Det fremgår af persondatalovens 68, stk. 3, at Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om sin virksomhed.

Transkript

1 Domstolsstyrelsen Persondatabehandling Årsberetning 2008 Sagsbeh. Kirsten Friis Johansen Dir.tlf Mail september 2009 Indhold: Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Vejlednings- og tilsynsvirksomheden i 2008 Generelle sager Konkrete sager Oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger ISSN Persondataloven - lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer - har som hovedformål at sikre, at personoplysninger ikke misbruges eller kommer til uvedkommendes kendskab. Loven gælder for alle behandlinger af personoplysninger, der foretages ved elektronisk databehandling, eller som indeholdes i et register, for eksempel en sagliste. Loven finder som udgangspunkt anvendelse på alle domstolenes sagsområder. Visse af lovens bestemmelser finder imidlertid ikke anvendelse på behandlinger, der foretages for domstolene på det strafferetlige område. Persondataloven gælder ikke for Færøerne og Grønland. Den færøske persondatalov gælder kun for myndigheder, som er under Færøernes hjemmestyreordning. For rigsmyndighederne på Færøerne, herunder retsvæsnet, gælder således registerloven, der også gælder for Grønland. Det fremgår af persondatalovens 68, stk. 3, at Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om sin virksomhed. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave Domstolsstyrelsens kompetence vedrørende tilsynet med domstolene er reguleret i persondatalovens 67 og Domstolsstyrelsen fører tilsyn med behandling af oplysninger, der foretages for domstolene. Stk. 2. Tilsynet omfatter behandling af oplysninger med hensyn til domstolenes administrative forhold. Stk. 3. For anden behandling af oplysninger træffes afgørelse af vedkommende ret. Afgørelsen kan kæres til højere ret. For særlige domstole, hvis afgørelser ikke kan indbringes for højere ret, kan den i 1. pkt. nævnte

2 Side 2/9 afgørelse kæres til den landsret, i hvis kreds retten er beliggende. Kærefristen er 4 uger fra den dag, afgørelsen er meddelt den pågældende. 68. For Domstolsstyrelsens udøvelse af tilsyn i henhold til 67 gælder bestemmelserne i 56 og 58, 62, stk. 1, 2 og 4, 63, stk. 1, og 66. Domstolsstyrelsens afgørelser er endelige. Stk. 2. Ved udarbejdelse af bekendtgørelser eller lignende generelle retsforskrifter, der har betydning for beskyttelsen af privatlivet i forbindelse med behandling af oplysninger, der foretages for domstolene, skal der indhentes en udtalelse fra Domstolsstyrelsen. Stk. 3. Domstolsstyrelsen offentliggør en årlig beretning om dens virksomhed. Domstolsstyrelsen fører således tilsyn med domstolenes behandlinger af personoplysninger på det administrative område. Desuden fører styrelsen tilsyn med overholdelsen af reglerne for sikkerhed både på det judicielle og det administrative område. Domstolsstyrelsen påser både af egen drift og efter klage fra en registreret, at behandling sikkerhedsmæssigt finder sted i overensstemmelse med persondataloven, sikkerhedsbekendtgørelsen og øvrige sikkerhedsforskrifter. Hvis en borger gør indsigelse imod en domstols behandling af personoplysninger, træffer domstolen derimod selv afgørelse herom, når det drejer sig om det judicielle område. Domstolens afgørelse kan ifølge persondatalovens 67, stk. 3, 2.pkt, kæres til højere ret. Kære sker efter de almindelige regler i retsplejeloven, dog således at kærefristen er 4 uger. Domstolsstyrelsens tilsynsopgave svarer til den opgave, som Datatilsynet udfører med hensyn til den offentlige forvaltning og det private erhvervsliv. På baggrund af den klart sammenlignelige opgave søger Domstolsstyrelsen så vidt muligt at tilrettelægge tilsynsopgaven i samklang med de normer, som Datatilsynet fastlægger for sin tilsynsvirksomhed. Domstolsstyrelsen og Datatilsynet samarbejder i øvrigt, i det omfang det er nødvendigt for at opfylde deres pligter, navnlig ved at udveksle relevante oplysninger. Det drejer sig for eksempel om afgrænsningsspørgsmål vedrørende afgørelseskompetencen. Samtidig med persondatalovens ikrafttræden den 1. juli 2000 er også tilsynet med tinglysningssystemet henlagt til Domstolsstyrelsen. Vejlednings- og tilsynsvirksomheden Domstolene Det overordnede formål med tilsyn er at påse, at behandlingen af personoplysninger ved og for domstolene sker i overensstemmelse med persondataloven og regler udstedt i medfør af denne lov. Domstolsstyrelsen lægger betydelig vægt på at komme i dialog om databeskyttelsesretlige spørgsmål med såvel de dataansvarlige retter som eksterne databehandlere, der drifter et itsystem eller på anden måde arbejder for domstolene. Det gælder også Danmarks Domstoles eget it-center, der udvikler og drifter domstolenes sagsbehandlingssystemer. Domstolsstyrelsens

3 Side 3/9 tilsynsvirksomhed udgør således ikke kun en kontrolforanstaltning, men er et værdifuldt værktøj i det løbende samarbejde mellem styrelsen og de enkelte retter om at sikre et højt databeskyttelsesniveau ved Danmarks Domstole. Domstolsstyrelsen har i ikke foretaget egentlige tilsynsbesøg, idet styrelsen har vurderet, at den retskredsreform, der er trådte i kraft den 1. januar 2007, også i 2008 har medført så betydelige administrative og bygningsmæssige ændringer i retterne, at et dialogbesøg ville miste sit overordnede formål. Domstolsstyrelsen planlægger at gennemføre anmeldte tilsynsbesøg, efterhånden som de nye byretter har etableret sig i de nye bygninger. Dog kan en konkret henvendelse eller klage over rettens persondatabehandling udløse et uanmeldt tilsynsbesøg. Domstolsstyrelsen har i 2008 deltaget i tilsynsmøder hos den private databehandler CSC, der blandt andet behandler tinglysningsdata for domstolene. Disse møder afholdes sammen med repræsentanter for Datatilsynet og Rigsrevisionen. I det omfang, private databehandlere i øvrigt servicerer domstolenes sagsbehandlingssystemer, vil Domstolsstyrelsen på samme måde foretage tilsynsbesøg hos disse, ligesom der foretages tilsynsbesøg i Danmarks Domstoles eget drift- og udviklingscenter. I udviklingsarbejdet foretages pilotdrift af nyudviklede applikationer, for eksempel brugerstyringsprogrammer og sagsbehandlingsprogrammer. Anmeldelse af domstolenes behandling af fortrolige oplysninger Domstolenes behandling af fortrolige oplysninger er anmeldt til Domstolsstyrelsen, der opbevarer en samlet fortegnelse over anmeldelserne. Behandlingen af personoplysninger ved domstolene foretages som altovervejende hovedregel på samme måde og ved anvendelse af ens it-systemer. Domstolenes behandlingsanmeldelser er i sagens natur forholdsvis ensartede, og langt den største del af anmeldelserne er foretaget på grundlag af de standarder, som Domstolsstyrelsen har udarbejdet for sagsområderne skiftesager (dødsbosager og andre skiftesager), civilsager, fogedsager, notarialsager, tvangsauktionssager, straffesager, værgemål, almindelige journalsager og domsresuméer på hjemmesider. I 2008 har lands- og byretter endvidere anmeldt persondatabehandling vedrørende meddommerdatabasen, ligesom visse retter har anmeldt behandling i form af videotransmission under retsmøder. Til det - kommende - landsdækkende insolvensregister og til talegenkendelsesprojektet vil Domstolsstyrelsen også udarbejde standardanmeldelser, som den enkelte ret kan tilslutte sig Forskningsprojekt Domstolsstyrelsen har behandlet en ansøgning om udlevering af data fra/aktindsigt i data fra domstolene til brug for et forskningsprojekt vedrørende retsmægling. Sikkerhedspolitik

4 Side 4/9 Danmarks domstoles sikkerhedspolitik er trådt i kraft den 1. juli Politikken opdateres løbende af Domstolsstyrelsen. Generelt I de sager, som Domstolsstyrelsen i 2008 har modtaget i høring, har styrelsen ikke haft særskilte bemærkninger. Konkrete sager vedrørende persondataloven De henvendelser og klager over domstolenes persondatabehandling, som Domstolsstyrelsen har behandlet i 2008, drejer sig som hovedregel om emner, der er beskrevet i tidligere års beretninger, hvorfor kun enkelte spørgsmål medtages i denne beretning. 1. Elektroniske retslister, domsresuméer og pressemeddelelser Domstolsstyrelsen modtager hvert år forespørgsler fra borgere om indholdet, herunder anonymiseringsgraden, af retternes retslister og domsresuméer. For så vidt angår retslister er der tale om enkeltstående tilfælde, hvor der sker fejl i forbindelse med, at retten offentliggør retslisten på hjemmeside. Generelt om retslister har Domstolsstyrelsen i årsberetningen for 2006 uddybende beskrevet reglerne om retslister og om vilkårene for retternes offentliggørelse af domsresuméer på deres hjemmesider. 1.1 Domsresuméer For domsresuméer har Domstolsstyrelsen i i cirkulæreskrivelse af 23. september 2003 opstillet vilkår for offentliggørelsen, herunder for anonymisering, af de oplysninger, som efter persondataloven anses for følsomme og fortrolige, i de elektroniske domsresuméer. Anonymisering af domsresuméer består i udeladelse af personnavne, præcise adresseangivelser samt eventuelt andre identifikationsoplysninger om personer. For eksempel kan en oplysning om en fødselsdato gengives, mens løbenummeret i et personnummer skal anonymiseres. Journalnummer, saglistenummer m.v. kan også gengives, mens et vejnavn typisk skal anonymiseres. De opstillede vilkår er gengivet i Domstolsstyrelsens årsberetning 2003 om persondataloven. 1.2 Pressemeddelelser Domstolsstyrelsen har bemærket, at mange retter vælger at offentliggøre presseresuméer eller pressemeddelelser af domme, der har haft særlig interesse i offentligheden. En del presseresuméer/-meddelelser indeholder oplysninger, herunder navne, der i forvejen er kendt i offentligheden, allerede fordi pressen har dækket retssagen mere eller mindre udførligt. Nogle presseresuméer/-meddelelser er samtidig ganske omfattende i beskrivelsen af gerningsindholdet og de præmisser, der er lagt vægt på i dommen. Det er Domstolsstyrelsens opfattelse, at presseresuméer/-meddelelser skal anonymiseres efter de samme vilkår, som gælder for offentliggørelse af domsresuméer, ligesom retten skal gøre opmærksom på det, hvis den sag, der omtales i resuméet, efterfølgende ankes.

5 Side 5/9 Det er Domstolsstyrelsens opfattelse, at den omstændighed, at pressen har offentliggjort navne og billeder af sagens parter samt udførlige beskrivelser af sagens omstændigheder, ikke ændrer på kravene til de presseresuméer/-meddelelser, der offentliggøres på retternes hjemmesider. Vilkårene for offentliggørelse af domsresuméer fremgår af Domstolsstyrelsens cirkulæreskrivelse af 23. september Domstolsstyrelsen vil tage initiativ til at drøfte spørgsmålet om slettefrist m.v. med Danmarks Domstoles kommunikationsnetværk med henblik på at få udarbejdet vejledninger og bedste praksis m.v Elektroniske retslister Domstolsstyrelsen har endvidere behandlet en række henvendelser fra journalister og nyhedsmedier om oplysningerne på retslisterne, der dannes ud fra domstolenes sagsbehandlingssystemer. Især lokale medier har ønsket oplysninger om sagernes geografiske tilhørsforhold, idet de nye, store retskredse dækker så store områder, at de lokale journalister har svært ved at identificere de sager, der angår lokalområdet. En kommunikationsarbejdsgruppe har herefter udarbejdet følgene oplæg til inspiration for retternes udformning af retslisterne: "Feltet Sagen drejer sig om bør angive postnummeret på gerningsstedet. Feltet Sagen drejer sig om bør indeholde en fyldestgørende beskrivelse og ikke kun for eksempel den relevante paragrafangivelse. Hvis der er tale om en flerdommersag, bør der stå flerdommersag i feltet for sagens emne. Der lægges retslister på rettens hjemmeside for den løbende uge samt en uge forud. Det vil sige, at der ligger retslister for mellem syv og 14 dage forud. Forudgående uge slettes. Retten tilstræber at give pressen tilbud om blandt andet at tilmelde sig en -service om tid og sted for grundlovsforhør ved fremstillinger på hverdage samt retsmøder om referatforbud, navneforbud og dørlukning efter retsplejelovens 29c, 30 b og 31a, der afholdes for at afgøre disse spørgsmål forud for hovedforhandlingen. Servicen omfatter ikke oplysning om, hvad sagen drejer sig om, parternes navne mv." Uanonymiserede, elektroniske retslister Domstolsstyrelsen har endvidere fra journalister og nyhedsmedier modtaget ønsker om at for at få adgang til uanonymiserede, elektroniske retslister. Det er Domstolsstyrelsens opfattelse, at nyhedsmedier under visse tekniske betingelser eventuelt kan få adgang til uanonymiserede, elektroniske retslister. Spørgsmålet om den tekniske metode behandles for tiden i Domstolsstyrelsen. Konkrete sager Klage over manglende angivelse af dommerens navn på retslisten Domstolsstyrelsen har modtaget en klage over, at dommerens navn ikke fremgik af Østre Landsrets retsliste. Klageren blev henvist til at rette henvendelse til Østre Landsret, idet Domstolsstyrelsen ikke har mulighed for at gribe ind i retternes sagsbehandling, herunder retternes anvendelse af retsreglerne.

6 Side 6/9 Privat elektronisk, offentlig tilgængelig database med retslister Domstolsstyrelsen har modtaget en forespørgsel fra en journalist på TV2/Fyn, der ønskede styrelsen vurdering af oprettelse af en privat elektronisk og offentlig tilgængelig database med retslister, som giver adgang til at søge i retslister tilbage i tiden. Idet Domstolsstyrelsens tilsynsmyndighed alene vedrører domstolenes behandling af persondata, er spørgeren blevet henvist til at rette henvendelse til Datatilsynet, idet Domstolsstyrelsen forudsatte, at spørgeren ville gøre brug af de retslister, domstolene offentliggør på hjemmesiderne. Klage over navneoplysning i et domsresumé på Højesterets hjemmeside Klageren var ved Højesterets dom i efteråret 2007 frakendt sin advokatbestalling, og et domsresumé indeholdende klagerens navn, blev offentliggjort på Højesterets hjemmeside. Klagen omfattede endvidere det forhold, at klagerens navn fremkom i søgemaskinen Google under søgning på "rettighedsfrakendelse". Højesteret oplyste, at retten har en fast praksis for, at domsresuméer slettes efter 6 måneder, men at det ved en fejl ikke var sket i den pågældende sag. Domsresuméet blev straks fjernet fra Højesterets hjemmeside. Højesteret oplyste videre, at offentliggørelsen af domsresuméet fulgte de retningslinjer, som Domstolsstyrelsen har fastsat for retsinformationssystemer jf. persondatalovens bestemmelser, og at Højesteret ikke fandt, at der i den pågældende sag var tale om et sådant særligt forhold, at partens navn skulle anonymiseres. Domstolsstyrelsen er enig i Højesterets vurdering, allerede fordi den sag, som Højesterets har truffet afgørelse i, drejer sig om eventuel ophævelse af Advokatnævnets forudgående afgørelse om frakendelse til af retten til at udøve advokatvirksomhed. Advokatnævnets afgørelser skal offentliggøres med navns nævnelse, og offentliggørelsen sker i Statstidende, i Advokatsamfundets blad Advokaten og på Advokatnævnets hjemmeside under afsnittet "Afgørelser mod navngivne advokater". Domstolsstyrelser har herefter heller ikke fundet grundlag for at tage skridt til at få fjernet oplysningerne fra Google eller andre søgemaskiner, der eventuelt har henvisninger til den pågældende sag. Domsmænds adgang til anklageskrifter Domstolsstyrelsen har besvaret tre spørgsmål fra Retsudvalget om domsmænds adgang til at få tilsendt kopi af anklageskrift og bevisfortegnelse forud for deres deltagelse i en domsforhandling. Spørgsmål nr. 159 "Er det korrekt, at retterne på grund af reglerne i persondataloven ikke må tilsende kopi af anklageskrift og bevisfortegnelse til domsmænd forud for behandling af en straffesag?" Spørgsmål nr. 193 " Ministeren bedes redegøre for gældende regler samt retternes praksis med hensyn til tilsendelse af kopi af anklageskrift og bevisfortegnelse til domsmænd forud for behandling af en straffesag, herunder om der er forskel på retternes praksis og i givet fald på hvilken baggrund, samt om domstolsreformen har medført ændringer i praksis på dette område?"

7 Side 7/9 Spørgsmål nr. 194 "Hvad taler for henholdsvis imod, at retterne tilsender kopi af anklageskrift og bevisfortegnelse til domsmænd forud for behandling af en straffesag, og vil det efter ministerens opfattelse ikke medføre en mere kvalificeret behandling af straffesagen, hvis domsmændene kender til sagerne på forhånd?" Domstolsstyrelsen har i svar af januar 2008 til Justitsministeriet blandt oplyst, at, persondatalovens 8, stk. 1, indeholder et forbud mod videregivelse af oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold. Oplysninger i anklageskrift eller bevisfortegnelser er på den baggrund omfattet af persondatalovens anvendelsesområde. Domstolsstyrelsen har endvidere i brev af 27. september 2007 til Justitsministeriet i anledning af en henvendelse fra en domsmand oplyst, at tiltaltes navn og adresse fremgår af indkaldelsen, hvorfor domsmanden på forhånd har mulighed for at meddele retten, såfremt der i relation til tiltalte foreligger forhold, der kan føre til inhabilitet. Oversigt over lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger Lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af personoplysninger, som ændret ved lov nr. 280 af 25. april Bekendtgørelse nr. 532 af 15. juni 2000 om undtagelse fra pligten til anmeldelse af visse behandlinger, som foretages for domstolene. Bekendtgørelse nr. 535 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for domstolene. Bekendtgørelse nr. 546 af 18. juni 2004 som ændret ved bekendtgørelse nr af 6. oktober 2006 om retslister og om massemediernes aktindsigt i og opbevaring af kopier af anklageskrifter og retsmødebegæringer mv. Cirkulæreskrivelse nr. 622 af 17. september 2004 om retslister. Cirkulæreskrivelse nr. 605 af 25. juni 2004 om retslister. Vejledning af 17. juni 2004 om aktindsigt mv. ved domstolene. Cirkulæreskrivelse af 23. september 2003 om vilkår for offentliggørelse af domsresumeér på hjemmesider. Retningslinier af 15. maj 2009 om anvendelsen af og internet. Domstolsstyrelsens generelle vejledning af februar 2006 om persondataloven. Domstolsstyrelsens vejledning af februar 2006 om anmeldelsesordningen m.v. inden for domstolsområdet efter persondataloven.

8 Side 8/9 Domstolsstyrelsens vejledning af februar 2006 om de registreredes rettigheder efter persondataloven. Anden relevant lovgivning Arkivlovgivningen CPR og folkeregistrering Digital signatur Europarådskonvention nr. 108 Gennemførelse af Europolkonventionen Massemediers informationsdatabaser og medieansvar Tiltrædelse af Schengenkonventionen Tv-overvågning

9 Side 9/9