UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD

Transkript

1 Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE EU-UDBUD Juni, hjulede Mobile Affaldsbeholdere Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Ansvarlig indkøbskonsulent: Morten Milling Tlf.: / Mobil:

2 Indholdsfortegnelse: Indledning Disposition af tilbud Generelle udbudsbetingelser Udbudsform Leverancens grundlag Leverancens omfang Kravspecifikation Option Option 1 - Affaldsbeholdere Option 2 - Prægning Reservedele Prisregulering Overtagelsestidspunkt Afprøvning Fakturering Betalingsbetingelser Garanti Produktansvarsforsikring Overdragelse af aftalen Misligholdelse Dagbodsansvar Force majeure Kontrakt grundlag Kriterier for tildeling af kontrakt Øvrige oplysninger Minimumskrav Kommunikation Tilbudsfrist Tilbud sendes til Bilag 1: Tilbudsskema til udfyldelse. 1

3 Indledning Fællesindkøb Fyn er et indkøbsfællesskab mellem fem kommuner på Fyn. De deltagende kommuner er, Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyn og Nyborg med i alt ca indbyggere. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej 3A, 5856 Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på:? Opnåelse af de bedst mulige priser for den rette kvalitet? Opnåelse af leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser? Opnåelse af den bedst mulige service? Opnåelse af mindst mulig miljøbelastning? Sikre udbredelsen af e-handel? Skabelsen af en totaløkonomisk optimering I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal der sikres at:? Kommunerne optræder som én kunde, og at der indgås indkøbsaftaler gældende for alle kommunerne med henblik på at opnå storkundefordele.? De indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere.? Antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Alle indkøbsaftaler markedsføres i vort fælles interne elektroniske indkøbskatalog med link til leverandørens webside og . For dette udbud udgør Assens Kommune alene den ordregivende myndighed. 2

4 1. Disposition af tilbud Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold vil ikke blive accepteret. Fællesindkøb Fyn har på dato for udbudsbekendtgørelsen (d. 20. juni 2007) valgt at give fuld elektronisk adgang til udbudsdokumentet. Udbudsmaterialet kan downloades fra Fællesindkøb Fyns hjemmeside: Udbudsmateriale kan ligeledes pr. dato for udbudsbekendtgørelsen d. 20. juni 2007 rekvireres som word-fil på mail: momil@faaborgmidtfyn.dk Besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 2. Generelle udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbudet af 2-hjulede mobile affaldsbeholdere sker i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept om fremgangsmåden ved offentlige udbud af varekøb i EU. 2.2 Leverancens grundlag Ved modtagelse af udbudsmaterialet skal tilbudsgiver, udover at sikre sig, at udbudsmaterialet er fuldstændigt, også gøre sig bekendt med, at de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav, herunder EU-direktiver og standarder, overholdes. Dette gælder især for fremstillings- og varemærkningsforskrifter samt i relation til eventuelle patentrettigheder m.v. for tredjemand. Leverandøren skal til enhver tid være i besiddelse af alle nødvendige myndighedstilladelser for leverancens udførelse. Grundlag for tilbud og ydelser:? Dette udbudsmateriale med tilbudsliste og evt. rettelsesblade. 3

5 ? De til enhver tid gældende danske og internationale love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler mm., som finder anvendelse for nærværende udbud. Herunder standarder vedrørende udformning af containere til opsamling af affald og arbejdsmiljømæssige regler herunder: o DS/EN 840 o Arbejdstilsynets anvisning nr omkring manuel håndtering og transport af dagrenovation mv. nov samt evt. nye anvisninger herom. o Arbejdstilsynets vejledning A.0.1 omkring indretning af renovationssystemer feb Leverancens omfang Til indsamling af papir og dagrenovation ønsker Assens Kommune stk. 2-hjulede mobile affaldsbeholdere i volumen 140, 190 og 240 liter. Fordelt som i nedenstående tabel: Affaldstype Antal Volumen Farve Leveringstidspunkt Dagrenovation * liter Grå RAL 7016 * 3 1. oktober 2007 Dagrenovation * liter Grå RAL 7016 * 3 1. november 2007 Dagrenovation * liter Grå RAL 7016 * 3 1. oktober 2007 Dagrenovation * liter Grå RAL 7016 * 3 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL 6011 * 4 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL 6011 * 4 1. februar 2008 Papir liter Grøn RAL 6011 * 4 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL 6011 * 4 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL 6011 * 4 1. februar 2008 *1: Der skal være plads til eftermontering af aflæsningsbrik med henblik på vejning. *2: Der skal være monteret aflæsningsbrik. *3: Eller anden lignende neutral grå farve (Farveprøve skal vedlægges tilbuddet). *4: Eller anden lignende neutral grøn farve (Farveprøve skal vedlægges tilbuddet). Den farve der tilbydes skal være den samme for alle grå henholdsvis grønne 2-hjulede mobile affaldsbeholdere uanfægtet beholderens volumen. Leveringssted: Leveringsstand: Leveres til EN adresse i Assens Kommune. Kommunen vil oplyse den specifikke adresse inden første levering finder sted. Spandene leveres umonterede. Assens Kommune sørger selv for montering og udbringning til de enkelte ejendomme. Det er et krav at hvert lastvognslæs indeholder det nødvendige antal låg, hjul og aksler svarende til antal spande som det konkrete lastvognslæs repræsenterer. Tilbud ønskes afgivet ved udfyldelse af tilbudsskema (Bilag 1). Pris ønskes afgivet i DKK ekskl. moms. 4

6 2.4 Kravspecifikation? De tilbudte 2-hjulede mobile affaldsbeholdere skal opfylde de europæiske standarder på området (DS/EN 840).? De 2-hjulede mobile affaldsbeholdere skal være produceret i en plasttype der kan oparbejdes til plast igen. Plasttypen skal samtidig være frostsikker, slagfast samt UVstabiliserende.? De 2-hjulede mobile affaldsbeholdere må ikke være udstyret med hævet/falsk bund eller lign.? De 2-hjulede mobile affaldsbeholdere skal være udformet med indre og ydre glatte flader samt runde kanter med henblik på opnåelse af en høj hygiejnestandard.? Hjulene på de 2-hjulede mobile affaldsbeholdere skal være udarbejdet af et materiale der sikrer dæmpning af stød og støj under kørsel.? Hjullejerne skal være vedligeholdelsesfrie.? Der må ikke være præget eller påsat markante firmanavne eller lignende på de 2- hjulede mobile affaldsbeholdere. 3. Option 3.1 Option 1 - Affaldsbeholdere Assens Kommune ønsker som option, efter afsluttet levering af hovedleverancen ( stk.) mulighed for tilkøb, af yderligere op til stk. 2-hjulede mobile affaldsbeholdere til brug for henholdsvis dagrenovation i volumen 140, 190 og 240 liter (grå) samt til brug for papir i volumen 190 liter (grøn). Optionen skal være gældende frem til d En eventuel leverance vil omfatte:? stk. 140 liter 2-hjulede mobile affaldsbeholdere (grå)? stk. 190 liter 2-hjulede mobile affaldsbeholdere (grå)? stk. 240 liter 2-hjulede mobile affaldsbeholdere (grå)? stk. 190 liter 2-hjulede mobile affaldsbeholdere (grønne) 2-hjulede mobile affaldsbeholdere leveret som option skal for de grå beholderes vedkommende være monteret med aflæsningsbrik til brug ved vægtbaseret system. 5

7 Optionen omhandler 2-hjulede mobile affaldsbeholdere med samme grå og grønne farve som er leveret i forbindelse med hovedleverancen i denne udbudsforretning. De 2-hjulede mobile affaldsbeholdere der evt. leveres yderligere skal være magen til dem der leveres i forbindelse med denne udbudsforretning. Dvs. samtlige krav, specifikationer, vilkår etc. beskrevet i dette udbudsmateriale ligeså skal være gældende for levering under optionen. En bestilling vil som minimum udgøre 150 stk. 2-hjulede mobile affaldsbeholdere. Assens Kommune vil bestræbe sig på, at hver bestilling minimum udgør et lastvognslæs. Leverandøren forpligter sig under optionen til, at kunne opstarte levering med max. 3 måneders varsel. Ved levering af yderligere 2-hjulede mobile affaldsbeholdere vil de tilbudte enhedspriser for hovedleverancen være gældende. De tilbudte enhedspriser kan prisreguleres efter vilkår som beskrevet under punkt 5 (Prisregulering). 3.2 Option 2 - Prægning Assens Kommune ønsker som option pris på prægning af beholderne. Prægningen skal være med hvidt tryk. Tekst og placering vil ved benyttelse af option være: Grå beholdere: Udvendigt på låg: Foran på beholderen: Tekst - Assens Kommune Tekst Dagrenovation Grønne beholdere: Udvendigt på låg: Foran på beholderen: Tekst - Assens Kommune Tekst Papir Pris på prægning af beholderne ønskes afgivet ved udfyldelse af tilbudsskema (Bilag 1). Pris ønskes afgivet i DKK ekskl. moms. 4. Reservedele Assens Kommune skal i en periode på 5 år fra dato for hovedleverancens afslutning ( stk.) kunne indkøbe reservedele til de tilbudte enhedspriser med prisregulering. Tilbud på indkøb af reservedele ønskes afgivet ved udfyldelse af tilbudsskema (Bilag 1) for de respektive volumener (140, 190 og 240 liter) og farver (grå og grøn). Reservedele skal kunne leveres på en af Assens Kommune anvist plads senest 6 uger efter bestilling er afgivet. 6

8 Assens Kommune forventer at indkøbe reservedele svarende til almindelig udskiftning/slidtage. Det står Assens Kommune frit for, at tilkøbe supplerende leverancer af reservedele hos andre leverandører fra dato for afsluttet levering af hovedleverance. Tilbudte enhedspriser på levering af reservedele kan prisreguleres efter vilkår som beskrevet i nedenstående punkt 5 (prisregulering). 5. Prisregulering De i tilbudsskemaet (Bilag 1) angivne enhedspriser er gældende for hovedleverancen ( stk.) samt for optionen ( stk.). Regulering af pris sker på basis af det senest udgivne indeks på leveringstidspunktet og udgangspunktet for reguleringen er prisindekset for april Vægtning af regulering af enhedspriser for levering fra og med 1. april 2008 fordeles efter følgende model:? 60 % baseres på baggrund af dokumenteret ændring i prisindeks: PRIS 11, gr. 39: Plast, udarbejdet form.? 40 % baseres på nettoprisindekset. Eventuelle prisnedsættelser skal automatisk påvirke de tilbudte priser ved køb indenfor optionen samt for køb af reservedele. 6. Overtagelsestidspunkt Regnes fra den dag hvor hver delleverance er leveret på anvist plads i Assens Kommune i henhold til leveringsplan angivet under punkt Afprøvning Såfremt Assens Kommune måtte ønske det, skal potentielle leverandører uden udgift for Kommunen stille tilbudte 2-hjulede mobile affaldsbeholder til rådighed for besigtigelse på en nærmere anvist adresse. 7

9 8. Fakturering Faktura skal fremsendes elektronisk til Assens Kommune. Kommunens EAN-nummer oplyses ved endelig bestilling. 9. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtagelse af hver delleverance efter fremsendelse af elektronisk faktura. 10. Garanti Producenten af de 2-hjulede mobile affaldsbeholdere skal yde en garanti på syv år på produktions- og fabrikationsfejl på de leverede 2-hjulede mobile affaldsbeholdere regnet fra dato for afsluttet levering af hovedleverancen. Såfremt der i garantiperioden registreres fejl og mangler ved leverede produkter, skal disse ombyttes uden omkostninger for Assens Kommune. Hvor intet andet er anført, gælder købelovens garanti- og ansvarsregler, idet dog enhver forsinkelse og mangel anses for væsentlig. Der forlanges som minimum fem års garanti for levering af evt. reservedele og tilbehør til tilbudte produkt. Ved levering af 2-hjulede mobile affaldsbeholdere skal leverandøren registrere produktionsdato for hvert løbenummer og påføre disse oplysninger i et kontrolskema. Kontrolskemaer fremsendes Assens Kommune med de aktuelle fakturaer i forbindelse med hver delleverances opfyldelse. 11. Produktansvarsforsikring Der skal foreligge produktansvarsforsikring for alle produkter, som kan forårsage personeller tingsskade. 12. Overdragelse af aftalen En leverandør kan ikke overdrage leverancen helt eller delvist til andre uden Fællesindkøb Fyns samtykke. 8

10 13. Misligholdelse Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er ordregiver berettiget til at opsige hele aftalen med en måneds varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a.:? Manglende overholdelse af leveringstid? Manglende overholdelse af lovmæssige krav til produktet? Manglende leverancer? Manglende overholdelse af kravspecifikationer Såfremt kontrakten bringes til ophør er Assens Kommune berettigede til at indgå kontrakt på de resterende leverancer til anden side. Merudgifter i den forbindelse vil blive krævet betalt af leverandøren. Assens Kommune kan uden varsel opsige kontrakten såfremt leverandøren erklæres konkurs, træder i likvidation eller anmelder betalingsstandsning ved skriftlig meddelelse til boet. Med mindre konkurslovens regler er til hinder herfor. Undlader Assens Kommune at opfylde dens kontraktlige forpligtelser, er leverandøren berettiget til, efter fremsættelse af skriftligt krav herom, at hæve kontrakten. Forudsætningerne for dette er, at leverandøren kan påvise at undladelsen er af væsentlig betydning for leverandøren og at Assens Kommune er meddelt rimelig frist (30 kalenderdage) til at afhjælpe den påberåbte misligholdelse Dagbodsansvar Der påhviler leverandøren et dagbodsansvar ved forsinkelse af de enkelte leverancer i forhold til den leveringsplan der er angivet i nærværende udbudsmateriales pkt. 2.3 vedrørende leverancens omfang. Ved forsinket levering betales der pr. påbegyndt uge 1 % af den pågældende delleverances kontraktsum ekskl. moms i bod. Dagbodsansvaret træder automatisk i kraft uden påkrav. 14. Force majeure Hertil regnes alene følgende forhold: 9

11 ? Strejke? Lockout? Krig? Naturkatastrofer? Brand hos leverandør 15. Kontrakt grundlag Der vil efter valg af vindende leverandør blive underskrevet kontrakt. Kontraktgrundlaget udgøres af nærværende udbudsmateriale samt tilbudet fra den vindende leverandør. 16. Kriterier for tildeling af kontrakt Der vil blive valgt én tilbudsgiver som leverandør til Assens Kommune. Leverandørudvælgelsen baseres alene på kriteriet Laveste pris : Pris: 100 % 17. Øvrige oplysninger A. Der ydes ikke tilbudsgiverne vederlag for fremsendte tilbud. B. Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale og den/de valgte leverandørs tilbud. 18. Minimumskrav A. Tilbudsgivers senest underskrevne årsregnskab med evt. revisionsbemærkninger, eller erklæring fra bank eller revisor der godtgør tilbudsgivers økonomiske status, skal vedlægges tilbudet for vurdering af leveringssikkerhed. B. Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal medsendes tilbuddet. C. Tilbudsskema (Bilag 1) skal anvendes. Alle priser er i DKK ekskl. moms. D. Farveprøve skal vedlægges tilbuddet. 10

12 19. Kommunikation Spørgsmål til udbudsmaterialet rettes i udbudsperioden skriftligt til udbyders kontaktperson: Att.: Eller Indkøbskonsulent Morten Milling Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge momil@faaborgmidtfyn.dk Indkomne spørgsmål vil blive besvaret løbende. Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål er: Mandag, d. 16. juli Besvarelser af indkomne spørgsmål vil alene blive offentliggjort på Fællesindkøb Fyns hjemmeside under igangværende udbud: Tilbud samt tilhørende materiale/information skal affattes på dansk. Al kommunikation, såvel tale som skriftlig i forbindelse med aftalen, skal foregå på dansk. 20. Tilbudsfrist Onsdag, den 1. august 2007, kl. 12, Tilbud sendes til Tilbudet fremsendes i ét eksemplar og mærkes tydeligt: Må ikke åbnes i poståbningen. EU-udbud Mobile affaldsbeholdere til.: Fællesindkøb Fyn Att.: Morten Milling Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge 11

13 Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og returneret uåbnet. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene, eller erholde oplysningerne om de givne tilbudspriser. Tilbudsgiver kan pr. telefon eller mail, efter tilbudsfristens udløb få oplysninger om antal af indkommende tilbud samt navn på, hvilke firmaer der har afgivet tilbud. Tilbudsvurdering m.v. forventes afsluttet således, at der primo august 2007 kan gives skriftlig besked til samtlige tilbudsgivere om udfaldet af dette udbud. Tilbudet skal være gældende i 90 dage fra tilbudsfrist. Med venlig hilsen Indkøbskonsulent Morten Milling 12

14 Bilag 1 På nedenstående skemaer skal tilbudte priser samt diverse væsentlige oplysninger specificeres for de pågældende 2-hjulede mobile affaldsbeholdere: Alle priser skal oplyses i DKK og ekskl. moms. Priserne skal samtidig indeholde alle omkostninger, herunder fragt og levering til anvist plads. Information om tilbudsgiver: Tilbudsgiver Adresse Kontaktperson Telefon/Mobil Hovedleverance ( stk.): Affaldstype Antal Volumen Farve Leveringstidspunkt Pris pr. stk. Pris i alt Dagrenovation * liter Grå RAL * 3 1. oktober 2007 Dagrenovation * liter Grå RAL * 3 1. november 2007 Dagrenovation * liter Grå RAL * 3 1. oktober 2007 Dagrenovation * liter Grå RAL * 3 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL * 4 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL * 4 1. februar 2008 Papir liter Grøn RAL * 4 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL * 4 1. november 2007 Papir liter Grøn RAL * 4 1. februar

15 *1: Der skal være plads til eftermontering af aflæsningsbrik med henblik på vejning. *2: Der skal være monteret aflæsningsbrik. *3: Grå RAL 7016 eller anden lignende neutral grå farve (Farveprøve skal vedlægges tilbuddet). *4: Grøn RAL 6011 eller anden lignende neutral grøn farve (Farveprøve skal vedlægges tilbuddet). Reservedele til leverede 2-hjulede mobile affaldsbeholdere: Reservedel Volumen Farve Pris pr. stk. Pris pr. 50 stk. Hjul (sæt) 140 liter Låg 140 liter Grå RAL * 5 Hjul (sæt) 190 liter Låg 190 liter Grå RAL * 5 Hjul (sæt) 240 liter Låg 240 liter Grå RAL * 5 Hjul (sæt) 140 liter Låg 140 liter Grøn RAL * 6 Hjul (sæt) 190 liter Låg 190 liter Grøn RAL * 6 Hjul (sæt) 240 liter Låg 240 liter Grøn RAL * 6 *5: Samme Grå RAL-farve som er leveret i forbindelse med hovedleverance. *6: Samme Grønne RAL-farve som er leveret i forbindelse med hovedleverance. Option 2 Prægning pr. stk. (Låg og krop): 140 liter grøn 190 liter grøn 240 liter grøn 140 liter grå 190 liter grå 240 liter grå Kr. Kr. Kr. Kr. Kr. Kr. 1