Bilag 3: Frivillighedsstrategiens tværgående indsatser. Nedenfor beskrives de tre tværgående indsatser

Transkript

1 Bilag 3: Frivillighedsstrategiens tværgående indsatser Nedenfor beskrives de tre tværgående indsatser 1. Kommissorium for kommunens interne frivillighedstovholdernetværk 2. Kommissorium for Frederiksberg Kommunes frivillighedsportal 3. Kommissorium for den digitale frivillighedshåndbog 1. Kommissorium for kommunens interne frivillighedstovholdernetværk Udmøntningen af indsatserne i frivillighedsstrategien forudsætter en intern organisation, der kan opretholde fokus på frivillighedstanken ( ambassadører ) i det daglige, agere arbejdsgruppe for de konkrete tiltag samt videretænke mere strategiske tiltag. Formålet med frivillighedsnetværket er: - At sikre udmøntningen af de understøttende initiativer beskrevet i strategien - At sikre sammenhæng mellem og kendskab til frivillighedsinitiativer på tværs af organisationen - At fungere som nem indgang/kontakt til kommunen for henvendelser vedr. frivillighed udefra ( ansigt udadtil ) Sammensætning I overvejelserne om netværkets sammensætning bør indgå, hvilke opgaver netværket tænkes at løse, jf. opgavelisten nedenfor. Det foreslås at netværket består af mindst én repræsentant fra hvert område. Repræsentanterne udpeges af stabscheferne. Gerne både medarbejder og leder, så netværket kan løfte såvel strategiske som mere konkrete opgaver, jf. nedenfor. Eksempler på opgaver drøftes nærmere i netværket Frivillighedsnetværket skal: Agere indgang for henvendelser udefra vedr. frivillighed (kontaktpersoner) Agere rådgiver/sparringspartner internt i kommunen i spørgsmål vedr. frivillighed Gribe forslag og ideer udefra og formidle videre (eksternt/internt) Initiere kampagner/markedsføring for frivillighed Være medredaktører på frivillighedsportalen Udgøre arbejdsgruppe ifm. Frivillighedsmesse, Frivillig Fredag, udnævnelse af årets frivillig mv. Deltage i netværksmøder med eksterne parter vedr. frivillighed Agere styregruppe for frivillighedsportalen mhp. løbende udvikling Medvirke til at skabe dialog og samarbejde mellem frivillige og kommunale aktører (medarbejdere/afdelinger/forvaltninger/institutioner) være brobygger Afholde kurser og temamøder for frivillige foreninger (initiere, bistå)

2 Benytte sig af backing group/panel af frivillige, der kan inddrages efter behov på ad hoc basis Det er tanken, at netværket efter sin etablering er med til selv at definere og fordele opgaverne, samt at de frivillige aktører i vid udstrækning inddrages i opgaverne/arbejdet. Tidsplan Fase 1 (forår 2013) Netværket etableres og mødes for at drøfte og prioritere kommissorium/opgaver Markedsføringskampagne for strategiens vedtagelse iværksættes, markedsføres internt såvel som eksternt Oprette panel/backing group blandt interessenter i kommunen. Tænkt som ressourcegruppe, der kan benyttes ad hoc til forskellige tiltag. Fase 2 (inden sommerferie 2013) Afholde netværksmøde med/for eksterne interessenter (jf. indsats: netværksunderstøttende) Påbegynde konceptudvikling for årets frivillig fredag/frivillighedsmessen samt udnævnelse af årets frivillig Fase 3 (- efter sommerferien og frem) Planlægning af Frivillig Fredag og engagering af frivillige hertil Afholde netværks- og temamøder for og med de frivillige Ressourcer Ressourcetrækket vil naturligt afspejle ambitionsniveauet i forhold til, hvilke opgaver netværket forventes at varetage. For at sikre gode forudsætninger for netværkets arbejde, er det vigtigt, at direktionen melder klart ud, hvilke opgaver netværket skal/kan påtage sig samt hvor mange ressourcer, der afsættes til at indgå i netværket. Udover almindelig drift af frivillighedsindsatsen (redaktion af portal, agere indgang mv.) vil der i forbindelse med de ekstraordinære indsatser som frivillighedsmessen, udnævnelse af årets frivillig mv. kræves ekstra ressourcer. Sekretariatsbistand Kultur og Fritid varetager den overordnede tovholderfunktion for netværket (hovedansvarlig). 2. Kommissorium for Frederiksberg Frivillighedsportal Portalen er et vitalt element i understøttelsen af alle fire fokusområder i frivillighedsstrategien og et tydeligt, konkret produkt af frivillighedsstrategien. Formålet med portalen er; - At gøre det let for de frivillige/foreningerne at finde relevante oplysninger 2

3 - At de frivillige/foreningerne får én indgang til kommunen - At de frivillige/foreningerne får mulighed for at finde hinanden (netværksdannende) og en platform for vidensdeling Sammensætning og placering Portalen ejes af kommunen og det interne frivillighedsnetværk udgør portalens redaktion. Men de frivillige vil blive inddraget mhp. i fællesskab at drive portalen og evt. som bloggere og derved give mere portalen liv. Portalen indgår på kommunens nye kultursider (ligesom kulturhusene og KU.BE), men vil naturligt have snitflader til Frederiksberg.dk, hvor primært formelle og myndighedsrelaterede oplysninger fortsat vil placeres. Forslag til indhold på den lange bane Nedenfor forslag til indhold på portalen: - Link til frivillighedshåndbogen - Tilmelding til nyhedsbrev - Idékassen (a la din gode ide; ideer til nye initiativer, samarbejder, indsatser mmm) - Opslagstavle: Frivillig til frivillig (materiale, arbejdskraft, erfaring, viden, kompetencer) - Ressourcebank: Frivillighed udbydes (foreninger/uorganiserede melder ind) - Frivillighed efterlyses (institutioner, arrangementer ) - Udfordring haves, løsning søges - kommunale udfordringer annonceres, så frivillige kan byde ind med løsningsforslag - Links til relevante hjemmesider (frivilligjob.dk m.fl.) - Oversigt over puljer, fonde og støtteordninger med beskrivelser, krav og tidsfrister, evt. link/medlemskab af Puljeguiden.dk - Frederiksbergsstrategien + andre relevante dokumenter fra kommunen (Frivillighedspolitik) - Artikler med de gode historier - Kalender med aktiviteter - Annoncer med uddannelsesmuligheder for de frivillige (kurser/fyraftensmøder) - Praktisk info om brug af kommunens faciliteter (regler, interbook) - Oversigt over foreninger på Frederiksberg (selvbetjent dvs. de registrerer/ajourfører selv) - Blog debatforum - Markedsføring af tiltag som frivilligmessen mv. Tidsplan Fase 1 Fase 2 Fase 3: En enkel version af portalen med basale funktioner lanceres (kan etableres indenfor ca. en måned) Portalen udbygges med (flere) basale funktioner og informationer (inden sommerferien) Ekstra funktioner undersøges (behov/teknisk muligt) og tilføjes eventuelt (inden årets udgang) 3

4 Fase 4: Evaluering/brugerundersøgelse foretages og portalen tilpasses evt. efterfølgende og løbende drift Portalen vil løbende kunne videreudvikles efter behov og ambitioner. Ressourcer Oprettelse og vedligehold af portalen koster som udgangspunkt kun arbejdstid. FK har allerede site og system til en første basal udgave. Ønskes mere avancerede funktioner som fx en opslagstavle, en ressourcebank eller en idékasse, vil der formentlig skulle investeres i teknisk bistand udefra og/eller tilkøb af ny teknik. Sekretariatsbistand Kultur og Fritid varetager den overordnede tovholderfunktion (hovedansvarlig). 3. Kommissorium for Frivillighedshåndbog (digital) At skabe klare rammer for det frivillige arbejde. Det er nyt for kommunen som organisation at arbejde mere strategisk med inddragelse af frivillige i den kommune opgaveløsning og udvikling. For at tilskynde og motivere såvel medarbejdere som ledere til nye samarbejder med nye parter indgår i frivillighedsstrategien at skabe overblik over og tilgængelig information om, hvilke regler der gælder på området. Og ligeledes tilvejebringe og samle relevante informationer for de frivillige og andre aktører; hvad gør jeg hvis jeg vil starte en ny forening, hvordan kan kommunen hjælpe mig og min forening, hvilket ansvar har jeg som frivillig overfor kommunen i et givent projekt, etc. Formålet med håndbogen er et åbne op og gøre det let at etablere nye samarbejder inden for frivillighedsområdet. Den skal anspore og indbyde til nye projekter ud fra princippet om alt/meget kan lade sige gøre, og ikke fokusere på begrænsninger i regler. Heri ligger også at skabe tryghed for samarbejdsparterne. Opgaven At tilvejebringe og udarbejde relevant information. Forvaltningen kan på baggrund af de indkomne høringssvar udarbejde en første version af håndbogen. Herefter vil den løbende blive revideret i dialog med de frivillige aktører (frivillighedspanel). Der vil være brug for input fra forskellige afdelinger såsom HR-afdelingen, Jobcenter, Juridisk Afdeling m.fl. Kultur og Fritid har sammen med det interne frivillighedsnetværk ansvaret for at indsamle og publicere informationerne i håndbogen (online). Håndbogen er primært tænkt som en informationsportal med statisk info. 4

5 Forslag til indhold: Generelt - Formalia såsom relevante blanketter, ansøgningsfrister, vejledninger, regler i forhold til dagpenge/efterløn m.m. - Kontaktoplysninger til kommunen - Praktisk info om brug af kommunens faciliteter (booking af lokaler, haller mv.) Mest for kommunen - Hvordan kan vi invitere frivillige ind? - Hvorfor skal vi invitere frivillige ind? - Hvad må og kan de frivillige? - Individuelle ad hoc aftaler - Partnerskabsaftaler - Standardkontrakter mv. - Faldgruber når den kommunale verden møder den frivillige verden For dig, der er frivillig i en forening - Hvad kan min forening bruge kommunen til? - Hvordan leger man med kommunen For dig, der gerne vil være frivillig - Find forening - Hvordan gør jeg en forskel uden forening For dig, der vil starte en ny forening - Hvad skal der til for at stifte en forening? - Hvordan skal vedtægterne se ud? - En standard-vedtægt udarbejdes - Hvem hæfter for gælden? - Tegningsret - Hvilke forsikringer er nødvendige? - Hvordan skal bankkontoen oprettes? - Mv. For dig fra erhvervslivet, som gerne vil frivillighed - What s in it for me & my business? - Er frivillighed andet end spejdere og kortklubber? - Strateg eller sponsor? Det bløde : Opfordre til Åbenhed & innovation ude i enhederne/afdelingerne. Organisationskultur: skal anerkende og imødekomme nye ideer og forslag fra de frivillige. Ikke skyde ned med vi-plejer! Initiativet Understøtte de frivilliges mulighed for faglig og personlig udvikling sker ude på de enkelte arbejdspladser. Facilitere at frivillige underviser frivillige ( vi er gode til fundraising mv.) 5