gehusets afdelinger i l6bet af de nrste ca. 2%-3 &r.

Transkript

1 LEAN iprksis - effringer fr piltprjekt i fire fdetinger i Sygehus Syd 5 g UJ E : (r, Af Jens Msller Rssmussen, lrs Grupe Lrsen, Jens Fldager g Jacb Bille Krgh En til t dges reduktin f den gennemsnitlige liggetid fr ppleksiptienter, fkrtning med,5 timer f den tid der nvendes til mdtgelse cf nye ptienter, fellee mdtcgelse hvr tle fggrupper smurbejder m mdtgelsen cf ptienterne ssmt en plevelse cf aget lcvlitet g fglig tilfredshed blndt persnlet. Det er blt ngle f de resultter der blev pndet pd Geritrisk fdeling, Krsr Sygehus, efter gennemfsrelse f et LEAN priekt i efterdret Afdelingen deltg sm en af fire afi:lelinger i et piltprjekt, sm havde til fbrrnil at afpr/ve strategi, filsfi, metde g vrrkt6jer i Sygehus Syds LEAN-prjekt. det fglgende beskrives vcires fgrste erfaringer g resultater i fbrbindelse med genrlemfrelse af et LEAN piltprjekt i fire af sygehusets afdelinger. Pr.jektet fls1' gennemf6rt i periden august til december 2008 g er blever evalueret i friret Pe baggrund af disse erfaringer fbrvenrer vi at udbrecle LEAN til samtlige s,v- gehusets afdelinger i l6bet af de nrste ca. 2%- &r. Sygehus Syd udgr c. hlvdelen f Regin Sjettnds smtiske Sygehusvasen. Sygehuset btev dnnet 1. jnur 2008 sm en fusin f dele f det dverende Sygehus Vest - dvs. Stgelse, Ringsted g Krsr sygehuse - g det dverende Sygehus Syd, dvs. sygehusene i Nestved, Nykbing Flster, Vrdingbrg g Nkskv. Ledetsesstrukturen er t-tget, dvs. en sygehusledelse med en direktinsmdel bestdende f fire vicedirektarer, en direktr g fdelingsledelser. Der er mere end 40 fdetinger, hvrf ngle dakker ftere mtrikter g enkelte er reginsdekkende. Den strtegiske udfrdring Svgehus Syd er sm alle andre svgehuse underlagt et knstant krav m frbedringer afprduktiviteten, udvikling g dkumentatin af kvalitererl samr frbedring af service g patienttilfr-edshed. Krav der skal hnreres samtidigt med en stigende eftersprgsel efter sundhecisydelser, et Oget knkurrencepres, en tiltagende markedsg0relse af rrrridet g en stigende knkun'ence nt lekruttering g fasthldelse af medarbejdere. Sm strategisk platlbrm fr arbejdet med udvikling af'sygehuset frmulerede Svgehusledelsen i starten af2008 en virksmhedsplan, fkuseret mkring lire perspektiver: udvikling, drift, kvalitet g medarbejdere. den frbindeise blev det besluttet at gennernfgre et LEAN prjekt. Baggrunden var blandt andet en plattelse af at LEAN er 6n metcle tblandt flere) til ptimer-ins af' arbejdsprcesser - g derrned til at im6dekmme de udfrdringer Sygehus Syd stfr verlbr. LEAN underst@tter de fire perspektiver i virksrnheclsplanen g fruden at vrl'e rne t()(lc g rrerktjssrt er LEA\ gsi et tankesrt der understtter en kntinuert frandri n gs- s fbrbedringskultur. der straber efter det perfekte ved lbende frbedringer. Filsllen i Svgehus Syds LE,\\-prjekt blev frmuleret i fglgende grundlaggende principper: LEAN indgir i en sammenhengende strategi, hvr prjekterne i de enkelte afdelinger ses sm en del afen samlet {brand ringssrraregi g bundet p pl de Ovrige udviklingstiltag i sygehuser prjekterne skal have central betydning i den kliniske dagligdag g v:nre i verensstemrnelse med de plitiske pririterirrger r der la:gges afgrende vegt pi lkalt ejerskah til prjekterne, dvs. der skal vrre ledelsesmassig frankring g medarbej derinvlvering i de enkelte afsnit/afdelin ger t alle faggruppen der er invlveret i den vrrdiskabende prces, deltager i prjekterne der skal vare gennemskuelige g pi frhflnd aftalte regler fr frdelhg af geuinst rnellem enheden g fallesskabet 186 TDSSKRFT FOR DANSK SUNDHEDSVESEN S ptemser/7t2009

2 der pstilles milbare g eratinelie resultatmril - siivel effektmil sm prcesmfll fbrud fr prjekterne Orgnistrisk frnkring LEAN prcessen er lsanisatrisk fbrankret i en prjektrganisatin. Stvregmppe er sygehusledelsen, blanclt andet i erkendelse af vigtigheclen af s,vnlig g priritelet ledelsesfbrankring. Der er etrbleret en prjektgruppe bestflencle af de invlverede a{delingsleclelser, nil:stfrrnanden i N{ ED-udvalget, representanter' ft;r svgehusledelsen, sygehusets planlegrringsehe[', adrrti rt istrirt inschef g kvalitetschef, stabsmedarbejdere fra LEAN-sekretariatet g en ekstern knstrlcnt. Endvidere er Regin Sj:eliirnds LEAN-knsulent repr-resenteret i prjektgmppen fr at sikre sarnnrenhengskrafien i fbrhld til reginens LEAN-arbejde. LEAN-sekretarirtet er fran kret i Planhgni ngsafclelingen g p.t. ben'randet nled en fuldtidsrnedalbejder g i startlasen en ineenirstuclerencle i praktik. Endviclele el cler ansat en ekstern knsulent, sm indgir med metdeudr,ikling. uddannelse af afdelingens medarbejclele, gennemfgrelse af rvrlrkshps, implerrrerrtcr i ng r,g pl?llgning m.v..\l'clclineerne blev udvalgt si cle repr.tsenterecle lbrskellige tvper af afilelinger (klinisk/paraklinisk), fr-skellige indsatsrnr5.derg flere af gegrafierne i Svgehus S,vd. Srn ft r-ste pg^ave skulle prjektgruppen ftrltnttlere en strategi u en plan fbr irnplenrentering af ucldannelse i LEAN knceptet g gennemfrelse af de frste pr<tjekter i piltafcleli n ger'. velen sslemrnelse med veustireude glundl:rggende pr-incipper bler, fralgende "spilleregler'.. {blrnnleret: r Dcr skal anvencles cn jcn'cln:er g bmgbar fi-emuangsmlde, g der l:rgges r,:egt pi r idendeline g sr nerei rrellem afsnit, afclelinger g gegrafier. kusekvetrs heral blev LEAN Light.knceptet sm beskrevet i Ar-hus val it (Bendix m.{1.) ()r'ganisatlisk g stabsmcssig bistancl til udclilnnelscsrrktir itctcr ialdcliur{crr. irrterne g eksterne knstileuter- n1.\,. finansieres a{'svgehtrsleclelsen, mens afdeli n- sen betaler fiikb af nredar'- be.jdere til r.vrkshps, moclel m.r'. Opn iecle "sevi nstcr',. fbrbliver i a{delingcn g kan ud- n()r'ltcs i fi,r bedr et 1l;ttictttkvalitet s til pefsualelet.- tecle tiltag LE-\N er ikke et sparepr- -jekt, rnen ciet kan fligre ress()llrcer, st-im kan bruges :rnclre steder- i afclelingen Lbencle fbrbedringer er en lcclclsesstil g en clel af det daglige arbejde, hvrlbr leclelsens syniighecl 0s erlsagenlent er af'afgtjrertde betvclning Metde N,{etclen srn blev uclviklct i pr- tlasen er baseret pir, at der i hver :rfrlel ir-rg ennernli4res startplcljekter. at uclclannelse :rl'leriere g medarbejdere sker eftel en stand:rldprjektrndel st0ttet af LEAN-staben. Dt' r'rrke lte <lellrkrir itcter i prjckt rrr<lt'llerr beskt'evet incdensf..iencle tabel. '{ele pr-.jekr nrclellen b1'ggel pi l.l.an- Liuht knceptet. (lentralt er LE'4'l-tean t:t, srn bestil af fire til tte me clartejclcre i afdelingerr. Det er ti':er'faglieit" sammensat, afh:engigt at cle enkelte prjektc'r. l-h.an-tcarnet er clen bcr-encie c..ruppe. der udrlannes til at analvsere, fresll g gennernfc4- re firlbedringsllslrg. l.t andet cenlraf t clerneul er LErlN-agen,- et rlt:, snt er r,iclvalgt blanclt rrrrllerrrlt'dcr ne. Disse irrdgir i Lh..\N-teamet g sik er en leclelscsur:rssig fbrankring pi clr-ii'tsniveauet. Strtegiens tilblivelse Der blev indglet aftaler med fi re afilelinger rn at deltage i piltfhsen: Geriatrisk afd. Krsr (fkus pi indleggelsesftlr-l6b fbr appleks\rat ierrtel til genptraning) r Geliatr"isk afd. N;estvedlN-vkgbing (fkus p5 urdtagelse af patientef t Kirurgisk afil. Slagelse (1kus pi stuegangsprcessen) r Klinisk Patlgisk afcleling firkus pi genneml6bstider k rcftpakke v:avspr'glver) Strtwrkshp ( timer) Len-intr (2 timer) Len-intr g pln Tem-traning (1 ds) Anlyse g ideudvikling Hring (2 timer) G, N-g lndfsrelse Lsbende Frbedring,' li,t1'1.t.,,:,. Af lasningsfrstg,.'..ii1,,,,,,,,..1.,,,.tt'. '' ' u,.t,,t Len_intr g mdlfrmuterins t"";t;l::j:,,f, Len-temetifde- tingen(4-8 pers.) Verdistramsnlyse,tvtemder, 5S, lsbende frbedringer. mv. Verdistrsmsnlyse, 5S g ssning Beslutning Af tsningsfrslg Tvlemsder - krte stdende 2- r.mdned Alle medrbejdere Len-temet Alte medrbejdere Afdetingens [edelse Ledelse g medrbejdere Tvle-tem f l,lj (5 J ul t! UJ f TDSSKRFT FOR DANSK SUNDHEDSVASEN SEPTEMBER /7 /2*49 187

3 f 2 E U' ad Et knkr-et {bllb igangsattes rned en startrvtkshp fbr ledere, mellenleclere g N'ED-udi,alg. Frmilet er at intrducere -EAN mdellen g vrrktjerne, at frrrmulere et knkret prjektrnil s at uclpege et [,EAN-teanr g LEAN-agenterne. Herefter fulg*er en generei intrcluktin til LEAN fur alle meclarbejdere i afcielingen fbr' at sikre si hj grad af infbmratin, legitirnering g; accept af prjektet srn rnuligt. Den egcntlige uclclannelsc sker med intensiv stf4tte ffa LEAN-knsulenter-ne. N,irlgtuppell er LEAN-teamet. s cler unden,ises i 6r'elses- e praksisbaserede principper. metder u verktgjer. l{erelier' gir L!1AN-tc'amet viclele urccl knkret anal-vse g icl6trclvik- ing r frrrhld til det;'cle valgte inclsatsrnri.der-. Et vigtigt elernent er hstrinp;sfasen, hvr de pstillecle ft rrbed ri ngsfrslag clrgtftes blanclt alle afclelingerrs nreclar. bejdere. En beslutning ciur ivllrks:ettelse if lirrbech'ingslbrslag tages af afdelingsleclelsen, hr,refter gennemf6r-else af' losningsfrslag sker i samarbejde rnecl ledelse e medarl:ejdere - g ured l.l,an-tearnet e -EAN-agenterne srr katalvsatr-er. frrlbet etableres i de enkelte alinit tavle-teuns, g medarbejclere g lcclcle ucldannes til at ;rfhltle tavlerndder, scim et lecl i arbejclet med lobende {blbech"i nger'. Efier- cler"r r-re r unclc {brr,entes afdelingen "selv at kunne tase s1,91", dr,s. nrecl ltagglund i L,AN-tearrets viden s er f'aringer selv at klrnne tage n\:e pljekter p, r-rdl;rede kendskab til metcle g^ va:rktjer internt i a{clelineen, arbcjde mcd lpbende frbedringer ved tavlemtrder etc. Geritri Kirurgisk fdeling Frelbige resultter g erfringer Resultaterne fra piltprjekterne kan sarnrnenfattes i hveclverskrifter': Ptlgifdeling Mere effektive tverfglige knferencer (TK) 1. Knference ved sengeknten 2. Smrbejde i smd tems lege/spl g erg/fys. Flw i infrmtinspsmling L Opdeling i ptientktegrier i frbindetse med stuegng 2. Ptienttvle med lle vitle plysninger g ptientktegri 1. Etblering f ubest prcticen pd t gegrfisk dskilte lbrtrier Hver dg kt smles [[e fggrupper ved den nys nkmne ptients seng g [egen bserverer erg- E fysiterpeutens undersgelser. Ndr erg/fys er ferdig gdr de ud g pdterer vejledninger mm. Legen frtsatter smmen med sygeplejersken, g tit sidst c. kt fhldes TK ved sengeknten. Lsningen indeberer t drrende kn vere titstede g verhre hvilke p[ner der bliver [gt. Der etbteres fst tidspunkt fr [ege/sp[ g et fst tidspunkt erg/fys. De t hjetpes med undersagelse g interview. Den persn, der hr tangst tid, bliver ved ptienten g gr sit rbejde ferdigt Generett er der indfrt fkrydsningsskemer ti plejejurnler g klr definitin f hvilke dt der skl indsmles g nsvrspde[inger fr hvem der g@r det Ved fr-nlyser fdekkes det fte, t gennemsnitlig 500/f ptienterne er fklrede g stbile. Disse ptienter epgrsnne ptienter<, g der kraves ikke stuegng f legen, behndtingen vretges f sygeplejerskerne. De avrige "gu[e ptienter< indgdr i stuegngen. Ptienttvten frsynes med pertinsplysninger g ndre ngleinfrmtiner, der smidiggr frberedelsen ti stuegngen, ikke mindst ndr stuegngen vretges f reseryet ge Ved den dettjerede krtt@gning f rbejdsgngen pd smme ntyser i t [brtrier blev der bsis fr smmen t skbe den bedste felles metde ved t benytte elementer fr begge lbrtrier 188 TDSSKRFT FOR DANSK SUNDilEN$Vfi $F] $xi]?ei.4b*ii?'.i :fi*ti

4 Gue, r1de g grry'nne lapper g white-bard tages i brug i arbejdet nted en knhret aarclistrmsan,al\$e. ftff" ffi {*,f # i."t Sammenfattende har prjekterne medfbrt en rrekke mindre uick-wins, blt ved :rt ffr belyst de aktuelle arbe.jdsgange. Erfaringen er at de initiativer der skabes/designes i prjektet ha str gennernf6r'- selskraft. Det skyldes sandsynligvis den fnlles "billeddannelse( sm prcessen skaber. N'an bliver enig m Srsagerne til prblernelne g lsningernc visualiseres i samarbejde rnellern ledelse g medarbejder, sn der er ingen misfrstielser g fejlslagne l6sninger. Erkendelser g perspektiver Piltprjekterne har skabt ngle erkendelser, sm vil indgf; i det videre arbejde med LEAN i hele Sygehus Syd. Milet rned LEAN-prcessen er at fi skabt en ledelseskultur. der systernatisk benytter tavlerndder til labende frbedringer. Resultaterne i den frbindelse er nget blandede. den ene ende afresultatskalaen er tavlemddet enkelte steder reelt ph6rt. den anden ende er det p enkelte afdelinger l,vkkedes at fi tavlen til at vrre mere end en pf@lgning pa piltprjektet; der er endg fr egen kraft gennemfgrt pstart af flere tavlemder, si den enkeite gruppe frestir prcessen. verenssternrnelse med strategien frtsrttes LEAN-implementeringen i nye afdelinger i l6bet afefterilet. Blandt de nye afdelings-prjekter vil der vrre ngle, del sretter srerlig fkus pi T:anvendelserne i patientfrl/bene g -registreringerne. Dette fr bide at underst@tte implementeringen af Den Danske Kvalitetsmdel g fbr at udnytte gevinstmuligheclerne i frbindelse med, at der i Regin Sjrlland siden 6rsskiftet er eet lnlles patient-registreringssystem. f)er er en dbbelt synergimulighed frbr-rndet herrned, idet effektive arbejdsgarrge i fbrbindelse med patientregistreringerne gsi kan vaele med til at sikre valide sundhedsinfrmatiske data i LEAN-prjekteme rnere geneleit. Denrdver el der sat ft)kus pi at fasthlde det LEAN-engagernent, der blev pniet i piltprcrjekterne, hvilket sker- ved afl ikling af pfglgningsfurlgb g en rnih'ettet uclr'relgelse g uddannelse af interne LEANagenter i afdelingerne. N{ilet el', at disse agenter uden sttte fi'a LEAN-sekretiuiatet kan gen nern f6r'e pl'cespti rneri n - ger, nir lnan mener der er behv ir clet. Der planlrgges gsi gennemf/rt LEAN-prj ektel pi tvnrs af afdelinge rne, h'i'r man tagef fat i en s[orre va'distr6m (f.eks. et patientfbrl/b sm gir gennern flere a{deiinger), krthgger den g udarbejdel en fremtidig prces fbr alle de invlverede afclelinger. Der el i s8danne krtl;egninger typisk et meget strt ptentiale, da rnan flr fjernet subptirneringer g uhensigtsrnassigheder pfl bagg;rund af manglende frstielse fr andles prcesser. Der er irnidlertid gsi en rekke udfbrdlinger i sidanne prrijekter, da rnarr [.eks. i et peratinsgangsprjekt kan have flere frskellige afdelingsledelser, sm rlle befinder sig hierarkisk pfl samrne niveau g necl adskilt Oknrnisk ansvar. Derfl er tilgangen, at en frrrudsetning ftrr et succesfuldt prjekt pi tvars af afdelinger er. at afdelingerne er lntiverecle g kmpetente pi baggrund af egne psitive LEAN-prjekter{bringer. Endvidere at prjektelne planliegges, si afdelinger g afsnit der har gennemgiet uddannelse i LEAN indgir i tvalgflende prjekter, dvs. udbredning ved "knpskydtting". Pfl [:rngere sigt stflr'vi ver'- firr ngle vigtige beslutrringer i den videre LEAN-implernentering. En betydelig irsag til den frelr,lbige succes-plevelse er frmentlig sygehusledelsens udmelding m g efterleven af, at l'essurcer fiigjrt ved LEAN-prjekter bliver i afdelingerne. Det betyder, at st@rre trivsel er en bagvedliggende mtivatin fr at gennemfbre U (9 F T' T TDSSKRFT FOR DAN$K SUNDHEDSVE$EN SEPTEMBER/72OOS 189

5 LEAN-pr<rjekter-. Dette har af: delingerne kvitter-et f<rr ved selv at eftersprge LEAN-prjekter. Frfl ret s erf'ali ngel viser' imrdlelticl gsir, at rtet er crr lisik fr-, at tavlemtlder g 16- bende frbeclringel ail i sig selv, hvis clel ikke er prrrelksrnhed g pfblgning lra LEAN-sekret.ariatet. takt med at fler-e g flele aftlelingel har' vrret igennem et LE:\N-prjekt, vil pf6lgningst;pgaven blive st6lre. Ucllblclrinsen er her at linde en fbrnu{iig brlance - gsfl r,rknmisk - mellem en central LEAN-stab g aldelingernes indsats. drcr LE \.\-sekret]riatet vil der blive satset pi at f:i pbvgget en srundl;uggende l-f..\n-lrrltrrl i re lt lrjirrrisaiinen. )ettc- kan der- lirkuscres pi i fur'binclelsc n'recl birde lekr"r.tteling g l'irsthlclclse af persnale, g der kan {.eks. pbygges LEAN-udcla nr.reisestilbucl i et samarbejrle pi tr':els i regincn. Perspektivelne heri el at {?r skabt nrdeme g effbktive ar-- be;clspladser. i sig selv kan clet anses firr' en attraktins-faktr', :lt rnarl rnecl rette kan htevcle at ;rrhcjrle pi er rrrt[clnc trirnmet arbejdsplacls. Jens Mgller Rasmussen.Speciallage i in.tem nterlicin. g reunm,t.lgi. O,erlage ued, OUH ()01. Dr.ned. l99l. Centerclef OUH llic ed irektr SrErlrrs S1d, Re g'in Slel{arttL. re g i n sjat lantl.dk Lar s Grupe Lar s e n. (, a t t d. p L i t. g' planlrc g- ningschef i llegirtrt S.jrrl!utrrls S'1ga/rus 5'1'd. Har albejdt:l rilrl.'xirr.r- g sundhedsaesen pli cett.trnl.e g derntltrtlt rtii,ertucr siden. ltrinn tnt e..lk t u r! t r t.f it! t' r a r b ej tl s p gau c rn e is e r fi s isk g' fu t t kt i r t t w t h u.s p cnl a gn.in, g sant LEAN, ntlititt'k tt,httalg'i sundhedsin.f'rrnul.ik. kl ((/ ru gn ) tsj d u n d. d h Jens Fldager. Stlt,tta itdi! L.un.- s' Lg'istikkut sul.e nl, h r t r',, a, r e t r d i : u t t r k t rsu lcn igtrmcn dt sidstt E tit i lturlt prit,tte g JJ'entlige i'irksnltt dtr. m a i l (1:.j tn.s.f ct d u g u. d l t Jacb Bille Krgh. (trttd..\rictrl PL. nted speciule i kun ltullur r,g rtlltnllig hultur. Har arbejcld sam nurtttgt'ttttttt lituulntt i 2.5 rir hs PA Cn.vul,!ins (,rrtl ti-g rr i rlrtp' pnt jeklled.cr pri L E A )l - i r n p t t t t t t r L r i r t gt' r t r 5)grlr rrs 5rt r/. j b r4' i n.s j rc [ n rrc]. d k JJ ut T Bendix HW, Bjrn K, Jkbsen SH, Jensen SH, Kirkedt U. LEAN Light. En jrdnar metde tit tabende frbedringer. Barsens frtg (2007). iiirrkrift fr Dnsk Sundhedsvesen? 190 TnSSKRFT FOR DAllSK SUblDl'iEDSV, Sf:! :::rr:;,tj'!!it:.f : 'iii