Referat fra mødet i Administrationens Lokal-Medudvalg den 1. april 2009

Transkript

1 Referat fra mødet i Administrationens Lokal-Medudvalg den 1. april 2009 Deltagere: Jens Erik Sørensen, Mikael Carlsen, John Kristensen, Lise Terkildsen, Merete L. Nielsen, Henrik E. Jørgensen, Anders W. Rasmussen, Charlotte Dalby, Adam Søe Hansen, Bettina Bonde, Jette Kousgaard Ulfkjær Afbud: Referent: Flemming Mogensen, Anders Primdal Brogaard, Søren Bastholm Inge-Lise Rasmussen 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 24. november 2008 Referatet blev godkendt. 3. Orientering om medarbejdervalg af næstformand og nedsættelse af dagsordensgruppe til kommende møder Henrik E. Jørgensen er fortsat næstformand. Dagsordensgruppe: Henrik E. Jørgensen, Flemming Mogensen, Lise Terkildsen og Jens Erik Sørensen. 4. Strategiplan og kvalitetsarbejdet orientering v/sarah Mandrup Sarah Mandrup fortalte, at kvalitetsarbejdet bygger på Strategiplanen og de 5 overordnede mål: 1. Flere tilfredse kunder, 2. Mere tilfredse leverandører, 3. Mere tilfredse bestillere, hvor forudsætningen er god faglig rådgivning og dokumentation, 4. Et sammenhængende rutenet, hvor forudsætningen er sammenhæng mellem regionale og lokale ruter), 5. Midttrafik gavner miljøet (miljøprogram). Alle afdelingsledere har udarbejdet mål og en handlingsplan for målene frem til Processen har været, at afdelingslederne har fremlagt mål og handlingsplaner for direktionen. Målene for midttrafik er blevet fremlagt for bestyrelsen den 20. marts 2009, hvor de blev godkendt. Vejen til at nå målene er vigtig. Kvalitetsfunktionen har indledt møder med hver afdelingsleder, med det formål at få et overblik over status på arbejdet med handlingsplanerne i de enkelte afdelinger. Der bliver også set på, hvordan det går med at få formidlet de konkrete mål til medarbejderne. Kvalitetsfunktionen vil præsentere en tidsplan for afdelingslederne. Kvalitetsfunktionen arbejder med styring af mål og processen med at nå målene: Hvem skal gøre hvad og hvornår. Ligeledes arbejdes der med udvikling af IT styringsværktøj, 1

2 der forventes klar til maj, men arbejdet i afdelingerne kan begynde nu, ved at afdelingerne begynder at drøfte, hvordan de konkret kan arbejde frem mod målene. Kvalitetsfunktionen kan bruges i rådgivende funktioner, f.eks. hvordan strikkes en undersøgelse bedst sammen, rammer for, hvordan Midttrafik laver undersøgelser mv. Målene og det videre arbejde med kvalitet bygger på EFQM-modellen (en internationalt anerkendt model), der er en helhedsorienteret model, for at se på alle de elementer, der skal til ved både at se på indsatsen og resultaterne. Når vi bruger en anerkendt model kan vi også på sigt måle os med de bedste danske og internationale virksomheder. Jens Erik Sørensen forklarede, at kvalitetsarbejdet gøres konkret i alle afdelingerne, med det formål at gøre arbejdet lettere og mere intelligent. Der måles det, der er nødvendigt, og understøtter de gode ting på en mere systematisk måde. Der måles kun på de mål, der er kendte. Kvalitetsfunktionen kan bruges som rådgiverfunktion. Jens Erik Sørensen foreslår, at LMU følger udviklingen med kvalitetsarbejdet. Plancherne vedlægges. 5. Sygefravær Lise Terkildsen forklarede, at der fra 2007 til 2008 har været en voldsom stigning i sygefraværet fra 4,3 % til 5,4 %. Målsætningen er at få sygefraværet ned til 2007-niveau. Sygefraværet er et fokusområde, der skal arbejdes meget mere med. HR har afholdt et temamøde for lederne om, hvordan sygefraværet kan nedbringes, bl.a. ved individuelle omsorgssamtaler osv., mere fokus på de raske, kollektive indsatser (arbejdsglæde, ansvar og mening), organisere arbejdet, så arbejdsopgaven opfattes som vigtig, og at man selv er vigtig for opgaven. Et højt sygefravær kan ofte skyldes manglende arbejdsglæde, og der er risiko for, at der udvikler sig en kultur, hvor nu er det min tur. Ledergruppen arbejder videre med de ting, der kan ændre det høje sygefravær. Adam Søe Hansen fandt, det er en uheldig bemærkning at sige det er min tur. Er man syg, er man syg. Billetkontrollen er præget af mange arbejdsulykker og stress. Jens Erik Sørensen sagde, at det er for at forebygge en kultur, hvor det kunne være således. Mikael Carlsen sagde, at det centrale er, at der er en kultur, hvor det er tydeligt for alle medarbejdere, at de er vigtige for opgaven. På den måde skabes arbejdsglæde, der er vigtig for alle. Henrik E. Jørgensen ser gerne, at vi får de øvrige trafikselskabers sygefravær til sammenligning. Tallene i sig selv siger ikke så meget, der kan ligge noget skjult bag. 2

3 John Kristensen forklarede vedr. billetkontrollen, at de høje fraværstal bl.a. skyldes 2 medarbejdere, der har været syge i over et år. Adam Søe Hansen, Anders Primdal Brogaard og han selv arbejder med nedbringelse af sygefraværet ved at være i tæt dialog med de sygemeldte. Bettina Bonde sagde, at der for callcentres vedkommende er et højere sygefravær på landsplan end for andre arbejdsfunktioner, og her kan det med opgavens vigtighed og ens egen vigtighed for opgaven sagtens spille ind. Derfor skal der alligevel arbejdes med at nedbringe sygefraværet. Lise Terkildsen sagde, at personalepolitikken er, at der indkaldes til omsorgssamtaler efter 6-8 sygeperioder på 1 år. HR udsender hver måned oversigter over sygefravær til ledergruppen med forslag til afholdelse af en omsorgssamtale. Lederne skal melde tilbage til HR, hvis omsorgssamtalen ikke bliver holdt og med referat af afholdt samtale. Omsorgssamtaler skal opfattes som omsorg for medarbejderen. John Kristensen sagde, hvis hans medarbejdere havde 3 sygeperioder inden for kort tid, indkaldte han til en afklarende samtaler, og de samtaler har været gode for begge parter. Anders Winkler Rasmussen foreslog, at man som medarbejdere kan være opmærksomme på hinanden, ved at lave et netværk i egen afdeling. Merete Lundberg sagde, at hun altid indledte med at fortælle, at det er af omsorg samtalen skal tages. Det havde hun gode erfaringer med. Jens Erik Sørensen opfordrede til, at lederne kunne tage spørgsmålet op på personalemøder. Kollegial opbakning er et stærkt virkemiddel. Der skal tales om det for at aflive myter. 6. Procedure vedr. lokal løndannelse Lise Terkildsen orienterede om den aftalte tidsplan og proces for lokale lønforhandlinger. Proceduren er den samme som sidste år. 7. Revision af personalepolitikken Lise forklarede, at det i henhold til den vedtagne procedure skal ske en løbende revision af personalepolitikken, og at den skal tages op til revision hvert andet år. Der var ingen ønsker om til revision af personalepolitikken, hvorfor den videreføres uændret frem til 1. januar Drøftelse af forslag til medlemskursus På mødet den 24. november blev besluttet at LMU skulle holde en kursusdag i foråret. Jette Ulfkjær foreslog kursus i kommunikation og udarbejdelse af retningslinjer. Bettina Bonde foreslog, at ledelse og medarbejderrepræsentanter kan bruge kurset til at lave Danmarks eller Østjyllands bedste arbejdsplads. Kan evt. hyre et konsulentfirma, der kan give LMU værktøjer hertil. 3

4 Anders W. Rasmussen talte om et skræddersyet kursus i forhandlingsteknik og forhandlingstræning. For at styrke samarbejdet, kan LMU have en konsulent med til et par møder. Mikael Carlsen sagde, at LMU er en væsentlig del af de styringsformer, der er for Midttrafik. Derfor bør der være et mål for indeværende LMU-periode med målsætning for de kommende 2 år. Jens Erik Sørensen foreslog, at der nedsættes en arbejdsgruppe til at udarbejde tid og rammer for kursusdagen. Det besluttedes, at LMU + suppleanter deltager i dagen. Arbejdsgruppen: Anders W. Rasmussen, Bettina Bonde og Lise Terkildsen. 9. Orientering fra sikkerhedsgrupperne Mikael Carlsen underrettede om Arbejdstilsynets uanmeldte besøg den 26. marts. Arbejdstilsynets hovedfokus er billetkontrollen. Det havde været et positivt møde. Mikael Carlsen berettede videre om ombygningen i stueetagen. Der er problemer i forhold til støj, kulde og støv. Er i tæt dialog med de medarbejdere, der er berørt af ombygningen. Bettina Bonde sagde, at det har været hårdt for medarbejderne. Det har været svært at kunne forudse nogle af de problemer, der er opstået. Set i bakspejlet skal det nok gøres anderledes næste gang. Adam Søe Hansen synes, at det er et problem, at kontroladministrationen er flyttet. Kunderne kommer for langt ind i huset, det kan give medarbejderne problemer. Jens Erik Sørensen bad John Kristensen være opmærksom på, om der sker noget sikkerhedsmæssigt og om der i givet fald skal ske ændringer. 10. Fastsættelse af mødedatoer 2009 De foreslåede mødedatoer accepteredes. Emner, der udover de foreslåede temaer, skal være fokus på i år: Juni: Opfølgning på kursusdagen December: Stress 11. Regnskab 2008 Jens Erik Sørensen orienterede om regnskab 2008, og sagde, at det skal vurderes i forhold til justeret budget Det væsentligste på udgiftssiden er, at budgettet vedr. busdrift er overholdt. Passagertilbagegangen er stoppet. Der afholdes møder mellem regionen og kommunerne om, hvordan vi skal fordele de ind- 4

5 tægter, der ikke umiddelbart kan fordeles på kommunerne. Indtægtsnedgangen skyldes hovedsagelig, at Midttrafik fra Århus Kommune overtog et bruttobudget indeholdende indtægter i forbindelse med kontrolafgifter på 8,4 mio.kr. Opgaven med inddrivelse af tilgodehavenderne lå fuldt ud ved Midttrafik. Der er nu indgået en aftale med Århus Kommune om, at Midttrafik foretager de indledende tiltag i forbindelse med rykning for indbetalinger. Fører det ikke til en indbetaling til Midttrafik, overføres de resterende udestående til Århus Kommune. Det betyder, at de samlede indtægter, som Midttrafik har registreret i forbindelse med kontrolafgifter i 2008, nedskrives med ca. 4,4 mio.kr., svarende til den del af kontrolafgifterne, der er overført til Århus Kommune. Hermed opstår der i forhold til budgettet en tilsvarende manko. John Kristensen sagde hertil, at topsnydere (nogle skylder for 62 opkrævninger) bliver meldt til politiet. Vedr. misbrugere afholdes der møde med kommunen om forskellige tiltag. Jens Erik Sørensen oplyste yderligere, at der på det rent administrative område er tale om et mindreforbrug, der mere end modsvarer indtægtsnedgangen på de førnævnte 4,4 mio.kr. Mindreforbruget skyldes dels en stram udgiftsstyring, og dels har vi været nødt til at udsætte kampagner og dele af projekter, f.eks. web-butikken. Pengene indstilles overført til 2009 for bl.a. at finansiere udviklingspuljen på 3,0 mio.kr. i 2009, der skal findes inden for budgettet. 12. Eventuelt Bettina Bonde ønsker en forklaring på, hvorfor der er blevet sagt nej til, at HK kommer ud på arbejdspladserne og afholder gratis kurser. Kurserne er for både ledere og medarbejdere. Lise Terkildsen oplyste, at hun afhængigt af emnet vil anbefale, at der bruges uafhængige konsulenter. Bettina Bonde sagde videre, at der er HK-undervisere, der er neutrale i forhold til overenskomst og ikke tager stilling til ledere/medarbejdere. Der bruges penge på faglige kurser, men hvad med den personlige udvikling. Finder det ærgerligt, at Midttrafik har den holdning, når man får en udstrakt hånd. Jens Erik sagde, at det skal ses i sammenhæng med om, det er noget, der giver merværdi for organisationen. Kurser skal indgå i kompetenceudviklingsstrategien. Mikael Carlsen sagde vedr. kompetenceudvikling, at han nøje vil vurdere fællesprojekter, og hvem der skal styre processen og i mindre omfang styre på om det er gratis eller ej. Jette Ulfkjær oplyste, at Birger Møller Rex er officiel suppleant for Videbæk. Lise Terkildsen bemærkede hertil, at Videbæk ingen suppleant har. Jette Ulfkjær er kommet ekstraordinært ind. Jette Ulfkjær svarede, at Videbæk altid har regnet med, at det var ok, at der var en suppleant med. Vidste ikke, at det ikke er efter bogen. Jens Erik Sørensen oplyste, at Jette Ulfkjær er hjertelig velkommen i LMU, men der er ingen suppleant. Jens Erik Sørensen beklagede endvidere, at vi var nødt til at slutte mødet, fordi lokalet 5

6 skulle bruges af andre mødedeltagere. Jens Erik Sørensen opfordrede til, at eventuelle punkter, der formodes at udløse debat, tages først på mødet, således at uenigheder ikke hænger i luften. Det er en dårlig ide at tage sådanne punkter under eventuelt. 6