Bilag 2 Driftsaftaleopfølgning pr. 31. marts 2016 på Socialområdet

Transkript

1 Dato: 13. maj 2016 Brevid: Bilag 2 Driftsaftaleopfølgning pr. 31. marts 2016 på Socialområdet I dette notat gives en endelig opfølgning på Driftsaftalen for Socialområdet. Først gennemgås opfølgningen for 2015 og derefter pr. 31. marts For Driftsaftalen for 2015 gives en status på følgende områder: 1. Dokumentation på enkeltsagsniveau 2. Udvikling af knowhow til etablering af særlige behov 3. Velfærdsteknologi og digitale løsninger 4. Forebyggelse af arbejdsskader og arbejdsulykker 5. Udvikling i dialog med centrale interessenter 6. Forskning 7. Dansk kvalitetsmodel på det sociale område 8. Økonomisk styring 9. Sygefravær og trivsel For Driftsaftalen for 2016 gives en status på følgende område: 1. Implementering af periodiseringsværktøj og nyt vagtplansystem Driftsaftalen for 2015 Dokumentation på enkeltsagsniveau På de sociale tilbud arbejdes der fortsat med at implementere de fælles krav til dokumentation på enkeltsagsniveau herunder anvendelse af resultatdokumentation. Med resultatdokumentation tydeliggøres, om de indsatser der sættes i værk over for de enkelte borgere, fører til de ønskede resultater for borgerne. Resultater måles på indikatorer (målestokke), som knyttes til mål i borgernes individuelle planer. På voksenområdet arbejdes med syv indikatorer for udvikling: Udførelse af praktiske opgaver i hjemmet Egenomsorg Socialt liv Sundhed Kommunikation Mobilitet Samfundsliv, herunder beskæftigelse På børneområdet arbejdes med et tilsvarende sæt indikatorer. Side 1

2 Arbejdet med udvikling af resultatdokumentation følger den fastlagte plan, hvor der i 2015 var fokus på at koble indikatorer til mål, der er sat for arbejdet med borgerne. Kobling af indikatorer til mål, er en forudsætning for fremadrettet at måle resultatopfyldelse. De gennemført planlagte kvalitetsovervågninger på dokumentation på enkeltsagsniveau i maj og august viste, at arbejdet ikke har den fremdrift, der var forudsat. Der er derfor gennemført en ekstraordinær kvalitetsovervågning i november samt den planlagte kvalitetsovervågning pr. 31. december Sideløbende med de gennemførte kvalitetsovervågninger har ledelsen på de enkelte tilbud i samarbejde med Socialafdelingen iværksat forskellige tiltag f.eks. undervisning i brugen af indikatorer. Servicemålet pr. 31. august 2015 var, at der var gennemført kvalitetsovervågning af implementeringsprocessen på tilbuddene. Som led i kvalitetsovervågningen skulle det være godtgjort, at: Der for 80 % af borgerne er koblet en indikator på de mål, der arbejdes med. Alle borgere har en individuel plan 3 måneder efter indskrivning. De mål, der arbejdes med i den individuelle plan, er formuleret af - eller søgt afstemt med kommunen. Der for alle borgere, hvor det er relevant, er fremsendt status til kommunen inden for det sidste år. (ikke relevant, når borgeren f.eks. er flyttet ind fornyligt eller andet er specifikt aftalt). Kvalitetsovervågningen pr. 31. december 2015, viste at: Der for 47% af borgerne er koblet en indikator på de mål, der arbejdes med. For 48% af borgerne er der koblet indikator på de overordnede mål 1 og for 46% af borgerne er der koblet indikator på delmål 2. 82% borgere har en individuel plan tre måneder efter indskrivning. Der er kun medtaget beboere i opgørelsen, der er indskrevet mens Bosted og planskabeloner har været benyttet. For 52% af borgerne er de mål, der arbejdes med i den individuelle plan, formuleret af, eller søgt afstemt med, kommunen. For 84% borgere, hvor det er relevant, er fremsendt status til kommunen inden for det sidste år. (Ikke relevant, når borgeren f.eks. er flyttet ind fornyligt eller andet er specifikt aftalt). Selvom målene for 2015 ikke er nået, har resultatet af de gennemførte kvalitetsovervågninger hver gang vist en forbedring i målopfyldelsen. Der arbejdes videre med målene i Kvalitetsovervågningerne drøftes løbende på institutionsledermøderne. Det enkelte tilbud beslutter, hvilke tiltag der skal sættes i værk for at kravene til dokumentation på enkeltsagsniveau nås. Udvikling af knowhow til etablering af særlige behov Siden 2013 er der arbejdet med udvikling af knowhow til etablering af særlige tilbud. Der er udviklet en værktøjskasse, og der er indsamlet erfaringer med brugen af redskaberne heri. Servicemålet pr. 31. december 2015 var, at redskaberne i værktøjskassen er opdateret med baggrund i audit og tilbuddenes erfaringer med brug af redskaberne. 1 Definition: Der er koblet indikator på det overordnede mål og der evalueres som beskrevet i målet. 2 Definition: Der er koblet indikator på delmål indikator bliver udfyldt, når der skrives delmålsdagsrapport, og delmålet evalueres som beskrevet i delmålet. Side 2

3 Med baggrund i auditering af tilbuddenes erfaringer med brug af værktøjerne, er der udarbejdet en light udgave af bruttotjeklisten, der beskriver sagsgange og ansvarsfordeling i forbindelse med oprettelse af en særforanstaltning. Light udgaven anvendes i helt ekstraordinære situationer, hvor borgeren skal placeres akut. Til kvalitetssikring af prisberegning for en særforanstaltning er værktøjskassen udviklet med to nye budgetskemaer, et for børn og unge og et for voksne. Alle tilbud vil fremover anvende disse. Særforanstaltningerne er fordelt på nedenstående tilbud: Bakkegården 7 Ingen ændring siden sidste status. Bo og Naboskab Sydlolland 1 Ingen ændring siden sidste status. Else Hus 2 Ingen ændring siden sidste status. Himmelev 3 Der er etableret en ny særforanstaltning. Kofoedsminde 2 En særforanstaltning er ophørt. Platangårdens Ungdomscenter 6 Siden sidste status, er en særforanstaltning ophørt. Pr. 31.december 2015 var der således 21 særforanstaltninger, hvilket er et lille fald siden august 2015, da to særforanstaltninger er ophørt og en ny er etableret. Efter 1. januar 2016 er der etableret 4 nye særforanstaltninger, 1 på Bakkegården og 3 på Platangården. I samme periode er 2 særforanstaltninger afsluttet. Der er således en lille stigning fra 2015 til primo 2016 af det samlede antal særforanstaltninger. Velfærdsteknologi og digitale løsninger Servicemålet pr. 31. september 2015 var, at den regionale retningslinje er udarbejdet. I samarbejde med Socialt udviklingscenter (SUS) er der udarbejdet en regional retningslinje med tilhørende screeningsværktøjer, der skal sikre et systematisk arbejde med afdækning (teknologiscreening) af borgerens behov, ønsker og forudsætninger for at anvende teknologi og teknologiske løsninger. Retningslinjen skal sikre et fælles fokus for, hvordan teknologiske løsninger kan understøtte borgerens udfoldelse af eget liv, ved for eksempel at styrke kommunikation, sociale relationer, læring og udvikling af andre kompetencer. I 2015 er endvidere oprettet et netværk for velfærdsteknologi og teknologisk dannelse, hvor alle tilbud deltager med en eller flere medarbejdere. Netværkets medlemmer har gennemført et diplomforløb. Side 3

4 Forebyggelse af arbejdsskader og arbejdsulykker I 2015 har Socialområdet arbejdet systematisk med forebyggelse og opfølgning af arbejdsskader og arbejdsulykker. Servicemålet pr. 31. december 2015 var, at regional retningslinje er udarbejdet. Retningslinjen er udarbejdet. Servicemålet pr 31. december 2015 var, at der er skabt et tværgående overblik over lokale indsatser, der skal sikre, at arbejdsskader indberettes. Desuden skal skabes overblik over, hvad der i de enkelte tilbud opfattes som en arbejdsskade, hvad der skal arbejdsskadeanmeldes og hvad der eventuelt skal politianmeldes. De lokale indsatser fremgår som lokale tilføjelser i den regionale retningslinje om forebyggelse og opfølgning af arbejdsskader og ligger sammen med de øvrige retningslinjer og retningsgivende dokumenter på Socialområdets intranet. Udvikling i dialog med centrale interessenter I 2015 er arbejdet med udvikling af tilbuddenes serviceinformation og etablering af tværregional viden om dialog med forskellige interessenter. Tre vigtige kilder til serviceinformation på socialområdet er tilbuddenes egne hjemmesider, tilbuddenes servicedeklarationer, der indeholder oplysninger om målgruppe, ydelser, faglige tilgange, pris mv. og Tilbudsportalen, der er en søgemaskine, hvor kommunale sagsbehandlere m.fl. kan finde og sammenligne leverandører af sociale ydelser. Servicemålet pr. 31. oktober 2015 var, at retningslinje for serviceinformation, der har fokus på anvendelse af de begreber, der er fælles på Socialområdet, og forholder sig til at serviceinformationen skal rettes mod forskellige målgrupper, var udarbejdet. Retningslinje for serviceinformation er godkendt af styregruppen for implementering af strategi for Socialområdet. Servicemålet pr. 31. december 2015 var, at serviceinformation for 2016 er udarbejdet. Med udgangspunkt i retningslinje for serviceinformation har tilbuddene i 2015 arbejdet med forbedring af serviceinformationen, herunder anvendelse af de begreber, der er fælles på Socialområdet. Ved udgangen af 2015 er der ligeledes udarbejdet servicedeklarationer for Forskning Der er i perioden 2014 og frem afsat 2 mio. kr. pr. år til forskning på Socialområdet. I 2015 er der iværksat to forskningsprojekter på Socialområdet. Servicemålet pr. 31. december 2015 var, at der gøres status for forskningsprojekternes udvikling og foreløbige resultater. Forskningsprojektet Bæredygtig inklusion gennem community dannelse v/ Roskilde Universitet, Center for Sundhedsfremmeforskning følger den aftale tidsplan. Forskningsprojektet har leveret to rapporter omhandlende afdækning af hvilke betingelser, der er tilstede på sociale institutioner for at arbejde med inklusion gennem community dannelse, set ud fra både et bruger-, medarbejder-, ledelses- og organisatorisk perspektiv. Projektet har under- Side 4

5 søgt community dannelse dels på Marjatta og dels på det private tilbud Østagergård. Endvidere har forskningsprojektet leveret et review af praksiserfaringer med aktuelle inklusionspraksisser i Danmark, Norge og Sverige. Forskningsprojektet Borgerens inklusion i lokale fællesskaber et perspektiv for indsatsen v/ Aalborg Universitet, Institut for Sociologi og Socialt arbejde følger den aftale tidsplan. I perioden november 2015 april 2016 har forskerne arbejdet med den analytisk bearbejdning af det empiriske materiale, der blev indsamlet i perioden april 2015 oktober Analysen tager overordnet set udgangspunkt i hvilke fremmende og hæmmende faktorer for inklusion der dels ses i den institutionelle kontekst, dels ud fra tre aktørperspektiver hhv. regionens sociale tilbud, kommunerne og borgere. Jf. tidsplanen forventes afrapporteringen af forskningsprojektets resultater påbegyndt i efteråret Dansk kvalitetsmodel på det sociale område I 2014 blev Socialtilsynet etableret, og arbejdet med den danske kvalitetsmodel på det socialområde er derfor ændret. Det er i 2015 besluttet, at: Bibeholde kvalitetsmodellen i en revideret form, så tilbuddene har ét samlet kvalitetskoncept. At den eksterne evaluering skal bruges til at forberede tilbuddene på de kvalitetskrav, de bliver mødt med af socialtilsynet, og At fastholde, at den læringskultur, der ligger i kvalitetsmodellen, udvikles og den førerposition, regionerne har opnået på kvalitetsarbejdet, bevares. Standarderne i Dansk kvalitetsmodel på det sociale område, som regionerne har arbejdet med siden 2008, revideres eller udvikles for at opfylde kravene fra Socialtilsynet. Den reviderede version af kvalitetsmodellen indeholder ti standarder, der er implementeret og intern kvalitetsovervåget på tilbuddene i Socialområdet har, sammen med de øvrige regioner, i 2015 gennemført tre pilottest for at videreudvikle kvalitetsmodellen. De tre gennemførte pilottest er: Indhentning af brugertilkendegivelser. De metoder der er afprøvet er deltagende observation, interviews og fokusinterviews. Undersøgelse af kundetilfredsheden blandt de kommuner, som tilbuddene samarbejder med. Undersøgelsen tog afsæt i konkrete borgerforløb, hvor de visiterende kommunale sagsbehandlere, via et elektronisk spørgeskema, er blevet spurgt om samarbejdet med og kvaliteten af indsatsen i det sociale tilbud. Gennemførelse af ekstern evaluering, så evalueringsbesøgene bidrager til tilbuddenes læring og forberedelse til socialtilsynet. De metoder der er afprøvet er ekstern deltagelse i audit og tracer. Servicemålet pr. 31. december 2015 var, at hvert af tilbuddene der ekstern evalueres, har mindst 5 ud af 6 standarder opfyldt. To tilbud har indgået i pilottesten af ekstern evaluering i Det ene tilbud har indgået i pilottest af audit, mens det andet tilbud har indgået i pilottest af både audit og tracer. I 2015 har pilottest af ekstern evaluering fokuseret på, at finde en metode, der kan forberede tilbuddene til Socialtilsynet. Der er fokus på læring, da Socialtilsynet foretager kontrol, men samtidig skal kvalitetsbrist blive tydelige, og der skal efterfølgende udarbejdes en opfølgningsplan. 3 For to tilbud er der truffet aftale om kvalitetsovervågning i januar Side 5

6 Servicemålet kan ikke besvares, da de anvendte metoder ikke giver svar på om standarden er opfyldt eller ej. Svarene vil følge, når Socialtilsynet gennemfører deres kontrolbesøg. Økonomisk styring Til brug for økonomisk styring har Region Sjælland igangsat et udviklingsarbejde, der skal resultere i et sammenhængende og konsolideret rapporteringssystem (Info Sjælland) inden for økonomi og løn. Servicemålet pr. 31. december 2015 var, at der gøres status på udviklingen af Info Sjælland i forhold til det sociale område. I 2015 er der på Socialområdet implementeret det nye TARGIT informations- og opfølgningsværktøj på økonomiområdet hos samtlige tilbud. Værktøjet er sat i drift med årets udgang efter 2 installationsrunder hos hhv. almindelige brugere og superbrugere af systemet. I den forbindelse er der i efteråret afholdt 2 fællesarrangementer som introduktion til systemet for de 2 brugergrupper. Den daglige brug er understøttet af skriftligt materiale fra administrationens ressourcepersonerne, samt af mulighed for telefonisk støtte kontakt i hhv. administrationen og Socialafdelingen. Den generelle melding fra tilbuddene er, at værktøjet har høj anvendelighed, og fungerer smidigt og hensigtsmæssigt i den daglige anvendelse. Sygefravær og trivsel I 2013 var det samlede sygefravær på Socialområdet 8,08%. Socialområdet har i 2014 arbejdet på at nedbringe sygefraværet med 10 %. Socialområdet har i 2014 nedbragt sygefraværet med 3 % (januar oktober) til 7,84 %. I 2015 arbejdedes der videre med at nedbringe sygefraværet, da kravet fra 2014 ikke var opnået. Indsatsen var, at det blev skrevet ind i de enkelte tilbuds driftsaftaler, at der beskrives en lokal strategi, der tager højde for de særlige driftsvilkår det enkelte tilbud har. Servicemålet var at i perioden 1. januar til 31. december 2015 skalle sygefraværet være nedbragt til 7,2 % (10 % af 8,08 % som var udgangssituationen i 2013). Målsætningen for nedbringelse af sygefraværet blev ikke opnået, idet det samlede sygefravær i 2015 var 8,15 %. Der beskrives forskellige årsager til sygefraværet. Flere tilbud nævner, at de oplever langtidssygemeldinger i forbindelse med uansøgte afskedigelser f.eks. ved ressourcetilpasninger. Ligeledes beskriver flere tilbud, at der ses langtidssygemeldinger grundet somatiske årsager, hvorfor disse ikke er at betragte som arbejdsrelaterede. Enkelte tilbud beskriver langtidssygemeldinger som er arbejdsrelaterede. Ved det arbejdsrelaterede sygefravær, både kort- og langtidsfravær, beskrives flere forskellige forhold som årsager hertil, herunder at borgernes problemstillinger bliver tungere og mere udfordrende at håndtere. I vurdering af forholdet mellem kort- og langtidssygefravær fremstår korttidsfraværet ikke som værende udtalt problematisk for de enkelte tilbud. I forbindelse med sygefravær anvendes omsorgssamtaler og mulighedssamtaler jf. regionens politik. Side 6

7 Servicemålet var at svarprocenten i 2015 kommer op på 60 procent og at scoren på de enkelte dimensioner i trivselsundersøgelsen er på niveau med resultatet i Målsætningen er ikke opnået i 2015, selvom der i forhold til 2011 er sket en betragtelig stigning fra 38% til 56%. Ændringer på trivselsscorene er marginal. På syv af ti parametre er scoren steget og på 3 faldet marginalt. Driftsaftalen for 2016 Implementering af periodiseringsværktøj og nyt vagtplansystem Servicemålet pr. 31. marts 2016 er, at der gøres status på implementering af periodiseringsværktøj og nyt vagtplansystem på Socialområdet. Brugen af periodiseringsværktøjet er endnu ikke iværksat. Det er tanken, at indkalde økonomimedarbejdere til en fælles introduktion af værktøjet til en simpel periodiseringsversion. Efter planen skal den simple periodiseringsversion være etableret inden sommerferien, således at den kan anvendes ved budgetvurderingen pr. 31. august, og derefter udbygges periodiseringsprincippet gradvist i løbet af efteråret. I efteråret 2015 blev det besluttet at indlede en proces med implementering af nyt vagtplansystem på Socialområdet. Processen blev indledt med pilottests på Stevnsfortet, Bo-og Naboskab Sydlolland samt Else Hus. Efter endt pilottest er vagtplansystemet primo 2016 påbegyndt implementeret på de øvrige tilbud. Status er, at systemet har vist sig at indeholde tekniske fejl og mangler. På baggrund af tilbuddenes tilbagemeldinger udarbejdes en liste over ændrings- og fejretningsønsker, der skal danne grundlag for en handleplan. Side 7