Auditbeskrivelser for FAS

Transkript

1 2-3-2 V V V V V V V08 Er der for en given værdistrøm: Kortlagt ydelsernes transportvej ved 5S og flow? Punktet er relevant i konverteringsfasen, hvor der ikke er indført Strategiudrulning (STU). Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig kortlægning eller opgørelse af ydelsernes transportvej. Er der for en given værdistrøm: Kortlagt medarbejdernes vandring ved 5S og flow? Punktet er relevant i konverteringsfasen, hvor der ikke er indført Strategiudrulning (STU). Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig kortlægning eller opgørelse af medarbejdernes vandring. Er der for en given værdistrøm: På baggrund af arbejdet med 5S og flow fjernet spild? Punktet er relevant i konverteringsfasen, hvor der ikke er indført Strategiudrulning (STU). Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, at arbejdet med 5S og flow har fjernet spild. Det kan eventuelt ses af de forbedringer, der er opnået, hvis der er et skema, som viser data før og efter arbejdet med 5S og flow. Er arbejdsen fri for: Materialer, der ikke anvendes? Punktet er opfyldt, hvis der alene er materialer på arbejdsen, som anvendes til den igangværende opgave. Der er ikke et lager af opgaver eller materialer til de kommende opgaver på medarbejderens bord. Er arbejdsen fri for: Redskaber, der ikke anvendes? Punktet er opfyldt, hvis der alene er redskaber på arbejdsen, som anvendes til den igangværende opgave. Punktet er relevant i administrationen, hvor arbejdsen er indrettet efter opgaven. Er arbejdsen fri for: Udstyr, der ikke anvendes? Punktet er opfyldt, hvis der alene er udstyr på arbejdsen, som anvendes til den igangværende opgave. Er arbejdsen fri for: Dokumenterer, der ikke anvendes? Punktet er opfyldt, hvis der alene er dokumenter på arbejdsen, som anvendes til den igangværende opgave. Dok. Dok. Dok Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 1 / 17

2 2-3-2 V V V V V V V16 Er der på arbejdsen: Afmærket et område til arbejdsens materialer? Punktet er opfyldt, hvis arbejdsens materialer har en afmærket placering. Er der på arbejdsen: Afmærket et område til arbejdsens dokumenter? Punktet er opfyldt, hvis arbejdsens dokumenter har en afmærket placering. Er der lavet opmærkning af: En til alle redskaber? Punktet er opfyldt, hvis alle redskaber har en fast opmærket. Redskaber kan være skruenøgle, hammer, skruemaskine eller lignende, der er håndholdt. Lamineringsmaskine, måleværktøjer eller klipsemaskine kan have en fast på arbejdsen eller i en værktøjsvogn. Er der lavet opmærkning af: Genstande placeret på gulvet? Punktet er opfyldt, hvis der er lavet en opmærkning for løse genstande placeret på gulvet, som ikke har en naturlig placering. Et skilt på væggen eller nedhængt fra loftet er også en opmærkning, hvis genstandene står ordentligt og ryddeligt i forhold til skiltet og de øvrige genstande i området. Det kan godt accepteres, at enkelte genstande er placeret uden opmærkning på gulvet, hvis deres placering ikke ødelægger helhedsindtrykket af orden og ryddelighed. Det kan f.eks. være papkasser, som normalt ikke er i området. Er der lavet opmærkning af: Indholdet på hylder? Punktet er opfyldt, hvis genstande på hylder er opmærket med enten hver sin opmærkning eller med en opmærkning for hylden. Hylden er et lager, der skal være taget stilling til. Er der genstande på hylden, der ikke har en fast, betragtes de som afvigelser. Er arbejdsen indrettet: Så der en tydelig markering af indgående opgaver? Punktet er opfyldt, hvis de ventende opgaver er placeret i et særligt opmærket eller skiltet område og markerer, hvilken af opgaverne der er den næste. Medarbejderen skal kun se ét sted for at få denne information. I administration kan det eksempelvis være en fælles indbakke fysisk eller som . Er arbejdsen indrettet: Så arbejdsfunktionerne er placeret i rækkefølge? Punktet er opfyldt, hvis arbejdsfunktionerne er placeret, så de danner en naturlig sekvens for opgaverne. I service og administration betyder dette, at arbejdsen indrettes efter opgaven og ikke som en person Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 2 / 17

3 lig arbejds. Der kan eksempelvis være indrettet et område til løsning af bestemte opgaver, som pakning af forsendelser, der kan bemandes efter behov V V V V V V22 Er arbejdsen indrettet: Så der er en tydelig markering af udgående opgaver? Punktet er opfyldt, hvis de udgående opgaver er placeret i et særligt eller et opmærket eller skiltet område. I administration kan det eks empelvis være en fælles udbakke eller elektronisk bibliotek til afsluttede opgaver. Er relaterede arbejdsfunktioner: Etableret med flow uden lagre, ventetid eller kø mellem arbejdserne? Punktet er opfyldt, hvis der er etableret et reelt flow i arbejdsprocesserne, så der ikke er lager, ventetid eller kø mellem processerne. Ventetid eller kø opstår i administrative processer ved ansvarsskift. Er der mellem arbejdserne: Højst to varer eller ydelser i flowet? Aflevering til og fra gardinprocesser indgår ikke i denne vurdering. Punktet er opfyldt, hvis der mellem medarbejderne højst er to enheder. Er relaterede arbejdsfunktioner: Placeret i det samme eller tilstødende område? Punktet er opfyldt, hvis arbejdsprocesser med specielle krav til omgivelserne er placeret i nærheden af de øvrige processer. Printere og kopimaskiner kan eksempelvis ikke være ved den administrative arbejds af hensyn til indeklimaet. Er der på arbejdsen: Placeret alt udstyr? Punktet er opfyldt, hvis alt udstyr, der skal anvendes på arbejdsen, har en fast placering på arbejdsen, når udstyret anvendes. Punktet er relevant i administrationen, hvor arbejdsen er indrettet efter opgaven. Er der mellem arbejdserne: Etableret "U-celler" i området? Punktet er opfyldt, hvis arbejdserne er indrettet efter principperne for en U-celle. Hvis det ikke er praktisk at udforme arbejdserne som en U-celle, skal indretningen af arbejdserne være udført efter de samme principper, som gælder for en U-celle: Materialer og hjælpestoffer føres til fra modsatte side af arbejdsen Medarbejderne arbejder på flere arbejdser Arbejdserne er placeret, så medarbejderne afleverer til hinanden Der er ikke lager mellem medarbejderne Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 3 / 17

4 Der kan i service og administration eksempelvis være indrettet et område til løsning af bestemte opgaver, som pakning af forsendelser, der kan bemandes efter behov. Det kan også være medarbejdere fra forskellige funktioner, der sætter sig sammen for at løse opgaverne i en bestemt fase af en udviklingsproces. Er der indført standardarbejde, vil cyklustiderne for medarbejderne i flowet være lige lange. Cyklustiden for den første medarbejder kan være kortere V V V V V54 Er der på arbejdsen: Etableret kvalitetskontrol? Punktet er opfyldt, hvis der er etableret kvalitetskontrol på de relevante arbejdser. Visuel kontrol, som foretages af øvede operatører, er også kvalitetskontrol, hvis kontrollen er dokumenteret med foto, tegning eller lignende for godkendt/afvist. - Punktet er opfyldt, hvis kontrolløren kommer til arbejdsen. - Punktet er ikke opfyldt, hvis varen eller ydelsen kontrolleres af en anden medarbejder, og kontrollen udføres et andet sted end, hvor arbejdet udføres. - I administration kan kvalitetskontrollen være indbygget i systemer i form af kontrol af indtastningsmuligheder i et felt eller korrektur i tekstbehandling. Det kan også være i form af procedurer, hvor kalkulationen i et tilbud altid kontrolleres af en kollega. Er der for administrative opgaver: Opgjort TAKT for den enkelte administrative opgave (ydelse)? Punktet er opfyldt, hvis der for hver af de forskellige opgavetyper er betegnet TAKT på baggrund af kundernes behov. Er der for administrative opgaver: Kortlagt tilgangen af administrative opgaver (pr. telefon, lapper, )? Punktet er opfyldt, hvis der for opgaverne er gennemført en kortlægning af, i hvilken form opgaverne kommer ind i området. Det kan eksempelvis være, at de forskellige tilgange (kanaler) betyder et varierende indhold af information. Er der for administrative opgaver: Aftalt serviceniveau for interne kunder? Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en aftale med de interne kunder om serviceniveauet, hvormed opgaverne leveres. Det kan eksempelvis være, at en modtaget ordre er tastet inden 24 timer. Er der for administrative opgaver: Aftalt serviceniveau for eksterne kunder? Punktet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en aftale med de eksterne kunder om serviceniveauet, hvormed opgaverne leveres. Det kan eksempelvis være en svarfrist for henvendelser eller, at kunden kan få en tid på værkstedet inden syv hverdage. Leder Leder Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 4 / 17

5 2-3-2 V V V I I I I I05 Udføres: Opgaverne efter FIFO princippet? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne løser opgaverne efter FIFOprincippet (først ind-først ud) efter, opgaverne er fordelt efter kategori. Følges: Princippet med udlevering af uløste opgaver i opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis det kan ses, at udleveringen af uløste opgaver sker i opgavepakker eller grupper på bestemte tidspunkter. Følges: Princippet om aflevering af løste opgaver i opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis det kan ses, at afleveringen af løste opgaver sker i opgavepakker eller grupper på bestemte tidspunkter. Er der lavet opmærkning af: Gangarealer (evt. markeret ved placering af inventar)? Punktet er opfyldt, hvis gangarealer er opmærket eller er dannet ved placeringen af udstyr og inventar. I kontorlokaler kan gangarealer være markeret med møbler, eksempelvis reoler. Er der lavet opmærkning af: En til alt udstyr? Punktet er opfyldt, hvis alt udstyr har en fast opmærket. Udstyr kan eksempelvis være en støbeform, et tungt værktøj eller lignende, der bringes til arbejdsen, når det skal bruges. Udstyr kan være på hjul eller transporteres på en vogn. Punktet er ofte relevant i områder for produktion og service. Er der lavet opmærkning af: Områder til affald og affaldsbeholdere? Punktet er opfyldt, hvis affald og affaldsbeholdere er placeret i et opmærket eller skiltet område. Vær eksempelvis opmærksom på, at der bør være en beholder til papir ved printeren. Er der lavet opmærkning af: Anviste steder til administrativt arbejde? Punktet er opfyldt, hvis der er lavet en administrativ arbejds, eller der er opmærket et arbejdsområde til administrativt arbejde. Punktet er relevant, hvor værdistrømmens arbejde ikke er administrativt. Er relaterede arbejdsfunktioner: Etableret med flow, hvor det er muligt? Punktet er opfyldt, hvis der er etableret flow i arbejdsprocesserne, hvor det er muligt. Der kan være afstande mellem arbejdsfunktionerne og fysiske forhold, der gør, at det ikke muligt at etablere flow mellem arbejdsfunktionerne Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 5 / 17

6 2-3-2 I I I I I I T02 Er arbejdsen indrettet: Småt med få procestrin (albuen ind til kroppen)? Punktet er opfyldt, hvis arbejdsen er indrettet, så hver delproces kan udføres i et afgrænset område med små bevægelser. Bevægelserne vurderes ud fra den fysiske størrelse af det, der skal håndteres i processen. Arbejdet skal kunne udføres med albuen ind til kroppen. Punktet er relevant i administrationen, hvor arbejdsen er indrettet efter opgaven. Er arbejdsen indrettet: Med alle værktøjer på arbejdsen? Punktet er opfyldt, hvis alle de nødvendige værktøjer til processen har en fast placering på arbejdsen i den opstilling, der hører til den aktuelle opgave, og de værktøjer, der ikke anvendes i den aktuelle opstilling, opbevares på en opmærket eller markeret. Er arbejdsen indrettet: Med hele lageret ved arbejdsen? Punktet er opfyldt, hvis lageret med alle materialer, der indgår i processen, er placeret ved processen. Hvis det er praktisk muligt, og hvis varerne ikke anvendes ved andre processer, skal hele lageret være placeret ved processen. Hvis det er praktisk muligt nedlægges det centrale lager. Er der for flowet: Samlet afdelingens opgaver i pakker med fast kendt belastning? Punktet er opfyldt, hvis områdets opgaver er samlet i mindre pakker, som medarbejderne henter deres opgaver fra. Når en medarbejder har taget en pakke af opgaver, skal det være forudsigeligt, hvor lang tid det forventes at tage at løse opgaverne i pakken. Er der for flowet: Samlet udførelsen af afdelingens opgaver inden for et fast defineret tidsrum (tidsvinduer)? Punktet er opfyldt, hvis udførelsen af områdets opgaver foregår i et fast defineret tidsrum. Når tidsvinduet lukker, stopper medarbejderen med at løse opgaverne. Punktet er relevant for opgavetyper med kort cyklustid, og som kun udgør en begrænset andel af afdelingens samlede opgaver. Er arbejdsen indrettet: Med en synlig visning af om man er bagud i forhold til TAKT? Punktet er opfyldt, hvis det er synligt, om området er bagud med løsningen af opgaverne i forhold til den TAKT, der er fastsat i pakken af opgaver eller inden for tidsvinduet. Der skal desuden være et synligt signal, som aktiveres, når processen er bagud. Signalet betyder, at en medarbejder i området har brug for hjælp. Er der en systematisk opfølgning på: Vedligeholdelse af tavler? Punktet er opfyldt, hvis der ikke hænger forældede eller ikke opdaterede informationer på tavlen. Forældelse afgøres ud fra den aktuelle dato, Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 6 / 17

7 den sidste periode informationerne vedrører og den forsinkelse, der kan forventes til at fremskaffe informationerne T T T T T T T09 Er der en systematisk opfølgning på: 5S dagligt? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig registrering for en daglig opfølgning efter en tjekliste på den aftalte standard for 5S. Punktet udgår og erstattes af anden relevant opfølgning, når 5S Selvdisciplin er den naturlige adfærd. Er der etableret en tavle, der viser: En plan for regelmæssige audit af 5S? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig plan for afholdelse af 5S-audit. Planen eller tilhørende tjeklister skal vise, hvad der skal auditeres, hvor det skal gøres og, hvem der er ansvarlig for at gøre det. Er der etableret en tavle, der viser: Udført regelmæssige audit af 5S? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig opgørelse af tidspunktet og resultatet for regelmæssig afholdelse af 5S-audit. For at være udført regelmæssigt skal det være udført så ofte, at det holder den lokale opfølgning kalibreret. Det betyder, at resultatet af den lokale opfølgning for 5S skal have samme grad af opfyldelse, som audit af 5S viser. Er følgende synligt for alle medarbejdere: Resultatet af 5S-opfølgningen? (dagligt) Punktet er opfyldt, hvis resultatet af vurderingen for overholdelsen af 5S-standarden er synlig for alle medarbejdere. Vurdering foretages normalt dagligt og evalueres ved en audit. Punktet udgår og erstattes af anden relevant opfølgning, når 5S Selvdisciplin er den naturlige adfærd. Er følgende synligt for alle medarbejdere: Resultatet af 5S-audit? (periode) Punktet er opfyldt, hvis resultatet af de seneste udførte 5S-audit et synlige. Resultaterne skal dække audit for en periode. Auditeringen er en kalibrering af, hvad der er acceptabelt. Er der etableret en tavle, der viser: En daglig måling på kvalitet (Godkendt 1. gang)? Punktet er opfyldt, hvis der på en eller flere udvalgte parametre er en synlig opgørelse af kvaliteten for den foregående dag. Er der etableret en tavle, der viser: Mål for kvalitetsniveauet (Godkendt 1. gang)? Punktet er opfyldt, hvis der for en eller flere udvalgte parametre er et synligt mål for kvaliteten. Der skal være et mål for, hvilket niveau der Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 7 / 17

8 er acceptabelt T T T T T T T51 Er der etableret en tavle, der viser: Registrering af afvigelser for kvalitet? Punktet er opfyldt, hvis der er synlige registreringer af årsager eller typer af afvigelser fra kvalitetsmålet, når dagens samlede resultat for kvalitet afviger fra målet for dagen. Punktet er også opfyldt, hvis afvigelser fra mål registreres, selvom dagens mål for kvalitet er opfyldt. Er der etableret en tavle, der viser: En systematisk opfølgning og prioritering af registrerede afvigelser i kvaliteten? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig bearbejdning af de registrerede afvigelser fra kvalitetsmålet. Bearbejdningen kan for eksempel være ved en optælling af fejl i udvalgte fejltyper. Er der etableret en tavle, der viser: At årsagerne til kvalitetsfejl findes og løses? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig opfølgning på mindst én udvalgt afvigelse, som analyseres systematisk, for at finde årsagen til afvigelsen. Kan det på tre sek. afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Om der er problemer med kvaliteten? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig præsentation af kvalitetsniveauet i forhold til målet, som på tre sekunder giver et overblik over det aktuelle kvalitetsniveau. Kan det på tre sek. afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Hvad der er årsagen til problemerne med kvaliteten? Punktet er opfyldt, hvis det er muligt på tre sekunder at opfatte, hvad der er årsagen til afvigelsen for kvalitet. Er følgende synligt for alle medarbejdere: Hvilken prioritering der er i arbejdsopgaverne? Punktet er opfyldt, hvis de kommende opgaver er synlige og har en for medarbejderne synlig prioritering. Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Om de aktuelle leveringsaftaler for administrative opgaver overholdes? Punktet er opfyldt, hvis det er muligt på tre sekunder at opfatte, om der er afvigelser i overholdelsen af leveringsaftaler for administrative opgaver mellem afdelinger i værdistrømmen Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 8 / 17

9 2-3-2 T T T T T T D01 Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Hvad der er årsager til afvigelser i overholdelse af leveringsaftaler for administrative opgaver? Punktet er opfyldt, hvis det er muligt på tre sekunder at opfatte, hvad der er årsagen til afvigelser i overholdelse af leveringsaftaler for administrative opgaver. Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Om den aktuelle opgavemængde, status og leveringsdato er overholdt? Punktet er opfyldt, hvis det er muligt på tre sekunder at opfatte, om der er afvigelser i overholdelsen af opgavemængde, status og leveringsdatoer for området. Kan det på tre sekunder afgøres (f.eks. ud fra tavlen): Hvad der er årsager til afvigelser i opgavemængde, status og leveringsdato? Punktet er opfyldt, hvis det er muligt på tre sekunder at opfatte, hvad der er årsagen til afvigelser i overholdelse af opgavemængde, status og leveringsdatoer for området. Er der etableret en tavle, der viser: Leveringsdato for opgaver fra leverandører? For opgaver eller delopgaver, der leveres til området fra en leverandør, skal det fremgå, hvornår opgaverne ventes leveret. Det kan eksempelvis være et tilbud. Er der vedrørende trækstyring en for medarbejderne synlig status for: Den aktuelle gennemløbstid for opgaverne i hele værdistrømmen? Punktet er opfyldt, hvis det af en tavle eller lignende er synligt for medarbejderne, hvad den aktuelle gennemløbstid er for opgaverne i hele værdistrømmen. Punktet er også opfyldt, hvis det af en tavle eller lignende er synligt for medarbejderne, hvad den aktuelle gennemløbstid er for opgaverne i et væsentligt område. Er der vedrørende trækstyring en for medarbejderne synlig status for: Arbejdet med håndtering af afvigelser? Punktet er opfyldt, hvis det af en tavle eller lignende er synligt for medarbejderne, hvad status er for arbejdet med håndtering af (Pitch) afvigelser i området. Er der en standard for: Rengøring af alt udstyr? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvornår og hvordan udstyret skal rengøres. Det kan være angivet i relation til udstyrets anvendelse. - Rengøring af en søjleboremaskine kan være skrevet ind i arbejdsinstruktionen for brugen af udstyret. - Rengøring af en lift på værkstedet kan være skrevet ind i ar Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 9 / 17

10 bejdsinstruktionen for en medarbejder (fejedreng). - Det kan også være rengøring af tastatur og skærm eller rengøring af måleinstrumenter D D D D D06 Er der en standard for: Rengøring af alle redskaber? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvornår og hvordan arbejdsens redskaber skal rengøres. Det kan være angivet i relation til redskabernes anvendelse. Redskaber kan eksempelvis være skruetrækkere, pipetter eller kolber. Er der en standard for: Rengøring af alle maskiner? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvornår og hvordan arbejdsens redskaber skal rengøres. Det kan være angivet i relation til redskabernes anvendelse. - Rengøring af en bukkemaskine kan være skrevet ind i arbejdsinstruktionen for brugen af udstyret. - Maskiner kan også være en plotter eller en kopimaskine. Er der en standard for: Rengøring af arbejdserne? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvornår og hvordan arbejdsen skal rengøres. Hvornår kan være angivet i relation til arbejdsens anvendelse. Er der en standard for: Rengøring af arealerne? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for rengøring af arealerne. Standarden kan være en del af de enkelte arbejdser arbejdsinstruktion. Er der en standard for: Arbejdsens indretning? Punktet er opfyldt, hvis alt på arbejdsen har en naturlig placering, som fremgår af arbejdsens indretning. Der kan være en fast for opbevaring af redskaber, udstyr og andet, når det anvendes. Pladsen for anvendelse kan være opmærket. Hvis den ikke er opmærket, skal andre ting på arbejdsen være på en opmærket. Det betyder, at hvis håndværktøj ligger på bordet, skal andre ting, der står på bordet, være på et opmærket område. - Det skal være muligt at se forskel på, om indretningen er tilfældig eller organiseret Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 10 / 17

11 2-3-2 D D D D52 Er der en standard for: Arbejdsens fremtræden ved hold- og opgaveskift? Punktet er en test af, at alt har en. På arbejdsen må der alene være det, medarbejderen skal bruge for at løse den opgave, der er i gang. Punktet er også opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvordan arbejdsen skal se ud ved skift til en anden opgave. I dette tilfælde kan dagens sidste opgave fortsættes på det næste hold. - Standarden skal beskrive, hvordan arbejdsen skal se ud, når medarbejderen overdrager arbejdsen til en kollega (holdskift). - Standarden skal beskrive, hvordan arbejdsen skal se ud, når medarbejderen afslutter dagens arbejde. - Standarden skal beskrive, hvordan arbejdsen skal se ud, når medarbejderen afslutter en opgave for at begynde på en ny. Det kan eksempelvis være på værkstedet, hvor alle redskaber sættes på, inden den næste bil køres ind. - Hvis en opgave ikke er afsluttet ved arbejdstids ophør, kan de redskaber, der er i brug, være fremme. Det skal dog være afmærket, så det er tydeligt, at der kun er det fremme, der er i brug. Er der en standard for: Faste steder i arbejdsprocesserne, hvor de kan afbrydes? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne har bestemte steder i deres arbejdscyklus, hvor arbejdet kan afbrydes. Det er en fordel, hvis punkterne for afbrydelse er vist, men det er ikke et krav. - Bolte der er skruet i et hjul, skal være spændt, inden man går fra bilen (til pause). Er der en standard for: Tilgangen af opgaver (til visitering)? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvordan opgaver leveres til området. Er der en standard for: Prioritering af opgaverne (visitering)? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard, der viser, hvordan indkomne opgaver prioriteres og opdeles efter type. Det kan eksempelvis være sager, der opdeles efter kompleksitet eller serviceniveau. Ved indgangskontrol kontrolleres, hvorvidt alle relevante informationer og materialer er til rådighed for løsningen af opgaven. Dok. Dok Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 11 / 17

12 2-3-2 D D S S S S04 Er der for administrative opgaver: Klarhed over, hvilke opgaver, der er omfattet af trækstyring? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig oversigt over opgaverne i området, og at det af den fremgår, hvorvidt den enkelte type af opgaver er indeholdt i trækstyring. Er der for administrative opgaver: Klarhed over hvilke opgaver, der er samlet i hvilke opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis det af den synlige oversigt over opgaverne fremgår, hvordan hvert opgavesæt samles, og hvordan tidsvinduet administreres. Er der for arbejdsen følgende vedligeholdt og i gældende udgave: Materialer? Punktet er opfyldt, hvis alle materialer på arbejdsen er i den gældende udgave, så de kan anvendes uden videre. Det betyder, at der ikke må være defekte eller kasserede materialer opbevaret sammen med de materialer, der skal anvendes. Materialer med en gyldig dispensation anses for godkendt. Er der for arbejdsen følgende vedligeholdt og i gældende udgave: Redskaber? Punktet er opfyldt, hvis alle redskaber på arbejdsen er i den gældende udgave, så de kan anvendes uden videre. Et redskab med en gyldig dispensation anses for godkendt. Er der for arbejdsen følgende vedligeholdt og i gældende udgave: Udstyr? Punktet er opfyldt, hvis alt udstyr på arbejdsen er i den gældende udgave, så det kan anvendes uden videre. Et udstyr med en gyldig dispensation anses for godkendt. Udstyr i service kan eksempelvis være måleinstrumenter. Er der for arbejdsen følgende vedligeholdt og i gældende udgave: Standarder? Punktet er opfyldt, hvis alle standarder er gyldige. For at være gyldige skal det være anført, hvornår og hvem der har godkendt dem. En eventuel gyldighedsperiode må ikke være udløbet. Oplysningen om godkendelse kan være på den enkelte standard eller samlet centralt på f.eks. en synlig liste for en gruppe af standarder. - Det kan eksempelvis ses ved sammenligning af flere standarder eller dokumenter. - Det kan afdækkes ved at spørge en medarbejder. - Det kan eksempelvis være elektroniske guides eller skabeloner i Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 12 / 17

13 administrative processer S S S S S09 Er der for arbejdsen følgende vedligeholdt og i gældende udgave: Dokumenter? Punktet er opfyldt, hvis alle dokumenter er gyldige. For at være gyldige skal det være anført, hvornår og hvem, der har godkendt dem. En eventuel gyldighedsperiode må ikke være udløbet. Oplysningen om godkendelse kan være på det enkelte dokument eller samlet centralt på f.eks. en synlig liste for en gruppe af dokumenter. - Det kan eksempelvis ses ved sammenligning af flere standarder eller dokumenter. - Det kan eksempelvis afdækkes ved at spørge en medarbejder. Er der en standard for: Håndtering af affaldsspande, der flyder over? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for håndtering af affaldsspande, der flyder over. Det kan eksempelvis være håndtering af pap fra modtagne forsendelser. Her kan en standard anvise, hvem der skal kontaktes (intern service). Er der en standard for: Håndtering af kilder til utætheder, snavs osv.? Punktet er opfyldt, hvis der er en synlig standard for, hvordan medarbejderne skal sikre sig, at der ikke er utætheder eller snavset. Punktet er også opfyldt, hvis det er angivet, hvordan medarbejderne skal forholde sig, når standarden for renlighed ikke opfyldes, f.eks. ved at der opstår utætheder eller bliver snavset. Det kan være eksempelvis være en kaffemaskine, en pumpe eller hydraulisk udstyr. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Procedure for forslag til ændring af arbejdsens indretning? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne ved, hvordan de kan afgive forslag til ændring af arbejdsens indretning. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Procedure for forslag til ændring af 5S-standarder? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne ved, hvordan de kan afgive forslag til ændring af standarden for 5S Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 13 / 17

14 2-3-2 S S S S S S53 Er der for arbejdsen organiseret: Tilførsel af råvarer, opgaver eller ydelser? Punktet er opfyldt, hvis der er udpeget personer til at forestå tilførslen af råvarer, opgaver eller ydelser, som ikke indgår i det cykliske arbejde i cellen. Det betyder, at der ikke må mangle råvarer, opgaver eller ydelser. Hvis der er mangler, er punktet ikke opfyldt (organiseringen fungerer ikke). Er der for arbejdsen organiseret: Tilførsel af komponenter, halvfabrikata og materialer? Punktet er opfyldt, hvis der er udpeget personer til opfyldning af komponenter, halvfabrikata og materialer til arbejdserne, som ikke indgår i det cykliske arbejde i cellen. Det betyder, at der ikke må mangle komponenter, halvfabrikata og materialer. Hvis der er mangler, er punktet ikke opfyldt (organiseringen fungerer ikke). Er der for arbejdsen organiseret: Afhentning af færdige varer, opgaver eller ydelser? Punktet er opfyldt, hvis der er udpeget personer, som afhenter færdige varer, opgaver eller ydelser fra arbejdsen. Punktet er ikke opfyldt, hvis der er en ophobning af færdige varer, opgaver eller ydelser ved arbejdsen, som kan genere det cykliske arbejde. Er der en standard for: Behandling af afvigelser i tilgangen af opgaver? Punktet er opfyldt, hvis det af en standard for opgaven fremgår, hvad medarbejderen skal gøre, hvis der eksempelvis kommer flere eller færre opgaver end forventet. En afvigelse kan også være, at der mangler information i den leverede opgave. Er der for administrative opgaver: En funktion som revurderer grundlaget for trækstyring? Punktet er opfyldt, hvis en funktion, eksempelvis en arbejdsgruppe på tværs af de relevante områder, revurderer grundlaget for trækstyringssystemet, herunder opgaver, opgavetyper, cyklustid, gennemløbstid og fordeling af aktiviteterne i værdistrømmen i forhold til det samlede flows kapacitet. Er der for administrative opgaver: En funktion som revurderer grundlaget for opgavepakker eller tidsvinduer? Punktet er opfyldt, hvis en funktion, eksempelvis en arbejdsgruppe på tværs af de relevante områder, revurderer grundlaget for opgavepakker eller tidsvinduer, herunder opgaver, opgavetyper, cyklustid, gennemløbstid og fordeling af aktiviteterne i værdistrømmen i forhold til det samlede flows kapacitet. Dok. Leder Leder Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 14 / 17

15 2-3-2 S M M M M M L L03 Er der en standard for: Indarbejdning af nye opgavetyper? Punktet er opfyldt, hvis det fremgår af en standard, hvordan nye typer af opgaver indarbejdes i trækstyringssystemet for det samlede flow. Har flere medarbejdere deltaget i: 5S kaizenevent? Punktet er opfyldt, hvis en medarbejder kan bekræfte, at flere medarbejdere har deltaget i en 5S kaizenevent. - Kaizeneventen kan også være en intern workshop. Det er medarbejdernes involvering i arbejdet, der er vigtig. Medarbejderne registrerer afvigelser: Fra målet for kvalitet? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne har udført en synlig registrering af afvigelserne fra målet for kvalitet. Medarbejderne registrerer afvigelser: Og angiver årsagen ved afvigelser fra kvalitetsmålet? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne har udført en synlig registrering af årsagerne til afvigelser fra målet for kvalitet. Har flere medarbejdere deltaget i: FAS kaizenevent? Punktet er opfyldt, hvis mere end én medarbejder har deltaget i en kaizenevent eller lignende aktivitet, der involverede etablering eller forbedring af trækstyringssystemet. Er følgende kendt blandt medarbejderne: Opgavernes gennemløbstid? Punktet er opfyldt, hvis medarbejderne kan nævne eller vise, hvor man kan se opgavernes gennemløbstid. Lever lederens egen arbejds op til 5S Selvdisciplin? Punktet er opfyldt, hvis der er en standard for lederens arbejds, som lederen efterlever. Lederens arbejds omfatter det inventar, udstyr, værktøj, dokumenter og arkiver, der anvendes af lederen. - Der skal være opmærkning som tegn på, at der har været en aktiv stillingtagen til indretningen. Følger lederen dagligt op på: Overholdelse af 5S-standarder? Punktet er opfyldt, hvis lederen hver dag følger op på, om standarden for 5S overholdes. Opfølgningen kan forventes udført i forbindelse med et kort møde ved tavlen. Hvis der ikke holdes et tavlemøde, skal det på anden vis være synligt, at lederen dagligt følger op på, om standarden for 5S overholdes. Punktet udgår og erstattes af anden relevant opfølgning, når 5S Selvdisciplin er den naturlige adfærd. Dok. Møder Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 15 / 17

16 2-3-2 L L L L L L51 Sikrer lederen, at årsagen til afvigelser: Fra 5S-standarden findes og løses? Punktet er opfyldt, hvis lederen igangsætter aktiviteter, som finder og løser årsagen til, at der har været en afvigelse fra 5S-standarden. Punktet udgår og erstattes af anden relevant opfølgning, når 5S Selvdisciplin er den naturlige adfærd. Følger lederen dagligt op på: At flowet sker med det aftalte styktal eller antal opgaver ad gangen? Punktet er opfyldt, hvis lederen straks påtaler afvigelser fra det aftalte styktal eller antal opgaver ad gangen. - Det kan eksempelvis ses, hvis der kun er det antal varer mellem processerne, som der er afmærket til. - I administration kan der være afsat et tidsvindue til eksempelvis at gennemgå en indbakke med kundehenvendelser. Her følger lederen dagligt op på, at dette tidsvindue overholdes. - I service og administration kan opgaver også udleveres i sæt, hvor et sæt altid har en fast varighed til løsning af opgaven. Sikrer lederen, at årsagen til afvigelser: Fra flowets styktal eller opgaver ad gangen findes og løses? Punktet er opfyldt, hvis lederen igangsætter aktiviteter, som finder og løser årsagen til, at der har været en afvigelse fra standarden for flowets styktal eller opgaver ad gangen. - Lederens reaktion skal afspejles af en aktivitet i flowet, der skal afdække årsagen til, at afvigelsen opstår. Følger lederen dagligt op på: På kvalitetsmål? Punktet er opfyldt, hvis lederen (sammen med medarbejderne) på et dagligt tavlemøde forholder sig til det realiserede kvalitetsniveau i forhold til målet for kvalitet. Punktet er også opfyldt, hvis lederen på anden vis dagligt og sammen med medarbejderne behandler det aktuelle kvalitetsniveau i forhold til målet for kvalitet. Sikrer lederen, at årsagen til afvigelser: I kvaliteten findes og løses? Punktet er opfyldt, hvis lederen igangsætter aktiviteter, som finder og løser årsagen til, at der har været en afvigelse fra målet for kvalitet. Følger: Den ansvarlige for værdistrømmen op på kvalitet og rettidighed på tavlen for processen? Punktet er opfyldt, hvis den ansvarlige for værdistrømmen har en fast struktur for at følge op på opgavetavlerne på tværs af områderne i værdistrømmen for at identificere uhensigtsmæssige ophobninger af opga- Møder Møder Møder Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 16 / 17

17 ver eller ventetider L52 Følger: Den ansvarlige for værdistrømmen jævnligt op på arbejdet med trækstyring? Punktet er opfyldt, hvis den ansvarlige for værdistrømmen med en fast frekvens følger op på, at trækstyringssystemet virker efter hensigten og, at målet for reduktion af gennemløbstiden opnås Fas - Auditbeskrivelse - Alle rettigheder tilhører DI 17 / 17