DITMERS DIGAAALE PROJEKTER I UDDANNELSESSEKTOREN

Transkript

1 DITMERS DIGAAALE PROJEKTER I UDDANNELSESSEKTOREN

2 VI KENDER UDDANNELSESSEKTOREN INDEFRA I Ditmer udvikler vi sammen med vores kunder digitale løsninger, der gør de administrative arbejdsgange hurtigere, smartere og mere effektive på landets uddannelsesinstitutioner. Vi er vant til at arbejde sammen med vores kunder på både styrelses-, interesseorganisations-, skole- og brugerniveau, og vores uddannelsesteam har i tidens løb arbejdet sammen med både professionshøjskoler, erhvervsskoler og VUC. SAMARBEJDE I CENTRUM Vi varetager typisk hele processen i et softwareprojekt fra den indledende afklaring omkring behov og ønsker til teknisk udvikling og den afsluttende implementering. Vi ser ikke os selv som en leverandør, men derimod som samarbejdspartner, der i tæt samarbejde med kunden skaber den løsning, der skaber mest værdi for organisationen, medarbejderne og de studerende. DIALOG OG SAMSKABELSE Vi arbejder helst ud fra en agil tilgang, hvor vægten ligger på dialog, brugerinvolvering og samskabelse. Vores erfaring er, at denne samarbejdsform giver de bedste softwareløsninger. Ikke mindst i en sektor som uddannelsessektoren, der er præget af konstante forandringer og nye bekendtgørelser og studieordninger. CASES I DENNE BROCHURE SIDE 02 Behovsafdækning til nyt studiesystem SIDE 03 Analyse ifm. nyt eksamensbevissystem SIDE 04 Udvikling af blanketsystem SIDE 05 Udvikling af praktikportal SIDE 06 Udvikling af blanketsystem SIDE 07 Udvikling af eksamensbevissystem SIDE 08 Udvikling af timeregistreringssystem 01

3 CASE / BEHOVSAFDÆKNING BEHOVSAFDÆKNING IFM. NYT STUDIESYSTEM / DANSKE ERHVERVSSKOLER + DANSKE SOSU SKOLER / BEHOV AFDÆKKET TIL FREMTIDENS STUDIESYSTEM De danske erhvervsskoler har siden midten af 1990 erne anvendt Undervisningsministeriets studieadministrative system EASY-A, men fra august 2016 er det ikke længere et krav at benytte systemet. For at afdække behovet til skolernes fremtidige løsning har Ditmer sammen med Danske Erhvervsskoler og Danske SOSU-skoler gennemført en behovsafdækning. Som led i projektet er der gennemført 6 to-dages workshops, ligesom Ditmer foretog en grundig gennemgang af de eksisterende systemer. Ditmer udarbejdede desuden et økonomisk overslag over de forventede udgifter ved udviklingen af de respektive behovsområder, som dannede grundlag for et samlet overslag over udviklingsopgaven. Behovsafdækningen er gennemført af Ditmer sammen med en projektgruppe for at identificere de fælles behov til et nyt studiesystem. Behovsafdækningen har både fokus på de eksisterende behov i det nuværende studieadministrative system og skolernes fremtidige behov. Behovsafdækningen er et kvalificeret værktøj til dialogen omkring, hvilke behov det fremtidige studiesystem skal opfylde. 02

4 CASE / BEHOVSAFDÆKNING OG BESLUTNINGSGRUNDLAG ANALYSE IFM. NYT EKSAMENSBEVISSYSTEM / DANSKE PROFESSIONSHØJSKOLER / 2015 ANALYSE BANEDE VEJ FOR BEDRE LØSNING Forud for udvikling af et nyt eksamensbevissystem til de danske professionshøjskoler gennemførte Ditmer sammen med projektgruppen en foranalyse. Målet var at indkredse, hvordan systemet teknisk skulle bygges op, og hvordan det skulle implementeres. Som led i analysen blev projektgruppen involveret, hvilket skabte en bred forankring tidligt i processen. De forskellige udfordringer på de syv professionshøjskoler blev også talt grundigt igennem. Analysen mundede ud i 26 user stories, en række skitser af brugergrænsefladen og en rapport med anbefalinger. Foranalysen har betydet, at vi har fået en langt bedre mulighed for at udvikle et system, der kommer til at virke i praksis. Programleder Anne Eskildsen, Danske Professionshøjskoler INTEGRATIONER / SIS / e-boks / ADFS / WAYF 03

5 CASE / UDVIKLING AF PROJEKT, IMPLEMENTERING OG DRIFT UDVIKLING AF BLANKETSYSTEM / DANSKE ERHVERVSSKOLER / 2013 DIGITALE ARBEJDSGANGE PÅ 40 ERHVERVSSKOLER Sammen med Danske Erhvervsskoler har Ditmer udviklet blanketsystemet SDBF, der digitaliserer en række interne arbejdsgange inden for løn, regnskab og personaleadministration på danske erhvervsskoler. Mere end 40 skoler anvender i dag systemet, der bruges af både administrative medarbejdere, undervisere og det tekniske personale. Udviklingsprocessen tog afsæt i en agil tilgang, og kunden var involveret aktivt i hele processen. Denne tilgang betød, at systemet blev færdigt på blot seks måneder, hvilket var hurtigere end forventet. Brugerne har været dybt involveret i udformningen af løsningen, blandt andet i projektgrupper med fokus på udvikling af arbejdsgange og udformning af blanketter. Skolerne kan selv tilpasse blanketterne og arbejdsgangene lokalt eller lave nye blanketter med systemets blanket- og flowdesigner. Siden den første erhvervsskole gik i drift med systemet i 2014, har brugerne udfyldt over blanketter digitalt. Vi har fået en konkret værdiforøgelse i form af nogle innovationer, som vi ellers ikke ville have fået Styregruppeformand Poul Erik Andersen, Selandia INTEGRATIONER / ADFS / WAYF / Navision Stat / SLS / EASY-A 04

6 CASE / UDVIKLING AF PROJEKT, IMPLEMENTERING OG DRIFT UDVIKLING AF PRAKTIKPORTAL / DANSKE PROFESSIONSHØJSKOLER / 2014 PORTAL HÅNDTERER TUSINDVIS AF PRAKTIKFORLØB De studerende på landets over 60 danske professionsuddannelser fik i 2014 en fælles portal som omdrejningspunkt for deres praktik. Portalen blev udviklet af Ditmer i samarbejde med Danske Professionshøjskoler og samler alle arbejdsgange omkring håndteringen af praktikforløb. Portalen, der også bruges af medarbejdere på uddannelserne og praktikstederne, har markant effektiviseret håndteringen af de mange tusind årlige praktikforløb. Fordelingen af op mod 80 procent af praktikpladserne er eksempelvis automatiseret, ligesom studerende og praktiksteder har fået en række nye selvbetjeningsmuligheder. Med portalen slipper de administrative medarbejdere også for at skulle bruge tid på en lang række manuelle arbejdsgange, ligesom den digitale platform har givet nye muligheder for at kommunikere med de studerende. Udviklingsprocessen fandt sted ud fra en agil tankegang, hvor vejledere, praktiksteder, studieadministration og studerende blev involveret gennem bl.a. workshops, dialogmøder og besøg på skolerne. INTEGRATIONER / ADFS / WAYF / SIS / UCFMD / MetaDir / Elastic Search 05

7 CASE / UDVIKLING AF PROJEKT, IMPLEMENTERING OG DRIFT UDVIKLING AF BLANKETSYSTEM / RYBNERS / 2014 ERHVERVSSKOLE FÅR STYR PÅ LØNRESSOURCERNE De fleste erhvervsskoler planlægger kun lærernes konfrontationstimer, som typisk udgør under halvdelen af den samlede tid. Sammen med erhvervsskolen Rybners i Esbjerg har Ditmer derfor udviklet systemet STABS, der gør det muligt for skolerne at planlægge lærernes samlede arbejdstid. Dermed kan de øvrige centrale timer bruges strategisk og planlægges på tværs af skolen og afdelinger på en nem og gennemskuelig måde. STABS kan anvendes både på storskærm, PC, smartphone og tablet og samler trådene i planlægningsfasen fra den indledende grovplanlægning, til læreren får sin opgaveoversigt før semesterstart. Ved hjælp af datatræk fra skolens andre it-systemer giver STABS et overblik over lærere og undervisningsaktiviteter i et lærerteam eller en afdeling, ligesom systemet også viser lærerens norm-, belægnings- og konfrontationsprocent. STABS gør det muligt for os at planlægge den samlede arbejdstid til lærerne og dermed få styr på hele den lønressource, der typisk er den største post på erhvervsskolernes budget. Direktør Annalise Schmidt, Rybners INTEGRATIONER / ADFS / EASY-A 06

8 CASE / UDVIKLING AF PROJEKT, IMPLEMENTERING OG DRIFT UDVIKLING AF EKSAMENSBEVISSYSTEM / DANSKE PROFESSIONSHØJSKOLER / 2015 TURBO PÅ FREMSTILLINGEN AF EKSAMENSBEVISER Når en studerende på en af landets professionshøjskoler bliver færdig som lærer, pædagog eller sygeplejerske, får han eller hun et eksamensbevis med i tasken. Men kvalitetssikringen af hvert eksamensbevis kan tage op mod 15 minutter, fordi de administrative medarbejdere skal tjekke hvert enkelt dokument for, at eksamener og karakterer er korrekte, og at det er pænt opstillet. Derfor udvikler Ditmer sammen med professionshøjskolerne et eksamensbevissystem, der skal gøre det muligt at udarbejde eksamensbeviserne automatisk på baggrund af en række skabeloner og data fra det studieadministrative system SIS. Forud for udviklingen har Ditmer foretaget en grundig foranalyse for at afdække behov og udfordringer. Baggrunden for kvalitetssikringen af eksamensbeviserne er, at de danske professionsuddannelserne i stigende grad er modulbaserede, og de studerendes eksamensbeviser derfor er langt mere forskellige end tidligere. Systemet skal effektivisere processen, så vi kommer ned på maksimalt 5 minutter per eksamensbevis til print, kvalitetssikring og pakning. Programleder Anne Eskildsen, Danske Professionshøjsskoler INTEGRATIONER / ADFS / e-boks / WAYF 07

9 CASE / UDVIKLING AF PROJEKT, IMPLEMENTERING OG DRIFT UDVIKLING AF TIMEREGISTRERINGSSYSTEM / VUC AARHUS / 2014 LÆRERE REGISTRERER TIMER PÅ FÅ SEKUNDER Sammen med VUC Aarhus har Ditmer udviklet et tidsregistreringssystem, der er enkelt, brugervenligt og hurtigt at bruge for uddannelsesinstitutionens 170 lærere. Målet med systemet har været, at lærerne kan registrere deres timer så hurtigt, at det ikke tager tid fra forberedelse og undervisning. Ditmers udviklere var gode til at give konstruktivt modspil og gode indspil til løsningen i stedet for blot at gøre, hvad vi bad dem om. Specialkonsulent Peter Cederstrøm, VUC Aarhus Systemet er optimeret til både smartphones, ipads og web, så medarbejderne kan registrere timer, uanset om de er på skolen, i bussen eller hjemme ved skrivebordet. VUC Aarhus står selv for driften af løsningen, som er integreret med login til skolens øvrige it-system. Skolen kan selv oprette og slette medarbejdere i systemet, ændre i normtimetallet og justere de kategorier, der registreres tid i. INTEGRATIONER / AD 08

10 STRATEGI SÅDAN ARBEJDER VI I DITMER BEHOVSAFDÆKNING Kortlægning af arbejdsgange Kortlægning af systemer Indkredsning af pains og gains Involvering af interessenter Udarbejdelse af user stories BESLUTNINGSGRUNDLAG Anbefalinger til teknologier Anbefalinger til implementering Udarbejdelse af prototyper Business case Kravspecifikation Ledelsespræsentation FORANALYSE UDVIKLING

11 A / KØB AF STANDARDLØSNING B / UDVIKLING AF PROJEKT Markedsafdækning Tilpasning af løsning Integrationer Styregruppe etableres Etablering af snitflader Agil proces facilitering til eks. systemer Brugerrejser Prototyper Arkitektur Integrationer Økonomistyring Tests Teknisk opsætning Uddannelse af superbrugere Undervisning af slutbrugere Informationsmøder IMPLEMENTERING Support DRIFT Overvågning Hosting Sikkerhed ØNSKET VIRKNING OG FORANDRING

12 KASPER IBSEN HANSEN Kasper Ibsen Hansen har været projektleder på størstedelen af Ditmers digitaliseringsprojekter inden for uddannelsesområdet siden Kasper er ekspert i forretningsudvikling og har arbejdet med løsninger til både erhvervsskoleområdet og professionshøjskoleområdet og har derudover været projektleder på en lang række projekter for blandt andet styrelser, nationale myndigheder, kommuner og private virksomheder. KIH@DITMER.DK KENNETH FIIL Kenneth Fiil har siden 2013 spillet en aktiv rolle i en række af Ditmers projekter inden for uddannelsessektoren. Kenneth er ekspert i forretningsudvikling og har bl.a. deltaget i udviklingen af en praktikportal og et eksamensbevissystem til de danske professionshøjskoler og har derudover deltaget i projekter for blandt andet Det Nye Universitetshospital, Aarhus Kommune og erhvervsskolen Rybners. KFI@DITMER.DK DITMER A/S SØREN FRICHS VEJ 44D 8230 ÅBYHØJ TLF: INFO@DITMER.DK