Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand Jørn Nielsen Jens Hoffmann Lone Krogsgaard

Transkript

1 Boligselskabet Rosenvænget Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 5. marts 2015 kl i mødelokalet Rosenvænget beliggende Heimdalsvej 7 C, Frederikssund Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra Energi og Miljøudvalget Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens budget Personaleforhold Generel orientering (lukket punkt) Nybyggeri og renovering Redegørelse fra Domea omkring byggesagen afd. 805 Heimdalsvej Status for 816 Birkevænget Status for 826 Græse Bakkeby Sammenlægninger af afdelinger i Rosenvænget og Æblelunden Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Kim Randrup, næstformand Jørn Nielsen Jens Hoffmann Lone Krogsgaard Karin Thomsen Erik Kjærsgaard (afbud) Gert Olsen Gitte Seier Kristian Leonhart Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Kundechef Britt Vogt, Servicekoordinator

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Bestyrelsen godkendte dagsordenen med ekstra pkt. 4.4 omkring sammenlægninger ifbm. renovering/nybyggeri. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 22. januar Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Drøftelse til dagsorden ifbm. sammenlægninger, til de kommende afdelingsmøder. Kim Brokmann fremlagde et eksempel, som vi har modtaget fra Jylland og hvor Ida og Sofie, lige kunne nå at rette lidt til med navne osv. med Boligselskabet Rosenvænget. Der var enighed om, at materialet skal forenkles til en A4 side. Det blev besluttet, at der på samtlige afdelingsmøder vil være et forslag på dagsorden til sammenlægninger. Den ekstra besparelse på sammenlægninger blev besluttet, at skulle tilgå arbejdskapitalen/dispositionsfonden. Det er forsat vigtigt, at de lokale bebyggelser har stor indflydelse på fremtidig drift og vedligeholdelse. Så det tilstræbes, at lave en opbygning, hvor denne indflydelse vil være gældende. Man forestiller sig en opbygning, hvor de nuværende afdelinger bliver til beboerråd. I overgangsfasen vil det være beboerrådet der vælger medlemmer til ny bestyrelse for den nye afdeling. Ved nybyggeri vil en afdeling altid blive sammenlagt med eksisterende afdeling inden for den samme kommune. Orientering fra formanden gives på mødet. Lars Nielsen orienterede om møder og arrangementer der har været afholdt siden sidste møde. Den 5/ var der bestyrelsesmøde i Domea. Samme dato var der et afdelingsmøde i Birkevænget 816 omkring renoveringen. Domeas advokat Henrik Meden har skrevet et brev til Finn Wendelboe samt til kommunen. Den 25/ blev der afholdt en temadag omkring energi hvor Benny Østerbye fra Energi- og Miljø holdt et oplæg omkring energibesparelser. Side 2 af 11

3 Den 2/ har der været Referencegruppemøde i Domea, hvor der var indlæg fra bla. Carsten fra Byg, IT-afdelingen og Lene Hadbjerg fra Kundeservice. Mål og delmål er godt på vej til at være fuldt gennemført ifbm. Domea Den 18/ har formandsskabet holdt møde med økonomichef Jette Pilgaard, hvor de fik svar på nogle spørgsmål omkring regnskaberne. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Til orientering kan det oplyses at der bliver afholdt en formandskonference den 14. marts 2015, hvor formand og næstformand i hver boligorganisation er inviteret. Formandskonferencen har til formål, at man skal diskuterer Domeas fremtidige demokratiske struktur. Orientering fra Domeas bestyrelse gives på mødet. Karin Thomsen orienterede om, at der er udarbejdet nye ydelseskataloger, som har været forelagt for Domeas bestyrelse og blev godkendt. Der er 3 forskellige muligheder. 1. Hvis man er et servicecenter, 2. Hvis man ikke er et servicecenter og 3. Hvis man har egen administration (platformskunde). Orientering om at udlejningssituationen mht. tomgangsstatistikken vil se en hel del bedre ud (måske næsten en halvering), hvis det kan lykkedes med de planer man har rundt omkring mht. nogle nedrivninger og nogle sammenlægninger osv.. Arbejdet omkring en ny formand til Domeas bestyrelse er i fuld gang. Ansøgningsfristen er udløbet og der er 5 ansøgere. 3.3 Orientering fra Energi og Miljøudvalget. Orientering gives på mødet. Næste møde i Energi- og Miljøudvalget er den 28/ Der er fuld gang i, at blive lavet en lille folder/skrivelse omkring energibesparelser, som bliver husstandsomdelt. Den 25/ blev der afholdt temadag omkring energibesparelser hvor Benny Østerbye fra Energi- og Miljø deltog. Her ud over deltog varmemester Kim Olsen, Ejendomsmester Kim Sohn samt vores 2 beboerrådgivere Ida Holgersen og Sofie Damgaard Pedersen. Der var 55 tilmeldte og det var en stor succes. Man har planer om at lave endnu en temadag, på et senere tidspunkt evt. i Helsinge eller i Stenløse. Side 3 af 11

4 3.4 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har nedenstående sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Lars Nielsen Formand Repræsentantskabet 2016 Kim Randrup Næstformand Repræsentantskabet 2015 Jørn Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2016 Kristian Leonhart Medlem Repræsentantskabet 2015 Lone Krogsgaard Medlem Repræsentantskabet 2016 Gitte Seier Medlem Repræsentantskabet 2016 Gert E. Olsen Medlem Repræsentantskabet 2016 Jens Hoffmann Medlem Repræsentantskabet 2015 Karin Thomsen Medlem Domea Erik Kjærsgaard Vidensperson Repræsentantskabet 2015 Ebbe Bjerg 1. Suppleant Repræsentantskabet 2015 Jan Hubert Jensen 2. Suppleant Repræsentantskabet 2015 Connie Kjær 3. Suppleant Repræsentantskabet 2015 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Kim Randrup, Kristian Leonhart og Jens Hoffmann er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Kim Randrup, næstformand, ønsker genvalg Kristian Leonhart, medlem, ønsker genvalg Jens Hoffmann, medlem, ønsker ikke genvalg. Bestyrelsen indstiller Søren Thormann til bestyrelsen, da han er formand i afdelingen i Haragergaard. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar og næstformanden halvanden. Side 4 af 11

5 Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen godkendte at honoraret forsætter uændret i det kommende regnskabsår. 3.6 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01. oktober 2013 til 30. september 2014 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 13. Kim Brokmann gennemgik regnskabet kort. Karin Thomsen stillede spørgsmål ved om der har været lavet et budget for ombygningen af Servicecenteret. Kim Brokmann svarede, at han ikke er bekendt med et vedtaget anlægsbudget. I økonomien omkring servicecenteret er der også andre ting indeholdt i de tal, som eks. cykelskurer, nedgravede affaldsøer mv. som organisationsbestyrelsen har lovet afdeling 806 ikke skulle belastes med, idet opførsel af servicecenteret ikke skulle belaste denne afdelings økonomi. Det blev bekræftet af organisationsbestyrelsen, at finansiering af servicecenteret skulle ske igennem lån i afdeling 806. Ydelsen til lån dækkes af selskabet. Kim Randrup oplyste endvidere, at der har været en sidegevinst da afdelingen tidligere har været plaget meget af hærværk og kriminalitet. Dette ser ud til at være forsvundet/forbedret efter servicecenteret er kommet. Karin Thomsen stillede spørgsmål til om der er taget højde for de bemærkninger der er kommet fra revisor ifbm. revisorpåtegning. Kim Brokmann besvarede, at der i alle afdelingerne på R&B mødet er blevet gennemgået alle 3 henlæggelseskonti og der er blevet kigget på revisors bemærkninger. Alle formænd rundt om bordet kunne nikke ja, til at det har været gjort som ovenstående. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. oktober 2013 til 30. september 2014 vedlægges som bilag. Side 5 af 11

6 Materialet udleveres til mødet og lægges op når dette modtages fra revisor. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 3.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 13 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Årsberetningen blev omdelt og gennemlæst. Ingen yderligere kommentar. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Bestyrelsen godkendte årsberetningen. 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Fremadrettet har vi planer om, at tage styringsrapporten med på R&B møderne i afdelingerne, så man evt. kan nå at komme med kommentarer og skrive det ind i dem, inden den bliver godkendt og samlet for selskabet og medtaget i organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne med de krydser der er sat og de ændringer der er lavet Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Side 6 af 11

7 Hvis boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Kim Brokmann orienterede om, at det efterfølgende er oplyst, af regnskab, at de 3,9 mill. var alt tilgodehavender i selskabet. Det har ikke været et udtryk for de risikobehæftede og derfor er henlæggelserne til tab nedskrevet til ca. 1 mill. Der er dog ikke budgetteret med dækning af tab fra dispositionsfonden og derfor søges der stadig om fritagelse hos kommunen. Der er en del afdelinger der har henlæggelser selv og der med mulighed for at dække eventuelle tab. Man skal dog stadig huske, at hjælpe afdelinger ved lejeledighed, så det ikke bliver en hel kædereaktion med at det giver yderligere tab og bliver dyrere at bo der og der med større tomgang. Karin Thomsen foreslog, at organisationsbestyrelsen lægger en strategi for hvordan man vil gå ind og hjælpe de enkelte afdelinger ved lejeledighed. Pt. er Boligselskabet Rosenvænget ikke plaget af lejeledighed, men man følger løbende udviklingen. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne. Bestyrelsen vedtog at bemyndige administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed i afdelingerne Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Boligorganisationens dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, når de overstiger kr. 318,00 pr. lejemålsenhed (2015-niveau). Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens dispositionsfonden er presset på likvider. Administrationen anbefaler Boligorganisationen at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis Boligorganisationen opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Bestyrelsen vedtog at bemyndige administrationen til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning. Side 7 af 11

8 3.12 Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. oktober 2015 til 30. september 2016 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Dispositionsfondens udvikling er i det forelagte budget ud fra en finansiering hvor afdeling 806 låner midler til dækning af etableringsudgifter til Servicecenteret. Der er søgt om kommunegaranti på lån i afdeling 806 til dækning af udgifterne. Kim Brokmann gennemgik de ordinære udgifter. Dette har ikke været gjort tidligere og budgettet er derfor rettet til med forventet forbrug. Tidligere har underskuddet været dækket af arbejdskapitalen og derfor har der ikke været fokus på budgettet. Der er i nuværende budget afsat midler til løn til boligsocial medarbejder, afskrivning på inventar til servicecenteret samt leasingudgifter. Her ud over almindelige driftsudgifter. Udviklingen i dispositionsfonden er, at dispositionsfonden er tom. Hovedårsagen skyldes deponering af dækning af midler til finansiering af Servicecenteret. Der vil blive ansøgt kommunen om optagelse af lån i afdeling 806 til finansiering af omkostninger til Servicecenteret. Her med frigives midler fra dispositionsfonden. Der er projekter som er sat i bero ind til en eventuel bevilling kommer fra kommunen. Arbejdskapitalen er ligeledes tom efter dækning af underskud samt lønning til boligsocial medarbejder. Det overvejes at indfører et halvårsregnskab/budgetopfølgning for selskabet, som medtages på organisationsbestyrelsesmødet tættest på. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Bestyrelsen godkendte budgettet Personaleforhold Generel orientering (lukket punkt) Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Redegørelse fra Domea omkring byggesagen afd. 805 Heimdalsvej Redegørelsen vedlægges. Side 8 af 11

9 Man syntes, at det var en lidt tynd redegørelse og i særdeleshed forundret over, at man ikke har kunnet udpege hvem der traf beslutningen om at det gik fra et F1 lån til et fast forrentet lån. Det blev besluttet at redegørelsen skulle omdeles til bestyrelsen, som her efter skal vende tilbage til organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. Bestyrelsen udskød beslutningen omkring redegørelsen. 4.2 Status for 816 Birkevænget Det er besluttet at projektet endelig vedtages på det ordinære afdelingsmøde på baggrund af, at byggesagen ikke efter licitation kunne holdes inden for budgettet. Overskridelsen kan finansieres via midler i driften. På baggrund af, at beboerne har vedtaget et byggeprojekt til kr. 27 mill. og den endelige pris bliver kr. 30 mill. skal dette godkendes på det ordinære afdelingsmøde. Byg har aftale med entreprenør på at udbudsmaterialet er gældende ind til afdelingsmødet i marts Afdelingsmødet er fremrykket til den 12. marts 2015 (før repræsentantskabsmødet) pga. byggesagen. Der var stor ros til Domea byg, Jan Storgaard og Advokat Henrik Meden for hjælp i denne sag. Vi afventer resultatet på afdelingsmødet torsdag den 12/ (I skrivende stund kan det oplyses, at det er blevet godkendt på afdelingsmødet.) 4.3 Status for 826 Græse Bakkeby Kant Arkitekterne og Jan Storgaard fra Byg har afholdt møde med bestyrelsen i Græse Bakkeby den 4. februar 2015 omkring udvikling, udfoldning og tidsplan for helhedsplanen. Der blev ligeledes holdt møde med driften den 12. februar Det er deltagernes opfattelse at det var et godt opstartsmøde. Der er den 25. februar afholdt møde med beboerne i Græse Bakkeby med samme præsentation. Gert Olsen bekræftede, at det var et rigtig godt møde og tror nu på, at der efterhånden er forståelse blandt beboerne, for hvordan man arbejder videre med projektet i Græse Bakkeby. Kant Arkitekter fik stor ros for det indledende arbejde, hvor både drift og beboere er blevet hørt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 4.4 Sammenlægninger af afdelinger i Rosenvænget og Æblelunden Bestyrelsen bekræftede at afdelingerne i Rosenvænget 825, 830 og 831 naturligvis skal lægges sammen og man havde en forventning om dette. Det er oplyst fra regnskab at det vil kunne ske pr. 1/ Det samme er gældende for afdelingerne i Æblelunden i Stenløse 824 og 832. Dog kan sammenlægningen først ske her pr. 1/ Side 9 af 11

10 5 Boligorganisationens afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. oktober 2013 til 30. september 2014 vedlægges som bilag. Overskud Underskud Resultatkontoen Gennemsnitlig m2 leje Afdeling Falkenborgvej: Afdeling Frederikssund Nord, 1: Afdeling Højhuset: Afdeling Fjordtoften Børneinstitution: Afdeling Fritids- og ungdomsklub: Afdeling Birkevænget: Afdeling Østergården: Afdeling Gefionparken: Afdeling Rosenfelt: Bofællesskabet Vangedevej: Afdeling Æblelunden Afdeling Rosenvænget: Afdeling Græse Bakkeby: Afdeling 0830 Ældreboliger (0825) Afdeling 0831 Tagboliger (0825) Afdeling Kirsebærhaven Afdeling Præstevænget Afdeling Helsingegården Afdeling Trongården Afdeling 4x4 ældreboliger Afdeling Helsingevej m.fl Afdeling Bofælles. Søfryd Ukendt Afdeling Bofælles. Haragergård Afdeling Aktivitetshuset Haragergård Afdeling Askly Afdeling Birkeparken Afdeling Haragergård Kim Brokmann oplyste, at afdeling 852 Haragergård og 824 Æblelunden begge har taget forbehold for regnskabet. Afdeling 852 på baggrund af konto 114. Afdeling 824 på baggrund af konto 115/116 store udgifter, Side 10 af 11

11 som måske burde være byggesagsomkostninger. Man kan ikke se tidligere lovede refundering af penge til konto 116. Kim Brokmann oplyste, at der er en undersøgelse i gang omkring konto 114, da to afdelinger 826 og 852 har overskridelser på 1 mill. 824 undersøges med Byg, da det er et tilskud der ikke er modtaget. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte alle afdelingernes årsregnskaber. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for 2015: Ti (uge 12) Repræsentantskabsmøde kl , Højvang 2 On (uge 16) - Bestyrelsesmøde kl , Heimdalsvej 7 C To (uge 24) - Bestyrelsesmøde kl , Heimdalsvej 7 C Fr./Lø. 19/ (uge 25) Landskonference, Nyborg Strand To (uge 36) - Bestyrelsesmøde kl , Heimdalsvej 7 C To (uge 44) - Bestyrelsesmøde kl , Heimdalsvej 7 C To (uge 48) - Bestyrelsesmøde kl , Heimdalsvej 7 C 7 Eventuelt Kim Brokmann orienterede om, at Willis har anbefalet os ikke længere at have glas- og kummeforsikring. Til næste organisationsbestyrelsesmøde vil vi i samarbejde med Willis dokumenterer dette. Ved R&B møderne har vi allerede fjernet dem fra budgetterne. Formanden takkede for god ro og orden og mødet blev hævet. Referent: Britt Vogt, den Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Lars Nielsen Side 11 af 11