Referat af ordinært afdelingsmøde den 21. maj 2012 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd

Transkript

1 Referat af ordinært afdelingsmøde den 21. maj 2012 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering 3. Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning 5. Indkomne forslag 6. Valg af medlemmer og suppleanter til Afdelingsbestyrelsen 7. Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet 8. Orientering om byggesager mv. 9. Eventuelt Resume af væsentligste beslutninger på afdelingsmødet: Afdelingsbestyrelsens beretning blev enstemmigt godkendt Afdelingsmødet godkendte enstemmigt afdelingens regnskab for 2011 Forslag om forbud mod parkering af køretøjer over 5 meter blev vedtaget, og som tillæg hertil opførelse af 6 parkeringspladser, hvor det er tilladt at parkere biler over 5 meter Forslag om forbud mod at henstille effekter på skurtagene blev vedtaget Der blev valgt 3 medlemmer og 1 suppleanter til Afdelingsbestyrelsen Der blev valgt 4 medlemmer, men ingen suppleanter til Repræsentantskabet Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012 Side 1 af 9

2 Jan Lemser, formand for afdelingsbestyrelsen, bød velkommen til de fremmødte beboere og de ansatte fra Ejendomskontoret Allan Schumann, Kim Østerberg,den nye driftsleder på Materielgården Ivan Stokic og Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen. Han var glad for at så mange alligevel var mødt op til trods for varmen i det fine vejr og håbede på et godt og konstruktivt afdelingsmøde. Han foreslog Flemming Bagge- Nielsen som dirigent. Ad. 1a Valg af dirigent Som dirigent valgtes Flemming Bagge-Nielsen. Dirigenten takkede for valget og kunne konstatere, at mødet var lovmæssigt indkaldt med varslingsdatoerne 17. april 2011 og 14. maj Der ar i alt uddelt 74 stemmesedler, svarende til fremmøde af 37 husstande. Ad. 1b Valg af referent Kim Østerberg fra Ejendomskontoret valgtes som referent. Ad. 1c Godkendelse af dagsordenen Forsamlingen godkendte dagsordenen enstemmigt. Ad. 1d Godkendelse af forretningsordenen Forsamlingen godkendte forretningsordenen enstemmigt. Ad. 1e Valg af stemmetællere/-udvalg Som stemmetællere valgtes Søren Østergaard og Pernille Falcon, som overtog hvervet fra Ulla Loren Hansen, da hun blev inhabil ved behandling af dagsordens punkt 4. Ad. 2 Forelæggelse og godkendelse af afdelingsbestyrelsens beretning, herunder aktuel orientering Afdelingsbestyrelsens formand Jan Lemser fremlagde den mundtlige beretning for bestyrelsens arbejde i det forgangne år med hovedvægt på følgende emner: 1. Husleje for ungdomspensionen i Bødkerporten 2. Nedlæggelse af Enghøjskolen 3. Lejetab fra den tidligere daginstitution Ternen 4. Udlejningssiuationen 5. Ansættelse af ny driftsleder på Materielgården Ad. 1. Huslejen for ungdomspensionen i Bødkerporten Formand Jan Lemser oplyste, at det igennem en god og effektiv advokat var lykkedes for afdelingen at få Hvidovre Kommune til at acceptere en huslejestigning på godt kr. pr. for pensionen med tilbagevirkende kraft for 1 år. Det betød ekstraordinært 1 mill. kr. mere i indtægt til afdelingen i 2012 og kr. mere de efterfølgende år, så længe Hvidovre Kommune lejede lokalerne. Det var derimod ikke lykkedes at få opsagt ungdomspensionen og dermed følge op på den tidligere beslutning på afdelingsmødet den 19. maj 2008, men merindtægterne faldt på et særdeles tørt sted. Ad. 2. Nedlæggelse af Enghøjskolen Den helt store sag omkring nedlæggelse af Enghøjskolen endte desværre med, at et lille flertal i kommunalbestyrelsen gennemtrumfede en lukning til trods for omfattende protester. Side 2 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012

3 Det var bemærkelsesværdigt, at ingen politiker fra de partier, der nedlagde Enghøjskolen (Socialdemokraterne, Venstre, de Konservative og Dansk Folkeparti) ville indgå i en åben debat. Ligesom de ikke kunne og ville begrunde, at en lukning ville kunne øge fagligheden. Lukningen og processen omkring var ikke i orden og var et stort tilbageskridt for Stationsbyen og for demokratiet. Ad. 3. Lejetab fra den tidligere daginstitution Ternen Det var lykkedes af få den fælles Dispositionsfond for alle afdelingerne i Avedøre Boligselskab til at dække hovedparten af det lejetab, der var opstået som følge af Hvidovre Kommunes opsigelse af lejekontrakten. Bygningen er i dag blevet udlejet som et lægecenter. Formand Jan Lemser mente dog der var grund til at have fokus på træk af fonden, idet de 3 boligafdelinger måtte finde frem til et sæt principper for træk fra fonden, således at der ikke blev tale om et slags tag selv bord, hvor et flertal i organisationsbestyrelsen kunne beslutte træk fra fonden som egentlig ikke tjente dens formål. Afdelingsbestyrelsen var med baggrund i lejetabet i Ternen i gang med at undersøge mulighederne for at få udskilt de 2 tilbageblivende institutioner til selvstændige boligafdelinger, ligesom det forekommer for de 3 institutionerne i Nordafsnittet, så at afdelingen ikke fremover ville hænge på eventuelle lejetab, hvis Hvidovre Kommune skulle opsige lejekontrakten. Ad. 4. Udlejningssituationen Formanden, Jan Lemser oplyste, at der nu næsten konstant stod lejligheder, inklusive hybler ledige i boligafdelingen. Der samme forhold gjorde sig også gælden i forhold til Nordafsnittet. Det er Hvidovre Kommune, der har den fulde udlejning af ledige lejemål i alle 3 boligafdelinger i Avedøre Stationsby. Ejendomskontoret var i samarbejde med Hvidovre Kommune omkring udlejningen, men kommunen manglede efter Afdelingsbestyrelsens opfattelse at køre løbende udlejningskampagner. Ad 5. Ansættelse af ny driftsleder på Materielgården Ivan Stokic var blevet ansat som ny driftsleder på Materielgården for Syds driftsmandskab. Der var ros fra flere beboere, som syntes, at det allerede nu havde sat sine positive spor på boligafdelingens arealer. Herefter sendte dirigenten beretningen til debat i salen. Solveig Isbrand opfordrede afdelingsbestyrelsen til at lave skriftlige beretninger i stedet for kun mundtlige, så at beboerne kunne være bedre forberedte til debatten. Formanden, Jan Lemser lovede, at det ville ske fremover. Søren Østergaard takkede i sin egenskab af formand for skolebestyrelsen på Enghøjskolen Afdelingsbestyrelsen og beboerne for den store støtte for at bevare Enghøjskolen. Man tabte desværre kampen, men fik vist et omfattende fællesskab. Nu handlede det om bl.a. i forbindelse med de mange ledige lejemål, at få skabt et godt image. Beretningen blev herefter sendt til afstemning og blev enstemmigt godkendt af forsamlingen. Ad. 3 Forelæggelse og godkendelse af afdelingens regnskab for 2011 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik regnskabet, og oplyste, at regnskabet var blevet godkendt af revisionen. Regnskabet udviste egentlig et overskud på mio. kr., hvilket alt andet lige var for stort. Der var derfor blevet foretaget en række omdisponeringer, der skulle Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012 Side 3 af 9

4 modgå et sandsynligt kommende underskud i forhold til finansieringen af baderumsrenoveringen i Bymuren. Disse omdisponeringer var ligeledes blevet godkendt af revisionen, hvorfor det regnskabsførte overskud var nedbragt til miill. kr. Årsagen til det relative store overskud var mange, men af de væsentligste nævnte ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen følgende: Udgifter mindre end budgetteret: 106 Ejendomsskatter Vandafgift (incl. miljøafgift) Administrationsbidrag Renholdelse Særlige aktiviteter: Diverse udgifter Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Ydelser vedr. lån til bygningsskader: Indtægter større end budgetteret: 202 Renter Korrektioner fra tidligere år Den relative store renteindtægt var blandt andet fremkommet, fordi en række ellers planlagte opgave var blevet udskudte: Opsætning af vandmålere, stikveje renovering af slidlag, skilte og bump, etablering af affaldshuse/pavilloner, påbegyndelse af udskiftning af trappegelændere i Bymuren, belysning i Bymurens opgange, renovering af P-pladser, betonreparationer, baldakiner i rækkehuse, trappeinddækning i Hovedstihuse, belysning i terræn. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen oplyste, at selv om henlæggelserne var af en relativ stor størrelse på omkring 70 mill. kr., så skulle man være varsom med at tro, at den hellige grav var vel forvaret, og at man derfor kunne sænke huslejen betydeligt. Dels var der som sagt en række udskudte opgaver og dels stod man måske over for en række ekstraudgifter i forbindelse med finansieringen af baderumsrenoveringen. Ejendomskontoret havde derfor i samarbejde med KAB s administration indsendt ansøgning til Landsbyggefonden om også at få finansieret overskridelsen på mill. kr. med støttet lån en overskridelse, der bl.a. var begrundet i uforudsete arbejdsmiljøkrav på etablering af flugtveje i Bymuren krybekælder. Om Landsbyggefonden ville godkende ansøgningen var uvist, og afdelingen stod i værste fald over for selv at skulle finansiere godt 10. mio. kr. foruden del den af den samlede udgift der var forudsat skulle ske med egenfinansiering. Til trods for usikkerheden var Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen dog sikker på, at man kunne fastholde samme huslejeniveau, som i 2012, dvs. at der ikke skulle varsles huslejestigninger for budgettet til næste år. Huslejen vil i givet fald derfor være fastfrosset i 2 år, hvilket inflationen taget i betragtning reelt svarer til en sænkning på mellem 5-6%. Han tog dog det forbehold over for en fastfrysning af huslejen i næste års budget, at boligafdelingen ikke blev pålagt udefrakommende store udgiftsstigninger bl.a. i form af stigende skatter og afgifter. Efter gennemgangen af regnskabet overlod dirigenten regnskabet til debat i forsamlingen. Søren Hvas oplyste, at man godt nok behandlede sidste års regnskab og ikke budgettet for næste år, men at han var af den opfattelse, at der skulle et stærkt fokus på Side 4 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012

5 huslejeudviklingen, og at han hørte til dem, der mente at huslejen skulle holdes i ro så lang tid det kunne lade sig gøre, herunder at man skulle vurdere mulighederne for en større lånoptagning frem for den nuværende andel for egenfinansiering. Han oplyste, at det om 3 år ikke længere var muligt for afdelingen at optage 30 årrige lån som følge af tilbagekøbsforholdene. Anette Knudsen spurgte til, hvornår baderummene i rækkehusene blev renoveret? Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen, svarede at renoveringen af baderummene skulle have været medtaget i hans oplistning af udskudte arbejdsopgaver, men at han på nuværende tidspunkt ikke kunne sige noget præcist om, hvornår man ville gå i gang med denne renovering. Pernille Falcon spurgte til, hvornår man etablerede vandmålerne? Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen oplyste, at hun ville få svar under hans gennemgang af løbende arbejdsopgaver i afdelingen. Forsamlingen godkendte herefter enstemmigt afdelingens regnskab. Ad. 4 Forelæggelse og godkendelse af Miljørådets beretning Solveig Isbrand gennemgik beretningen for Miljørådet. Hun oplyste, at det havde været et travlt år for udvalget. Ikke alle satte opgaver var nået til tiden, bl.a. på grund af vejret, men man havde også fået tid til at planlægge ordentligt og søge inspiration andre steder. Man havde således afholdt et godt planlægningsseminar med deltagelse af miljøudvalget, ejendomslederen og den nye driftsleder på Materielgården. Udvalget havde ligeledes besøgt en række steder i København og omegn, hvor man havde anlagt aktivitetsrum for børn, unge og voksne. Udvalget havde fokus på den fortsatte renovering af gårdrum og parkleringspladser. Man havde endvidere planer om at etablere en række aktivitetsmuligheder for børn, unge og voksne langs græsplænerne bag Bymuren Solveig Isbrand nævnte endvidere den katastrofale nedlæggelse af Enghøjskolen, som til trods for omfattende protester var gennemført af et lille flertal i kommunalbestyrelsen. Hun opfordrede forsamlingen til at huske på det, når der til næste år var kommunevalg. Afslutningsvis roste Solveig Isbrand den nye driftsleder på Materielgården for det gode samarbejde og det gode arbejde, der blev lagt i drift- og vedligeholdelse af afdelingens udearealer. Dirigenten sendte herefter beretningen til afstemning. Miljørådets beretning blev herefter enstemmigt godkendt af forsamlingen. Ad. 5 Indkomne forslag Forslag 1 Ændring og tillæg til husordenen forbud mod parkering af køretøjer med længde på over 5 meter Stillet af afdelingsbestyrelsen Jes Rønving anbefalede forslaget for Afdelingsbestyrelsen, idet det ville skabe mere ordnede forhold på de enkelte parkeringspladser rundt om i afdelingen. Jette Frederiksen mente, at forslaget ikke kunne vedtages, da der var tale om offentlige parkeringspladser. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012 Side 5 af 9

6 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen oplyste, at der var tale om private parkeringspladser, idet boligafdelingen selv stod for vedligeholdelse og betaling af grundskyld mv. Kenneth Poulsen mente, at man helt skulle forbyde parkering af firmabiler på afdelingens parkeringspladser, idet disse biler optog megen plads. Lena Pharao mente, at man skulle oplyse beboerne om, at der kun måtte parkeres inden for de afmærkede parkeringsbåse, idet der i hendes gårdrum (Karetmagerporten 36-74) især var en med firmabil Landstrygeren, der gentagende gange til stor gene parkerede uden for båsene. Kim Østerberg svarede, at Ejendomskontoret i nærmeste fremtid ville rundsende en skrivelse til samtlige beboere omkring god skik i forbindelse med parkering på boligafdelingens arealer. Søren Østergaard mente, at man skulle passe på med at udstede for mange forbud, der ikke kunne følges op. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen mente, at det var vigtigt for beboernes beskæftigelsesmuligheder, at det fortsat var tilladt med parkering af firmabiler, bare at disse overhold boligafdelingens regler for parkering. Ulla Hansen mente, at det i dag kunne være vanskeligt at identificere, hvad der var en firmabil eller ikke, idet mange efterhånden så ud som almindelige person- eller varebiler uden firmalogoer. Herefter satte dirigenten forslaget til afstemning. Forslaget blev vedtaget med følgende stemmeafgivning. For 65, imod 2 og 7 hverken for eller imod. I afsnit Færdsel/parkering på side 2 i husordenen tilføjes derfor følgende tekst mærket med gult, hvor og markeret med fed er udskiftet med eller i forhold til det oprindelige forslag: Motorkøretøjer Parkering af motorkøretøjer må kun finde sted på etablerede parkeringspladser. Parkering af køretøjer med en længde på over 5 meter eller en vægt over kg er ikke tilladt. Det er tilladt at trække motorcykler fra og til veje og P-pladser og hen til boligens skur. Kørsel på afdelingens veje ind til bebyggelsen skal ske under hensyn til den øvrige trafik i afdelingen. Det er under ingen omstændigheder tilladt at køre på gangarealerne. En fra salen spurgte efterfølgende til, hvornår forbuddet trådte i kraft? Kim Østerberg oplyste, at forslaget først trådte i kraft, når det gennem referatet var blevet offentliggjort for beboerne. Forslag 2 Etablering af begrænset og opstribet parkeringsareal for biler over 5 meter med en max. vægt på kg Stillet af Afdelingsbestyrelsen Da dirigenten konstaterede, at det meste var blevet belyst under forslag 1, blev forslag 2 sendt til afstemning. Forslaget blev vedtaget med 70 for, ingen imod og 4 hverken for eller imod. Forslag 3 Ændring/tillæg til afdelingens husorden - Forbud mod henstilling af effekter på skurtagene Stillet af Afdelingsbestyrelsen Side 6 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012

7 Søren Hvas anbefalede forslaget for Afdelingsbestyrelsen, idet han mente, at det var hensigtsmæssigt at udstyre Ejendomskontoret med de nødvendige redskaber i forhold til den omsiggribende henstilling af effekter på skurenes tage. Han oplyste, at henstillingen desuden i flere tilfælde havde beskadiget skurene tage. Flere fra salen mente også, at opbevaring af effekter på skurttagene var med til at skæmme områderne. Herefter sendte dirigenten forslaget til afstemning i salen. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. I afsnit Skure på side 4 i husordenen tilføjes følgende med gult: Skure Skure som er tilknyttet boligen skal - selv om det ikke benyttes - være aflåst af beboeren. Det er ikke tilladt at opbevare effekter på skurenes tage. Forslag 4 Ændringer i Avedøre Stationsby Stillet af Jæger, Karetmagerporten 91 Da dirigenten konstaterede, at forslagstilleren ikke var til stede, spurgte han forsamlingen om nogen ønskede at opretholde forslaget. Der var ingen, der ønskede at opretholde forslaget, hvorfor det ikke blev behandlet. Ad. 6 Valg af medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen Dirigenten informerede om, at også Húseyin Koyuncu skriftligt havde trukket sig fra afdelingsbestyrelsen, hvorfor Ulla Hansen som suppleant indtrådte i hans sted og derfor ikke var på valg. Der skulle derfor kun vælges 3 medlemmer til Afdelingsbestyrelsen, og derfor måtter der maximalt kun stemmes på 3 kandidater, men gerne færre. En stemmeseddel udfyldt med mere end 3 kandidater, ville blive erklæret for ugyldig. Dirigenten oplyste, at der var afleveret 2 stemmesedler, hvorfor der i alt var 74 stemmesedler, der kunne benyttes ved afstemningen. Følgende blev valgt for 2 år til afdelingsbestyrelsen: Søren Hvas Lone Clausen Jes Rønving Som suppleant for 1 år valgtes: Ebbe Merkelsen 68 stemmer 56 stemmer 54 stemmer 18 stemmer Ad. 7 Valg af medlemmer og suppleanter til Repræsentantskabet Afdelingen har 11 medlemmer i Repræsentantskabet, heraf 7 fra afdelingsbestyrelsen, som er fødte medlemmer til Repræsentantskabet. Herudover skal der vælges 4 medlemmer for 1 år ad gangen blandt interesserede beboere på afdelingsmødet: Alle nuværende medlemmer ønskede genvalg. Der var ingen øvrige kandidater, hvorfor følgende blev genvalgt til Repræsentantskabet for 1 år.: Pernille Falcon Solveig Isbrand Ürfet Okumus Niels Tøstesen Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012 Side 7 af 9

8 Ad. 8 Orientering om byggesager mv. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen gennemgik følgende kommende byggesager: Affaldshåndteringen Efter at sagen havde ligget død en stykke tid, var der nu endelig opnået kontakt med Teknisk Forvaltning i Hvidovre Kommune, der som undskyldning for den manglende reaktion på de mange henvendelser havde oplyst, at man var under omstrukturering. Hovedformålet med omlægningen af affaldshåndteringen var at få færdigetableret de nye nedsænkede affaldsbeholdere for dagrenovationen og fået etableret nogle nye affaldshuse rundt omkring i bebyggelsen som erstatning af storskraldscontainerne. Hvornår disse arbejder kunne forventes færdige, var op til Hvidovre Kommune. Plantearbejder (træer) Man var i gang med at udskifte træerne langs indstiksvejene og få afklaring af konflikter mellem ny beplantning, skilte og belysning. Omlægning af p-pladser Omlægning af parkeringspladser var under projektering for Bymuren 17-35, 2 i Bødkerporten og 3 i Karetmagerporten. Herefter efterstår omlægning af parkeringsarealerne i Bymuren , Bymuren og 1 i Trædrejerporten. Pergola i Trædrejerporten Ejendomskontoret var i samarbejde med rådgiver, landskabsarkitekt Vibeke Holscher i gang med at undersøge en standardtype for etablering af en pergola i Trædrejerporten. Boldgårde Der manglede nu kun nogle beplantningsarbejder ved de to nye renoverede boldgårde. Opgange i Bymuren Maling af entredøre er udført, maling af opgange pågår og udskiftning af belysning, gelændere og renovering af forpartierne er under planlægning. Renovering af trappeoverdækning i Hovedstihusene Sagen ligger til behandling i Hvidovre Kommune og forventes udført en gang i efteråret Vand- og varmemåling Status: Der er kun opnået midlertidig dispensation for varmemålere. Derfor skal der senest 2014 være etableret varmemålere. Etablering af varmemålere vil blive udført sammen med etablering af vandmålere. Der udføres forprojekt i fællesskab med Nordafsnittet. Budgetoverslag på etablering foreligger og budget for forbrugsregnskaber foreligger. Krav til etablering af målere er: Systemet skal indeholder mulighed for fjernaflæsning og være baseret på åbne protokoller ex. KNX. Beboernes skal have adgang til deres forbrugstal, og systemet skal understøtte advarselsmulig til beboere med højt forbrug. Udskiftning af baldakiner Der er opsat en prøve i Trædrejerporten. Man tager udgangspunkt i de eksisterende modeller. Baldakinen er lavet i rustfrit aluminiumsmateriale. Udførelse forventes påbegyndt i efteråret Side 8 af 9 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012

9 Rottesikring Man er i fuld gang med at rottesikre i Bymuren såvel som i rækkehuse. Andre byggeprojekter - Betonundersøgelser - Maling af det 5. rum i Rækkehusene - Udskiftning af tagplader på det 5. rum i Rækkehusene - Udskiftning af portrumsdøre i Bymuren - Eftergang af tagfolie på altantårne i Bymuren - Nødudgange i Rækkehuse (bl.a. vandmålerprojekt) - Renovering af belysning i rækkehusenes krybekælder - Udskiftning af kælderlemme i rækkehuse - Omlægning af fartdæmpende foranstaltninger Der blev fra salen igen spurgt til, hvornår man kunne forvente en renovering af rækkehusenes badeværelser? Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen henviste til sit svar under hans fremlæggelse af regnskabet. Ad. 9 Eventuelt Der var ingen, der ønskede at tage ordet under eventuelt, hvorfor dirigenten afsluttede mødet og takkede for god ro og orden. Maj 2012 Kim Østerberg Referent Flemming Bagge-Nielsen Dirigent Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 21. maj 2012 Side 9 af 9