Journalistisk referat

Transkript

1 Journalistisk referat Mødet i dag havde som hovedfokus at skabe overblik over de forskellige udvalg og deres arbejde, opdatere udvalgende, samt at diskutere strukturen for Studenterhuset herunder også Fredagsbarens rolle og implementering i Studenterhuset. Derudover blev der også afholdt et oplæg vedrørende Podio, en online kommunikations- og samarbejdsplatform, samt en diskussion om hvorvidt vi bestyrelsen skulle bruge Podio. I forbindelse med opdateringen fra de forskellige udvalg, blev bestyrelsen informeret om, at arbejdet med at oprette en hjemmeside går godt, og fortsætter i kommunikationsudvalget. Derudover blev en re-strukturering af udvalgende besluttet, således der nu eksisterer 5 udvalg under Studenterhuset. Henholdsvis Kommunikationsudvalget, rekrutteringsudvalget, event-udvalget, arkitektudvalget og fundraising-udvalget. Disse udvalg fortsætter arbejdet ud fra de rammer der blev vedtaget, og som kan ses i bilagene fra mødet. Det store diskussionspunk på mødet var dog Studenterhusets struktur, og Fredagsbarens rolle herunder. Bestyrelsen blev på mødet ikke enige om at gå videre med det fremlagte udkast til struktur, men emnet blev i stedet udskudt til et senere møde, hvor både den fremlagte model og et alternativ til denne vil blive diskuteret. Det er bestyrelsens målsætning at der på dette møde vil blive træffet en endelig beslutning vedrørende Studenterhusets struktur. Oplægget om Podio var godt, og bestyrelsen var positive over for at benytte Podio til intern kommunikation hvis det kunne gøres gratis. Koster det penge skal det genovervejes. 1/6

2 Referat 1. Formalia Fremmødte var. Theis, Mads, Jonas, Natasha, Signe R, Anders, Sidsel, Signe G, Zyiad, Astrid, Frederik, Asger og Elisabeth. Ordstyrer: Theis Referent: Asger Referatet fra sidste bestyrelsesmøde bliver godkendt uden ændringer Dagsordenen bliver godkendt med følgende ændringer: Punkt 3.1 og 3.4 slettes fra dagsordenen, og vil blive diskuteret/behandlet af de relevante arbejdsgrupper Signe har enkelte kommentarer til årshjulet. Torsdagsbaren inden årsfesten bør rykkes fra kantinen til studenterhuset, for ikke at forstyrre de der forbereder årsfesten. Sidsel mente dog at det var meget hyggeligt med en torsdagsbar, selvom det kan komme i konflikt med kamarillaens arbejde. Det bliver vendt med kamarillaen, og beslutningen bliver taget der i fællesskab med fredagsbaren/studenterhuset. 2. Orienteringer/beskeder: I. Orientering fra kommunikationsudvalget Hjemmesiden bliver der arbejdet videre på. Kommunikationsudvalget fortsætter arbejdet. II. Orientering fra formandsskabet Formandsskabet giver beskeder(se dagsorden) ingen kommentarer. 3. Studenterhusets organisation I. Aktivitetshjulet 2/6

3 Ændringerne er blevet diskuteret med RUC's ledelse, og der forventes ikke problemer. Formandskabet arbejder videre med årshjulet og forhandler fortsat med ledelsen. Asger kommenterer kort på, at RUC's ledelse i forhandlingerne mente at vi som udgangspunkt skal forsøge at afholde arrangementer i studenterhuset, men at de har forståelse for at nogle arrangementer kan blive for store til huset, og således må holdes i kantinen. Emnet bliver ellers diskuteres videre i de relevante udvalg. II. Samarbejdsaftale med RUC's ledelse Signe R. spørger ind til formuleringen om, at RUC kan opstille regler for afholdelse af fredagsbaren. Det forklares, at det blot menes, at arrangementer skal afholdes i god ro og orden. Sætningen er ikke blevet taget aktivt i brug af RUC's ledelse, og skal derfor mere ses som en forsikring fra RUC's side. Sætningen med udliciteres diskuteres, og ordvalget bør måske ændres. Der er ikke nogle forslag til hvordan det skal omformuleres. III. Organisationsstrukturen i studenterhuset(inklusivt fredagsbaren) Theis giver en kort redegørelse vedrørende strukturen. Det er nødvendigt at 2/3-dele af fredagsbarens bestyrelse er over 25år. Det nuværende udkast er som følger: Studenterhuset udpeger én person over 25år, og fredagsbaren udpeger 2 personer, hvoraf en af dem er over 25år. Dette er fredagsbarens bestyrelse. Derudover vælges der en ledelse der står for den daglige drift af fredagsbaren. Denne ledelse har studenterhuset ikke nogle plads i. Theis fremlægger en grafik vedrørende den økonomiske struktur i fredagsbaren. Overordnet set, fastholder fredagsbaren råderet over en del af økonomien, mens en del af overskuddet overgår til studenterhuset. Ved store en-gangs udgifter kan fredagsbaren ansøge om penge fra Studenterhuset. Den daglige drift, penge til de frivillige og Fredagsbar-puljen styres stadigt af Fredagsbaren. Derudover oprettes der en pulje der fungerer som fredagsbaren 'eget' overskud her har fredagsbaren ligeledes fuld råderet. (Se Theis grafik) Det er vigtigt at understrege at disse forslag i skrivende stund stadigt bliver forhandlet. Fordele og ulemper ved forslagene diskuteres. 3/6

4 Astrid vil gerne have til referat, at hun er meget kritisk over for udkastet. Hun mener ikke, at den fremlagte model er i studenterhusets interesse, og mener at det er vigtigt at overskuddet overgår fuldstændigt til studenterhuset. Astrid ønsker at vi skaber en organisation ikke to. Asger er uenig med Astrid og ønsker det ligeledes til referat. Han mener at denne løsning både giver mulighed for, at Fredagsbaren selvstændigt kan fortsætte udviklingen af konceptet 'fredagsbar' og idé-udvikle samtidigt med at studenterhuset får en fast indtægtskilde. Overordnet set diskuteres det: Hvorvidt denne model vil være skadende for en fælles 'studenterhus'-identitet, eller om identiteten kan/bliver skabt i fællesskab. At Fredagsbaren har ønske om at bibeholde muligheden for selvstændig udvikling. At Studenterhuset ikke får nok penge ud af modellen. Hvordan overskuddet konkret skal fordeles fordelingen mellem FB-fonden, opsparingen etc. Mere konkret ønsker Mads en ændring i den økonomiske struktur, således at overskuddet bliver fordelt mere simpelt eventuelt blot 50/50 mellem fredagsbaren og studenterhuset Efter de indledende diskussioner følger en kort diskussion om hvordan vi i bestyrelsen skal forholde os til det videre forløb. Emnet udskydes til næste uge hvor det vil være eneste punkt på dagsordenen. Her skal den fremlagte model diskuteres sammen med fredagsbarens udkast til vedtægter, ligesom et alternativt forslag skal udarbejdes til diskussion. Det alternative udkast forberedes af Astrid. Til dette møde inviteres også repræsentanter fra fredagsbaren. Målet er her at komme frem til et kompromis, og en løsning på strukturen. Studenterhuset har til hensigt at træffe en beslutning på mødet i næste uge. Theis udsender en Doodle vdr. Datoen. (datoen blev efterfølgende fastlagt til fredag d. 10. maj fra 14-17) IV. Tidslinje Bliver behandlet af de relevante udvalg, og diskuteres ikke yderligere 4. Opdatering af bestyrelsens udvalg 4/6

5 Udvalgende bliver opdateret, og de nye udvalg er som følger: Kommunikationsudvalget Signe R, Signe G, Sidsel Rekrutteringsudvalg Natasha, Anders, Ziyad Eventudvalg Asger, Signe G, Astrid, Jonas Arkitektudvalget Ziyad, Anders, Natasha, Asger, Elisabeth Fundraisingudvalget Jonas, Theis (og økonomi-udvalget?) Det diskuteres hvorvidt udvalgene skal være åbne for studerende der ikke er i bestyrelsen. Der er både fordele og ulemper ved at åbne op for udvalgene. Det besluttes at de udvalg der ønsker det, og finder det nødvendigt kan åbne op men at tilføjelsen af frivillige studerende selvfølgelig først skal ske, når der er noget for de frivillige at lave. 5. Podio online arbejdsplatform I. Præsentation v/ Signe R. og Sidsel Podio bliver præsenteret. Yderligere informationer kan findes på hjemmesiden podio.com. Podio er en platform for projektgrupper, organisationssamarbejde og lignende. Designmæssigt minder Podio om Facebook. Podio indeholder både workspaces hvor arbejdsgrupperne kan dele deres arbejde, en kalender der kan deles blandt alle gruppens medlemmer, en mødeplanlægger og andre gode ting. II. Diskussion af Podio Muligheden for at benytte Podio til intern kommunikation diskuteres, og der er generelt en positiv stemning for det. Kan Podio benyttes gratis, bør vi bruge det i bestyrelsen. Koster det penge, må vi genoverveje situationen. 6. Kommende møder I. Arbejdsdag Theis opretter en doodle med datoer. II. Møde med direktøren for Studenterhuset i København 5/6

6 Theis planlægger dato, der afhænger af hvornår direktøren selv kan. III. Studietur til studenterhusene ved Aalborg og Århus universitet Det er usandsynligt at hele bestyrelsen kan tage af sted samme dag, men der bør arbejdes hen mod det. Datoen afhænger af, hvornår Studenterhuset i Aalborg og Århus har tid. Derudover diskuteres det også, at vi eventuelt kan besøge CBS. 7. Evt. Årshjulet skal ændres i forhold til at fredagsbaren ønsker at have åbent i kantinen i flere uger, grundet det forventede store antal kunder. Det drejer sig om perioden fra primo februar til medio april, samt primo september til primo november ifølge fredagsbaren. Event-udvalget skal arbejde på en række fede events, der skal sikre at Studenterhuset fungerer og er samlingspunkt allerede ved semesterstart, selvom vi på det tidspunkt endnu ikke har et fysisk studenterhus. 6/6