trekkies.dk referat fra generalforsamling 2004

Transkript

1 Dato: 14/ Klokken: Sted: KVL, København Referent: Merete Hansen Dirigent: Allan Høiberg Bestyrelsen bestod før generalforsamlingen af: Niki Gade, formand André Stæhr, næstformand Dyveke Korn, kasserer Dorthe Hansen, (assisterende kasserer) Merete Hansen, sekretær Anne Kofod, Bestyrelsesmedlem Sandie Sandholm, suppleant Jesper Nielsen, suppleant Johan Albrechtsen, redaktør Allan Høiberg, MAU-koordinator Michael S. Müller, tilknyttet fra trekkies-nordic Bestyrelsen bestod efter generalforsamlingen af: Niki Gade, formand André Stæhr, næstformand Dyveke Korn, kasserer Dorthe Hansen, (assisterende kasserer) Merete Hansen, sekretær Jesper Nielsen, Bestyrelsesmedlem Michael S. Müller, suppleant Sandie Sandholm, suppleant Johan Albrechtsen, redaktør Allan Høiberg, MAU-koordinator Dagsorden: 1 Valg af dirigent og referent 2 Formandens beretning 3 Kassererens beretning 4 Godkendelse af regnskab 5 Forslag fra bestyrelsen 5.1 Bestyrelsen foreslår en stigning i kontingentet pr. 1. april 2004 for almindeligt medlemskab til 250 kr. og for familiemedlemskab til 85 kr. 5.2 Bestyrelsen foreslår vedtagelse af et nyt sæt vedtægter for foreningen, og foreslår desuden, at såfremt forslaget vedtages, at de nye vedtægter sendes til urafstemning før de træder i kraft. 6 Indkommende forslag 7 Valg af bestyrelse 8 Valg af bilagskontrollant 9 Eventuelt 1

2 Valg af dirigent og referent MAU-koordinator Allan Høiberg blev valgt til dirigent. Sekretær Merete Hansen blev valgt til referent. Herudover blev der valgt 4 stemmetællere. Dirigenten konstaterer at generalforsamlingen er lovligt indkaldt og gennemgår dagsordenen. 2 Formandens beretning Kære Medlem For 2 år siden, til generalforsamlingen i 2002, stillede jeg op til bestyrelsen, fordi jeg syntes det kunne være interessant at arbejde med trekkies.dk på et andet niveau, end det jeg havde været vant til som formand for medlemsarrangementudvalget i Odense. Jeg forventede udfordringer og håbede, at jeg personligt ville få nogle erfaringer og lære noget af det. Det forgangne år, og ikke mindst forrige år, har givet både jeg selv og bestyrelsen udfordringer. Personligt har jeg fået meget ud af mine nu 2 år som formand og de, der kender mig siger, at jeg i løbet af disse 2 år har ændret og udviklet mig meget. I det forløbne år har der desværre ikke været så meget fokus på Star Trek. Af forskellige årsager, er fokus blevet flyttet fra Star Trek og mod foreningen. Jeg og den øvrige bestyrelse føler, at fokus bør være rettet mod Star Trek, men samtidig er der selvfølgelig behov for engang imellem at ruske lidt op i og dermed få tingene internt i foreningen til at fungere bedre har været et år præget af dette. Med det sagt lad os da se tilbage på, hvad der er sket i Generalforsamlingen Året startede med en i trekkies.dk regi noget speciel generalforsamling. Der var indkommet ikke mindre end 4 forslag fra et og samme medlem. Selv om alle forslagene blev nedstemt af generalforsamlingen, har foreningen og forslagsstiller Martin Laursen dog stadig fået noget ud af hans deltagelse i generalforsamlingen. Han havde og har det måske stadig et andet syn på, hvordan en generalforsamling skal afvikles. Efter generalforsamlingen satte et par repræsentanter fra bestyrelsen sig ned sammen med ham for at høre nærmere, om de ting han syntes skulle ændres i forbindelse med afviklingen af generalforsamlingen. I bestyrelsen følte vi, der var nogle fornuftige ting i det han kom med, og derfor vil der fra og med i år være mulighed for at stille spørgsmål til formandens beretning umiddelbart efter beretningen er aflagt, samt at stille spørgsmål til bestyrelseskandidaterne efter, at de har givet en lille præsentation af sig selv. 2

3 Derudover har der i år igen på baggrund af et ønske fra Martin - været mulighed for at læse regnskabet umiddelbart før generalforsamlingens start. Star Trek Nemesis Det meste af foråret brugte vi på at planlægge foreningens aktiviteter i forbindelse med biografpremieren på Star Trek Nemesis. I stedet for bare at gøre som vi plejer og uddele foldere om foreningen i biografen, ville vi gøre lidt mere ud af det. Set ud fra den betragtning, at der jo nok ville gå en del år før der igen ville komme en ny Star Trek film, var premieren på Star Trek Nemesis en enestående mulighed for at markedsføre Star Trek og foreningen. Vi producerede et 8-siders blad med navnet Star Trek Nemesis: Særnummer af Subspace. Bladet var i fuld farve og indeholdte en masse spændende information om Star Trek. De 5 serier og baggrunden for Star Trek blev gennemgået, og der var en lille opsummering af filmen og beskrivelser af hovedkaraktererne. På bagsiden var der information om trekkies.dk. Oplægget var på eksemplarer, og ideen med at lave sammensætningen som vi gjorde var, at vi dermed også kunne fange de biografgængere, der ikke umiddelbart var interesseret i en forening. Ved at lade den primære fokus i bladet være på Star Trek, ville bladet være interessant for langt de fleste biografgængere samtidig med, at det også var reklame for foreningen. Kort før bladet skulle i trykken opstod der dog et økonomisk problem. Der var indgået en aftale med en sponsor, der skulle betale noget af trykomkostningerne. Desværre blev sponsorens budget skåret ned, og de måtte opgive at sponsorerer dele af omkostninger til bladet. Eftersom bladet var klar til at gå trykken, og at der var blevet lagt meget arbejde i udviklingen af bladet samt, at bladet var grundlaget for hele Nemesis kampagnen, valgte vi at fortsætte som planlagt, og dermed blev det trekkies.dk, der betalte alle omkostningerne. Det havde der heller ikke været noget problem i, såfremt forventningerne til resultatet af Nemesis premieren og markedsføringen i forbindelse dermed blev indfriet. Det gjorde den desværre ikke. Bestyrelsen havde en forventning om en stigning i medlemstallet til 800. Aktiviteterne i forbindelse med premieren skulle derfor have givet 50 nye medlemmer. Star Trek Nemesis havde langt fra den succes som vi i bestyrelsen eller for den sags skyld Paramount og UIP havde forventet. Kun valgte at se Nemesis i biografen, hvor både First Contact og Insurrection blev besøgt af over biografgængere pr. film. Det betyder, at både First Contact og Insurrection havde over 4 gange så mange tilskuerere som Nemesis. Set ud fra det, er det meget forståeligt, at Nemesis kun gav 3

4 omkring 15 nye medlemmer i foreningen. Både First Contact og Insurrection gav omkring 70 nye medlemmer i foreningen. Desværre havde bestyrelsen ikke nogen mulighed for at forudse, at filmen ville gå så dårligt herhjemme. På baggrund af premieren i England, hvor det gik rimeligt, var vi overbeviste om, at den også ville blive godt besøgt i Danmark. Vi forventede ikke det samme gode resultat som ved First Contact og Insurrection, men havde troet på noget, der var væsentligt bedre end det det blev til. I forbindelse med udgivelsen af Nemesis på DVD og VHS indgik trekkies.dk en aftale med Dvdoo, der betyder, at Dvdoo medsender et af føromtalte Nemesisblade sammen med alle Star Trek bestillinger. Da Nemesis heller ikke har haft den store succes på DVD og VHS, har dette heller ikke givet en nævneværdig stigning i medlemstallet. scifan.dk Samarbejdet i den danske samarbejdsforening scifan.dk er i løbet af 2003 blevet styrket, og der er nu helt styr på organisationens struktur. trekkies.dk har allerede gennem scifan.dk oparbejdet et godt forhold til Science Fiction Cirklen, der er Danmarks ældste science fiction forening. I efteråret så en ny genreforening lyset. Tidligere medlemmer fra SFC stiftede foreningen Fantastik, der beskæftiger sig med de fantastiske genre. Repræsentanter fra både trekkies.dk og SFC deltog i Fantastiks stiftende generalforsamling som observatører for scifan.dk. Endnu er der ikke indledt et formelt samarbejde mellem scifan.dk og den nye forening, men i trekkies.dk håber vi, at det vil ske i den nærmeste fremtid. trekkies-nordic trekkies.dks samarbejde med andre nordiske Star Trek-foreninger foregår gennem søsterorganisationen trekkies-nordic. Kontakten til de øvrige nordiske Star Trek foreninger er i løbet af 2003 blevet forbedret, men der er endnu ikke noget konkret resultat. Det nordiske samarbejde er et af de områder, som vi fortsat vil have stor fokus på. MAU Aalborg Foreningens medlemsarrangementudvalg (MAU) i Aalborg og bestyrelsen har igennem længere tid være uenige på en række punkter. MAU'et og bestyrelsen var i løbet af 2003 løbende i dialog om vore forskellige synspunkter. Det er blev til mange udvekslinger, telefonsamtaler og personlige møder i årets løb. Desværre kunne vi ikke opnå enighed på en række afgørende punkter, og i januar 2004 besluttede bestyrelsen og MAU'et derfor, at tiden var kommet til at ophøre samarbejdet. 4

5 En løsning ingen af os i bund og grund ønskede, men ingen af os følte, at samarbejdet kunne fortsætte. Både MAU'et og bestyrelsen forsøgte ihærdigt at få samarbejdet til at fungere, men desværre var og er vores synspunkter så forskellige, at vi indså, at vi ikke kunne få samarbejdet til at fungere igen. Bestyrelsen og MAU'et traf derfor i fællesskab en beslutning om at ophøre samarbejdet pr. d. 4. marts Det betyder, at medlemsmødet d. 3. marts er det sidste møde MAU'et afholder, og alle efterfølgende møder er derfor aflyst. MAU'et og bestyrelsen skilles som venner, og vi vil godt understrege, at der ikke er nogle af parterne, der har "smækket med dørene". Det er en fælles beslutning. En beslutning; vi mener er til foreningens bedste. Danmarksmesterskab i Star Trek Årets DM i Star Trek blev afholdt d. 18. oktober på KVL i København. For at skabe en mere hyggelig atmosfære havde vi pyntet forhallen på KVL med Star Trek plakater, lagt dug på bordene og tændt op med fyrfadslys. I bestyrelsen synes vi resultatet af dette var godt, og de tilbagemeldinger vi har fået siger det samme. Derfor vil vi naturligvis gentage dette i år. Der var lagt op til spænding mellem DM-finalisterne, der pudsigt nok var akkurat de samme som sad ved bordet året før. Igen var det Henriette Fox Maule og Jonas B. Rasmussen, der konkurrerede i head-to-head finalen om titlen som årets Danmarksmester. Som året før blev det igen Henriette, der løb af med sejren. I alt deltog mere end 100 personer i arrangementet, og som noget nyt blev der gennemført fælles madbestilling. Det gik utrolig godt, bortset fra nogle pizzaer, der kom 40 minutter for sent, men det tog alle i positiv ånd. MAU København MAU et i København kørte i det meste af året på lavt blus. Det skyldes, at flere af MAU ets medlemmer ikke havde mulighed for at afsætte den tid til MAU et som arbejdet egentligt kræver. Det skyldes forpligtelser til andre sider, og ingen kan jo bebrejde dem for at fokusere på studier, arbejde og familien. MAU et kørte derfor meget af tiden i praksis med kun 1 aktivt medlem, hvilket for det pågældende medlem Christa Islin betød urimeligt meget arbejde. Både MAU et og bestyrelsen har på flere måder forsøgt at inddrage nye medlemmer i MAU ets arbejde, så disse kunne tage over for de MAU-medlemmer, der ikke længere havde tid. 5

6 Desværre er dette ikke lykkedes og bestyrelsen besluttede derfor i november med MAU ets velsignelse - at suspendere MAU et. Det gjorde vi fordi, det ikke var en holdbar løsning for MAU ets medlemmer. De ville alle sammen rigtig gerne, men andre forpligtelser kom i vejen. Overfor det ene medlem, der til sidst endte med mere eller mindre at lave det meste arbejde, kunne denne løsning selvfølgelig ikke fortsætte. Christa fortsætter med at styre boden, der til arrangementerne sælger slik og lignende. Selve ansvaret for at arrangere møderne overtog bestyrelsen. Det betyder et færre antal af møder end oprindeligt planlagt. Bestyrelsen vil varetage denne opgave indtil det igen er muligt at samle et MAU, der er i stand til at overtage opgaverne. I har alle sammen ved indgangen fået udleveret en seddel, der informerer om, at vi søger efter frivillige til at hjælpe med at arrangere møderne. Overvej om det ikke kunne være noget for dig, og hvis du synes det lyder spændende, så henvend dig til MAU-koordinator Allan Høiberg, så kan han fortælle dig mere om, hvad det indebærer. MAU Odense og En dag på holodækket Foreningens medlemsarrangementsudvalg i Odense kører utrolig godt og helt problemfrit. 6 meget aktive medlemmer arrangerer cafeaftener og almindelige medlemsmøder i Odense og videodage i Vejle. Udover dette afholder MAU et også årligt det store arrangement En dag på Holodækket, der næstefter DM et er foreningens største arrangement. I marts 2003 blev En dag på Holodækket afholdt for fjerde gang. Ligesom de foregående år var arrangementet en stor succes. Omkring 60 personer var mødt op til en spændende dag, der traditionen tro bød på underholdning, konkurrencer og ikke mindst masser af Star Trek mad. I år afholdes En dag på holodækket d. 20 marts, så sæt et kryds i kalenderen; jeg er sikker på det bliver mindst lige så sjovt og underholdende som sidste år. Du kan læse mere om En dag på Holodækket i det kommende Subspace. MAU enes økonomi På baggrund af ønsker fra København og Aalborg MAU besluttede bestyrelsen i slutningen af året, at MAU ene skulle have mulighed for at tjene penge på salg af slik og lignede. Tidligere har det ikke været muligt for MAU ene at skabe et overskud, men med bestyrelsens nye oplæg til MAU enes økonomi, der blev fremlagt for MAU ene i december, blev dette gjort muligt. Ændringerne betyder i grove træk, at MAU ene selv kan benytte det overskud, der eventuelt kan skabes ved salg af slik og lignende så længe det går til glæde for de lokale medlemmer. Udover denne mulighed får MAU ene hvert år 500 kr., der indgår i førnævnte pulje. 6

7 I forbindelse med denne ændring indførte vi ligeledes nye krav til MAU enes regnskab. Hvert MAU har tidligere lavet regnskab på sin helt egen måde, hvilket har gjort, at MAU enes indtægter/udgifter ikke direkte kunne ses i foreningens regnskab. Dette blev bestyrelsen gjort opmærksom på ved sidste generalforsamling og som lovet bliver det fremover muligt at se dette. Det bliver dog først fra og med i år. Subspace I bestyrelsen er vi altid på jagt efter muligheder for at gøre tingene bedre og ikke mindst billigere. Trykningen af Subspace er en af foreningens største udgifter, og derfor var det naturligt for os at undersøge muligheden for at gøre det billigere og som minimum i samme kvalitet som tidligere. Derfor har vi i 2003 haft kontakt til nogle forskellige trykkerier, og ud af disse besluttede vi, at lade Hertz Bogtrykkergården AS trykke decemberudgaven af Subspace i første omgang som et forsøg. Prisen var billigere end tidligere og kvaliteten mindst lige så god. Bladet blev trykt på et lidt mere lækkert papir, og i bestyrelsen er vi godt tilfredse med resultatet. Derfor har vi besluttet fremover at flytte trykningen af Subspace til denne trykker. Portostøtten I efteråret smed regeringen en bombe under foreningslivet i Danmark. I sit forslag til finansloven for 2004 havde regeringen fjernet tilskuddet til langt de fleste foreningsblade, herunder også trekkies.dks Subspace. Forslaget blev vedtaget, og portostøtten forsvinder pr. 1 marts Tilskuddet bevirkede, at foreninger, som for eksempel trekkies.dk, fik tilskud til udsendelse af medlemsblade. Foreningens udgifter til udsendelsen af Subspace ville, med 6 årlige eksemplarer af Subspace, stige 340%. En udgift foreningens økonomi umuligt kunne klare. Bestyrelsen havde 2 indgangsvinkler til løsningen, vi kunne vælge at hæve kontingentet og fastholde 6 årlige eksemplarer af Subspace eller vi kunne vælge at fastholde kontingentet og gå ned på 4 årlige udgivelser af Subspace. Den endelige løsning blev dog en helt tredje. Bestyrelsen havde opfordret medlemmerne til, via foreningens debatliste foreningsdebatten, at give udtryk for sin holdning til de 2 forslag eller eventuelt komme med et nyt forslag. Der var nogenlunde lige mange for de 2 løsninger og bestyrelsen valgte derfor en middelløsning. Kontingentet bliver med virkning fra 1. april 2004 hævet til 250 kr. for almindeligt medlemskab og 85 kr. for familiemedlemskab, og samtidig nedsættes antallet af årlige eksemplarer af Subspace til 5. Sidstnævnte med virkning allerede fra Det betød, at der ikke udkom noget Subspace i oktober sidste år. 7

8 Hjemmesiden Med udgangen af 2003 har den nye hjemmeside været aktiv i 17 måneder og har haft omkring besøg, hvoraf de ca var i I 2003 var der næsten 200 nyheder på dansk om Star Trek og over 1000 indlæg på online forummet. Derudover blev indholdet og funktionerne på hjemmesiden også udvidet i Der kom over 500 bøger online i bog oversigten, der er langt over 500 afsnit, der har fået en afsnitsbeskrivelse, og der er beskrevet mere end 1000 personer og roller. Endvidere er der kommet 3 nye spil, en personlighedstest, tv-guide, personlig kalender, ugentlig comic-strip, og der har været en ny afstemning i hver uge i årets løb. Spørgeskema Igen i år havde medlemmerne mulighed for at deltage i et spørgeskema omkring foreningen. Spørgeskemaet giver noget nødvendigt input til bestyrelsen og det er derfor dejligt at 144 valgte at besvare det. Senere i dag vil vi vise nogle af resultaterne fra spørgeskemaet. Dvdoo I 2003 udvidede vi vores rabataftale med Dvdoo til også at omfatte Deep Space Nine på Dvd. Ligeledes vil Voyager også være omfattet af rabataftalen når Paramount begynder at udsende den på Dvd i løbet af i år. Jeg håber, at rigtig mange af foreningens medlemmer er glade for og gør brug af rabataftalen. Ny redaktør 2003 blev året, hvor bestyrelsen introducerede en ny redaktør af medlemsbladet Subspace. Foreningens næstformand André Stæhr har været redaktør på alle numre af Subspace med undtagelse af et par stykker, og efter at han ved sidste generalforsamling blev valgt ind i bestyrelsen, og af bestyrelsen valgt som næstformand, har det knebet med tiden. Både næstformandsposten og redaktørposten er 2 poster, der tager utroligt meget tid. Derudover har André også ønsket at fokusere mere på næstformandsposten, og bestyrelsen har derfor igennem et stykke tid søgt efter en ny redaktør. Johan Albrechtsen kendte vi fra hans mange gode bidrag til Subspace, og vi var meget glade for, at han tog imod tilbuddet. Jeg vil gerne på egne og bestyrelsens vegne byde Johan velkommen som redaktør af Subspace og medlem af bestyrelsen samt ønske ham held og lykke med jobbet. 8

9 Nye vedtægter Forslaget om det nye sæt vedtægter for foreningen, der er på dagsordenen senere i dag, er noget af det bestyrelsen har brugt meget tid på i Forslaget bunder i de forskellige tolkningsmuligheder, der er i de nuværende vedtægter og som har været årsag til megen debat i foreningen. Ved sidste års generalforsamling lovede bestyrelsen, at vi til generalforsamlingen i år ville udarbejde et forslag til et nyt sæt vedtægter for foreningen. Det har været en lang proces, der allerede startede for godt et år siden. I løbet af processen har bestyrelsen brugt mange timer på dels at finde ud af, hvilke ting i vedtægterne, der skulle ændres og hvilke nye ting, der skulle medtages. Mange paragraffer er blevet omskrevet, omskrevet og omskrevet igen, indtil vi var tilfredse med det, der blev første oplæg. Dette forslag blev trykt i augustnummeret af Subspace, hvori bestyrelsen også opfordrede medlemmerne til at debattere vedtægtsforslaget på foreningsdebatten. Formålet med denne debat var at give medlemmerne mulighed for at komme med ideer og eventuelt rettelser til forslaget. Disse ideer ville vi så i bestyrelsen vurderer, om vi var enige i, og var vi det, ville det så blive medtaget i det endelige oplæg. Der var ikke den store debat, og det så vi som et udtryk for, at medlemmerne syntes godt om oplægget. Flemming Espersson kom med nogle forslag, som vi valgte at bruge i en omskrevet form. Derudover foretog bestyrelsen på eget initiativ nogle rettelser i oplægget. I december udgaven af Subspace præsenterede vi så det, der var og er vores endelige forslag til nye vedtægter for foreningen. Senere i dag skal vi stemme om forslaget, og i bestyrelsen håber vi selvfølgelig, at forslaget bliver vedtaget. Vi har arbejdet hårdt på at lave et forslag til et nyt sæt vedtægter, som vi mener tjener foreningen bedst. Vi har skrevet forslaget så det passer til praksis i foreningen, det betyder, at såfremt vores forslag til nye vedtægter vedtages, vil det ikke få nogen ændring i forhold til foreningens daglige drift. Forslagets formål er at lukke hullerne, der giver anledning til forskellig tolkning og samtidig præcisere de ting, der giver anledning til misforståelser samt selvfølgelig at lave en generel tilpasning af vedtægterne til foreningens hverdag. Fremtiden Som jeg var inde på i starten af denne beretning, har 2003 ikke været præget så meget af Star Trek, som bestyrelsen og jeg kunne ønske. Derfor er det bestyrelsens målsætning, at gøre 2004 til året, hvor vi skal have Star Trek tilbage i foreningen. I 2004 skal det primært handle om Star Trek og knap så meget om foreningen. 9

10 Vi synes jo alle, at Star Trek er en sjov hobby, sjovt at se på og på mange måder spændende. Nogle mener, at det er et bud på fremtiden, andre synes blot, at Star Trek er en underholdende TV serie. Heldigvis er der plads til det hele, og det skal der også være. Subspace, der er foreningens ansigt udadtil, vil i løbet af 2004 blive endnu mere fokuseret på Star Trek, med endnu flere baggrundsartikler om personerne, om serierne, om teknikken osv. Det kan vi gøre, fordi vi med den nye ordning vedr. udsendelse af blade, ikke mere skal tage hensyn til, at indholdet skal være det samme i alle breve. Så ved at tage nogle ting ud af Subspace og komme dem i kuverterne som løsblade, så er der flere sider til Star Trek. F.eks. vil det give mulighed for at lave område specifikke kalendre til medlemmerne. Så bor man f.eks. i Odense, vil der være mulighed for, at man får en endnu bedre kalender over møderne i området. Det skulle gerne kunne trække flere medlemmer til møderne. Vi håber at kunne begynde denne service i løbet af efteråret. Der vil også være muligheder for at komme andre ting i kuverterne. Det kunne være tilbud fra forhandlere eller andet. Det har vi ikke taget endelig stilling til, men vi arbejder på, hvad der er af muligheder. Så længe det handler om at give medlemmerne endnu mere Star Trek, er vi åbne for mulighederne. Hjemmesiden vil i løbet af 2004 få endnu flere nyheder på dansk, om hvad der sker i og omkring Star Trek. Vi håber, at vi kan få endnu flere besøg i 2004 end i Så forslag til, hvad vi kan gøre bedre på hjemmesiden modtages med tak. Vi lover at se på alle forslag og se, hvilke muligheder der er i netop dit forslag. Desværre kan vi ikke selv stå for salget af Star Trek ting det vil kræve alt for meget arbejde samt skabe konflikter med vore samarbejdspartnere men vi vil i 2004 indgå samarbejdsaftaler med flere forhandlere, så vi kan være med til at tilbyde spændende Star Trek ting til dig. Det bliver også i 2004, at vi vil forsøge at arrangere en fælles tur til en convention, ligesom det blev gjort i Det vil så blive i 2005, men det er allerede nu, det skal planlægges. Så dem, der har lyst kan godt begynde at spare op. Det er rigtig sjovt at deltage i. Men, der jo også jer medlemmerne. For, at vi kan få mere fokus på Star Trek, skal I være med. Det kan ske ved at skrive indlæg til debatten via mail eller via hjemmesiden. Det kan være ved at komme til møderne eller ved at skrive lidt til hjemmeside eller Subspace. For at få mere Star Trek i trekkies.dk, så skal alle være indstillet på det. Alle skal være med til at give et bidrag stort som lille. Hvis vi sammen gør en indsats, så vil 2004 blive et rigtigt godt og spændende år for foreningen. 10

11 3 Kassererens beretning Regnskab 2003 for trekkies.dk Resultatopgørelse Forbrugsområde Kontotype Konto Posteringer Budget 2003 Budget 2004 Administration Indtægt Diverse indtægter 425,00 0,00 Medlemskontigent , , ,00 Renteindtægter 23,38 0,00 Sponsorat uden modydelse , ,00 Sum: , , ,00 Forbrugsområde Kontotype Konto Posteringer Budget 2003 Budget 2004 Administration Udgift Afskrivninger/Hensættelser , , ,00 Bestyrelse, omkostninger , , ,00 Diverse administration og , , ,00 kontorartikler Forbrug af hensættelser ,00 0,00 Gebyrer til PBS , , ,00 Gebyrer, diverse -599,00-300,00-800,00 Girokort, omkostninger -400,00 Investeringer 0,00-500,00-500,00 Kasse over-/underskud 28,00 0,00 Lager omkostninger ,00-500, ,00 Tab/Spild på lagervarer -156,00-500,00-500,00 Udvalg, omkostninger ,85 0, ,00 Web omkostninger , , ,00 Sum: , , ,00 Administration Sum: , , ,00 Forbrugsområde Kontotype Konto Posteringer Budget 2003 Budget 2004 Blade og Indtægt Salg af Subspace tidligere numre 2.071, ,00 500,00 kommunikation Sum: 2.071, ,00 500,00 Forbrugsområde Kontotype Konto Posteringer Budget 2003 Budget 2004 Blade og Udgift Anden porto , , ,00 kommunikation Genoptrykning af Subspace -468, ,00 Kuverter, labels og brevpapir , , ,00 Markedsføring af foreningen , , ,00 Porto Subspace , , ,00 Subspace, andre omkostninger -246,14 0,00 Trykning af Subspace , , ,00 Sum: , , ,00 Blade og kommunikation Sum: , , ,00 11

12 Sum: , , ,00 Forbrugsområde Kontotype Konto Posteringer Budget 2003 Budget 2004 Medlemsaktiviteter Indtægt En dag på holodækket, indtægter 3.000,00 Filmweekend, indbetalinger 3.287, , ,00 MAU-København, salg af slik o.l., 200,00 indtægter Salg af slik, vand mv. 0, ,00 Salgsprodukter, indtægter , , ,00 Års produkter, indtægter , , ,00 Sum: , , ,00 Forbrugsområde Kontotype Konto Posteringer Budget 2003 Budget 2004 Medlemsaktiviteter Udgifter DM i Star Trek, omkostninger -912, , ,00 En dag på holodækket, udgifter ,00 Generalforsamling, omkostninger -300,00 0,00-500,00 MAU-København, salg af slik o.l., -100,00 udgifter MAU-København, udgifter ,00 MAU-Odense, udgifter ,00 MAU-Aalborg, udgifter ,00 Medlemskort ,75 0, ,00 Medlemsmøde, omkostninger , ,00 Rejsemøder, udgifter ,00 Salgsprodukter, forsendelser m.v , , ,00 Salgsprodukter, nedskrivning af ,00 0,00 lager Salgsprodukter, omkostninger , , ,00 Års produkter, omkostninger , , ,00 Sum: , , ,00 Medlemsaktiviteter Resultatopgørelse Sum: , , ,00 Balance Konto Status Anlægsaktiver 2.010,00 Girokonto ,40 Hensættelser girokonto ,03 Kontantbeholdning 4.625,00 Mellemregning års-skift ,35 Skylder medlemmer -850,00 Udlæg til bestyrelsesmedlem 0,00 Varebeholdning ,00 Sum: ,08 12

13 Kære Medlem Jeg fik overdraget kasserer posten i marts 2003, og har dermed siddet på posten i et lille års tid. Overdragelsen skete, fordi den daværende kasserer havde svært ved, at afse nok tid til denne krævende post. Jeg havde selv det sidste års tid, siddet på posten som næstformand men for, at få en mere strømlinet kommunikation internt i bestyrelsen, var det nødvendigt at rokere om på folk, og de poster de besad. Jeg havde ingen erfaring med det, at besidde en kassererpost, og have ansvaret for en hel forenings økonomi, men jeg havde mod på at prøve, at løfte den tunge post. Al begyndelse er svær og kassererposten er ingen undtagelse. Det er en post som er meget tidskrævende - posten kræver mindst 10 timers arbejde om ugen, ofte mere. Man skal desuden være meget sikker i sin sag, når man bogfører kvitteringer, kontoudtog og meget mere. Et regnskab SKAL give udtryk for et retvisende billede af foreningens økonomi. Og jeg har i 2003, bogført næsten 1800 bilag i foreningens medlemsdatabase, så der er en hel del at holde styr på. Heldigvis har jeg haft stor støtte og opbakning fra Anne Kofod (den tidligere kasserer), formand Niki Gade, og Layouter (samt ligeledes tidligere kasserer) Michael Müller så der skal lyde en stor tak for hjælpen til dem, fra mig. Jeg har bestemt lært meget af, at sidde på denne post. Jeg er i forvejen en person der arbejder meget systematisk, og struktureret og det har bestemt hjulpet mig i mit daglige arbejde på denne post. Jeg er også blevet bedre til at sige fra mht. andre opgaver, og prioritere mine opgaver bedre. De opgaver der hører til posten ligger heldigvis nogenlunde jævnt fordelt over hele året. Dog er især oktober måned en krævende måned; det skyldes at de fleste medlemmer fornyr deres medlemskab i denne periode, samt det faktum at DM i Star Trek afholdes; det giver en masse produkt bestillinger. Men man skal dog udvise en vis form for selvdisciplin; og løbende taste det der skal registreres i medlemsdatabasen ellers ender arbejdsmængden med at løbe en over ende. En anden travl periode er januar/februar måned, hvor der bestilles års T-shirts. Det giver MANGE bestillingsoprettelser i basen! Desuden er afslutning af regnskabet i fuld gang, og Generalforsamlingen banker kraftigt på døren. Jeg synes dog ikke, at der har været nogle specifikke problemer i løbet af året. Den sværeste periode var lige efter overdragelsen; da der var fejlposteringer i basen, som 13

14 spøgte i op til 5 måneder EFTER overtagelsen. Det var ikke altid lige det sjoveste, at skulle gennemgå de mange bilag i basen ét for ét, for at se hvor der var problemer. Men efterhånden som tingene blev rettet til, og jeg fik erfaring med at køre kasserer posten, synes jeg ikke der har været nævneværdige problemer. Det var lidt om året der er gået, nu synes jeg vi skal kigge lidt på foreningens årsregnskab. Jeg vil gennemgå nogle udvalgte konti i trekkies.dk s årsregnskab 2003 og håber at dette er med til at gøre regnskabet og dermed foreningens økonomi mere overskuelig. Eventuelle spørgsmål besvares efter beretningen. Konto: Diverse indtægter. Kontoen viser en indtægt på 425 kr. mod et budget for 2003 på 0 kr. Indtægten på 425 kr. skyldes rettelser af posteringsfejl foretaget i forbindelse med at jeg overtog kassererposten. Konto: Medlemskontingent. Kontoen viser den indtægt der er i form af nye medlemskaber, samt genindmeldelser fra almindelig og familiemedlemskab. Der er indbetalt i alt kr. i 2003, og budgettet lagde op til en indtægt på kr. Differencen skyldes primært, at markedsføring for Nemesis IKKE gav den forventede medlemstilgang. Konto: Sponsorat uden modydelse. På denne konto posteres de indtægter foreningen får i form af indbetalinger der ikke identificeres. Pengene starter på kontoen Skylder medlemmer, og flyttes siden hen til ovennævnte konto, hvis ikke indbetaler findes. På denne konto er desuden posteret kr. penge der var tilsidesat i forbindelse med TrekCon; som desværre ikke blev til noget efterfølgende, på grund af et for lavt salg af billetter. På kontoen er ligeledes posteret beløb i forbindelse, med afvikling af økonomien i scifan.dk og trekkies-nordic. Konto: Bestyrelse, omkostninger. Kontoen viser de transportudgifter bestyrelsen har haft i Det er udgifter i forbindelse med kørsel til og fra indkaldte bestyrelses-møder. Der er i 2003 brugt 9.556,97 kr. mod budgetteret kr. Differencen skyldes flere forhold: bestyrelsen har gennem de sidste 2 år været geografisk mere spredt end tidligere; øget 14

15 refundering af transportudgifter for møderne. Dernæst er 2 afholdte bestyrelsesmøder, i november og december 2002 af den tidligere kasserer, først blevet bogført marts og april Det er desværre en bogføringsfejl, at udgifter for 2002 først bogføres i Førnævnte beløber sig til i alt 1500 kr. Konklusion: kontoen kunne, uden disse posteringer have vist et forbrug på ca kr. set i forhold til et budget på 7000 kr. Konto: Forbrug af hensættelser. Når foreningen køber en brugsgenstand med en hvis værdi og levetid, hensættes/opspares brugsgenstandens værdi over brugsgenstandens forventede levetid. På den måde sørger vi for, at der løbende sættes penge til side til udskiftning af defekte brugsgenstande. Når en brugsgenstand, der er hensat på skal udskiftes, posteres det som en udgift på denne konto. I 2003 er der brugt 1699 kr. til erstatning for foreningens laserprinter, der gik i stykker. Budgettet er på 0 kr., det skyldes, at det er umuligt at forudsige, hvornår en brugsgenstand går i stykker og derfor skal erstattes af en anden. Konto: Lager omkostninger. Denne konto viser hvor meget der er brugt i forbindelse med driften af foreningens lager. Der blev for 2003 budgetteret med 500 kr. og brugt 1090 kr. Forskellen skyldes et større indkøb at opbevaringskasser til foreningens medlemsblad Subspace; så de bliver opbevaret forsvarligt. Konto: Udvalg, omkostninger. Denne konto, viser de udgifter der er forbundet med det, at have et udvalg. Udgifterne posteret på denne konto er blandt andet transportudgifter til afholdelse af fællesmøder med udvalgene, og transportudgifterne bestyrelsen havde ved at sende repræsentanter til Aalborg i forsøg på at afklare uenighederne mellem bestyrelse og MAU et. Årsagen til, at denne konto i budgettet er sat til 0 kr. skyldes, at det er en ny konto vi først har taget i brug i Udgifterne på denne konto var i budgettet for 2003 medregnet i de budgetterede udgifter til medlemsmøde, omkostninger. Konto: Porto Subspace. Fortæller hvor meget der er brugt på at sende foreningens medlemsblad Subspace ud til medlemmerne. Der var for 2003 budgetteret med kr. Der blev brugt ,51 kr. Læg mærke til det beløb der er sat af for 2004: kr. Det skyldes fjernelse af portostøtten. Ellers er der i 2003 brugt ca kr. mindre det skyldes, at der i 2003 er sparet en trykning, og dermed en udsendelse af Subspace; på grund af fjernelse af portostøtten. Konto: Trykning af Subspace. 15

16 Fortæller hvor meget der er brugt på at trykke foreningens medlemsblad Subspace. Der var for 2003 budgetteret med kr. Der blev brugt kr. Denne forskel skyldes 2 ting: Vi har fundet en ny og billigere trykker, samt (som tidligere nævnt) sparet 1 trykning af Subspace. Konto: Medlemskort. Kontoen fortæller hvilke udgifter trekkies.dk har i forbindelse med trykning af medlemskort. I 2003 har trekkies.dk brugt 1818,75 kr. mod et budget på 0 kr. Det er en fejl, at budgettet er på nul kr. der er tale om en simpel forglemmelse. Kontoen Medlemsmøde, omkostninger. Denne konto viser hvor meget trekkies.dk i alt betaler i lokaleleje for afholdelse af medlemsmøder. Jeg skal bemærke, at kontoen ikke benyttes i 2004, da den er blevet splittet op i konti for de enkelte MAU er. Det er derfor, at der ikke er posteret noget beløb på denne konto 2004; beløbet skal findes under de forskellige udvalg. Konto: Salgsprodukter, nedskrivning af lager. I 2003 har bestyrelsen besluttet at nedskrive værdibeholdningen på foreningens lager af samlemapper og Subspace. Produkterne eksisterer stadigvæk, og er tilgængelig for salg. Nedskrivningen på kr. har dog været nødvendig, da beløbet ellers giver en skævvridning af det økonomiske billede i trekkies.dk. Den store nedskrivning er med til at give foreningen et underskud på ,59 kr. Konto: Salgsprodukter, omkostninger. På denne konto posteres de udgifter foreningen har i forbindelse med indkøb af nye salgsprodukter for 2003 er det f.eks. væguret. Der blev for 2003 budgetteret med kr., og brugt ,25 kr. Årsagen til differensen skal findes i et forholdsvis stort indkøb af salgsprodukter, så som trekkies.dk rygsække, og vægure. Hvis I sammenligner med indtægterne på salgsprodukterne kan I se, at den ligger på kr. der er altså ikke den store indtjening i produkterne. Det er årsagen til, at priserne på produkterne er blevet hævet. Vi forventer derfor et bedre resultat vedrørende dette i det nye år. Det var i hovedtræk trekkies.dks regnskab for

17 Spørgsmål til kassererens beretning: Spørgsmål: forventer I en tilbagegang i medlemsantallet, siden der er sat færre penge af til medlemskort? Svar: Vi har købt mange af de gamle kort sidste år, derfor skal vi ikke bruge så mange penge på dette til i år. Spørgsmål: Hvad dækker ordet investeringer? Svar: Små ting vi har brug for. En forbrugsvare, der ikke laves hensættelser på. Spørgeren: Navnet er uheldigt, det giver indtryk af noget andet. Svar: Ikke enig, men vi tager navnet op til overvejelse. 4 Godkendelse af regnskab Regnskabet er enstemmigt godkendt. 5 Forslag fra bestyrelsen 5.1 Bestyrelsen foreslår en stigning i kontingentet pr. 1. april 2004 for almindeligt medlemskab til 250 kr. og for familiemedlemskab til 85 kr. Formanden: Som jeg har været inde på i formandens beretning, har folketinget fjernet portostøtten til udsendelsen af visse blade. trekkies.dk er en af de mange foreninger, der er ramt af dette og det betyder, at vi fra 1. marts ikke længere kan opnå tilskud til udsendelse af Subspace. Bestyrelsens løsning på dette blev meldt ud i december Subspace. Kort og godt har vi nedsat antallet af årlige Subspace udgivelser til 5 og samtidig vedtaget en stigning i kontingentet til 250 kr. for almindelig medlemskab og 85 kr. for familiemedlemskab. I henhold til foreningens vedtægter skal en ændring i kontingentet godkendes af generalforsamlingen, hvilket er årsagen til forslaget Spørgsmål: Stemmer vi om 5 blade + stigning, eller 4 blade og ingen stigning? 17

18 Svar: Nej, men konsekvensen af et nej ville være 4 blade eller måske mindre. Afstemning om 5.1 For forslaget: 57 Imod forlaget: 9 Blank: 1 Afstemningen foregik skriftligt og forslaget blev vedtaget. 5.2 Bestyrelsen foreslår vedtagelse af et nyt sæt vedtægter for foreningen, og foreslår desuden, at såfremt forslaget vedtages, at de nye vedtægter sendes til urafstemning før de træder i kraft. Formanden: Til generalforsamlingen sidste år lovede bestyrelsen at udarbejde et forslag til et nyt sæt vedtægter for foreningen. Årsagen hertil er, at der i de nuværende vedtægter er mulighed for forskellig tolkning af en del af paragrafferne. Som nævnt i formandens beretning har vedtægterne været til åben debat, hvor alle medlemmer har haft mulighed for at kommentere og komme med eventuelle forslag til ændringer. Bestyrelsens endelige forslag til vedtægterne er trykt i Subspace december, og som vi tidligere har gjort opmærksom på, er det vores klare holdning, at vedtægterne er for komplekse til, at vi her til generalforsamlingen skal sidde og lave ændringer i dem. Derfor foreslår vi, at generalforsamlingen vedtager det sæt vedtægter, der var trykt i december Subspace og som I alle har fået udleveret. Afstemning om 5.2: For forslaget: 56 Imod forslaget: 10 Blank: 1 Afstemningen foregik skriftligt og forslaget blev vedtaget. 18

19 6 Indkommende forslag Punktet bortfalder, da der ikke er indkommet nogle forslag. 7 Valg af bestyrelse Kandidater til bestyrelsen: Dyveke Korn Michael S. Müller Jesper Nielsen Sandie Sandholm Niki Gade Bestyrelseskandidaterne holder deres præsentationstaler. Derefter valg. Valgresultat: Niki Gade 53 stemmer, valgt som bestyrelsesmedlem Dyveke Korn 46 stemmer, valgt som bestyrelsesmedlem Jesper Nielsen 31 stemmer, valgt som bestyrelsesmedlem Michael S. Müller 24 stemmer, valgt som 1. suppleant Sandie Sandholm 23 stemmer, valgt som 2. suppleant I pausen under stemmeoptællingen gennemgår næstformanden udvalgte resultater fra spørgeskemaet Valg af bilagskontrollant Flemming Espersson og Kim Andersen foreslås som bilagskontrollanter. Flemming og Kim vælges. 19

20 9 Eventuelt Dirigenten giver ordet frit. Spørgsmål: Hvilke initiativer har trekkies.dk i øjeblikket? Svar: Ingen nævneværdige. Den nye bestyrelse afgør hvilke initiativer der skal tages. Men vi skal have Star Trek tilbage i foreningen Spørgsmål: Skal der laves markedsføring? Svar: Ja, for få penge. Blandt andet sendes foldere til biblioteker. Spørgsmål: Kan der laves links til de forhandlere, der har de bøger vi har på hjemmesiden? Svar: Ja, når vi får en rabataftale med de pågældende forhandlere. Spørgsmål: Er der nogle af de gamle trekkies.dk foldere tilbage? Kan de ikke anbringes på cafeer o.s.v.? Svar: Jo, de vil blive brugt. Spørgsmål: Hvor hurtigt kan vi høre noget om den Con I vil arrangere? Svar: I majudgaven af Subspace Spørgsmål: Foreningen fokuserer på hygge. Har man overvejet en skitur, eller andre non trek arrangementer, f. eks. Bowling? Svar: Nej, men det er en god ide. Spørgsmål: Kan man ikke formidle kontakt, så medlemmerne kan se video hos hinanden? Svar: Jo, det kan foregå via foreningens medier: Subspace, hjemmesiden og debatlisten. Formanden takker for fremmødet. Dirigenten takker for god ro og orden. 20

21 Generalforsamlingen er slut. Urafstemningen om 5.1 blev annonceret i februar udgaven af foreningens medlemsblad Subspace, der udkom ultimo februar Sidste frist for deltagelse i urafstemningen var d. 31/ I alt valgte 38 medlemmer at deltage. Disse stemte alle ja og forslaget blev derfor endeligt vedtaget. Følgende udvalgte grafer fra spørgeskemaet 2004 blev gennemgået af næstformanden: 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35