BRUGERVEJLEDNING BIERMAN & BIERMAN APS TIDSSKRIFTSYSTEM

Transkript

1 BRUGERVEJLEDNING BIERMAN & BIERMAN APS TIDSSKRIFTSYSTEM ADMINISTRATIONSTJENSTE FOR TIDSSKRIFTER OG AVISER Bierman & Bierman ApS Vestergade Grindsted Tlf Version

2 Introduktion til Bierman & Bierman ApS Tidsskriftsystem. Bierman & Bierman Aps Tidsskriftsystem er skabt med udgangspunkt i vores dialog med adskillige danske biblioteker. Vi har tilstræbt, at tidsskriftsystemet bliver brugervenligt og at det giver hurtig og enkelt adgang til de for biblioteker nødvendige funktioner og informationer. Såfremt I som brugere oplever mangler eller har ideer til forbedringer/tilføjelser, er I meget velkomne til at give os besked herom. Vi vil da forsøge, at integrere disse i de fremtidige versioner. Finder I ikke den søgte information i nærværende brugervejledning, er I velkomne til at kontakte os pr. telefon eller mail. Med venlig hilsen Bierman & Bierman ApS 2

3 Brugervejledning Bierman & Bierman ApS Tidsskriftsystem Du finder Bierman & Bierman ApS Tidsskriftsystem på hjemmesideadressen Du bliver mødt med dette skærmbillede: Ved at klikke på menupunktet Tidsskrifter bliver du ledt videre til tidsskriftsystemet. Indtast nu det til dig oplyste brugernavn og adgangskode i login-felterne. Herefter får du adgang til jeres data. I skærmbilledets venstre side ser du de områder du har adgang til. 3

4 Vi gennemgår nu indholdet i de enkelte menupunkter: 1. Abonnementer 2. Åbne reklamationer 3. Fornyelsesliste 4. Søg titler 5. Fakturaer 6. Mine data 7. Kontakt Bierman 8. Brugervejledning 4

5 Abonnementer: Via dette oversigtsbillede kan du se: 1. Titlerne på de tidsskrifter/aviser I har abonnement på. Ved at klikke på titlen (markeret med rødt) kommer du videre til information om det enkelte abonnement. Herom senere under Abonnementer. 2. Det abonnementsnummer (Abnnr) som er Bierman & Biermans referencenummer. 3. Hvem der er modtager af abonnementet. 4. Tidsskriftets DK-5 nummer. 5. Hvornår abonnementet fornyes næste gang. Evt. opsigelse af abonnementet skal ske inden denne dato. 6. Status på abonnementet: a. OK = kører uændret videre b. Opsagt = abonnementet ophører når betalingsperioden er udløbet. 7. Hvor mange åbne reklamationer er der på abonnementet. 8. Jeres seneste pris på abonnementet. 9. Seneste fakturadato for dette abonnement. 10. Listen kan sorteres alfabetisk og efter DK5. Sortering efter DK5 kan evt. bruges som inspirationskilde, ved søgning efter nye tidsskrifter. 11. Ved at klikke på her, får du mulighed for at søge blandt bibliotekets aktuelle tidsskrifter. 12. Listen kan vises pr. konto, såfremt I har opdelt jeres abonnementer på flere konti. 13. Listen kan vises pr. modtager eller pr. betaler. 14. Den viste liste kan enten printes eller eksporteres til et excel-ark. 5

6 Nederst på listen finder du en sammentælling af Antal aktive abonnementer Antal opsagte abonnementer Samlet antal åbne reklamationer Samt det samlede beløb I køber abonnementer for. i. Her skal det dog bemærkes, at denne sum først er komplet, når Bierman & Bierman ApS har bogført fakturaer på samtlige abonnementer. Dette sker typisk 12 mdr. efter aftalens ikrafttræden. Som nævnt ovenfor, får man adgang til mere information om det enkelte abonnement ved at klikke på den med rødt fremhævede titel. 6

7 Information om tidsskriftets/avisens a. Titel, DK5, ISSN-nummer og Faust-nummer. 2. Abonnementets løbetid 3. Link til seneste faktura, hvorpå dette abonnement fremgår. 4. Opsigelse af et abonnement a. Ved at klikke på dette punkt og efterfølgende bekræfte opsigelsen, vil Bierman & Bierman ApS få besked om jeres ønske og opsigelsen vil blive effektueret. b. På oversigtslisten over alle abonnementer vil der efter at opsigelsen er effektueret stå Opsagt og abonnementet vil først forsvinde fra listen efter at abonnementsperioden er udløbet. 5. Oprettelse af en reklamation Når der klikkes på Opret ny reklamation kommer nedenstående felt frem. 6. Såfremt der er adgang til et online/elektronisk abonnement, vil koden fremgå i dette felt. Dette kræver dog, at Bierman & Bierman ApS har fået kendskab til koden enten fra udgiver eller bibliotek. 7

8 I feltet beskrivelse noteres kort, hvilket form for reklamation der er tale om. Dette kan f.eks. være Mgl. Nr. 5. Husk at vælge perioden det reklamerede nummer hidrører til. Dette er især vigtigt i overgangsfasen mellem to abonnementsperioder. Når der klikkes på Gem reklamation sendes der en til Bierman & Bierman ApS og reklamationen vil blive behandlet indenfor kort tid. Reklamationen og dens forløb kan følges på det enkelte abonnement, hvor aktiviteterne kan ses i det store reklamationsfelt til højre af skærmen. 1 Ved at klikke på mere info (1) gives der adgang til evt. ekstra information om reklamationsforløbet. 8

9 3 1 2 Ved at klikke på den reklamation man ønsker yderligere information om (1) kommer en kort beskrivelse af den af Bierman & Bierman gennemførte aktivitet frem (2). Når reklamationen er afsluttet f.eks. ved at det manglende nummer er efterleveret eller krediteret kan reklamationen meldes afsluttet ved at klikke på Afslut reklamation (1). Åbne reklamationer: Under menupunktet Åbne Reklamationer vises en samlet oversigt over alle åbne reklamationer. Via denne oversigt er der ligeledes adgang til den ovenfor beskrevne information og funktionalitet. Dette sker ved at klikke på de med rødt fremhævede titler. 9

10 Fornyelsesliste: Under menupunktet Fornyelsesliste findes en oversigt over, hvornår de enkelte abonnementer fornyes. Bierman & Bierman ApS fornyer typisk årsabonnementerne en gang i kvartalet. Tidspunktet for fornyelse afhænger oftest af, hvornår på året abonnementet er tegnet. Listerne kan vises for alle abonnementer eller der kan vælges underkonto. 10

11 Af listen fremgår det samme oplysninger som af abonnementsoversigten. Den lette adgang til seneste fakturerede pris, er med til at lette beslutningen om et abonnement skal fornyes eller opsiges. Skal abonnementet fornyes, kræver det ingen handling. Skal abonnementet opsiges, klikkes der på det med rødt markerede Opsig abonnement og bekræft opsigelsen efterfølgende nederst i højre hjørne på det næste skærmbillede. Søg titler: Under menupunktet Søg titler kan der søges i hele Bierman & Bierman ApS s tidsskriftsdatabase. Dette kan gøres efter titel eller efter DK5-nummer. Sidstnævnte kan samtidig bruges som inspiration til titler til udvalgte fagområder. Såfremt du ikke har hele tidsskriftets titel kan du sætte % foran det ord/begreb du har, for at lave fritekstsøgning. 11

12 Ovenfor vises der delresultat af søgning under DK5-gruppe 62. Ønskes der tilbud eller bestilling på en af titlerne, klikkes der på Vælg og i det efterfølgende tekstfelt beskrives de ønskede. Dette generer en mail til Bierman & Bierman ApS. Fakturaer: Under menupunktet Fakturaer vises alle de fakturaer, der er generet siden kunden blev tilknyttet systemet. Ved et enkelt klik vises den enkelte faktura, der er tilgængelig umiddelbart efter den er generet i Bierman & Bierman ApS s system. Husk er også er adgang til fakturavisning under den enkelte abonnementsvisning. Her vises den faktura, der vedrører netop det valgte abonnement. Hvis der er problemer med visning af fakturaer, skyldes dette typisk opsætning af kunden firewall. Ved henvendelse Med hensyn til fakturering af tidsskrifterne, er der taget udgangspunkt i to varianter: - Der kan laves fakturaer for hver afdeling/område eller - der kan laves en fælles faktura, hvoraf det fremgår, hvilken afdeling/område, der har modtaget tidsskriftet/avisen. 12

13 Mine data: Under menupunktet Mine data: kan den enkelte bruger ændre mailadresse, navn, adgangskode. Husk det er muligt, at få oprettet nye brugere ved henvendelse til Bierman & Bierman ApS via menupunktet Kontakt Bierman 13

14 Kontakt Bierman: Under menupunktet Kontakt Bierman kan der sendes beskeder, forespørgsler, kommentarerne m.v. til Bierman & Bierman ApS. Vedrører kontakten et specifikt abonnement, bedes abonnementsnummeret der fremgår af abonnementsoversigten, oplyses. Version