Bestyrelsesmøde Rybners onsdag den 29. marts kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Rybners onsdag den 29. marts kl Formand Axel Momme (AM) Næstformand Leif Hermansen (LH) Erling Berg Thomsen (EBT) Birthe Rasmussen (BR) Henrik Otto Jensen (HOJ) Lars Andreasen (LA) Helle Pedersen (HP) Anette Godsvig Laursen (AGL) Lars Amdisen Bossen (LAB) Casper Rudbeck Lassen (CRL) Karsten Rieder (KRI) Annette Skovgaard (AS) Fraværende med afbud: Erik Gaj Nielsen (EGN) Anine Aakjær Jensen(AAJ) Torben Mørup (TM) Jørgen Jespersen (JJ) Hans Erik Møller (HEM) Referent: Karsten Rieder Allan M. Skydt, Lars Katzmann og Søren Copsø deltog i mødet. Revisor Erik Pedersen deltog i pkt. 1 og 2 Referat AM startede med at byde den nye medarbejderrepræsentant Annette Skovgaard velkommen. 1. Godkendelse af referat fra den 14. december 2011 Godkendt. Hans Erik Møller har ønsket at udtræde af bestyrelsen, da han ikke længere er udpeget af byrådet, men udpeget ved selvsupplering. Bestyrelsen var enige om at pege på direktør for Børn og Kultur Jørn Henriksen eller en anden ledende medarbejder til at overtage Hans Erik Møllers plads i bestyrelsen. KRI retter en henvendelse til Jørn Henriksen. Jørn Henriksen sidder i forvejen i Ribe Katedralskoles bestyrelse. 2. Årsregnskab og revisionsprotokol AMS fremlagde regnskabet for Årets ordinære resultat blev et underskud på t.kr., hvilket er kr. bedre end det

2 budgetterede underskud på t.kr. Der er tale om et samlet resultat som forventet. Der har været en stigning i omsætningen på 6,3 mio.kr. som følge af stigning i elever og kursister. Som følge heraf har der været en øget udgift til personaleomkostninger på 2,6 mio.kr.. En merudgift til driftsomkostninger på netto 3,3 mio.kr., kan henføres til flere prioriterede ekstra foranstaltninger og anskaffelser i forbindelse med ombygning og renovering af de eksisterende lokaler, samt nødvendig udflytning af EUD/HG-afdelingen for at skabe de bedste betingelser for vore elever og ansatte i den igangværende byggeperiode. Der har ligeledes været en merudgift til af- og nedskrivninger på 4,1 mio.kr. som følge af ekstraordinær nedskrivning på bygninger i Grådybparken i forbindelse med nedrivning af eksisterende bygninger i forbindelse med det nye gymnasiebyggeri. Der har været en besparelse på de finansielle poster pga. mindre renteudgifter samt kursstigninger/gevinster på obligationerne. Revisor Erik Pedersen gennemgik revisionsprotokollatet. Revisionen er godt tilfreds med den styring der foregår på Rybners. Der er ingen steder hvor der skal sættes ekstra ind. Tingene kører fornuftigt og der er kun grønne markeringer. Regnskabsinstruks skal ajourføres efter fusionen. Det er revisionens vurdering at Rybners generelle It-kontroller er hensigtsmæssigt udformet og implementeret. Revisionen er enig i de principper og skønsmæssige vurderinger der ligger til grund for opgørelsens nedskrivninger. Revision godkender regnskabet for 2011 uden forbehold. KRI orienterede om, at de tiltag der er gjort for at nedbringe overtiden endnu ikke helt har slået igennem i 2011, men der er et fald i vente i Bestyrelsen forventer et fald af overtiden i 2012 af større omfang. Regnskabet blev godkendt og underskrevet. 3. Finansiering af nyt byggeri I forbindelse med det nye byggeri i Grådybparken skal finansieringen endeligt på plads, da der snart er brug for likviditet til at betale de løbende byggeudgifter. I den forbindelse er tre realkreditinstitutter blevet bedt om et lånetilbud: Nykredit som er Rybners nuværende lånegiver, Realkredit Danmark som via Danske Bank, er Rybners nuværende hovedbank og LR-Realkredit, via Spar Nord, som var Statsskolens foretrukne bank De skulle give et tilbud på en finansiering, som tager afsæt i den nuværende finansielle strategi. Derudover har vi behov for, at lånet kan udbetales i rater, eller opdeles i flere lån, så det matcher den betalingsplan, som MTHøjgaard har forelagt, samt Rybners likviditet i øvrigt. Vi har valgt Nykredit som har behandlet vores anmodning seriøst og professionelt, og har meldt tilbage, at de både kan og vil finansiere vores nye byggeri. Nykredits bestyrelse har godkendt vores engagement.

3 Der er holdt møde med Nykredit, hvor de har skitseret 3 forslag til finansiering beskrevet i bilaget. Direktionen har forelagt formandskabet Nykredits tilbud, og de er enige i følgende indstilling til bestyrelsen: At Nykredit vælges som realkreditinstitut til finansiering af vores igangværende byggeri og at forslag 3 vælges og der hjemtages realkreditlån for 75,0 mio.kr.. Der blev spurgt til, om en negativ egenkapital har indflydelse på lånemulighederne. Revisor Erik Pedersen svarede, at långiver i forhold til uddannelsesinstitutioner primært ser på det løbende cashflow. Indstillingen blev godkendt af bestyrelsen. 4. Status på Gymnasiebyggeriet KRI: Overordnet forløber byggeprojektet meget tilfredsstillende. Tidsplanen holder næsten da der kun er en forsinkelse på 14 dage (forsinket leverance af betonelementer) hvilket betyder, at vi fortsat planlægger efter en færdiggørelse i april 2013 og en endelig aflevering til Rybners i maj Hovedprojektet er nu færdigbehandlet og på plads og det betyder, at den endelige lokaleinddeling af huset er fastlagt. Vi har færdigforhandlet køb af jordareal med Esbjerg Kommune og bestyrelsesformand og direktør har underskrevet købsaftale. Samtidig er vi sammen med de øvrige interessenter i Tovværksområdet involveret i den endelige udformning af hele området. KRI orienterede kort om den samlede økonomi i byggeriet. Der blev givet udtryk for, at det er nogle fornuftige tilvalg der er truffet som f. eks. hæve/sænkescene og henstiller til, at man venter med at bruge af den indbyggede buffer i budgettet til så sent som muligt. 5. Oplæg til KPI samt strategi KPI erne er formuleret med afsæt i interviews afholdt med hvert direktionsmedlem samt tidligere strategidrøftelse på direktionsmøde i efteråret KPI erne tager dermed udgangspunkt i Direktionens egne observationer og beskriver herigennem de konkrete mål og aktiviteter, som hvert direktionsmedlem har tilkendegivet, er relevante og nødvendige for, at den specifikke afdeling og Rybners kan arbejde hen imod en vellykket fusion og en fælles koncernstrategi. Oplægget blev drøftet der blev givet udtryk for at KPI erne og strategien skal være meget konkrete og kortfattede, og at de aldrig vil være statiske. Det en dynamisk proces der er sat i gang. Medarbejderrepræsentanterne gav udtryk for, at det er vigtigt at der skabes ejerskab og at det kommer ud i hele organisationen. Synliggørelsen er vigtig og lederne skal kunne skulle kunne stå på mål for deres afdelings KPI er. Der blev efterlyst en strategi for elev og undervisningskvalitet i strategioplægget. Oplægget blev godkendt. 6. Underskrivelse af nye vedtægter De endelige vedtægter er nu på plads.

4 . Der blev rejst et spørgsmål om det ikke er uhensigtsmæssigt, at der kun kan genudpeges en gang. KRI orienterede om, at bestyrelsen tidligere har besluttet at drøfte dette emne igen. Det besluttes, at det bliver et punkt på et bestyrelsesmøde i Vedtægterne blev godkendt og underskrevet. 7. Nyt fra formand og ledelsen AM: Formandskabet har godkendt en udbetaling på 5/12 af resultatkontrakten til KRI for perioden Punkterne var opfyldt. Fremover udarbejdes resultatlønskontrakterne gældende for et kalenderår. Kulturskolen har ønsket at få lokaler i tilknytning til det nye Rybners Gymnasium. Dette blev ikke godkendt i økonomiudvalget. Der er enighed om, at et tættere samarbejde med kulturskolen om deres ældste elever vil være et aktiv for Rybners. HG/Kursus: LAK orienterede om, at HG er glade for lokalerne på Spangsbjerg Møllevej og har et godt naboskab med EUC Vest. Derudover har de 3 klasser placeret på Erhvervsakademi Syd- Vest. Optaget i januar på HG var 216 elever og der er allerede tilmeldt 100 til sommeroptaget. Det er en vækst på 20%. Handlingsplanen for frafald virker og frafaldet er på et flot lavt niveau og flere får praktikpladser. Der er søgt nye midler til nye projekter i forbindelse med at fastholde frafaldet på et lavt niveau. LAK har indledt et strategisk samarbejde om de nye flexuddannelser med SOSU Esbjerg og EUC Vest. HG er parate til at tage udfordringerne op. Det blev foreslået, at søge projektmidler fra LBR til fleksuddannelserne. Skolepraktikken vokser og kvaliteten er høj. Kursuscenteret har øget aktivitet og fører 800 til eksamen. Gymnasiet: CO orienterede om, at projektet fortsætter i foråret med fokus på ny organisering af gymnasiet. Der afholdes en medarbejderdag den 25. april hvor der skal ske en drøftelse af udvalg m.m.. I efteråret sættes der fokus på visioner og værdier og i 2013 på driften. Gymnasiet har fået godkendt et projekt om Talentudvikling gennem uddannelsessamarbejde i Esbjerg og fået bevilget kr. til projektet gennem Region Syddanmarks Uddannelsesaftale. Samarbejdspartnere i projektet er EUC Vest, Esbjerg Gymnasium, SDU, Aalborg Universitet Esbjerg, UC Syd og Esbjerg Kommune, der formidler kontakten til de folkeskoler der skal deltage. Rybners Gymnasium er initiativtager og tovholder på projektet, der skal udarbejde en model for hvordan man i et lokalområde kan fremme talentudvikling ved et tættere horisontalt og vertikalt samarbejde mellem uddannelsesinstitutioner. Projektet vil omhandle dels talentidentifikation og -coaching, samt talentaktiviteter. Optagetal på gymnasiet:

5 STx er gået 25 elever frem i forhold til sidste år og forventer 224 elever lig med 8 klasser. Der kommer eventuelt en 9. klasse, men det afhænger af udfaldet af fordelingsudvalgets arbejde. HHx har samme antal tilmeldinger som sidste år nemlig 210, men forventer også at komme op på 8 klasser og dermed 224 elever Økonomi: AMS orienterede om at regnskabsinstruksen skal nu ajourføres. Der arbejdes på at indføre ny økonomistyring og der arbejdes løbende med at effektivisere procedurerne. 8. Evt. Intet Formand Axel Momme Næstformand Leif Hermansen Erik Gaj Nielsen Torben Mørup Helle Pedersen Annette Skovgaard Birthe Rasmussen Henrik Otto Jensen Jørgen Jespersen Lars Andreasen Anette Godsvig Laursen Erling Berg Thomsen Casper Rudbæk