ESDH i en ny virkelighed. Rigsarkivets konference, 2. november 2016

Transkript

1 1 ESDH i en ny virkelighed Rigsarkivets konference, 2. november 2016

2 Devoteam i Danmark Etableret i Danmark i 1978 Devoteam bruger indsigt i og erfaring med digital teknologi til at skabe nye muligheder og fremgang til det danske samfund og dets virksomheder fra rådgivning til anvendelse. Devoteam Gruppen siden konsulenter i Danmark +10 års konsulenterfaring kunder Kontorer i København og Skanderborg

3 Hvad laver Devoteam? Fokus på kombinationen af forretning og it Digital forretningsudvikling Transformation Effektivisering af it Devoteam Consulting It-management konsulentydelser & specialister Øge konkurrenceevnen og effektiviteten i virksomheder gennem digitalisering Styre digitale forbedringsprojekter sikkert og effektivt frem til realisering og gevinst Øge leverancer, kvalitet, og sikkerhed fra it samt reducere omkostninger til it Devoteam Solutions (Cloud) Løsninger & implementeringsydelser gennem implementering af markedets førende løsninger til understøttelse af forretningsprocesser gennem implementering af markedets førende løsninger til understøttelse af forandringsprocesser gennem implementering af markedets førende løsninger til understøttelse af itprocesser

4 Devoteam i ESDH-verdenen Mange indfaldsvinkler Konsulenter med erfaring fra stat, region og kommuner samt privat Brugeranalyser, (agil) anskaffelse, udbud, konfiguration, organisatorisk implementering, test, vejledning, support revitalisering ESDH-teknik, ESDH-anvendelse, information management, test management, project management Derudover ESDH-rapporten. 4

5 5 ESDH 2015

6 ESDH-rapporten 2015 ESDH-rapporten 2015 er den tredje i rækken fra Devoteam 2011 Udfordringer 2013 Udfordringer og mulige løsninger 2015 Udfordringer, mulige løsninger og ESDH i en ny virkelighed Vi analyserer anvendelsesmønstre og trends i staten, regionerne og kommunerne på tværs og hver for sig Vi analyserer, hvordan offentlige myndigheder anskaffer ESDH hvordan har de gjort, og hvordan vil fremover de gøre det? Vi vurderer de førende ESDH-leverandører og deres løsninger Samlet set beskriver vi ESDH i en ny virkelighed

7 Hvordan gjorde vi? Foranalyse, hvor vi talte med 20 personer fra ministerier, regioner kommuner, KL og KOMBIT. Vi afprøvede vores hypoteser om, hvordan vi ser ESDH s nutid og fremtid - og fik værdifuld sparring Spørgeskemaundersøgelse der blev sendt ud til 280 personer hvoraf 113 svarede tilbage Spørgeskema og interviewrunde med otte ESDH-leverandører og vurdering af 10 systemer Artikler fra ni eksterne eksperter fra stat, region, kommuner, interesseorganisationer og fra forskningsverdenen. Rapporten dækker alt fra arkitektur til daglig anvendelse.

8 Et NB Respondenter og resultater på myndighedssiden

9 ESDH 2015 ESDH I EN NY VIRKELIGHED Tilbageblik på Hvad er der sket ESDH 2015 ESDH 2015 og 2013 siden 2013? fremtiden Fire arketyper

10 ESDH 2013 ET TILBAGEBLIK Konklusioner Intentionerne er der både hos leverandører og kunder 2. Behov for et paradigmeskift målrettet understøtte sagsprocesser og sikre realisering af gevinsterne ny anskaffelses- og implementeringsmodel 3. Fællesoffentlige tiltag bidrager til udviklingen 4. Leverandørerne er under pres hård konkurrence Hvornår kommer dokumenterne i ESDH-systemet?

11 ESDH 2013 ET TILBAGEBLIK Sker der dobbeltregistrering, så der er parallelle arkiver udenfor ESDH? 3% 21% Som hovedregel og Ofte Sjældent og Aldrig Ved ikke 76%

12 ESDH 2013 ET TILBAGEBLIK Vi De uudnyttede muligheder har en kraftig speedbåd, men i stedet for at tænde motoren, padler vi bare af sted i den.

13 ESDH Hvad er der sket siden 2013?

14 Hvad er der sket siden 2013? Er I blevet bedre til at høste gevinster?

15 Hvad er der sket siden 2013? Større topledelsesfokus?

16 Hvad er der sket siden 2013? Sammenhæng mellem øget gevinsthøst og øget topledelsesfokus

17 ESDH 2013 ny tilgang til implementering De væsentligste forskelle Anskaffelse & Kontraktindgåelse Traditionel implementering (vandfald) Konfig. workshops Opsætn. dokument Leverandøren opsætter systemet Kunden forbereder organisationen Test Drift Ny tilgang (iterativ implementering) Iterativt konfigurationsforløb Anskaffelse & Kontraktindgåelse Test Drift Kunden forbereder organisationen

18 ESDH Har I gjort jer erfaringer med agil implementering?

19 ESDH Hvordan er jeres erfaringer med agil implementering?

20 ESDH ESDH 2015

21 ESDH 2015 Understøttelse af forretningsprocesser I hvor høj grad understøtter jeres ESDH-løsning jeres forretningsprocesser?

22 ESDH 2015 procesfokus? Myndighedernes tilgang til implementering og reimplementering

23 ESDH fremtiden Har I en strategi for sagsog dokumenthåndtering?

24 ESDH fremtiden Forankring af strategien hos topledelse og brugere statslige myndigheder og kommuner

25 2. ESDH 2015 men! Hvor ofte bruger I parallelle arkiver til dokumenter, der er omfattet af arkivforpligtelsen - fx mailsystemer, fælles drev, personlige drev eller lignende?

26 ESDH 2015 hvad anvendes det til i kommunerne? Nye sagsområder side 13? KMD-sag-exitstrategi? - Nye sagsområder efter KMD-sag exit?

27 ESDH 2015 også et - andet - klart billede i kommunerne og i staten

28 ESDH 2015 hvordan anvendes ESDH-løsningen? Hvad bruger I jeres registreringer i ESDH-løsningen til?

29 ESDH ESDH 2015 og fremtiden fire arketyper

30 ESDH 2015 Fire arketyper for ESDH-anvendelse

31 Arketype 1: Klassisk sagsog dokumenthåndtering Slutbrugerorienteret, brugervenligt Moduler til ministerbetjening, dagsordener Integration til CVR/CPR, blanketsystemer Påmindelser Også implementeret fuldstændigt uambitiøst, hvor søgning og genfinding knap er et issue. Med fornuftige og gennemtænkte arbejdsgange fungerer det faktisk. Eksempelvis søgning og advis af kritisk information via opmærkning af metadata: Datoer på sager, dokumenttyper, parter. Masser af eksempler! Gevinsteksempel 1: Nem og hurtig fremsøgning af kritiske dokumenter I en styrelse har medarbejderne ofte brug for at orientere sig i tidligere kontrol-rapporter før et nyt inspektionsbesøg. Tidligere var det en tidskrævende opgave, da rapporterne blev registreret meget forskelligt og derfor kun kunne findes frem via kontrol-sagerne, der ofte var omfattende samlesager. Nu har man implementeret en ny anvendelsespraksis, hvor værdien kontrolrapport hentes automatisk fra dokumentskabelonen og gemmes som dokumenttype i ESDH-løsningen. Samtidig er ESDH-løsningen sat op, så det er tvungent at udfylde parten for dokumenter af typen kontrolrapport. Det betyder, at alle kontrolrapporter for en given part nemt og hurtigt kan søges frem. Understøttes af alle leverandører.

32 Arketype 2: Procesunderstøttelse ESDH-systemet varetager nogle fagområder og fagsystemer varetager andre. Processer understøttes ved tidstyring, overblik og automatiseret Skabeloner for procesunderstøttelse Konfigurationsunderstøttelse: metadatafelter, sagstyper, nye objekter, skriveborde mm. Borger indrapporterer og på baggrund af oplysninger føres sagen hele vejen igennem Selvbetjening. Godkendelser, høringer mm - Jeg kan se, hvad der er på vej. Sager og dokumenter er opmærket, så de understøtter flows. Gevinsteksempel 2: Digitalt skrivebord til effektiv prioritering og styring En styrelse anvender ESDH-løsningen til procesunderstøttelse af sagsbehandlingen for en række forskellige typer af personsager. Man har arbejdet med procesoptimering igennem længere tid. Før har man forsøgt at etablere LEAN-reoler til papirsagerne, men da sagerne kun fysisk kunne ligge ét sted, var man låst fast på et enkelt eller få sorteringskriterier. Nu har man etableret et digitalt skrivebord, og alle sagsforløb opmærkes med bl.a. emne, tilstand, næste tjeklistepunkt og frist. Sagsbehandlerne arbejder med afsæt i det digitale skrivebord, der viser alle igangværende sager. Herfra kan sagsbehandleren sortere og udvælge sager, der kan bundtes. Det kan fx være sager, der som næste trin skal sendes til den samme høringspart, eller nye sager inden for samme emne. Understøttes af stort alle leverandører men i forskelligt omfang.

33 Arketype 3: Forretningsmæssig brug af data Statistik og ledelsesinformation med data fra ESDH og fra andre systemer. Sammenstilling af data. Milepæle. Et fokus på metadata ift. ønsket om udtræk fra systemet Data trækkes på tværs og metadata er derfor også udarbejdet hertil. SAPA, SKAT Gevinsteksempel 3: Opgørelse af sagsbehandlingstider En styrelse ønsker at opgøre sagsbehandlingstiderne, hvilket stiller en række krav til registreringerne i ESDHløsningen. Der skal registreres en række datoinformationer, herunder modtagelsesdato, afgørelsesdato og en række milepælsdatoer. En række af de mulige sagstilstande skal ikke tælle med i den samlede sagsbehandlingstid, herunder fx den tid, hvor sagen har været i høring hos eksterne parter, og den tid, man har ventet på forskellige øvrige partsindlæg. Med BI-løsningen kan data sammenstilles på kryds og tværs, og de kan fx give et billede af, hvordan udviklingen af sagsbehandlingstider ser ud for forskellige sagstyper over tid. Et spørgsmål om både værktøjer og fokus. På sin vis er alle gevinsteksemplerne et udtryk for forretningsmæssig brug af data.

34 Arketype 4: Tværorganisatorisk samarbejde Integrationer mellem bl.a. intranet og ESDH Samarbejdsplatform med adgang til sager på tværs, chat, projektrum mm Borgere har adgang til egne sager Indberetninger udefra Mobil adgang, flere platform Evt. målrettet brugere eller funktioner, i form af apps SAPA glaspladetilgang til sager på tværs MOX et programmel til oversættelse Gentofte en platform Gevinsteksempel 4: Automatisk oprettelse af nye sager En kommune ønsker at udnytte mulighederne for automatisk oprettelse sager til det af de temmelig mange ansøgninger, der hver måned sendes til kulturpuljerne. Der udarbejdes en blanket i kommunens blanketløsning, og blanketten kan tilgås af ansøgerne fra kommunens hjemmeside. Efter ansøgeren har trykket på send oprettes en ny sag i ESDHløsningen, og ansøgningen oprettes som det første dokument på sagen. Ansøgeren modtager en kvittering på mail. Data fra blanketten udnyttes til at give sagen det rigtige emne og desuden igangsættes et sagsflow, hvor sagen får tilstanden ny sag. Typisk i støbeskeen hos leverandørerne men skal tænkes på tværs

35 ESDH 2015 de fire arketyper og tilhørende systemkomponenter

36 Kan et gammelt ESDH-system understøtte alle arketyper?! Bortset fra samarbejdsplatformen, så ja. Det handler meget mere om fokus, anvendelsespraksis, retningslinjer, governance og begejstring Systemerne kan det mest grundlæggende og det er op til (re)-implementeringen, at udnytte systemernes muligheder. Metadata / konfiguration Workflows i et vist omfang Retningslinjer og aftaler Opgavenært 36

37 Datadrevet forretningsudvikling / big data Mere og mere oppe i tiden at anvende sine data forretningsmæssigt og anvende sine data avanceret Det er et emne for toplederne, jf. Devoteams megatrends. Egne produktionsdata til realtidsdokumentation af leverancer, effekt og til at styrke kundetilfredsheden. KPI er styrende, kvalificerbare mål, datadreven ledelsesværktøjer. Men det er endnu umodent hos leverandører og kompetencerne mangler hos myndighederne. Systemerne er på vej, men ikke så udbredt endnu. Kommunerne taler om Data Protection Officer Gartner taler om Chief Data Officer og Information Stewards. Big data er typisk ustrukturerede data (en stor suppe ), hvor analyseværktøjer kan finde mønstre og udnytte data forretningsmæssigt. ESDH er måske small data her 37

38 Hvordan kan data udvikle forretningen? Hvad kan vi opnå ved at udnytte data bedre? Den store digitaliseringsindsats har skabt meget store mængder af data både internt i virksomheder og offentlig tilgængelige data. Datadrevne virksomheder behandler data som en vigtig ressourcer og arbejder på målrettet at udnytte dem til at skabe værdi for forretningen. Mange organisationer/virksomheder forholder sig afventende og går glip af store gevinster. Det svære spørgsmål: Hvad kan vi opnå, hvis vi udnytter vores data bedre, og hvad kan vi opnå ved at kombinere vores egne data med offentligt tilgængelige data? Typiske gevinster ved datadreven forretningsudvikling: Overblik og dyb indsigt i hvad der allerede er sket Bedre forståelse af årsagssammenhænge - hvorfor gik det som det gik? Et bedre udgangspunkt for at udstikke den kommende udvikling og træffe bedre strategiske beslutninger Mulighed for at målrette nye initiativer og dermed påvirke den fremtidige udvikling Copyright

39 Vejen til datadrevet forretningsudvikling Udnyt det fulde potentiale af tilgængelige datakilder Hvordan kan vi påvirke udvikling? Hvad vil der ske? Hvorfor gik det som det gik? Hvad sker der lige nu? - Sammenstilling af data fra mange kilder - Behov for at høste data fra eksterne kilder - Kombination af struktureret og ustruktureret information - Egne data - Struktureret information - En overskuelig datamængde - Meget store datamængder - Ny teknologi (fx NoSgl-databaser) - Begrænset erfaring - Velkendt teknologi (fx BI) - Stor erfaring 39

40 ESDH 2015 arketype 1 og 2 Klassisk ESDH og procesunderstøttelse

41 ESDH 2015 arketype 3 Forretningsmæssig brug af data

42 ESDH 2015 arketype 4 Tværorganisatorisk samarbejde

43 Afrunding på arketyper Datakvalitet! Få hjælp fra systemet Obligatoriske felter, gerne afhængig af kontekst Drow down Automatisk udfyldelse Stringens God anvendelsespraksis og policy Ledelsesopbakning. Arketyperne kan anvendes til at måle egen modenhed (ikke at 2, 3 eller 4) nødvendigvis er mere moden end de øvrige Arketype 1 er en forudsætning for de øvrige er man helt på plads her?! Arketype 1 er ikke udtryk for umoden brug af ESDH! Brug arketyperne til egen ESDH-strategi. Og (dermed) til at stille krav til leverandørerne. 43

44 ESDH 2015 fremtiden Hvilken retning ønsker myndighederne, at ESDH-anvendelsen skal tage?

45 ESDH 2015 interne og eksterne faktorer, der påvirker udviklingen

46 ESDH 2015 et NB! I hvor høj eller lav grad oplever brugerne det som besværligt at bruge jeres ESDH-løsning?

47 ESDH 2015 endnu et NB! Myndighedernes vurdering af ESDH-løsningernes understøttelse af fremtidens sagsog dokumenthåndtering

48 ESDH Padler vi stadig i en speedbåd? 2015 : Mangfoldighed - ESDH i flere hastigheder med forskellig kurs og i samspil med andre løsninger - en ny virkelighed

49 49 LEVERANDØRER

50 Hvad er der sket siden 2013? Hvordan har den overordnede tilfredshed med jeres ESDH-løsning udviklet sig siden 2013?

51 ESDH 2015 hvor er vi i dag? Hvor tilfredse er I i din organisation med jeres nuværende ESDH-løsning?

52 Hvad er der sket på ESDH-markedet siden 2013? Hos leverandørerne - og med deres produkter og teknologier Yderligere konsolidering i markedet Software Innovation opkøbt af Tieto i 2015 fortsætter uændret ScanJour opkøbt af KMD i 2015 fusion er gennemført Hvordan ser det ud hos leverandørerne? Få ESDH-udbud / anskaffelsesforretninger i de forgangne år Skærpet opmærksomhed på at fastholde og udvikle eksisterende kunder Fokus på mere effektive processer (udvikling og implementeringsmetoder) Mange leverandører har gjort sig erfaringer med agile implementeringsprojekter Mindre kravspecifikationer med fokus på processer og arbejdsgange er positivt De allermindste leverandører hører vi ikke mere til ift. offentlige marked Spirende optimisme forventning om flere ESDH-udbud i de kommende år

53 Hvad er der sket på ESDH-markedet siden 2013? Hos leverandørerne - og med deres produkter og teknologier Forskellig dagsorden hos leverandører til hhv. Stat og Kommune Kommunalt: Arkitektur (KOMBIT s rammearkitektur, integrationsplatform, beskedfordeler, støttesystemer og SAPA) Statsligt: Procesunderstøttelse og konfigurerbarhed Konkurrencesituationen i 2015 Blodrødt prispres fortsætter men forventningerne er de samme Udover prisen konkurreres der på implementeringstiden (særligt i staten) Mange leverandører har samarbejde og mobilitet på hylden men det kræver nye visioner hos kunderne og færre har erfaringer -> forskelle i modenhed Software Innovation og cbrain løber med staten KMD/Workzone prøver at holde stand Særlig hård konkurrence i kommunerne: de etablerede (Formpipe, KMD, Fujitsu) udfordres af nye tilgange (Netcompany, Brugerklubben) CSC har haft svært ved at få fat med GoPro prøver nye veje med vertikaler Brugerklubben er højdespringer med ca. 200% vækst i antal licenser siden 2013

54 Evalueringskriterier i 2015 Devoteam evaluerer på følgende 8 parametre Parameter Definition L E V E R A N D Ø R E N Udbredelse i DK Leverandørstyrke i DK Innovation Arkitektur Antal danske offentlige kunder og antal licenser som er i anvendelse. Antal medarbejdere med relevans for ESDH-området. Herunder leverandørens allokering af ressourcer på Proceskonsulenter og Support samt organisering heraf. Derudover om Leverandøren har gjort sig erfaringer med iterative/agile implementeringsforløb på ESDH-området. Leverandørens produktudvikling og roadmap herunder nytænkning, samt ESDH-systemets "vow effekt", lækkerhed og brugervenlighed. Desuden indgår leverandørens allokering af ressourcer på Udvikling, organisering heraf, samt involvering af Kunderne. Leverandørens medvirken ved fællesoffentlige rammearkitekturer. Herunder om arkitekturprincipper understøttes, samt om Leverandøren arbejder aktivt hermed. Overholder løsningen fællesoffentlige standarder og hvilke erfaringer har Leverandøren hermed i praksis. Desuden omfatter løsningen en stærk men samtidig fleksibel objekt- og datamodel. S Y S T E M E T Løsningen A: Klassisk ESDH Løsningen B: Procesunderstøttelse og konfigurerbarhed Løsningen C: Overblik og Styringsinformation Ud over graden af basis ESDH-funktionalitet, lægges der vægt på effektive brugergrænseflader og adgang til ESDH-funktionalitet fra de forskellige it-værktøjer som brugerne benytter i det daglige arbejde (Kontorprogrammer, Stifinder, Browser mv.). Graden af forretningsprocesser som understøttes og er implementeret i løsningen, samt graden af konfigurationsmuligheder, inden for "rammen" af ESDH-systemet. Herunder opsætning af skriveborde, workflows, checklister, objekter, nye metadatafelter, og graden af automatisering. Kan ESDH-systemet optræde som et "styrende" fagsystem" og i hvilken grad leveres det som sådan til Offentlige danske kunder. Stilles der værktøjer til rådighed i løsningen, som giver slutbrugeren overblik vedr. sager og processer - fx til ledelsesformål, men også til daglige prioriteringer i sagsbehandlingen. Løsningen D: Samarbejde og Mobilitet Kan ESDH-systemet udfylde rollen som en moderne samarbejdsplatform, og ikke "blot" at facilitere samarbejde i og omkring sager og dokumenter, internt i systemet. Tilbyder løsningen "collaborative" værktøjer, som understøtter slutbrugernes samarbejde omkring sager og dokumenter? Og slutteligt om ESDH-systemet tilbyder "Access anytime from anywhere (Mobile)", som tilmed er ibrugtaget af Kunderne, og dermed modnet i løsningen?

55 Evalueringskriterier i 2015 Højeste og laveste point score på de 8 evalueringsparametre samt gennemsnit

56 Leverandørinterviews i 2015 I alt møder vi 8 Leverandører med i alt 10 ESDH-systemer