fil/er 4) Tryk på ikonet Fjern fra liste i højre værktøjslinie 5) Vælg om det er alle henvisninger eller kun valgte der skal fjernes 6) Tryk OK Søgeresultat Denne visning kan man stille sig på hvis man skal lave en søgning, og det er også her resultatet vil blive vist. Herfra kan man ydermere anvende funktionerne Gem- og Slet søgning. 37

38 Hovedvindue Hovedvinduet viser indholdet af de markerede mapper eller lister. Filer bliver vist i listeform med separate kolonner for hvert felt i den anvendte metadata skabelon. Man har mulighed for at sortere visningen efter kolonner ved at trykke på kolonne overskriften. Filter Menu Hovedvinduet viser indholdet af de markerede mapper eller lister. Filer bliver vist i listeform med separate kolonner for hvert felt i den anvendte metadata skabelon. Man har mulighed for at sortere visningen efter kolonner ved at trykke på kolonne overskriften. Modulvælgeren Modulvalg Modulvalg lader dig vælge hvilket område i Byggeweb Projekt du vil arbejde i. De moduler der er tilgængelige afhænger af adgangs indstillinger på bruger niveau. Se Brugeropsætning og hvilke moduler der er aktiveret på projektet. Man kan som bruger vælge hvilket modul projektet skal åbne op i 1) Klik på stjerne til højre for modulnavnet 2) Vælg modul 3) Tryk OK Filinformation Filinformationsområdet er et reaktivt område, der skifter udsende alt efter hvilken type fil man markere i Hovedvinduet. Alternativt kan der være specielle tekster eller særlig information til de markerede objekter 38

39 Se fil Under fanen Se fil er det muligt at se filens sti i mappestrukturen som står i første linje. Ud for denne sti kan man ændre versionen af filen for at se tidligere versioner. Dette kræver dog at versionsstyring er slået til på projektet. Herunder kan der være op til seks forskellige muligheder for preview og åbning af filen. Dette varierer dog ud fra fil format (fx.doc,.xls,.dwg) Preview Der er tre muligheder og alt efter hvilken fil type, der er markeret i hovedvinduet, vil Byggeweb Projekt automatisk vælge at vise de optimale muligheder. Standard-vieweren vil altid blive vist, hvis fil formatet er understøttet. De fleste filer vil kunne åbnes med vieweren Oracle AutoVue. Har man ikke mulighed for at bruge Standard-vieweren, kan man bruge DWF Vieweren eller PDF Vieweren, alt efter fil format. Alternativt kan man vælge Åben funktionen og bruge et program, der allerede er installeret. Åben Ved hjælp af denne knap kan man Åbne filen eller gemme den på lokaldisken. Åben kræver dog at man har et program installeret på egen PC der er i stand til at åbne filen. Via denne knap i Arbejdsområdet kan man anvende en funktionen Rediger fil på server. Dette kræver at ens browser kører Java og at det er installeret. 1) Vælg en fil og tryk på knappen Åben 2) Vælg Rediger fil på server og om filen i mellemtiden skal låses og angives en kommentar hertil 3) Et lokalt program på computeren åbner nu filen og redigering kan foretages 4) Gem filen lokalt i programmet og vend tilbage til Byggeweb Projekt og det sidst aktive vindue Tryk på Gem ny filversion Compare Ved hjælp af denne knap kan man sammenligne to versioner af samme fil. Funktionen kan anvendes gennen AutoVue eller Rastarex. X-refs Arbejdsområdet understøtter Xref, og vil derfor opretholde de referencer som de projekterende opbygger mellem fagmodeller indbyrdes og mellem fagmodeller og tegningsfiler. Byggeweb Projekt ser bort fra de absolutte eller relative stier som referencerne er opbygget med i CAD-systemet. Dette betyder, at den interne struktur hos de projekterende og den struktur, der anvendes på Byggeweb Projekt, ikke behøves at være identisk. Understøttelsen af Xrefs betyder, at de projekterende kan udveksle på modelfils niveau og ikke behøves at binde CAD-filer før de udveksles. Ved hjælp af denne knap undersøges filen for Xrefs. Der vises en oversigt over fundne Xrefs. Oversigten kan filtreres således: Vis kun "attach" og 1. niveau "overlay" 39

40 Filtreret oversigt over filens Xrefs. Oversigten viser både om de respektive Xref-filer findes i Byggeweb-projektet, og om de fundne Xref-filer selv har krydsreferencer. Bemærk forskellen mellem "attach" og "overlay" Xrefs, og at kun 1. niveau "overlay" Xref-filer vises. Vis samtlige Xref-filer Oversigt over alle filens Xrefs. Oversigten viser både om de respektive Xref-filer findes i Byggeweb-projektet, og om de fundne Xref-filer selv har krydsreferencer. Bemærk: Når en ny filversion uploades, skal den først undersøges for Xrefs. Dette kan tage op til 2 timer. Filinformation Herunder kan man se Filinformation for alle versioner af den pågældende fil. Dette er blandt andet de metadata der hører til filen. Det er også muligt at ændre Filinformationen for den seneste version af filen. Filstatus Herunder kan man se hvilke fordelingslister filen er fordelt til. Filhistorik Herunder kan man se Historik for filen og dens versioner, Versionsoptimere samt se om filen er del af et Versionssæt eller tilføje filen til Versionssæt. Historik vises ved at trykke på knappen Historik og bliver kronologisk med seneste handling først. Versionsoptimering er kun tilgængeligt i Arbejdsområdet og giver mulighed for at slette enkelte versioner af en given fil. 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil 4) Tryk på Filhistorik i Filinformations området 5) Tryk på ikonet Versionsoptimering 6) Vælg de versionen af filen der skal slettes. 7) Tryk OK Se mere om versions optimering under Projektadministration Klik på Vers.sæt for at se om en af filens versioner er del af et versionssæt eller klik på Rediger, for at tilføje en af disse til et versionssæt. 40

41 WebDAV WebDAV WebDav funktionaliteten giver mulighed for at bruge Windows stifinder (Explorer) som tilgang til arbejdsområdet i Byggeweb Projekt. Man kan med WebDav flytte og kopiere filer og mapper mellem lokale drev og arbejdsområdet i Byggeweb Projekt. Det kræver et tredjepartprogram til at anvendelse af denne service. Særlige forhold ved brug af WebDAV Firewall server WebDav vil benytte port 80, hhv. port 443, hvis man benytter SSL Proxy server Byggeweb webdav-serveren er udvidelse af den gængse internet protokol HTTP, som ikke kompromitterer sikkerheden på systemet. Der kan være risiko for, at firmaets Proxy server fjerner den ekstra information klienten sender af sted til webdavserveren. Dette problem kan evt. afhjælpes ved at undersøge hos producenten bag Proxy serveren, om der er mulighed for at benytte WebDAV 41

42

43 Udgivelsesområdet Indledning I udgivelsesområdet opsamles gældende dokumenter, og frigives herfra til fordelingsområdet. Udgivelsesområdet skal betragtes som et opsamlingsområde for det gældende materiale, og ikke et område hvor brugerne skal hente filer det sker i fordelingsområdet. Se Fordelingsområdet (Se "Indledning" Side 63) Dokumentlister Udgivelsesområdet består af indbyrdes uafhængige dokumentlister, hver med et valgfrit antal undermapper i ét niveau. Dokumentlisterne er typisk opdelt efter dokumenttyper, således at en given dokumentliste samler op på en bestemt type af dokumenter, fx Referater, Tegninger Arkitekt mm. Relevante brugere i projektet får adgang til at udgive filversioner til de dokumentlister, hvor den enkelte skal levere noget. Ud af det samlede antal dokumentlister vil en bruger derfor kun have adgang til et mindre antal dokumentlister. Rettighedssætning En Bruger skal tildeles rettigheder til en dokumentliste for at kunne udgive filversioner til eller frigive filversioner fra en dokumentliste. Se Brugeropsætning (Se "Udgivelse" Side 92). Godkendelsesprocedure Det er muligt at opsætte godkendelsesprocedure til de enkelte dokumentlister, således at filversioner der udgives til en dokumentliste, først skal godkendes af en eller flere godkenderer. Se Godkendelsesprocedure (Side 88) 43

44 Udgivelsesområdets opbygning 1) Venstre værktøjslinie Opret dokumentliste Rediger dokumentliste Slet dokumentliste Opret mappe Omdøb mappe Slet mappe Tilknyt fordelingslister 44

45 2) Højre værktøjslinie Download filer Udgiv nye filversioner Godkend eller afvis filversioner Fordel filer Kontrollér filfordeling Download dokumentliste i Excel Slet filer Flyt filer Rediger filinformation Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Send filer til print Søg i dokumentliste 45

46 3) Hovedmenuen Hovedmappen Dokumentlister Arkiverede dokumentlister Versionssæt Afventer godkendelse Afviste filversioner Ikke-udgivne filversioner Ikke fordelte filer Senest godkendte filversioner Senest udgivne filversioner Senest frigivne filversioner Søgeresultat 4) Hovedvindue Filter menu Filer 5) Modulvælgeren Modul valg Projektinformation Arbejdsområdet Udgivelsesområdet Fordelingsområdet Kommunikation Projektadmininstration Historik Personlige oversigter 46

47 6) Filinformation Se fil Preview Preview PDF Vieweren Standard-viewer (AutoVue) Alternativ viewer (Rasterex) DWF Vieweren Åben Åben Åben/Gem X-Refs Compare Filinformation Filgodkendelse Filfrigivelse Filhistorik Historik Versionssæt 47

48 Venstre værktøjslinie Opret dokumentliste 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på ikonet Opret dokumentliste i venstre værktøjslinie 3) Angiv listens navn og eventuelt beskrivelse 4) Vælg indstillinger for listen 5) Sæt eventuelt adgangsrettigheder for brugere 6) Tryk Opret 7) Vælg om dokumentlisten skal tilknyttes en fordelingsliste 8) Tryk Ja eller Nej 9) Ved ja vælg liste 10) Tryk OK Rediger dokumentliste 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger dokumentliste i venstre værktøjslinie 4) Rediger listen 5) Tryk OK Slet dokumentliste 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Slet dokumentliste i venstre værktøjslinie 4) Tryk på Slet 48

49 Opret mappe 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Opret mappe i venstre værktøjslinie 4) Angiv mappens navn 5) Tryk OK 6) Vælg om mappen skal tilknyttes en fordelingsliste 7) Tryk Ja eller Nej 8) Ved ja vælg liste 9) Tryk OK Omdøb mappe 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste mappen ligger i, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe, i hovedmenuen 4) Tryk på ikonet Omdøb mappe i venstre værktøjslinie 5) Angiv mappens nye navn 6) Tryk OK Slet mappe 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste mappen ligger i, i hovedmenuen 3) Tryk på Mappen (Gælder kun tomme mapper) 4) Tryk på ikonet Slet mappe i venstre værktøjslinie 5) Tryk OK Arkiver dokumentliste En dokumentliste kan arkiveres hvis man ønsker at låse det givne indhold. Der kan ikke udgives nye filversioner til en arkiveret dokumentliste, ligesom der ikke kan frigives filversioner fra en arkiveret dokumentliste. En arkiveret dokumentliste kan ikke gøres aktiv igen, så funktionen skal bruges med omtanke. Arkiveringen af en dokumentliste kan eksempelvis bruges i en situation, hvor man ønsker at låse og frasortere filversioner fra en given fase. Filnavne på en arkiveret liste bliver frigivet til brug igen i de aktive dokumentlister. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Slet dokumentliste i venstre værktøjslinie 4) Tryk på Arkiver 49

50 Tilknyt fordelingslister For at kunne frigive en filversion til fordelingsområdet, skal der indledningsvis laves en tilknytning af dokumentlister i udgivelsesområdet og fordelingslister i fordelingsområdet. Tilknytningen laves i starten af projektet og vil gælde fremover. Når nye dokumentlister eller fordelingslister oprettes, skal der laves tilknytning til henholdsvis eksisterende fordelingslister og dokumentlister. Tilknytningerne kan foretages både fra udgivelsesområdet og fra fordelingsområdet. Når dokumentlister og fordelingsliste knyttes sammen, betyder det, at dokumenter fra den givne dokumentliste kan frigives til fordelingslisten, ikke at de nødvendigvis skal. Det endelige valg om fordeling til fordelingslister træffes når der frigives. Tilknytning mellem dokumentlister og fordelingslister kan foregå meget detaljeret, så undermapper på dokumentlisterne også kan have en individuel tilknytning til fordelingslister. Alle dokumentlister vil have Generel tilknytning, så længe undermapper ikke har nogle undtagelser, dvs. alle undermapper følger dokumentlistens tilknytninger. Dermed nedarves tilknytninger fra dokumentlisten til de underliggende mapper. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Tilknyt fordelingslister i venstre værktøjslinie 4) Vælg hvilke lister dokumentlisten skal tilknyttes til 5) Vælg om underliggende undtagelser skal bevares 6) Tryk OK Tilknytningen kan foregå efter følgende principper 1) Generel opsætning på dokumentlisten, som bliver gældende for alle undermapper. 2) Generel opsætning med undtagelser, hvor en eller flere undermapper kan fravige den generelle opsætning. 3) Hver undermappe opsættes individuel, uafhængig af den generelle opsætning Alle dokumentlister vil have Generel tilknytning, så længe undermapper ikke har nogle undtagelser, dvs. alle undermapper følger dokumentlistens tilknytninger. Dermed nedarves tilknytninger fra dokumentlisten til de underliggende mapper. Det andet princip er Nedarving + undtagelser. Her følger mapperne stadig dokumentlistens generelle tilknytninger til fordelingslister, men enkelte undermapper kan fravige fra dokumentlistens tilknytninger og bliver derfor undtagelser. Det tredje princip er Ingen nedarving Her har mapperne individuelle tilknytninger til fordelingslister uafhængigt af dokumentlistens generelle tilknytning. Alle tilknytninger skal derfor foretages direkte på mappen, hvormed tilknytningen kun er gældende for mappen. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste i hovedmenuen eller tryk på den pågældende Mappe under dokumentlisten 3) Tryk på ikonet Tilknyt fordelingslister i venstre værktøjslinie 50

51 4) Vælg imellem Nedarvning+undtagelser eller Ingen nedarvning 5) Vælg hvilke lister mappen skal tilknyttes til 6) Tryk OK Højre værktøjslinie Download filer 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filerne skal downloades fra, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Download filer i højre værktøjslinie 6) Vælg hvilken type download der ønskes (Individuelt) Byggeweb Projekt husker hvilken Download metode du har brugt sidst, og vil starte med denne metode som standard. Ønsker man at benytte en anden metode, vælges dette på fanebladet øverst i vinduet. Standard download Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. Pakker alle markerede filer som én ZIP fil. a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Tryk på Linket d) Tryk Åbn for at se filen eller Gem e) Vælg destination f) Tryk OK Java download Java upload kræver installation af programmet Java. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Vælg hvordan filen eller filerne skal gemmes d) Tryk OK 51

52 Udgiv nye filversioner Det er muligt at udgive filer fra lokal disk eller Arbejdsområdet. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filerne skal ligge i, i hovedmenuen 4) Tryk på ikonet Udgiv nye filversioner i højre værktøjslinie 5) Vælg hvilken type kilde der ønskes (Dette kræver at Upload fra både lokal computer og arbejdsområdet er slået til) Lokal PC Byggeweb Projekt husker hvilken upload metode du har brugt sidst, og vil starte med denne metode som standard. Ønsker man at benytte en anden metode, vælges dette på fanebladet øverst i vinduet. Standard Upload Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. a) Tryk på Gennemse i højre side af vinduet b) Vælg en fil på computeren tryk Åbn c) Vælg eventuelt en fil til (Samme procedure) d) Vælg notifikationer til eller fra e) Vælg hvis det er en Zip fil om den skal udpakkes f) Tryk OK Java Upload Java upload kræver installation af programmet JAVA. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i øverste højre hjørne c) Find de eller den fil du ønsker ved hjælp af knapperne Add, Add All, Remove eller Remove All d) Vælg notifikationer til eller fra e) Vælg hvis det er en Zip fil om den skal udpakkes f) Tryk OK AktiveX Upload Anbefales til Internet Explorer. ActiveX Upload kræver installation af ActiveX modul. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledningen på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i øverste højre hjørne 52

53 c) Find de eller den fil du ønsker ved hjælp af knapperne Add, Add All, Remove eller Remove All d) Vælg notifikationer til eller fra e) Vælg hvis det er en Zip fil om den skal udpakkes f) Tryk OK Arbejdsområdet a) Vælg Område b) Vælg fil(er) c) Tryk Næste d) Tryk OK Godkend eller afvis filversioner Denne funktion kan kun anvendes når en godkendelsesprocedure at sat op på projektet. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på Afventer godkendelse, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Godkend eller afvis filversioner 5) Tryk på Godkendt og filen vil blive overført til dokumentlisten den blev forsøgt udgivet til 6) Tryk på Afvis og vælg her om filen ønskes slettet fra Udgivelsesområdet eller gemt under fanen Afviste filer i hovedmenue, til senere dokumentation 7) Angiv en besked for afvisning som udgiver vil modtage som notifkation via 8) Tryk OK Fordel filer 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil/er 5) Tryk på ikonet Fordel filer i højre værktøjslinie 6) Vælg fordelingsliste(r) 7) Vælg i mellem Tilføj eller Erstat 8) Tryk OK Er en fil allerede fordelt til en fordelingsliste vil Tilføj lade tidligere fordelinger forbilive, hvorimod Erstat vil overskrive fordelingerne. 53

54 Kontroller filfordeling 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Kontroller filfordeling i højre værktøjslinie 6) Se fordeling 7) Tryk Luk vindue Download fil liste i Excel Der kan i udgivelsesområdet genereres fillister i Excel med et nærmere specificeret indhold. De genererede fillister kan bruges til at danne sig et overblik over filversionerne i udgivelsesområdet. Fillisterne genereres på stedet og afspejler det aktuelle indhold i udgivelsesområdet. Fillisterne indeholder oplysninger om filversionerne, deres placering og de aktuelle metadata for hver filversion. Det er ligeledes muligt at downloade en filfordelingsoversigt, som viser en liste over fordelingen af filer mellem Udgivelsesområdet og Fordelingsområdet. Manuelt vedligeholdte tegningslister vil derfor i vid udstrækning være overflødige. De enkelte bruger kan også genererer fillister i fordelingsområdet og på den måde få overblik over hvilke filversioner der er tilgængelige. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på ikonet Download fil liste i Excel i højre værktøjslinie 3) Vælg indhold 4) Vælg dokumentlister 5) Tryk Næste 6) Vælg eventuelt en dato 7) Tryk Næste 8) Vælg metadata 9) Tryk OK 10) Vælg afleveringsform 11) Tryk OK 12) Ved vis på skærmen. Klik på linket 54

55 Slet filer Det er kun Administratorer af Udgivelsesområdet der kan slette filer. Funktionen giver mulighed for at slette filen permant og lade filen udgå. En udgået fil er således ikke længere tilgængelig for projektets parter, men vil med en særlig markering, stadig fremgå af dokument- og fordelingslister. At lade filer udgå, er et godt alternativ til at slette filer, da man herved kan anskueliggøre at filen tidligere har været gældende. Desuden kan udgåede filer genoptages på et senere tidspunkt. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Slet filer i højre værktøjslinie 6) Vælg Slet filer eller Lad filerne udgå 7) Tryk OK Flyt filer Denne funktion flytter alle filens versioner og medtager filhistorikken. Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 1) Vælg fil(er) Tryk på ikonet Flyt filer i højre værktøjslinie Gennemse og vælg hvilken mappe filen/filerne skal kopieres til via vinduet Vælg modtagermappe Tryk OK Rediger filinformation 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil 5) Tryk på ikonet Rediger filinformation i højre værktøjslinie 6) Rediger filen 7) Tryk OK 55

56 Notificer brugere og kontaktpersoner En notification vil blive sendt til modtagerne som med link til de valgte filer indenfor 1 time. 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Notificer brugere og kontaktpersoner i højre værktøjslinie 6) Udfyld Emne og Meddelse 7) Vælg modtagere 8) Tryk OK Tilføj til versionssæt 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil/er 5) Tryk på ikonet Tilføj til versionssæt i højre værktøjslinie 6) Vælg et versionssæt eller opret et nyt versionssæt 7) Tryk på Næste 8) Tryk på OK 56

57 Send filer til print 1) Tryk på Udgivelsesområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Dokumentliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Send filer til print i højre værktøjslinie 6) Vælg udsendelsesform Normal printbestilling a) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel b) Udfyld områderne Print fremsendes til, Faktura stiles til og faktura fremsendes til. c) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved fejlagtig valg, tryk på Ryd felter d) Udfyld leverancebeskrivelse e) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre f) Skriv eventuelle bemærkninger g) Vælg antal print h) Tryk OK Printfordeling iht. Printfordelingen (kun mulig hvis filen/filerne er fordelt) a) Vælg brugere som skal modtage print b) Ved at trykke på brugeren kan print antal ændres c) Tryk Næste d) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel e) Udfyld områderne Faktura stiles til og faktura fremsendes til. f) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved fejlagtig valg, tryk på Ryd felter g) Udfyld leverancebeskrivelse h) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre i) Skriv eventuelle bemærkninger j) Tryk OK Printbestilling af "manglende print" (kun mulig hvis filen/filerne er fordelt) a) Vælg brugere som skal modtage print b) Ved at trykke på Brugeren kan print antal ændres c) Tryk Næste d) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel 57

58 e) Udfyld områderne Faktura stiles til og faktura fremsendes til. f) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved fejl valg tryk på Ryd felter g) Udfyld leverancebeskrivelse h) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre i) Skriv eventuelle bemærkninger j) Tryk OK Søg i mappe Der kan foretages søgning på filernes inddaterede metadata, der kan kombineres valgfrit. Søgningen kan indstilles til at søge i samtlige filversioner eller kun seneste filversioner, i fordelingsområdet dog kun seneste filversioner. Derudover kan søgningens omfang defineres og der kan opsættes filtreringer af søgeresultatet. Søgekriterier og søgeindstillinger kan gemmes, således at en søgning med samme kriterier og indstillinger kan foretages på et senere tidspunkt. En søgning kan bruges til at genfinde filversioner der fx tilhøre en bestemt fase, indeholder bestemte ord i emne feltet eller er fra en given revisionsdato. Søgning er et stærkt værktøj til at finde "de rigtige" filversioner uden at have kendskab til deres fysiske placering i mappe- og listestrukturen. Tryk på Udgivelsessområdet under modulvælgeren Tryk på den pågældende Dokumentliste som du vil søge i Tryk på ikonet Søg i mappe i højre værktøjslinie Metadata søgningen 1) Vælg metadata som der skal søges efter (fx filnavn, emne eller revision) 2) Udfyld tekst feltet 3) Vælg om det er hele teksten eller kun en del af teksten 4) Vælg mellem mulige søgeindstillinger; Opsatte kriterier, Søgningens omfang, Filversioner, Filtrering og/eller Sægeperiode Tryk Søg Gem søgning Har man foretaget en søgning der har givet et resulatet, og som ønskes genbruget senere, er det muligt at gemme søgningen. 1) Foretag søgning jf. ovenstående Klik på Gem i nederste højre hjørne under Søgekriterier og navngiv søgningen Klik OK Den gemte søgning kan herefter tilgås via hovedmenuen, ved at udfolde ikonet Søgeresultat 1) Slet eller omdøb den gemte søgning, ved at klikke på søgningen Klik på Omdøb eller Slet i nederste højre hjørne 58

59 Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur Når der skal laves en mappestruktur i Udgivelsesområdet, skal der dels tages hensyn til de dokumenttyper der skal udveksles, og dels de parter, der skal foretage udvekslingen. Man skal have in mente at filer kun kan placeres i et niveau i dette område, mapperne under dokumentlister. Versionssæt Med Byggeweb Projekt versionssæt, kan projektadministratorer oprette et sæt dokumenter på tværs af arbejdsområdet og udgivelsesområdet, der ikke påvirkes af nye versioner. Projektadministratoren udvælger en række filversioner og samler dem i et versionssæt. Det betyder, at projektadministratoren kan isolere en række filversioner i et versionssæt, fx filer knyttet til en specifik fase i byggeriet eller kontraktgrundlagets filer. Versionssættet indeholder fuld historik og dokumentation over alle filversioner samt tidsangivelse for alle handlinger. Afventer godkendelse Oversigten indeholder henvisninger til filversioner, der mangler godkendelse. Filerne er grupperet under navnene på de brugere, som skal foretage deres respektive godkendelser. En henvisning kan kun fjernes fra listen ved at godkende eller afvise den pågældende filversion. Afviste filversioner Oversigten viser alle de filer som er blevet afvist og valgt gemt. Filerne bør med tiden slettes fra listen. Ikke-udgivne filversioner Oversigten viser alle filer i Udgivelsesområdet som har nye, ikke-udgivne filversioner i Arbejdsområdet. De nye filversioner kan udgives direkte fra oversigten. Ikke fordelte filer Oversigten viser alle filer i Udgivelsesområdet der endnu ikke er fordelt til fordelingslister. Disse kan fordeles direkte fra oversigten. Senest godkendte filversioner Oversigten viser de senest godkendte filversioner i udgivelsesområdet. Kun tilgængelige filversioner som er godkendt inden for de seneste 3 dage vises. 59

60 Senest udgivne filversioner Oversigten viser de seneste udgivne filversioner i udgivelsesområdet. Kun tilgængelige filversioner som er godkendt inden for de seneste 3 dage vises. Senest frigivne filversioner Oversigten viser de seneste frigivne filversioner fra udgivelsesområdet. Kun tilgængelige filversioner som er godkendt inden for de seneste 3 dage vises. Søgeresultat Denne visning kan man stille sig på hvis man skal lave en søgning, og det er også her resultatet vil blive vist. Herfra kan man ydermere anvende funktionerne Gem- og Slet søgning. Hovedvindue Hovedvinduet viser indholdet af de markerede mapper eller lister. Filer bliver vist i listeform med separate kolonner for hvert felt i den anvendte metadata skabelon. Man har mulighed for at sortere visningen efter kolonner ved at trykke på kolonne overskriften. Filter Menu Hovedvinduet viser indholdet af de markerede mapper eller lister. Filer bliver vist i listeform med separate kolonner for hvert felt i den anvendte metadata skabelon. Man har mulighed for at sortere visningen efter kolonner ved at trykke på kolonne overskriften. Modulvælgeren Modulvalg Modulvalg lader dig vælge hvilket område i Byggeweb Projekt du vil arbejde i. De moduler der er tilgængelige afhænger af adgangs indstillinger på bruger niveau. Se Brugeropsætning og hvilke moduler der er aktiveret på projektet. Man kan som bruger vælge hvilket modul projektet skal åbne op i 1) Klik på stjerne til højre for modulnavnet 2) Vælg modul 3) Tryk OK Filinformation Filinformationsområdet er et reaktivt område, der skifter udsende alt efter hvilken type fil man markere i Hovedvinduet. Alternativt kan der være specielle tekster eller særlig information til de markerede objekter 60

61 Se fil Under fanen Se fil er det muligt at se filens sti i mappestrukturen som står i første linje. Ud for denne sti kan man ændre versionen af filen for at se tidligere versioner. Dette kræver dog at versionsstyring er slået til på projektet. Herunder kan der være op til seks forskellige muligheder for preview og åbning af filen. Dette varierer dog ud fra fil format (fx.doc,.xls,.dwg) Preview Der er tre muligheder og alt efter hvilken fil type, der er markeret i hovedvinduet, vil Byggeweb Projekt automatisk vælge at vise de optimale muligheder. Standard-vieweren vil altid blive vist, hvis fil formatet er understøttet. De fleste filer vil kunne åbnes med vieweren Oracle AutoVue. Har man ikke mulighed for at bruge Standard-vieweren, kan man bruge DWF Vieweren eller PDF Vieweren, alt efter fil format. Alternativt kan man vælge Åben funktionen og bruge et program, der allerede er installeret. Åben Ved hjælp af denne knap kan man Åbne filen eller gemme den på lokaldisken. Åben kræver dog at man har et program installeret på egen PC der er i stand til at åbne filen. Via denne knap i Arbejdsområdet kan man anvende en funktionen Rediger fil på server. Dette kræver at ens browser kører Java og at det er installeret. 1) Vælg en fil og tryk på knappen Åben 2) Vælg Rediger fil på server og om filen i mellemtiden skal låses og angives en kommentar hertil 3) Et lokalt program på computeren åbner nu filen og redigering kan foretages 4) Gem filen lokalt i programet og vend tilbage til Byggeweb Projekt og det sidst aktive vindue 5) Tryk på Gem ny filversion Compare Ved hjælp af denne knap kan man sammenligne to versioner af samme fil. Funktionen kan anvendes gennen AutoVue eller Rastarex. X-refs Arbejdsområdet understøtter Xref, og vil derfor opretholde de referencer som de projekterende opbygger mellem fagmodeller indbyrdes og mellem fagmodeller og tegningsfiler. Byggeweb Projekt ser bort fra de absolutte eller relative stier som referencerne er opbygget med i CAD-systemet. Dette betyder, at den interne struktur hos de projekterende og den struktur, der anvendes på Byggeweb Projekt, ikke behøves at være identisk. Understøttelsen af Xrefs betyder, at de projekterende kan udveksle på modelfils niveau og ikke behøves at binde CAD-filer før de udveksles. Ved hjælp af denne knap undersøges filen for Xrefs. Der vises en oversigt over fundne Xrefs. Oversigten kan filtreres således: Vis kun "attach" og 1. niveau "overlay" 61

62 Filtreret oversigt over filens Xrefs. Oversigten viser både om de respektive Xref-filer findes i Byggeweb-projektet, og om de fundne Xref-filer selv har krydsreferencer. Bemærk forskellen mellem "attach" og "overlay" Xrefs, og at kun 1. niveau "overlay" Xref-filer vises. Vis samtlige Xref-filer Oversigt over alle filens Xrefs. Oversigten viser både om de respektive Xref-filer findes i Byggeweb-projektet, og om de fundne Xref-filer selv har krydsreferencer. Bemærk: Når en ny filversion uploades, skal den først undersøges for Xrefs. Dette kan tage op til 2 timer. Filinformation Herunder kan man se Filinformation for alle versioner af den pågældende fil. Dette er blandt andet de metadata der hører til filen. Det er også muligt at ændre Filinformationen for den seneste version af filen. Filstatus Herunder kan man se hvilke fordelingslister filen er fordelt til. Filhistorik Herunder kan man se Historik for filen samt se om filen er del af et Versionssæt eller tilføje filen til Versionssæt. Historik vises ved at trykke på knappen Historik og bliver kronologisk med seneste handling først. Klik på Vers.sæt for at se om filen/-erne er del af et versionssæt eller klik på Rediger, for at tilføje filen/-erne til et versionssæt. 62

63 Fordelingsområdet Indledning I fordelingsområdet fordeles de gældende dokumenter til de relevante parter. Normalt har hver part en fordelingsliste. Når filerne er frigivet på en fordelingsliste, er dokumenterne digitalt tilgængelige for fordelingslistens medlemmer. Fra Byggeweb Projekt kan der yderligere udsendes print til en eller flere brugere. Fordelingslister Fordelingsområdet består af fordelingslister, hvortil filversioner fra udgivelsesområdet fordeles. Fordelingslisterne er typisk partsopdelt, således at en given part modtager de, og kun de filversioner som er relevante for dem. Fordelingslisterne indeholder ingen fysiske filer, men derimod henvisninger til de gældende filer i udgivelsesområdet. Når en fil er udgivet og fordelt første gang, huskes fordelingen, så eventuelle nye filversioner der udgives, automatisk frigives til de valgte fordelingslister og dermed rette modtager. Fordelingsområdets opbygning 63

64 1) Venstre værktøjslinie Opret fordelingsliste Rediger fordelingsliste Slet fordelingsliste Tilknyt dokumentliste 2) Højre værktøjslinie Download filer Fjern filfordeling Fordel filer Rediger printfordeling Download fordelingsliste i Excel Notificer brugere og kontaktpersoner Tilføj til versionssæt Send filer til print Rediger periode for nye filversioner Søg i fordelingsliste Tilføj bruger til fordelingsområdet Fjern bruger fra fordelingsområdet 64

65 3) Hovedmenuen Hovedmappe Åbne fordelingslister Lukkede fordelingslister Versionssæt Modtagere Inviterede brugere Ikke fordelte filer Senest frigivne filversioner Printfordeling, undtagelser. Søgeresultat 4) Hovedvindue Filer 5) Modulvælgeren Modul valg Projektinformation Arbejdsområdet Udgivelsesområdet Fordelingsområdet Kommunikation Projektadmininstration Historik Personlige oversigter 65

66 6) Filinformation Se fil Preview Preview PDF Vieweren Standard-viewer (AutoVue) Alternativ viewer (Rasterex) DWF Vieweren Åben Åben Åben/Gem X-Refs Compare Filinformation Filgodkendelse Filfrigivelse Filhistorik Historik Versionssæt 66

67 Venstre værktøjslinie Opret fordelingsliste 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på ikonet Opret fordelingsliste i venstre værktøjslinie 3) Angiv listens navn og eventuelt beskrivelse 4) Vælg indstillinger for listen 5) Opsæt eventuelt adgang for brugere 6) Tryk Opret 7) Tryk OK Ved oprettelse af nye fordelingslister kan det vælges, om listen skal være lukket eller åben. Lukkede fordelingslister fungerer ved, at adgangen til filerne forbeholdes de brugere, der har fået tildelt adgang til fordelingslisten. Se Brugeropsætning (Se "Fordeling" Side 92). På åbne fordelingslister er der adgang for alle brugere, der blot har adgang til fordelingsområdet. Ved frigivelse af filer skal det derfor vurderes, om filerne hører til specifikke modtagere eller alle projektdeltagere. For at sikre at filer ikke bliver frigivet til åbne fordelingslister, kan dokumentlisterne opsættes med betingelse om, at der kun må frigives til lukkede fordelingslister. Når en modtager åbner fordelingsområdet, vil vedkommende få en oversigt med "Tildelte fordelingslister" og "Øvrige fordelingslister". Tildelte fordelingslister er lukkede og individuelle, og kan opsættes til en eller flere modtagere af sammen fagområde. Listerne har tildelte filer med specifik relevans for den enkelte modtager. Øvrige fordelingslister er åbne for alle modtager, da de er af interesse for modtager, der ønsker at se mere projektmateriale, end det der vedrører deres eget fagområde. Administrator af fordelingsområdet Som administrator af fordelingsområdet har man, foruden at oprette, redigere og slette fordelingslister, også muligheden for at invitere brugere ind på listen og tildele adgangsrettigheder til listen. Ønsker man at bruge denne funktion, skal den først aktiveres af RIB Support. Kontakt RIB Support på support@rib-software.dk eller

68 Rediger fordelingsliste 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger fordelingsliste i venstre værktøjslinie 4) Rediger listen 5) Tryk OK Slet fordelingsliste 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Slet fordelingsliste i venstre værktøjslinie 4) Tryk på OK Tilknyt dokumentlister 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Tilknyt dokumentlister i venstre værktøjslinie 4) Vælg hvilke dokumentlister og deres undermapper, fordelingslisten skal tilknyttes 5) Tryk OK 68

69 Højre værktøjslinie Download filer 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne skal downloades fra, i hovedmenuen 4) Vælg fil/er 5) Tryk på ikonet Download filer i højre værktøjslinie 6) Vælg hvilken type download der ønskes (Individuelt) Byggeweb Projekt husker hvilken Download metode du har brugt sidst, og vil starte med denne metode som standard. Ønsker man at benytte en anden metode, vælges dette på fanebladet øverst i vinduet. Standard download Standard upload kan bruges på alle typer PC og i alle typer browser. Pakker alle markerede filer som én ZIP fil. a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Tryk på Linket d) Tryk Åbn for at se filen eller Gem e) Vælg destination f) Tryk OK Java download Java upload kræver installation af programmet Java. Første gang du bruger denne upload metode vil programmet forsøge at installere sig selv. Følg vejledning på skærmen indtil programmet er installeret. a) Vælg om ekstra filinformation skal tilknyttes b) Tryk Næste c) Vælg hvordan filen eller filerne skal gemmes d) Tryk OK 69

70 Fjern filfordeling 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Vælg fil(er) 4) Tryk på ikonet Fjern filfordeling i venstre værktøjslinie 5) Tryk OK Fordel filer 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Fordel filer i venstre værktøjslinie 4) Vælg filer(ne) som skal fordeles 5) Tryk OK Rediger printfordeling 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger printfordeling i venstre værktøjslinie 4) Tryk på en bruger 5) Vælg Indtast specifikke printindstillinger for den valgte dokumentliste 6) Vælg antal print for Tegninger og Øvrige dokumenter 7) Tryk OK 8) Tryk Luk vindue Download fil liste i Excel 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på ikonet Download fil liste i Excel i højre værktøjslinie 3) Vælg Fordelingsliste, i hovedmenuen 4) Tryk Næste 5) Vælg brugere 6) Tryk Næste 7) Vælg metadata 8) Tryk OK 9) Vælg afleveringsform 10) Tryk OK 11) Ved vis på skærmen. Klik på linket 70

71 Send filer til print 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Fordelingsliste, i hovedmenuen 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Send filer til print i højre værktøjslinie 6) Vælg udsendelsesform Normal printbestilling a) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel b) Udfyld områderne Print fremsendes til, Faktura stiles til og faktura fremsendes til. c) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved fejlagtig valg, tryk på Ryd felter d) Udfyld leverancebeskrivelse e) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre f) Skriv eventuelle bemærkninger g) Vælg antal print h) Tryk OK Printfordeling iht. Printfordelingen (kun mulig hvis filen/filerne er fordelt) a) Vælg brugere som skal modtage print b) Ved at trykke på brugeren kan printantal ændres c) Tryk Næste d) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel e) Udfyld områderne Faktura stiles til og faktura fremsendes til. f) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved fejlagtig valg, tryk på Ryd felter g) Udfyld leverancebeskrivelse h) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre i) Skriv eventuelle bemærkninger j) Tryk OK Printbestilling af "manglende print" (kun mulig hvis filen/filerne er fordelt) a) Vælg brugere som skal modtage print b) Ved at trykke på Brugeren kan print antal ændres c) Tryk Næste d) Angiv sagsnavn og eventuelt ordretitel e) Udfyld områderne Faktura stiles til og faktura fremsendes til. f) Ved hjælp af ikonet Adresseliste i højre side kan firma findes. Ved fejlvalg tryk på Ryd felter g) Udfyld leverancebeskrivelse 71

72 h) Vælg printleverandør ved hjælp af Vælg knappen til højre i) Skriv eventuelle bemærkninger j) Tryk OK Notificer brugere og kontaktpersoner En notification vil blive sendt til modtagerne som med link til de valgte filer indenfor 1 time. 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende fordelingsliste 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen eller filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Notificer brugere og kontaktpersoner i højre værktøjslinie 6) Udfyld Emne og Meddelse 7) Vælg modtagere 8) Tryk OK Tilføj til versionssæt 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende fordelingsliste 3) Tryk på den pågældende Mappe som filen/filerne ligger i, i hovedmenuen 4) Vælg fil(er) 5) Tryk på ikonet Tilføj til versionssæt i højre værktøjslinie 6) Vælg et versionssæt eller opret et nyt versionssæt 7) Tryk på Næste 8) Tryk på OK Rediger periode for nye filversioner 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på Senest frigivne filversioner 3) Tryk på ikonet Rediger periode i højre værktøjslinie 4) Rediger perioden 5) Tryk OK 72

73 Søg i mappe Der kan foretages søgning på filernes inddaterede metadata, der kan kombineres valgfrit. Søgningen kan indstilles til at søge i samtlige filversioner eller kun seneste filversioner, i fordelingsområdet dog kun seneste filversioner. Derudover kan søgningens omfang defineres og der kan opsættes filtreringer af søgeresultatet. Søgekriterier og søgeindstillinger kan gemmes, således at en søgning med samme kriterier og indstillinger kan foretages på et senere tidspunkt. En søgning kan bruges til at genfinde filversioner der fx tilhøre en bestemt fase, indeholder bestemte ord i emne feltet eller er fra en given revisionsdato. Søgning er et stærkt værktøj til at finde "de rigtige" filversioner uden at have kendskab til deres fysiske placering i mappe- og listestrukturen. Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren Tryk på ikonet Søg i mappe i højre værktøjslinie Metadata søgningen a) Vælg metadata som der skal søges efter (fx filnavn, emne eller revision) b) Udfyld tekst feltet c) Vælg om det er hele teksten eller kun en del af teksten d) Vælg mellem mulige søgeindstillinger; Opsatte kriterier, Søgningens omfang, Filversioner, Filtrering og/eller Søgeperiode e) Tryk Søg Gem søgning Har man foretaget en søgning der har givet et resultat, og som ønskes genbruget senere, er det muligt at gemme søgningen. f) Foretag søgning jf. ovenstående g) Klik på Gem i nederste højre hjørne under Søgekriterier og navngiv søgningen h) Klik OK i) Den gemte søgning kan herefter tilgås via hovedmenuen, ved at udfolde ikonet Søgeresultat j) Slet eller omdøb den gemte søgning, ved at klikke på søgningen k) Klik på Omdøb eller Slet i nederste højre hjørne Inviter bruger til fordelingsområdet Denne funktion er kun aktiv for Administrator af Fordelingsområdet, og hvis det er blevet aktiveret på projektet. 1) Gå ind på Fordelingsområdet 2) Tryk på Modtagere 3) Tryk på Tilføj brugere til fordelingsområdet 4) Søg efter Brugernummer, , Navn eller Firmanavn 5) Vælg brugeren og tryk OK 6) Vælg en fordelingsliste og afslut med OK 73

74 Fjern bruger fra fordelingsområdet Denne funktion er kun aktiv for Administrator af Fordelingsområdet, og hvis det er blevet aktiveret på projektet. 1) Gå ind på Fordelingsområdet 2) Tryk på Modtagere 3) Tryk på Fjern brugere fra fordelingsområdet 4) Vælg brugeren og tryk OK Hovedmenu Opbygning af Mappestruktur Strukturen i Fordelingsområdet består af Fordelingslister, der er knyttet op imod mappestrukturen i Udgivelsesområdet og afspejler hermed dette. Filer i Fordelingsområdet er links af den seneste gældende filversion fra Udgivelsesområdet, og vil hermed blive angivet fra selv samme mappe som i udgivelsesområdet. Versionssæt Med Byggeweb Projekt versionssæt, kan projektadministratorer oprette et sæt dokumenter på tværs af arbejdsområdet og udgivelsesområdet, der ikke påvirkes af nye versioner. Projektadministratoren udvælger en række filversioner og samler dem i et versionssæt. Det betyder, at projektadministratoren kan isolere en række filversioner i et versionssæt, fx filer knyttet til en specifik fase i byggeriet eller kontraktgrundlagets filer. Versionssættet indeholder fuld historik og dokumentation over alle filversioner samt tidsangivelse for alle handlinger. Modtagere Administrator af Fordelingsområdet kan se brugerne der har adgang til fordelingsområdet, og hvilke fordelingslister de har adgang til. Herfra kan deres adgang til lister ligeledes redigeres. Inviterede brugere Administrator af Fordelingsområdet kan under denne fane ser brugere de har inviteret ind og deres status listet op under udestående- og afviste invitationer. 74

75 Ikke fordelte filer Administrator af Fordelingsområdet kan under denne fane få en oversigt der viser alle filer i Udgivelsesområdet der endnu ikke er fordelt til fordelingslister. Disse kan fordeles direkte herfra. 1) Vælg fil(er) 2) Tryk på ikonet Fordel filer i højre værktøjslinie 3) Vælg fordelingsliste(r) 4) Vælg i mellem Tilføj eller Erstat 5) Tryk OK Er en fil allerede fordelt til en fordelingsliste vil Tilføj lade tidligere fordelinger forblive, hvorimod Erstat vil overskrive fordelingerne. Senest frigivne filversioner I listen Ikke-udgivne filversioner opsamles kronologisk filerversioner der er frigivet til de fordelingslister som bruger er medlem af. Listen kan altså bruges til, at danne sig et overblik over nye filversioner. Det er muligt at angive hvor mange dage oversigten skal dække over. 1) Tryk på Fordelingsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på Ikke-udgivne filversioner, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger periode for nye filversioner i højre værktøjslinie 4) Vælg Fil 5) Rediger periode 6) Tryk OK Printfordeling, undtagelser En samlet oversigt over alle undtagelser der er blevet lavet til den generelle printopsætning. Se Opsætning af print for bruger (Se "Brugerens generelle printantal" Side 93). Via genvejene i Hovedvinduet er det muligt at sortere i visningen på dokumentliste eller bruger niveau. Søgeresultat Denne visning kan man stille sig på hvis man skal lave en søgning, og det er også her resultatet vil blive vist. Herfra kan man ydermere anvende funktionerne Gem- og Slet søgning. 75

76 Hovedvindue Filter Menu Hovedvinduet viser indholdet af de markerede mapper eller lister. Filer bliver vist i listeform med separate kolonner for hvert felt i den anvendte metadata skabelon. Man har mulighed for at sortere visningen efter kolonner ved at trykke på kolonne overskriften. Modulvælgeren Modulvalg Modulvalg lader dig vælge hvilket område i Byggeweb Projekt du vil arbejde i. De moduler der er tilgængelige afhænger af adgangs indstillinger på bruger niveau. Se Brugeropsætning og hvilke moduler der er aktiveret på projektet. Man kan som bruger vælge hvilket modul projektet skal åbne op i 1) Klik på stjerne til højre for modulnavnet 2) Vælg modul 3) Tryk OK 76

77 Filinformation Se fil Under fanen Se fil er det muligt at se filens sti i mappestrukturen som står i første linje. Ud for denne sti kan man ændre versionen af filen for at se tidligere versioner. Dette kræver dog at versionsstyring er slået til på projektet. Herunder kan der være op til seks forskellige muligheder for preview og åbning af filen. Dette varierer dog ud fra fil format (fx.doc,.xls,.dwg) Preview Der er tre muligheder og alt efter hvilken fil type, der er markeret i hovedvinduet, vil Byggeweb Projekt automatisk vælge at vise de optimale muligheder. Standard-vieweren vil altid blive vist, hvis fil formatet er understøttet. De fleste filer vil kunne åbnes med vieweren Oracle AutoVue. Har man ikke mulighed for at bruge Standard-vieweren, kan man bruge DWF Vieweren eller PDF Vieweren, alt efter fil format. Alternativt kan man vælge Åben funktionen og bruge et program, der allerede er installeret. Åben Ved hjælp af denne knap kan man Åbne filen eller gemme den på lokaldisken. Åben kræver dog at man har et program installeret på egen PC der er i stand til at åbne filen. Via denne knap i Arbejdsområdet kan man anvende en funktionen Rediger fil på server. Dette kræver at ens browser kører Java og at det er installeret. 1) Vælg en fil og tryk på knappen Åben 2) Vælg Rediger fil på server og om filen i mellemtiden skal låses og angives en kommentar hertil 3) Et lokalt program på computeren åbner nu filen og redigering kan foretages 4) Gem filen lokalt i programet og vend tilbage til Byggeweb Projekt og det sidst aktive vindue 5) Tryk på Gem ny filversion Compare Ved hjælp af denne knap kan man sammenligne to versioner af samme fil. Funktionen kan anvendes gennen AutoVue eller Rastarex. Filinformation Herunder kan man se Filinformation for alle versioner af den pågældende fil. Dette er blandt andet de Metadata (Se "Meta data" Side 13) der hører til filen. Filfrigivelse En samlet oversigt over hvilke fordelingslister filen indgår i. 77

78 Filhistorik Herunder kan man se Historik for filen samt se om filen er del af et Versionssæt eller tilføje filen til Versionssæt. Historik vises ved at trykke på knappen Historik og bliver kronologisk med seneste handling først. Klik på Vers.sæt for at se om filen/-erne er del af et versionssæt eller klik på Rediger, for at tilføje filen/-erne til et versionssæt. 78

79 Versionssæt Med Byggeweb Projekt versionssæt, kan projektadministratorer oprette et sæt dokumenter på tværs af arbejdsområdet og udgivelsesområdet, der ikke påvirkes af nye versioner. Projektadministratoren udvælger en række filversioner og samler dem i et versionssæt. Det betyder, at projektadministratoren kan isolere en række filversioner i et versionssæt, fx filer knyttet til en specifik fase i byggeriet eller kontraktgrundlagets filer. Versionssættet indeholder fuld historik og dokumentation over alle filversioner samt tidsangivelse for alle handlinger. Opret versionssæt Projektadministratoren kan oprette et versionssæt. Det kan oprettes både fra arbejds-, udgivelses- og fordelingsområdet. 1) Tryk på Versionssæt i venstre vindue 2) Tryk på Opret nyt versionssæt i venstre værktøjslinje 3) Indtast Navn og Beskrivelse 4) Vælg Status 5) Tryk på Næste 6) Angiv rettigheder for brugere 7) Har man angivet rettigheder til den første bruger, kan disse nemt kopieres ned til de resterende brugere. Klik på Kopier indhold til øvrige felter. 8) Tryk OK Når et versionssæt bliver oprettet, kan materialeansvarlige overføre dokumenter fra både arbejdsområdet og udgivelsesområdet. Brugere med adgang til versionssættet, har adgang til versioner fra både arbejdsområdet og udgivelsesormådet, uanset deres rettigheder i projektet. 79

80 Kopier versionssæt Ønsker man at oprette et nyt versionssæt, der skal have samme brugerrettigheder som et tidligere oprettet versionssæt, kan disse let kopieres. 1) Tryk på Versionssæt i venstre vindue 2) Tryk på Opret nyt versionssæt i venstre værktøjslinje 3) Indtast Navn og Beskrivelse 4) Kopier rettigheder fra et andet tilgængeligt versionssæt 5) Vælg Status 6) Tryk på Næste 7) Rettighederne fra det valgte versionssæt er nu kopieret og det nye versionssæt kan oprettes ved at trykke på OK. 80

81 Versionssæt indstillinger Status Ulåst Filversioner kan tilføjes eller fjernes fra ulåste versionssæt. Låst Filversioner kan ikke tilføjes eller fjernes fra låste versionssæt. Rettigheder Brugerne kan tilknyttes et versionssæt med følgende rettigheder. Ingen Brugeren kan ikke se versionssættet. Administrator Brugeren kan overføre versioner, tilføje brugere, fjerne versioner og redigere/slette versionssættet. Observatør Brugeren kan se versionssættet og downloade alle versioner. Han kan ikke uploade nye versioner eller udskifte gamle. Materialeansvarlig Brugeren kan se versionsættet og downloade alle versioner. Brugeren kan også tilføje/fjerne og udkskifte versioner. Rediger Versionssæt 1) Klik på plusset til venstre for Versionssæt 2) Klik på det versionssæt du vil redigere 3) Klik på Rediger versionssæt i venstre værktøjslinje 4) Foretag dine ændringer (se opret versionssæt) 5) Klik OK 81

82 Slet versionssæt 1) Klik på plusset til venstre for Versionssæt 2) Klik på det versionssæt du vil slette 3) Klik på Slet versionssæt i venstre værktøjslinje 4) Klik OK for at slette versionssættet (Dette kan IKKE fortrydes) Versionssættet er nu slettet. Dette påvirker ikke de uploadede dokuementer men KUN dette versionsæt. Tilføj versioner til versionssæt Filversioner kan tilføjes fra både Arbejdsområdet og udgivelses området. Proceduren er den samme. 1) Naviger igennem mappestrukturen i området 2) Klik på den/de filer der skal tilføjes versionssættet Klik på funktionen Tilføj til versionssæt, via højre værktøjslinje 1) Vælg versionssæt 2) Klik Næste 3) Kontroller at det er de korrekte versioner, ellers fjern hakket fra den forkerte 4) Klik OK Fjern version fra et versionssæt 1) Åben versionssættet 2) Klik på den/de versioner der skal fjernes 3) Klik på Fjern fra versionssæt i højre værktøjslinje 4) Klik OK Udskift version 1) Åben versionssættet 2) Klik på den version der skal udskiftes 3) Vælg den nye version 4) Klik OK 82

83 Kommunikation Meddelelser Ny meddelelse 1) Tryk på Kommunikation under modulvælgeren 2) Tryk på Meddelelser, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Ny meddelelse i højre værktøjslinie 4) Udfyld emne og tekst 5) Vælg modtagere 6) Tryk OK Besvar meddelelse 1) Tryk på Kommunikation under modulvælgeren 2) Tryk på Meddelelser, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Meddelelsen 4) Udfyld tekst 5) Tryk OK Luk meddelelse 1) Tryk på Kommunikation under modulvælgeren 2) Tryk på Meddelelser, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Meddelelsen 4) Tryk Luk tråd 5) Tryk OK 83

84 Adresseliste Opret adresse 1) Tryk på Kommunikation under modulvælgeren 2) Tryk på Adresseliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Opret adresse i højre værktøjslinie 4) Vælg imellem (opret kontaktperson, firma eller weblink) Opret kontaktperson a) Udfyld felterne b) Hent eventuelt kontaktperson fra firmaets adresseliste ved hjælp af Linket c) Tryk OK Opret firma a) Udfyld felterne b) Tryk OK Opret weblink a) Udfyld felterne b) Tryk OK Download adresseliste i Excel 1) Tryk på Kommunikation under modulvælgeren 2) Tryk på Adresseliste, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Download adresseliste i Excel i højre værktøjslinie 4) Vælg om du vil Åbne filen eller Gemme 84

85 Projektadministration Systeminformation Projektdata Indeholder oplysninger om 1) Projektets volumen og fordelingen heraf mellem arbejds- og udgivelsesområdet, papirkurv samt versionsstyringen. 2) Opgørelse over antal firmaer og brugere. 3) Moduloversigt tilgængelige moduler på projektet 4) Betalingsoversigt overordnet oversigt over betalingsforhold for projektet Projektstatistik Indeholder grafisk fremstilling af følgende projektdata opgjort over projektets løbetid 1) Projektlogin pr. måned, antal 2) Projektets brugere og firmaer, antal 3) Projektets filer, antal 4) Filuploads pr. måned, antal 5) Fildownloads pr. måned, antal 6) Fordelte filer pr. måned, antal Mapperettigheder pr. gruppe Indeholder oversigt over oprettede gruppers rettigheder i arbejdsområdet. Se Mapperettigheder (Side 27). Der kan ikke ændres i mapperettigheder i dette vindue. Dette gøres i arbejdsområdet. Brugernes gruppemedlemskaber Indeholder oversigt over brugeres medlemskaber af grupper. Se Mapperettigheder (Side 27) og Brugeropsætning (Se "Grupper" Side 92). Der kan ikke ændres gruppe medlemskaber i dette vindue. Dette gøres i brugerens profil eller ved redigering af gruppe. 85

86 Versionsoptimering Igennem projekteringen vil der i arbejdsområdet typisk komme flere versioner af samme fil. Ønsker man at fjerne tidligere filversioner er dette muligt med Versionsoptimering. Den seneste filversion kan ikke fjernes af denne vej, kun via decideret sletning af filen. Det er muligt at versionsoptimere på Fil eller Mappe-niveau. Fil Niveau 1) Tryk på Arbejdsområdet under modulvælgeren 2) Tryk på den pågældende Mappe som filen ligger i, i hovedmenuen 3) Vælg fil 4) Tryk på Filhistorik i Filinformations området 5) Tryk på ikonet Versionsoptimering 6) Vælg de versionen af filen der skal slettes. 7) Tryk OK Mappe Niveau 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Systeminformation 3) Tryk på Versionsoptimering 4) Vælg mappe der skal optimeres 5) Vælg om kun seneste filversion skal gemmes, eller angiv hvor mange versioner tilbage der skal gemmes 6) Kontroller valg 7) Tryk OK 86

87 Bestilling af filbackup Enhver bruger har mulighed for, på hvilket som helst tidspunkt, at bestille en backup af de data som brugeren på det givne tidspunkt har adgang til. Bestilte backup vil blive fremstillet og sendt med posten. Bemærk venligst at en backup, iht. brugerens rettigheder, kun indeholder tilgængelige filer, men i alle eksisterende filversioner. Udførte backup faktureres altid brugeren, som har foretaget bestillingen.. Det er derfor muligt først at beregne backuppens størrelse, for derefter at få oplyst konkret pris hos RIB. Kontakt venligst RIB Support for oplysning om pris for backup. Status for bestilte backups kan følges under backup-bestillinger. 1) Tryk på Projekt administration under modulvælgeren 2) Tryk på Backup-ordrer, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Bestil filbackup i højre værktøjslinie 4) Vælg antal 5) Vælg om alle eller kun seneste filversioner skal hentes 6) Vælg Bruger 7) Vælg områder til eller fra 8) Tryk OK Print ordrer Printbestillinger Vi denne liste kan man få et overblik over de printerbestillinger der er lavet, der indhold og status. 1) Tryk på Projekt administration under modulvælgeren 2) Tryk på Print ordrer, i hovedmenuen 3) Tryk på Printbestillinger, i hovedmenuen 4) Tryk på ordren for at få en detaljeret beskrivelse Anbefalede printleverandører 1) Tryk på Projekt administration under modulvælgeren 2) Tryk på Print ordrer, i hovedmenuen 3) Tryk på Anbefalede printleverandører, i hovedmenuen Rediger anbefalede printleverandører 1) Tryk på Projekt administration under modulvælgeren 2) Tryk på Print ordrer, i hovedmenuen 3) Tryk på Anbefalede printleverandører, i hovedmenuen 4) Tryk på Rediger anbefaling af printleverandører i højre værktøjslinie 5) Rediger 6) Tryk OK 87

88 Godkendelsesprocedure Godkendelsesprocedure En godkendelsesprocedure anvendes når der i projektet ønskes godkendelse af en eller flere dokumenttyper inden disse frigives. Godkendelsesproceduren sikre, at der ikke frigives nye filversioner inden disse er godkendt. Godkendelsesprocedurer anvendes ofte i forbindelse med totalentrepriser eller totalrådgivning, hvor den ansvarlige part, ønsker at godkende andre parters dokumenter inden de frigives. Der sættes ofte godkendelsesprocedure på dokumentlister, der indeholder projektmaterialet (tegninger, beskrivelser mm.), mens dokumentlister der indeholder fx referater typisk ikke er underlagt godkendelse. Godkendelsesprocedure kan også anvendes til at sikre, at nye filversioner ikke frigives automatisk efter udgivelse, men først når de godkendes. Det er ikke hensigtsmæssigt at anvende godkendelsesprocedurer på dokumentlister hvor samme bruger er både udgiver og frigiver. I dette tilfælde vil brugeren skulle godkende filversioner som vedkommende selv har udgivet. 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Godkendelsesprocedure, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Opret godkendelsesprocedure i højre værktøjslinie 4) Udfyld navn 5) Vælg en eller flere godkenderer 6) Vælg hvilken rækkefølge godkendelsen skal foretages 7) Vælg hvilke dokumentlister godkendelsesproceduren skal gælde for 8) Tryk OK Rediger godkendelsesprocedure 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Godkendelsesprocedure, i hovedmenuen 3) Find den pågældende godkendelsesprocedure i hovedvinduet 4) Tryk på Rediger ude til højre for godkendelsesproceduren 5) Rediger proceduren 6) Tryk OK 88

89 Grupper Mapperettigheder benyttes til at styre brugernes adgang til mapper i arbejdsområdet. Til hver mappe kan der defineres rettigheder i forhold til a) Download filer b) Upload filer c) Kopier filer d) Slet filer e) Administrer mapper For ikke at skulle definere mapperettigheder for hver enkelt bruger, laves der indledningsvis nogle rettighedsgrupper, hvortil rettighederne sættes. Efterfølgende gøres brugerne medlem af en eller flere rettighedsgrupper og får derved de givne rettigheder til arbejdsområdet tildelt. Der er hensigtsmæssigt, at hver part har et mappeområde, hvor kun de kan uploade filversioner. Andre parter kan så hente filversioner herfra, men ikke uploade til andre parters mappeområder. Normalt vil alle brugere med adgang til arbejdsområdet, have rettigheder til at downloade alle dokumenter. En bruger kan godt være medlem af flere grupper. Det er således summen af gruppernes rettigheder, der afgør brugerens rettigheder. Opret gruppe 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Grupper, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Opret gruppe i venstre værktøjslinie 4) Vælg gruppenavn 5) Vælg gruppemedlemmer 6) Tryk OK Omdøb gruppe 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Grupper, i hovedmenuen 3) Vælg Gruppe, i hovedmenuen 4) Tryk på ikonet Rediger gruppe i venstre værktøjslinie 5) Rediger 6) Tryk OK 89

90 Slet gruppe 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Grupper, i hovedmenuen 3) Vælg Gruppe, i hovedmenuen 4) Tryk på ikonet Slet gruppe i venstre værktøjslinie 5) Tryk Slet Brugere Ændre betalingsbetingelser Projektadministratorerne kan under brugere ændre betalingsbetingelserne for et firma ved at trykke på det pågældende firma under brugere og herefter trykke på Rediger i højre side.vælg herefter om det er Projektejeren eller om det er det pågældende firma der skal betale for deres brug af Byggeweb Projekt. Tryk OK efter ændring. Tilføj bruger 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Brugere, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Tilføj bruger i højre værktøjslinie 4) Find brugeren på listen eller indtast personens adresse og tryk Tilføj 5) Vælg Manuel tildeling eller Synkronisering med anden bruger Manuel tildeling a) Opsæt brugerens rettigheder b) Tryk OK Synkronisering med anden bruger a) Vælg bruger b) Vælg synkronisering c) Tryk OK 90

91 Inviterede brugere Denne liste giver et overblik over inviterede brugere der endnu ikke har fuldført til oprettelse som RIB bruger. Man kan følge deres status der er delt op i tre steps; Afventer bruger starter oprettelsen via invitations , afventer godkendelse fra RIB support eller firmaadministrator eller bruger mangler at oprette password. Man kan klikke på en bruger for at ændre deres fremtidige rettigheder. Ved gennemførelse af sidste step forsvinder brugeren fra listen og vil blive listet op under virksomheden de har oprettet sig under. 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Åben fanen Brugere, i hovedmenuen 3) Vælg Inviterede brugere Rediger brugerens rettigheder 1) Tryk på Projektadministration under modulvælgeren 2) Tryk på Brugere eller en af dens underfaner i hovedmenuen 3) Vælg den pågældende bruger 4) Rediger rettigheder 5) Tryk OK Brugeropsætning Generelt Brugernes rettigheder opsættes af projektadministratoren. Rettighedssætningen er opdelt på otte faneblade. Det anbefales at gennemgå samtlige otte faneblade for hver bruger Stamdata Her vises brugerens stamdata som er inddateret ved oprettelsen af brugere. Disse stamdata kan kun redigeres af brugeren selv eller af brugerens firmaadministrator. Såfremt brugeren på det aktuelle projekt sidder på en fysisk lokalitet forskellige fra firmaadressen, fx byggepladsen, kan der angives alternativ kontakt- og leveringsadresse. Den alternative kontakt- og leveringsadresse vil så blive vist på projektets adresseliste og ved printfremsendelser. Adgang Her angives hvilke moduler brugeren skal have adgang til i modulvælgeren. Der kan ligeledes sættes en adgangsperiode for brugeren. OBS: Ved brug af adgangsperiode, er brugeren fortsat tilmeldt projektet og der faktureres derfor her for. 91

92 Admin Roller Admin-roller. Her angives om brugeren skal have en administrator funktion. Se Administrator (Side 18) a) Projektadministrator: Administrerer arbejdsområdet og brugere. b) Administrator for udgivelsesområdet: Administrerer udgivelsesområdet c) Administrator fordelingsområdet: Administrerer fordelingsområdet. Der vil typisk være mindst en bruger på hvert projekt, der besidder alle tre administratorfunktioner Grupper Såfremt brugeren under Adgang (se side 91) er tildelt adgang til arbejdsområdet, skal det defineres hvilken rettighedsgruppe brugeren skal være medlem af. Se Mapperettigheder (Side 27). En bruger kan godt være medlem af flere grupper. Det er således summen af gruppernes rettigheder, der afgør brugerens rettigheder. Udgivelse Såfremt brugeren under Adgang (se side 91) er tildelt adgang til udgivelsesområdet, skal det defineres hvilken dokumentlister brugeren skal have adgang til. For hver dokumentliste kan der tildeles en eller flere adgange Fordeling a) Adgang: Brugeren har adgang til at se indholdet på dokumentlisten, men kan hverken udgive eller frigive. b) Udgive: Brugeren har adgang til at se indholdet på dokumentlisten og kan udgive nye filversioner til dokumentlisten. c) Fordele: Brugeren har adgang til at se indholdet på dokumentlisten og kan fordele filversioner fra dokumentlisten. Såfremt brugeren under Adgang (se side 91) er tildelt adgang til fordelingsområdet, skal det defineres hvilken fordelingslister brugeren skal have adgang til. Der gives både adgang til åbne og lukkede fordelingslister. Det bør tilstræbes at en bruger kun er medlem at et mindre antal fordelingslister (1-3). Dette bør overvejes i oprettelsen af fordelingslister, se Opret fordelingsliste, samt ved tilknytning mellem dokumentlister og fordelingslister, se Tilknyt fordelingslister (side 50). Oversigt og redigering af brugerens generelle printantal sker nederst i fanebladet. 92

93 Brugerens generelle printantal Skal en bruger modtage print, hvor andre bestiller printene, fx byggeledelsen, kan der opsættes printantal for brugeren, som så vil blive brugt ved hver fremtidig printbestilling. Opsætningen af printantal kan defineres på fire niveauer: 1) På bruger hvor mange print skal brugeren generelt modtage. 2) På dokumentliste hvor mange print af dokumenter på denne dokumentliste skal brugeren modtage. 3) På undermappe for dokumentliste hvor mange print af dokumenter i denne undermappe skal brugeren modtage. 4) På fil hvor mange print af dette dokument skal brugeren modtage. Ved opsætning af printantal nedarves de inddaterede data. Som udgangspunkt vil det altid være det højeste niveau, som er gældende for printbestillingen. Er der undtagelser, fx på en mappe- eller filniveau, vil dette dog være gældende for den aktuelle printbestilling. Er der undtagelser til de på brugerniveau definerede printantal, kan der laves undtagelser på dokumentliste-, undermappe- eller filniveau. Notifikation Her angives hvilke notifikationer brugeren skal modtage. Det anbefales at alle nyoprettede brugere opsættes til modtagelse af notifikationer. Den enkelte bruger kan selv senere ændre notifikationsindstillingerne i modulet Personlige oversigter. Synkronisering Såfremt to eller flere brugeres rettigheder på projektet skal være identiske, kan brugerne indgå i en brugerkæde. Brugere i en brugerkæde vil altid have samme rettigheder, og såfremt der ændres i en brugers rettigheder, synkroniseres det til de øvrige bruger i brugerkæde. Brugere kan også synkroniseres uden brugerkæde. Alternativ kontakt- og leveringsadresse, generelle printantal, notifikationer og rettigheder til versionssæt synkroniseres ikke. Fjern bruger En bruger kan fjernes fra på projektet ved på ethvert af de otte faneblade at klikke på Fjern bruger. Der fremsendes mail til brugeren om, at vedkommende er fjernet fra projektet 93

94

95 Historik Indledning Alle handlinger som bliver foretaget i et Byggeweb Projekt logges og kan genfindes i historik-modulet. Alle historikdata vises kronologisk. Historikken kan ikke ændres af hverken brugerne, projektadministrator eller RIB. Prædefinerede logfiltre Indeholder et antal prædefinerede logfilter med relevante historikdata. Projekt-logfiltre Ved ønsket om specifikke udtræk af historikken kan der laves projektspecifikke logfiltre, der viser uddrag af den samlede historik Opret logfilter 1) Tryk på Historik under modulvælgeren 2) Tryk på Projekt-logfiltre, i hovedmenuen 3) Tryk på Opret logfilter bruger i venstre værktøjslinie 4) Udfyld navn 5) Vælg områder som der skal logges 6) Tryk OK Rediger logfilter 1) Tryk på Historik under modulvælgeren 2) Tryk på Projekt-logfiltre, i hovedmenuen 3) Vælg det pågældende filter 4) Tryk på Rediger logfilter bruger i venstre værktøjslinie 5) Rediger 6) Tryk OK 95

96 Slet logfilter 1) Tryk på Historik under modulvælgeren 2) Tryk på Projekt-logfiltre, i hovedmenuen 3) Vælg det pågældende filter 4) Tryk på Slet logfilter bruger i venstre værktøjslinie 5) Tryk OK Bruger-logfiltre Indeholder hver brugers historik. Afmeldte brugeres historik vises under Afmeldte brugere Download logfil i Excel Alle historikdata kan downloades i Excel for en eller flere brugere og indenfor et nærmere angivet tidsinterval 1) Tryk på Historik under modulvælgeren 2) Vælg evt. et log filter 3) Tryk på Download logfil i Excel i højre værktøjslinie 4) Vælg Periode (individuelt) 5) Vælg Brugere som skal inkluderes 6) Tryk OK 96

97 Personlige oversigter Introduktion Modulet er obligatorisk for alle brugere og kan ikke fravælges. Alle oversigter i modulet indeholder oplysninger vedr. den bruger, som er logget på. Indholdet kan dog være tilgængeligt for andre brugere afhængig af deres tildelte rettigheder. Projektindstillinger Indeholder oplysninger om: 1) Registrerede personoplysninger 2) Registreret firmaadresse 3) Abonnement og betaling 4) Notifikationer, individuel opsætning Stamdatar Brugerens personoplysninger kan redigeres under Egne indstillinger på Byggeweb Desktop. Såfremt brugeren på det aktuelle projekt sidder på en fysisk lokalitet forskellige fra firmaadressen, fx byggepladsen, kan der angives alternativ kontakt- og leveringsadresse. Den alternative kontakt- og leveringsadresse vil så blive vist på adresselisten og ved printfremsendelser. 1) Tryk på Personlige oversigter under modulvælgeren 2) Tryk på Projektindstillinger, i hovedmenuen Tryk på ikonet Rediger projektindstillinger i højre værktøjslinie 1) Marker feltet Anden end firmaadresse 2) Udfyld kontaktoplysninger 3) Tryk OK Den registrerede firmaadresse kan kun ændres ved kontakt til RIB Support. Abonnement og betaling Oplysninger om aktuelle betalingsindstillinger for brugere. Betalingsindstillinger kan kun ændres ved kontakt til projektadministratoren. Såfremt brugeren ikke fortsat ønsker at have adgang til projektet, kan afmelding foretages ved tryk på Afmeld projektadgang. Afmeldingen kan ske omgående eller ved afslutning af licensperiode. Der sendes til projektadministratoren. Handlingen kan ikke fortrydes uden tab af data, som historik og personlige indstillinger. Ved valg af øjeblikkelige afmelding vil den resterende abonnementsperiode gå tabt og vil ikke blive refunderet. 97

98 Notifikationer, individuel opsætning Viser brugerens opsætning i henhold til modtagelse af notifikationer ved nye filversioner. Notifikationsindstillingen kan ændres af brugeren selv. 1) Tryk på Personlige oversigter under modulvælgeren 2) Tryk på Projektindstillinger, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Rediger projektindstillinger i højre værktøjslinie 4) Gå til fanen Notifikationer 5) Markér hvilke notifikationer ønskes modtaget eller fjernet 6) Tryk OK Printbestillinger Printbestillinger Viser oversigt over brugerens printbestillinger. Detaljer om en printbestilling kan fås ved klik på printbestillingen. Brugerhistorik Brugerhistorik Viser brugerens historik. Alle handlinger som brugeren har foretaget vises kronologisk. Man har endvidere mulighed for at hente historikken som Excel fil. 1) Tryk på Personlige oversigter under modulvælgeren 2) Tryk på Brugerhistorik, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Download logfil i Excel i højre værktøjslinie 4) Vælg Periode (individuelt) 5) Tryk OK 98

99 Backup-ordrer Enhver bruger har mulighed for, på hvilket som helst tidspunkt, at bestille en backup af de data som brugeren på det givne tidspunkt har adgang til. Bestilte backup vil blive fremstillet og sendt med posten. Bemærk venligst at en backup, iht. brugerens rettigheder, kun indeholder tilgængelige filer, men i alle eksisterende filversioner. Udførte backup faktureres altid brugeren, som har foretaget bestillingen. Det er derfor muligt først at beregne backuppens størrelse, for derefter at få oplyst konkret pris hos RIB. Kontakt venligst RIB Support for oplysning om pris for backup. Status for bestilte backups kan følges under backup-bestillinger. 1) Tryk på Personlige oversigter under modulvælgeren 2) Tryk på Backup-bestillinger, i hovedmenuen 3) Tryk på ikonet Bestilling af filbackup i højre værktøjslinie 4) Vælg områder til eller fra 5) Vælg om alle eller kun seneste filversioner skal hentes 6) Tryk OK 99