Håndbog. Version nr

Transkript

1 Håndbog Vejledning, Retningslinjer og Forordninger om støtte til projekter inden for Målet om Europæisk territorialt samarbejde (INTERREG IV A) i programmet Fehmarnbeltregion Version nr

2

3 Indholdsfortegnelse Almindelige oplysninger om håndbogen 5! A.! Vejledning til projektansøgning 6! 1.! Generelt 6! 1.1 Programmets organisering: 7! Udvalg 7! INTERREG-administration 8! Forvaltningsmyndighed og Attesteringsmyndighed 8! INTERREG-Sekretariat 9! 2.! Hvem kan være støtteberettigede projektpartnere? 10! 2.1! For tyske projektpartnere gælder 10! 2.1.1! Det offentlige område 10! 2.1.2! Det med det offentlige ligestillede område 10! 2.1.3! Det offentlige område i bredere betydning (offentligt-lignende område) 11! 2.2! For danske projektpartnere gælder 11! 2.2.1! Det offentlige område 11! 2.2.2! Det offentligt-lignende område 12! 2.3 For alle projektpartnere gælder: 13! 2.4 Samarbejdspartnere: 13! 3.! Leadpartner-princippet 13! 4.! Ansøgningskriterier og yderligere krav til en projektansøgning 15! 4.1! Grundlæggende krav til en ansøgning 15! Principper for støtte til projekter: 15! 4.2! Ansøgningskriterier: 16! 4.3! Yderligere krav til et projekt 18! 5.! Støtteberettigelse af udgifter og beregning af projektomkostningerne 20! 5.1! Grundlag 20! 5.2! Projektudgifternes støtteberettigelse 20! 5.2.1! Støtteberettigede udgifter 21! 5.2.2! IKKE støtteberettigede omkostninger 22! 5.3! Projektbudget 23! Forsvarlig finansforvaltning 23! Lønninger - generelt 24! Lønninger eksisterende personale 24! Lønninger nyansættelse 25! Indirekte omkostninger/ faste omkostninger 26! Indirekte omkostninger Personalgemeinkosten (kun tyske projektpartnere) 26! Indirekte omkostninger Sachkosten (kun tyske projektpartnere) 27! Overhead (kun danske projektpartnere) 27! Andre Udgiftsposter 28! Frivilligt arbejde 28! Rejseudgifter 29! Anskaffelser/investeringer 29! Materialeudgifter (kun danske projektpartnere) 29! Eksterne rådgivere 29! 3

4 Oversættelse 29! Seminarer/workshops 29! Markedsføring/offentliggørelse 30! Revision 30! Yderligere omkostninger 30! 5.4! Finansieringsoversigt 30! B. vejledning for projektgennemførelse 33! 1.! Generelle retningslinjer vedr. projektgennemførelse og støtteberettigelse 33! 1.1 Konkurrenceforvridning og statsstøtte 33! 1.2 Additionalitet 34! 1.3 Fornødent teknisk, økonomisk og administrativt projektgrundlag 34! 1.4 Afskrivning 34! 1.5 Udbud 35! 1.6 Interesseforbundne parter kostpris eller markedspris (for danske projektpartnere) 36! 1.7 Leasing 36! 1.8 Beregning af lønudgifter og timeregistrering 36! 1.9 Forsvarlig finansforvaltning 37! 1.10 Dokumentation 37! 1.11 Års- og slutrapporter 38! 1.12 Tilsynsførende/revisor 38! 1.13 Udbetalingsanmodning og revisorerklæring 39! 1.14 PR-aktiviteter 42! Formelle krav til projektaktiviteterne: 43! 2. Yderligere programinformationer 45! 2.1! Ansøgningsfrist 45! 2.2 Projektperiode 46! 2.3 Afgørelse om projektstøtte 47! Informationer om Leadpartnerkontrakten 47! 2.4 N+2 - regel 47! 3. Generelle tips til et vellykket projekt 48! C. Prioriteter og fokustemaer INTERREG IV A 50! Prioritet 1 Erhvervsliv, innovation, maritim udvikling & miljø 50! Fokustema 1: Erhvervsmæssige initiativer 50! Fokustema 2: Forskning & teknologi 50! Fokustema 3: Sundhed 51! Fokustema 4: Maritim udvikling 51! Fokustema 5: Turisme & kultur 52! Fokustema 6: Miljø, energi & naturbeskyttelse 52! Prioritet 2: Grænseoverskridende strukturer & menneskelige ressourcer 53! Fokustema 7: Uddannelse, kvalificering & integration 53! Fokustema 8: Arbejdsmarked, socialområde & lige muligheder 53! Fokustema 9: Generel strukturforbedring 54! Fokustema 10: Regional identitet 54! Bilag 56! 4

5 Almindelige oplysninger om håndbogen Nærværende håndbog indeholder oplysninger, som er nødvendige for at fremsende ansøgninger og gennemføre projekter i forbindelse med INTERREG IV A-programmet Fehmarnbeltregion. Oplysningerne suppleres med oplysninger fra INTERREG-administrationen, som videresendes til ansøgerne og projektholderne som led i rådgivningen til disse. På den måde fungerer håndbogen som en hjælp i forbindelse med udarbejdelse af ansøgninger, uden at den dog kan erstatte en decideret rådgivning gennem INTER- REG-sekretariatet. Således indeholder håndbogen en grundlæggende basis af informationer med henblik på udformning af ansøgninger og gennemførelse af projekter. Det er også grunden til, at håndbogen indgår som en del af leadpartneraftalen. Håndbogen opdateres løbende, hvorfor det kan anbefales, at man altid bruger den aktuelle version. Det samme gælder alle øvrige dokumenter, der tilbydes som download på programmets hjemmeside Håndbogens indhold er opdelt i flere afsnit: Afsnit A indeholder konkrete informationer om ansøgningen. Her får man oplyst, hvem der kan være projektholder, hvad leadpartnerprincippet går ud på, hvilke ansøgningskriterier der findes og hvilke udgifter der er støtteberettigede i forbindelse med gennemførelse af projekter. Afsnit B indeholder supplerende oplysninger til projektholdere, som gennemfører bevilligede projekter. Derfor bør ansøgere i god tid gøre sig fortrolige med disse punkter for at blive bekendt med, hvilke rettigheder og pligter der knytter sig til gennemførelsen af et projekt. Afsnit C beskriver prioriteter og fokustemaer fra det Operationelle Program. 5

6 A. Vejledning til projektansøgning 1. Generelt Den Europæiske Kommissions Mål om Europæisk Territorialt Samarbejde (Mål 3) har til formål at fremme udviklingen af grænseoverskridende økonomiske, sociale, kulturelle og økologiske aktiviteter gennem fælles strategier for en bæredygtig territorial udvikling. Derfor skal et projekt have en grænseoverskridende karakter. Mens der i sidste støtteperiode blev støttet bredt, er det i denne programperiode implementering af Lissabon-strategien, der sættes i forgrunden for INTERREG programmet Fehmarnbeltregion. Styrkerne i den fælles region skal yderligere udbygges. Herunder lægges der stor vægt på støtten til innovative ideer. I oktober 2009 vedtog EU's stats- og regeringschefer en fælles strategi og handlingsplan for Østersøregionen EUSBSR (European Union Strategy for the Baltic Sea Region), Formålet er at sikre en mere effektiv koordinering af EU's politikker og programmer i Østersøregionen. På den baggrund har programmets INTERREG-udvalg besluttet, at INTERREG IVA programmet Fehmarnbeltregion skal understøtte EU's strategi for Østersøregionen. Se yderligere information om dette under pkt. A 4.3. Femern bælt regionen (Region Sjælland - Kreis Plön - Kreis Ostholstein - Hansestadt Lübeck) modtager 22,9 mio. euro fra den Europæiske Union til støtte og gennemførelse af INTERREG IV A-programmet. Disse støttemidler står i perioden til rådighed for grænseoverskridende projekter under følgende prioriteter: 1. Erhvervsliv, innovation, maritim udvikling & miljø 2. Grænseoverskridende strukturer & menneskelige ressourcer Programmets grænseoverskridende karakter medfører, at der skal deltage mindst en dansk og en tysk partner fra Femern Bælt regionen i udvikling, gennemførelse og finansiering af projektet. Programmet løber til udgangen af 2013 med en udløbsperiode på to år frem til udgangen af Tilskuddet fra INTERREG-midler til enkelte projekter er gradueret og kan maksimalt udgøre 75 % af de samlede støtteberettigede omkostninger Det betyder, at støtteberettigede omkostninger op til euro opnår tilskud på 75 %, mens alle øvrige støtteberettigede omkostninger over euro opnår tilskud på 50 % (se tabel med regneeksempler i bilaget). Det er kun muligt at støtte projekter med INTERREG-midler, såfremt der deltager institutioner/organisationer fra det offentlige eller offentligt lignende område som projektpartnere, der bidrager med en betydelig del af finansieringen i form af offentlige midler (se også pkt. A 2). 6

7 En mindre del af medfinansieringen kan også være private midler, hvilket dog forudsætter en individuel vurdering i hvert enkelt tilfælde. Såfremt private virksomheder deltager, gælder det, at deres bidrag til projektet ikke må være betinget af eller udløse nogen form for modydelse, og at de af virksomhederne udløste støttemidler ikke udbetales til dem selv, men skal anvendes af andre partnere til gennemførelsen af projektet. Medfinansiering af projektet med andre EU-midler er udelukket. 1.1 Programmets organisering: Udvalg Det Dansk-tyske INTERREG-udvalg overvåger og vurderer programmet og forvisser sig om effektiviteten og kvaliteten ved gennemførelsen af programmet. Det træffer beslutning om udvælgelsen af projekter og træffer alle administrative afgørelser. 7

8 INTERREG-udvalget er sammensat af regionale repræsentanter fra det politiske område samt erhvervslivet og arbejdsmarkedets parter INTERREG-administration INTERREG-administrationen består af Forvaltningsmyndigheden, INTERREG-Sekretariatet og Attesteringsmyndigheden. INTERREG-administrationen står til rådighed som kontaktorgan for projektpartnerne. Den yder bistand med at finde en mulig projektpartner eller med at etablere kontakter i naboregionen. INTERREGadministrationen yder ligeledes bistand under projektets gennemførelse Forvaltningsmyndighed og Attesteringsmyndighed Forvaltningsmyndigheden og Attesteringsmyndigheden har deres hjemsted i Sorø. Forvaltningsmyndigheden er ansvarlig for, at det Operationelle Program administreres og gennemføres i overensstemmelse med principperne om forsvarlig finansiel forvaltning. Desuden er den sammen med INTERREG-Sekretariatet ansvarlig for vurdering af ansøgninger på baggrund af ansøgningskriterierne og kan desuden bistå INTERREG-Sekretariatet i alle øvrige projektrelaterede opgaver. Efter bevillingen af projektet i det dansk-tyske INTERREG-udvalg indgår Forvaltningsmyndigheden en kontrakt med Leadpartneren. Attesteringsmyndigheden har bl.a. som opgave at samle projekternes enkelte udbetalingsanmodninger og derefter videresende dem som samlet udbetalingsanmodning til EU-kommissionen. Det er desuden Attesteringsmyndigheden, som udbetaler tilskud til Leadpartneren. Forvaltningsmyndighed INTERREG IV A ved Region Sjælland, Regional Udvikling Alleen 15 DK-4180 Sorø Tlf.: ; Fax: heb@regionsjaelland.dk Attesteringsmyndighed INTERREG IV ved Region Sjælland Økonomiafdelingen Alleen 15 DK-4180 Sorø Tlf.:

9 INTERREG-Sekretariat INTERREG-Sekretariatet er placeret i Eutin og står under alle projektets faser til rådighed som kontaktorgan for projektpartnerne. Sekretariatet deltager i hele forløbet fra projektideen til den færdige ansøgning. Derfor er det ønskeligt og en god ide at henvende sig med en projektide til Sekretariatet i god tid. Sekretariatet modtager også udbetalingsanmodningerne, rapporter osv. og deltager i afviklingen af INTERREG-programmet i regionen. Det anbefales kraftigt, at der inden ansøgningen afholdes et fælles møde mellem projektpartnerne og INTERREG-sekretariatet! Projektansøgninger og -forslag skal indsendes til INTERREG-Sekretariatet. INTERREG-Sekretariat ved Entwicklungsgesellschaft Ostholstein mbh Röntgenstraße Eutin Tlf.: 04521/ Fax: 04521/ interreg@egoh.de Der findes ingen retskrav på støttemidler. INTERREG-Udvalget træffer afgørelse om godkendelse og afslag af projekter på baggrund af vurderingskriterierne og inden for rammerne af de til rådighed værende finansielle midler. 9

10 2. Hvem kan være støtteberettigede projektpartnere? Støtteberettigede projektpartnere (=støttemodtagere) kan være institutioner inden for det offentlige og offentligt-lignende område. De nationale regler i Danmark og i Tyskland afviger i nogen grad fra hinanden, hvilket kan føre til, at det i de to lande muligvis ikke er de samme institutioner, der kan være projektpartnere. I det konkrete tilfælde tilrådes det at forhøre sig i god tid hos Sekretariatet hhv. Forvaltningsmyndigheden. Nedenfor anføres de gældende kriterier og eksempler for begge lande. 2.1 For tyske projektpartnere gælder Støtteberettigede projektpartnere er ansøgere fra det offentlige område, områder, der er ligestillede med det offentlige, og derudover fra det offentlige område i bredere betydning (offentligt lignende område). Støtteberettigede organisationer kan være følgende: Det offentlige område De regionale myndigheder/programpartnerne Bund, Delstater, Regioner; byer, der udgør egen regionskommune, Kommuner Det med det offentlige ligestillede område Offentligretlige institutioner, som 1. er offentlig- eller privatretlige juridiske personer, 2. er blevet grundlagt til at varetage opgaver af almennyttigt formål, som ikke er af kommerciel karakter, og 3. er kendetegnet ved en bestemt statslig tilknytning. Dette er tilfældet, når, de overvejende finansieres af staten eller andre offentligretlige organer eller de i henhold til deres ledelse er underlagt tilsynet fra staten eller andre offentligretlige organer eller staten eller andre offentligretlige institutioner udpeger mere end halvdelen af medlemmerne til bestyrelses- eller tilsynsorganerne. Offentligretlige organer er også foreninger/institutioner, hvis medlemmer tilhører det offentlige eller det offentlige ligestillede område. 10

11 Eksempler: universiteter og professionshøjskoler, advokat-, arkitekt-, læge- og apotekerkamre, industri- og handelskamre, radiostationer, studenterforeninger, offentlige sygehuse, uddannelsesinstitutioner, der er overvejende offentligt finansieret, kommunale forsyningsvirksomheder, kommunale boligselskaber, offentligretlige stiftelser (fx museums- og kulturstiftelser), kommunale samarbejder (fx affalds-, vandforsynings- og transportsamarbejde), kommunale paraplyorganisationer (kommune-, Stadt- og Kreisforeninger) Det offentlige område i bredere betydning (offentligt-lignende område) Juridiske offentlig- eller privatretlige personer, der varetager opgaver af almen interesse og af ikkekommerciel karakter. Eksempler: Natur- og miljøorganisationer, Fagforeninger, Arbejdsgiverforeninger, Stiftelser. Det skal gøres opmærksom på, at medfinansieringen fra ansøgerne i denne kategori vil i modsætning til ansøgere fra det offentlige eller det offentlige ligestillede område blive kategoriseret som privat medfinansiering. 2.2 For danske projektpartnere gælder Det offentlige område Støtteberettigede offentlige institutioner kan bl.a. være følgende: Kommuner, Regioner, Statslige organisationer, Skoler, Sundhedsmyndigheder og offentlige sygehuse, Offentlige forvaltninger. 11

12 2.2.2 Det offentligt-lignende område Offentlig-lignende institutioner er i snæver forstand offentligretlige organer, der 1. er oprettet specielt med henblik på at imødekomme almenhedens behov, dog ikke behov af industriel eller kommerciel karakter, 2. som er en juridisk person og a) hvis drift enten for størstedelens vedkommende finansieres af staten, regionale eller lokale myndigheder eller andre offentligretlige organer, eller b) hvis drift er underlagt disses kontrol, eller c) hvortil staten, regionale eller lokale myndigheder eller andre offentligretlige organer udpeger mere end halvdelen af medlemmerne i administrations-, ledelses- eller tilsynsorganet. Eksempler på offentligretlige organer kan være følgende: Uddannelses- og forskningsinstitutioner, der modtager offentlig støtte; universiteter, Højskoler/Frie Skoler, De almene boligorganisationer, Visse kulturelle institutioner, Visse turismeorganisationer. Derudover kan også andre uegennyttige (non-profit) organisationer være offentligt-lignende projektpartnere i videre forstand. Det afgørende er, at de kan betragtes som non-profit organisationer og tjener et almennyttigt formål. Det skal påpeges, at medfinansieringen fra disse offentligt-lignende organisationer, der ikke er offentligretlige organer, som udgangspunkt vil blive kategoriseret som privat medfinansiering. Eksempler på offentligt-lignende organisationer i videre forstand kan bl.a. være følgende: Brancheorganisationer, NGO er, Fagforeninger, Beskæftigelsesselskaber, Visse turistiske institutioner, Visse kulturelle institutioner, Foreninger og forbund, Natur- og Miljøorganisationer. Det vurderes individuelt i hvert enkelt tilfælde, om en organisation er et offentligretligt organ eller offentligt-lignende i videre forstand. 12

13 2.3 For alle projektpartnere gælder: Såfremt private virksomheder deltager, gælder det, at deres bidrag til projektet ikke må være betinget af eller udløse nogen form for modydelse, og at de af virksomhederne udløste støttemidler ikke udbetales til dem selv, men skal anvendes af andre partnere til gennemførelsen af projektet. Afgørelsen, om hvorvidt en organisation er støtteberettiget og hvorvidt en privat virksomhed kan deltage, træffes individuelt i hvert enkelt tilfælde. Der skal tages højde for, at det altid skal dokumenteres, at medfinansieringen stammer fra offentlige eller i særlige tilfælde private midler. Hvert tilfælde skal inden afgørelsen om støtte afklares af INTERREG Sekretariatet eller Forvaltningsmyndigheden. 2.4 Samarbejdspartnere: Et projekt kan have én eller flere samarbejdspartnere, som bidrager til et projekt i forskelligt omfang for egen regning (fx spredning af projektresultater, deltagelse i arrangementer mv.). Samarbejdspartnere er såkaldte ikke-økonomiske partnere, dvs. at de ikke indgår i et projekt med eget budget og at deres eventuelle omkostninger i forbindelse med projektet ikke er tilskudsberettigede. I modsætning hertil har en projektpartner et eget budget, som er tilskudsberettiget. 3. Leadpartner-princippet Leadpartner-princippet omfatter følgende aspekter: Hvert projekt udpeger en partner til Leadpartner (penneførende støttemodtager). Denne Leadpartner er over for INTERREG Sekretariatet, Forvaltningsmyndigheden og Attesteringsmyndigheden ansvarlig for projektet. Leadpartneren er ledende støttemodtager og indgår efter godkendelsen af projektet en aftale med Forvaltningsmyndigheden (Leadpartnerkontrakt) samt en aftale med alle projektpartnere/støttemodtagere (Partnerskabsaftale). Leadpartner modtager projektets samlede tilskudsmidler og fordeler umiddelbart midlerne til de øvrige projektpartnere iht. partnerskabsaftalen. Leadpartner er således ansvarlig for den interne økonomistyring i projektet. Ved uregelmæssigheder i de anmeldte udgifter hæfter hver enkelt støttemodtager for de af ham brugte støttemidler. Hver partner hæfter for sine egne eller sine medarbejderes fejl, hvis disse fører til tilbagebetalingskrav fra tilsagnsgiveren, eller der opstår skader. Tilbagebetalingskravet rejses dog over for Leadpartneren, som i givet fald skal inddrage det pågældende beløb fra sine partnere. Der skal foretages en arbejdsdeling inden for projektet i arbejdspakker/workpackages, og for hver arbejdspakke/workpackage er en af projektpartnerne ansvarlig. Det er dog altid Leadpartneren der har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse overfor Forvaltningsmyndigheden, Attesteringsmyndigheden og INTERREG-Sekretariatet. 13

14 Al kommunikation mellem projektet og INTERREG-administrationen foregår som hovedregel via leadpartneren og på ét sprog (dansk eller tysk), som leadpartneren vælger. Kun undtagelsesvis (individuelle problemer) foregår kontakten direkte via en projektpartner. I henhold til art. 20 i EU-kommissionens forordning nr. 1080/2006 af er Leadpartneren ansvarlig for følgende: a) fastlæggelse af samarbejdet med de enkelte støttemodtagere i form af en aftale, der blandt andet omfatter bestemmelser om forsvarlig finansiel forvaltning af de midler, der er afsat til operationen, herunder bestemmelser om opkrævning af uretmæssigt udbetalte beløb; b) sikring af gennemførelsen af hele operationen c) sikring af, at de udgifter, der er opgivet af de enkelte støttemodtagere, er anvendt på at gennemføre operationen og svarer til de aktiviteter, der er aftalt mellem dem d) kontrol af, at de udgifter, der er opgivet af de enkelte støttemodtagere, er godkendt af de tilsynsførende e) overførelse af støtte fra EFRU til de enkelte støttemodtagere. 14

15 4. Ansøgningskriterier og yderligere krav til en projektansøgning 4.1 Grundlæggende krav til en ansøgning Samtlige projektansøgninger skal, for at kunne bedømmes som værende støtteberettigede, opfylde grundlæggende krav som beskrevet i EU- og nationale regler samt passe ind i programmets strategiske rammer. Ansøgninger, der anses for at være støtteberettigede, lægges frem til beslutning i INTERREGudvalget. I de grundlæggende krav indgår vurdering af: 1. Komplet ansøgning Hele ansøgningsskemaet skal være korrekt udfyldt og underskrevet af alle projektpartnere. Desuden skal de obligatoriske bilag i ansøgningsblanketten være udfyldte. Den komplette ansøgning skal være modtaget hos INTERREG-sekretariatet rettidigt jf. afsnittet om ansøgningsfrister i del 2, afsnit Støtteberettiget, geografisk område Alle projektpartnere skal som hovedregel være fysisk placerede indenfor programmets, støtteberettigede område. Undtagelsen er statslige myndigheder og organisationer, som ikke er placerede indenfor programområdet, men som bidrager til grænseoverskridende merværdi og hvis aktiviteter i projektet ligger i det geografiske område. Undtagelse kan endvidere gives, hvis tilsvarende partnere ikke findes i programområdet OG projektets effekter ligger i og er til fordel for programområdet 3. Offentlig medfinansiering Det er et krav, at projektets partnerskab i fællesskab bidrager med medfinansiering, hvilket dokumenteres i medfinansieringsblanketterne Principper for støtte til projekter: Udover ansøgningskriterierne, som er nævnt i de følgende kapitler, gælder fra og med den følgende principper for støtte til projekter: Indføring af en gradueret støtteprocent på maks. 75 %, som er afhængig af projektets samlede omkostninger. Dvs. 75 % tilskud til støtteberettigede omkostninger op til euro og 50% tilskud til alle øvrige støtteberettigede omkostninger over euro (se tabel i bilag). Ophævelse af det maksimale tilskud Ophævelse af reglen om, at eksisterende personale altid er medfinansiering. Det dansk-tyske INTERREG-udvalg forfølger med den nye strategi målet om, at lette adgangen til projektstøtte. Ved at graduere støtteprocenten lettes adgangen til programmet for små projekter og nye aktører, samtidig med at målet om at støtte strategisk vigtige projekter fortsat forfølges. 15

16 Programstrategien træder i kraft for projektansøgninger, der indsendes med henblik på at blive forelagt på det næste udvalgsmøde i 2011 og gælder indtil anden beslutning herom træffes i INTERREG-udvalget. 4.2 Ansøgningskriterier: For alle projekter gælder, at de skal udføres i overensstemmelse med EU-forordningerne, suppleret med nationale regler og indholdet i INTERREG IV A-programmet Fehmarnbeltregion. Det anbefales grundlæggende, at der inden ansøgningen afholdes et fælles møde mellem projektpartnerne og INTERREG-sekretariatet! Ansøgningskriterierne er afledt af målsætningerne i INTERREG IV A-programmet. Projektets kvalitet vurderes ud fra, i hvilken grad projektet opfylder følgende kriterier: Projektet a) tjener til økonomisk positionering af regionen langs aksen Hamborg-København/Malmø, b) forbedrer Femernbæltregionens attraktivitet, c) skaber mere grænseoverskridende information og viden til befolkningen i regionen, d) fremmer integrationen, e) tjener til at skabe et økonomisk, kulturelt og socialt fællesskab, f) styrker den regionale økonomiske struktur, g) tjener til at skabe og bevare arbejdspladser og til at opkvalificere arbejdsløse, navnlig kvinder, h) bidrager til at løse grænseoverskridende problemer, i) fremmer tosprogetheden, j) fremmer den gensidige forståelse, k) fremmer den regionale identitet og den europæiske tanke, l) giver nye impulser til samarbejdet i regionen, m) har pilot- og innovativ karakter, n) har positive eller neutrale følger for ligestillingen mellem mand og kvinde, o) har positive eller neutrale virkninger på enhver form for ikke-diskrimination, p) har positive eller neutrale virkninger på miljøet og på processen med bæredygtighed, q) har en vedvarende effekt også efter udløbet af støtteperioden. r) Understøtter Østersøstrategiens prioriterede områder. Disse kvalitative kriterier er oplistet i ansøgningsformularen (punkt 9.1) og skal beskrives når der gives positiv og negativ vurdering. Ved neutral vurdering er en beskrivelse ikke nødvendig. Der skal i ansøgningen gives oplysninger om følgende kvantitative kriterier (punkt 9.2): a) Antal deltagende partnere fra det offentlige område. Anbefaling: Her oplyses antallet af alle offentlige partnere (f.eks. kommuner, Kreise, danske regioner) som deltager i projektet som projektpartner, samarbejdspartner eller som eksterne partner. b) Antal deltagende partnere fra offentligt lignende områder. 16

17 Anbefaling: Her oplyses antallet af alle lignende partnere (f.eks. forbund og foreninger) som deltager i projektet som projektpartnere, samarbejdspartnere eller som eksterne partnere. c) Antal involverede virksomheder. Anbefaling: Her oplyses antallet af virksomheder som deltager i projektet d) Antal deltagende partnere fra det politiske niveau. Anbefaling: Her oplyses antallet af partnere i projektet fra det politiske niveau som f.eks er direkte involveret i projektet. e) Antal deltagende partnere fra videnskab. Anbefaling: Her oplyses her antallet af partnere fra det videnskablige område (f.eks. universiteter eller ander forskningsinstitutioner) som deltager i projektet som projektpartnere, samarbejdspartnere eller som eksterne partnere. f) Antal nye koncepter, strategier og undersøgelser. Anbefaling: Her oplyses antallet af nye koncepter, handlingsplaner, strategier, politiske aftaler, studier, evalueringer, indberetninger eller lignenede som indgår i projektet. g) Antal fælles møder, seminarer. Anbefaling: Her oplyses alle møder som gennemføres af projektpartnerne i fællesskab. Det samme gælder for seminarer eller sprogkurser for medmindre at de ikke er inkluderet under a) for projekter i prioritet 2 (se nedenfor). h) Antal fælles arrangementer. Anbefaling: Her oplyses alle arrangementer som gennemføres i fællesskab af projektpartnerne. Arrangementerne kan f.eks være Kick-Off-arrangementer ved projektstart og andre informationsarrangementer, konferencer og afslutningsarrangementer med henblik på at præsentere projektresultater. i) Antal deltagere i arrangementer. Anbefaling: Her oplyses det antal deltagere der deltager i de arrangementer der er nævnt under h). j) Antal nye produkter og tjenesteydelser. Anbefaling: Her oplyses alle nye produkter og serviceydelser som er udarbejdet i løbet af projektet. Det gælder f.eks fælles webartikler, rejseguides, databaser, turisttilbud eller grænseoverskridenden vedvarende tiltag. k) Antal af arbejdspladser, der etableres (opdelt mænd/kvinder). Anbefaling: Her oplyses antallet af egentlige nye arbejdspladser som er skabt i og som resultat af projektet. Inddel dette antal i hhv. mænd og kvinder i de dertilhørende felter i ansøgningsskemaet. l) Antal af PR-tiltag, der skal gennemføres. Anbefaling: Her oplyses alle tiltag i projektet der er foretaget i forhold til offentlighedsarbejde. Det gælder f.eks hjemmesider, flyers, brochurer, bøger, pressemeddelelser, pressekonferencer, offentlige optrædender i TV, radio eller på internettet. m) Antal deltagere i sprogkurser Anbefaling: Hvis der gennemføres sprogkurser i løbet af projektet skal antallet af deltag i sprogkurserne ere oplyses her. 17

18 kun for projekter under Prioritet 2: a) Antal gennemførte uddannelses-, videreuddannelses- og kvalificeringsforanstaltninger. Anbefaling: Oplys her alle egentlige uddannelses-, videreuddannelses og kvalificeringsforanstaltninger. Hertil tæller også sprogkurser. b) Antal deltagere i disse foranstaltninger (opdelt mænd/kvinder). Anbefaling: Oplys her antallet af deltagere i disse foranstaltninger. Opdel disse i hhv. mænd og kvinder i de dertilhørende felter i ansøgningsskemaet. Benyt feltet Forklaring i ansøgningsskemaet (punkt 9.2) til at beskrive de kvantitative oplysninger med tekst. Dermed menes at det f.eks. beskrives præcis hvem der er den videnskablige partner, hvilke arrangementer der er blevet gennemført og hvilke nye produkter og tjenesteydelser der er tale om. Oplysningerne i uddybningen skal stemme overens med beskrivelserne af de gennemførte aktiviteter under punkt Yderligere krav til et projekt Som yderligere mindstekrav til et støtteberettiget projekt gælder følgende kriterier: projektet udvikles i fællesskab og gennemføres indholdsmæssigt samt finansielt sammen af mindst en dansk og en tysk projektpartner (hvor hver projektpartner er ansvarlig og hæfter for sin økonomi), projektet er additionelt og træder ikke i stedet for oprindelige opgaver, for hvert projekt udpeges en ledende støttemodtager som er Leadpartner (se Pkt. A 3), ansøgerne kommer fra det offentlige eller hermed ligestillede områder samt fra det offentlige område i bredere forstand (offentligt-lignende område), der foreligger en fælles og af alle partnere underskrevet projektansøgning, enslydende på dansk og tysk, projektet har grænseoverskridende karakter, medfinansieringen med offentlige eller private midler er sikret, projektet har en vedvarende effekt også efter støtteperiodens ophør. Østersøstrategien: I oktober 2009 vedtog EU's stats- og regeringschefer en fælles strategi og handlingsplan for Østersøregionen EUSBSR (European Union Strategy for the Baltic Sea Region), Formålet er at sikre en mere effektiv koordinering af EU's politikker og programmer i Østersøregionen. Strategien har fire hovedtemaer: En miljømæssigt bæredygtig region En velstående region En tilgængelig og attraktiv region En sikker region 18

19 Også Femernbæltprogrammet opfordres til at træffe foranstaltninger med henblik på at støtte strategien. Derfor skal alle fremtidige projekter indeholde aktive signaler vedr. Østersøstrategien, men ikke nødvendigvis decideret yde positive bidrag til strategien. På den måde udbredes viden om strategien blandt Femernbæltregionens aktører. Projekter, der positivt understøtter strategiens prioriterede områder opfordres til at kontakte koordinatorerne for de relevante prioritetsområder (Priority Area Coordinators = PAC) for at sikre relevant koordinering og samarbejde. De relevante kontaktinformationer findes på EU-kommissionens hjemmeside under følgende link: Projekterne vil ligeledes blive informeret om, at projekterne rapporteres til Kommissionen som værende understøttende for strategien. Det er også grunden til, at man både i ansøgningsformularer og i års- og slutrapporter skal forholde sig til Østersøstrategien. Under pkt i ansøgningsformularen skal man beskrive aktiviteter, som støtter Øsersøstrategiens fokusområder i forbindelse med projektet, og under pkt skal der gives et sammendrag af, hvorledes projektet støtter Øsersøstrategiens fokusområder. I årsrapporten er der ligeledes en forespørgsel herom. Yderligere oplysninger om Østersøstrategien kan findes på EU-Kommissionens hjemmeside: eller i oplysningen fra EU-Kommission vedr. Den Europæiske Unions Strategi for Østersøområdet (dansk), der sammen med handlingsplanen findes på programmets hjemmeside som download (rubrik: Generelle dokumenter og grafiske elementer). Ansøgningsskemaet findes som download (rubrik: Ansøgning) på hjemmesiden. Ansøgningsformularen består af en WORD-fil og en EXCEL-fil. Hvordan skemaet skal udfyldes, fremgår af nedenstående støttevejledning og bemærkningerne i de enkelte afsnit i denne håndbog samt i selve ansøgningsskemaet. 19

20 5. Støtteberettigelse af udgifter og beregning af projektomkostningerne 5.1 Grundlag Følgende EU-forordninger i de til hver en tid aktuelle udgaver og med eventuelle ændringer danner grundlag for tildeling af EFRU-støtten inden for Målet Europæisk territorialt samarbejde : Rådets forordning (EF) Nr. 1083/2006 af 11. juli 2006 om generelle bestemmelser for den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond og Samhørighedsfonden og ophævelse af forordning (EF) nr. 1260/1999. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1080/2006 af 5. juli 2006 om Den Europæiske Fond for Regionaludvikling og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1783/1999. Kommissionen forordning (EF) nr. 1828/2006 af 8. december 2006 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1083/2006 om generelle bestemmelser for Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond og Samhørighedsfonden og til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1080/2006 om Den Europæiske Fond for Regionaludvikling. Forordningerne kan downloades på EU's hjemmeside: Desuden gælder nationale regler, som i givet fald supplerer EU-reglerne. For danske projektpartnere gælder: Bekendtgørelse nr. 358 af 18. april 2007 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. Bekendtgørelse nr. 71 af 21. januar 2010 om ændring af bekendtgørelse om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond Bekendtgørelse nr. 207 af 5. marts 2010 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. Bekendtgørelserne kan downloades på Erhvervs- og Bygestyrelsens hjemmeside: Projektudgifternes støtteberettigelse Udgifternes støtteberettigelse forudsætter, at omkostningerne er relevante og direkte relateret til det støttede projekt. Et tilskud kan kun udbetales på baggrund af faktisk gennemførte betalinger af projektrelaterede udgifter, som kan dokumenteres ved hjælp af kvitterede fakturaer eller bogførings-/ regnskabs- 20

21 dokumenter med bevisværdi svarende til fakturaer. Kun betalinger, der er revideret af de projektansvarliges tilsynsførende (= revisorer), er støtteberettigede Støtteberettigede udgifter Støtteberegttigede udgifter er omkostninger, der ikke knytter sig til infrastruktur, står i umiddelbar sammenhæng med projektet, ikke retter sig mod opnåelse af en fortjeneste, yder et målbart bidrag til opnåelsen af projektets mål, overvejende anvendes i programområdet, står i et rimeligt forhold til det udførte arbejde/ydelsen og bliver anvendt under hensyntagen til princippet om økonomisk sparsommelighed. Følgende er eksempler på støtteberettigede omkostninger: Løn, Indirekte omkostninger, Rejseomkostninger, Anskaffelser, Konsulenter, Oversættelse, Seminarer, Offentlighedsarbejde, Revisorudgifter, Naturalydelser. I forhold til naturalydelser gælder, at de er tilskudsberettigede, såfremt: de består i tilvejebringelse af fast ejendom, udstyr eller råvarer, forskning eller professionelt arbejde eller ulønnet frivilligt arbejde, deres værdi kan vurderes og kontrolleres af en uvildig instans og ikke overstige markedsprisen, i tilfælde af tilvejebringelse af fast ejendom - værdien attesteres af en uafhængig, kvalificeret valuar/sagkyndig eller et behørigt bemyndiget offentligt organ, det kan dokumenteres, at naturalydelsen ikke de seneste 5 år har været støttet med EU-midler, i tilfælde af ulønnet frivilligt arbejde dette arbejdes værdi fastsættes under hensyntagen til tidsforbruget og den normale mindste time- dagløn for udført arbejde. Oplysninger om de aktuelle timesatser kan indhentes hos INTERREG-Sekretariatet (se desuden pkt. A ), medfinansieringen fra EFRU ved afregningen af projektet må ikke overstige de samlede omkostninger minus værdien af naturalydelserne. Følgende gebyrer og udgifter er ligeledes støtteberettigede: 21

22 Gebyrer for grænseoverskridende finanstransaktioner, Bankgebyrer for oprettelse og administration af konti, der er nødvendige for gennemførelsen af projektet, Honorarer for juridisk rådgivning, notaromkostninger, udgifter til tekniske og finansielle eksperter og udgifter til regnskabsføring og revision, hvis de er direkte knyttet til projektet og er nødvendige for projektets gennemførelse. For så vidt angår regnskabs- og revisionsudgifter er de støtteberettigede, hvis de kan tilskrives krav fra Forvaltningsmyndighedens side. Omkostninger ved garantier stillet af en bank eller et finansieringsinstitut i det omfang, garantierne er påkrævede i henhold til national lovgivning eller EU-lovgivning IKKE støtteberettigede omkostninger Ikke støtteberegttigede omkostninger er følgende: Omkostninger til erhvervelse af fast ejendom, Byggeri / ombygning, Finansieringsomkostninger for investeringer, Omkostninger i forbindelse med byggeadministration, Omkostninger til vedligeholdelse af bygninger, Honorarer for planlægning af indretningen, Flytteomkostninger, Værditab af allerede eksisterende anlæg og apparater, Renter af gæld, Refunderbar moms 1, Bøder, Morarenter, Udgifter til retstvister. Det skal påpeges, at foranstående liste ikke er udtømmende m.h.t. støtteberettigede og ikkestøtteberettigede omkostninger. Også andre end de her anførte udgiftsposter kan i givet fald være hhv. støtteberettigede og ikke-støtteberettigede, ligesom europæiske og/eller nationale regler om støtteberettigelse kan ændre sig. Derfor er projektpartnerne forpligtet til at holde sig ajour ved hjælp af programmets hjemmeside og INTERREG-Sekretariatet/Forvaltningsmyndigheden. Nedenfor beskrives og forklares de centrale støtteberettigede udgiftsposter således, som de skal udfyldes i ansøgningsskemaet. 1 Det bemærkes at moms afholdt inden for EU regnes som refundérbar. (For nemheds skyld anbefaler vi dog at leverandører fra andre EU-lande (f.eks. tolke, konsulenter mv.) udsteder fakturaer uden moms.) Der findes ligeledes en række lande uden for EU, hvor moms også refunderes ved køb uden for EU opfordrer vi til at undersøge evt. refusionsberettigelse i hvert enkelt tilfælde. 22

23 5.3 Projektbudget I projektansøgningen skal der redegøres for projektets indtægter og udgifter inden for rammerne af et projektbudget og en finansieringsoversigt (excel-fil: Bilag til ansøgning). Der skal foretages en budgetberegning for alle planlagte udgiftsposter. Budgettet skal vedlægges ansøgningen som bilag. Det skal være opbygget således, at det på en rimelig måde afspejler projektforløbet og senere kan tjene som grundlag for dokumentation af udgifterne. Derudover skal der udarbejdes en specifikation af alle udgiftsposter et detailbudget. Dette gælder i særdeleshed lønninger, Personalgemeinkosten og Sachkosten/overhead, men også alle andre udgifter i forbindelse med projektets gennemførelse. Disse skal udspecificeres og forklares og vedlægges som bilag. Omkostningerne, som anføres i projektbudgettet, skal specificeres i et bilag. Beregningen af omkostningsposterne skal foretages gennemskueligt. Således skal lønninger opgøres for hver enkelt medarbejder i projektet med de respektive timesatser og arbejdstider. På samme måde skal alle andre omkostninger specificeres. Fordelingen af omkostninger på de enkelte gennemførelsesår er bindende, d.v.s. måden, hvorpå udgifter og således også tilskud fordeles på de enkelte år i gennemførelsesperioden, nedfældes i leadpartnerkontrakten (se. B 2.3.1). Flytning af midler fra ét kalenderår til det næste vil derefter kun være mulig i undtagelsestilfælde og med en god og logisk begrundelse. Flytningen skal godkendes af INTERREGsekretariatet. Hvis en flytning af midler medfører en ændring af de godkendte omkostninger pr. gennemførelsesår eller en reducering af det samlede tilskud iht. Leadpartnerkontrakten, vil Forvaltningsmyndigheden udstede et tillæg til Leadpartnerkontrakten. Nedenfor oplistes et udvalg af de omkostningsposter, som sædvanligvis anvendes i et INTERREGprojekt. Derudover er, afhængig af projektets art, også andre og yderligere omkostninger mulige. Projektbudgettet skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Forsvarlig finansforvaltning EFRU-midler er offentlige midler. Projekter finansieret af programmet har derfor et stort ansvar for tydeligt at påvise hvor og til hvad midlerne går, samt hvilken nytte programområdet som helhed har af projektet. Midlerne skal administreres i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet 2. Det 2 Incl. princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som fastlagt i Artikel 27 i Rådsforordning (EF/Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget. 23

24 skal således altid kunne dokumenteres, at et projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en relevant modydelse, og at der er et rimeligt forhold mellem pris, kvalitet og ydelse. I forbindelse med projektets gennemførelse skal det generelt kunne dokumenteres, at der er udvist sund finansforvaltning, herunder udvist økonomisk sparsommelighed. De gældende udbudsregler skal overholdes i henhold til EU og nationale regler Lønninger - generelt Lønninger udgør i langt de fleste tilfælde en del af projektomkostningerne og kan normalt være støtteberettigede. De skal dog være velbegrundede og rimelige samt være baserede på faktiske udgifter i projektets forløb og skal kunne dokumenteres, således at de kan eftervises ved kontroller og revisioner. Ved alle lønomkostninger skal dokumentationen foretages enten ved kvitterede fakturaer, underskrevne lønsedler eller bogføringsbilag/regnskabsdokumenter med tilsvarende bevisværdi. Bogføringsbilag/regnskabsdokumenter med tilsvarende bevisværdi skal ledsages af egnet dokumentationsmateriale (fx ansættelseskontrakt, bilag for udbetaling af løn og andre omkostninger). Anvendes personale kun på time-/dagsbasis i projektet, skal bogførings/regnskabsbilag suppleres med dokumenter for tidsregistrering (timesedler). Anvendes personalet 100 % på projektet, kan kravet om tidsregistrering fraviges. I så fald skal der foreligge en formel aftale, f.eks. en ansættelsesaftale, som fastlægger arbejdets art i forhold til projektet og fastslår at den ansatte kun arbejder for det angivne projekt. Det skal kunne dokumenteres, at kun sådanne lønudgifter, som er direkte nødvendige for gennemførelsen af projektet, og som er ekstraordinære i forhold til organisationens daglige aktiviteter, kan indregnes i det opstillede budget og blive afregnet bagefter. Overarbejde og bonus er ikke støtteberettiget. Større vederlag end hvad der ellers er almindeligt, er ikke støtteberettiget (forbud mod at være bedre stillet) Lønninger eksisterende personale Lønomkostninger på grundlag af den faktisk betalte løn til de projektmedarbejdere, der allerede er ansat hos projektpartneren og fritstilles til projektet, anføres her. Tyske projektpartnere: Lønomkostningerne beregnes på grundlag af de nødvendige stillingsandele eller timetal med tilhørende timesatser og herudover med arbejdsgivernes andel af socialforsikringsbidrag. Derudover kan i givet fald 24

25 indregnes institutionens supplerende forsikring og andre omkostninger, der påvirker lønnen, og som afholdes af arbejdsgiveren (fx udbetalt tillæg, julegratiale og feriepenge, indbetalinger til arbejdsgiverens pensionsordning osv.). Beregning af timesatsen sker på grundlag af arbejdsgiver-bruttolønnen og oplysninger vedrørende den gennemsnitlige effektive årlige arbejdstid. Med udgangspunkt i en gennemsnitsarbejdstid for ansatte på 39 timer om ugen fremkommer således på årsbasis en gennemsnitsarbejdstid på timer om året, når søn- og helligdage fratrækkes. Fra denne tid trækkes i henhold til den slesvig-holstenske personaleudgiftstabel (Personalkostentabelle des Landes Schleswig-Holstein) gennemsnitsbortfald p.g.a. sygdom, ferie og andre fritagelser, hvorved der fremkommer en effektiv gennemsnitsarbejdstid på timer pr. år. Det årlige timetal på timer skal lægges til grund som personaleomkostninger af alle tyske projektpartnere, der ønsker at foretage en opgørelse eller beregning af timesatser. Danske projektpartnere: For beregningen af lønomkostninger i Danmark gælder lignende regler som i Tyskland. Beregningen af lønomkostninger til projektmedarbejdere, som arbejder i INTERREG-projektet, og som allerede er ansat hos projektpartneren, sker på grundlag af det faktiske timetal, som investeres i projektet ganget med den faktiske timeløn, som gælder for vedkommende medarbejder. Timelønnen for månedslønnede fuldtidsmedarbejdere skal beregnes på følgende måde: Faktisk årsløn/ 1924 = timesats. Lønnen skal afspejle den normale time- eller månedsløn for denne type arbejde. Den medtagne løn kan ikke overstige den faktisk betalte løn. Ud over den udbetalte nettoløn kan lønomkostninger også omfatte arbejdsgivers betalte bidrag til pension, ATP, feriepenge, feriefridage, der er blevet optjent & ud/indbetalt af arbejdsgiveren i projektperioden, og overenskomstmæssige tillæg. Nærmere informationer om beregningsmåden fås ved henvendelse til Forvaltningsmyndigheden Lønninger nyansættelse Lønninger på grundlag af den faktisk betalte løn til de projektmedarbejdere, der nyansættes i INTERREG-projektet, anføres her. Tyske projektpartnere: Hvis det drejer sig om anvendelse af personale, som på tidspunktet for ansøgningen endnu ikke er kendt, kan gennemsnitslønningerne fra Personalkostentabelle des Landes Schleswig-Holstein i dens altid aktuelle version anvendes som reference (findes som download på hjemmesiden; rubrik: Forordninger og retningslinjer). I hvert tilfælde skal det dokumenteres, hvad lønkalkulationen beror på (TVöD m.m.). Beregning af timesatsen skal ske på samme måde som beskrevet ovenfor (se Lønninger eksisterende personale- Tyske projektpartnere) (se pkt. B ) 25

26 Danske projektpartnere: Beregning af lønnen for personale, der nyansættes på projektet, og som ikke er kendt på ansøgningstidspunktet, skal ske afhængig af den påkrævede nødvendige erfaring og kvalifikation ud fra overenskomsttabeller for de relevante faggrupper. Beregning af timesatsen skal ske på samme måde som beskrevet ovenfor (se pkt. A ) Indirekte omkostninger/ faste omkostninger Indirekte omkostninger er støtteberettigede omkostninger, såfremt: de er baserede på faktiske omkostninger, de relaterer sig til gennemførelsen af projektet, de beregnes efter en rimelig, velbegrundet, retfærdig og hensigtsmæssig metode og fordeles pro rata på projektet, de ikke er medtaget som direkte omkostningner i projektbudgettet. Uanset hvilken metode til beregning af omkostningerne der anvendes, skal beregningen af indirekte omkostninger være transparent og forklarlig. Således skal de beregnes på baggrund af en gennemskuelig fordelingsnøgle, som viser opdelingen af de enkelte udgiftsposter for det støttede projekt. Fordelingsnøglen skal begrundes. Faste standardsatser kan ikke anvendes. Da indirekte omkostninger som regel ikke kan dokumenteres gennem kvitterede regninger, skal de dokumenteres ved hjælp af regnskabsdokumenter med tilsvarende bevisværdi. I Tyskland og Danmark kan indirekte omkostninger indgå i projektet og opføres i budgetskemaet på følgende måde: Indirekte omkostninger Personalgemeinkosten (kun tyske projektpartnere) Udover personaleomkostninger til eksisterende personale kan op til max. 20 % personalerelaterede overheads dérudover budgetteres oveni omkostningerne til eksisterende personale. Det drejer sig om lønninger til medarbejdere, som kun arbejder få timer for projektet (fx ledelse, bogholderi, sekretariat, medhjælpere med udgangspunkt i Personalkostentabelle des Landes Schleswig-Holstein ), såfremt en faktisk dokumentation af lønomkostningerne i det specifikke tilfælde ville medføre et overproportionalt administrativt arbejde. Dog skal Personalgemeinkosten beregnes én gang i forbindelse med ansøgningen og dokumenteres gennem en passende beregningsmetode for at godtgøre, hvor stor en procentdel af lønningerne der rent faktisk er Personalgemeinkosten. 26

27 Til beregning af disse omkostninger kræves der som minimum oplysninger om løntrin for de i projektet anvendte medarbejdere og om det beregnede timetal. Den deraf resulterende timesats skal fremgå (se også beregning af lønninger). I forbindelse med årsrapporterne eller rapporter til udbetalingsanmodninger resp. andre afregninger skal de faktisk afholdte Personalgemeinkosten for det anvendte personale ikke afregnes særskilt. Ved senere afregninger kan der afregnes ved hjælp af den i ansøgningen beregnede procentuelle sats. Således er denne fremgangsmåde en lettelse ved afregningen. Hvis der i løbet af projektet sker ændringer i de indirekte omkostninger, er projektpartneren forpligtet til at lave en ny beregning af satsen for Personalgemeinkosten. Beregningens fortsatte plausibilitet skal sikres ved hver udbetalingsanmodning Indirekte omkostninger Sachkosten (kun tyske projektpartnere) For omkostninger i forbindelse med projektadministration og -afvikling, herunder fx udgifter til arbejdspladsen, edb, porto, telefon, fax, kopier osv. gælder det, at kun de udgifter, som rent faktisk er afholdt under gennemførelsen af projektet, anerkendes som støtteberettigede., Ved ansøgningen skal de forventede Sachkosten derfor dokumenteres. Der kan budgetteres med op til 5% materiale- og driftsudgifter til projektadministration oveni personaleomkostningerne til eksisterende personale. Dog skal Sachkosten i ansøgningen dokumenteres på basis af de faktisk afholdte udgifter. Ved senere dokumentation for udgifterne resp. ved den endelige afregning skal de faktisk afholdte udgifter for administrationen ikke dokumenteres særskilt, men kan afregnes på basis af de i ansøgningen beregnede procentuelle faste beløb. Dette faktum fritager ikke ansøgeren for forpligtelsen til at kontrollere Sachkostenpauschale regelmæssigt ved hver udbetalingsanmodning for dokumenterbarhed og plausibilitet. Ved ekstern kontrol/revision skal disse faste beløb for Personalgemeinkosten og Sachkosten kunne holde stand. Det kan derfor være nødvendigt at tilpasse procentsatserne i løbet af projektperioden Overhead (kun danske projektpartnere) De indirekte omkostninger i forbindelse med gennemførelsen af et projekt kan anføres som overhead i denne budgetpost. Som indirekte omkostninger anses omkostninger, der er relateret det pågældende projekt, men som imidlertid kun vanskeligt kan henføres direkte til en individuel aktivitet. Indirekte omkostninger/overhead kan fx være omkostninger til varme og el, telefon, kontorhold eller vedligeholdelse af lokaliteter. Eventuelt kan også løbende it-omkostninger og udgifter til kopimaskine, leasing- og forsikringsomkostninger inddrages procentuelt. Afgørende for støtteberettigelsen af disse udgifter er, at udgifterne vedrører projektet direkte, at de er nødvendige for projektets gennemførelse, og at de på en velbegrundet måde kan fordeles pro rata på 27