REFERAT AF BESTYRELSESSEMINAR 2014

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESSEMINAR 2014 Dato: Søndag den 09. februar 2014 kl Sted: Aalborg Kommune, Stigsborg Brygge 5, 9400 Nørresundby Mødedeltagere: Niels Sørensen (NS), Torben Kristensen (TK), Jakob Knudsen (JK), Henrik Jess Jensen (HJJ), Klaus Bach (KB), Lone Billehøj (LBI), Bo Belhage (BB), David Gullberg (DG) og Hanne Algot Olsen (HAO). Mødet blev indledt med punktet Bordet Rundt, der blev udsat fra forrige bestyrelsesmøde i tirsdags. 1) Bordet rundt NS har deltaget i et møde med Dansk Svømmeunion og Badminton Danmark. Formålet med dette møde er at danne en netværksgruppe sammen med tilsvarende forbund, der alle kan drage nytte og lære af hinanden. Flere forbund har vist interesse for at blive en del af denne netværksgruppe. NS og DG har holdt møde med Jesper Worre omkring PDR. Jesper Worre er inviteret ind til næste bestyrelsesmøde den 11. marts for at give bestyrelsen en status på Post Danmark Rundt arbejdet. Der er pressemøde for præsentation af Post Danmark Rund rute og felt samme dag, den 11. marts kl på Frederiksberg Rådhus. NS og DG deltog lørdag aften ved 6-dagesløbet i et arrangement, hvor samarbejdspartnere fra bl.a. Post Danmark, DR samt Ballerups Borgmester var inviteret ind. Aftenen forløb godt og med en god dialog på tværs af områder. NS, DG og Kenneth Møller Kristensen har været til møde med TV2 for at undersøge muligheder for streaming af større DCU løb. NS og DG har den 4. februar haft det årlige halvårsmøde med Post Danmarks sponsorchef Jørgen H.K. Jepsen og kommunikationschef, Morten Nielsen. Et godt og positivt møde, hvor blandt andet ideer for tiltag for videreudvikling af sponsorat blev diskuteret. NS er inviteret med til at deltage i en DIF-nedsat gruppe, der har til formål at udtænke en fremtidsrettet profil for DIFs kommende næstformand, når den eksisterende næstformand fratræder efter næste periode. Distrikt Jylland/Fyn fylder 90 år den 10. februar DIF har udsendt en henvendelse vedr. et muligt samarbejde med DGI. Flere i bestyrelsen har fået hilst på Klaus Bondam i forbindelse med hans nye arbejde som direktør for Dansk Cyklist Forbund. NS, HJJ og Projektleder Brian Samuelsson holdt forinden DCU s kongres, et godt og positivt møde med DCU Motions bestyrelse omkring DCU/DIF breddeprojektet. DCU Motion imødeser projektet og fællesskabet. DCU Motion indgår gerne aktivt i procesgruppen omkring breddeprojektet. HJJ spurgt ind til, om ikke det var besluttet at DM holdløb skulle køres for alle klasser, og ikke kun fra junior og op. Bestyrelsen er enig i at U11 til U17 skal tilføjes i DM holdløbs propositionerne. DG bringer dette videre til organisationsgruppen.

2 JK påpegede vigtigheden i ikke at miste fokus på eliteklubberne i prøveordningen, og ikke kun fokusere på motionstilgangen. Kommunikationen til klubberne er utrolig vigtig for at vise hvor DCU samlet set vil hen. Bestyrelsen tager kommunikation og struktur for DCU i fremtiden med som punkt til næste bestyrelsesmøde, således konkrete oplæg er klar for distrikters formandsmøder i marts. BB har holdt møde med IT udviklerne, Henrik M. Kristensen og Henrik Kartin, omkring programmeringen af tilmeldingssystemet. Arbejdet forløber planmæssigt og forventes klar til marts. BB og KB deltog ved en Idrætsfest i Roskilde. Her havde KB og BB fornøjelsen af at kunne overrække kr ,- for overskuddet af MTB løbet Kongesporet til sporarbejde og talentudvikling. Distrikt Sjælland har inviteret de sjællandske motionsklubber til at deltage i forårets distriktsmøde. BB var med DG, Kenneth Møller Kristensen og Jens Kasler i Holland for at overvære VM i Cykelcross. B&U DM arrangeres i år af Middelfart CC, der overtog arrangørrollen for Svendborg, der af personlige årsager måtte melde forfald som arrangør af eventen. NS stiller sig undrende til DM B&U bane afholdes samtidigt med en landevejstræningslejr i Horsens. DG har holdt møde i UCI sammen med Lars Valentin fra Wonderful Copenhagen, Lars Lundov fra Sport Event Denmark med henblik på at høre om muligheder for kommende UCI arrangementer i DK. DG har et forestående møde med Ballerup Kommune omkring Ballerup Super Arena. Den 11. februar deltager DG i et møde omkring DM 2014 i Odense sammen med arrangørklubben og kommune. DG og Kenneth Møller Kristensen har møde med Dansk Cyklist Forbunds nytiltrådte direktør Klaus Bondam, onsdag den 12. februar.

3 Referat af bestyrelsesseminaret Overordnet formål: NS indledte herefter mødet med en kort introduktion og baggrund for dagens mødeagenda. Det er en forholdsvis ny sammensat bestyrelse, der i det forgangne år har brugt tiden på at lære hinanden at kende. Det er derfor vigtigt og yderst relevant for bestyrelsen at tage en intern drøftelse af og forventningsafstemninger for bestyrelsens og administrationens roller og opgavefordelinger i ) Rolle/opgavefordeling mellem administration og bestyrelse Administrationen skal være den proaktive instans overfor bestyrelsen, og være den, der sender ting videre til bestyrelsen til deres behandling. Administrationen skal som udgangspunkt udarbejde oplæggene, der så kvalificeres og besluttes af bestyrelsen. For at højne det interne informationsniveau i bestyrelsen blev brugen af et ekstranet diskuteret. Ved at bruge ekstranet kan det enkelte medlem selv søge den ønskede information frem til møderne og oplysninger fra de forgangne møder. Dermed vil det ligeledes være muligt for bestyrelsen at lægge dokumenter op til de øvriges medlemmers information og interesse. Administrationen undersøger mulighederne for brug af DIF ekstranettet. For at effektivisere bestyrelsens dagsordner skal de fremsendte oplæg være gennemarbejdede fra administrationen (som udgangspunkt) til bestyrelsens behandling, for dermed at gøre det nemmere for bestyrelsen at behandle sager/henvendelser præcist og med den nødvendige viden. Økonomien gennemgås kvartalsvis med hovedtallene og detaljerede udvalgsbudgetter, sammenholdt med årets forbrug. Administrationen skal være proaktiv ved indsamling af udvalgenes afregninger. En mail skal sendes ud med indeholdende skema kvartalsvis til udvalgene indberetninger samt månedsvis på udvalgenes sportslige ture. Bestyrelsen ønsker at inddrages i bredt format på aktuelle sager, for at være på forkant og oplyst til udvalgenes spørgsmål. Dopingsager påtages fremadrettet af direktøren, og ikke formanden. Proceduren for regelændringer skal tydeliggøres og gøres tydeligere tilgængelig: Regelændringer kan indstilles af udvalg, administrationen sender disse videre til TKs kommentering, hvorefter disse returnere til DCU kontor. Administrationen udarbejder derefter en pro/con baseret ud fra TKs behandling, hvorefter bestyrelsen modtager forslaget til endelig afgørelse/behandling. Alle klubformænd vil fremover blive tilføjet mailudsendelseslisten til modtagelse af bestyrelsens referater. Ved udsendingen skal der tydeligt fremhæves de væsentlige punkter, der er behandlet på bestyrelsesmødet. Foruden referat og de væsentlige punkter modtager bestyrelsen også en To Do liste. Bestyrelsen imødeser skriftlige orienteringer fra landstrænergruppen samt fra breddeområdet. Disse sendes til bestyrelsen sammen med mødeindkaldelsen. Er der

4 væsentlige punkter der bør diskuteres vil de pågældende personer inviteres ind til deres gennemgang. Det kan ligeledes aftales at ske kvartalsvist. Bestyrelsens dagsordner vil fremover blive offentlige (jf. DCUs Code of Conduct) indeholdende bilag, dog ikke ved personfølsomme punkter. Bestyrelsen forventer at modtage en klar og præcis information om alle dagsordensemner forud for bestyrelsesmødet. Bestyrelsen imødeser en professional, anstændig administration ved fremmøde til bestyrelsesmøder, og ikke som tidlige oplevet en sekretær, der blander sig unødigt i bestyrelsesdiskussioner. Bestyrelsens indgangsvinkel til administrationen ved større opgaver går gennem direktøren. Ønsker bestyrelsen hurtig småhjælp (evt. ved bilagssøgning) kan de kontakte de ansatte direkte. 2) Kommunikation internt i bestyrelsen Bestyrelsen er enig i at information, rettidig information, kommunikation og rettidig kommunikation er grundlæggende for at komme en eventuel 1. og 2. holds følelse til livs. Der skal arbejdes på at fjerne Plejer effekten, for at komme tendensen om en formand og de andre til livs. Alle i bestyrelsen er vigtige. Såfremt nogle i bestyrelsen oplever følelsen af holdopdeling er det vigtigt at bestyrelsen påtaler dette i plenum, for at komme følelsen til livs. Det er vigtigt at have strategi og mål for øje for en samlet bestyrelse. Ved særlige møder udsendes mødeoplæg til alle i god tid, således det er muligt for alle at bidrage med input til mødet, for på den måde at gøre brug af hinandens kompetencer. Såfremt bestyrelsesmedlemmer sparrer med hinanden omkring oplæg, er det vigtigt at det præsenteres som et oplæg, og ikke som et beslutningstaget oplæg. Der er en hårfin balance ved at bruge hinanden til sparring, uden at det efterfølgende så opfattes som et beslutningsoplæg. Det vil være godt at sende sparringsoplæg ud til hele bestyrelsen forinden bestyrelsesmødet. Omkring informationsniveau for udvalgene blev det besluttet at udvalgsrapporter og generelt udvalgsstatus bør lægges op på det mulige ekstranet, således at det enkelte bestyrelsesmedlem selv kan søge informationer, og så bestyrelsen ikke drukner i mails og oplysninger. Dermed kan bestyrelsen altid tilgå viden om referater, eller beslutningstagne sager. 3) Samarbejdet med eksterne relationer UCI: Formand og direktør modtager mails fra UCI. Disse videresendes til bestyrelsen efterfølgende. UCI bruger også ekstranet. HAO sender log in oplysninger til dette site til bestyrelsen til deres info. Peder Pedersen er en vigtig repræsentant for Danmark i hans virke i den øverste top af UCI, Management Committee. Bestyrelsen diskuterede holdninger og emner for tiden

5 internationalt efter PP. DCU er heldige i at have PP i UCIs top grundet den direkte vej til at opnå national indflydelse i internationalt cykling. Fokus bør ikke kun være at få en person i UCI Management Board, men også i andre UCI kommissioner. Der bør fremadrettet arbejdes mere på at få bredt det internationale netværk ud på flere i bestyrelsen. BB og KB modtager stadig mails fra UCI grundet tidligere virke i deres udvalg (hhv. MTB og Cross). Administrationen tager kontakt til UCI herom, for at få dette rettet således info ikke går tabt. UEC: Netværket til de europæiske formænd er grundlæggende det vigtigste aspekt for DCU. Derudover er UEC primært vigtig for DCU hver 4. år, hvor valgene af delegerede til UCI kongres skal foretages. UEC er gode på eventdelen, men bibringer ikke noget særligt på det politiske niveau. LBI spurgte ind til hvorvidt UEC har kontakt til EU for EUs midler til transport og turistområdet. NS undersøger dette. Nordisk forbund: NS er med i udvalg som formand for DCU. PP er formand for forbundet. NCF er et stillestående forbund uden mange aktiviteter. NCF mødes en gang årligt til en årlige generalforsamling, der afholdes samtidig med EUC kongressen. Heike Dahle har flere gange forsøgt sig med MTB og Cross arrangementer gennem forbundet, men desværre uden held. Bestyrelsen diskuterede formålet med NCF, hvor primært vidensdeling samt vigtigheden i et ekstra nordisk mandat blev fremhævet. DCU påtager sig ansvarsteten for at skabe dette. NS bringer tiltagene videre til NCF når de mødes næste gang til generelforsamlingen. DIF: Bestyrelsen er enig i at DCU skal være synlige politisk så vel som administrativ i forhold til DIF, da DIF er DCUs indgangsvinkel til de offentlige tilskud, og det er vigtigt at administrationen har stor fokus på DIFs tilskudsordninger og fordelingsnøgle. DCU skal være helt fremme på det idrætspolitiske niveau i DIF regi for at opnå stor indflydelse. Bestyrelsen bør have en klar prioritering i DCU regi for at opnå det væsentlige. Bestyrelsen er enig i at DCU godt kan stille krav til DIF ved eksempelvis doping sager, hvor det er vigtigt at have DIFs støtte ved principfaste sager. DCUs kontaktperson i DIFs bestyrelse inviteres med til DCU bestyrelsesmøde den 19. maj. DCU bør deltage synligt ved DIF formandsarrangementer. Bestyrelsen sætter et punkt på et bestyrelsesmøde for fastlæggelse af køreplan/strategi omkring hvilken post samt person, hvorved DCU forventer at søge DIF indflydelse. DGI: Bestyrelsen afventer med spænding et påbegyndende pilotprojekt, der er sat i søen mellem DGI og DIF. Bestyrelsen diskuterede eventuelle fordele og ulemper ved et sådan samarbejde. Det blev bemærket at DGI er mere synlige i den kommunale verden end DIF, samt at de arbejder på alle niveauer. Ydermere vil DCU stå stærkere ved et samarbejde med DGI omkring den nye skolereform og øvrige uddannelser. Vigtigst er dog for bestyrelsen at et samarbejde med DGI ikke kommer i karambolage med DIF.

6 Dansk Cyklist Forbund: God i forhold til samarbejdet omkring skolereformen og Vi cykler til arbejde. 4) Forventninger til bestyrelsens roller Formandens rolle forventes at være: Strategisk kommunikation og talerør for bestyrelsen, hvor der ikke er en specifik fagperson. Repræsentative opgaver for DCU (nationalt/internationalt). Kontaktperson for direktør/administration. Sikring af udarbejdelse og implementering. Næstformandens rolle forventes at være: Stedfortræder for formanden, politisk/strategisk arbejde/ bestyrelsens drive, indenrigsminister. Koordinationsudvalg koordination (sikring af) på tværs af udvalg. Bestyrelsesmedlemmets rolle forventes at være: Retningsbestemmer inden for specifikke arbejdsområder. Input retur for fagområder fra udvalg/bagland. Kommunikation til/fra udvalg. Kontaktperson og repræsentative opgaver for deres specifikke fagområde. Fagminister Suppleant: Deltage i møder og eventuelt varetagelse af kontaktpersonrolle til udvalg. 5) Forventninger til kontaktperson At stå for en forventningsafstemning med udvalget. Sikre en gennemførsel af beslutninger. At sikre fremdrift i udvalget. Forebygge/helbrede ikke-fungerende udvalg 6) Konstituering af bestyrelsen På baggrund af bestyrelsens evaluerede post for næstformandsposten vælges HJJ som næstformand. HJJ takker ja til valget under forudsætning af at han fortsat kan være en del af DCU/DIF breddeprojektet. 7) Fordeling af bestyrelsens ansvarsområder Administrationen Niels Sørensen Kontakt til hovedsponsorer Niels Sørensen + David Gullberg (direktør) Post Danmark Rundt Niels Sørensen + David Gullberg (direktør) UCI, UEC, NCF Niels Sørensen + Henrik Jess Jensen DIF NS +?? (Yderligere en bestyrelsesmedlem vælges efter bestyrelsesmødet i marts) Team Danmark Niels Sørensen + David Gullberg (direktør) + Lars Bonde (sportschef) Teknisk Kommission David Gullberg (direktør/administration) Kommissærudvalg Torben Kristensen DIF motion/breddeprojekt Henrik Jess Jensen + Lone Billehøj (begge indgår ligeledes i projektstyregruppen) DCU Motions bestyrelse Henrik Jess Jensen + Lone Billehøj Dameudvalg Lone Billehøj MTB udvalg Klaus Bach B&U udvalg Jakob Knudsen Cross Bo Belhage Baneudvalg Jakob Knudsen

7 Veteran udvalg Torben Kristensen Tværgående indsatser Henrik Jess Jensen Grønt forbund Klaus Bach + en fra administrationen