De tre mest ressourcekrævende borgere: find nye løsninger på de daglige opgaver DREJEBOG

Transkript

1 De tre mest ressurcekrævende brgere: find nye løsninger på de daglige pgaver DREJEBOG

2 1. Frmål udvikle g afprøve nye måder at løse pgaverne med de tre mest ressurcekrævende brgere give medarbejderne en brugbar metde til at undersøge g analysere de pgaver i hverdagen, sm knytter sig til de mest ressurcekrævende brgere Målet med frløbet er at frbedre medarbejdernes ergnmiske g psykiske arbejdsmiljø g øge arbejdsglæden ved at frbedre medarbejdernes kmmunikatin g samarbejde med ressurcekrævende brgere. Frløbet er bygget p m en systematisk løsning af de prblemer, sm knytter sig til de mest ressurcekrævende brgere. Sm hjælperedskab anvendes metden struktureret kllegial dialg. Ni nøglemedarbejdere er mest invlveret i frløbet. De samarbejder m systematisk at: afdække de prblemer, der knytter sig til de tre mest ressurcekrævende brgere afdække årsagerne til prblemerne kmme med frslag til løsninger på prblemerne afprøve g tilpasse løsningerne, så de fungerer i praksis. Når frløbet er slut, er de væsentligste prblemer knyttet til de mest ressurcekrævende brgere løst. Derudver har arbejdspladsen fået erfaringer med at arbejde knkret med løsning af denne type prblemer ved hjælp af struktureret dialg. Fremver vil arbejdspladsen derfr have frudsætninger fr at kunne løse tilsvarende prblemer med andre ressurcekrævende brgere. Knsulenten hjælper arbejdspladsen med at styre igennem prcessen g få den til at glide. Knsulenten skal sikre, at nøglemedarbejderne gennemgår alle elementerne i den strukturerede kllegiale dialg dvs. at medarbejderne undersøger hver enkelt udvalgt brger g brgerpgave systematisk, når de analyserer prblem g årsag g finder frslag til g afprøver løsninger. Heri indgår gså, at knsulenten hjælper arbejdspladsen med at tilpasse frløbet, så det bliver muligt at gennemføre g stadig pfylder intentinen. Knsulenten støtter arbejdspladsen med at analysere g målrette frløbet. Det er ikke knsulentens ansvar at kmme med frslag til løsninger. Det er arbejdspladsen selv, sm finder løsningerne. Hvis ikke det er muligt, så hjælper knsulenten arbejdspladsen med at finde ud af, hvilken frm fr evt. ekstra hjælp de måtte have brug fr. Det kan fx være, at arbejdspladsen har brug fr anden prfessinel hjælp, andre materialer eller andre hjælpemidler. Knsulenten bør have erfaring med at drive gruppeprcesser inden fr psykisk arbejdsmiljø. 2

3 Den daglige leder (gruppe- eller mellemleder fra afdelingen) bakker nøglemedarbejderne p igennem hele frløbet g bistår dem bedst muligt. Derudver skal den daglige leder sikre, at medarbejderne har den frnødne tid til rådighed ved fx at tilpasse deres daglige pgaver under frløbet. Arbejdsmiljørganisatinen hjælper g vejleder nøglemedarbejderne. De skal gså sikre, at frløbet bliver frankret på hele arbejdspladsen. Repræsentanter fr arbejdsmiljørganisatinen indgår derfr i styregruppen. Den daglige leder g nøglemedarbejderne kan med frdel undersøge, m de kan inddrage det eksisterende APV-arbejde i frhld til den enkelte brger g de dertil relaterede pgaver i frløbet. Styregruppen består af: Den øverste leder (frstander/institutinsleder/mrådeleder eller en anden beslutningstager fra det øverste ledelsesniveau) Den daglige leder (gruppe- eller mellemleder fra afdelingen) Medarbejderrepræsentant (fx tillidsrepræsentant g/eller en persn fra MED/arbejdsmiljørganisatinen) Arbejdsmiljørepræsentant Knsulenten (fra kmmunen/reginen, fx arbejdsmiljø- eller udviklingsknsulent). Knsulenten, arbejdsmiljørepræsentanten g den daglige leder udpeger en arbejdsgruppe fr hver af de tre mest ressurcekrævende brgere. Hver arbejdsgruppe består af tre nøglemedarbejdere ni nøglemedarbejdere i alt. Arbejdsgrupperne skal arbejde systematisk med at undersøge g analysere prblemer, årsager g løsninger knyttet til de arbejdsmæssige pgaver med de tre mest ressurcekrævende brgere. Arbejdsgrupperne g knsulenten skal i fællesskab sikre, at frløbet skrider frem, g at der bliver fundet løsninger g udarbejdet handlingsplaner fr hver enkelt brger. Efter frløbet frtæller nøglemedarbejderne m erfaringerne med at løse prblemer fr særligt ressurcekrævende brgere, herunder metden struktureret kllegial dialg, g hjælper deres klleger med at bruge metden i frhld til andre brgere. Alle medarbejdere skal rienteres m g mtiveres til at deltage i frløbet, inden det starter. Det kan fx ske på et persnalemøde fr alle arbejdspladsens medarbejdere. Her frtæller den daglige leder g den øverste leder m frløbet g baggrunden fr, at ledelsen har valgt at gennemføre det. 3

4 Den daglige leder g den øverste leder skal indgå aftale med en intern knsulent fra kmmunen/reginen (fx en arbejdsmiljø- eller udviklingsknsulent) m at fungere sm prcesvejleder gennem hele frløbet. Derudver skal den daglige leder g den øverste leder tage kntakt til t medarbejderrepræsentanter (fx tillidsrepræsentant g/eller en persn fra MED/arbejdsmiljørganisatinen) samt evt. visitatr. De rienterer dem m frløbet g inddrager dem i styregruppen. Den daglige leder g den øverste leder skal sikre, at: der er tilstrækkeligt persnale til rådighed under frløbet især til at aflaste de ni nøglemedarbejdere, sm har ekstra pgaver i frbindelse med frløbet arbejdspladsen har mulighed fr at afhlde eventuelle afledte udgifter i frbindelse med frløbet arbejdsplanen tager højde fr planlagte møder fr hhv. alle arbejdspladsens medarbejdere g nøglemedarbejderne at der er afsat ekstra tid i arbejdsplanen til at afprøve de freslåede løsninger, da det kan påvirke rganiseringen af det daglige arbejde. Den daglige leder g den øverste leder bør gså verveje, m brgere g evt. pårørende skal infrmeres m frløbet, g hvrdan det bedst kan ske. Knsulenten sætter sig grundigt ind i den institutin/afdeling, han/hun skal arbejde med. Det kan eventuelt ske med hjælp fra den daglige leder. Det er vigtigt at være pmærksm på, hvilke kernepgaver medarbejderne varetager, g hvrdan arbejdet er rganiseret (fx team, grupper). Derudver er det væsentligt at få plysninger m, hvilke frløb arbejdspladsen ellers har deltaget i. Det giver knsulenten et bedre grundlag fr at gennemføre frløbet ud fra de frudsætninger, arbejdspladsen har. Frberedelse af frløbet, analyse af institutinens dagligdag g arbejdsmiljø, løbende prcesstøtte, udarbejdelse af mødereferater g afslutning af frløbet: 40 timer Møder på institutinen, sm fremgår af drejebgen: 49 timer 4

5 Herunder ses de frskellige faser i frløbet: 1. Indledende møde 2. Styregruppemøde 1. Indledende persnalemøde 2. Medarbejdere vervejer brgere 3. Persnalemøde 4. Møde m udvælgelse 1. Arbejdsgrupper mødes med knsulent 2. Styregruppemøde med præsentatin af frslag 3. Persnalemøde med præsentatin af frslag 1. Indsamling af erfaringer 2. Løbende dialg i arbejdsgrupper 3. Midtvejsevaluering/ persnalemøde 1. Afsluttende styregruppemøde 2. Persnalemøde med evaluering 5. Orientering m valg FASE 1. Frberedelse FASE 2. Udvælgelse af brgere FASE 3. Udvikling FASE 4. Implementering FASE 5. Evaluering g frankring Ca. 2 måneder Ca. 2 uger Ca. 1 måned Ca. 3 måneder Ca. 2 uger 5

6 Styregruppemøde: 3 timer til både knsulenten, den øverste leder, den daglige leder, medarbejderrepræsentanten g arbejdsmiljørepræsentanten. At sikre, at de verrdnede rammer fr frløbet er på plads. Det er vigtigt, at arbejdspladsen bakker p m frløbet på alle niveauer, hvis det skal blive en succes. Styregruppen. Den daglige leder. Hele fase 1 varer p til 2 måneder, alt efter hvr hurtigt det går med at prette en styregruppe g frankre frløbet på arbejdspladsen. Det kan fx tage tid at få den øverste ledelse g det plitiske system invlveret i frløbet. At der freligger en detaljeret plan ver møder, aktiviteter g deltagere i frløbet. Den daglige leder g/eller den øverste leder aftaler med knsulenten, hvrdan frløbet skal gennemføres. Den daglige leder g den øverste leder nedsætter styregruppen, g der hldes et knstituerende møde (et møde af 3 timers varighed). Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være at: afklare frventninger til frløbet g pstille de mål, sm skal pnås afklare, hvrdan rlle- g ansvarsfrdelingen skal være mellem knsulenten, den daglige leder g arbejdsmiljørganisatinen/repræsentanten fr at kunne gennemføre frløbet g sikre den rette styring af det beslutte, hvrdan resten af arbejdspladsen g nøglemedarbejderne bliver infrmeret m g invlveret i frløbet afklare, hvrdan frløbet indgår i det eksisterende arbejdsmiljøarbejde (evt. APV-arbejde) udarbejde en plan fr frløbet, så alle ved, hvr g hvrnår de enkelte aktiviteter finder sted herunder beslutte, hvrdan afprøvningen af de freslåede løsninger skal fregå, så alle relevante medarbejdere inddrages (fx rientering til aftenhld g andre faggrupper m frløbet) 6

7 Knsulenten skal sørge fr, at styregruppen mfatter alle relevante deltagere, g at arbejdsmiljørganisatinen er repræsenteret med en medarbejderrepræsentant. 7

8 Indledende persnalemøde: 1 time til både knsulenten, den daglige leder g alle medarbejderne Persnalemøde: 1 time til både knsulenten, den daglige leder g alle medarbejderne Møde m udvælgelse: 1 time til både knsulenten, den daglige leder g arbejdsmiljørepræsentanten. At udvælge de tre brgere, sm skal være mdrejningspunkt i frløbet. Den daglige leder, alle medarbejdere i gruppen/afdelingen samt knsulenten. Knsulenten g den daglige leder. Hele fase 2 varer 1-2 uger. Skema ver de brgere, sm medarbejderne synes er mest ressurcekrævende at arbejde med. Skemaet kan evt. genbruges, hvis arbejdspladsen vælger at arbejde med nye/andre ressurcekrævende brgere. Den daglige leder, arbejdsmiljømedarbejderrepræsentanten g knsulenten bruger skemaet sm grundlag fr at udarbejde en liste med de tre brgere, sm skal indgå i frløbet. De begrunder, hvrfr netp disse brgere skal indgå i frløbet. (Et persnalemøde af 1 times varighed) Præsentatin af frløbet fr alle medarbejdere på arbejdspladsen. Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Plenum: Den daglige leder præsenterer styregruppen g den kmmunale/reginale knsulent. Lederen frtæller, hvad frløbet går ud på, g hvrdan det skal gribes an på arbejdspladsen. Knsulenten g lederen kan med frdel præsentere frløbet på en tavle eller plakat, sm efterfølgende bliver hængt p et centralt sted. Knsulenten kmmer med eksempler på prblemer, der kan være relevante at verveje, når medarbejderne skal kmme med frslag til, hvilke brgere der skal indgå i frløbet. (Se beskrivelsen af prblemstillinger i faktaark 1). Den daglige leder beder alle medarbejdere m at tænke ver, hvilke brgere det vil være relevant at fkusere på i frløbet, g begrunde hvrfr. Lederen udleverer et skema til 8

9 hver medarbejder (faktaark 3), sm de kan udfylde i løbet af 1-2 uger. Dette skema medbringer de ved næste persnalemøde. Den daglige leder beder alle medarbejdere verveje, m de ønsker at deltage i frløbet sm nøglemedarbejder. (I løbet af 1-2 uger) Alle medarbejdere vervejer, hvilke brgere de mener, bør indgå i frløbet. Den daglige leder svarer på eventuelle spørgsmål, medarbejderne måtte have m dette. (Alle medarbejdere præsenterer g begrunder deres frslag til de tre mest ressurcekrævende brgere) (Et møde af 1 times varighed, fx et persnalemøde/fællesmøde). Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Plenum: Knsulenten refererer krt, hvad medarbejderne blev bedt m på sidste møde, g beder medarbejderne frtælle, hvad de har skrevet på skemaerne, de fik uddelt ved sidste møde. Herefter skriver knsulenten på en tavle/flipver navnene på de brgere, sm medarbejderne har fundet frem til bør indgå i frløbet. Mødedeltagerne diskuterer de listede brgere i fællesskab. Knsulenten plyser, at den daglige leder, arbejdsmiljørepræsentanten g knsulenten udvælger tre brgere g ni nøglemedarbejdere, sm kmmer til at indgå i frløbet. Alle medarbejdere bliver infrmeret m valget. (Den daglige leder, arbejdsmiljørepræsentanten g knsulenten udvælger brgere g nøglemedarbejdere til frløbet) (Et møde af 1 times varighed gerne i frlængelse af persnalemødet). Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Den daglige leder, arbejdsmiljørepræsentanten g knsulenten diskuterer de brgere, sm medarbejderne vurderede sm særligt ressurcekrævende på persnalemødet. De anvender både medarbejdernes begrundelser g eventuelle visitatinsbeskrivelser af brgerne. De udvælger i fællesskab tre brgere til frløbet. Bagefter udvælger de ni nøglemedarbejdere til frløbet blandt dem, sm er interesserede i at deltage i frløbet, g sm har mest kntakt til de udvalgte brgere. Den daglige leder taler efterfølgende med nøglemedarbejderne g sikrer, at de vil deltage i frløbet. (Til resten af medarbejderne g nøglemedarbejdere). Den daglige leder rienterer alle medarbejdere m, hvilke brgere g nøglemedarbejdere der skal deltage i frløbet, g frklarer eventuelt frløbet igen. Det sker fr at sikre, at alle er klar 9

10 ver, hvem der deltager i frløbet. Det fregår ved førstkmmende lejlighed, fx på et mrgenmøde. Lederen kan evt. henvise til tavle/plakat, hvr frløbet er beskrevet. Det er vigtigt at fremhæve en bred tilgang ver fr medarbejderne, således at de bliver pmærksmme på, at de gså skal verveje andre faktrer end lige selve brgeren, når de tænker på, hvilke brgere der bør indgå i frløbet. Det kan fx gså være pårørende, sm er ressurcekrævende g giver særlige udfrdringer. 10

11 Arbejdsgrupperne: 18 timer til knsulenten g 10 timer til hver af de ni nøglemedarbejdere Styregruppemøde: 2 timer til både knsulenten, den øverste leder, den daglige leder, medarbejderrepræsentanten, arbejdsmiljørepræsentanten g hver af de ni nøglemedarbejdere Persnalemøde: 2 time til både knsulenten, den daglige leder g alle medarbejderne. At de tre arbejdsgrupper afdækker, hvilke prblemer, årsager g løsninger der er i frhld til de tre ressurcekrævende brger g de arbejdsmæssige pgaver frbundet hertil. Sm redskab benytter arbejdsgrupperne metden struktureret kllegial dialg (se faktaark 2). Den daglige leder, de ni nøglemedarbejdere, knsulenten g den øvrige styregruppe. Knsulenten deltager i de første møder i arbejdsgrupperne. På disse møder analyserer arbejdsgrupperne prblemer g årsager vha. struktureret kllegial dialg. Den daglige leder g nøglemedarbejderne. Hele fase 3 varer 2-4 uger. De tre arbejdsgrupper udfylder skemaet til årsagsanalysen (faktaark 4) ved at gennemføre en struktureret kllegial dialg (faktaark 2). Nøglemedarbejderne indarbejder den undersøgende/systematiske arbejdsmetde struktureret kllegial dialg. Arbejdsgrupperne udfrmer en handlingsplan g en liste ver knkrete løsninger, sm de efterfølgende skal afprøve fr hver enkelt brger. De skal benytte faktaark 5 til at udfrme handlingsplan g knkrete løsninger. (10 timer pr. nøglemedarbejder, kan bruges på møder g/eller fx i brgerens hjem.knsulenten har 6 timer til hver arbejdsgruppe). Nøglemedarbejderne g den daglige leder aftaler (evt. i samarbejde med knsulenten), hvrdan prcessen skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Knsulenten mødes med den enkelte arbejdsgruppe. I fællesskab gennemgår de prblemer g udfrdringer med den udvalgte brger ved hjælp af struktureret kllegial dialg. Udgangspunktet fr arbejdet er de prblematikker, sm blev listet fr de tre mest ressurcekrævende brgere under fase 2. Der er pstillet frskellige spørgsmål g en vejledning (faktaark 2), sm arbejdsgruppen kan benytte til analysen af arbejdspgaverne. 11

12 Der indgår tre hvedspørgsmål i dialgen: Hvad kan årsagen til prblemerne være? Hvilke knkrete frslag til løsninger er der? Er der fx rganisatriske frhld, sm bør ændres, fx i visitatinen? Det er vigtigt, at nøglemedarbejderne fkuserer på prblemerne g analyserer dem, før de begynder at kmme med frslag til løsninger. Det vil sikre, at arbejdsgruppen får en grundig dialg m hvert enkelt prblem. Arbejdsgrupperne anvender skemaet i faktaark 4 til at afdække årsagerne til prblemerne. (Et møde af 2 timers varighed). Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Præsentatin: En repræsentant fra hver arbejdsgruppe frtæller, hvrdan de har gennemgået prcessen med først at finde prblem g derefter årsag, g fremlægger herefter arbejdsgruppens frslag til løsning fr styregruppen. Styregruppen vurderer, m det er bedst at gennemgå alle tre arbejdsgrupper samlet, eller m der skal være tid til at diskutere g stille spørgsmål til frslagene efter hver enkelt arbejdsgruppes plæg. Plenum (enten lige efter hvert plæg eller til slut): Styregruppen g arbejdsgrupperne diskuterer de knkrete frslag til løsning, i frhld til m det er muligt at gennemføre ændringerne. Knsulenten er rdstyrer g skal sikre, at diskussinen er knstruktiv. Mødet skal munde ud i en pririteret liste ver frslag til løsninger fr hver af de tre brgere. Knsulenten skriver listen på en tavle eller flipver. Udvikling af handlingsplaner: Styregruppen g de tre arbejdsgrupper udarbejder i fællesskab en handlingsplan fr, hvrdan deres frslag til løsninger bliver fremlagt fr alle medarbejdere, sm har med de respektive brgere at gøre. Knsulenten er rdstyrer g skal sikre, at der freligger en handlingsplan, når alle går fra mødet. Alle medarbejdere får efterfølgende udleveret handlingsplanen. Styregruppen beslutter, m det er den daglige leder eller knsulenten, sm skal stå fr dette. (Et møde af 2 timers varighed). Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Plenum: De tre arbejdsgrupper frtæller m prcessen med prblem- g årsagsanalyse gennem struktureret kllegial dialg g præsenterer den handlingsplan, sm de har udarbejdet i fællesskab med styregruppen. Arbejdsgrupperne fremlægger de knkrete frslag til løsning af prblemerne med de ressurcekrævende brgere fr de resterende medarbejdere. Alle kan stille spørgsmål g kmme med kmmentarer, så frslagene tilpasses. Knsulenten styrer diskussinen, så det bliver en knstruktiv dialg, g så alle bliver tilfredse med den endelige plan. 12

13 Det er knsulentens pgave at sikre, at arbejdsgrupperne analyserer g undersøger de grundlæggende årsager til prblemerne til bunds, før de begynder at kmme med løsningsfrslag. Det er fte lettere at gå direkte fra prblem til løsning, men det er ikke hensigten her. Nøglemedarbejderne har lettere ved at finde velbegrundede frslag til løsninger, når de frstår årsagerne til prblemerne. Knsulenten skal gså være pmærksm på, at alle faggrupper inddrages, når løsningsfrslagene diskuteres blandt medarbejderne. Hvis alle ikke kan deltage ved persnalemødet (aktivitet 3), infrmeres der m løsningsfrslagene på anden vis. 13

14 Tilpasning af løsninger: 15 timer til både knsulenten g hver af nøglemedarbejderne, 6 timer til både arbejdsmiljørepræsentanten g den daglige leder Midtvejsevaluering / persnalemøde: 3 timer til både knsulenten, den øverste leder, den daglige leder g alle medarbejderne. At afprøve, m de frslag til løsninger, sm er kmmet frem under fase 3, kan anvendes i det daglige arbejde At implementere de tilpassede løsninger i den daglige drift. Alle medarbejdere, sm arbejder med den enkelte brger, skal være med til at afprøve løsningen. Det vil sikre, at løsningen kan bruges både under dag- g aftenvagter. Den daglige leder g de tre arbejdsgrupper. Medarbejderne, der er tilknyttet de tre udvalgte brgere, afprøver de valgte løsninger i løbet af de første 2-4 uger. Hele fase 4 strækker sig ver 3 måneder. Inden denne fase skal arbejdspladsen muligvis indkøbe materialer, eller medarbejderne skal mdtage undervisning eller andet, sm styregruppen har vurderet skal til fr at løse prblemerne. Hvis det ikke er muligt, må styregruppen g arbejdsgrupperne finde alternative frslag til løsning af prblemet. At prblemerne med de ressurcekrævende brgere g pgaverne frbundet hermed bliver løst At indsamle medarbejdernes erfaringer fra afprøvningsfasen. Knsulenten, den daglige leder g arbejdsgrupperne aftaler, hvrdan afprøvningen af de valgte løsninger skal frløbe. Arbejdsgrupperne g knsulenten bør hele tiden tilpasse løsningen, så medarbejderne g brgeren har gavn af frløbet. Afprøvningen tilrettelægges, så den passer bedst muligt ind i dagligdagen. Nøglemedarbejderne mødes med knsulenten i 5 timer pr. brger g med den daglige leder 2 timer pr. brger. Nøglemedarbejderne har derudver hver 6 timer til løbende dialg i arbejdsgruppen. Arbejdsmiljørepræsentanten g -rganisatinen inddrages i prcessen. Fx kan de udveksle erfaringer med medarbejderne m at indføre nye praksisser på arbejdspladsen. Arbejdsmiljørepræsentanten mødes med arbejdsgrupperne i 2 timer pr. brger. 14

15 En brugbar fremgangsmåde kan være: Medarbejderne afprøver de valgte frslag til løsninger på de tre ressurcekrævende brgere. Medarbejderne får erfaringer af at afprøve løsningerne g bør skrive krtfattet m deres erfaringer. Det kan fx ske sm led i arbejdspladsens almindelige rutiner (Kardex, jurnal m.v.). Det er en frdel, at den daglige leder er pmærksm på fremdriften i afprøvningen, så de daglige, faste pgaver ikke tager al tiden. De medarbejdere, sm arbejder med de tre udvalgte brgere, mødes af g til g diskuterer afprøvningen ud fra den snak, de havde med knsulenten. Nøglemedarbejderne mødes i deres arbejdsgrupper fr at udveksle erfaringer g reflektere ver, hvrdan løsningen fungerer i praksis i frhld til de prblemer, de analyserede sig frem til fr de tre mest ressurcekrævende brgere i fase 3. De skal reflektere ver både de gde g de dårlige erfaringer. Nøglemedarbejderne udfylder skema til analyse af sammenhængen mellem prblem, årsag g løsning (faktaark 5). De tre arbejdsgrupper mødes i løbet af prcessen med den daglige leder g arbejdsmiljørepræsentanten g gennemgår frslagene til løsninger. Arbejdsgrupperne kan gså mødes indbyrdes g udveksle erfaringer m prcessen. Mødet varer 3 timer g er fr alle de medarbejdere, der har deltaget i frløbet, samt fr styregruppen g evt. andre relevante medarbejdere i kmmunen/reginen g/eller MED/arbejdsmiljøudvalg. Knsulenten g den daglige leder har ansvaret fr mødet g aftaler tidspunkt, g hvrdan det skal frløbe. Ved midtvejsevalueringen undersøger de invlverede medarbejdere, m de valgte løsninger løser prblemerne tilstrækkeligt g ikke medfører nye prblemer. Hvis ikke, justerer medarbejderne de valgte løsninger g sikrer, at de passer ind i dagligdagen. Sm hjælpeværktøj til denne prces udfylder medarbejderne skemaet i faktaark 6 m de resultater, der er kmmet ud af hele frløbet. Daglig leder, arbejdsmiljørepræsentant g nøglemedarbejderne laver en handlingsplan fr det videre arbejde, evt. tilpasning af løsningerne. Knsulenten arbejder med at sikre, at: prcessen skrider frem medarbejderne nterer deres erfaringer på den aftalte måde g sammen indsamler erfaringer med at afprøve de valgte løsninger den valgte løsning hele tiden bliver tilpasset, så medarbejdere g brgere har gavn af frløbet afprøvningen passer bedst muligt ind i dagligdagen. Ved midtvejsevalueringen er det særligt vigtigt at give medarbejderne mulighed fr at kmme til rde med frustratiner g kmmentarer til fremgangsmåden, så frløbet tilpasses bedst muligt ind i dagligdagen. 15

16 Afsluttende styregruppemøde: 2 timer til både knsulenten, den øverste leder, den daglige leder, medarbejderrepræsentanten g arbejdsmiljørepræsentanten Persnalemøde med evaluering: 1 time til både knsulenten, den daglige leder g alle medarbejderne. At undersøge, hvilken effekt frløbet har haft på det daglige arbejde. At undersøge, m det er muligt at bruge erfaringerne med at fkusere på brgere med særlige prblemer ved hjælp af struktureret kllegial dialg til gså i fremtiden at frbedre arbejdsmiljøet g frhldet til brgerne. Alle medarbejdere, den daglige ledelse, knsulenten g den øvrige styregruppe. Andre relevante persner på arbejdspladsen eller kmmunen/reginen kan eventuelt gså deltage. Knsulenten, den daglige leder g arbejdsmiljørganisatinen/repræsentanten. T møder af henhldsvis 2 g 1 times varighed. At arbejdspladsen har fastlagt en plan fr, hvrdan den arbejder videre med den samme tilgang til nye brgere, når frløbet er afsluttet, g hvrdan arbejdspladsen vil gribe det an uden støtte fra fnden. (Herunder evaluering g diskussin af frankring af frløbet) (1 time) Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Knsulenten er rdstyrer g kan tage udgangspunkt i følgende dagsrden: Diskussin af, m mål g frventninger til frløbet er blevet pfyldt. Afklaring af, hvrdan arbejdspladsen har fasthldt de pbyggede rutiner, g m arbejdspladsen skal ændre rutinerne eller etablere nye rutiner. Evaluering af, m deltagerne i styregruppen har haft den rigtige rlle- g ansvarsfrdeling til at kunne gennemføre g styre prcessen. Beslutning m, hvrdan resten af arbejdspladsen (g fx resten af kmmunen/reginen) bliver infrmeret m resultatet af frløbet. Fx m de tre arbejdsgrupper eller den daglige leder kunne frtælle andre afdelinger m deres erfaringer med frløbet. 16

17 Afklaring af, hvrdan frløbet kan indgå i det eksisterende arbejdsmiljøarbejde (evt. APV-arbejde). Udarbejdelse af en plan fr det videre arbejde med at løse prblemer fr særligt krævende brgere ved hjælp af struktureret kllegial dialg. Fx m den daglige leder g medarbejderne på arbejdspladsen har lyst til at benytte samme frløb med nye brgere g medarbejdere. (2 timer) Knsulenten g den daglige leder aftaler, hvrdan mødet skal frløbe. En brugbar fremgangsmåde kan være: Plenum: Alle medarbejdere drøfter, m frløbet har pfyldt frventninger, hvilke frandringer frløbet har ført med sig, g hvad de har lært af det. Medarbejderne diskuterer, hvrdan andre på arbejdspladsen kan få gavn af erfaringerne, så det ikke kun er de medarbejdere, sm har deltaget i frløbet, sm har fået nye kmpetencer. Medarbejderne diskuterer gså, m arbejdspladsen skal gennemføre et lignende frløb fr andre brgere, g hvrdan det bedst kan tilrettelægges. Fr at få en gd diskussin kan det vervejes at starte med summediskussiner t g t eller andre metder, sm kan sikre, at alle kmmer til rde. Efter mødet udarbejder den daglige leder g knsulenten sammen et krt ntat m erfaringer fra frløbet herunder erfaringer med knsulentens rlle til eget brug i den videre prces. Det er vigtigt, at frløbet bliver rdentligt afsluttet, g at der bliver samlet p på erfaringerne. I den frbindelse skal der særligt være fkus på medarbejdernes ejerskab til metden, hvilket er nødvendigt fr at sikre det frtsatte arbejde med de løsningsfrslag, sm km frem under frløbet. Derudver at alle medarbejdere føler, at den nye metde er en gevinst sm værktøj til at håndtere ressurcekrævende brgere. Når frløbet slutter, skal følgende succeskriterier gerne være pnået. Medarbejderne har identificeret tre ressurcekrævende brgere g har fundet frslag til løsninger på, hvrdan de fremver vil håndtere disse brgere. Løsningerne er implementeret g fungerer i hverdagen. Den daglige leder g medarbejderne plever, at den daglige håndtering af de udvalgte brgere fungerer bedre i praksis g i højere grad tager højde fr arbejdsmiljøet. Både medarbejderne g den daglige ledelse har haft gavn af at fkusere på særligt ressurcekrævende brgere ved hjælp af metden struktureret kllegial dialg g vil anvende denne tilgang i det daglige arbejde med at håndtere ressurcekrævende brgere. 17

18 BAR SSu-materialer Få fd på APV i brugerens hjem Nye veje til den gde frflytning Hæfte m anerkendende APV. Om den værdsættende samtale. Se: Arbejdsmiljøvejviser døgninstitutiner g hjemmepleje. Kan hentes på degninstitutiner-g-hjemmepleje Inspiratin til branchespecifikke spørgsmål til spørgeskema kan hentes fra Arbejdstilsynets branchespecifikke tjeklister på Arbejdstilsynet: Håndbg m psykisk arbejdsmiljø. København, Kan ses på: Arbejdstilsynets versigt ver materialer m psykisk arbejdsmiljø. Kan hentes på Tema m stress: Faser i trivselsprcessen. Se: De fem dialgmetder. Se: (samarbejde mellem Det Natinale Frskningscenter fr Arbejdsmiljø g Arbejdstilsynet). Infrmatiner m Psykknsrtiet (Knsrtiet m udvikling af metder til frebyggelse af dårligt psykisk arbejdsmiljø) kan hentes på: Her er der bl.a. en pjece: Et gdt arbejdsmiljø hver dag. 18

19 Arbejdstilsynet Tlf I kan eventuelt printe de relevante faktaark ud, laminere dem g hænge dem p, så I husker frebyggelsespakken i hverdagen. 19

20 De tre mest ressurcekrævende brgere: find nye løsninger på de daglige pgaver Faktaark 1 Identifikatin af prblemer frbundet med ressurcekrævende brgere 20

21 Helbredsmæssige, sciale g adfærdsmæssige prblemer mkring den enkelte brger kan udgøre et prblem fr medarbejderne. Prblemerne kan fx være følgende: Brgeren er svært vervægtig. Brgeren g/eller de pårørende har en vldelig/truende adfærd. Brgeren lider af demens, har en psykisk lidelse g/eller en fysisk lidelse/sygdm, eller brgeren lider af en krnisk sygdm g/eller er en terminalpatient (dvs. en patient, sm er døende). Brgeren er meget lang tid m at udføre dagligdags gøremål. Brgeren g/eller de pårørende har svære sciale mstændigheder (fx øknmiske prblemer, misbrug, familiemæssige udfrdringer m.m.). Der er udfrdringer ved brgerens mverden fx de pårørende eller andre faggrupper sm praktiserende læge, psyklg, m.fl. Andre årsager. Fysiske g psyksciale frhld eller rganisatriske frhld kan give arbejdsmiljøprblemer. Disse prblemer afhænger bl.a. af arbejdspladskulturen g af, hvrdan rutinerne g dagligdagen fungerer. De fysiske frhld kan fx være, at: der er mange svære frflytninger eller uhensigtsmæssige arbejdsstillinger (fx ved persnlig pleje) De psyksciale frhld kan fx være, at: der er mange/svære knflikter/skænderier mellem brger/pårørende g medarbejderne (fx frskellige hldninger til rengøring, hygiejne eller adfærd), sm kan mindskes eller helt undgås, hvis brgere/pårørende g medarbejderne lærer at kmmunikere bedre med hinanden. arbejdspladsen/medarbejderne har udviklet uhensigtsmæssige vaner/rutiner (fx en hård tne, dårlige tidspunkter fr pgaver m.m.) medarbejderne kan have frskellige handlemuligheder g måder at mestre situatiner på fx kan en medarbejder have nemt ved at hjælpe en brger, mens en kllega aldrig lykkes med at gennemføre samme arbejdspgave hs brgeren De rganisatriske frhld kan fx være, at: virksmhedens sikkerhedskultur halter fx at der ikke er tilstrækkelige hjælpemidler g vervågningsalarmer, eller at arbejdsmiljørganisatinen er svag g ikke hjælper de ansatte med at sikre arbejdsmiljøet medarbejderne mangler kllegial g ledelsesmæssig støtte g dialg til fx at løse pgaverne, få samarbejdet til at fungere m.m. medarbejderne føler, de ikke bliver inddraget g ikke har indflydelse på deres arbejde det kan fx betyde, at pgaver ikke kan løses inden fr den fastsatte tid, eller at der mangler ressurcer til en brger den daglige ledelse planlægger g tilrettelægger arbejdet uhensigtsmæssigt, hvilket kan resultere i prblemer hs brgeren (fx at hjælpen til brgeren kmmer på et frkert/dårligt tidspunkt i frhld til brgerens egen rytme g dagligdag). 21

22 Arbejdstilsynet Tlf

23 De tre mest ressurcekrævende brgere: find nye løsninger på de daglige pgaver Faktaark 2 Beskrivelse af metden blmst til struktureret kllegial dialg 23

24 Find sammen ud af, hvilke nyttige erfaringer (både psitive g negative) I har med at håndtere brgeren. I kan tænke ver: hvad der sker/er sket i knkrete situatiner hvrdan I har håndteret situatinerne hvilken effekt bestemte måder at håndtere situatinerne på har haft på jeres relatin til brgeren. 24

25 Måske har en af jer en bestemt tilgang til brgeren, sm de andre medarbejdere ikke kender. Eller I ved, at når I udfører en pgave på en bestemt måde, har det et bestemt resultat. Hvis ngle af jer har en bestemt (gd) måde at mgås en brger på, så kan I vise jeres klleger, hvrdan I gør, så den knkrete pgave bliver løst. Ved at udveksle erfaringer viser det sig måske, at ngle af jer i større eller mindre grad udnytter brgerens egne ressurcer, når I løser en pgave. Det er nyttigt at vide fr jeres klleger. Snak sammen m: hvrdan I taler til/med brgeren hvrdan jeres krpssprg (udtryk g hldning) er hvrdan brgeren kmmunikerer m det fx er med eller uden sprg hvrdan brgerens krpssprg er. Overvej nu, m I kan finde nye måder at kmmunikere med brgeren på. Hvis en brger har en truende/vldelig adfærd, kunne det fx afhænge af den måde, I taler til brgeren på, eller måden, I samarbejder med brgeren m at løse en pgave på (fx et bad, påklædning m.m.). Situatinen kunne måske blive mere knstruktiv, hvis I kmmunikerer med brgeren på en anden måde. Det samme kunne være tilfældet med de pårørende. Det kan være, I har brug fr at snakke m dette med jeres leder eller brgeren selv, eller at I har brug fr knkrete pædaggiske værktøjer, sm kan hjælpe jer med fx at nedtrappe/mindske knflikter, vertale til at ændre nget i hverdagen g undgå prblematiske situatiner. Gennemgå jeres pgaver hs brgeren, g find ud af, m I mangler bestemte hjælpemidler, fr at jeres arbejde bliver mere hensigtsmæssigt g lettere at udføre. Måske mangler der et greb i badeværelset, eller I mangler hjælpemidler sm fx en lift eller en elevatinsseng. Det kan gså være andre tekniske apparater, sm fx en vervågningsalarm (hvis det fx drejer sig m vld g/eller trusler). Gennemgå brgerens mgivelser. Måske står brgerens møbler uhensigtsmæssigt, eller brgeren rder, så I har svært ved at udføre jeres arbejdspgaver. Bedre indretning, prydning, rengøring m.m. kan måske lette jeres arbejde. Find ud af, m I evt. mangler knkret viden, sm er relevant fr jeres arbejde. Fx viden m: Demens Psykiske/fysiske lidelser Knflikthåndtering Håndtering/dkumentatin af vld/trusler 25

26 Knkret viden m brug af hjælpemidler. Måske har I ufaglærte klleger eller nye klleger, sm ikke kender til symptmerne ved demens, eller sm endnu ikke har lært at bruge et iltapparat eller ikke ved, hvrdan man håndterer kritiske situatiner. Overvej, m I allerede har den frnødne viden på arbejdspladsen, i kraft af at en eller flere klleger har: en relevant uddannelse deltaget i kursus m emnet erfaring med emnet fra tidligere arbejde. Det kan gså være, at I kan trække på persner med den relevante viden uden fr jeres arbejdsplads. Alternativt kan I undersøge, m I kan få hjælp fra en ekstern knsulent. Snak sammen m, hvilke persner I samarbejder med m brgeren, både: klleger med primær kntakt til brgeren ledere andre klleger andre faggrupper pårørende. Spørg hinanden, m: I selv kunne arbejde bedre sammen med ngle af dem I kunne få ngle af disse persner til at arbejde bedre sammen m brgeren. Måske kunne I arbejde bedre sammen på arbejdspladsen g i gruppen. Måske kunne I bruge hinandens kmpetencer bedre til at løse prblemet med den pågældende brger. Hvis I plever mange knflikter med hhv. pårørende g/eller andre faggrupper sm praktiserende læge eller fysiterapeut, så vervej, m I kunne samarbejde m brgeren på en anden måde. Fx kunne I mødes med de relevante eksterne/interne persner, sm er i kntakt med brgeren, fr at løse fælles pgaver til brgerens bedste. Se på hele rganisatinen g den måde, I selv g ledelsen planlægger arbejdet på. Overvej hvilken rlle jeres leder har i frhld til de udfrdringer, I har med brgeren. Snak fx m: m der er afsat tid nk til de ressurcekrævende pgaver m der er den rette bemanding hvrdan dagen/ugens arbejde er rganiseret m I kan løse ngle af prblemerne med brgeren ved at ændre bemandingen g den måde, I rganiserer arbejdet på m der er en gd frdeling g priritering af pgaver hs brgeren 26

27 m det er det rigtige persnale, sm sørger fr denne brger (fx i frhld til erfaring, mental/fysisk styrke) m de pgaver, sm skal løses hs brgeren, passer ind i brgerens hverdag (fx i frhld til pårørende, andre faggrupper m.m.). Gennemgå alle jeres pgaver med brgeren, g find ud af, hvad hver enkelt pgave skal indehlde. Måske indehlder pgaven rutiner, sm skal tilpasses i frhld til hhv. brgeren g medarbejderne. Der kan være rutiner, sm skal udelades, g andre, sm skal tilføjes, så I kan løse pgaverne bedre g mere hensigtsmæssigt i frhld til brgeren. Snak sammen m, hvrdan I bør frhlde jer etisk til brgerne, hvis de fx er svært vervægtige, sidder i kørestl, er handicappede, er demente eller har en grænseverskridende adfærd. Overvej, m jeres grænser bliver verskredet, når I udfører jeres arbejdspgaver i frhld til brgeren, klleger, pårørende m.fl. Her drejer det sig m, hvrdan I tænker etik ind i dagligdagen. Måske krænker I brgeren, hvis I fx glemmer at banke på, eller hvis det er en blufærdig brger, sm ikke vil klæde m i fællesarealet. Behvet fr hjælp til brgeren afhænger af, hvr meget brgeren selv kan klare i hverdagen. Ngle gange varierer det gså fra dag til dag eller i løbet af dagen. Snak derfr sammen m, hvrvidt I udnytter brgerens egne ressurcer tilstrækkeligt, når I løser jeres pgaver med brgeren. Det er vigtigt, at I: ved, hvrdan I pdager, at brgerens tilstand ændrer sig ved, hvrdan ændringerne kmmer til udtryk/viser sig infrmerer hinanden m ændringer i brgerens tilstand. Snak sammen m, hvrdan I vil håndtere pgaverne hs brgere, sm gdt kan varetage flere pgaver selv. I ngle tilfælde er brgeren måske frustreret ver, at han/hun ikke selv kan varetage daglige pgaver. Så kan det være hensigtsmæssigt, at brgeren selv løser pgaven med den nødvendige støtte fra jer, selvm det måske vil tage længere tid. Andre brgere vil måske føle, at hvis de selv hjælper til, så mister de den hjælp, sm de måske har kæmpet længe fr at få. Overvej sammen, hvrdan I vil tackle sådanne situatiner. Hvis I udnytter brgerens egne ressurcer, kan det bidrage til at frbedre arbejdsmiljøet på arbejdspladsen g mdvirke fysisk g psykisk nedslidning. Det kan betyde, at ledelsen på arbejdspladsen skal genverveje rganiseringen af arbejdet, arbejdspladsens ressurcer g visiteringen af brgerne. 27

28 Gennemgå hver enkelt arbejdspgave, I har i relatin til brgeren rengøring, persnlig pleje, indkøb, udflugter, madlavning m.m. Find ud af, m pgaverne medfører uhensigtsmæssige arbejdsstillinger eller vanskelige frflytninger, sm giver et dårligt ergnmisk g fysisk arbejdsmiljø. Måske kan I udføre arbejdspgaverne på en anden måde. Det kan betyde, at I skal rganisere g udføre jeres arbejde på en anden måde, har brug fr andre eller flere hjælpemidler m.m. Arbejdstilsynet Tlf

29 De tre mest ressurcekrævende brgere: find nye løsninger på de daglige pgaver Faktaark 3 Skema til ressurcekrævende brgere til frløbet 29

30 Arbejdstilsynet Tlf

31 De tre mest ressurcekrævende brgere: find nye løsninger på de daglige pgaver Faktaark 4 Analyse af årsager til prblemer med brgere 31

32 : Skriv de synlige symptmer på, at der er nget galt hs brgeren nget, der ikke fungerer, det, medarbejderne ser sm et prblem, g det, de lægger mærke til. : Det, der dybest set er årsagen til prblemet. Blmstens elementer i faktaark 2 kan give inspiratin til at finde årsagen til prblemet. : Det, der sker, hvis prblemet ikke bliver løst. : Den måde, medarbejderne knkret kan løse prblemet på. Arbejdstilsynet Tlf

33 De tre mest ressurcekrævende brgere: find nye løsninger på de daglige pgaver Faktaark 5 Analyse af sammenhængen mellem prblemer, årsager g løsninger 33

34 Arbejdstilsynet Tlf

35 De tre mest ressurcekrævende brgere: find nye løsninger på de daglige pgaver Faktaark 6 Opfølgning på frløbet 35

36 Arbejdstilsynet Tlf