Sammenlægning af Furesø Bibliotekerne og Borgerservice

Transkript

1 Sammenlægning af Furesø Bibliotekerne og Borgerservice Indledning og Baggrund Nærværende notat er udarbejdet på baggrund af oplæg fra Projektgruppen for øget samarbejde mellem Borgerservice og bibliotekerne. Notatet er blevet forelagt Direktionen den 9.8. og herefter tilrettet. Notatet forelægges Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget den 18. august 2011 til 2. behandling af forslag om samarbejde mellem Borgerservice og Furesø Bibliotekerne. Notatet består af følgende fem punkter: 1. Resumé og sammenfatning af beslutningstemaerne fra Kultur, - Fritidsog Idrætsudvalgets 1. behandling den 9. juni 2011 vedr. modeller for samarbejde mellem biblioteker og borgerservice. 2. Fremmøde og betjeningsmønstre for biblioteker og Borgerservice. 3. Fire alternative modeller for åbningstider i det samlede Furesø Bibliotekerne og Borgerservice. 4. Driftsform for åbent bibliotek i Hareskov. 5. Opsummering af de økonomiske konsekvenser og ansøgning om frigivelse af de i budgettet afsatte anlægsmidler Dato: Dok.nr.: Sags id: Afdeling: Strategi og Organisation Oprettet af: Claus Holm 1. Resume af beslutningstemaer vedr. samarbejde mellem biblioteker og Borgerservice. Som led i effektiviseringsarbejdet blev der i forbindelse med vedtagelsen af buget besluttet at øge samarbejdet mellem biblioteker og Borgerservice i Furesø Kommune. Det forudsatte effektiviseringspotentiale er 0,4 mio. i 2011 stigende til 1,5 mio. kr. årligt fra Derudover er der afsat en anlægsbevilling på 1,3 mio. kr. i 2011 og kr. i Visionen for sammenlægningen af bibliotekerne og Borgerservice i Furesø Kommune er, at opnå en bedre og mere effektiv udnyttelse af de fælles faciliteter, mere fleksible åbningstider og en bedre oplevet service hos borgerne. Dette skal ses i sammenhæng med yderligere effektiviseringsmål, som er fastlagt i budget , og som bl.a. forudsætter, at 50 pct. af borgerhenvendelserne, inden 2014, bliver selvbetjente. Borgere, der i form af fokusgruppeinterviews har været inddraget i processen, har bl.a. betonet vigtigheden af professionalisme, tilgængelighed, imødekommenhed og aktiv understøttelse af de elektroniske sløsninger, som tilbydes af Borgerservice og biblioteker. Perspektivet for udviklingen af en fæl-

2 les borgerservice- og bibliotekskultur er også at skabe en aktiv platform for læring og deltagelsesmuligheder for medborgerne i Furesø Kommune. Kultur, - Fritids- og Idrætsudvalget førstebehandlede på mødet den 9. juni et oplæg fra den tværgående projektgruppe om fremtidens bibliotek og borgerservice. Tidshorisonten for sammenlægningen af biblioteker og Borgerservice under samme ledelse er 1. januar Fokus på indfrielse af digitaliseringskravet på 50 pct. inden 2014 For borgerne i Furesø betyder sammenlægningen, at Biblioteker og Borgerservice i Furesø Kommune bliver et samlet tilbud på de eksisterende biblioteker i henholdsvis Farum, Værløse og Hareskov. Medarbejderne på bibliotekerne i Furesø yder allerede i dag borgerne i Furesø råd og vejledning i forhold til de elektroniske sløsninger - fx renovation, NemID, sygesikring, lægeskift og Folkeregister mv. Med et integreret bibliotek og Borgerservice vil disse funktioner blive styrket gennem aktiv medbetjening fra medarbejderne. Tilrettelæggelsen og udstrækningen af kommunens åbningstid og serviceniveau skal ses i sammenhæng med Furesø Kommunes ambition om, at 50 pct. af henvendelserne til kommunen bliver digitale frem mod Borgere, der skal have udstedt pas og kørekort, skal efter sammenlægningen henvende sig personligt i Værløse Der er nogle borgerserviceydelser, der kræver personligt fremmøde. Det gælder udstedelse af pas og kørekort, visse opgaver vedr. SKAT samt henvendelse om Folkeregister i forbindelse med indrejsesager. Udstedelse af pas og kørekort vil borgerne - også efter sammenlægningen af Borgerservice og biblioteker - kun kunne få ét sted i Furesø Kommune. Udover personlig identifikation kræver udstedelse af pas og kørekort særlige tekniske systemer og kendskab til disse. Det er mest hensigtsmæssigt, at samle disse funktioner ét sted i en kommune med begrænset geografisk udstrækning. Udvalget drøftede på mødet den 9. juni 2011 oplægget fra Projektgruppen om placering af udstedelse af pas og kørekort, og tilsluttede sig, at den borgerservicebetjening, der kræver personligt fremmøde, placeres på Værløse Bibliotek i forbindelse med nedlæggelse af det nuværende Borgerservice i Farum. Udvalgets beslutning er udgangspunkt for de alternative modeller for åbningstid, der beskrives i det følgende. Udvalget tilsluttede sig også én ud af 3 forelagte modeller for åbningstid og bemanding, men udbad sig inden for rammerne af denne model flere alternative forslag til åbningstider for biblioteker og borgerservice. Ligeledes udbad udvalget sig en vurdering af driftsformer for åbent bibliotek i Hareskov. Side 2 af 16

3 I oversigten nedenfor gives et samlet overblik over projektgruppens anbefalinger til Styregruppen, samt hvilke beslutninger Kultur, - Fritids- og Idrætsudvalget har truffet under de politiske beslutningstemaer, der har været forelagt udvalget. Tabel 1: Oversigt over projektgruppens anbefalinger og beslutninger truffet ved 1. behandlingen i Kultur, - Fritids- og Idrætsudvalget den Temaoverskrift Afrapportering og anbefalinger til styregruppen Tema 1: Vision for styrket faglighed og fælles synergier Tema 7: Organisationsstruktur og udvikling af en stærk fælles borgerservice- og bibliotekskultur At der sættes tid og ressourcer af til at arbejde målrettet med kompetenceudvikling og samarbejdsprocesser for at skabe fælles identitet. At der snarest igangsættes en proces for rekruttering til - og tilrettelæggelse af den fælles ledelsesopgave for biblioteker og borgerservice. At der etableres en egentlig implementeringsgruppe med lederen af det fælles bibliotek og Borgerservice i Furesø Kommune i spidsen. Tema 2: Borgerinddragelse Projektgruppen har gennemført to fokusgruppeinterviews med repræsentanter for borgerne om perspektiverne for sammenlægningen. Interviewene har givet konkrete input til hvordan de mest effektive og værdiskabende løsninger ser ud set fra borgernes synsvinkel Tema 4: Frontbetjening og betjeningsmønstre i fremtidens biblioteker og borgerservice At en implementeringsgruppe under en kommende fælles ledelse arbejder videre med denne proces. At der arbejdes med en systematisk og medarbejderinvolverende kortlægning af arbejdsgange, der kan give grundlag for vurdering af, hvor der evt. kan frigøres tid i forhold til den fremadrettede tilrettelæggelse af opgaver og arbejdsgange Temaoverskrift Afrapportering og anbefalinger til politiske beslutningstemaer: Beslutning på KFIudvalgets møde 9.6. Tema 4: Fysisk placering af borgerservicefunktioner At den del af borgerservice, der kræver personligt fremmøde etableres på Værløse Bibliotek Tiltrådt Tema 5: Åbningstider for biblioteker og borgerservice At model 3 - med jævn fordeling af åbningstid og bemanding - vælges som afsæt for konkretisering af samarbejdsmodellen mellem biblioteker og Borgerservice. Tiltrådt med ønske om, at udvalget præsenteres for flere alternativer, herunder en model med uændret åbningstid på Hareskov Bibliotek Side 3 af 16

4 Tema 6: Åbent bibliotek i Hareskov i en kombination af ansatte og frivillige At Center for Borgerservice og Kultur arbejder videre med etableringen af åbent bibliotek i Hareskov som led i implementeringen af samarbejdsmodellen for Biblioteker og Borgerservice i Furesø Kommune. Udvalget ønsker, at der arbejdes videre med alternativer og andre driftsformer vedr. åbent bibliotek i Hareskov Nedenfor giver projektgruppen sit bud på imødekommelse af udvalgets ønsker til uddybninger og alternativer for så vidt angår temaerne 5 og 6. For så vidt angår de øvrige temaer arbejder projektgruppen i samarbejde med ledere og medarbejdere videre med en række initiativer til udvikling og styrkelse af den fælles kultur for det samlede Furesø Bibliotekerne og Borgerservice. 2. Betjeningsmønstre for biblioteker og borgerservice I forbindelse med arbejdet med modeller for åbningstid har Projektgruppen indhentet statistik for fremmøde og henvendelser, der indebærer personlig betjening. Tabe 2 viser gennemsnitstal for dagligt besøgende, personlige henvendelse og en beregning af antallet af ekspeditioner pr. åbningstime. Tabel 2: Opgørelse af henvendelsesmønstre på biblioteker og Borgerservice Farum Værløse Hareskov, folkebiblioteket Borgerservice Daglig antal besøgende gnsn Daglige personlige ekspeditioner gnsn. Ekspeditioner pr. åbningstime 9,4 8,8 5,6 23 Noter: Henvendelsesmønstre for bibliotekernes ekspeditioner er baseret på en aktuel registrering i perioden 14. juni til og med 30. juni Besøgstal er dog opgjort på basis af optælling efterår Henvendelserne for Borgerservice er opgjort på basis af gennemsnit for årets første 7 måneder. Antallet af besøgende og daglige ekspeditioner på bibliotekerne er i tabel 2 baseret på gennemsnitstal for optællingsperioder på 14 dage. Antallet af daglige henvendelser til Borgerservice er beregnet på baggrund af henvendelser fra årsskiftet frem til 1. august. Som det fremgår, er der langt flere besøgende på de tre biblioteker, end der er personlige ekspeditioner. De fleste borgere, der besøger bibliotekerne betjener med andre ord sig selv. I Farum og Værløse svarer forholdet mellem det opgjorte antal besøgende og antallet af personlige ekspeditioner til, at ca. 85 pct. borgere er selvbetjente. I Hareskov er sandelen på godt 90 pct. Der er i opgørelsen ikke medregnet de borgere, der benytter sig virtuelt af bibliotekerne. Side 4 af 16

5 Henvendelserne til borgerservice indebærer i den nuværende organisering pr. definition 100 pct. personlig ekspedition. At antallet besøgende i Borgerservice overstiger antallet af ekspeditioner skyldes givetvis, at nogle borgere opgiver deres forehavende før det bliver deres tur, eller trækker flere numre. Opgørelsen af antallet af ekspeditioner pr. åbningstime giver en indikation af ressourcetrækket og bemandingsbehovet. Ser man på bibliotekerne er der flest ekspeditioner pr. åbningstime i Farum, nemlig 9,4 og lidt færre i Værløse, 8,8, mens der i Hareskov er 5,6 ekspeditioner pr. åbningstime i gennemsnit. Antallet af personlige henvendelser til borgerservice ligger i gennemsnit på 23 pr. åbningstime. Sammenlægningen af biblioteks- og borgerservicefunktioner betyder, at borgerne fremover vil blive mødt af medarbejdere, der besidder forskellige spidskompetencer, og som vil samarbejde om løsninger og nytænke en række funktioner i et fysisk opgavefællesskab. Potentialet for det samlede biblioteker og Borgerservice ligger bl.a. i at reducere antallet af personlige henvendelser til borgerservice gennem aktiv digital medbetjening. Samtidig forudsættes borgerne i deres møde med Furesø Kommune at opleve en god service, der også styrker deres muligheder for. I Værløse, hvor den personhenvendte borgerservicefunktion (pas og kørekort) placeres fremadrettet, vil der blive etableret et fælles fysisk betjeningsområde - frontområde. Herudover tænkes medarbejderne i den bemandede åbningstid aktivt at kunne imødekomme borgere, der har behov for at blive guidet og medbetjent ift. borgerservice- og biblioteksopgaver. 3. Fire alternativer for fordeling af åbningstid og bemanding af biblioteker og borgerservice. Som det fremgå af oversigten i tabel 1 udbad Kultur, - Fritids- og Idrætsudvalget sig en række alternative modeller for tilrettelæggelsen af åbningstider for det integrerede Furesø Bibliotekerne og Borgerservice i Furesø Kommune. Alternativerne tager efter udvalgets ønske afsæt i en model, hvor åbningstider og lukketider ikke afviger væsentlig fra hinanden i Værløse og Farum. Nedenfor præsenteres fire alternative løsningsmodeller. De præsenterede modeller tager udgangspunkt i en samlet personaleressource på knap 40 årsværk og i de aktuelle normer for tildeling af vagttid og tid til øvrige biblioteks- og borgerserviceopgaver (udstillinger, klargøring, administration og sagsbehandling mv.). For at styrke overblikket over de forskellige alternativer er modellerne for åbningstider integreret direkte i teksten. Side 5 af 16

6 Afsnittet sammenfattes med Center for Borgerservice og Kulturs indstilling til hvilke af de skitserede alternativer, der vurderes at udgøre det bedste alternativ. Indstillingen er begrundet i en afvejning af hvad der indebære den bedste service set fra borgernes synspunkt, givet de ressourcer, der er til stede, og det mest solide arbejdsgrundlag for den kommende ledelse af det fælles Furesø Bibliotekerne og Borgerservice i Furesø Kommune. De signaturer og farvekoder, der benyttes i det følgende er skitseret nedenfor. Det, der i alternativerne beskrives som fuldt bemandende åbningstimer kan sammenlignes med det aktuelle serviceniveau på bibliotekerne, hvor ressourcerne til foredrag, udstillinger, højtlæsning mv. også prioriteres. Tabel 3.1 Signaturforklaringer i de alternative modeller Farve i skema Signaturtekst Forklaring Klargøring/Lukket Ingen offentlig adgang Åbningstid for bibliotek og borgerservice (ekskl. pas/kørekort) Bemandet åbningstid for biblioteksbetjening som i dag samt borgerserviceydelser, der ikke kræver personligt fremmøde Åbningstid for bibliotek og borgerservice (inkl. pas/kørekort) Bemandet åbningstid for biblioteket som i dag, samt borgerservicebetjening, herunder borgerservice, der kræver personligt fremmøde. Åbent for på biblioteksområdet Åbent for adgang med sygesikringskort og pin-kode ifbm. etablering af åbent bibliotek Åbent med reduceret bemanding Åbningstid for biblioteksbetjening samt borgerserviceydelser, der ikke kræver personligt fremmøde. Borgerne må dog forvente begrænset betjening Alternativ 1: Ingen hele lukkedage Med alternativ 1 foreslås det at lukke biblioteks- og borgerservicebetjeningen i Værløse tirsdag og fredag formiddag. På Farum Bibliotek vil der være begrænset bemanding om formiddagen onsdag, torsdag og fredag. Åbningstiden tilrettelægges overordnet således, at borgerne kan benytte enten Farum eller på Værløse Bibliotek frem til kl. 18 på hverdage, og til kl. 17 om på fredage. For så vidt angår Hareskov er det i alternativ 1 forudsat, at folkebiblioteket er fuldt bemandet to eftermiddage fra kl Ligesom i dag betjenes Hareskov Bibliotek i alternativ 1 af en skolebibliotekar på hverdage mellem kl og kl. Side 6 af 16

7 14. i Dette tidsrum er Hareskov Bibliotek Folkebiblioteksbrugere. Herudover vil Hareskov Bibliotek i alternativ 1 være åbent med frem til kl på hverdage samt i weekender. Tirsdag og fredag formiddage mellem kl.10-13, hvor der er lukket i Værløse, vil der ikke kunne tilbydes personhenvendt borgerservice. Alternativ 1 indebærer endvidere, at der som udgangspunkt ikke vil være personhenvendt borgerservicebetjening om fredagen eller i weekenden. Samlet set vil alternativ 1 betyde at borgerne vil opleve fuldt betjente biblioteker og borgerservice 70 timer om ugen, heraf vil der 25 timer om ugen være borgerservice, der kræver personlighenvendelse. Selvom der ikke i alternativ 1 er planlagt med hele lukkedage er der efter projektgruppens vurdering en svaghed, at alternativet indebærer skiftende åbningstider og dermed bliver vanskelige at gennemskue for borgerne. Figur 3.1. Alternativ 1 Ingen hele lukkedage Farum Timer/dag MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG =klargøring / lukket = Åbningstid (ekskl. borgerservice ift. pas og kørekort) = Åbningstid (inkl. borgerservice ift. pas og kørekort) kl =Åbent for kl =Begrænset betjening Værløse Timer/dag MANDAG Borgerservice TIRSDAG LUKKET Borgerservice ONSDAG Borgerservice TORSDAG Borgerservice kl pas/kørekort pas/kørekort pas/kørekort pas/kørekort kl FREDAG LUKKET LØRDAG UDEN LUKKEDAG Hareskov Timer/dag kl kl kl kl kl kl MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG SØNDAG Alternativ 2: To lukkedage i Værløse Nedenfor præsenteres alternativ 2, der som udgangspunkt indebærer 2 lukkedage i Værløse, nemlig tirsdag og torsdag. På disse dage vil det ikke være muligt, at få borgerservice, der kræver personligt fremmøde. Alternativ 2 betyder, til Side 7 af 16

8 forskel fra alternativ 1, at der på åbningsdagene er længere åbent, og en bemanding, der giver bedre mulighed for medbetjening af borgerne ift. biblioteks- og borgerservicefunktioner. Åbningstiden i Farum vil være fra mandag til fredag og lørdag fra Åbningstiden og bemandingen for Hareskov Bibliotek er uændret ift. alternativ 1. I forhold til den personhenvendte borgerservice vil der i modsætning til alternativ 1 være åbent om fredagen fra kl Som nævnt ovenfor, betjener langt de fleste brugere af biblioteket sig selv. Alternativ 2 med to lukkedage indebærer således en begrænsning af tilgængeligheden for de brugere, der i dag benytter Værløse Bibliotek. For Hareskov Bibliotek indebærer både alternativ 1 og 2 en mere begrænset bemanding end i dag til ulemper for borgere med behov for vejledning og medbetjening. Til gengæld vil den selvbetjente åbningstid i Hareskov - ligesom i alternativ 1 umiddelbart medføre en større tilgængelighed for de selvbetjente borgere der. Alternativ 2 nedenfor betyder at borgerne vil opleve fuldt betjente biblioteker og borgerservice 73 timer om ugen, heraf vil der 22 timer om ugen, fordelt på tre dage i Værløse, være borgerservice, der kræver personlighenvendelse. Figur 3.2. Alternativ 2 to lukkedage i Værløse Farum Timer/dag MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG =klargøring / lukket = Åbningstid (ekskl. borgerservice ift. pas og kørekort) = Åbningstid (inkl. borgerservice ift. pas og kørekort) kl =Åbent for kl =Begrænset betjening Værløse Timer/dag MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG Borgerservice Borgerservice Borgerservice LUKKET LUKKET kl pas/kørekort pas/kørekort pas/kørekort kl LØRDAG 2 LUKKEDAGE I VÆRLØSE Hareskov Timer/dag kl kl kl kl kl kl MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG SØNDAG Side 8 af 16

9 Alternativ 3: Lukkedag i Farum og Værløse og en ensartet, gennemskuelig fordeling af åbningstid I alternativ 3 er udgangspunktet, at åbningstiden for de to store biblioteker i Farum og Værløse så vidt muligt er ensartede og gennemskuelige for borgerne. Åbningstider, der er nemme at huske, giver alt andet lige en bedre oplevet tilgængelighed. Der er i dette scenarium én lukkedag i Farum og en lukkedag i Værløse, hvor det ikke vil være tilgængeligt for borgerservice, der kræver personlig henvendelse. Til gengæld er der fuld betjening af borgerne i den samlede åbningstid i både Farum og Værløse, hvormed indsatsen for aktiv medbetjening kan målrettes. I alternativ 3 vil der være personhenvendt borgerservice fredag frem til kl. 16. Ligeledes vil der være personhenvendt borgerservice frem til kl. 18 på tre af ugens dage. Åbningstid og bemanding på Hareskov er uændret ift. alternativ 1 og 2. Alternativ 3 giver i forhold til alternativ 1 og 2 en større tilgængelighed i form af åbningstid. Borgerne vil således have adgang til fuldt betjente biblioteker og borgerservice 75 timer om ugen, heraf vil der 30 timer om ugen være borgerservice, der kræver personlig henvendelse. Til sammenligning har Borgerservice i de omkringliggende kommuner en ugentlig åbningstid på mellem 17,5 timer (Egedal) og 27 timer (Lyngby- Taarbæk). Borgerservice i Ballerup har åbent 20 timer. Flere af de omkringliggende kommuner har ligeledes lukket en dag om ugen for henvendelser til borgerservice. Det bemærkes desuden, at ingen af de omkringliggende kommuner har borgerservicebetjening lørdag eller søndag. Det har i den forbindelse indgået i projektgruppens overvejelser af alternativer og ressourceudnyttelse, at lørdags udstedelse af pas og kørekort i Furesø, vil kunne tiltrække borgere fra de omkringliggende kommuner. Lukkedagene i hhv. Farum og Værløse vil i kombination med prioriteringen af fuld bemanding i åbningstiden målrette indsatsen for at indfri digitaliseringsmålet på 50 pct. frem mod Enkeltheden og graden af tilgængelighed gør efter projektgruppens vurdering alternativ 3 til det bedste udgangspunkt for sammenlægningen af Borgerservice og biblioteker og det mest robuste arbejdsgrundlag for den fælles ledelse af det samlede bibliotek og borgerservice i Furesø Kommune. Side 9 af 16

10 Figur 3.3 En lukkedag i Farum og i Værløse og en gennemskuelig fordeling af åbningstid Farum Timer/dag MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG =klargøring / lukket = Åbningstid (ekskl. borgerservice ift. pas og kørekort) = Åbningstid (inkl. borgerservice ift. pas og kørekort) LUKKET kl =Åbent for kl =Begrænset betjening Værløse Timer/dag MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG Borgerservice Borgerservice Borgerservice Borgerservice LUKKET kl pas/kørekort pas/kørekort pas/kørekort pas/kørekort kl LØRDAG ENSARTET ÅBNINGSTID/ anbefales Hareskov Timer/dag kl kl kl kl kl kl MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG SØNDAG Alternativ 4 bibeholdelse af uændret betjening på Hareskov Bibliotek I alternativ 4 præsenteres et scenarium, der fastholder den nuværende betjening af Hareskov Bibliotek. Uændret bemanding på Hareskov betyder, at bemandingen og åbningstid af biblioteks- og borgerservicefunktionerne i Værløse og i Farum reduceres. I alternativ 4 medfører det, at Værløse Bibliotek lukkes kl. 16 onsdag, torsdag og fredag. Lørdag lukkes kl. 13. Ligeledes er der i alternativ 4 lukket tirsdag samt to formiddage i Værløse og en formiddag i Farum. Alternativ 4 indebærer samtidig, at der i mindre udstrækning end i de øvrige alternativer ydes personhenvendt borgerservice fredag og lørdag, hvor der er begrænset bemanding. Samlet set er der i alternativ 4 biblioteks- og borgerservicebetjening i 72 timer, heraf 17 timer, hvor det er muligt at få borgerservice, der kræver personligt fremmøde. Sammenlignet med de øvrige alternativer, reducerer alternativ 4 tilgængeligheden for biblioteks- og borgerservicefunktioner som helhed i kommunen. Det betyder, at det efter projektgruppens vurdering vil være vanskeligt at opnå de ønskede synergier ved fusionen og dermed målet om en sandel på 50 pct. Side 10 af 16

11 Figur 3.4. Bibeholdelse af den aktuelle bemanding på Hareskov Bibliotek Farum Timer/dag MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG =klargøring / lukket = Åbningstid (ekskl. borgerservice ift. pas og kørekort) Lukket = Åbningstid (inkl. borgerservice ift. pas og kørekort) kl =Åbent for kl =Begrænset betjening Værløse Timer/dag MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG Lukket FREDAG Lukket LØRDAG Borgerservice Borgerservice Borgerservice Lukket kl pas/kørekort pas/kørekort pas/kørekort kl HA SOM I DAG Hareskov Timer/dag kl kl kl kl kl kl MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG SØNDAG Sammenfatning Udstrækningen af åbningstimer og bemanding vil have væsentlig betydning for borgernes oplevelse af tilgængeligheden for biblioteks- og borgerservicefunktioner. Herudover spiller bibliotekerne i Farum, Værløse og Hareskov en væsentlig rolle som samlings- og mødested i de forskellige bydele. Derfor er det en værdi i sig selv, at borgerne kan gennemskue åbningstiderne og oplever biblioteker og borgerservice som tilgængelige og imødekommende. I skemaet nedenfor er antallet af fuldt bemandede åbningstimer og åbningstiden for personhenvendt borgerservice opgjort for de fire alternativer. Tabel 3.2: Sammenfatning af åbningstid i de alternative modeller Alternativ Alternativ 1 Ingen lukkedage Åbningstid med for fuldt betjent biblioteks- og borgerservice Heraf borgerservice, der kræver personligt fremmøde Samlet åbningstid med adgang for borgere/ Folkebiblioteksbrugere, inkl. åbent bibliotek i Hareskov 73 timer 22 timer 169 timer Side 11 af 16

12 Alternativ 2 70 timer 25 timer 163 timer To lukkedage i Værløse Alternativ 3 Ensartet 75 timer 30 timer 160 timer åbningstid og lukkedage Alternativ 4 Hareskov 72 timer 17 timer 151 timer som i dag Nuværende forhold 90 timer 24 timer 133 timer Alternativ 3 giver, som det fremgår samlet set flest bemandede åbningstimer, herunder åbningstimer, hvor borgerne kan få udstedt pas og kørekort. Alternativ 3 vurderes på baggrund af projektgruppens afdækning, at ramme en passende balance mellem ensartet åbningstid, serviceniveau og tilgængelighed for de tre biblioteker. Skiftende lukketidspunkter for de store filialer i Værløse og Farum vurderes at forringe borgernes oplevelse af tilgængelighed. Ligeledes vil lukkedage/delvise lukkedage umiddelbart forringe serviceniveau og kapacitetsudnyttelsen for borgerne som helhed. På baggrund af oplægget fra projektgruppen anbefales alternativ 3 som dét af de skitserede alternativer, der danner det mest egnede udgangspunkt for etablering af det samlede Furesø Bibliotekerne og Borgerservice i Furesø og som samtidig understøtter opfyldelsen af målet om en sandel på 50 pct. 4. Oplæg til driftsform for åbent bibliotek i Hareskov. Projektgruppen har anbefalet, at der arbejdes videre med etablering af en model for åbent bibliotek i Hareskov. Åbent bibliotek betyder, at biblioteket er personalebetjent nogle timer om ugen suppleret med udvidet åbningstid med adgang til jf. boks 1 nedenfor. Projektgruppens oplæg til personalebetjening på Hareskov som åbent bibliotek er skitseret i alternativerne 1,2 og 3 i afsnittet ovenfor. Boks 1: Åbne biblioteker Åbne biblioteker er i de seneste år blevet etableret i en række kommuner landet over. Ifølge hjemmesiden for Styrelsen for Biblioteker og Medier dækker det aktuelle Danmarkskort over åbne bibliotek 37 kommuner. Umiddelbart er erfaringerne fra andre kommuner, at borgerne har taget godt imod initiativet. Antallet af aktive brugere stiger meget markant og det samme gør bibliotekernes udlånstal. Gennem samarbejde med de frivillige får bibliotekerne mulighed for at afprøve nye samarbejdsformer med lokale partnere og med nye brugerstyrede aktiviteter i biblioteksrummet. se mere på: Side 12 af 16

13 Åbent bibliotek i Hareskov vil give mulighed for at biblioteker og Borgerservice i Furesø Kommune samlet set kan præstere en længere og mere fleksibel åbningstid for de reducerede ressourcer, der er til rådighed efter sammenlægning af biblioteker og Borgerservice. Som det fremgår at tabel 1 besluttede Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget på mødet den 9. juni, at der arbejdes videre med alternativer og andre driftsformer. Hareskovbys Medborgerforenings brugerrepræsentanter på Hareskov Bibliotek har overfor Styregruppen stillet forslag om en alternativ driftsform. Forslaget har som overskrift, at Hareskov Bibliotek skilles ud fra Furesø Bibliotekerne og Borgerservice og etableres som selvstyrende enhed, der drives under hensyn til folkebiblioteksloven og de rammer Furesø Kommune udstikker. Intentionen bag forslaget er, at understøtte et borgerdrevet kulturelt samarbejde med kommunen. Det har ikke været muligt inden for projektgruppens tidsrammer og kommissorium, at lave en den nødvendige afdækning de formelle betingelser og muligheder i et nyskabende offentligt privat partnerskab på biblioteks- og borgerserviceområdet. Det samme gælder afdækning af konsekvenser og betingelserne for en formel outsourcing af driften af Hareskov Bibliotek. Projektgruppen foreslår derfor, at dialog med de frivillige kræfter, herunder Hareskov Medborgerforening fortsættes med ledelsen af de fælles Bibliotek og borgerservice og evt. tages op i den implementeringsgruppe, der er foreslået nedsat som led i det videre arbejde med den praktiske organisering af det fælles Bibliotek og Borgerservice. Et grundlag for en alternativ driftsform er dog, at biblioteket i Hareskov etableres som åbent bibliotek, således at adgang og sikkerhed kan sikres. Det er på den baggrund Center for Borgerservice og Kulturs indstilling, at der frigives afsatte anlægsmidler til brug for det videre arbejde til de konkrete tekniske tilretninger ift. indgang, it, alarmsikring og indretning, der tilsammen vil muliggøre, at Hareskov Bibliotek udvides som åbent bibliotek. For så vidt angår de bygningsmæssige tilretninger i forbindelse med etablering af hareskov som åbent bibliotek er der indhentet tilbud på it, sikring mv. Som det fremgår at nedenstående oversigt vurderes de samlede udgifter at kunne afholdes inden for en ramme af kr. Det bemærkes, at der kan ske forskydninger mellem de forskellige udgiftsposter i udgiftsskønnet. Det indstilles, Side 13 af 16

14 at disse midler frigives af de afsatte anlægsmidler. De bygningsmæssige justeringer er af begrænset omfang, og det er Kommunale Ejendommes vurdering, at justeringerne ikke kræver byggetilladelse. Såfremt Økonomiudvalget tiltræder indstillingen om frigivelse af anlægsmidler vurderes de bygningsmæssige tilretninger at kunne være færdiggjort inden jul. Tabel 4: Åbent bibliotek i Hareskov, skønnede udgifter pba. indhentning af tilbud Justeringer, bygningsmæssige Beløb, kr. Indgangsparti, herunder installation af indgangscomputer og kamera Andet it, herunder indendørs videoovervågning, alarm og sikring af døre, vinduer Indretning, herunder maling, låse, armatur og belysning Anlægsudgifter i alt Der vurderes, at være afledte driftsudgifter på ca kr. pr. år. Disse udgifter afholdes inden for den samlede driftsramme for Biblioteker og Borgerservice. 5. Opsummering af de økonomiske konsekvenser og ansøgning om frigivelse af de i budgettet afsatte anlægsmidler. Integration af Borgerservice på det nuværende Værløse Bibliotek vurderes at være mere omfattende end etablering af åbent bibliotek i Hareskov. Efter skøn fra Kommunale Ejendomme vil program- og skitseringsfasen, herunder brugergodkendelse, strække sig over ca. 6 uger fra frigivelse af anlægsmidler. I programmeringen af anlægsarbejderne, herunder disponering af anlægsmidler, tages der højde for, at der skal være tilgængelige adgangsforhold. Kommunale Ejendomme vurderer, at den samlede projekterings- og bygningsproces vil vare omkring 7 måneder. Hvis der på Økonomiudvalgets møde i august træffes beslutning om frigivelse af anlægsmidler vil det samlede Bibliotek og Borgerservice i Værløse kunne indflyttes omkring 1. marts Inden sommerferien har medarbejderne fra bibliotekerne og Borgerservice været inviteret til at komme med deres input og forslag til indretning af det fælles betjeningsområde for biblioteks- og borgerservicefunktioner i Værløse. Disse forslag vil blive taget videre i de byggeudvalg, der etableres når der er truffet politisk beslutning om frigivelse af anlægsmidler. De skønnede udgifter til den fysiske integration af biblioteksfunktioner og personhenvendt borgerservice i Side 14 af 16

15 Værløse skønnes af Kommunale Ejendomme at være ca kr. I tabel 5 er udgifterne specificeret på baggrund af Kommunale Ejendommes udgiftsskøn. I forbindelse med projekteringen kan der ske forskydninger mellem de enkelte elementer i tabellen nedenfor. Inden for den samlede anlægssum vil tilgængelighedsproblematikker vedr. adgangsforhold m.m. også blive håndteret. Evt. afledte driftsudgifter forudsættes afhold inden for den samlede ramme af biblioteker og borgerservice samlede driftsbudget. Tabel 5.1: Skønnede udgifter til integration af personhenvendt borgerservice på Værløse Bibliotek. Justeringer, bygningsmæssige Beløb, kr. Projektering mv Indretning af frontbetjeningsområde, herunder nummersystem og overfaldsalarm Indretning af kontorpladser, herunder it, el og belysning Etablering af diskretionsrum, skilte og malerarbejde Anlægsudgifter i alt Center for Borgerservice og Kultur foreslår, at Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet at frigive af anlægsmidler på kr. af den samlede anlægsbevilling. Ud over ovennævnte bygningsmæssige ændringer må der forventes et yderligere udgiftsbehov til opgradering af selv- og medbetjeningsområder på såvel Farum som Værløse Bibliotek, samt nyudvikling og samkøring af hjemmesider, informationsmateriale, tilgængeliggørelse m.m. I alt vurderes dette at beløbe sig til kr ,- Det samlede udgiftsskøn bliver således kr. 1,7 mio. kr. hvortil bør lægges en buffer på 10 pct., da der fortsat er tale om skøn og ikke konkrete tilbud. Det samlede anlægsskøn er opgjort i nedenstående tabel 5.2. Tabel 5.2 Sammenfatning af udgiftsskøn for sammenlægning af biblioteker og borgerservice Anlægsarbejder Beløbsramme, kr. Åbent bibliotek i Hareskov Integration af personhenvendt borgerservice i Værløse Side 15 af 16

16 Opgradering af selv- og medbetjeningsområder i Farum og Værløse, m.m. Buffer til uforudsete omkostninger Anlægsskøn i alt Indstilling På baggrund af ovenstående udgiftsskøn på 1,9 mio. kr. foreslår Center for Borgerservice og Kultur, at Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet at den afsatte anlægsramme på 1,3 mio. kr. i budget 2011 mio. kr. frigives. Den resterende anlægssum på 0,6 mio. kr. søges frigivet i januar Umiddelbart efter Byrådets beslutning vil de konkrete procesplaner for etablering af Åbent bibliotek på Hareskov og indretning af borgerservice i Værløse blive kunne sættes i værk. Side 16 af 16