Deltagere: Jakob, Stefano, Thomas, Jan, Nicolai, Nynne, Klaus Thiesen (for Palle), John, Torben Afbud fra: Anne, Jonas

Transkript

1 Kære regionsrådsmedlemmer, Referat af regions-råds møde i IDA-K d. 16. februar Deltagere: Jakob, Stefano, Thomas, Jan, Nicolai, Nynne, Klaus Thiesen (for Palle), John, Torben Afbud fra: Anne, Jonas 1. Godkendelse af dagsorden Ingen bemærkninger 2. Godkendelse af referat Referatet fra sidste møde er noget tyndt, det består af en mail med bemærkninger udsendt den 11. december. Den indeholder dog alt det væsentlige om vores budgetlægning, datoer etc. Referatet godkendt. 3. Meddelelser KUR møde mandag december På dette møde blev der bl.a. snakket om: Diskussion omkring tilfredshedsanalyse bland de aktive omkring den støtte og support der modtages fra administrationen. Den er lidt broget, generelt er der rimelig tilfredshed bland de adspurgte, men der er nogle områder hvor der skal forbedres. KUR kom med kommentarer. Blandt de mange der deltog i undersøgelsen var der forskellige forventninger til hvad administrationen skulle varetage. I det ekstreme er der nogle der mener at de bare skal komme med en idé, så bliver den gennemført. Det viser lidt om hvor svært det er at få mening i de vurderinger der er givet. Administrationen arbejder med de specifikke kommentarer der er kommet. Det er fortsat et ønske at arrangøren får adgang til at se ventelister. Det er lidt uklart hvordan afmeldinger og ventelister administreres. Er det sådan at afmeldte deltagere ikke meldes til arrangør hvis der kan findes erstatningsdeltagere fra venteliste? Hvordan bliver disse erstatningsdeltagere adviseret? Det ville være smart hvis man kunne tilmelde en ledsager der også er ingeniør. Statistikken forvanskes af at mange par tilmelder sig samlet også når de begge er medlemmer. Eva gør en stor indsats for at få tingene til at fungere. Der findes nu en "IDA webshop" på linket: På denne side kan alle medlemmer købe diverse IDA merchandise. Det er muligt at købe ting til brug i enkelte udvalg/arrangementer og få dem faktureret direkte på udvalget konto, men det kræver en aftale med netværkskoordinatoren og vedkommende skal så stå som kontaktperson i den formular der udfyldes på nettet. Varen bliver ikke sendt før denne kontaktperson har godkendt (eller der er betalt kontant over nettet). Mødesystemet rettes til i små skridt. Den seneste opdatering blev meldt ud 20. januar. I burde have fået den, jeg har vedhæftet den til denne mail for nemheds skyld. Opdateringen kom ud tidligere end planlagt, så der har været nogle mindre rettelser

2 siden. Næste "sprint" vil inkludere budget-styringsfunktionen, det er planlagt til 16. februar. KulturForum har meldt at annonceringsdatoerne for "Ingeniøren" flytter sig hvis man retter i arrangementet. P.t. er der ikke andet at gøre end at være opmærksomme på at det kan ske og så tage fat i netværkskoordinatoren. Tlføjelse: Efter mødet er der kommet besked om den ny opdatering af mødesystemet med budget-værktøj. Mailen om dette er vedhæftet. For at kunne se alle arrangementer på nettet er alle regionsformænd nu oprettet som "observatører" alle udvalg i deres region (jeg har ikke selv prøvet dette endnu). Det er en midlertidig løsning, det giver ikke det overblik som systemet burde give, men det er dog bedre end slet ikke at kunne se noget. BEMÆRK: Mødesystemet er nu sat op så det automatisk vælger at kræve betaling over nettet når man tilmelder sig! Det er fortsat muligt at oprette arrangementer hvor der udsendes faktura, MEN man skal så AKTIVT ændre registreringen når man opretter arrangementet. Hvis ikke man går noget bliver det sat til net-betaling! Det er på de fleste arrangementer OK, men der kan være nogle hvor det skal være anderledes, f.eks. hvis de appellerer til firmabetaling, ligger meget langt ud i fremtiden etc. Alle arrangører skal informeres om de ændringer der er sket. Der ønskes en samlet mail om dette som formændene for de enkelte udvalg kan videre-sende. Efter mødet: Torben har samlet en række informationer i et dokument. Det sendes til jer, I kan så videresende til de relevante personer i jeres udvalg. 4. Økonomi - herunder fordeling af det beløb vi har fået til 2015 Årsregnskabet for 2014 er på plads. John har igen i år haft en del kommunikation for at få detaljerne på plads. Tak til John for igen at samle trådene! Det endelige resultat viser et overskud på godt kr og derfor har ca kr til disposition i Det er lidt overraskende, men det viser hvor svært det kan være at forudsige ud fra de foreløbige regnskaber. Det viser også at John's udmeldinger om at stramme op har haft effekt. Vi havde ikke nået et overskud hvis ikke det var diskuteret allerede på mødet efter sommerferien. Problemet er jo at vi arbejder med en lang tidshorisont, mange arrangementer er pris-sat længe inden de afholdes. Det hjælper så også at vi har fået bevilliget ca kr fra kontraktudvalgets fællespulje til dækning af regionens del af expat arrangementet i december og nogle ekstra udgifter for HITEK. Vi aftalte i december at lave den endelige fordeling så vi udjævner evt. merforbrug. John havde lavet et oplæg. Efter lidt diskussion aftaltes at eneste ændring er at KulturForum skal sigte mod at levere 1900 deltagere i stedet for de 1800 der var målet sidste år. Derved har SeniorForum og KulturForum samme beløb og samme mål (til trods for at de SeniorForum brugte mindre end KulturForum i 2014). 5. Status på arbejdet i IDA-K Her kun det overordnede, vi tager udvalgsdetaljer under punkt 6. Selvevaluering af pejlemærker Vi bliver afkrævet en "selvevaluering" af vores selvvalgte pejlemærker i forbindelse med årsregnskabet. Vi har ikke registreret selvalgte pejlemærker; som altid er vores vigstige pejle-mærker flere deltagere og en passende variation af arrangementer i forsøg på at tiltrække en bred vifte af arrangementer. Torben udfylder formularen så den afspejler dette.

3 Pejlemærker for 2015 Til erindring kan jeg nævne at vores specielle pejlemærker for 2015 er: Optimering af omkostninger omkring annoncering - her er KulturForum godt i gang. Det er vigtigt for de har brugt mange midler til annoncering i 2014 Bedre til budgettere omkostninger/deltagerantal og søge yderligere tilskud - også her er KulturForum i front med ideer der skal prøves af Opstart af GlobalForum - der sker noget nu, det skal lykkes Disse pejlemærker er aftalt i mail sendt til alle den xxxx Budget-værktøj Som nævnt tilligere får vi i år mulighed for at bruge et nyt budgetterings værktøj der bliver bygget ind i arrangementssystemet. Ideen er at vi for hvert arrangement kan lægge forventede indtægter og udgifter ind. Enten som totalbeløb eller evt. mere detaljeret hvis vi ønsker at foretage selve udregningen på deltagere etc. i arrangementssystemet. Vi vil se værktøjet an, og derefter tage stilling til i hvilket omfang vi vil benytte det. For den totale oversigt over økonomien i regionen giver mest mening hvis alle udvalg benytter det. Tallene kommer med i et par kolonner i det der hedder "Note 3" oversigten. Den viser en liste af udvalgets arrangementer og det der er bogført. Ideen er at kolonnerne med de forventede tal kan give et bedre overblik over evt. afvigelser fra det forventede. Der er efter vores møde kommet en mail omkring det nye system. Informationen inkluderes i den information der skal distrubueres i udvalgene. Regionens hjemmeside ( Jeg tror ikke vi er kommet så meget videre her. Torben vil se på regionens hovedside. Udvalgene skal selv melde ind til Eva hvad de ønsker der skal stå under de enkelte udvalg sider. For at gøre det enklere at finde er der på vores meget statiske "uofficielle" side på ida-k.dk er der lagt links ind direkte til de enkelte udvalg. Der er også links til udvalgenes arrangementer. Liste af samarbejdspartnere Vi er blevet bedt om en liste af de interne/eksterne parter vi samarbejder med når vi lave arrangementer. Det er ikke helt klar hvad det dækker og hvad det skal bruges til. Det er nok mest på Bornholm at der er mange samarbejdspartnere. HITEK samarbejder med Vejhistorisk Selskab. Torben indsender listen. Generalforsamling Datoen, lokale etc. er på plads til den 23. marts. Hvis alt går som planlagt deltager Frida. Torben spørger Ellen om hun igen i år vil påtage sig dirigent-rollen. Efter mødet: Ellen har har indvilliget! Jonas tager over efter Nicolai som bindeled til YngreForum. Der er måske mulighed for også at vælge Nynne ind igen. Torben forsøger at finde en af de mulige aktive omkring GlobalForum. Det er lidt usikkert om det lykkes da dette forum ikke er på plads. Omkring de udpegede medlemmer af regions-rådet: Jakob er udpeget som "AVU-formand". Her er der en fejl i bestyrelseslisten, han har kun

4 været udpeget en gang og kan derfor udpeges igen. Palle træder tilbage som kontakt til regionen. Det forventes at HITEK udpeger Klaus Thiesen igen. Efter mødet: HITEK har genvalgt Klaus til formand på deres årsmøde. John har lavet præsentationen af regnskabet. Torben skriver årsberetning. HITEK og Bornholm må meget gerne give lidt kommentarer fra deres årsmøde/generalforsamling når de er overstået. 6. Orientering om afholdte og planlagte aktiviteter "Burdet rundt": GlobalForum: Torben fik kontakt til nogle enkelte ved arrangementet d. 16. december. Der bliver endnu udsendt en mail til alle deltagerne om hvorvidt de er interesserede. Det er opfattelsen at der nok en 2-3 stykker der er kandidater, dem kommunikeres der med. Så der sker lidt, men det er ikke helt i luften endnu. Bornholm Sagner fortsat deltagere til arrangementerne. Benytter generalforsamlingen til at skaffe input fra medlemmerne omkring hvad de ønsker af arrangementer. HITEK Har haft et flot år med rigtigt mange deltagere. Har allerede 250 deltagere til forårets arrangementer. Da Vinci arrangement var en success. Lidt problemer ved møder i ingeniørhuset hvor deltagerene tager kaffe fra fællesområderne. Det har givet ekstra omkostninger. Indsamlingen til digitaliseringen af "ingeniør-arv" går ind i næste fase hvor der søges midler fra forskellige fonde. Holder årsmøde 25. februar. Det forventes at HITEK udpeger Klaus Thiesen som medlem af regionsrådet. YngreForum Banko arrangementet gav i år kritik af nummeropråber. Det må forbedres til næste gang. Der arbejdes lidt med at tilpasse kommisorium så det mere præcist fortælle hvad der forventes af YngreForum. Det skal bl.a. gøre det lettere at sætte nye aktive i gang med at lave arangementer. Nicolai træder ud af regionsrådet og overlader pladsen til Jonas. Nicolai vil så få mere tid til arrangementerne. KompetenceForum God gang i arrangementerne. Der er ifølge Jakob sket en ændring så nogle arrangementer hvor KompetenceForum er medarrangør ikke bliver registreret i "Note 3". Det giver KompetenceForum problemer med at nå det budgetterede antal deltagere. Det er hensigten at deltagerantallet i budgettet ballancerer med det beløb som KompetenceForum får stillet til rådighed i budgettet. Det er fint hvis KompetenceForum også er medarrangør og får flere deltagere i den totale statistik, men disse er der ikke betalt for med regionens midler. Kommentart fra Torben: Jeg tror ikke vi fik lukket denne endeligt på mødet. Som jeg opfatter det vil KompetenceForum gør deres beste for at nå det der står i budgettet (det tror jeg allerede de gør). Er det muligt at KompetenceForum med udgangspunkt i tidligere regnskabsår kan komme med et bud på hvor mange deltagere de mener sig "snydt for"? For at lukke diskussionen er vi

5 nød til at blive enige om hvor mange deltagere KompetenceForum skal have i de arrangementer der bliver registreret i "Note 3". KulturForum Nyt medlem - nye ideer - backstage. Vil forsøge at skrive en ansøgning til kontraktudvalget omkring ekstra midler til dette. KulturForum har overvejet at holde de interne møder privat for at spare omkostninger. Men det blev besluttet fortsat at holde bestyrelsesmøderne i ingeniørhuset. SeniorForum John gjorde det kort: Det kører stødt derudaf! Ca. 70% af pladserne på forårets arrangementer er afsat. 7. Annoncering Nyhedsmail, m.m. Mails kommer nogenlunde planmæssigt i uger med lige nummer. KompetenceForum styrer fortsat selv deres mail. Udmeldinger fra de enkelte udvalg Der har været fokuseret mest på KulturForum og SeniorForum da det er der de fleste arrangementer kommer fra. HITEK har som regel kun et eller 2 indenfor en periode, så de kan findes. YngreForum varierer lidt, det kunne være godt at stramme op på indmeldingerne, det er sket en del gange at ønskerne først kommer ind under "korrekturen". Der kommer nu bedre "ønskelister" fra KulturForum nu. Det er en stor hjælp! Tak! Thomas må overbringe denne til Niels Wulff. SeniorForum har altid haft en rigtig god udmelding! Her er der lagt billeder på alle arrangementer på nettet. De har standardiseret billedstørrelser og tekster i teaser, når de lægger dem op på arrangemetssiden. Teaser anvendes som tekst i nyhedsmailen og passer nogenlunde med højden af billederne når der anvendes samme format som det der kan uploades på arrangementssiderne. Deadline for ønsker Ønske-lister skal være modtaget af mig weekenden op til uger med lige nummer. Undtagelsesvis kan der rettes senere, men det bliver så kun hvis jeg kan finde tid til det. "Teaser" feltet Andre udvalg kan som SeniorForum få det til at se pænere ud hvis der tastes en forholdsvis kort information i "Teaser" feltet. Der er plads til 255 tegn i feltet, men det er lettere læseligt hvis det er lidt kortere. Nogle skriver hele "teaser" med STORE BOGSTAVER. Det ser faktisk lidt fjollet ud. Det overvejes automatisk at rette til små bogstaver ved generering af mailen, men der kan jo være nogle gange hvor det giver mening med store bogstaver. Så prøv af henstille til alle arrangører at de undlader unødig brug af store bogstaver. Billeder I må meget gerne lægge billeder op på arrangementssiden når I oprettet arrangementet! Det gør siden mere interessant og billedet kan loades ned i den mail Torben genererer. Siden stiller nogle krav til opløsningen og formatet, giv besked hvis det giver problemer. Formatet bør være tæt på 16:9, så bliver det hele mere ensrettet og pænere når de tages over i nyhedsmailen. Fremmede annoncer Der er løbende ønsker fra andre udvalg om at komme med på mailen. Det tilgodeses i en hvis

6 udstrækning, men de kommer typisk ind i en boks til højre, d.v.s. de bliver skubbet ned i bunden på en smartphone. Nyt layout på vej fra IDA I forbindelse med de nye logoer etc. kommer der nyt design af nyhedsmailen, det skulle have været klar i slutningen af januar, men jeg er endnu ikke blevet informeret om de nye skabeloner. Når de kommer forventes en del arbjede med at tilpasse det system Torben har lavet til at generere mailen. Dette skal lige på plads inden der tænkes på mulighederne for flere mails. Omkring annoncer i "Ingeniøren" Vi forsøger at begrænse anvendelsen af annoncer i "Ingeniøren" for at spare penge. KulturForum har kæmpet med at få afklaret hvordan man kan få flere arrangementer nævnt i samme annonce. 8. Eventuelt Nicolai nævnte at vi skal være opmærksom på at mange medlemmer er ikke er ingeniører men f.eks. cand scienter. Det skal man tænke på i annoncering, omtalte etc. 9. Næste møde Næste møde er formødet til generalforsamlingen. Det er kl. 17. den 23. marts. Det efterfølgende møde er aftalt til 10. juni - kl sommermøde - d.v.s. møde først derefter ekstern spisning. PS efter mødet: Der har været udtrykt ønsker om at flytte dette møde. Vi vil lige vende det på formødet i næste uge, derefter vil Torben lave en Doodle for at undersøge mulighederne. Referent: Torben Ellgaard Dato: