Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner."

Transkript

1 Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: teamleder Lars Martin Petersen, arkivar Birgitte Vedel- Troelsen og arkivar Christian Larsen. Eksterne deltagere: 31 deltagere fra kommuner og regioner Dato: 13. maj 2013 Journalnr: Referent: Christian Larsen Nedenfor er et referat af de temaer, som blev drøftet på netværksmødet: 1. Velkomst side 1 2. Bevaring og kassation af it-systemer kassation af dokumenter i it-systemer side 1 3. Sletningsfrister side 6 4. Udbud ved produktion af arkiveringsversioner side 6 5. Aflevering af it-systemer side 7 6. Adgang til afleverede sager side Digitaliseringsbekendtgørelse side Netværksmøde i Odense for alle kommuner side 11 Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner. 1. Velkomst Lars Martin Petersen bød velkommen til deltagerne og gennemgik derpå dagens program. Han sagde, at der ville blive lavet et referat, som ville blive udsendt til deltagerne sammen med deltagerliste og powerpoints. 2. Bevaring og kassation af it-systemer kassation af dokumenter i it-systemer Christian Larsen gennemgik bevarings- og kassationsreglerne for kommunale og regionale digitale arkivalier (it-systemer). Med digitale arkivalier menes der både elektroniske journaler med tilhørende papirsager, ESDH-systemer, økonomisystemer, omsorgssystemer, miljøsystemer, sundhedsplejesystemer, elevadministrationssystemer, jordforureningssystemer osv. Der er tale om itsystemer såvel med dokumenter som uden dokumenter.

2 Kommunen/regionen skal sørge for betryggende opbevaring og sikring af, at digitale arkivalier kan afleveres til et offentligt arkiv for jeres vedkommende til Statens Arkiver. Sletter kommunen/regionen et bevaringsværdigt tilsyn, bliver kommunen/regionen indberettet til det kommunale tilsyn hos statsforvaltningerne. Statens Arkiver lavede i 2010 bestemmelser for kommunernes og regionernes arkivalier efter 1. januar Bestemmelserne findes for kommunernes vedkommende i bekendtgørelse 995, for regionernes vedkommende i bekendtgørelse og 994. Alle bestemmelserne findes på Statens Arkivers hjemmeside under menupunktet For kommunale myndigheder i den blå bjælke, hvor man vælger Bevaring og kassation og derefter Data i it-systemer. 2

3 Kassation af dokumenter i it-systemer Det nye i bestemmelserne er, at kommuner/regioner har fået mulighed for men ikke pligt til kassation af digitale dokumenter i it-systemer. Det betyder, at kommunen/regionen kan udskille/fjerne en lang række dokumenter, inden arkiveringsversionen skal afleveres. Dermed er der færre dokumenter, som skal laves om til TIFF-formatet, og det burde betyde en besparelse for kommunen/regionen, fordi det koster penge at lave dokumenterne om til TIFF-format. Man skal dog undersøge, om det kan betale sig. Hvad koster det at få udskilt dokumenterne i forhold til prisen for en arkiveringsversion med dokumenter? Er det let at finde og udskille de pågældende dokumenter? Kan vi få brug for dokumenterne bagefter? Der kan også være fordele ved at aflevere et it-system uden kassation af dokumenter. Kommunen/regionen kan efter afleveringen opsige licenser og hente dokumenter hos Statens Arkiver, hvis man har brug for ældre dokumenter. Det kan eksempelvis betale sig, hvis man overgår fra et itsystem til et nyt it-system. Det gamle it-system afleveres til Statens Arkiver, og man kan derefter opsige leverandøren og licenserne, så man kun skal betale for det nye it-system. 01-princippet er opgivet Bevaringsforpligtelsen for personer og ansatte, født den første i en måned (01-princippet), er opgivet med de nye bestemmelser, og der skal altså ikke efter 1. januar 2007 bevares 01-sager mere. I stedet for bevares alle personsager på visse områder, mens øvrige personsager og alle personalesager kan kasseres. Dette gælder både for sager på papir og for sager i it-systemer. Kommunerne hovedpunkter på it-området Kommunernes ESDH-systemer og digitale journal- og arkivsystemer skal fortsat bevares, men der er som nævnt givet mulighed for men ikke pligt til kassation af dokumenter i it-systemer med dokumenter, også i ESDH-systemer. Bevaring og kassation sker efter KLE, KL s journalplan for kommunerne. Bevarings- og kassationskoderne findes i Statens Arkivers cirkulæreskrivelse af 24. februar 2012, der er lagt på Statens Arkivers hjemmeside. Kommunerne har altid ret til at bevare mere end fastsat i bestemmelserne (såkaldt merbevaring) It-systemer og sager vedr. pas og kørekort kasseres. Statens Arkiver kender ikke kassationsfristerne, men kommunerne kan rette henvendelse til Rigspolitiet og få oplyst fristerne. Digitale vielsessystemer kasseres, og der skal heller ikke mere afleveres ægteskabsbøger til Statens Arkiver, fordi Statens Arkiver får ægteskabsoplysningerne via CPR-registret. Bevaring af arbejdsmarkedssystemer (f.eks. KOMMA og Workbase) er ophørt, fordi Statens Arkiver får oplysningerne fra it-systemet Arbejdsmarkedsportalen hos Arbejdsmarkedsstyrelsen. 3

4 It-systemer vedr. misbrugsbehandling, døgninstitutioner m.v. skal som noget nyt bevares. It-systemer vedr. byggesager skal fortsat bevares. Digitale/indskannede byggesager skal bevares, både når de opbevares i kommunens eget it-system, og når de opbevares på et eksternt webhotel/skanningsfirma. Det er kommunens forpligtelse at sørge for bevaringen, uanset hvordan de digitale byggesager opbevares. Kommunen har også ansvaret, hvis byggesagerne opbevares hos et skanningsfirma/webhotel. En kommune må godt indskanne sit papirbaserede byggesagsarkiv for derefter at kassere alle papirerne. Men det skal ske under forudsætning af, at arkivlovens 8 og arkivbekendtgørelsens 1 er opfyldt. Her står der, at myndigheder skal drage omsorg for, at arkivalier, der er lagret på elektronisk medium, bevares således, at de kan afleveres til offentlige arkiver. Vælger kommunen at indskanne sine papirbaserede byggesager, er det således en forudsætning, at der ved valg af løsning bliver taget hensyn til, at der skal kunne udarbejdes en arkiveringsversion, som lever op til kravene i bekendtgørelse nr af 20. august Det indebærer bl.a., at der skal etableres en registreringssystematik for de indskannede byggesager, som muliggør effektiv og fyldestgørende fremfinding af byggesagerne. Jf. nedenfor under pkt. 7 om den kommende digitaliseringsbekendtgørelse, hvor skanningsprojekter skal anmeldes til og godkendes af Statens Arkiver. Den daværende Erhvervs- og Byggestyrelse har i brev til de tekniske chefer af 20. januar 2011 stillet krav om, at kommunen har pligt til at indskanne og opbevare alle akter i en byggesag. Det er derfor ikke tilladt kun at indskanne dele af en byggesag, fordi kommunen altid skal kunne genfinde alle dele af en byggesag For ældre byggesager kan der i visse tilfælde være tale om, at de har en museal værdi, dvs. at de fysiske arkivalier i sig selv har en værdi, som gør det betænkeligt at kassere dem, også selvom de er indskannet, og det således er sikret, at byggesagernes informationsindhold bevares. I tvivlstilfælde bør kommunen kontakte Statens Arkiver for vejledning herom Elevadministrationssystemer og PPR-systemer skal fortsat bevares, men der skal ikke mere bevares elev- eller PPR-sager, hverken i papir- eller digital form På Statens Arkivers hjemmeside er der vejledningsmateriale til bestemmelserne. Vejledningen til kommunebekendtgørelsen uddyber og forklarer den paragraf for paragraf samt giver eksempler på itsystemer, der skal bevares, eller som kan kasseres. D-guldlisten en vejledende bevarings- og kassationsliste for kommunale it-systemer efter , rummer forholdsvise mange af de 4

5 kommunale it-systemer, og det angives, om et it-system skal bevares eller kan kasseres. Tag udgangspunkt i vejledningen og d-guldlisten, men husk altid at tjekke, hvad it-systemet reelt rummer af dokumenter og data Regionerne hovedpunkter på it-området Regionernes og deres institutioners ESDH-systemer og digitale journal- og arkivsystemer skal bevares, men der er som nævnt givet mulighed for men ikke pligt til kassation af dokumenter i it-systemer med dokumenter, også i ESDH-systemer. Bevaring og kassation sker efter bevarings- og kassationskoder, udarbejdet til hver enkelt region. Det centrale økonomisystem skal bevares, mens alle decentrale økonomisystemer som udgangspunkt kasseres. Løn- og personaleadministrative it-systemer kasseres. Der skal ikke bevares personalesager, hverken i papir- eller digital form. It-systemer vedr. beboere på regionens institutioner, institutter, behandlingshjem, sikrede afdelinger m.v. skal bevares. Der skal ikke bevares klientsager/-journaler, oprettet efter , hverken i papireller digital form Kliniske kvalitetsdatabaser og landsdækkende forskningsregistre skal bevares. Danske Regioner er i gang med at undersøge, hvordan man får arkiveret kvalitetsdatabaserne. It-systemer vedr. jordforurening skal bevares. Elevsystemer fra regionale institutioner, som afholder folkeskolens afgangsprøver, skal bevares. Der skal ikke bevares elevsager/klientsager, oprettet efter , hverken i papir- eller digital form Den fælles digitale patientjournal E-journal SUP bevares, fordi man her får alle patientdata i en fælles database. Derimod kasseres de enkelte sygehuses digitale patientjournaler (epj er), medmindre data ikke er overført til E-journal SUP. Hvis data ikke er overført, anbefaler Statens Arkiver, at man kontakter MedCom for at høre, hvordan man får data overført. En af netværksdeltagerne spurgte, om Statens Arkiver kunne kræve, at man overførte data til E-journal SUP. Hertil svarede Statens Arkiver, at det kunne vi ikke, men at vi stærkt anbefaler, at man overfører data, så en fremtidig bruger ikke skal lede efter patientdata flere steder, og så regionernes udgifter til arkivering ikke bliver større end højst nødvendig. 5

6 For trafikselskabernes vedkommende bevares deres ESDH-system/journal- og arkivsystem, mens alle øvrige it-systemer hos trafikselskaberne kasseres Vejledningerne til regionernes bekendtgørelser uddyber og forklarer de enkelte bekendtgørelser paragraf for paragraf samt giver eksempler på it-systemer, der skal bevares, eller som kan kasseres. Tag udgangspunkt i vejledningen, men husk altid at tjekke, hvad it-systemet reelt rummer af dokumenter og data Kassation Digitale data og dokumenter, der ikke skal bevares ifølge bestemmelserne, kan kasseres, når den kommunale/regionale myndighed ikke længere har retlig eller administrativ brug for data og dokumenter. Det er myndigheden, som selv fastsætter kassationsfrister, og Statens Arkiver udtaler sig ikke om kassationsfrister. 3. Sletningsfrister Der skal afleveres en arkiveringsversion af et it-system, enten når data i systemet når sletningsfristen, eller når systemet går ud af brug. Sletningsfristen er en frist, som kommunen/regionen har anmeldt til Datatilsynet, og som angiver, hvornår kommunen/regionen vil slette data, som den ikke længere har brug. Det er som oftest x antal år efter sagens afslutning eller sidste kontakt med borgeren. Inden kommunen/regionen sletter data, skal der afleveres en arkiveringsversion, hvis systemet er bevaringsværdigt i henhold til Statens Arkivers regler. Først når arkiveringsversionen er afleveret og godkendt, må der slettes. En del steder har kommuner/regioner angivet, at der f.eks. skal slettes i elevsystemet, når et barn forlader folkeskolen. Det betyder faktisk, at der skal laves en arkiveringsversion, hver gang et barn forlader folkeskolen, og det kan blive dyrt og besværligt for kommunen/regionen. Sådanne frister bør derfor laves om. Sletningsfristerne findes på Datatilsynets hjemmeside. Se særskilt vejledning, som følger med referatet. Nogle af netværkets deltagere mente, at sletningsfristerne er for korte, og at kommuner/regioner har brug for data i mere end blot 5-10 år. Da mange af anmeldelserne er fællesanmeldelser, foretaget af KL på kommunernes vegne, bør kommunerne tage spørgsmålet op med KL. 4. Udbud ved produktion af arkiveringsversion Når kommunen/regionen skal i gang med at få lavet en arkiveringsversion af et bevaringsværdigt system, bør man sende opgaven i udbud. Statens Arkiver kræver ikke, at systemleverandøren også skal 6

7 lave arkiveringsversionen. Vi kræver blot, at arkiveringsversionen skal overholde bekendtgørelse 1007/2010 om arkiveringsversioner. Det betyder, at det både kan være systemleverandøren, en anden leverandør eller kommunen/regionen selv, der laver arkiveringsversionen. Et udbud kan medføre, at kommunen/regionen sparer mange penge. Statens Arkiver nævnte en kommune, som af kommunens leverandør havde fået en pris på 1,1 mio. kr. for en arkiveringsversion af kommunens ESDH-system. Kommunen sendte opgaven i udbud og endte med at spare kr. Kommuner/regioner bør også få indføjet i kontrakten, når man anskaffer sig et nyt it-system, at systemet er indrettet sådan, at der kan laves en arkiveringsversion af systemet efter Statens Arkivers til enhver tid gældende regler uden ekstra udviklingsomkostninger for kommunen/regionen, og at man ejer data og teknisk dokumentation. Man skal undgå at skrive under på, at man kun må bruge systemleverandøren, når der skal laves arkiveringsversionen, for så er man bundet til systemleverandøren. 5. Aflevering af it-systemer Birgitte Vedel-Troelsen indledte med at sige, at hun går på orlov næste uge. Derfor kommer der en ny sagsbehandler på afleveringssager. Det bliver formentlig Christian Larsen, men hvis I skriver til vil henvendelser blive kanaliseret til rette sagsbehandler. Årlig liste over kommunale it-systemer, der står for aflevering Statens Arkiver har besluttet én gang årligt at skrive til alle kommuner, der afleverer bevaringsværdige it-systemer til os. Vi sender et brev og en oversigt over de bevaringsværdige it-systemer, som kommunen har anmeldt til os ved sidste tilsyn. I brevet beder vi kommunen tage stilling til om der er et eller flere it-systemer, der skal til at arkiveres. Arkiveringsversion It-systemer kan ikke afleveres i den form, som de findes i, når de er i drift. Der skal tages en kopi af data og omskabes til en arkiveringsversion, der lever op til kravene i bekendtgørelse 1007/2010. Hvis der indgår dokumenter i systemet, skal det afklares, om dokumenter skal indgå, eller om de kan kassereds. I så fald skal de konverteres til TIFF-format. Endelig skal der findes dokumentation af systemet og dets brug, som skal indgå i arkiveringsversionen. Det kan lyde meget let, men det kan ofte give anledning til problemer, f.eks. hvis myndigheden kun har egenproducerede dokumenter digitalt, mens indgående dokumenter ligger i papirform. En anden problemstilling er, hvis myndigheden har indskannet dokumenter fra en tidligere periode, og det ikke er mærket op, så kan perioden blive svær at definere. Den emnemæssige afgrænsning kan være et problem ved systemer, som har været igennem kommunalreformen og har oplysninger fra flere 7

8 forgængerkommuner. Hvis det ikke dokumenteres undervejs, hvad der er sket med systemet kan det være meget svært at finde ud af, når systemet skal arkiveres. Aflevering til Statens Arkiver - vederlag Når I har besluttet, at I skal i gang med arkiveringsopgaven, kontaktes Statens Arkiver. Det betyder, at det er jer, som tager initiativ. Det første, I skal gøre, er at udfylde en blanket med ønske om at aflevere til Statens Arkiver. Blanketten findes på vores hjemmeside under pkt. 1 i Hvordan forløber en afleveringssag : 8

9 Det, som I skriver under på, er, at I vil betale for den tid, arkivar og tester bruger, samt for opbevaring af data. Startbrev og kommunens/regionens opgaver Når vi har modtaget den udfyldte blanket, sender vi jer et startbrev. Her er beskrevet hvilke opgaver, der er forbundet med aflevering. Desuden fremsendes tre skemaer, som myndigheden skal udfylde. At arkivere et system er en stor opgave. Det skal afklares, hvilken periode arkiveringen dækker. Er systemet afleveret tidligere, ønsker vi ikke at få de samme data flere gange. Hvor langt op i tid skal arkiveringen dække - f.eks. helt til nu eller ved ældre systemer kun frem til kommunalreformen? Det skal afklares, hvordan arkiveringsversionen skal se ud. Man kigger på databasen bag systemet for at vurdere, hvor de relevante oplysninger ligger. Irrelevant materiale, f.eks. tabeller, der bruges til at styre systemet, kan udelades. Er der dokumenter i systemet f.eks. fagsystemer med dokumenter eller ESDH-systemer skal det overvejes, om de skal indgå. Kommunen/regionen kan vælge at kassere udvalgte grupper af dokumenter i it-systemer med dokumenter, jf. ovenfor. Kontekstdokumentation, arkivbeskrivelsesfil og FORM Der skal forskellig dokumentation (kontekstdokumentation) med i afleveringen. Kontekstdokumentation fungerer som en hjælp til en fremtidig bruger af systemet. Om år, når der er en bruger, som skal se i arkiveringsversionen, vil det være en fordel at kunne få lidt hjælp til forståelsen af systemet, inden man dykker ned i det. Det kan f.eks. være brugervejledninger, journalplaner, systemdokumentation, E/R-diagrammer, relevant lovgivning (hvis den er betydende for driften af systemet). Hvis der er tale om et ESDH-system, kan forretningsorden og styrelsesvedtægt også være meget relevante. Evt. kan Statens Arkiver bede om et notat, der beskriver brugen af systemet. Arkivbeskrivelsesfilen er en ny ting, der er kommet i forbindelse med overgangen til den nye bekendtgørelse 1007 om arkiveringsversioner. Arkivbeskrivelsesfilen indgår i arkiveringsversionen og indeholder oplysninger om indholdet i systemet. Det er tænkt som en hurtig indgang til systemet. Her findes en kort beskrivelse af systemet, og her kan man se, hvem der har benyttet systemet og hvornår. Filen lægges ind i selve arkiveringsversionen, så vi har oplysninger om jeres system i nem adgang sammen med systemet. 9

10 FORM er forkortelse for Fællesoffentlig referencemodel. FORM er en emneklassificering af alle opgaver indenfor det offentlige. Vi bruger FORM som en emnegrupperingsnøgle, der kan gøre det nemmere at søge i alle vores mange arkiveringsversioner. Idet alle sætter nogle emneord på de enkelte arkiveringsversioner, og alle bruger samme referencenøgle til at bestemme emneord, har vi en unik mulighed for at søge på tværs af alle afleveringer, f.eks. søge på alle systemer vedr. grundskole. FORM findes på Det vil altid være den nyeste, man bruger. De udskiftes jævnligt. Det er nemmest at gå ind via opgavenøglen, da det giver et overblik over hele FORM. Her kan man se de forskellige kategorier og underkategorier. Det er dog også muligt at gå ind via myndighed, lovgivning eller finansloven. Det er vigtigt, at man får sat de formkoder på, der passer til systemets indhold. Har man således et elevsystem, skal man ikke sætte koder på for Kommunestyret i almindelighed, men gå ind under grundskolen og se, hvad der passer. Hvis alt i gruppe passer på systemet, kan man nøjes med at skrive det, men hvis ungdomsuddannelser ikke findes i systemet, må man længere ned f.eks eller endnu mere specifikt. Tre niveauer ser vi i hvert fald gerne. 6. Adgang til afleverede sager Nogle mødedeltagere rejste spørgsmålet om borgernes adgang til data og dokumenter i afleverede sager. Hvem er det, som besvarer henvendelsen og giver borgerne adgang kommunen/regionen eller Statens Arkiver? Lars Martin Petersen sagde, at hvis arkiveringsversionen er afleveret til Statens Arkiver, er det Statens Arkiver, som giver adgang efter arkivlovens regler. Arkivalierne skal være 20 år gamle, før de er umiddelbart tilgængelige. Hvis arkivalierne rummer oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er fristen 75 år. Digitale arkivalier, som er yngre end 20 år, er ikke umiddelbart tilgængelige. Statens Arkiver kan dog med den afleverende kommune/regions samtykke give dispensation til benyttelse. Indeholder digitale arkivalier oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal Statens Arkiver indhente samtykke til dispensation hos Datatilsynet, indtil 75 års fristen er udløbet. Kommunen/regionen kan også rekvirere de ønskede data og dokumenter for at give borgerne adgang efter reglerne i offentlighedsloven og forvaltningsloven. 7. Digitaliseringsbekendtgørelse Statens Arkiver vil i løbet af sommeren 2013 udstede en bekendtgørelse om kommunale/regionale digitaliseringsprojekter. Retrospektiv skanning og digitalisering af bevaringsværdige papirarkivalier, skal anmeldes til Statens Arkiver, hvis arkivalierne efterfølgende ønskes kasseret. 10

11 Godkendelse af retrospektiv skanning og digitalisering forudsætter, at et system, der anvendes til lagring af bevaringsværdige arkivalier, opfylder en række krav: Systemet skal være organisatorisk, tidsmæssigt og emnemæssigt afgrænset; i systemet skal der registreres oplysninger, der muliggør identifikation og fremfinding; og der skal kunne produceres en arkiveringsversion af data og dokumenter i systemet i henhold til Statens Arkivers regler. Kassation af bevaringsværdige arkivalier i analog form, som skannes eller digitaliseres, må først ske, når Statens Arkivers godkendelse heraf foreligger. 8. KL-arkivnetværksmøde 19. juni 2013 i Odense Statens Arkiver har overtaget KL s arkivnetværk, og der afholdes møde i dette netværk onsdag 19. juni 2013 på Odense Rådhus. Information vil blive udsendt snarest. Referenten: information kan nu findes på Statens Arkivers hjemmeside: s_kommunale_arkivnetvark 11

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer

Læs mere

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105

Læs mere

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012

Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner

Læs mere

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Erindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

Lovgivning, arkivet som myndighed

Lovgivning, arkivet som myndighed Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion

Læs mere

Referat. Dagsorden. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt

Referat. Dagsorden. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 27. februar 2013 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 32 Dato: 19. og 26. marts 2013 Journalnr: 2008-006935 Deltagere fra SA: Kirsten Villadsen Kristmar,

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

Referat Indsamling og Bevaring

Referat Indsamling og Bevaring Rigsarkivet Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 20. oktober 2014 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra Rigsarkivet: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan

Læs mere

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen

Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. februar 2014 kl. 10-13.30 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef

Læs mere

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivet, april 2015 Indledning... 2 1. Status på antal besvarelser... 3 2. Typer af interessenter... 4 3. Baggrund for kontakt

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.

Læs mere

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg

Læs mere

Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager

Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne 2016-2017, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 14.3.2017 1 Formål med revisionen At revidere

Læs mere

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne. KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller

Læs mere

Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering

Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering Rigsarkivets tilsyn med regionerne 2015 Afrapportering Rigsarkivet 9. december 2016 Rigsarkivet, j.nr. 16/03636 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 2 Sammenfatning og anbefalinger 2.1 Sammenfatning 2.2 Anbefalinger

Læs mere

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge

Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret

Læs mere

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition

Læs mere

Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013

Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Juni 2013 SOA bevaring @ instruks dokument Indledning Formålet med denne vejledning er at forklare

Læs mere

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Statens Arkiver og Kommunernes Landsforening 2005 Version 1.0 DocuLive KMD Sag KOM*IT Navision MADS Vejman Win PPR DSI Sund Vejledende kassationsliste

Læs mere

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.

CAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE. -Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,

Læs mere

Afleveringsbestemmelse for Kingo

Afleveringsbestemmelse for Kingo Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed

Læs mere

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder

Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Indledning Statens Arkiver igangsatte i november 2012 et tilsyn med de statslige myndigheders arkivdannelse. Tilsynet blev

Læs mere

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...

Læs mere

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring

Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands

Læs mere

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Forslag til. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler Forslag til Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers

Læs mere

Referat. Statens Arkiver Rigsarkivet. Bevarings- og Kassationsafdelingen

Referat. Statens Arkiver Rigsarkivet. Bevarings- og Kassationsafdelingen Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 29. august 2013 kl. 10-14.25 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra

Læs mere

Arkivmæssige hensyn - generelt

Arkivmæssige hensyn - generelt Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg

Læs mere

Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt

Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C 24-04- 2009 TILSYNET Vedr. henvendelse om aktindsigt Advokatgruppen Århus har på vegne af A i brev af 19. september

Læs mere

Side 1 af 17 PS97-2CRD-E2K6 Distributionsform Email Papir Brevfletning Email cla@sa.dk Kunde Christian Larsen PS97-2CRD-E2K6 Velkommen til spørgeskemaundersøgelsen i forbindelse med Rigsarkivets tilsyn

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Bekendtgørelse af arkivloven

Bekendtgørelse af arkivloven Bekendtgørelse af arkivloven Herved bekendtgøres lov nr. 1050 af 17. december 2002 med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 563 af 24. juni 2005 og lov nr. 532 af 6. juni 2007. Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde

Læs mere

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,

Læs mere

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning

Læs mere

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring

Læs mere

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7

VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål NOTAT Stadsarkivet for Frederikssund Kommune 10. januar 2012 Årsberetning 2011 Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål Stadsarkivet for Frederikssund Kommune (SFK) arbejder for at sikre bevaringen af arkivalier,

Læs mere

Håndter adgang til arkivalier

Håndter adgang til arkivalier Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition

Læs mere

1. Godkendelse af dagsorden Godkendt, dog således at pkt. 3b (Status for det regionale tilsyn) udgik.

1. Godkendelse af dagsorden Godkendt, dog således at pkt. 3b (Status for det regionale tilsyn) udgik. Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: Fredag 13. maj 2016 kl. 9-12 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan Dalsten Sørensen, Mette Hall- Andersen,

Læs mere

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder

Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier

Læs mere

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV

VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte

Læs mere

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne Version 3, maj 2015 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015

Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler

Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler Bevaring og kassation af arkivalier hos regionernes sygehuse og hospitaler En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 994 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra sygehuse

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003

Læs mere

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde

Kapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1

Læs mere

Kort og godt om test af arkiveringsversioner

Kort og godt om test af arkiveringsversioner Kort og godt om test af arkiveringsversioner Data og dokumenter fra den offentlige forvaltnings it-systemer, som skal bevares for eftertiden, skal afleveres til arkiv i form af arkiveringsversioner. Arkiveringsversioner

Læs mere

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden (Vejledningen vedrører mellemarkiverne og omfatter såvel forhold omkring aflevering af arkivalier til mellemarkiverne og

Læs mere

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Indhold Kapitel 1 - Område Kapitel 2 - Bevaring- og kassation Kapitel 3 - Ikrafttrædelse m.v. Bilag Bilag 1

Læs mere

Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering

Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering 55 Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering Anmeldelse af elektroniske arkivsystemer Alle myndigheder har ifølge arkivbekendtgørelsen pligt til at anvende et arkivsystem til sikring

Læs mere

Leverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1

Leverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1 Leverandørmøde Rigsarkivet 10. november 2016 Leverandørmøde 1 Leverandørmøde 10. november 2016 1. Velkomst og orientering fra Rigsarkivet Herunder ny strategi 2. Tilsyn med kvalitetssikring i statslige

Læs mere

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:

I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer: Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages

Læs mere

Ringsted kommunes arkivalier

Ringsted kommunes arkivalier Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem

Læs mere

Referat Indsamling og Bevaring

Referat Indsamling og Bevaring Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 13. november 2015 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra RA: Kirsten Villadsen Kristmar, Mette Hall-Andersen, Jan Dalsten Sørensen, Christian

Læs mere

Anbefaling om sikring og overdragelse af analoge og supplerende digitale data på miljøområdet

Anbefaling om sikring og overdragelse af analoge og supplerende digitale data på miljøområdet Projekt kommunalreformens forvaltningsgrundlag og digital forvaltning på miljøområdet Miljøministeriet CFK j.nr. Ref.: kich/bla/cab Anbefaling om sikring og overdragelse af analoge og supplerende digitale

Læs mere

Statsforvaltningen Hovedstadens udtalelse til en borger

Statsforvaltningen Hovedstadens udtalelse til en borger Statsforvaltningen Hovedstadens udtalelse til en borger Resumé: Statsforvaltningen fandt ikke grundlag for at antage, at Tårnby Kommune havde handlet i strid med offentlighedsloven ved afgørelser om aktindsigt

Læs mere

AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.

AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010. AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE AF ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.doc Side 2 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 2.4. Anlægskartoteker

Læs mere

Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt

Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling Udvalget for Videnskab og Teknologi Folketinget Christiansborg

Læs mere

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk

Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller

Læs mere

Bekendtgørelse om statsforvaltningens behandling af sager om faderskab og medmoderskab

Bekendtgørelse om statsforvaltningens behandling af sager om faderskab og medmoderskab BEK nr 1861 af 23/12/2015 (Gældende) Udskriftsdato: 28. maj 2016 Ministerium: Social- og Indenrigsministeriet Journalnummer: Social- og Indenrigsmin., j.nr. 2015-6307 Senere ændringer til forskriften Ingen

Læs mere

Referat Indsamling og Bevaring

Referat Indsamling og Bevaring Referat Indsamling og Bevaring Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 26. februar 2015 kl. 10-15 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Rigsarkivet: vicedirektør Kirsten Villadsen,

Læs mere

Handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver August 2014

Handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver August 2014 Handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver August 2014 1. Indledning I henhold til Statens Arkivers rammeaftale med Kulturministeriet skal der i

Læs mere

Revision af bk-bestemmelser for kommunerne Fagligt forum for 7-arkiverne

Revision af bk-bestemmelser for kommunerne Fagligt forum for 7-arkiverne Revision af bk-bestemmelser for kommunerne 2016 Fagligt forum for 7-arkiverne 14.9.2016 1 Overordnet formål Formålet med revisionen er at sikre bevaring af de rigtige arkivalier, det rigtige sted i det

Læs mere

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner

Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt Side 1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i Registertilsynets varetægt I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv

Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Afleveringsbestemmelse for arkivalier fra skoler omfattet af skolestrukturændringen i 2011 til Guldborgsund Stadsarkiv Indhold 1. Hvordan forløber en aflevering til Stadsarkivet et kort resumé?... 2 A.

Læs mere

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG

Modul 1: Ret og regler. Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Modul 1: Ret og regler Arkivchef, cand.mag. Jørgen Dieckmann Rasmussen Esbjerg DAGENS FOREDRAG Emnet kan blive meget omfattende Afgrænses derfor til det meget specifikke, dvs. lovgivningen Andre, absolut

Læs mere

Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier

Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Dette dokument beskriver Rigsarkivets strategi for modtagelse og bevaring af digitalt skabte arkivalier. Ved digitalt skabte arkivalier forstås upubliceret

Læs mere

Høringssvar vedrørende forslag til lov om ændring af lov om aktie- og anpartsselskaber og forskellige love (Obligatorisk digital kommunikation)

Høringssvar vedrørende forslag til lov om ændring af lov om aktie- og anpartsselskaber og forskellige love (Obligatorisk digital kommunikation) Erhvervs- og Vækstministeriet Slotsholmsgade 10-12 1216 København K Sendt til: om2@evm.dk Høringssvar vedrørende forslag til lov om ændring af lov om aktie- og anpartsselskaber og forskellige love (Obligatorisk

Læs mere

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse

Læs mere

NemRefusion den intelligente, digitale postkasse

NemRefusion den intelligente, digitale postkasse NemRefusion den intelligente, digitale postkasse I 2010 lancerer KOMBIT A/S i samarbejde med KL og Arbejdsmarkedsstyrelsen den nye syge- og barseldagpengeløsning, NemRefusion. Den nye løsning er en moderniseret

Læs mere

Bekendtgørelse om forældremyndighed, barnets bopæl og samvær m.v.

Bekendtgørelse om forældremyndighed, barnets bopæl og samvær m.v. Bekendtgørelse om forældremyndighed, barnets bopæl og samvær m.v. I medfør af 42 og 45, stk. 3, i forældreansvarsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1085 af 7. oktober 2014, som ændret ved 1 i lov nr. 270

Læs mere

Vejledning om ergoterapeuters ordnede optegnelser (journalføring)

Vejledning om ergoterapeuters ordnede optegnelser (journalføring) 16. marts 2006 Vejledning om ergoterapeuters ordnede optegnelser (journalføring) 1 Indledning I medfør af lovbekendtgørelse nr. 631 af 30. august 1991 om Terapiassistenter (fysioterapeuter og ergoterapeuter)

Læs mere

KM:> målepunkter i. KMD Arkivering. Beskrivelse af udvalgte A.(1. \j\ \",Ú'-- 1Q OZ'; ßeskrivelse af 1Tl.)I~punkler i Kr-m Arkivcnn~J.

KM:> målepunkter i. KMD Arkivering. Beskrivelse af udvalgte A.(1. \j\ \,Ú'-- 1Q OZ'; ßeskrivelse af 1Tl.)I~punkler i Kr-m Arkivcnn~J. KM:> A.(1 1Q OZ'; Beskrivelse af udvalgte målepunkter i KMD Arkivering Û KMO Operatioll Quality Center ßeskrivelse af 1Tl.)I~punkler i Krm Arkivcnn~J Side 1 af 6 \",Ú' \j\ ~ ßeskrivelse, i, Dokumentnavn:

Læs mere

Tilbudsindhentning. Generelle betingelser i forbindelse med indhentning af tilbud på:

Tilbudsindhentning. Generelle betingelser i forbindelse med indhentning af tilbud på: Tilbudsindhentning Generelle betingelser i forbindelse med indhentning af tilbud på: Hovedentreprise vedr. etablering af et underjordisk dige om søerne i Sybergland, Kerteminde Kommune Miljø- og Kulturforvaltningen

Læs mere

Bekendtgørelse om statsforvaltningens behandling af sager om faderskab og medmoderskab

Bekendtgørelse om statsforvaltningens behandling af sager om faderskab og medmoderskab Social-, Børne- og Integrationsministeriet Familieret J.nr. 2013-4392 bgn 29. oktober 2013 Udkast til Bekendtgørelse om statsforvaltningens behandling af sager om faderskab og medmoderskab I medfør af

Læs mere

Bilag , stk. 11 og 6a, stk. 1 i ferieaftalen svarer til ferielovens 34 a

Bilag , stk. 11 og 6a, stk. 1 i ferieaftalen svarer til ferielovens 34 a Bilag 1. Lovbestemmelser, jf. Ferielov nr. 396 af 31. maj 2000 samt lov nr. 1200 af 27. december 2003 om ændring af ferieloven og bestemmelser i bekendtgørelse om ferie, nr. 1034 af 20. november 2000 samt

Læs mere

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2016

Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2016 Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2016 Rigsarkivet, december 2016 Indholdsfortegnelse Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2016... 1 Indledning...

Læs mere

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2015 Indholdsfortegnelse 1. Forord...4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv...5 3. Hvad er arkivalier?...5 4. Hvem gælder instruksen for?...6 5.

Læs mere

Moduler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden.

Moduler KOMDAs ydelser er delt ind i fire moduler, der kan købes til af den enkelte deltager. Modulerne kan vælges uafhængigt af hinanden. KOMDA KOMDA er et arkivsamarbejde mellem Aalborg Stadsarkiv og en række kommunale arkiver om håndtering af digitale arkivalier. KOMDA sikrer opbevaring af digitale arkivalier for de deltagende arkiver

Læs mere

Referat. Statens Arkiver

Referat. Statens Arkiver Referat Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. august 2014 kl. 10-15 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: vicedirektør Kirsten Villadsen, specialkonsulent

Læs mere

Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab. Vedrørende regnskab 2007

Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab. Vedrørende regnskab 2007 Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab 16-09- 2008 Vedrørende regnskab 2007 Statsforvaltningen har modtaget revisionsprotokollat af 17. april 2008 vedrørende regnskab

Læs mere

Vedtægt for Odense Stadsarkiv

Vedtægt for Odense Stadsarkiv Vedtægt for Odense Stadsarkiv 1. Stadsarkivet henhører under. Dets arbejdsområde er Odense Kommune. 2. Stadsarkivets opgave er at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier fra Odense Kommune

Læs mere

Anmeldelse af behandling af data

Anmeldelse af behandling af data - 1. Skema udfyldt af: Dato: Anmeldelse af behandling af data 2. Databehandlingen er omfattet af Region Hovedstadens paraplyanmeldelse vedr.: OBS: kun 1 X 2007-58-0006 Patientbehandling 2012-58-0023 Kliniske

Læs mere

Eksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet

Eksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet Procedurer for kvalitetskontrol 3 eksempler ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eksempelsamlingen

Læs mere

Åbent referat for 17, stk.4 Lokalhistorisk Udvalg

Åbent referat for 17, stk.4 Lokalhistorisk Udvalg Åbent referat for 17, stk.4 Mødedato 01.12.2011 Tid 17:00 Sted NæstvedArkiverne, Amtmandsstien 1, 4700 Næstved Medlemmer Ole Pilegaard Hansen Bertel Hansen Lindy Nymark Christensen Søren Drost Broegaard

Læs mere

Underbilag E: Lovgivningsmatrice

Underbilag E: Lovgivningsmatrice Underbilag E: Lovgivningsmatrice Version af den 19/5-2011 2 I det følgende fremstilles en ikke udtømmende liste overlovgivningsfastsatte aktiviteter, samt en mere overordnet matrice for hvilken lovgivning

Læs mere

Københavns Kommune aktindsigt efter offentlighedsloven

Københavns Kommune aktindsigt efter offentlighedsloven Københavns Kommune aktindsigt efter offentlighedsloven Resumé: Statsforvaltningen Hovedstaden udtaler, at det efter sagens oplysninger kan lægges til grund, at kommunen har fremfundet de sager, som det

Læs mere