Møde den 30. juni 2016 Navitas, mødelokale , Inge Lehmanns Gade 10, 8000 Aarhus C Hovedsamarbejdsudvalget

Transkript

1 Møde den 30. juni 2016 Navitas, mødelokale , Inge Lehmanns Gade 10, 8000 Aarhus C Hovedsamarbejdsudvalget Referat Til stede: Brian Bech Nielsen (BBN), Berit Eika (BE), Arnold Boon (ABOON), Johnny Laursen (JL), Allan Flyvbjerg (ALF), Niels Chr. Nielsen(NCN), Thomas Pallesen (TP), Olav W. Bertelsen (OWB), Aase Pedersen (AP), Per Dahl (PD), Anne Marie Bundsgaard, (AMB), Søren Lundgård Laursen (SLL) som suppleant for Helle Colding Seiersen, Bertha Beck Mortensen (BBM), John Kapstadt (JK), Peter Kithler (PK), Anders K. Moestrup (AKM), Mini Mehlsen (MM), Peter Holm Nielsen (PHN), Steen Henrik Møller (SHM), Heidbra Jonsdottir (HJ), Charlotte Palludan og Anne L. Behnk (ALBE) Mette Helm, Kommunikation og Presse deltog under punkt 2. Fraværende: Helle Colding Seiersen og Tinna Meyer Referent: Dorrit Wedendahl Dagsorden: 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsorden 2. AU s økonomi 3. Reviderede personaleadministrative retningslinjer 4. Opsamling på MUS og evt. GRUS og kompetenceudvikling 5. Medlemmer til Feriefondens bestyrelse 6. Orientering fra formand og ledelsesside 7. Meddelelser fra næstformænd og medarbejderside 8. Kommunikation fra mødet 9. Skriftlig information 10. Næste møde 11. Eventuelt Dato: 23.august 2016 Sags nr.: Ref: DEW Side 1/9 Highlights fra mødet: Personaleadministrative retningslinjer: HSU besluttede nye og reviderede personaleadministrative retningslinjer: Afvikling af lønforhandling, bibeskæftigelse, intern jobmobilitet, beskæftigelse på særlige vilkår og seniorer. Endvidere er AU s rygepolitik nu ændret således, at det indendørs rygeforbud også omfatter e-cigaretter. De personaleadministrative retningslinjer offentligøres på hjemmesiden. Medarbejderudviklingssamtaler: Med baggrund i figur 6.3 Har du holdt MUS med din leder? fra Psykisk APV 2016, opfordrer HSU til fokus på afholdelse af MUS for alle ansatte. På AU (og statens øvrige arbejdspladser) er en gensidig pligt mellem leder og medarbejder til at gennemføre medarbejderudviklingssamtalen. Aarhus Universitet :

2 Side 2/9 Referat: På HSU-mødet gav dekan Niels Chr. Nielsen indlæg om AU s ingeniørsatsning og besvarede spørgsmål om satsningen fra udvalgets medlemmer. BBN indledte mødet med at takke Per Dahl for hans indsats i HSU. Per Dahl udtræder af HSU med udgangen af juni. BBN bød Charlotte Palludan velkommen som nyt medlem i HSU. 1. Bemærkninger til og godkendelse af dagsordenen: Dagsordenen blev godkendt. 2. AU s Økonomi - orientering a) Økonomi 2016 ABOON orienterede: Økonomirapport 1, 2016 viser, at der forventes et resultat på plus 11 mio. kr. for Imidlertid har Finansministeriet lige meddelt en dispositionsbegrænsning på 0,3 % svarende til 14 mio. kr., som følge af mindre stigning i prisudviklingen på varer og tjenesteydelser end forventet. Det betyder, at årsresultatet for 2016 forventes at blive i balance. I forhold til budget 2015 forventes flere STÅ-indtægter i 2016, mens indtægter fra eksterne midler er nedjusteret. HSU tog orienteringen til efterretningen. b) Plan for budget ABOON orienterede: På baggrund af fald i indtægter er der udarbejdet en økonomiplan for, hvordan indtægtsfaldet håndteres Universitets ledelse (bestyrelse og universitetsledelsen) har forudsat, at planen skal indeholde:

3 - mulighed for at AU fortsat har et strategisk råderum på 100 mio. kr. årligt, - et økonomiske resultat i balance i hvert af årene og - at tilpasningen af omkostninger skal ske glidende for at undgå pludselige opbremsninger. Rammebetingelserne er omprioriteringsbidraget på 2 %, dimensionering af uddannelser, fremdriftsreformen med risiko for fremdriftsbøde (mindre færdiggørelsesbonus) samt færre midler at ansøge om hos de statslige forskningsfonde. Endvidere er der også 2 % reduktion på bevilling til myndighedsbetjening. Fald i eksterne midler vil desuden medføre en mindre overheadindtægt. Udgangspunktet for økonomiplanen er et positivt resultat i 2015 og et forventet resultat i balance for Samlet set skal universitet have reduceret udgifterne med 283 mio. kr. i 2019 i forhold til 2016 for at bevare balancen i økonomien. Udgifterne reduceres blandt andet via de planlagte besparelser på de administrative udgifter, der blev besluttet allerede i Herudover nedsættes bidraget til de strategiske midler, og der findes besparelser på bygningsdriftsudgifter. Endelig kommer udgiftsreduktioner på i alt 175 mio. kr. i 2019 på fakulteterne/- institutterne. Fakulteterne/institutterne går nu i gang med at planlægge, hvordan udgifterne konkret kan reduceres. Der vil ske reduktion både på driftsudgifter og løn. De lokale FSU og LSU inddrages. Reduktionen på løn vil i så høj grad som muligt ske løbende ved naturlig fratrædelse og ved ikke at genbesætte stillinger. Personaleomsætningen for f.eks. fastansatte videnskabelige medarbejdere fra marts 2015 til marts 2016 var gennemsnitlig 14 %. Et groft estimat viser, at universitet som tommelfingerregel for hver 10 stillinger, der bliver ledige, kan besætte 8 nye stillinger. Drøftelse: OWB udtrykte bekymring for, om AU s tiltag for at mindske fremdriftsbøden er for svage. BE bemærkede hertil, at der er tale om en vanskelig balancegang mellem krav og ønsket om fleksibilitet. ABOON oplyste, at skønnet for fremdriftsbøden var usikkert, men at det er nødvendigt, at budgettere med et bedste bud. TP nævnte, at der skal være opmærksomhed på, at bedømmelser skal afsluttes rettidigt for at undgå fremdriftsbøder. BBN forventede ikke, at der vil ske ændringer i de politiske krav hverken vedrørende fremdriftsreformen eller dimensioneringen af uddannelserne. OWB opfordrede til, at der i forbindelse med effektiviseringen af de administrative opgaver er fokus på brugbarheden/brugervenligheden af f.eks. nye systemer. ABOON oplyste, at der er fokus på at styrke brugerinddragelsen i forbindelse med udvikling eller tilpasning af it-systemer. Der vil også være fokus på at udfase gamle systemer og samtidig effektivisere de øvrige it-systemer. ALF oplyste på spørgsmål fra AMB, at der ikke forventes personaletilpasninger at større omfang på HE. Den tidligere nedgang i STÅ-indtægter i 2014 og 2015 er vendt, idet de studerende har genoptaget deres studier, og færdiggør kandidatdelen. Det forventes også, at finansieringen af ibrugtagningen af Skou-bygningen falder på plads. Side 3/9

4 Konklusion: Der var generel opbakning til økonomiplanen med den gradvise tilpasning af udgifter og tilbageholdenhed ved besættelse af ledige stillinger. Kommunikation: Det blev aftalt, at der udarbejdes en læsevenlig version af økonomiplanen med henblik på offentliggørelse på hjemmesiden. ABOON er ansvarlig herfor og HSU-næstformændene inddrages. Link til offentliggørelsen: Side 4/9 3. Reviderede personaleadministrative retningslinjer beslutning ALBE s indledning: De tilpassede personaleadministrative retningslinjer fuldender arbejdet med at revidere AU s personalepolitik, som nu består af normer, personalepolitikker og personaleadministrative retningslinjer. HSU skal tage stilling til 6 retningslinjer. Alle øvrige personaleadministrative retningslinjer er uændrede. Afvikling af lønforhandling er eksisterende retningslinjer, hvor der er sket en præcisering af tilbagemelding af forhandlingsresultat og indsat nyt afsnit om lønforhandling i forbindelse med forlængelser. Bibeskæftigelse er nye retningslinjer, som tydeliggør, at alle ansatte kan påtage sig bibeskæftigelse, såfremt bibeskæftigelsen er forenelig med hovedbeskæftigelsen på AU. Intern jobmobilitet jobrotation og jobbytte er nye retningslinjer, som lægger op til mulighed for lokale aftaler mellem involverede afdelinger og medarbejdere. Beskæftigelse på særlige vilkår er eksisterende retningslinjer, som er forenklet ved at henvise til Moderniseringsstyrelsens vejledning om socialt kapitel i staten. Desuden beskrives procedurer samt roller for ledere, medarbejdere, tillidsrepræsentanter og SU. Seniorer er nye retningslinjer, som beskriver de kendte, forskellige seniorindsatsmuligheder. I Rygepolitikken udvides AU s indendørs rygeforbud til også at omfatte e-cigaretter. Drøftelse: HSU s drøftelse koncentrerede sig om Afvikling af lønforhandling. OWB efterlyste en formulering om lønforhandling i situationer, hvor der sker ændring i stillingsindhold f.eks. ændring i charge. ALBE oplyste, at dette er adresseret i personalepolitikken, hvor der i lønpolitikken står Der sker desuden lønforhandling ved ansættelse, eller hvis en ansats stillingsindhold ændres væsentligt. AP ønskede afsnittet om Offentliggørelse af ledelsens budget for lønforhandlingen fjernet. AP fandt, at et lønforhandlingsbudget ikke er i overensstemmelse med den rammeaftale, som er indgået mellem Finansministeriet og centralorganisationerne, hvor der i fælleserklæringen står, at den lokale løndannelse ikke normeres af en af parterne centralt aftalt minimums- eller maksimumspulje. AP ønskede ikke, at HSU skulle orienteres om lønforhandlingsbudgettet, blandt andet fordi denne orientering i HSU medførte, at nogle forhandlende ledere gjorde tillidsrepræsentanterne medansvarlige for lønforhandlingsbudgettet, hvilket medarbejderrepræsentanterne/tillidsrepræsentanterne ikke er. AP kunne desu-

5 den ikke se hvorfor, lønforhandlingsbudgettet skulle fastsættes centralt. Flere medarbejderrepræsentanter gav udtryk for, at afsnittet om lønforhandlingsbudgettet kunne fjernes, men der var ikke generel tilslutning hertil, og BBN konkluderede at afsnittet opretholdes. BBN understregede, at universitetsledelsen over for bestyrelsen er ansvarlig for det samlede universitets økonomi, herunder også lønforhandlingsbudgettet, og som universitetsledelsen ønsker åbenhed omkring. ALBE oplyste endvidere, at AU fuldt ud lever op til rammeaftalen om nye lønsystemer. Institutionerne har ret og pligt til at foretage styring af lønforhandlingsbudgettet. Rammeaftalens henvisning drejer sig om rammer fastsat af ministerier og faglige organisationer. PD foreslog, at der blev tilføjet ordet rettidigt i afsnittet om Lønforhandling i forbindelse med rekruttering/fastholdelse vedrørende ledelsens henvendelse til den lokale tillidsrepræsentant med henblik på lønforhandling i forbindelse med ansættelse. PD fandt, at der var for mange eksempler på, at medarbejdere begyndte ansættelsen med uafklarede lønvilkår, idet lønforhandling først blev igangsat en måned eller mere efter ansættelse. ABOON bemærkede hertil, at det var godt at gøre opmærksom på problemet, men at omfanget gerne måtte dokumenteres for at få en konkret behandling af problemstillingen. BBN gav tilsagn om, at formuleringen i afsnittet overvejes. Konklusion: HSU godkendte de personaleadministrative retningslinjer med forbehold for vurdering af ovennævnte tilføjelse af ordet rettidigt i afsnittet om lønforhandling i forbindelse med rekruttering/fastholdelse. Det er efterfølgende tilføjet retningslinjen uden yderligere bemærkninger, og der er således ikke behov for yderligere behandling i HSU. Kommunikation: De godkendte retningslinjer nævnes i Highlights fra mødet. Retningslinjerne er desuden tilgængelige på AU s hjemmeside. Side 5/9 Under punktet, men uden for dagsordenen, blev personalepolitikkens afsnit om uansøgt afskedigelse drøftet. Det blev aftalt, at der i de personaleadministrative retningslinjer, skal indsættes en formulering om, at fællestillidsrepræsentanterne orienteres af universitetsledelsen, når der sker afskedigelser begrundet i strukturelle eller økonomiske forhold. Der er alene tale om orientering, da drøftelse finder sted i LSU og FSU/ASU. Det blev aftalt, at Anne Lindholm Behnk og HSU s næstformænd udarbejder og indsætter formuleringen i de eksisterende retningslinjer. 4. Opsamling på MUS og evt. GRUS og kompetenceudvikling status på fakulteterne og i enhedsadministrationen orientering/drøftelse ALF oplyste om HE, at der er udarbejdet en detaljeret status om kompetenceudvikling og MUS, som drøftes i FSU. Alle institutter på HE har afsat midler på budgettet til kompetenceudvikling og LSU spiller en central rolle i diskussionen om midlernes anvendelse. Vedrørende MUS og GRUS er der på Institut for Klinisk Medicin udarbejdet en

6 plan for forbedring, idet alle medarbejdere skal tilbydes MUS. GRUS anvendes som supplement til MUS i store enheder med delestillinger. TP oplyste om BSS, at 3 ud af 5 medarbejdere i institutterne har holdt MUS. I administrationscenteret har 9 ud af 10 medarbejdere holdt MUS. Vakante institutlederstillinger er en del af forklaringen på, at der ikke er holdt MUS på nogle institutter. GRUS bliver med succes anvendt i gruppe med yngre, videnskabelige medarbejdere, og der er fokus på kvalifikationskrav til videnskabelige stillinger og fremtidsmuligheder. Vedrørende kompetenceudvikling har 300 medarbejdere på BSS deltaget i pædagogisk opkvalificering, og 20 ledere har gennemført lederudviklingsforløb. Der er anvendt ca. 30 mio. kr. til kompetenceudvikling, heraf er ca. ¼ mio. kr. medfinansiering til kompetencefondsmidler. JL oplyste om ARTS, at der er 15 % af medarbejderne, som ikke har afholdt MUS. GRUS anvendes ikke. Tidligere centrale midler til kompetenceudvikling fordeles til institutter og administrationscenteret efter drøftelse i FSU. På undervisningsområdet drøftes kompetenceudviklingsbehov systematisk hvert 5 år, samtidig med at ændringer i uddannelserne drøftes. ABOON oplyste om fællesadministrationen, at MUS afholdes hvert efterår. GRUS anvendes i nogle enheder som supplement til MUS. Kompetenceudvikling prioriteres i alle enheder; digitalisering og procesoptimering er vigtige indsatsområder. Der anvendes kr. i gennemsnit pr. medarbejder til kompetenceudviklingsaktiviteter. Beløbet indeholder ikke udgifter til f.eks. sidemandsoplæring og anden intern kompetenceudvikling. Det skønnes, at kompetenceudviklingsindsatsen er fordelt med ca. 30 % til direkte udgifter og ca.70 % til intern kompetenceudvikling. Konklusion: HSU var enige om, at det er nødvendigt med fortsat fokus på afholdelse af MUS, men at det ikke er realistisk at nå 100 %. Kommunikation: APV-rapportens tal vedr. afholdelse af MUS nævnes i Highlights fra mødet. Side 6/9 5. Medlemmer til Feriefondens bestyrelse Følgende medarbejdere er medlemmer i Feriefondens bestyrelse: Niels Jørgen Relsted, Peter Holm Nielsen, Aase Pedersen og Leif Østergaard Mikkelsen. Ledelsen har endnu ikke udpeget en repræsentant til Feriefondens bestyrelse. 6. Orientering for formand og ledelsessiden a) Orientering fra bestyrelsesmøde 14. juni 2016 BBN oplyste, at bestyrelsen havde tilsluttet sig de nye strategiske satsninger på alle fire fakulteter. Det drejer sig om ingeniørsatsningen på ST, styrkelse af businessområdet på BSS, det videre arbejde med fremtidens sundhedsuddannelse på HE samt overførsel af erhvervssprogfagene fra BSS til ARTS samt styrket indsats på skoleforskningen (Nationalt Center for Skoleforskning). BBN udtrykte glæde over, at der kan foretages denne investering i fremtiden på trods af nedgang i fi-

7 nanslovsbevillingerne. Side 7/9 7. Meddelelser fra næstformænd og medarbejdersiden OWB oplyste, at AC- tillidsrepræsentanterne havde holdt kursusdag den 28. juni 2016 bl.a. med indlæg om beskæftigelse på særlige vilkår. AP oplyste, at der var konstateret uforbrugte kompetencefondsmidler på i alt 3, 5 mio. kr., hvoraf 1,2 mio. kr. skal anvendes inden 1. september og 1,2 mio. kr. inden 1. september 2017, mens det resterende beløb indgår i næste fordelingsrunde. De beløb, som skal anvendes, disponeres af formandskaberne i FSU/ASU. PD takkede for godt samarbejde i HSU i hans medlemsperiode. 8. Kommunikation fra mødet HSU besluttede følgende emner som væsentlige at kommunikere fra mødet: - Plan for budget kommunikeres i selvstændigt dokument jf. punkt 2 - Godkendte personaleadministrative retningslinjer - APV-rapportens data vedr. afholdelse af MUS. 9. Skriftlig information a) Notat angående de finansielle poster i årsregnskabet b) Opdateret årsplan for HSU 2016 Ingen spørgsmål. 10. Næste møde Næste møde er 3. november kl Mødet holdes i Frandsensalen. 11. Eventuelt PHN spurgte om, hvorvidt der i forbindelse med aktuelle, uansøgte afskedigelser begrundet i strukturelle/økonomiske forhold på Institut for Klinisk Medicin kunne angives en begrundelse for lukning af en verdensklasse sektion, om der kunne være tillid til korrekt økonomirapportering, og om det kunne betegnes som rettidig omhu at afskedige medarbejdere og efterfølgende søge økonomiske midler til udgiftsdækning. BBN svarede, at Aarhus Universitets mål er at kunne måle sig med stærke internationale universiteter. Men på grund af økonomiske forhold på instituttet har det været nødvendigt at prioritere. Hvad angår en uddybning af begrundelsen for den foretagne prioritering og de to øvrige spørgsmål, henviste BBN til, at denne drøftelse bør ske i FSU på HE. Bilag: Info fra dekanen om status på ST vedr. kompetenceudviklingsaktiviteter det seneste år til HSU-møde den 30. juni 2016

8 Bilag Side 8/9 28. juni 2016 Info fra dekanen om status på ST vedr. kompetenceudviklingsaktiviteter det seneste år til HSU-møde den 30. juni 2016 Er der sket noget i forhold til en synlig økonomi for kompetenceudviklingsaktiviteter? Vi arbejder på at registrere og opgøre kompetenceudviklingsaktiviteter for TAP erne. Her vil der være tale om kursus- og konference gebyrer samt tilknyttede rejseomkostninger for TAP erne. Det vil være vanskeligt at opgøre for den del der angår eksterne midler, da det er underlagt bestemte afrapporteringskrav fra bevillingsgiverne. Hvilken rolle spiller FSU/ASU og LSU generelt f.eks. i drøftelsen af behov for kompetenceudvikling? Har der været en drøftelse i LSU eller FSU/ASU-regi? Eksempel fra FOOD: Fast punkt på LSU møderne, hvor bl.a. ansøgninger til kompetencefonden drøftes for at se det i sammenhæng med instituttets strategi og mål. Er der iværksat større kompetenceudviklingsaktiviteter på fakultetet/i administrationen? Eks. Tværgående kompetenceudviklingsaktiviteter for bestemte målgrupper, særlig fokus på lederudvikling el.lign. Lederudvikling Der er på ST i 2015/2016 gennemført et lederudviklingsforløb for fakultetsledelsen som et ledelsesteam og for institutternes ledelsesteam. Formålet har været at styrke ledelsen som et ledelsesteam (både fak.ledelsen og inst.ledelsen), blive bevidst om det fælles ansvar for instituttets udvikling i overensstemmelse med strategien for ST samt instituttets rammer og mål. Ubrugte kompt. midler Der er i forbindelse med de ubrugte kompetencemidler fordelt kr. til 3 individuelle og 12 gruppe ansøgninger ud fra de generelle kriterier for kompetenceudvikling og med fokus på kurser der styrker kendskab og sammenhængskraft på ST. Som eksempel kan nævnes midler til efteruddannelse af laboranter, mediehåndtering i myndighedsbetjening, psykisk førstehjælp, Din effektive arbejdsdag og flere fagspecifikke kurser.

9 Adm.center ST Har haft to ansøgningsrunder med kompetencemidler i det administrative center i foråret 2016 og der er p.t. fordelt kr. til kompetenceudvikling i relation til individuelle kompetenceudviklingstiltag aftalt på MUS. Side 9/9 Hvis der er erfaringer med GRUS, så nævn også gerne dem. Eksempel fra DCA/ICROFS: Der har været afholdt GRUS i 2015 med positive erfaringer MUS-tal i APV en er der en årsag til, at de ser ud, som de gør (eks. mange nyansatte, brug af GRUS (selvom GRUS ikke kan erstatte MUS) etc. Alle tilbydes MUS, men der er generelt mange nyansatte på ST pga. mange eksterne bevillinger og det betyder at ikke alle har nået at være her et helt år hvor der har været tilbudt MUS.