Principper for økonomi- styring (Kasse- og regnskabsregulativ)

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE Principper for økonomi- styring (Kasse- og regnskabsregulativ) Udkast af Godkendt af Byrådet den xx.xx.2016, pkt. xx

2 2

3 Indhold 1. Generelt Lovgrundlag Formål Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Bilag Gyldighedsområde Ajourføring Revision 6 2. Økonomisk styring Styringsmodel Økonomisk decentralisering Lønsumsstyring Budgetoverførsel mellem årene 8 3. Budgetprocessen Generelle principper Det enkelte års budgetprocedure Bevillingsmyndighed Bevillingsniveau Budgetbemærkninger Anlægsbevillinger Budgetopfølgning og budgetansvar Generelt Budgetansvar Økonomisk ledelsestilsyn Væsentlige indtægtsområder Samlet budgetkontrol Regnskabsaflæggelse Generelt Kommunens halvårsregnskab og årsregnskab Anlægsregnskaber 13 3

4 6. Bogføringsprocessen Generelt Arbejdsprocessen Godkendelse af regnskabsbilag Arkivering og genfinding Interne kontroller og ledelsestilsyn Finansiel styring og betalingsformidling Generelt Hvem må forplige kommunen (fuldmagtsforhold) Betalingsformidling NemKonto registeret Kontante betalinger Forskudskasser- kontooprettelse og udstedelse af hævekort Anvendelse af betalingskort Kvalitetsstandard for ledelsestilsyn og regnskabsføring på balancekonti m.v Transporter Debitorpleje Leasingpolitik Anvendelse af it-systemer Generelt Kvalitetssikring og kvalitetskontrol Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Kontroller med svig Salgsfakturering Aktiver Registrering af anlægsaktiver Værdifulde dokumenter It-aktiver Sikring af værdier tilhørende andre Køb af varer og tjenesteydelser Risikostyring og forsikring 23 4

5 1. Generelt 1.1. Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Solrød Kommunes regulativ for kasse- og regnskabsvæsen, jf. Styrelseslovens 42, stk. 7: Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasseog regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Principper for økonomistyring beskriver overordnede principper for den virksomhed, der udøves indenfor kommunens økonomiske virke, og fastlægger herunder regler for hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange Formål Administrationen har en vision om at være en af landets bedst fungerende organisationer, som målbevidst skaber udvikling, effektivitet, helhed og kvalitet til gavn for borgerne. Principper for økonomistyring beskriver de vigtigste elementer af den økonomiske styring, som er en af forudsætningerne for gennemførelse af visionen. Formålet med regelsættet er: at fastholde og yderligere fremme en omkostningsbevidst kultur, hvor det både er fokus på kvalitet i kommunens service og en effektiv opgaveløsning, at give kommunens ledelse det nødvendige overblik til styring af kommunens økonomi, at skabe sammenhæng mellem mål og midler, mellem ledelsesansvar og budgetansvar samt økonomisk ledelsestilsyn, at sikre et fælles grundlag for såvel den centrale som den decentrale økonomistyring at sikre en effektiv og korrekt administration af kommunens økonomi, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Jf. styrelsesloven er det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring henført til det politiske niveau: Økonomi-, Teknik- og Miljøudvalget Ifølge styrelseslovens 18 skal Økonomi-, Teknik- og Miljøudvalget have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Byrådet til beslutning. De stående Udvalg Ifølge styrelseslovens 21 varetager udvalgene den umiddelbare forvaltning af de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Byrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af Byrådet. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af 5

6 forventede budgetoverskridelser på givne områder, angiver udvalget kompenserede besparelser på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne foretager udvalget gennem Økonomi-, Teknik- og Miljøudvalget indstilling til Byrådet om tillægsbevilling. Mere udtømmende regler for Byrådets, udvalgenes og borgmesterens funktioner er beskrevet i Styrelsesvedtægten for Solrød Kommune og forretningsordenen for Byrådet og udvalgene. Efter delegation er det kommunens administrative ledelse (direktion, institutions- og afdelingsledere), som har det daglige ansvar for udmøntningen af kommunens økonomistyring, inden for rammerne af principperne i dette regelsæt og det almindelige ledelsesansvar. Den enkelte leder varetager således budgetansvaret indenfor eget budgetområde Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Dette regelsæt beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som er væsentlige i forbindelse med økonomistyring. Beskrivelsen er derfor kortfattet, men der findes i relevant omfang henvisning til mere uddybende beskrivelser i form af link til bilag, beslutninger i Byråd m.m Bilag Uddybende bilag i mere detaljeret grad beskriver hvorledes det overordnede regelsæt udmøntes i praksis Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er relevante afsnit i dette regelsæt også gældende for disse Ajourføring Regelsættet skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Økonomichefen har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af økonomichefen. I tilfælde af, at der er tale om ændringer, som kræver en politisk beslutning, er økonomichefen ansvarlig for, at ændringerne gennem direktionen forelægges Økonomi-, Teknik- og Miljøudvalget og Byrådet til godkendelse. På en række områder forudsætter regulativet, at der udarbejdes detailregler i form af bilag, der godkendes af Direktionen. Dette gælder ligeledes nye bilag og fremtidige ændringer af eksisterende bilag Revision Solrød Kommune skal have en sagkyndig revision, der skal være godkendt af tilsynsmyndigheden. Der er udarbejdet et særskilt revisionsregulativ. Kommunens revision skal have tilsendt Principper for økonomistyring og løbende ændringer til regulativet samt bilag, inden de sættes i kraft. 6

7 2. Økonomisk styring 2.1. Styringsmodel Den overordnede ramme for den økonomiske styring er kommunens vision og værdigrundlag, som for hver byrådsperiode forgrener sig i to strategier: Kommuneplan/planstrategien, som sætter mål for kommunen. Den politiske styringsmodel, som sætter mål for udviklingen af service og kvalitet, der udmøntes i forbindelse med de årlige budgetter, og beskrives i dokumentet Mål og Økonomi for den 4-årige budgetperiode. De politiske mål udmøntes i de årlige budgetter, som igen er afsættet for årsplaner for direktionen og for de enkelte afdelinger og institutioner. Årsplanerne udarbejdes ud fra en skabelon, som godkendes af direktionen. Styringsmodellen er nærmere beskrevet i bilag Økonomisk decentralisering Den budgetansvarlige leder er ansvarlig for at overholde institutionens/afdelingens samlede budget samt vedtagne politikker og mål. Alle institutioner/afdelinger har ret til selvstændigt, indenfor nærmere udstukne bevillingsregler, se afsnit 3, at disponere over den af Byrådet udmeldte etårige økonomiske drifts budgetramme (fremover kaldet ØD-ramme). De områder, der er omfattet af Økonomisk Decentralisering (ØD), er udskilt i særskilte profitcentre i OPUS. ØD-rammen er en del af det af Byrådet godkendte driftsbudget for institutionen. ØD-rammen er en nettoramme, dvs. udgifter minus indtægter, se Bilag 2.2. ØD-rammen indeholder ikke brugerbetaling (forældrebetaling og opholdsbetaling) samt betalinger fra andre kommuner/regioner m.v. Institutionernes/afdelingernes ØD-ramme er underlagt samme vilkår, som alle andre dele af det kommunale budget. Det betyder blandt andet, at Byrådet i forbindelse med vedtagelsen af budgettet eller i løbet af budgetåret kan pålægge institutionerne specifikke eller generelle besparelser, bl.a. som følge af statslig lovgivning m.v. Opsparede midler kan frit anvendes uden hensyntagen til, hvordan opsparingen er sket, så længe det sker indenfor institutionens/afdelingens politisk godkendte formål, samt mål og handleplaner. Økonomiafdelingen opgør over/underskud på institutionens ØD-ramme umiddelbart efter udløb af regnskabsårets bogføringsfrist, se pkt Overførsel mellem årene Lønsumsstyring Den enkelte institution/afdelings lønsum indgår i ØD-rammen. Institutionerne foretager en ansvarlig forvaltning af lønrammen under hensyntagen til den samlede overholdelse af budgettet. En varig/flerårig omfordeling mellem løn og øvrig drift (eller omvendt) skal jfr. bevillingsreglerne dog altid godkendes af Byrådet. Direktionen fastsætter i bilag, hvilke elementer der indgår i lønrammen og hvilke elementer der indgår i centrale puljer. 7

8 2.4. Budgetoverførsel mellem årene Grundlaget for overførsler Grundlaget for overførsler mellem budgetårene er den økonomiske decentralisering i Solrød Kommune princippet om at alle institutioner/afdelinger har ret til selvstændigt, indenfor nærmere udstukne budgetteringsregler, at disponere over den at Byrådet udmeldte etårige økonomiske drifts budgetramme (ØD-rammen), se pkt Økonomiafdelingen opgør over/underskud på institutionens ØD-ramme umiddelbart efter udløb af regnskabsårets bogføringsfrist Overførselsregler for ØD Drift ØD-rammen består af løn samt øvrig drift. Rammen er en nettoramme, dvs. udgifter minus indtægter. En varig/flerårig omfordeling mellem løn og øvrig drift (eller omvendt) skal jfr. bevillingsreglerne dog altid godkendes af Byrådet. Der kan maksimalt overføres op til 3 % af indeværende års korrigerede driftsbudgetramme på den enkelte institution. Hvis overskuddet beløbsmæssigt overstiger 3 % tilfalder resten af overskuddet kommunens kassebeholdning. Som hovedregel skal årets budgetramme overholdes. Skulle der mod forventning opstå et underskud (merforbrug) overføres dette fuldt ud. Underskud, der overstiger 1 % af institutionens /afdelingens ØD-ramme, skal følges op af en tids- og handleplan med henblik på at skabe balance eller overskud inden udgangen af det følgende regnskabsår. Overførsel af puljemidler Puljemidler Der er 100 % overførselsadgang på puljemidler med kommunal finansiering, hvis det er godkendt af Byrådet, og hvis midlerne er afsat til helt specifikke formål. Puljer med hel- eller delvis statslig/anden ekstern finansiering overføres fuldt ud. Budgettet må ikke anvendes til andre formål end det forudsatte. Undtaget fra denne overførselsret er puljemidler, hvor der er krav om at aktiviteten afgrænses til det enkelte regnskabsår. Disse puljemidler opgøres og afsluttes ved årets udgang, og da et evt. underskud ikke vil blive finansieret af eksterne midler, fratrækkes underskuddet i institutionens ØD-ramme for det pågældende regnskabsår. Overførsel af anlæg Der er 100 % overførselsadgang på uforbrugte rådighedsbeløb på anlægsprojekter, hvor der er meddelt anlægsbevilling, indtil anlægsarbejdet er afsluttet. Et eventuelt overskud vil på daværende tidspunkt blive tilbageført kommunekassen. Anlægsprojekterne opgøres ved årets udgang, og uforbrugte rådighedsbeløb overføres til nyt budgetår. Overførselssagen Der fremsendes en særskilt overførselssag til godkendelse i Økonomiudvalg og Byråd året efter budgetåret. Overførsel af årets overskud- eller underskud samt uforbrugte rådighedsbeløb sker som tillægsbevillinger/genbevillinger i det nye budgetår. 8

9 3. Budgetprocessen 3.1. Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Social- og Indenrigsministeriet i Budget- og Regnskabssystem for kommuner Det enkelte års budgetprocedure Økonomichefen har ansvaret for, at der senest 1. januar udarbejdes en plan for det kommende års budgetprocedure, der godkendes af byrådet i januar måned. Planen skal indeholde en beskrivelse af den proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe. Økonomichefen påser, at planen overholdes, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed Bevillingsmyndighed Bevillingsmyndigheden er hos Byrådet. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før Byrådet har meddelt den fornødne bevilling (for bevillingsniveau se afsnit 3.4). Foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, kan dog om fornødent iværksættes uden Byrådets forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt. I tilfælde af forventede budgetoverskridelser anviser det pågældende udvalg i samarbejde med den budgetansvarlige administrative ledelse (direktion, institutions- og afdelingsledere) kompenserede besparelser på andre områder indenfor udvalgets samlede bevilling Bevillingsniveau Under iagttagelse af regler, der er fastsat af Social- og Indenrigsministeriet, tager Byrådet ved budgetvedtagelsen stilling til bevillingsniveauet. Byrådet har besluttet at bevillingsniveauet i Solrød Kommune ligger som nettobevilling på udvalgsniveau, men derudover skal alle bevillinger være opdelt mellem udgifter og indtægter i det detaljerede vedtagne budget. Den ved budgetvedtagelsen indgåede budgetaftale er lige så bindende som de afsatte budgetbeløb. Kommunens budget er opdelt i Politikområder. Mål og rammer for de enkelte politikområder fastlægges i forbindelse med den årlige budgetprocedure, og fremgår af budgetårets Mål og Økonomi. Fagudvalgene kan foretage omprioriteringer indenfor udvalgets egen bevilling. Dog kan der ikke omprioriteres mellem driftsudgifter indenfor servicerammen, driftsudgifter uden for servicerammen eller sociale overførselsudgifter uden Byrådets forudgående godkendelse. Den i budgettet afsatte lønsum må ikke ændres fra ét budgetår til et andet budgetår uden Byrådets godkendelse. 9

10 3.5. Budgetbemærkninger Økonomi-, Teknik- og Miljøudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. Disse fremgår af budgetårets Mål og Økonomi Anlægsbevillinger Anlægsbevillinger gives af Byrådet til hvert enkelt konkrete anlægsarbejde, og de kan være ételler flerårige. Et anlægsarbejde må ikke igangsættes før der i budgettet er afsat et rådighedsbeløb til afholdelse af de udgifter og indtægter, der er forbundet med anlægsarbejdet, og Byrådet har givet anlægsbevilling. Anlægsbevillingen vedrører således selve det fysiske anlægsarbejde, mens rådighedsbeløbet alene har en finansiel funktion. Selvom en anlægsbevilling kan være flerårig må der i det enkelte budgetår kun afholdes udgifter til det pågældende anlægsarbejde, der kan afholdes indenfor årets rådighedsbeløb. Såfremt udgiften/indtægten ikke er tilstrækkelig, skal der søges om en tillægsbevilling til anlægsbevillingen, herunder også tillægsbevilling til rådighedsbeløbet. Finansieringen af tillægsbevillingen skal fremgå af sagsfremstillingen. For enhver anlægsbevilling skal der udpeges en budgetansvarlig, som har ansvaret for at udmønte bevillingen, for at føre tilsyn med anvendelsen af den og for at aflægge regnskab, når anlægsarbejdet er afsluttet. 10

11 4. Budgetopfølgning og budgetansvar 4.1. Generelt Det budget, som er godkendt af Byrådet, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Budgettet er et væsentligt element i kommunens samlede økonomiske styring, og de givne bevillinger skal overholdes. Udvalgenes nettobevilling fordeles til de budgetansvarlige institutions- og afdelingsledere, der har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen, herunder forpligtigelsen til at sikre bevillingsmæssig dækning ved enhver afvigelse (under iagttagelse af bestemmelserne vedrørende økonomisk decentralisering (ØD) i afsnit Budgetansvar Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen, og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Ansvaret kan ikke delegeres. I tilfælde af, at der konstateres budgetafvigelser, der ikke kan finansieres indenfor egen ramme, skal den budgetansvarlige straks orientere direktøren for området samt Økonomiafdelingen. Direktionen vurderer, om udfordringen skal rejses over for udvalget Økonomisk ledelsestilsyn Som en vigtig del af den økonomiske styring skal alle budgetansvarlige ledere føre et aktivt økonomisk ledelsestilsyn. Denne opgave kan ikke uddelegeres. Sigtet med ledelsestilsynet er primært at sikre, at der er en god forståelse for et givet området, og at dette varetages betryggende. Ledelsestilsynet består blandt andet af: - sikring af, at der ikke disponeres ud over det korrigerede budget - budgetopfølgning - kontrol med bogføringer - kontrol med afstemninger - tilsyn med de decentrale enheder - dokumentation af det foretagne ledelsestilsyn Igennem et aktivt økonomisk ledelsestilsyn sikres tillige kvaliteten i bogføring og afstemninger af statuskonti. De budgetansvarlige ledere skal løbende kontrollere, at kommunens retningslinjer for bogføring overholdes. Den budgetansvarlige leder skal til enhver tid kunne dokumentere, at det krævede ledelsestilsyn er udført, og dokumentation herfor skal gemmes i 3 år efter sidst godkendte årsregnskab. Direktionens fastsætter i bilag standarder for, hvordan økonomisk ledelsestilsyn og løbende budgetkontrol på de enkelte områder i praksis finder sted. 11

12 4.4. Væsentlige indtægtsområder For alle væsentlige indtægtsområde skal den budgetansvarlig sikre, at der er udarbejdet skriftlige forretningsgange. Som eksempler kan nævnes: mellemkommunale betalinger, kantinedrift, salg fra automater, salg af billetter, brugeres betaling for ydelser m.v. Den beskrevne forretningsgang skal som minimum indeholde beskrivelse af proceduren for opkrævning/indbetaling, tilsynet hermed samt de kontroller, der skal foretages. Formålet med en beskrevet forretningsgang for området er dels at sikre, at der sker opkrævning af alle ydelser samt, at der sikres mod tyveri og kriminelle handlinger Samlet budgetkontrol Der gennemføres 3 samlede budgetopfølgninger årligt, hhv. efter 1., 2. og 3. kvartal, som fremsendes til politisk behandling. Den enkelte budgetansvarlige leder skal ved budgetopfølgningerne vurdere budgettet på sit område contra det forventede forbrug og estimere områdets forventede regnskabsresultat ultimo året samt eventuelle virkninger for de kommende 4 budgetår. Derudover skal lederen give sit kvalificerede skøn over forventet overførsel af uforbrugte driftsmidler til næste regnskabsår. Økonomiafdelingen yder bistand hertil. Forskydninger mellem årene i aktiviteten på anlæg kan bevirke store udsving i forhold til årets rådighedsbeløb. Dette har især betydning for kommunens likviditetsstyring. Derfor skal budgetopfølgningerne vedrørende anlæg omfatte såvel selve anlægsbevillingen som årets rådighedsbeløb for det pågældende anlægsarbejde. Den samlede budgetkontrol forelægges for direktionen som sender den til behandling i fagudvalgene samt Økonomi-, Teknik- og Miljøudvalget, og til endelig godkendelse i Byrådet. 12

13 5. Regnskabsaflæggelse 5.1. Generelt Social- og Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse, herunder aflæggelse af halvårsregnskab. Økonomichefen er ansvarlig for, at der inden 1. juni og 1. december udarbejdes tids- og aktivitetsplan for henholdsvis halvårsregnskabet, svarende til budgetopfølgningen pr. 30. juni, og årsregnskabets aflæggelse. Halvårsregnskabet godkendes af Byrådet senest på mødet i august måned. Årsregnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af april måned det efterfølgende år. Supplementsperioden fremgår af tids- og aktivitetsplanen for halvårsregnskabet og årsregnskabets aflæggelse, og fastsættes indenfor de af Social- og Indenrigsministeriet fastsatte datointervaller Kommunens halvårsregnskab og årsregnskab Halvårsregnskabet aflægges i form af regnskabsopgørelse og regnskabsoversigt på bevillingsniveau, ledsaget af vurdering af forventet årsresultat og bemærkninger til eventuelle afvigelser i forhold til bevilling. Regnskabet aflægges i form af en årsberetning samt et bilag til årsberetning indeholdende udgiftsregnskab en række obligatoriske og frivillige oversigter og redegørelser 5.3. Anlægsregnskaber Den ansvarlige for anlægsbevillingen skal senest i forbindelse med årsregnskabet aflægge et regnskab for anlægsarbejdet. Af regnskabet skal fremgå forklaringer for forbruget, herunder specielt i forhold til afvigelser fra budgettet. Anlægsregnskabet forelægges til politisk behandling i forbindelse med behandlingen af årsregnskabet, såfremt: der fra Social- og Indenrigsministeriet er fastsat krav herom (bundgrænsen er pt. 2 mio. kr. ekskl. moms) der i øvrigt er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen Mindre anlægsregnskaber (p.t. under 2 mio. kr. ekskl. moms) aflægges som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse og skal normalt ikke behandles politisk. Økonomichefen kan fastsætte generelle krav til aflæggelse af anlægsregnskaber. 13

14 6. Bogføringsprocessen 6.1. Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik. Kommunens regnskab føres efter transaktionsprincippet, hvilket betyder, at udgiften eller indtægten bogføres i det regnskabsår, hvori varen/tjenesteydelsen er leveret/modtaget. Dette gælder også udgifter og indtægter i forbindelse med indkomstoverførsler, skatter og afgifter, refusion m.v. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dokumentation for den enkelte post). Økonomichefen er ansvarlig for, at økonomistyringssystemet og øvrige systemer som afleverer transaktioner hertil, opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. De nærmere regler er beskrevet i bilag Arbejdsprocessen Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til indkøbsog bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den enhed, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere enheder. De budgetansvarlige skal godkende den/de medarbejdere, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag, og skal også tage stilling til, om der for de enkelte medarbejdere skal være beløbsmæssige, områdemæssige eller andre begrænsninger i retten til at disponere. Det forudsættes, at medarbejderne forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc. De budgetansvarlige har ansvaret herfor. Økonomiafdelingen udarbejder vejledende retningslinjer for indkøbs- og bogføringsprocessen og bistår med råd og vejledning på området Godkendelse af regnskabsbilag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede og godkendte regnskabsbilag. Som hovedregel vil leverandørfakturaer kun findes i elektronisk form, idet de enten modtages elektronisk direkte fra leverandørerne eller modtages i indscannet form fra et LÆS IND bureau. Med kontrol og godkendelse menes i denne forbindelse, at: varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte mængde, kvalitet og pris er kontrolleret indtægten eller udgiften har hjemmel i gyldig beslutning og i øvrigt er i overensstemmelse med gældende forretningsgang for området aftalte rabatter er opnået konteringen er korrekt eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt 14

15 Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske workflow. Det skal fremgå, hvilken medarbejder der har udført hvilke handlinger Arkivering og genfinding Hovedparten af regnskabsmaterialet modtages og opbevares i elektronisk form. Økonomichefen er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til kommunens arkivbestemmelser. Eventuelle papirbaserede regnskabsbilag eller specifikationer skal indscannes, så informationen gøres tilgængelig i økonomistyringssystemet. Når kvaliteten af indscanningen er kontrolleret og genfinding er mulig, skal kassationsregler respekteres i overensstemmelse med Arkivloven, Statens Arkiver. Hvis der på enkeltområder gælder særlige arkivbestemmelser mht. regnskabsmateriale, er disse naturligvis gældende. De budgetansvarlige har ansvaret herfor Interne kontroller og ledelsestilsyn Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den budgetansvarlige for den enkelte afdeling eller institution skal tage stilling til, i hvilket omfang den enkelte medarbejder kan disponere, kontrollere modtagne regninger og godkende til bogføring. I den forbindelse forudsættes det, at den budgetansvarlige har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende har indseende hermed. Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Sådanne udbetalinger skal godkendes af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Økonomichefen er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføringen, herunder principielle krav til interne kontroller, idet principperne for kontrol er følgende: kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen. udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres. kontroller udføres løbende og som udgangspunkt ved stikprøver. Ud fra en konkret risikovurdering udtager økonomiafdelingen en række stikprøver til kontrol af kvaliteten, legaliteten og rettidigheden i kommunens bogføring og af det udførte ledelsestilsyn. Kontrollen skal målrettes områder med forhøjet risiko. Økonomiafdelingen kan efter aftale bistå ledelsen af afdelinger og institutioner med at foretage kontroller med overholdelse af forretningsgange omkring bogføring og betaling, herunder også på tilstrækkeligheden af det lokale ledelsestilsyn. De nærmere regler for ledelsestilsyn er beskrevet i bilag 4.3 og for interne kontrolbesøg i bilag

16 7. Finansiel styring og betalingsformidling 7.1. Generelt Byrådet har fastsat de overordnede politikker og regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter i (økonomisk politik og finansiel strategi). Økonomichefen er ansvarlig for at udmønte politikker og regler i praksis Hvem må forplige kommunen (fuldmagtsforhold) I henhold til Styrelseslovens 32 skal dokumenter vedrørende køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtigelser underskrives af borgmesteren eller viceborgmesteren og en person, som byrådet har bemyndiget hertil, administrerende direktør. De bemyndigede personer fremgår af underskriftsbladet. Følgende er bemyndiget: Tegningsberettigede overfor pengeinstitutter m.v. Oprettelse og nedlæggelse af bankkonti Hævning på bankkonti Indgåelse eller ændring af leasingaftaler. Leasing af bygninger mv., som påvirker lånerammen Driftsleasing Borgmester og administrerende direktør Økonomichefen To medarbejdere i forening fra Økonomiafdelingen Administrerende direktør. De nærmere regler er beskrevet i økonomisk politik og finansiel strategi. Borgmester og administrerende direktør Administrerende direktør Indgåelse af lejeaftaler Formuepleje, køb og salg af obligationer samt indgåelse af porteføljeaftaler. Underskrift på gældsbreve Afgørelser vedrørende afdragsprofil, løbetid, omlægninger af lån og brug af finansielle instrumenter til pleje af gældsporteføljen. Udbud af varer og tjenesteydelser og byggeog anlægsarbejder og aftaler i tilknytning hertil. Administrerende direktør Administrerende direktør og økonomichef De nærmere regler er beskrevet i økonomisk politik og finansiel strategi. Borgmester og administrerende direktør (i deres fravær Viceborgmester og øvrige direktører) Administrerende direktør og økonomichef De nærmere regler er beskrevet i økonomisk politik og finansiel strategi. Administrationen De nærmere regler er beskrevet i udbudspolitik 2016, 16

17 7.3. Betalingsformidling Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. I det følgende er beskrevet, hvordan kommunen har valgt at udmønte loven i praksis. Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (påligninger og ind- og udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Dette gælder såvel betalinger til kommunen som fra kommunen. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til it-systemer til betalingsformidling, hvor der ikke automatisk sker en registrering i økonomisystemet (bogføring) NemKonto registeret Det offentliges betalingsformidling finder sted ved anvendelse af et centralt register, som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til dette register. Økonomiafdelingen er ansvarlig for at indberette ændringer til registeret, og for at tilrettelægge og udføre kvalitetskontroller omkring indberetningerne. Forretningsgange og kontroller er nærmere beskrevet i bliag Kontante betalinger Kommunens ind- og udbetalinger skal i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Økonomichefen er ansvarlig for at tilrettelægge procedurer, så der i begrænset omfang kan modtages eller udbetales kontante beløb. Såfremt der udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte ind- og udbetalinger. Kontrollen skal foretages dagligt og omfatte samtlige kontante betalinger. Såfremt der indbetales kontante beløb, skal der enten afgives en maskinel kvittering eller afgives håndskreven kvittering ved anvendelse af særlige blanketter hertil. Økonomichefen er ansvarlig for, at der etableres betryggende interne kontroller med afregning af indbetalte beløb. De nærmere regler er beskrevet i bilag Forskudskasser- kontooprettelse og udstedelse af hævekort. Der vil normalt kunne oprettes bankkonto under Solrød Kommunes cvr. nr. til brug for administration af forskudskasser med hævekort (dankort) i nødvendigt omfang. Det udbetalte forskud optages samlet i Solrød Kommunes statusbalance. Økonomiafdelingen vedligeholder oplistning over disse bankkonti. Forudsætningerne for forskudskasser samt anvendelse og afstemning af forskudskasserne er nærmere beskrevet i 3 bilag: 7.6. A Forskudskasser kontooprettelse og udstedelse af hævekort B Tank op beløb rejsekort C Skolekort og institutionskort. 17

18 7.7. Anvendelse af betalingskort Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Økonomichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse af betalingskort, idet reglerne skal: sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav minimere risikoen for misbrug Reglerne er nærmere beskrevet i bilag Kvalitetsstandard for ledelsestilsyn og regnskabsføring på balancekonti m.v. God økonomistyring forudsætter, at kommunens balancekonti dvs. beholdnings- og mellemregningskonti m.m. - regelmæssigt afstemmes, og at der korrigeres for eventuelle fejl. Intervallerne for afstemning fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Denne vurdering af væsentlighed i forhold til aflæggelse af et samlet retvisende regnskab ligger i Økonomiafdelingen, som i samråd med revisionen vurderer dette. Økonomichefen er ansvarlig for, at der for samtlige balancekonti udpeges en afdelings- eller institutionsleder, som er ansvarlig for afstemning af kontoen. Økonomiafdelingen udarbejder og vedligeholder - oversigt over samtlige balancekonti, afstemningsinterval og afstemningsansvarlig. De udpegede afdelings- eller institutionsledere har indenfor eget område ansvaret for at føre tilsyn med, at afstemningerne udføres samt at fejl og differencer rettes. Intervallerne for afstemning er ultimo februar, ultimo maj, ultimo august, ultimo november og ultimo regnskabsåret. Materialet skal af hensyn til revisionen af kommunens regnskaber tilsendes økonomiafdelingen. For enkelte områder kan der være behov for afstemning hver måned. Det aftales mellem den enkelte ansvarlige institutions-/afdelingsleder og økonomiafdelingen Det er området, som bogfører på kontoen, der er ansvarlig for afstemning af mellemregningskontoen og udligning af åbenstående poster under andre tilgodehavender. Åbenstående poster må stå uberørt i 1 måned på likvide konti og 3 mdr. på mellemregningskonti. Alle poster skal dog være behandlet og udlignet inden regnskabsafslutningen. Formålet med afstemningen af tilgodehavender i betalingskontrol er at bringe restancekontoen og mellemregningskontoen i overensstemmelse med hinanden. Formålet med afstemningen af øvrige statuskonti er specifikt at kunne redegøre for, hvilke posteringer, der midlertidigt er placeret på den enkelte statuskonto. Hvis der er tale om konti, som indeholder saldi fra lister fra diverse fagsystemer (f.eks. pensions-, løn og sygedagpengesystemer), skal disse ikke nødvendigvis specificeres på enkeltpersoner. Her er en henvisning til listen og dato tilstrækkelig. Listerne skal vedlægges afstemningen. Mellemregningskontoen udlignes, når såvel indtægt som udgift er bogført. Den anvendes til midlertidigt at placere ind- og udbetalinger til den endelige bogføring kan finde sted. Mellemregningskonti skal principielt altid vise 0. Inddrevne restancer skal være endeligt placeret i løbet af 14 dage, og altid i korrekt regnskabsår. Dokumentation af de enkelte poster i form af bilag skal altid være til stede hos den afstemningsansvarlige, eller kunne fremskaffes ved anmodning. Økonomiafdelingen foretager regnskabsmæssige afskrivninger fra bl.a. boopgørelser og lignende efter følgende bemyndigelse: 18

19 Boopgørelser og lignende samt beløb op til kr. godkendes til afskrivning af Økonomichefen. Boopgørelser og lignende samt beløb mellem kr. og kr. godkendes til afskrivning af Administrerende Direktør og Økonomichef. Boopgørelser og lignende samt beløb over kr. godkendes til afskrivning af Økonomi-, teknik- og miljøudvalget Transporter Kun Økonomiafdelingen må indgå aftaler om transport af fordringer, dvs. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. Aftaler om transporter skal koordineres med den person, som har budgetansvaret for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftalen Debitorpleje Solrød Kommune har en samlet opkrævningsfunktion, der inddriver kommunens restancer. Opkrævningsfunktionen er organisatorisk placeret i Borgerservice, der er ansvarlig for kommunens debitorpleje. Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget har fastlagt målsætninger og overordnede retningslinjer for opkrævningsopgaven i opkrævningsplan Leasingpolitik Solrød Kommune anvender leasing som supplement til kontantindkøb. Leasingaftaler indgås kun, såfremt kommunen kan opnå en klar fordel herved. Solrød Kommunes leasingpolitik er beskrevet i Økonomisk politik og finansiel strategi. 19

20 8. Anvendelse af it-systemer 8.1. Generelt Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra it-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. For disse it-systemer udpeges en systemansvarlig, dvs. en ledende medarbejder, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse. Den systemansvarlige har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil såvel sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet. De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. Den systemansvarlige har ansvaret herfor. De nærmere regler er beskrevet i bilag Kvalitetssikring og kvalitetskontrol Den systemansvarlige leder og fordeler arbejdet og har dermed også ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Den systemansvarlige skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Økonomiafdelingen kan efter aftale bistå de systemansvarlige med kontrol af, at de aftalte rutiner overholdes Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Såfremt et it-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Direktionen afgør om andre personer skal omfattes af kontrol, eksempelvis Byrådsmedlemmer eller ægtefæller til medarbejdere med indberetningsadgang. Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udmærket udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. 20

21 8.4. Kontroller med svig Anvendelse af it-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Personer med adgang til at opdatere det centrale register over bankkontonumre (NemKonto registeret) må derfor ikke have adgang til at oprette sager i andre it-systemer, som håndterer udbetalinger. Såfremt en eller flere medarbejdere har - eller i en periode har haft - en sådan adgang, skal der foretages kontrol af indberetningerne, svarende til den traditionelle dokumentationskontrol. Såfremt et eller flere af kommunens it-systemer - uafhængigt af NemKonto registeret - styrer pengestrømmens retning, dvs. selv indeholder registre over bankkontonumre, skal der også tilrettelægges kontroller af, at der foreligger fornøden dokumentation for ændringer heri. Disse kontroller skal foretages løbende. De enkelte enheder er ansvarlig for, at kontrollerne beskrives og udføres. 8.5 Salgsfakturering Solrød Kommune anvender faktureringssystemet Salgsstyring SD i KMD OPUS. Systemet anvendes til både intern som ekstern fakturering. Ved den interne fakturering foregår transaktionerne mellem afdelinger/ institutioner. De nærmere regler er beskrevet i bilag

22 9. Aktiver 9.1. Registrering af anlægsaktiver De nærmere regler for registrering af kommunens aktiver er fastsat af Social- og Indenrigsministeriet. Kommunens principper for registrering af materielle aktiver, immaterielle aktiver og omsætningsaktiver er fastsat i et bilag til dette regelsæt. Hovedreglen er, at der alene sker en registrering af anlægsaktiver, som har en anskaffelsesværdi over kr. excl. moms Værdifulde dokumenter Værdifulde dokumenter som skøder, pantebreve, garantier m.m. skal registreres ved ind- og udlevering og i øvrigt opbevares betryggende, så de ikke kan mistes i forbindelse med indbrud, brand eller lignende. Skøder og pantebreve håndteres digitalt. Garantier, deponeringer m.v. håndteres manuelt ved scanning i kommunens sagsstyringssystem It-aktiver Den administrerende direktør er ansvarlig for, at der via en it-sikkerhedspolitik fastsættes regler for beskyttelse af kommunens it-aktiver, dvs. såvel hardware som software og data Sikring af værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering heraf. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte enhed i samarbejde med Økonomiafdelingen, de nærmere regler er beskrevet i bilag Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Direktionen har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbs- og udbudspolitik som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler samt fastsætter reglerne for udbud. Økonomichefen kan efter forudgående aftale med Direktionen indgå bindende indkøbsaftaler for hele kommunen. Ansvaret for at overholde udbudspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler er et linjeansvar, dvs. tæt forbundet med budgetansvaret. Byrådet har - for at medvirke til effektive indkøbsprocesser - delegeret kompetencen til at gennemføre udbud af varer og tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder til administrationen. Dette betyder, at o udbud gennemføres af den budgetansvarlige leder. o Indkøbsaftaler/ kontrakter underskrives af den budgetansvarlige leder o Indkøbsaftaler for hele kommunen underskrives af økonomichefen. 22

23 Byrådet skal fortsat godkende udbud af tjenesteydelseskontrakter, der opfylder ét af nedenstående to punkter: o Udbud af tjenesteydelser, hvor den årlige kontraktværdi forventes at være på mere end 3 millioner kr. eksklusive moms eller o Udbud af tjenesteydelser, hvor der kan ske virksomhedsoverdragelse af kommunale medarbejdere 9.6. Risikostyring og forsikring Økonomi-, Teknik- og Miljøudvalget fastsætter regler om risikostyring og forsikring. Formålet med Solrød Kommunes regler for forsikring og risikostyring er at fastlægge principper for, hvordan risici for kommunens ejendom, medarbejdere og borgere/brugere minimeres, og principper for hvordan skadevirkninger afbødes, herunder gennem forsikring. Målet med at forsikre kommunens ejendom, medarbejdere og brugere er at undgå store, pludselige udgifter, som kan give anledning til kassetræk og dermed destabilisering af kommunens økonomi. Valget af områder, der skal forsikres, samt omfang af selvrisiko og betingelser i øvrigt, bygger på en helhedsvurdering af økonomi kontra risici. Solrød kommunes regler for forsikring og risikostyring skal mindst hvert 5. år diskuteres af byrådet herunder eventuelle beslutninger om ændringer. Hvert 5. år gennemføres udbud på kommunens forsikringer, og i den forbindelse træffer byrådet beslutning om følgende: Hvilke områder der skal forsikres På hvilke områder kommunen skal være selvforsikrende Hvilken selvrisiko der ønskes på de forskellige områder. Teknik og Miljø er ansvarlig for, at de nærmere regler for risikostyring og forsikring beskrives i et særligt bilag. 23