Udbudshåndbog. Morten Kronholm, Center for Arbejdsliv

Transkript

1 Udbudshåndbog Udbudshåndbog Morten Kronholm, Center for Arbejdsliv 1

2 Indhold Indhold... 2 Formål... 3 Udbud generelt... 4 Konkurrencestyrelsens vejledning om tilbudsloven... 6 Firmaets overvejelser... 7 Vejledning til brug for tilbudsskrivning... 8 Checkliste og gode råd ved udarbejdelse af tilbud: Huskeliste: Svar på udbud Hvad skal man altid have liggende: Årsager til diskvalifikation Teknologisk Instituts strategi og Resultatkontrakt med Rådet for Teknologi og Innovation Eksempel på et følgebrev Eksempel på en udbudsannonce Eksempel på kravspecifikation: Eksempel på svar på kravspecifikation Eksempel på udvælgelse Eksempel på et tilbud Link samling Kilder

3 Formål En stor del af samfundets innovation og vækst kommer fra små og mellemstore virksomheder. Offentlige udbud er et potentielt stort marked for små og mellemstore virksomheder og mange små og mellemstore virksomheder har de faglige kompetencer til at levere ny teknologi og løse driftsog serviceopgaver for den offentlige sektor. Men der er for få virksomheder på banen i mange udbud. Blandt andet fordi virksomhederne ikke har erfaring med offentlige udbud og opgaver samt opfatter markedet som uoverkommeligt og tungt. Med denne udbudshåndbog ønsker Center for Arbejdsliv, Erhvervsudviklingsdivisionen at give små og mellemstore virksomheder et stykke værktøj i hånden med tjeklister og gode råd som kan give små og mellemstore virksomheder lyst og mod til at byde på flere offentlige og private udbud. 3

4 Udbud generelt Dette er en hurtig indføring, i hvad udbud er, hvordan udbudsprocessen fungerer og hvilke specielle kendetegn, der er ved offentlige udbud. På er der en række gode råd til dig som privat tilbudsgiver, og informationerne fra de første afsnit i denne håndbog er hentet fra udbudsportalen. Hvad er et udbud og hvordan fungerer det? At en opgave kommer i udbud vil sige, at en offentlig institution f.eks. kommunen beder private virksomheder om at udføre opgaven på kommunens vegne. Udbud starter med, at kommunen offentliggør en udbudsbekendtgørelse. Udbudsbekendtgørelsen er en kort beskrivelse af den udbudte opgave og kravene for, hvem der kan byde på den. Hvis du vil byde på en opgave, skal du først skaffe selve udbudsmaterialet. Det er den detaljerede beskrivelse af, hvad opgaven går ud på. Når du har fået fat i det, skal du skrive et tilbud til kommunen, der nøje svarer på alle de spørgsmål, der står i udbudsmaterialet. Sådan vælger man vinderen For at vinde en offentlig opgave er der basalt set to ting, du skal bevise over for kommunen. Det første er, at din virksomhed er i stand til at løse opgaven at I f.eks. har arbejdet med området før, og i øvrigt ikke er ved at gå i betalingsstandsning. Det andet er, at dit tilbud er bedre eller billigere end det, konkurrenterne eller kommunen kan komme med. Først udvælger kommunen de virksomheder, der er kvalificeret til at løse opgaven de sorterer så at sige fårene fra bukkene. Denne udvælgelse er ikke tilfældig, men foregår efter de såkaldte udvælgelseskriterier, som fremgår af det enkelte udbud. Hvis virksomheden ikke bliver udvalgt, bliver dens tilbud heller ikke taget i betragtning. Dernæst vælger kommunen det tilbud, som er bedst, ud fra de såkaldte tildelingskriterier. Det er kun to tildelingskriterier at vælge imellem: Laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud. Hvis tildelingskriteriet er laveste pris, er det udelukkende prisen, der afgør, hvem der vinder (af de virksomheder, der levede op til udvælgelseskriterierne). Hvis tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige bud, tager kommunen også hensyn til andre ting end lige prisen (selv om prisen fortsat spiller en stor rolle). Det står i udbudsmaterialet, hvilke andre ting der lægges vægt på f.eks. leveringstid, kvalitet eller miljø- og sundhedshensyn. EU-udbud eller lokalt (nationalt) udbud? Alt afhængig af hvor mange penge den samlede opgave vil koste, skal kommunen enten udbyde opgaven som EU-udbud eller som et lokalt (nationalt) udbud. Der er strengere regler for EU-udbud, end der er for lokale (nationale) udbud. For at opgaven skal i EU-udbud skal den for varer og tjenesteydelser beløbe sig til over ca. 1,438 mio. kr. for kommuner og regioner. For nogle statslige institutioner kan det være helt ned til kr. (tærskelværdier ). 4

5 Forskellige udbudsformer Nogle udbudsformer er åbne for alle, ved andre skal man først igennem en godkendelsesrunde, før man kan afgive tilbud på opgaven. Ved offentligt udbud kan alle interesserede virksomheder afgive tilbud på den udbudte opgave. Begrænset udbud foregår over to runder. I første runde skal din virksomhed godkendes af kommunen. Det sker ved, at man anmoder om at blive prækvalificeret (få ret til at afgive tilbud). Derefter kommer anden runde, hvor man afgiver sit egentlige tilbud på opgaven. Ved Udbud efter forhandling henvender kommunen sig direkte til en række virksomheder, og indleder forhandlinger med dem. Dette er den eneste udbudsform, hvor man må forhandle med kommunen. Hvor finder du udbud? De fleste mindre udbud annonceres i lokalavisen, derudover kan man læse udbudsavisen, som findes på EU-udbud annonceres i EF-Tidende og kan findes i TEDdatabasen. Adgang til TED-databasen er gratis. Dokumenter Ved hvert udbud er der en række grunddokumenter, som du skal have med i tilbuddet. Det kan dreje sig om alt lige fra referencer fra tidligere opgaver til papirer fra Told og Skat. Disse dokumenter kaldes for standarddokumenter. Hvilke dokumenter man skal bruge er forskelligt fra udbud til udbud, men vil stå anført i selve udbudsmaterialet. Det offentlige er anderledes end det private Et offentligt udbud stiller flere krav til virksomheden end en normal virksomhedskontrakt. Der stilles større krav til virksomhedens miljø- social- og personalepolitik, fordi det er kommunalbestyrelsen, som udvælger vinderen, hvilket gør at beslutningen er politisk. Da det er en offentlig opgave, medfører et udbud også mere papirarbejde end man vil være vant til fra det private. Der er et større krav om åbenhed, når borgerne er kunder, hvilket også medfører, at medierne på godt og ondt er mere interesserede i virksomheden. Inden du går ind på udbudsmarkedet, skal du overveje: Er din virksomhed klar til at påtage sig nye arbejdsopgaver? Har din virksomhed ressourcer til at sætte sig ind i de anderledes spilleregler, der findes for offentlige udbud. Har din virksomhed administrativ kapacitet til at klare det ekstra papirarbejde? Har du opdateret din virksomheds miljø- social- og personalepolitik? Kan din virksomhed håndtere borger- og mediehenvendelser? 5

6 Konkurrencestyrelsens vejledning om tilbudsloven Konkurrencestyrelsens vejledning til udbudsdirektiverne 2006 er en 215 siders vejledning som kan ses og downloades på Konkurrencestyrelsens hjemmeside på dette link: 6

7 Firmaets overvejelser Som virksomhed skal man altid overveje nogle ting inden man byder på et udbud. Har vi tid til at skrive tilbuddet som svar på udbuddet? Det er dyrt at udarbejde et ordentligt tilbud. Vær sikre på, at I vil byde, inden I går i gang. Kan min virksomhed leve op til de krav der står i udbuddet? Der er ofte krav om størrelse og omsætning samt geografi i et udbud. Der vil ofte være krav til responstid på service eller lignende. Der kan være særlige miljø krav, godkendelser eller specielle krav til virksomhedens medarbejdere. Læs udbuddet omhyggeligt igennem. Ofte er der krav om firmaets brug af underleverandører samt tilbuddets opbygning. Kan vi klare opgaven hvis vi vinder den? Hvis virksomheden byder på opgaven, kan vi så levere det vi har lovet og som forventes af kunden. Der er mange eksempler på virksomheder der fortryder at de vandt et udbud, hvor det senere har vist sig at virksomheden ikke havde kapacitet og knowhow til at levere tilfredsstillende produkter og service. Dette kan i sidste ende skade virksomhedens omdømme og indtjening hos eksisterende kunder. Start i god tid. Mange af de tilbud som kommer som svar på udbud, har alle sammen kostet mange ressourcer og dermed mange penge at lave. Mange gange sidder en eller to medarbejdere og arbejder med et tilbud i flere uger og skal hente tilbud og informationer fra flere steder. Det tager ALTID længere tid end man har regnet med. Lad være med at undervurdere den professionelle udformning. Man bliver bare mere venligt stemt, hvis udformningen er professionelt. (men igen - det er indholdet der tæller) Men den tanke kan opstå, om tilbudsgiver kan lave en større entreprise ordentligt, hvis tilbuddet ikke er professionelt udformet. Find en, der ikke skal være med til at lave tilbuddet, til at være kvalitetsansvarlig. Han/hun skal kontrollere at formalia er overholdt. Han/hun skal ind til sidst, hvor tilbuddet er samlet, og han/hun skal også kontrollere kuverten. Der skal afsættes tid til arbejdet, det skal ikke være ½ time før tilbuddet skal sendes af sted. 7

8 Vejledning til brug for tilbudsskrivning Følgende er tænkt om en vejledning for brug af udarbejdelse af tilbud. De 4 første punkter er obligatoriske, og bør vedlægges ethvert tilbud. Punkterne herefter er afhængigt af de enkelte tilbud, og bør tilrettes kravene beskrevet i det pågældende materiale. A: Følgebrev. Der bør vedlægges et følgebrev til ethvert tilbud. Et eksempel på dette kunne være: Tilbud på etablering og drift af nødkaldeanlæg til XX kommune EU nr. FIRMAET har hermed fornøjelsen af at aflevere tilbud på etablering og drift af nødkaldeanlæg til XX kommune. Tilbuddet afleveres i 5 eksemplarer, hvoraf 1 eksemplar er vedlagt følgebrev med original underskrift samt 1 cd rom. Tilbuddet er gældende indtil den 30. juli 2012 Vi glæder os til at præsentere tilbuddet for XX kommune. Såfremt der er spørgsmål til tilbuddet, er I velkomne til at kontakte undertegnede på tlf. nr eller på xx@xxx.dk Venlig hilsen Frank Irma Salgschef 1. Indholdsfortegnelse Dernæst følger naturligvis en oversigt over indholdet, hvilket består af en indholdsfortegnelse samt en oversigt over samtlige bilag. 2. Resume a) Her beskrives i korte træk følgende: b) Løsningen c) Argumenter for, hvorfor man skal vælge Vores Firma d) Priser etablering og årlig pris for drift (hvis sidstnævnte er en del af tilbuddet) e) Vedståelsesfrist f) Kontaktpersoner 3. Indledning/Introduktion 8

9 Denne indledning bør bestå af følgende elementer: a) Beskrivelse af opbygning af tilbuddet b) En figur over løsningen, med henvisninger til i hvilken rækkefølge elementerne er beskrevet (hvis det er muligt at lave en sådan figur, ellers må man holde sig til prosa) c) En redegørelse for de særlige ting, som evalueringskriterierne lægger vægt på, således at hvert kriterium får sit eget underkapitel. Eksempelvis: Service, Brugervenlighed, Domænekendskab osv. 4. Løsningsbeskrivelse I dette afsnit kommer den egentlig løsningsbeskrivelse. Her starter man med et overblik over leverancen og en beskrivelse i prosa af det samlede system. Dernæst enten: Helst: Krav for krav adresseres således, at hvert krav er svaret på ELLER Der udarbejdes en kravliste og man henviser for hvert krav til et afsnit i prosabeskrivelsen af løsningen. Et eksempel herpå er: Krav Tekst Opfyldelse Krav 27 Telefoner skal kunne Opfyldt, kap. 4, p. 27 viderestilles Krav 28 Telefoner skal dreje 9 for ud Delvist opfyldt, se kap. 4 p. 28, man skal dreje 0. Denne version bør benyttes i to tilfælde: a) Hvor det er et krav i tilbuddet b) Hvor kravene er opstillet på en så rodet måde, at det ikke giver mening at lave en tekst til besvarelse af alle krav, eftersom det nærmere vil sløre forståelsen. Ved gennemgangen af kravene skal det tydelig beskrives, hvor I afviger fra kravene. Hvis der er en god grund til, at I gør det, så skriv også det ned. 5. Øvrige ting som der særligt kræves i tilbuddet Der stilles ofte krav om en række øvrige ting. Disse bør have deres eget kapitel eller vedlægges som bilag. Eksempler kunne være: a) Særlig beskrivelse af installation b) Særlig beskrivelse af test c) Særlig beskrivelse af drift 9

10 d) Forbehold/forudsætninger e) Vedligehold f) Garanti g) Brugervenlighed h) Tilbudsliste (husk endelig at følge vejledningen i kravspecifikationen - hvis den er der) i) Samarbejdsorganisation/rapportering j) Kundens medvirken hvilke krav stiller I til kunden? Skal han bidrage med et eller andet? Mange vil også gerne have et estimeret timeantal på deres opgaver. k) Tidsplan (i overordnede træk) l) Betalingsplan (hvornår skal I have pengene) Alle ovenstående dele er emner, som der bør overvejes ved ethvert tilbud. Listen er naturligvis ikke fuldstændig. 6. Bilag Endelig skal man vedlægge i den rækkefølge det er nævnt i tilbuddet de relevante bilag. Dvs. fx a) Referencer b) tro og love erklæring c) erklæring om ingen gæld til det offentlige d) Økonomiske nøgletal e) Brug af underleverandører f) CV er på nøglepersoner g) Etc. etc. 10

11 Checkliste og gode råd ved udarbejdelse af tilbud: Læs tilbuddet omhyggeligt Ofte er der krav om tilbuddets opbygning, følg denne, men husk at igennem. lave et resume og en indledning. Resume Beskriv løsningen krav for krav Besvar alle krav Evalueringskriterierne Hvis produkt og service vejer tungt Læg afsnit og bilag i rækkefølge Datablade Information Beskriv tydeligt, hvor I afviger fra tilbuddet. Et resume skal være her hvor modtageren kan få et overblik over hvad det er vi tilbyder. Et kort enkelt resume, understøttet af en figur, tegning eller en grafisk præsentation af løsningen. Vi tilbyder at levere X antal til Y kommune som kan sådan og sådan Beskriv løsningen krav for krav, i det omfang det giver mening. Kopier den originale kravspecifikation og beskriv firmaets svar eventuel med anden farve og skrift lige under de stillede krav. Dette giver overblik for indkøberen som ikke skal lede i bilag og brochure efter svar på sine krav. Ofte er der rod i kravene. I det fald, så beskriv løsningen samlet, sørg for at have besvaret ALLE krav og lav en kravliste med henvisninger til beskrivelse og angivelse af eventuelle forbehold Evalueringskriterierne er det vigtigste i tilbuddet. Hvis pris vejer meget tungt - så skal I endelig ikke byde mere, end der står. Også selvom det, som man kræver, ligger under, hvad der er fornuftigt, eller hvad I betragter som ordentlig kvalitet. Hvis man vinder tilbuddet, kan man gøre opmærksom på manglerne, og dermed få mersalg. Hvis produkt og service vejer tungt skal dette beskrives grundigt. Beskriv grundigt hvad firmaet kan levere, hvilken unik service der leveres og kundens fordele ved at vælge netop dette firma. Dette kan omhandle referencer, produkter, services og miljøhensyn. Læg afsnit og bilag i den rækkefølge, der står i udbudsmateriale. Hvis fx. minimumskravene står før beskrivelse af leverancen, så følg det. Nogen gange er det specifikt beskrevet, i så fald skal det naturligvis følges. Datablade skal der kun henvises til. Hvis der er tekst i et datablad der kan svarer på et krav, så kopier kravet ind i besvarelsen og eventuel henvis til databladet. Databladet kan aldrig stå alene. Regn med, at de ikke bliver læst. Information, der ikke refereres til, skal ikke regne med at blive læst. Beskriv tydeligt, hvor I afviger fra tilbuddet. Vær ærlig omkring besvarelse af krav som ikke opfyldes. Firmaet vil stå til ansvar senere og kan miste aftalen for ikke at leve op til aftalen og kontrakten. Kontrakten er som regel lavet ud fra 11

12 kravspecifikationen. Krav (PAS PÅ!) Udformning Lad være med at skrive at firmaet lever op til et krav fordi I forventer at udvikle et produkt så det efterfølgende lever op til kravet. Som regel kommer der noget i vejen og firmaet har lovet mere end det kan leve op til. Udnyt i stedet besvarelsen i kravet til at gøre opmærksom på hvilken løsning firmaet har på det stillede krav. For eksempel: Krav: Den mobile enhed skal kunne sende på GSM nettet. Svar: Ikke opfyldt, Vores mobile enhed X sender på GPRS nettet da det er mere driftsikkert. Her er der et krav firmaet ikke lever op til men samtidig får firmaet solgt budskabet om en bedre løsning. Lad være med at undervurdere den professionelle udformning. Tilbuddet og svaret på udbuddet skal være pænt og overskueligt. De indkøbere der skal læse det igennem skal ikke sidde og lede efter svar. Man bliver bare mere venligt stemt, hvis udformningen er professionelt og spørgsmål og svar følges. Indkøberne vil helt sikkert sidde med den tanke om tilbudsgiver kan lave en større entreprise ordentligt og professionelt, hvis tilbuddet ikke også er professionelt udformet. 12

13 Huskeliste: Svar på udbud Overvågning af udbud Oplysninger om udbud kan findes på internettet på for eksempel eller på Flere forskellige firmaer tilbyder også services om overvågning af udbud. Næsten alle kommuner oplyser om igangværende og kommende udbud på deres hjemmeside. Kontakt til udbyder Ved alle udbud er der en kontaktperson hos udbyder, hvor man kan bestille udbudsmaterialet og efterfølgende stille spørgsmål. Læs udbudsmaterialet Spørgsmål og svar Besvarelse af kravspecifikation Udfærdigelse af tilbud Samling af bilag m.m. Læs udbudsmaterialet grundigt igennem og marker vigtige oplysninger såsom afleveringsfrist, spørgeperiode og obligatoriske oplysninger og bilag som skal med. Ved udbud er der en spørgeperiode inden afleveringsfristen for tilbuddet. Alle spørgsmål og svar offentliggøres Kopier den originale kravspecifikation og beskriv firmaets svar eventuel med anden farve og skrift lige under de stillede krav. Dette giver overblik for indkøberen som ikke skal lede i bilag og brochure efter svar på sine krav. Lav et følgebrev med tydelig angivelse af hvilket udbud det drejer sig om og lavt et tydeligt kort og klart resume af dit tilbud således indkøberen med det samme har et overblik over hvad det er han køber og får leveret. Følgebrevet skal indeholde en indholdsfortegnelse med numre på Det er vigtigt at virksomheden holder sig orienteret om udbud og er klar til at byde ind når et udbud melder sig. Som regel skal man henvende sig til indkøbsafdelingen og får udbuddet tilsendt. Når man så er på listen kan man følge med i spørgsmål og svar. Skriv en mail til udbyders kontaktperson og få tilsendt udbudsmaterialet. Hold kontakten og kom på mailinglisten så du modtager spørgsmål og svar løbende. Marker også her hvis der er noget i udbudsmaterialet du er i tvivl om, så du kan stille spørgsmål til udbyder. Normalt stilles der spørgsmål om oplysninger i udbuddet og for eksempel spørgsmål om forhold hos udbyder han ikke har oplyst i udbuddet. Husk at alle spørgsmål og svar offentliggøres så andre interesserede kan se dem. Indkøberne kan godt li at se sine krav listet op og besvaret. Så skal indkøberen eller den gruppe der skal se på indkommende tilbud ikke sidde og bladre rundt i henvisninger og bilag for at finde svar på deres krav. De personer der modtager et tilbud vil gerne have et hurtigt overblik over hvad det er vores virksomhed tilbyder. En kort beskrivelse af hvad, hvor mange og hvilken service vi levere, meget gerne med en grafisk oversigt eller billeder. Det er vigtigt at lægge bilag i den rækkefølge som står i 13

14 Aflevering af tilbud bilag. Skal normalt afleveres i papirform med en eller flere kopier i elektronisk form på en CD eller USB stik. udbuddet. Er første krav en serviceattest så er bilag 1 en serviceattest. Nogle udbud kan have bilags numre i udbuddet for eksempel bilag 1 Priser, så skal man følge udbuddet og ikke ændre i rækkefølgen. Hvis man har mulighed for det er den bedste måde at aflevere et tilbud på, ved at det afleveres personligt og at man modtager en kvittering på det er afleveret indenfor tidsfristen. 14

15 Hvad skal man altid have liggende: Denne liste indeholder dokumenter som oftest skal bruges i forbindelse med udarbejdelse af tilbud ved udbud. Disse dokumenter bør firmaet have liggende klar og løbende opdatere, så når udbuddet bliver offentliggjort har firmaet Serviceattest Årsrapport / Firmaregnskab Erklæring om hensyntagen til miljøbeskyttelse, arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt Erhvervs og Selskabsstyrelsen Sagsbehandlingstiden i styrelsen er ca. 1-2 uger fra modtagelsen af anmodningen i korrekt udfyldt stand. Revisor-påtegnet godkendt årsregnskab for de sidste tre år. I henhold til bekendtgørelse nr. 937 af 16/09/2004 (Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) Hvad er en serviceattest? Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i Danmark udsteder en særlig serviceattest til brug for virksomheder, der vil deltage i udbudsforretninger. Serviceattesten indeholder de relevante oplysninger, som skal bruges ved anmodning om deltagelse/tilbudsgivning, fra de forskellige offentlige myndigheder i Danmark, f.eks. ATP, Told & Skat, Skifteretten og Kriminalregistret. En erklæring om firmaets samlede omsætning og evt. omsætningen inden for det aktivitetsområde, kontrakten vedrører, i de tre seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår firmaet blev etableret, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager. Firmaet erklærer, at der ved udarbejdelsen af tilbud er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende miljøbeskyttelse, beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. 15

16 Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Bankgaranti Kontaktoplysninger Præsentation af Firmaet Referenceliste Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift 1. bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen 2. bekræfter på tro og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen 3. giver samtykke til, at ordregiver må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder Bankgaranti er som regel ikke inkluderet i selve udbuddet, men hvis firmaet vinder en større kontrakt især i forbindelse med byggeri eller installationer, kræver kunden i mange tilfælde en bankgaranti. Hvem skal indkøber kontakte ved eventuelle spørgsmål vedrørende det fremsendte tilbud? Firmapræsentation Organisationsskema Opdateret referenceliste med tidligere leverancer. Ved gæld til det offentlige forstås: skatter afgifter bidrag til sociale sikringsordninger Ved det offentlige forstås offentlige myndigheder i Danmark i det land, hvor virksomheden er etableret Bankgaranti er en banks løfte om at dække den økonomiske risiko, som løftemodtageren løber i forhold til en af bankens kunder. Bankgaranti stilles ofte ved byggeri, således at banken lover bygherren at dække entreprenørens forpligtelser ifølge entrepriseaftalen, hvis entreprenøren skulle misligholde denne. Kontaktoplysninger på sælger, salgschef og direktør med angivelse af firmaadresse, telefonnummer og adresse. Kort præsentation af virksomheden og et organisationsskema eventuelt med angivelse af faste partnere og underleverandører Leverancer der ligner det i udbuddet og andre referencer der understøtter den gode service i virksomheden og overbeviser indkøber om at virksomheden kan klare opgaven 16

17 Teknisk kapacitet Miljøpolitik CV Firmaets tekniske kapacitet og eventuelt udkast til serviceaftale. En beskrivelse af hvordan firmaet vil arbejde på at begrænse ressourceforbruget ved øget genanvendelse af materialer og minimering af spild, og i forbindelse med nyanskaffelser af materiel vil firmaet vurdere miljøforhold i sammenhæng med teknik, økonomi, sikkerhed og sundhed. Link til miljøministeriet Det forekommer at udbyder kræver en dataliste over den eller de personer, der bliver ansvarlige for opgavens udførelse. Her er et forslag til en model: Beskrivelse af kompetencer, teknisk kapacitet i form af geografisk dækning og responstider på akut service m.m. Virksomheden skal mindst en gang hvert andet år vurdere muligheden for miljøtekniske forbedringer af virksomhedens aktiviteter. Hvis virksomheden har et årligt besøg af kommunen miljøkonsulenter kan deres rapport vedlægges som bilag til virksomhedens beskrivelse af miljøpolitik. Navn: Adresse Fødselsdato: Uddannelse og længere kurser: (Gentages ved flere og nyeste først) Uddannelsesinstitution / firma fra dato. Til dato Uddannelsesbevis / eksamen: Sprog: (hvis relevant på en skala fra 1-5) Medlemskab af faglige/professionelle organisationer: Andre kvalifikationer: Nuværende position i firmaet: Antal år i firmaet: Nøglekvalifikationer relevant for det aktuelle tilbud: Faglig erfaring/ansættelser: (Gentages ved flere og nyeste først) Fra til Firma: Adresse: Funktion/position Beskrivelse af faglige- og ansvarsmæssige område, hvis det ikke fremgår klart af titel/funktion. 17

18 Årsager til diskvalifikation. Der kan være mange grunde til, at et firma ikke prækvalificeres. De mest almindelige er: Formalia fejl i form at manglende beskrivelse eller dokumentation for krævede oplysninger Afleveringsfristen overskredet For upræcis eller for beskeden beskrivelser af firmaets kompetencer og ressourcer For få erfaringer indenfor det udbudte For få økonomiske eller tekniske ressourcer i firmaet For mange bedre kvalificerede firmaer i forhold til det ønskede antal tilbudsgivere. Uanset årsagen er det ikke desto mindre meget vigtigt for firmaet at få at vide præcist hvorfor det ikke blev prækvalificeret. Denne viden er nemlig en afgørende forudsætning for at vide hvor materialet skal og kan forbedres, eller på hvilke områder firmaet skal søges styrket ved kommende prækvalifikationer. Udbudsdirektiverne indeholder mulighed for skriftligt at bede udbyder om at begrunde den manglende prækvalifikation, og forpligter udbyder til at fremsende resultatet af deres evaluering inden 15 dage. Denne mulighed bør være en kærkommen lejlighed til at tage en konstruktiv kontakt til udbyder for at få et vurderingsgrundlag. Hvordan kan det gøres bedre næste gang, eller i værste fald om det offentlige indkøbsmarked bør opgives. I praksis er mange indkøbere meget imødekomne ved telefonisk henvendelse. 18

19 Teknologisk Instituts strategi og Resultatkontrakt med Rådet for Teknologi og Innovation Viden udvikling, viden overførsel og viden anvendelse i Danmark. Teknologisk Institut sætter ambitiøse mål for vores forretningsudvikling inden for innovation, ressourceopbygning og internationalisering til gavn for danske virksomheder, dansk erhvervsliv og det danske samfund i en global kontekst og krisesituation. For at nå de ambitiøse mål adresserer strategiplanen otte globale og nationale megatrends. Disse centrale faktorer præger samfundsudviklingen generelt og påvirker dermed også i større eller mindre grad danskernes hverdag og styrer de behov, som Instituttets strategi skal være lydhør over for. I udmøntningen af de omtalte aktiviteter har vi inddelt disse i syv strategiområder med tilhørende Resultatkontrakt med Rådet for Teknologi og Innovation (RTI) Erhvervsudvikling sætter fokus på teknologiens muligheder og anvendelse i private og offentlige virksomheder og arbejder i krydsfeltet mellem teknologi, organisation, medarbejdere/ledere og slutbrugere. Udgangspunktet er, at det i høj grad er menneskets evne til innovativt at anvende teknologien, der skaber konkurrencefordele og sammenhængskraft i et viden baseret samfund. Behovet for at øge danske virksomheders træfsikkerhed i markedet, når det gælder nye produkter og services, har aldrig været større. Mange små og mellemstore virksomheder er konkret udfordret af at skulle skabe merværdi gennem nye positioner i værdikæden og udvikle services, som rækker ud over kerneproduktet. Den innovations- og omstillingsproces kræver nye innovationsredskaber og -tilgange, hvor der blandt andet tages højde for, at kunder og brugere i dag ikke længere er en passiv part, men kan indgå aktivt og værdiskabende i innovationsprocessen. Med det udgangspunkt vil projektet særligt fokusere på at udvikle redskaber inden for tre nye innovationsformer: Der er behov for at udvikle hjælp-til-selvhjælps-innovationskoncepter, der sikrer, at flere virksomheder, særligt små og mellemstore virksomheder, succesfuldt og løbende kan vælge og anvende de optimale innovationsmetoder til at udvikle fremtidens konkurrencedygtige services, produkter og processer. Den del af resultats kontrakt (RK) midlernes formål er at opbygge internationale relationer til førende viden- og kompetencecentre med erfaring i nye succesfulde innovationsformer og - koncepter. Gennemføre konkrete innovationsforløb for små og mellemstore virksomheder med udgangspunkt i at afprøve og validere redskaber og koncepter inden for nye innovationsformer. 19

20 Sprede de udviklede og afprøvede hjælp-til-selvhjælps-innovationskoncepter via kurser, netværksmøder, artikler, foredrag og en online-platform til små og mellemstore virksomheder, innovationsrådgivere og godkendt teknologisk service (GTS)-netværket. Sørge for at de nye innovationskoncepter, der udvikles, hviler på internationale erfaringer og forskning på området og at disse viden-miljøer knyttes tættere og mere langvarigt til det danske GTS-netværk. Målgruppen i projektet vil være små og mellemstore virksomheder, der i dag producerer konkurrencedygtige fysiske produkter, men hvor der er store vækst- og eksportmuligheder i at udvikle services tilknyttede produkt. Det kunne eksempelvis være producenter og serviceleverandører inden for elektronik, legetøj/spil, fødevarer og grønne energiteknologier. I forhold til viden udvikling og viden spredningsaktiviteter er målgruppen innovationsrådgivere, GTS-netværket, relevante brancheorganisationer samt nationale og internationale forskningsmiljøer i feltet. 20

21 Eksempel på et følgebrev XX Kommunernes Fællesindkøb 15. april 2011 Gregersens vej Taastrup Att. Fuldmægtig XX Hermed fremsendes tilbud fra FIRMA A/S i forbindelse med EU-UDBUD 2010/S på kontrakt om levering, installation og drift af elektroniske medicin automater. Relevante tilbud og bilag jf. Udbudsbekendtgørelse er vedlagt i følgende orden: 1. Resume af tilbuddet 2. Kontaktoplysninger 3. Udfyldt erklæring om beskyttelse af arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt ved udarbejdelsen af tilbuddet jf. pkt Udfyldt tro - og love erklæring jf. pkt Kontrakt 6. Bilag 1 Tidsplan Under bilag: Implementerings plan og tidsplan 7. Bilag 2 Leverancebeskrivelse med kravspecifikation. Underbilag: A. Projekt organisation B. Projektgennemførelse i flowdiagram C. Projektstruktur D. CV på projektleder E. Afprøvningsprotokol F. Brochure G. Præsentation af produkt H. Service organisation I. Præsentation af døgnbemandet vagtcentral og service J. Præsentation af FIRMA A/S 8. Bilag 3 Dokumentation Afprøvningsprotokol og automattype liste 9. Bilag 4 Drift, vedligeholdelse og support 10 Bilag 5 Servicemål 11 Bilag 6 Ændringshåndtering 12 Bilag 7 Samarbejdsorganisation 13 Bilag 8 Kundens deltagelse 14 Bilag 9 Priser og betalingsplan 15 Bilag 10 Prøver 16 Bilag 11 Licensbetingelser for standardprogrammer Såfremt vedlagte materiale giver anledning til spørgsmål, eller FIRMA A/S på anden måde kan være til rådighed, står vi gerne til Deres disposition. Med venlig hilsen. FIRMA A/S. 21

22 XX Salgschef 22

23 Eksempel på en udbudsannonce. HVORDAN SER ET PRÆKVALIFIKATIONS DOKUMENT UD? Udbudsannoncerne ved begrænsede udbud med prækvalifikation bliver udformet i overensstemmelse med faste strukturer eller formater for de fire hovedområder, indkøb, tjenesteydelser, bygge & anlægsopgaver og forsyningsvirksomheder. Desværre er de ikke identisk opbyggede, men det gennemgående fællestræk ved udbudsannoncerne er, at de stort set indeholder de samme hovedelementer, blot i forskellig rækkefølge. Det betyder derfor, at når virksomheden en gang for alle har gjort sig bekendt med udbudsannoncernes faste struktur indenfor sit område, vil man vide, hvor de centrale oplysninger og krav er placeret. For overskuelighedens skyld er her valgt en konkret udbudsannonce med prækvalifikation for tjenesteydelser. Den er valgt, fordi den indeholder de fleste af de krav til beskrivelse og dokumentation, som udbyder iflg. udbudsdirektiverne/cirkulærerne er berettiget til at stille. Som sådan er den et eksempel på en omfattende og fyldestgørende udbudsannonce. Vær opmærksom på, at gennemgangen af den originale udbudsannonce er uddybende forklaringer og supplerende bemærkninger skrevet med kursiv. 10/03/2001 S49 De Europæiske Fællesskaber - Tjenesteydelser - Begrænsede udbud DK-København: Trykning 2001/S Ordregivende myndighed: Miljø- og Energiministeriet, Att.: B Pedersen, Højbro Plads 4, DK København K. Tel.: Fax: mem@mem.dk. URL: mem.dk. Telegraph: mil min DK. 2. Tjenesteydelsens kategori og beskrivelse, CPC-nummer, mængde, optioner: CPV: , , CPV (Common Procurement Vocabulary) er koder for produkter og ydelser, som anvendes ved offentlige indkøb. CPC er dens forløber. CPV koder har en praktisk betydning for elektronisk genfinding og elektronisk overvågning af offentlige udbud, som EU-Kontoret forestår for 120 virksomheder med det automatiske TED-Alert system. Se evt. andet sted på vor hjemmeside. Tjenesteydelseskategori 15: Forlags- og trykkerivirksomhed på honorar- eller kontraktbasis. CPC-referencenummer Rammeaftale?: Ja. Rammekontrakt om teknisk fremstilling af publikationer, foldere mv. til Miljø- og Energiministeriet og institutioner mv. inden for ministeriets område. Vær opmærksom på at det drejer sig om en rammeaftale uden fastlagte antagelses forpligtelser med op til 5 leverandører. (Se sidst i udbudsannoncen). Dette kan have betydning for virksomhedens interesse i at deltage i den forstand, at en ukendt leverandør på en rammekontrakt ikke nødvendigvis har de fornødne marketings ressourcer til at følge kontrakten op med et tilfredsstillende salg. 23

24 Kontrakten skal omfatte formfremstilling, trykning og efterbehandling af Miljø- og Energiministeriets publikationer. Den årlige produktion inden for kontrakten skønnes at være: a. Ca. 350 publikationer i format A4 b. Ca. 10 publikationer i format A5 c. Ca. 20 publikationer i format AS5 (=237 x 168 mm) d. Ca. 50 andre publikationer i forskellige formater. e. Ca. 40 foldere i forskellige formater. Nærmere oplysninger om publikationstyper, omfang og oplag vil fremgå af udbudsmaterialet. Miljø- og Energiministeriet omlægger til i princippet udelukkende elektronisk publicering med en overflytning af minimum 20 % af udgivelserne årligt. Derfor falder trykmængden markant. Under beskrivelsen af opgavens karakter og omfang vil der ofte fremgå bestemte karakteristika, krav eller betingelser i forbindelse med leverancen eller ydelsen. På den baggrund vil virksomheden kunne foretage en forhåndsvurdering af, hvorvidt det er en passende opgave med hensyn til kunnen, produkter, kapacitet, ressourcer, service m.v. Hvis det allerede her vurderes ikke at være tilfældet, er der ingen grund to at bruge ressourcer på at søge deltagelse. Omvendt kan man i tvivlstilfælde rette henvendelse til udbyder for nærmere uddybning af opgavens karakter eller være nødt til at udarbejde prækvalifikationsmaterialet med henblik på at få det komplette udbudsmateriale tilsendt. Hvis virksomheden prækvalificeres og på baggrund af forhold i det tilsendte udbudsmateriale eller af andre grunde tvinges til ikke at byde, er det meget vigtigt straks at underrette udbyder med en gyldig grund. Herved giver man udbyder en mulighed for evt. at indkalde et tilbud fra endnu en formelt prækvalificeret virksomhed. Virksomheden undgår endvidere at fremstå som totalt utroværdig, med de negative følger det måtte få for kommende prækvalifikationer. 4.a) Forbeholdt en bestemt profession: Nej. Hvis der kræves særlig profession, skal dette krav opfyldes. c) Forpligtelse til at anføre navn og faglige kvalifikationer for medarbejdere: Ja. 5. Opdeling i afsnit: Opdeling i delaftaler: Ja. Der kan afgives bud på: Alle delaftaler. Mindre virksomheder, som ikke er i stand til at byde på store kontrakter, bør interessere sig særligt for dette punkt. Hvis der her ønskes tilbud på den samlede ydelse, er der ingen muligheder. Hvis der derimod som her står, at der kan bydes på delaftaler, kan virksomheden gå ud fra, at udbyder er interesseret i at prækvalificere og modtage bud fra mindre virksomheder. 6. Påtænkt antal tjenesteydere, der vil blive opfordret til at afgive bud: Udbyder forventer at prækvalificere 5-10 virksomheder, som får lejlighed til at byde. 7. Alternative bud: Nej. Der ønskes tilbud på den specificerede opgave og intet andet. Andre udbud accepterer alternative tilbud, men i så fald forventes generelt, at det alternative tilbud er væsentligt forskelligt fra det specificerede samt funktionelt, teknisk, evt. miljømæssigt og ikke mindst økonomisk mere fordelagtigt. Det kan med andre ord være en risikabel affære at afgive et alternativt tilbud. Så hvis virksomheden ønsker at gøre det, er det nok en overvejelse værd samtidig at fremsende et tilbud på det specificerede. 24

25 8. Frist for udførelse eller tjenesteydelsens påbegyndelse eller effektuering, eller kontraktens varighed: Startdato: Slutdato: Konsortiets retlige form: Sammenslutningen skal hæfte solidarisk, og der skal udpeges en fælles sekretariatsfunktion, ansvarlig for kontrakten til ordregiver. Der skal afgives virksomhedsoplysninger for hver af tjenesteyderne i sammenslutningen. På samme måde som muligheden for del bud, åbner muligheden for konsortiedannelse og betingelserne herfor ligeledes en mulighed for mindre virksomheder kan deltagelse i bud på større opgaver. Enten som del bud eller som bud på hele opgaven i samarbejde med andre firmaer. Ofte kræver det ét firma som konsortieledelse og solidarisk hæftelse, og som anmærket prækvalifikationsmateriale fra alle deltagere i konsortiet. 10.a) b) Sidste frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse: Denne deadline gælder sidste frist for aflevering eller modtagelse af prækvalifikationsmaterialet. Ofte er der også angivet et tidspunkt, og materialet skal være fremme før dette tidspunkt - ikke et sekund senere. Ellers bliver firmaet udelukket fra deltagelse. Se det angivne tidspunkt unde pkt. 15 Tidsfristen er meget kritisk, og mange virksomheder har rent faktisk afleveret for sent på grund af langsom eller forsvundet post og endog på grund af forsinket kurér post. Så efter at have brugt penge og ressourcer på at udfærdige prækvalifikationsmaterialet, bør virksomheden overveje den sikreste forsendelsesvej. Hvis virksomheden er i god tid, kan anbefalet brev normalt anvendes uden problemer, men for en sikkerheds skyld er det klogt at forhøre sig hos udbyder, om materialet er kommet frem. Hvis materialet derimod først bliver færdigt meget tæt på deadline, er den sikreste måde naturligvis personlig aflevering og dernæst kurér post, som bør kunne følges op. Ved personlig aflevering gør virksomheden klogt i at have en skrevet kvittering parat til underskrift hos udbyder eller udbede sig en kvittering. Hvis uheldet skulle være ude, og virksomhedens materiale af en eller anden grund forsinkes i den interne post, er det helt afgørende, at der foreligger en kvittering for rettidigaflevering. c) Adresse: Samme adresse som ordregivende myndighed: Ja. Adressen hvor prækvalifikationsmaterialet skal afleveres. Vær opmærksom hvis den ikke er identisk med udbyder/ordregivers adresse., f.eks. hvis udbyder bruger rådgiver. 11. Sidste frist for afsendelse af opfordringer til at afgive bud: Denne dato angiver, hvornår udbyder forventer at tilsende de prækvalificerede virksomheder selve udbudsmaterialet. Pas på ikke at forveksle denne med - Sidste frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse! 12. Sikkerhedsstillelse og garantier: Se krav til leverandørerne/tjenesteyderne. Se nedenfor, men der kan også være tale om at stille sikkerhed som % af tilbudssummen. 13. Minimumskrav: Nedennævnte oplysninger skal være vedlagt interessetilkendegivelsen. Krav til leverandørerne/tjenesteyderne: Alle forhold under dette punkt skal læses meget omhyggeligt, fordi alle krævede informationer og dokumentationer er opregnet her, og de tjener alle som udvælgelseskriterier. 25

26 Den endelige prækvalifikation bliver med andre ord baseret på en vægtet evaluering af den fremsendte præsentation og dokumentation, og selv mindre fejl og mangler kan føre til øjeblikkelig diskvalifikation. Vær specielt opmærksom på, at de ønskede oplysninger skal skrives i selve prækvalifikations dokumentet. Henvisning til bilag dur ikke, men bilag skal vedlægges! Som tidligere fremhævet er hver prækvalifikation Unique og kun gyldig for det pågældende udbud. Ydermere afspejler den udbyders prioriteringer, og som følge deraf kræves ofte forskellig information og dokumentation. Det er derfor tilrådeligt at strukturere prækvalifikationsdokumentet i overensstemmelse med strukturen i udbudsannoncen, fordi den må antages at afspejle udbyders strukturerede tankegang og måske endog strukturen i evalueringsformularen. Generelt er det en god idé at bruge lidt tid på at forstå og overveje, hvad det præcist er, udbyder beder om og se efter indikationer på en foretrukket præsentation. Med andre ord bør man bestræbe sig på at gøre udbyders evaluerings arbejde så nemt som muligt. I det følgende vil nogle af kravene i nærværende udbudsannonce samt andre, som kan volde problemer, blive gennemgået. Besvarelse ved henvisning til at oplysningerne er i materiale såsom beretninger, brochurer eller lignende anses ikke for fyldestgørende besvarelse, men kan vedlægges som bilag. Tjenesteydere, der ønsker at komme i betragtning til at afgive tilbud, skal sammen med anmodningen skriftligt at dokumentere: - at tjenesteyders bo ikke er eller er begæret taget under konkursbehandling, likvidation, skifte, betalingsstandsning, har indstillet virksomheden eller lign. - at tjenesteyder ikke er dømt for en strafbar handling, som rejser tvivl om faglig hæderlighed. - at tjenesteyder har opfyldt sine forpligtelser i forhold til sociale sikringsordninger, skatter og afgifter. - tro og love-erklæring på, at tjenesteyder ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på mere en maks DKK. Blanket hertil kan downloades fra Tjenesteydere bosiddende i DK kan hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen få udstedt en serviceattest. Udenlandske tjenesteydere skal indsende tilsvarende dokumentation fra en myndighed, der har kompetence til at udstede erklæringer, attester o. lign. om de pågældende oplysninger. Ovenstående refererer til de såkaldte udelukkelseskriterier, og teksten er ret så eksemplarisk, fordi der henvises til hvor dokumentationen kan indhentes. Andre udbudsannoncer er straks mere drilske, fordi udbyder elegant springer besværet over med at beskrive, hvad man ønsker dokumenteret, og i stedet blot refererer til en artikel i det relevante udbudsdirektiv: Vareindkøbsdirektivet Artikel 20, stk.1 litra ag. Tjenesteydelsesdirektivet Artikel 29, litra. ag. Bygge & Anlægsdirektivet Artikel 24, litra ag. Forsyningsvirksomhedsdirektivet Artikel 31.) Krav vedr. økonomisk, finansiel kapacitet: - Omsætning om virksomhedens balance, egenkapital og omsætning i DKK for det seneste regnskabsår, vedlagt relevant regnskabsmateriale. - Erklæring om virksomhedens omsætning i forbindelse med de leverancer, kontrakten vedrører, for det seneste regnskabsår. - Erklæring fra bank eller bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring. Krav vedr. teknisk kapacitet: - Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer samt erfaring hos medarbejdere involveret i de udbudte opgaver. 26

27 Hovedpunkterne her er opregning af medarbejderes uddannelse (r) titel, faglige område (r) anciennitet. Hvis mange medarbejdere med samme kvalifikationer er involveret, kan man evt. slippe af sted med at gruppere dem. Hvis der derimod kræves dokumentation for ledende/ansvarlige for opgaven, vil en dataliste gøre sig bedst. - Antal ansatte. - Liste over væsentlige lignende leverancer det seneste år. Omhyggelig prioritering foretages fra virksomhedens komplette referenceliste over såvel private som offentlige leverancer eller ydelser, og de vigtigste listes først. Det er dog bedre at forstå lignende leverancer bredt og evt. medtage referencer fra forrige år, end at undlade referencer, fordi de er et vigtigt vidnesbyrd om virksomhedens kompetence og kapacitet. - Liste over teknisk udstyr tjenesteyderen råder over til de udbudte typer opgaver. Der skal udfærdiges en maskine/teknisk udstyrsliste med angivelse af minimum mærke og kapacitet, men også gerne årgang og relevante og specielle funktionalitet ér. - Oplysning og i givet fald dokumentation for virksomhedens kvalitetssikringstiltag, herunder om virksomheden har et kvalitetssikringssystem, der bygger på de europæiske standarder af EN serien eller tilsvarende. I givet fald skal der vedlægges dokumentation herfor, udstedt at certificeret organ. Dette punkt er forholdsvis simpelt for virksomheder, der har et kvalitetssikrings certifikat efter den Europæiske Norm (EN) serie eller efter ISO 9000 serien, da de blot behøver at referere til denne certificering og vedlægge kopi af certifikatet. For virksomheden, der for første gang møder kravet om at beskrive sit kvalitetssikringssystem, kan dette punkt umiddelbart udgøre et alvorligt problem. Man har måske ikke en skriftlig beskrivelse af virksomhedens interne kvalitetssikring eller endsige overvejet, at man rent faktisk har et internt implementeret kvalitetssikrings system. Men rent faktisk har de fleste virksomheder i større eller mindre grad et internt kvalitetssikrings system som sikrer, at deres produkter eller ydelser har en given kvalitet. Ved prækvalifikation bliver opgaven derfor at udfærdige en skriftlig fremstilling af virksomhedens overordnede kvalitetskontrol system og de forskellige indbyggede checks, kontroller, afprøvninger m.v. der foretages under produktion, konstruktion eller serviceydelse. Henvisning til intern opfyldelse af eller tilnærmelse til en eller flere bestemmelser i en certificerings ordning, vil naturligvis styrke materialet. Så selv om virksomheden ikke er certificeret, er der med en seriøs og professionelle beskrivelser stadigvæk en god mulighed for at blive prækvalificeret. Grossister og lignende virksomheder kan endvidere styrke deres materiale ved at vedlægge kopi af certificering for de producenter hvis varer de tilbyder samt en erklæring fra disse om, at de garanterer for leveringssikkerheden i kontraktens løbetid. - Om virksomheden opfylder betingelserne for at blive EMAS eller ISO certificeret. Dette punkt handler om miljøledelse i virksomheden. EMAS er EU s miljø revisionsordning, ECO- Management and Audit Scheme. ISO er den sammenlignelige internationale certificering. Begge systemer drejer sig meget kort fortalt om registrering af ressource forbrug (el, varme, vand, forbrugsstoffer) og intern- og ekstern afgang af miljø-fremmede stoffer, formulering af politik/indsatsområde for nedbringelse af forbrug/genbrug/ forbedret arbejdsmiljø/indførelse af miljørigtig teknologi, evaluering og formulering af nye indsatsområder. 27

28 For virksomheden uden miljøledelses certificering er opgaven igen så præcist som muligt, at beskrive dens aktuelle og planlagte aktiviteter for at reducere interne og eksterne miljømæssige påvirkninger. Det bør gøres, uanset hvor langt virksomheden er i dette arbejde. Selv om virksomheden ikke er certificeret, kan den i princippet have indført de fleste eller alle krævede miljøledelses rutiner, og dermed øge sine muligheder for at blive kvalificeret. Det er denne tilgangsvinkel nærværende udbud lægger op til. I den sammenhæng er det naturligvis uomgængeligt at have kendskab til hvilke elementer der indgår i EMAS og/eller ISO , for at kunne beskrive hvilke punkter virksomheden evt. allerede opfylder, og hvilke punkter der evt. er planer om at gennemføre. - Virksomhedens miljøpolitik og tidspunkt for udarbejdelse. Hvis virksomheden ikke har en udarbejdet og nedskreven miljøpolitik, vil det være vigtigt at beskrive hvilke miljøtiltag der allerede er foretaget, og hvilke overvejelser eller planer der evt. måtte være om en miljøpolitik for virksomheden. 14. Tildelingskriterier: Kriterier 3: Det økonomisk bedste bud, vurderet på. udbudsmaterialet. Vurderingskriterier: Tildelingskriteriet er "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Delkriterier og vægtninger vil fremgå af udbudsmaterialet. Tildelingskriterier vedrører den endelige tildeling af kontrakten for opgavens udførelse og beskriver, hvilke betingelser der lægges til grund for udvælgelsen af det vindende tilbud. Her er tildelingskriteriet Det økonomisk bedste bud eller Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, som det også kaldes. Der lægges med andre ord vægt på en række andre faktorer ud over prisen, som alle har og skal have betydning for, hvad udbyder får for pengene. Her oplyses de ikke på forhånd, men kan f.eks. være kvalitet, service, funktionalitet, vedligehold- og driftsomkostninger, livscyklus omkostninger, herunder retursystem samt miljømæssig påvirkning. 15. Andre oplysninger: Ydelsens art: Tjenesteydelser (direktiv 92/50/EØF, som ændret ved direktiv 97/52/EF). Adresse, hvor der kan fås yderligere oplysninger: Samme adresse som ordregivende myndighed: Ja. Adresse, hvor der kan fås dokumentation: Samme adresse som ordregivende myndighed: Ja. Adresse, som bud skal sendes til: Samme adresse som ordregivende myndighed: Ja. Type procedure: Begrænset udbud. Når et udbud er et begrænset udbud, er det altid med prækvalifikation i modsætning til et åbent udbud, hvor udbudsmaterialet straks kan bestilles hos udbyder. Frivillig bekendtgørelse?: Nej. Er ansøgerne allerede blevet udvalgt?: Nej. Sprog, der må benyttes ved afgivelse af bud: DA: Ja. Andre sprog: Nej. Kun dansk vil blive accepteret i skrift og tale. Ved deltagelse i andre lande, hvor sprogkravet f.eks. er tysk, skal alt dansk materiale inkl. prospekter, kataloger og datablade oversættes til tysk og al dokumentation oversættes af autoriseret translatør. Bemærk dog, at service attesten fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan udstedes på de fleste EU sprog. Minimumsperiode i hvilken den bydende er forpligtet til at vedstå sit bud: 90 dage. Personer, der må være til stede ved åbningen af bud: Der er ikke adgang til at overvære åbningen af bud. Dato og tid for åbning af bud: (12.00). 28