16. maj Repræsentantskabsmøde 18. maj 2016 Nykøbing F. Boligselskab. Organisationsbestyrelsens beretning for året 2015 v/robert Madsen

Transkript

1 16. maj 2016 Repræsentantskabsmøde 18. maj 2016 Nykøbing F. Boligselskab Organisationsbestyrelsens beretning for året 2015 v/robert Madsen Tilbageblik Selvstændig administration på 3. år har båret frugt Det er mit første år som formand for Nykøbing F. Boligselskab et år, hvor vi har været godt i gang med at høste frugterne efter de mange tiltag, der er blevet sat i gang. 70 års fødselsdag 2015 var også året, hvor boligselskabet fyldte 70 år. Dagen blev markeret ved en middag på Hotel Falster for ansatte og organisationsbestyrelsen med ægtefæller. En rigtig hyggelig aften. Om 5 år eller i år 2020 nærmere den 19. november fylder boligselskabet 75 år og det vil blive fejret og markeret både in- og eksternt. Nykøbing F. Boligselskab på landkortet Det hele begyndte med en beskeden artikel i Folketidende, som resulterede i en del henvendelser både fra radio og lokal TV, som efterfølgende gik landsdækkende. Årsagen var som bekendt i forbindelse med nedsættelse af huslejerne i stort set alle afdelinger. Og selvom huslejerne blev sat ned i 2015, så viser afdelingsregnskaberne generelt overskud her med udgangen af 2015 og endda flotte overskud så det er jo ganske flot. Og huslejenedsættelserne gentog sig i forbindelse med budgetterne for Så nu må vi se, om vi kan lave et hattrick, når budgetterne for 2017 er færdige her til afdelingsmøderne i august/september. Fortsat tilpasning og udvikling af organisationen Der er ledelsesmæssigt også i det forgangne år sket en løbende tilpasning og ændring af organisationen med fokus på optimal udnyttelse af ressourcerne. At ændre en organisation tager tid og det kræver lederskab på den gode måde. Vi har en ledelse i boligselskabet, der leder efter den anerkendende tilgang, men samtidig bliver der stillet krav hele vejen rundt, hvor ordentlighed er det bærende element. Vi skal agere som et professionelt boligselskab og vi går ikke på kompromis med kvaliteten. Det er krav, som på ingen måde er urimelige det handler blot om sund 1

2 fornuft at vi tænker os om og er fornuftige i vores gøren og laden. Ledelse kræver også handlekraft og det må vi sige, at der er udvist igen på den gode måde det giver respekt og anerkendelse hele vejen rundt. Trivsel er drivkraften Trivsel handler ikke kun om løn, det viser alle undersøgelser. Trivsel skabes via gode kolleger, der bidrager til et positivt samarbejde i hverdagen og det har projekt vi løfter i flok og projekt ring til en kollega bidraget væsentligt til. Tidligere betragtede ejendomsfunktionærerne hinanden som dem på den anden side af gaden nu er de kolleger, der samarbejder og hjælper hinanden til glæde og gavn for os alle. Og tilsvarende i administrationen er der sket yderligere vidensdeling, så der er flere, der kan løse samme opgave, så vi undgår sårbarhed ved ferie og andet fravær. Det giver god trivsel i hverdagen, at der er kolleger, der kan tage over, når det kniber med tiden. Specielt i en organisation, hvor vi ikke selv kan styre antallet af opsigelser, som er dem, der sætter gang i arbejdsprocesserne og involverer alle hele vejen rundt. Der skal være kog i gryden Selvom 2015 på mange måder har været et rigtig godt år og 2016 tegner til et tilsvarende godt år, så må vi ikke skrue ned for blusset der skal konstant være kog i gryden så vi sikrer den udvikling, der er nødvendig for at overleve også på sigt. Kontanthjælpsloft og integrationsydelse Fokus har fra første færd været at holde huslejerne i ro som vi som bekendt er lykkedes ganske godt med bl.a. fordi vi har været bevidste om, at der har været stigende offentlige udgifter/afgifter, stigende faste udgifter og en nedtrapning af ydelsesstøtten. Og sidstnævnte er en realitet, for inden længe træder de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælpsloft i kraft. Kontanthjælpsloftet vil især berøre enlige forsørgere og kontanthjælpspar med flere børn, mens integrationsydelsen især vil berøre familier både enlige og par uden børn. De nye regler vil medføre reduktioner i rådighedsbeløbet og kan dermed betyde økonomiske udfordringer også i forhold til huslejen for de berørte familier. Derfor har det været en klog beslutning, at fokus har været et holde huslejerne i ro. Konsolidering i 2015 Konsolidering af dispositionsfond og arbejdskapital har været og er fortsat et højt prioriteret fokusområde, der også har båret frugt i 2015 med en væsentlig styrkelse af begge pengekasser. Og uden at foregribe det kommende punkt på dagsordenen kan jeg godt afsløre, at boligselskabet på blot 3 år har styrket pengekasserne med lidt over 12 mio. kr. Det vil sige, at boligorganisationen er gået fra kun at have lidt under 6 mio. i disponibel kapital i starten af 2013 til med udgangen af 2015 at have over 18 mio. kr. 2

3 I 2015 nedsatte vi huslejerne i 21 afdelinger og fastholdt huslejerne i 3 afdelinger og det er det samme som at sætte huslejerne ned, da vi jo ved, at alt stiger. Og på trods af en nedsættelse og fastholdelse af huslejerne i 2015 viser regnskaberne, som jeg også sagde i indledningen, at stort set alle afdelinger kommer ud med overskud i 2015 det kan kun give smil på læben. Seminar for organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen drog også i 2015 på et 2 dages seminar, hvor det årlige overordnede formål er, at organisationsbestyrelsen: Får rum til at drøfte de udfordringer, boligselskabet står over for og tage yderligere et skridt på den rejse, vi p.t. er på med vores boligselskab Evaluere de tiltag, vi har sat i gang Fortsat har fokus på udvikling af boligselskabet Justerer, hvis der er behov for det Fortsat prioriterer away-days På seminaret var der emner som vedligeholdelsesordning, nybyggeri, organisationsbestyrelsens rolle i relation til afdelingsbestyrelserne, herunder opfordringer til tiltag i afdelingerne og ikke mindst status på handleplan 2015 og fokusområder i Et som altid vedkommende og udbytterigt seminar, hvor vi kommer endnu tættere på hverdagen og de udfordringer, vi står over for. Status handleplan 2015 Det er med glæde, at vi kan konstatere, at alle de punkter, der har været i vores handleplan for 2015 er evalueret med tilfredshed både i relation til markedsføring, kommunikation/information, husordner, boligernes standard, huslejeniveau, administrationsbidrag, at nedbringe antallet af klager, at øge antallet af opskrivninger på ventelisten og mange andre områder, hvor der har været fokus og dermed skabt gode resultater fordi fokus er alfa og omega for, at vi rykker og udvikler os. Beboerdemokratiet Vi kan fortsat kun være tilfredse med et velfungerende beboerdemokrati i vores boligselskab. Vi har nogle gode afdelingsbestyrelser, der gør en stor indsats for at være der for beboerne. Der bliver afholdt mange gode arrangementer, der bidrager til et godt sammenhold og at man kommer hinanden ved også gerne afdelingerne imellem, som vi også har oplevet. Husordensregler Beboerdemokratiet har i samarbejde med administrationen i 2015 arbejdet på at få aftalt et sæt ens husordensregler tilpasset den enkelte afdeling, så der overordnet set er ens retningslinjer, når man bor i Nykøbing F. Boligselskab. Et stort og flot arbejde, der resulterede i, at alle afdelinger fik godkendt de nye husordensregler på årets afdelingsmøder. Så nu kan vi også sætte flueben på det område. 3

4 Udlevering af forbrugsmateriale For at synliggøre, hvad beboerne kan få udleveret af forbrugsmaterialer som f.eks. lyskilder, batterier etc. uden beregning har afdelingerne også haft det på dagsordenen, så ejendomsfunktionærerne, der dækker mange afdelinger ved, hvad der kan udleveres til beboerne i de forskellige afdelinger og samtidig, at beboerne ved, hvilke forbrugsmaterialer, der er en del af huslejen. Velkomstmøde for nye i afdelingsbestyrelserne Administrationen har også i 2015 holdt velkomstmøde for nye i afdelingsbestyrelserne en tilbagevendende begivenhed, som jeg kun har fået positive tilbagemeldinger om fra beboerne. Organisationsbestyrelsesmøder Der har også i 2015 været afholdt 10 organisationsbestyrelsesmøder, hvor der er god plads til konstruktive drøftelser og meningsudvekslinger med fokus på udvikling og åbenhed. Og der bliver fortsat ikke fejet noget ind under gulvtæppet. Punktet Nyt fra Administrationen er det punkt på dagsordenen, der ofte fylder mest, men samtidig giver det os en rigtig god indsigt i boligselskabet og dermed en tryghed om, at der arbejdes godt og grundigt med tingene og igen med fokus på udvikling. Der har heller ikke i 2015 været den store udskiftning i organisationsbestyrelsen ud over, at vi efter et formandsskifte fik Erik Krogsbak valgt ind igen efter at Erik har været ude nogle år. Jeg vil ikke lægge skjul på, at der hos nogen var en vis skepsis ved at få Erik ind i organisationsbestyrelsen, nu hvor Erik havde siddet ved roret i så mange år, men jeg må sige, at du har overrasket positivt Erik du har givet plads og bidraget med din mange års viden, når der var behov for det. Det skal du have tak for. Afdelingerne D&V-møderne Drifts- og vedligeholdelsesmøderne er som bekendt et væsentligt grundlag for vores virke, og møderne er blevet yderligere styrket efter forvaltningsklassifikationen har fået fodfæste og langtidsplanerne er på den baggrund løbende blevet tilrettet, så de er ved at nærme sig virkeligheden. Prisaftaler Der er fortsat fokus på at indgå prisaftaler og i 2015 er der indgået prisaftaler bl.a. i relation til indkøb hos byggemarkeder, lyskilder, hårde hvidevarer, elevatorservice, brandslukningsudstyr, kloakservice, låsesmede m.fl. 4

5 Tilskud fra organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen har fra og med 2015 besluttet at yde følgende tilskud til: Brugsvandsvekslere Gennemgang af afdelingernes varmecentraler med fokus på eventuelt at konvertere brugsvandsbeholdere til brugsvandsvekslere. Lovpligtig energimærkning Energimærkningsrapporter for afdelingerne 1, 3, 4, 7 og 23 med henblik på energibesparelser og ikke mindst en styrket driftsøkonomi. Bygningstekniske screeninger Bygningstekniske screeninger for afdelingerne 1, 3, 4, 5, 7, 13, 19, 20 og 23, hvor organisationsbestyrelsen efterfølgende har besluttet, at der udarbejdes helhedsplan for afdelingerne 7 Tietgensvej og afdeling 23 Nr. Alslev. Udskiftning af vinduer i afdeling 23 i Nr. Alslev Udskiftning af afdelingens thermoruder til energi thermoruder ved udestueområderne, som ifølge Erik Olsen, der er formand i afdeling, har givet den forventede effekt. Nedrivning af lokaler Håndværkerafdelingen/Orupgårdsvej afdeling 3 Etablering af P-pladser, som flere steder er en mangelvare. Derudover er der ydet tilskud til den manglende indtægt i forbindelse med nedrivningen af Håndværkerafdelingen. Udskiftning af terrassedøre og nøglesystem i afdeling 7, Tietgensvej Udskiftning af terrassedøre og nøglesystem, som afdelingen ikke selv har økonomi til, men først til udførelse i Tilskud til afdeling 9, Gedservej Medfinansiering i forbindelse med huslejestøtte fra Landsbyggefonden, hvor der også er givet tilskud til udskiftning af vinduer. Fællesmøder for afdelingsbestyrelserne Der har også i 2015 været holdt 2 fællesmøder for afdelingsbestyrelserne, hvor der fortsat er stor tilslutning og det er så positivt at se den opbakning, der er fra vores afdelingsbestyrelser til at følge udviklingen, som fremmødet er et synligt bevis på samtidig med, at vi har et velfungerende beboerdemokrati i vores boligselskab. 5

6 Udlejning Fokus på genudlejning Udlejningen går fortsat godt i vores boligselskab og vi glæder os over, at vi heller ikke i 2015 har haft tomgangsleje på boliger, der ikke har kunnet lejes ud. Vi kan dog fortsat se, at boliger i Tingsted og Nr. Alslev har længere liggetid end boligerne i Nykøbing. Lejlighedsomsætningen har i 2015 været på 306 boliger mod 307 boliger i 2014, hvor omsætningen i ældreboligerne har været stigende, hvorimod omsætningen i familieboliger har været faldende, hvilket er rigtig positivt. Renoveringer og nybyggeri Renoveringer i fokus Der har i 2015 været mere end godt gang i renoveringerne dels en fortsættelse af de renoveringer, der blev besluttet i 2014 bl.a. en køkkenrenovering i afdeling 9 Gedservej og en bad, rør og køkkenudskiftning i afdeling 11 Lindevænget/Vendsysselvej ligesom der er arbejdet på at få landet en vinduesudskiftning i afdeling 9 Gedservej, nedrivning af Håndværkerafdelingen/Orupgårdsvej, helhedsplan for afdeling 35 Hammerlodden/Teglværksgade for ikke at nævne det arbejde, der har været i forbindelse med nybyggeriet på den tidligere Kvickly-grund, hvor vi desværre har måttet kaste håndklædet i ringen, hvilket vi er rigtig ærgerlige over. Restart Lindholm boligsocial helhedsplan Helhedsplan har bidraget til, at Lindholm er et trygt sted at bo Vi har siden 2008 haft et fælles boligsocialt projekt i Lindholmområdet sammen med Boligselskabet Vendersbo og Boligselskabet Fjordparken samt Guldborgsund Kommune. Et projekt, der gennem årene har bidraget til, at Lindholmområdet er et trygt sted at bo og hvor der er plads til alle et område, hvor der bor mange forskellige nationaliteter. Boligselskabet Fjordparken har valgt at trække sig ud af samarbejdet med udgangen af 2015, hvilket er rigtig ærgerligt for Fjordparkens beboere, men helhedsplanen kører fint videre - heldigvis. Forvaltningsrevision Fokusområde De overordnede principper for forvaltningsrevision er sparsommelighed, produktivitet og effektivitet ord som vi har hørt igen og igen i de forgangne 3 år. Forvaltningsrevisionen er del af årsregnskabets ledelsespåtegning, så det vil jeg ikke komme nærmere ind på her andet end at nævne, at vi som revisionsprotokollen også gengiver lever op til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet med alle de tiltag, der er igangsat, fra vi fik selvstændig administration. 6

7 Personale Åbenhed og inddragelse Trivsel og engagement er drivkraften i enhver virksomhed. Og det kan vi fortsat konkludere er en væsentlig faktor i vores boligselskab, hvor der er åbenhed, inddragelse og korte beslutningsprocesser. Udgangspunktet er fortsat svesken på disken at vi er åbne og ærlige og vi går ikke og putter med tingene, men siger dem højt. Det er med til at give en tryg arbejdsplads. Et velfungerende virksomhedsnævn Virksomhedsnævnet er som bekendt boligselskabets beslutningsorgan i relation til de ansattes dagligdag, hvor formålet er at sikre inddragelse og et medansvar for de beslutninger, der bliver truffet, da mantraet er, at vi har et fælles ansvar for, at vi lykkedes med det, vi er ansat til. MUS er gennemført Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) har også i 2015 været holdt med samtlige medarbejdere hvor der er blevet gået lidt tættere på den enkelte med fokus på teamsamarbejde, herunder hvad bidrager du med i hverdagen. Dette primært i relation til at arbejde i teams og dermed løfte i flok, så vi sikrer, at alle trækker med de kompetencer, de nu engang har med fokus på, at du primært skal udføre det, du er bedst til det giver arbejdsglæde og god energi. Kompetenceudvikling Det er vigtigt, at vores medarbejdere er gearet til at følge med udviklingen. Derfor har der også været fokus på kompetenceudvikling. Der har bl.a. været afholdt kurser i kommunikation og konflikthåndtering og 1. hjælp, hvor alle både administrationen og ejendomsfunktionærerne har været sammen netop for at få en fælles platform. Sociale personalearrangementer Ud over de obligatoriske 4 årlige fælles personalemøder, har der også i 2015 været holdt sommerfest og julefrokost, hvor der har været næsten 100 pct. tilslutning det viser, at der er sammenhold, og at medarbejderne har lyst til at være sammen også uden for normal arbejdstid. Regnskab 2015 Atter et år med stort overskud Regnskabet for 2015 er på dagsordenen i dag, så det vil jeg ikke komme nærmere ind på ud over at nævne, at som I kan se i det materiale, I har modtaget fra administrationen så havde boligorganisationen budgetteret med et lille overskud, men kommer ud med et overskud på 1,4 mio. kr. som igen bidrager til at styrke vores pengekasser. 7

8 Fremtiden Det kræver fortsat opbakning En gentagne appel til repræsentantskabet og afdelingsbestyrelserne om, at vi fortsat bakker op om de forandringer og den udvikling, boligselskabet gennemgår både nu og fremadrettet. Med den administration vi har og alle de bolde, der er i luften samtidig med de mange skibe, der som bekendt er sat i søen, så kan alle opgaver ikke prioriteres som 1. prioritet. Det kræver forståelse hele vejen rundt. Alene alle de ting, jeg har nævnt i beretningen er kun en lille del af det, der dagligt er i fokus og bliver skubbet over bordkanten. På det personlige plan Tak til organisationsbestyrelsen Jeg vil gerne sige stor tak til organisationsbestyrelsen for samarbejdet i det forgangne år. Tak for den opbakning til, at jeg har fundet fodfæste som formand, tak for nogle gode og konstruktive organisationsbestyrelsesmøder, som jeg altid ser frem til at være en del af. Tak til repræsentantskabet og afdelingsbestyrelserne Stor tak til repræsentantskabet og til afdelingsbestyrelserne for jeres opbakning i det forgangne år og tak for den tillid I har vist mig ved at vælge mig som formand for organisationsbestyrelsen en tillid, jeg har forsøgt at leve op til efter bedste evne. Tak til medarbejderne Stor tak til alle medarbejdere både i marken og i administrationen tak for jeres vilje til, at det er lykkedes at få Nykøbing F. Boligselskab med på eliteholdet. Jeg vil gerne benytte lejligheden til at sige personligt tak til de medarbejdere, der er til stede her i dag det er fra Administrationen Lotte Pedersen, Kate Petersen og Anne-Mette Slorup. Tak for jeres indsats også med at få dette møde stablet på benene med hvad dertil hører. Også en personlig tak til vores tillidsmand Knud Weiss, som vi har stor glæde af i organisationsbestyrelsen. Knud giver os på møderne et godt og konstruktivt modspil og er samtidig ved en kvik bemærkning med til at skabe en god stemning på møderne. Tak til direktøren Sidst, men ikke mindst, også en personlig tak til vores direktør Lis Bentin for det store arbejde og de flotte resultater, der er opnået selvom det er alle, der har bidraget, så er det dig, der er gået forrest og vist retningen. 8

9 Og jeg har lært remsen: Vi tænker helhed, har et fælles ansvar med fokus på sikker drift, effektivitet og holde omkostningerne i ro, så vi sikrer et konkurrencedygtigt huslejeniveau Tak for ordet! 9