Regler om indtægtsdækket virksomhed

Transkript

1 Regler om indtægtsdækket virksomhed Indledning Centre og institutioner i Greve Kommune anvender indtægtsdækket virksomhed (IDV). IDV har til formål at skabe mulighed for indtægter ud over det budgetterede niveau, således at der skabes ekstraordinære ressourcer til udvidede eller forbedrende aktiviteter for borgerne samt til at udvikle kompetencer og arbejdsmetoder i opgaveløsningen. Indtægten ved IDV tilfalder derfor den eller de centre/institutioner, der har anskaffet indtægten, som er omfattet af det nedenstående regelsæt. Forudsætning For at kunne benytte IDV er det en forudsætning, at følgende overholdes: IDV skal til enhver tid foregå inden for den generelle lovgivning for kommuner, herunder kommunalfuldmagten, reklamelovgivningen, markedsføringsloven - samt eventuel speciallovgivning for området. IDV skal foregå inden for de af Byrådet vedtagne politikker, bl.a. om udbud, indkøb, habilitetsregler m.v. IDV skal foregå ud fra etiske og moralske hensyn for at sikre, at kommunens integritet, omdømme og uafhængighed bevares. IDV må ikke være konkurrenceforvridende i forhold til private virksomheder. Centrets/institutionens kerneopgaver skal til stadighed løses. Hvad er indtægtsdækket virksomhed Indtægtsdækket virksomhed er lig med de indtægter et center eller en institution modtager, og som ikke er en del af et i forvejen budgetteret beløb. Indtægtsdækket virksomhed skal være et naturligt supplement til centrets/institutionens normale virksomhed. Indtægtsdækket virksomhed kan omfatte følgende typer: Tildeling af legater, fonde og statslige/andre offentlige myndigheders puljer. Salg af ydelser og produkter inden for virksomheden Greve Kommune. Salg af ydelser og produkter til andre offentlige myndigheder. Indtægter ved sponsorater, reklamer m.v. fra virksomheder og private. Salg af nye former for ydelser og produkter ud over kerneydelserne til brugere af kommunens institutioner mv. efter nærmere dialog med centerchef/direktion herom. Ved salg af ydelser og produkter, skal prisfastsættelse til: Andre offentlige myndigheder foregå ud fra et princip om fuld omkostningsdækning, herunder fx husleje og overhead m.m. Andre dele af Greve Kommune foregå ud fra et princip om dækning af de direkte omkostninger herved. Brugere af kommunens institutioner foregå efter nærmere dialog med centerchef/direktion herom og efter princippet om dækning af de direkte omkostninger. Hvad betragtes ikke som indtægtsdækket virksomhed Ofte vil det være et center, hvor nedenstående gør sig gældende: Godkendt af ØPU xx.xx.2012 Greve Kommune, Økonomi & It Sagsbehandler: Michael Jeppesen 1

2 Indtægter, der er lovbestemte og/eller som er vedtaget/budgetlagt af Byrådet. Aktiviteter, omfattet af takstbetaling. Opgaver, der løses i et af Byråd/udvalg godkendt samarbejde med andre kommuner. Uddelinger fra statslige eller private pulje- og fondsmidler, hvor byråd/udvalg træffer beslutning om anvendelsen. Dokumentation Center for Økonomi & It udarbejder en samlet opgørelse af omfanget af IDV i kommunen, der aflægges sammen med regnskabet, og som Byrådet herefter behandler. Al IDV bogføres i kommunens økonomisystem Prisme, og skal kunne identificeres. Al IDV registreres sideløbende i centret/institutionen på et særligt skema, der er udarbejdet til formålet. I skemaet skal stå: Hvilket center/institution IDV en gælder Dato for modtagelse af indtægten Hvem, der har givet tilskud, sponsorat, puljemidler, betalt for ydelse udover kerneydelsen. Formålet med indtægten. Hvad har centret/institutionen brugt den konkrete IDV til Beløb i kr. Modtagelse af varer/ydelser som f.eks. slikposer (skal ikke prissættes) Godkendt af ØPU xx.xx.2012 Greve Kommune, Økonomi & It Sagsbehandler: Michael Jeppesen 2

3 Vejledning og inspiration til indtægtsdækket virksomhed Dette bilag uddyber retningslinjerne for indtægtsdækket virksomhed på 2 måder dels i form af vejledning og uddybning af de i reglerne skitserede rammer, og dels i form af eksempler til inspiration. Det henvender sig til ledere m.fl., der overvejer at anvende indtægtsdækket virksomhed. Indtægtsdækket virksomhed registrering og overblik Adgangen til at skabe indtægtsdækket virksomhed forstærker kravet om, at lederen til enhver tid har overblik over hele sit budget, og dermed de konsekvenser, der følger af at modtage indtægter udover budgettet. Indtægten vil ofte være af begrænset varighed, eller af engangskarakter, hvilket begrænser den mere langsigtede effekt af indtægten. Al indtægtsdækket virksomhed skal bogføres i kommunens økonomisystem, og skal adskilles fra posteringer under budgetrammen. For hvert regnskabsår skal indtægtsdækket virksomhed indberettes til Center for Økonomi & It. Skemaet findes som bilag hertil. Indtægtsdækket virksomhed formål og hovedkrav Indtægtsdækket virksomhed har til formål at skabe aktiviteter uden for en enheds normale drift, der finansieres fuldt ud af ekstra indtægter. I det følgende er nogle særligt væsentlige forhold uddybet til brug for overvejelser forud for iværksættelsen af indtægtsdækket virksomhed. Det drejer sig om: Etiske overvejelser Reklame og sponsorering Kommunalfuldmagt og konkurrencelovgivning m.v. Prisfastsættelse ved salg af ydelser Etiske overvejelser Iværksættelse af alle former for indtægtsdækket virksomhed kræver ledelsesmæssig overvejelse af, om den aktivitet, der omfattes af indtægtsdækket virksomhed, er forenelig med kommunens interesser. Det betyder bl.a., at det er en god ide at stille sig selv spørgsmål som Er samarbejdspartners interesser forenelige med kommunens? Vil samarbejdspartners produkt, virksomhed og image kunne skade kommunens anseelse? Får samarbejdspartneren en ikke hensigtsmæssig indflydelse på kommunens evt. omtale af samarbejdet? Udelukker samarbejde med én partner evt. andre mulige samarbejdspartnere? 3

4 Det er således en konkret bedømmelse, der afgør, om indtægtsdækket virksomhed i den konkrete situation er etisk korrekt. Eksempel A - sammenfaldende interesser mellem sponsor og kommune En støtteforening til en daginstitution, bestående af forældrene til børnene, sponserer institutionens arrangementer som f.eks. årlig kolonitur, tur til Det Kgl. Teater, fisk i akvariet, o.l. Støtteforeningen tilvejebringer sine indtægter fra salg af kalendere, julekort m.v. Støtteforeningens sponsorer støtter foreningen med tilskud, får logo på kalendere og julekort, og bistår støtteforeningen med praktiske ting vedrørende indsatsen, f.eks. trykning af kort og kalendere. Støtteforeningens arbejde går ud på at forbedre og udvikle daginstitutionens tilbud og vilkår. Støtteforeningens interesser er klart forenelige med daginstitutionens. Reklame og sponsorering Reklame Ved reklamering forstås i denne forbindelse en privat virksomheds anvendelse af kommunale aktiver til fremme af pågældende virksomheds produkter. I dette tilfælde består kommunens fordel af at modtage en indtægt for fremmed anvendelse af kommunal ejendom. For en nærmere beskrivelse af regelsættet på området henvises til Greve Kommunes Reklame og sponsorpolitik. Sponsorering o.l. Sponsorering kan betragtes som en aftale mellem en privat, kommerciel virksomhed og kommunen med præcisering af ydelser og modydelser. Kommunen vil her levere modydelsen i forhold til, at en privat virksomhed o.l. leverer varer og/eller tjenesteydelser til kommunen. Hvad modydelsen består i, kan variere fra ingenting (gave) over præsentation på en eller anden måde (positiv omtale i tale eller på skrift) til, at kommunen selv skal yde lidt for at kunne modtage sponsorstøtten. Eksempel B En privat virksomhed betaler for et legestativ i en børnehave mod opsætning af et messingskilt med oplysning om, hvem der har sponsoreret legestativet. Det forudsætter, at messingskiltet ikke på nogen måde strider imod de etiske regler, jfr. ovenfor om etik. Eksempel C En kommunal institution anvender vederlagsfrit materiale, udarbejdet og sponsoreret af en arbejdsgiverorganisation og en arbejdstagerorganisation. Anvendelsen forudsætter, at det ikke strider imod de etiske regler, jfr. ovenfor om etik. 4

5 Uddelinger fra puljer, fonde o.l. Centre/institutioner kan ansøge private fonde/legater m.v. og offentlige myndigheders puljer o.l. om støtte til navngivne aktiviteter som indtægtsdækket virksomhed. Forudsætningen for at se dette som indtægtsdækket virksomhed er fortsat, at det ikke i forvejen er budgetteret af kommunen. Kommunalfuldmagt og konkurrencelovgivning m.v. Kommunalfuldmagten indebærer, at kommunen kan løse en række opgaver uden udtrykkelig lovhjemmel. Det gælder samtidig, at kommuner ikke må drive erhvervsvirksomhed uden lovhjemmel og heller ikke påføre andre unfair konkurrence. Det betyder, at kommunen kan løse opgaver med tilknytning til den kommunale virksomhed som f.eks. reklame, sælge sin overskudskapacitet o.l. forudsat der ikke er tale om konkurrenceforvridning. Konkurrenceloven Har en kommunal beslutning 1 hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne, er den ikke omfattet af konkurrencelovens forbudsbestemmelser, uanset om den måtte have en konkurrencebegrænsende virkning. Eksempel: Det, at en ungdomsskole, der stiller PCére til rådighed for de unge vederlagsfrit, kan føre til utilfredshed hos områdets internetcaféer, som kan opleve tiltaget som konkurrenceforvridende. Situationen vil imidlertid som udgangspunkt være omfattet af kommunalfuldmagtsreglerne, fordi der forfølges en lovlig kommunal interesse, og der vil derfor heller ikke være tale om en overtrædelse af konkurrenceloven. Konkurrencerådet kan i de situationer, hvor en beslutning har hjemmel i almindelige kommunalfuldmagtsregler, beslutte at sende en henvendelse til kommunen, hvori man påpeger den konkurrencebegrænsende virkning. Konkurrencemyndighederne er meget opmærksomme på evt. konkurrenceforvridende offentlig støtte. En evt. ulovlig støtte vil efter konkurrenceloven kunne kræves tilbagebetalt. Eksempel D - konkurrenceforvridende salg En offentlig udstillingsvirksomhed indeholder aktive værksteder, hvor besøgende kan iagttage, hvordan gammelt håndværk udføres. Fra værkstederne sælges blandt andet keramik. Hvis prisen 1 Kilde: KL.dk 5

6 på keramik ikke indeholder alle omkostninger ved fremstillingen, er der tale om konkurrenceforvridning. Speciallovgivning Centre/institutioner med overvejelser om indtægtsdækket virksomhed skal herudover vurdere, om den for området gældende lovgivning giver muligheder eller begrænsninger herfor. Eksempelvis kan nævnes, at loven om folkebiblioteker giver biblioteker udvidede muligheder for indtægtsdækket virksomhed, og at loven om sundhed omvendt udelukker indtægtsdækket virksomhed i tandplejen. Man bør derfor kende de evt. særlige lovgivningsmæssige rammer inden for eget område. Udlejning/udlån af lokaler Kommunens udnyttelse af egne lokaler vil ofte variere over tid. Derfor vil der inden for rammerne af indtægtsdækket virksomhed kunne være overvejelser om evt. udleje af lokaler. Der gælder de følgende regler for lokaleudleje: Et lokale på en institution kan lejes ud til en privat virksomhed. Dette vil normalt forudsætte: o at udlejningen strækker sig over en kortere periode o at denne virksomhed ikke strider imod det kommunens etiske holdning - dvs. ingen uetisk skiltning, ikke opbevaring af ting, som har en negativ værdi for kommunens omdømme o.l. o at kommunen fortsat har opsyn med lokalerne (forsikringsspørgsmål) Prisfastsættelse ved salg af ydelser Når centre/institutioner sælger ydelser til andre, skal der ske en korrekt prissætning af ydelserne. Omkostningsægte priser er nødvendige for at sikre lige vilkår mellem private og offentlige leverandører. Prissætningen i det enkelte tilfælde er imidlertid afhængig af, hvem man sælger til: Salg internt i kommunen Salg af ydelser til andre offentlige myndigheder Salg til andre (private m.v.) Prisfastsættelsen i de enkelte situationer foregår principielt således: Alle direkte omkostninger medregnes v/salg internt i kommunen Pris v/salg til andre offentlige myndigheder v/salg til andre (private m.v.) Ja Ja Ja 6

7 Overhead til dækning af indirekte omkostninger medregnes Nej Ja Ja Omkostningsberegninger skal tage udgangspunkt i Økonomi- og Indenrigsministeriets regler for omkostningskalkulationer. Vejledningen kan hentes på følgende webadresse: kostningskalkulationer/afsnit/ /currentversion/kapitel%209.3.pdf Internt salg i kommunen Herved forstås, at en enhed sælger ydelser til andre enheder i kommunen. Prisen skal være udgiften til ydelsen uden overhead til dækning af indirekte omkostninger. Dvs. kun de udgifter, som den sælgende enhed har til ydelsen. Greve Kommune er én virksomhed, hvorfor der ikke skal beregnes tillæg til dækning af indirekte omkostninger. Salg af ydelser til andre offentlige myndigheder Kommunen kan udføre sådanne opgaver for andre offentlige myndigheder, som kommuner kan løse for sig selv. Kommunen kan således ikke levere helt nye ydelser til andre offentlige myndigheder. Derudover gælder, at centre/institutioner kun kan løse opgaver for ca. 1,5 mio. kr. i kontraktperioden for andre offentlige myndigheder, når opgaven er vundet efter udbud. Hertil kommer, at prisen for løsning under alle omstændigheder skal indeholde samtlige omkostninger ved at udføre opgaven. Uanset dette vil der være mulighed for at løse opgaver for andre offentlige myndigheder i mindre omfang. Salg til andre (private m.v.) Centre/institutioner har kun i begrænset omfang mulighed for at tilbyde brugerne af kommunens service salg af ydelser og produkter. De lovgivningsmæssige rammer er ikke ens på dette punkt: - I visse tilfælde som f.eks. hjemmeplejen forbyder lovgivningen kommunen i at sælge såkaldte tillægsydelser (ydelser ud over det visiterede). - I andre tilfælde er lovgivningen mindre restriktiv. Som eksempel kan nævnes, at biblioteksloven giver mulighed for at stille informationssøgningstjeneste til rådighed mod betaling. Centre/institutioner skal derfor kende den konkrete lovgivning på deres område. Som gode ledetråde for overvejelser gælder, - At kommunalfuldmagten og bestemmelserne om at undgå konkurrenceforvridning kan indebære, at det ikke er muligt at sælge ydelser fra kommunens side. - At kommunens centre og institutioner først og fremmest skal udføre sin såkaldte kerneopgave, og derfor ikke kan anvende ressourcer afsat til at udføre kerneopgaven til IDV.. - At centre/institutioner ikke uden videre kan deltage i samarbejde med private virksomheder om løsning af private virksomheders opgaver for herved at opnå indtægtsdækket 7

8 virksomhed. Dog kan et samarbejde tillades, hvis opgaverne indgår som en del af centrets/institutionens naturlige virksomhed, og samarbejdet er udgiftsneutralt eller indtægtsgivende for centret/institutionen/kommunen. Salg af nye former for ydelser og produkter ud over kerneydelserne til brugere af kommunens institutioner mv. skal ske efter nærmere dialog med centerchef/direktion herom. Prisfastsættelse af ydelser og produkter til brugere af kommunens institutioner skal ligeledes foregå efter nærmere dialog med centerchef/direktion og efter princippet om dækning af de faktiske omkostninger ved ydelsen. Prisfastsættelsen vil under alle forhold skulle følge ovenstående model. Eksempel F - internt salg En daginstitution konstaterer, at det er vanskeligt at besætte stilling som økonoma o.l. Institutionen forespørger kantinen og plejecentre, om de(n) i en periode vil kunne forestå leverancer af mad inkl. udbringning. Kantinen prisfastsætter ydelsen ud fra en dækning af de direkte omkostninger dvs. løn, materialer, transport o.l. Ingen overhead. Eksempel G - salg til andre offentlige myndigheder Biblioteket har indgået kontrakt med det lokale gymnasium om biblioteksfaglige ydelser ved at stille bibliotekarbistand til rådighed. Biblioteket prissætter ydelsen ud fra en dækning af løn og andre udgifter med tillæg af et bidrag til dækning af de indirekte omkostninger, jfr. skemaer ovenfor. Altså med overhead. Eksempel H - internt salg og salg til andre offentlige myndigheder En institution skal ansætte en person med kvalifikationer i en særlig pædagogik. Stillingen er deltid på 20 timer ugentlig. Rekruttering vanskeliggøres, fordi aktuelle ansøgere til stillingen kun er interesseret i fuldtids ansættelse. Institutionen har en klar fornemmelse af, at overskydende timer kan sælges som kursus- og konsulentaktivitet for kommunens daginstitutioner, og formentlig også til nabokommunens institutioner. Institutionen prisfastsætter ydelsen til naboinstitutionen ud fra, at alle de direkte omkostninger dækkes (primært løn og evt. andre driftsudgifter). Institutionen prisfastsætter ydelsen til nabokommunen ud fra samme plus et bidrag til dækning af de indirekte omkostninger. Også med overhead. Fællesfunktioners indtægtsdækkede virksomhed Et fællescenter vil kunne udføre opgaver for andre centre og institutioner i kommunen i større omfang, end der er afsat ressourcer til. Det forudsætter dog, at centret i forvejen har løst sine kerneopgaver i forhold til centre og institutioner - og derved brugt sine personaleressourcer hertil. 8

9 Et fællescenter kan derfor ikke tage sig betalt for leverancer af kerneopgaver til centre og institutioner. Centret vil i medfør af reglerne om indtægtsdækket virksomhed ikke kunne anvende denne fremgangsmåde, fordi det ikke sikrer ligelig adgang til udnyttelsen af centrets ressourcer. Prioriteringen af centrets opgaver skal løses på en anden måde end nævnt. Derimod vil et fællescenter kunne udføre andre opgaver for centre og institutioner forudsat dialog/aftale med direktionen herom. 9

10 Skema Indtægtsdækket virksomhed 2011 En gang årligt udarbejdes nedenstående skema og sendes til Center for Økonomi & It i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. For 2011 skal skemaet sendes til lka@greve.dk Center/institution: Dato: Modtaget af: Formål med IDV: I kr. xx.xx.xx I alt - Tips! Det er en fordel at have excelregnearket liggende på et drev og sideløbende opdatere arket, når I modtager IDV. For at åbne excelregnearket, stiller du dig i skemaet og dobbeltklikker med musen. Så er det aktiveret og du kan skrive. Skemaet udfylder du med: Hvilket center/institution IDV en gælder. Dato for modtagelse af indtægten. Hvem, der har givet tilskud, sponsorat, puljemidler, betalt for ydelse udover kerneydelsen. Formålet med indtægten. Hvad har centret/institutionen brugt den konkrete IDV til. Beløb i kr. 10