INDIVIDUELT INTRODUKTIONSPROGRAM FOR NYANSATTE

Transkript

1 INDIVIDUELT FOR NYANSATTE I SYGEHUS NORD Navn Stilling Sygeplejerske Afdeling Ortopæd kirurgisk afsnit H1 Ansat dato Navn på nærmeste leder Kirsten Christiansen Navn på tilknyttet mentor Telefonnummer til afdelingen Afdelingsledelse Ledende overlæge Kim Schantz og ledende oversygeplejerske Trine Hjetting Sygehus Nord er medlem af Københavns Universitetshospital

2 Indhold Koncept for introduktion af nye medarbejdere side 3 Vejledning i brug af skemaer side 4 Bilag A Modtagelse i afdelingen og første møde med nærmeste leder side 5 Bilag B Møde med nærmeste leder, mentor og ny medarbejder side 6 samt introduktionsoversigt ved mentor Bilag C Øvrige afdelingsrelevante introduktionspunkter side 7 Bilag D Indledende samtale om forventningsafstemning side 8 Bilag E Skabelon til velkomstbrev til nyansat medarbejder side 9 Bilag F Opfølgningssamtaler side 10 Bilag G Evalueringssamtale efter fire ugers ansættelse side 11 Bilag H (Prøvetids)samtale efter otte ugers ansættelse side 12 Bilag I Opfølgningssamtale efter seks måneders ansættelse side 13 Bilag J Mentor Når du skal være mentor for en ny kollega tjekliste side 14 Side 2

3 Koncept for individuel introduktion af nye medarbejdere Koncept Nærmeste leder er ansvarlig for introduktionen af nye medarbejdere. Der udarbejdes individuelt introduktionsprogram i afdelingerne efter skabelonen. Der udnævnes en mentor til den nye medarbejder gerne en fra samtaleudvalget. Der tages hånd om alle de praktiske ting i forbindelse med ansættelsen. Indholdet i dette introduktionsprogram kan med fordel suppleres med yderligere relevante informationer. Formål Medarbejderen skal føle sig velkommen i afdelingen. Medarbejderen skal komme så hurtigt på plads i sit nye job som muligt og lære hverdagen i afdelingen at kende så hurtigt som muligt. En ensartet introduktion af nye medarbejdere skal være med til at kvalitetssikre arbejdet i afdelingen samt sikre kendskabet og tilknytningen til organisationen. Introduktionsprogram for den nyansatte Ca. 14 dage før første arbejdsdag sendes velkomstbrev fra ansættende afdeling til ny medarbejder underskrevet af nærmeste leder. Hvis afdelingen ønsker at medsende andet materiale sammen med velkomstbrevet, noteres det i velkomstbrevet. Mentor udvælges og udarbejder i samarbejde med nærmeste leder et introduktionsprogram efter skabelonen. Afdelingen informeres om, at der starter ny kollega i afdelingen, herunder en kort introduktion af den nye medarbejder samt hvilken funktion vedkommende får i afdelingen. Mentorordning introduktion til det faglige og det sociale Formålet med mentorordning er at hjælpe medarbejderen til hurtigt at føle sig hjemme i afdelingen. Det giver tryghed at vide, at der er tilknyttet en mentor, når man starter som ny i en afdeling. Mentor udnævnes (gerne fra samtaleudvalget), som ud over sine normale funktioner påtager sig opgaven at hjælpe den nye medarbejder til rette. Det er vigtigt, at der er afsættes ressourcer således, at mentor kan løse opgaven. Side 3 Udover introduktion til det faglige sørger mentoren også for at drage kollegaen med ind i det sociale liv i afdelingen. Nye medarbejdere har behov for introduktion til afdelingens rutiner, traditioner, regler og arbejdsgange samt kulturen i afdelingen. Er der arbejdsopgaver, hvor mentor ikke selv har kompetence, skal der naturligvis involveres andre kolleger i oplæringen, som har disse kompetencer. Nærmeste leder aftaler med mentor, hvilke andre kolleger, der skal involveres i oplæringen. Mentor er løbende i kontakt med nærmeste leder, som har det overordnede ansvar, og holder denne informeret om introduktionsforløbet. Der henvises i øvrigt til tjekliste (bilag J) for mentorer. Opfølgningssamtaler Der er skemaer til rådighed for opfølgningssamtalerne bilag G, H og I. Aftaler og opfølgningspunkter skal være skriftlige, underskrives af begge parter og med kopi til leder. Efter fire ugers ansættelse følges op og evalueres på introduktionen mellem nærmeste leder og den nye medarbejder. Formålet er at afklare, om krav og forventninger fra begge sider er blevet indfriet. Er der forhold, som ikke fungerer, er det både et ledelses- og et medarbejderansvar, at der tages fat om problemerne så hurtigt som muligt. Dette er især vigtigt for medarbejdere ansat med prøvetid. Kommer medarbejderen fra en anden stilling i Region Sjælland, er der ikke prøvetid (undtagen ved avancement). Der følges op igen på forløbet efter otte uger. Hvis den nye medarbejder er ansat med tre måneders prøvetid, fungerer samtalen som prøvetidssamtale (gælder ikke for tjenestemænd). Hvis nærmeste leder inden prøvetidssamtalen konkluderer, at samarbejdet ikke kan fortsætte og ønsker ansættelsen afbrudt, skal lederen straks kontakte HR afdelingen for råd og vejledning i forhold til at bringe ansættelsesforholdet til ophør. Det er vigtigt, at HR afdelingen inddrages så hurtigt som muligt. Processen vil blive forestået i tæt samarbejde mellem nærmeste leder og HR afdelingen. Efter seks måneders ansættelse er der en opfølgningssamtale mellem nærmeste leder og den nye medarbejder, hvor formålet er at evaluere introduktionsperioden og afstemme forventninger og krav til den kommende periode.

4 Vejledning i brug af skemaer Bilag A Modtagelse i afdelingen og første møde med nærmeste leder Planlægges og udfyldes inden ny medarbejder starter. Når modtagelsen af ny medarbejder planlægges i samarbejde med udvalgt mentor noteres i skemaet startdato i afdelingen og hvem der er ansvarlig for at modtage medarbejderen. Rundvisning i afdelingen og præsentation af kollegerne planlægges også ved at notere dato samt ansvarlige person. Dato for møde med nærmeste leder planlægges og noteres. Bemærkninger tilføjes, hvis der fx skal følges op, undersøges nærmere, bestilles arbejdsredskaber el. lign. Bilag B Møde med nærmeste leder, mentor og ny medarbejder Planlægges og udfyldes inden ny medarbejder starter. Inden ny medarbejder starter i afdelingen, aftaler nærmeste leder og mentor dato for fælles møde med ny medarbejder. Dato og navne noteres i skemaet. Leder og mentor gennemgår introduktionsoversigten og der tilføjes evt. afdelingsbestemte punkter (bilag C). Datoer noteres i skema, så de er planlagte og kendte for ny medarbejder ved dette fælles møde. Samtlige punkter bør være fastlagte og gennemgået med ny medarbejder indenfor de første 14 dage af ansættelsesforholdet. Bemærkninger tilføjes, hvis der fx skal følges op, undersøges nærmere, bestilles arbejdsredskaber eller lign. Bilag C Øvrige afdelingsrelevante introduktionspunkter Her planlægges og noteres egne relevante introduktionsemner kan være afdelings-/fagspecifikke. Bilag D Indledende samtale om forventningsafstemning Planlægges og udfyldes inden ny medarbejder starter. Dato og navne noteres i skemaet. Skema anvendes ved samtale om forventningsafstemning. Samtalen bør finde sted indenfor de første 14 dage af ansættelsen. Bilag E Skabelon til velkomstbrev til nyansat medarbejder Velkomstbrev til ny medarbejder sendes ca. 14 dage før første arbejdsdag, underskrevet af nærmeste leder. Brevet skal skrives i sygehusets brevskabelon. Hvis afdelingen ønsker at vedlægge andet materiale til velkomstbrevet kan være afdelings-/fagspecifikt skrives det i velkomstbrevet. Bilag F Opfølgningssamtaler Planlægges og udfyldes inden ny medarbejder starter. Datoer for evalueringssamtale (efter fire uger), (prøvetids)samtale (efter otte uger) samt opfølgningssamtale (efter seks måneder) noteres i skemaet. Der arbejdes på elektronisk løsning til registrering af samtalerne iht. krav i Den danske Kvalitetsmodel. Bilag G Evalueringssamtale efter fire ugers ansættelse Skema skal anvendes ved første evalueringssamtale, som også er en tilbagemelding på afdelingsintroduktionsforløbet. Feedback og aftaler skal noteres i skemaet. Nærmeste leder og mentor skal have kopi af skema, som også skal bruges til opfølgning på indgåede aftaler. Bilag H (Prøvetids)samtale efter otte ugers ansættelse Skema anvendes ved (prøvetids)samtale, hvor der følges op på de mål, der blev aftalt ved evalueringssamtalen. Feedback, faglige/sociale delmål for den kommende periode samt helhedsvurdering af medarbejderen noteres i skemaet. Kopi af udfyldt skema til nærmeste leder. Såfremt ansættelsesforholdet ikke skal fortsætte udover prøvetiden, skal lederen skrive en begrundet indstilling om afskedigelse til HR afdelingen. Bilag I Opfølgningssamtale efter seks måneders ansættelse Skema anvendes ved opfølgningssamtale, som en vurdering af introduktionsperioden; hvad har virket godt og evt. forslag til ændringer samt en forventningsafklaring for den kommende periode. Bilag J Mentor Når du skal være mentor for en ny kollega Tjekliste til mentor om hvad funktionen indebærer. Side 4

5 Bilag A Dato Aktivitet Bemærkninger Ansvarlig Modtagelse i afdelingen Rundvisning i afdelingen herunder præsentation af kollegerne i afdelingen Møde med nærmeste leder: Gennemgang af introduktionsprogram Information om sygehuspolitikker Se D4; Sygehus Nord / Sygehus Nord Fælles / Personale og Løn Information om Driftsaftale Information om Sygehusets værdigrundlag og hvilke værdier afdelingen specifikt har fokus på Orientering om MED- og arbejdsmiljøorganisationen herunder præsentation af tillids- og arbejdsmiljørepræsentant Organisationsplan, afdelingens opbygning Arbejdstid Tjenesteplan Ferie og fridage (planlægning) Arbejdstidsregistrering, ekstratimer, overarbejde Forhold ved sygdom, raskmelding, barn syg Kursus og uddannelse Personalemøder Sociale traditioner i afdelingen Pauser frokost, kaffe Overordnede retningslinjer vedr. brug af mail, internet, intranet, telefoner Side 5

6 Bilag B Dato Aktivitet Bemærkninger Ansvarlig Møde med nærmeste leder, mentor og ny medarbejder indenfor de første 14 dage. Præsentation af mentor og snak om mentorens rolle og opgaver. Introduktion til arbejdsopgaver Tildeling af systemkoder Information om parkeringsforhold (bil, cykel) Udlevering af nøgler Udlevering af uniformer Omklædningsforhold, personaleskab Overordnet introduktion til afdelingens IT systemer Relevant IT undervisning Information om retningslinjer og instruktion i at finde disse elektronisk Se D4; Sygehus Nord / vælg relevant afdeling Retningslinjer for utilsigtede hændelser Introduktion til afdelingens brandslukningsmateriale Kantineforhold Sociale traditioner i afdelingen Gavekasse, kaffekasse og lign. Retningslinjer for hygiejne Side 6

7 Bilag C Dato Aktivitet Bemærkninger Ansvarlig Øvrige afdelingsrelevante introduktionspunkter Initialer Normer / holdninger: - Ryge- og alkoholpolitik - Præsentation i telefon - Oprydning - Imødekommenhed - Professionalisme - Ansvarlighed - Respekt - Tillid Organisering af sygeplejen: -Plejegrupper -Plejeform -Arbejdstilrettelæggelse -Døgnrytme (bilag 1) -Forventninger ved vagtskifte Funktioner som: - Gruppeleder - Ansvarshavende sygeplejerske weekend / aften- og nattevagt. - Visiterende sygeplejerske - Sygeplejerske med specialistfunktion - Sygeplejerske / social- og sundhedsassistent med specialfunktion. Samarbejde med læger: - Ansvarlige overlæger - Stuegang - Ambulatoriedage / operationsdage - Stuelægearbejde Tværfagligt samarbejde: - Kollegaer og i vagtskifte - Lægesekretærer - Imellem sengeafsnittene - Servicemedarbejdere - Fysioterapeuter - Ergoterapeuter - Socialrådgiver Side 7

8 Patienter: - Patientkategorier - Indkaldte patienter - Akutte patienter - visitation - Overflytning til andre afd./ sygehuse - Udskrivelse - Sundhedsaftalen Hjertestop - alamering - Hjertestopvogn - Defibrilator Beredskabsplan: - persontilkaldelse Almen orientering: - Telefonbetjening - Personsøger - Samtaleanlæg - Mønttelefon - Montering oa ilt og sug Tjenestetidsplan: - Mødetider og forklaring til vagtplan (bilag 2) - Lokalaftaler - Ønsker til vagtplan - placering - procedure ved interne byt af vagter Skuffe til personlig post Side 8

9 Bilag D Dato Aktivitet Bemærkninger Ansvarlig Indledende samtale om forventningsafstemning afholdes indenfor de første 14 dage. Samtalen har til formål at afdække gensidige forventninger til samarbejdet samt informere om kultur m.v. i afdelingen. Nærmeste leder eller mentor Kultur i afdelingen Adfærdsnormer Etik Anvendelse af uniform Smykker, parfume Side 9

10 Bilag E Oplæg til afdelingens velkomstbrev til ny medarbejder skrives i sygehusets brevskabelon. Velkommen til X Afdeling Kære (Navn) Nu nærmer tiden sig, hvor du skal begynde dit nye job i X Afdeling. Xdag den yyyyyyy 200Z (og Xdag den yyyyyyy 200Z) deltager du i den officielle introduktion med de øvrige nyansatte i huset. Til denne introduktion har du modtaget invitation fra HR afdelingen. Din første arbejdsdag i afdelingen bliver så Xdag den yyyyyyy. Du bedes henvende dig på afdelingen [nærmere sted angives], hvor jeg vil komme og hente dig. På din første arbejdsdag i afdelingen vil vi sammen gennemgå det introduktionsprogram, som er vedlagt dette brev. Vi glæder os til at se dig og til et godt og inspirerende samarbejde. Venlig hilsen (nærmeste leder) Side 10

11 Bilag F Dato Aktivitet Bemærkninger Ansvarlig Opfølgningssamtaler Bilag G, H og I Initialer Evalueringssamtale efter fire ugers ansættelse. Evaluering samt tilbagemelding på afdelingsintroduktionen. (Prøvetids)samtale efter otte ugers ansættelse. Nærmeste leder + mentor Nærmeste leder Opfølgningssamtale efter seks måneders ansættelse. Nærmeste leder Side 11

12 Bilag G Evalueringssamtale efter fire ugers ansættelse Navn: Initialer: Afsnit: Afholdt den: Mentor: Nærmeste leder: Opfølgning af de mål, der blev aftalt ved første møde Hvad gik godt? Hvilke vanskeligheder har der været? Gensidig feedback om samarbejde og ledelse Feedback til medarbejder Feedback til mentor Feedback til leder Helhedsvurdering af medarbejderen Dato: Dato: Medarbejder Leder Kopi: Nærmeste leder Mentor Side 12

13 Bilag H (Prøvetids)samtale efter otte ugers ansættelse Navn: Initialer: Afsnit: Afholdt den: Nærmeste leder: Opfølgning af de mål, der blev aftalt ved evalueringssamtale Hvad gik godt? Hvilke vanskeligheder har der været? Er introduktionsprogrammet fuldt gennemgået Ja Nej Hvis nej - plan for resterende del af program Gensidig feedback om samarbejde og ledelse Feedback til medarbejder Feedback til leder Faglige/sociale delmål for den kommende periode Opgaver: Helhedsvurdering af medarbejderen Dato: Dato: Medarbejder Leder Kopi: Nærmeste leder Side 13

14 Bilag I Opfølgningssamtale efter seks måneders ansættelse Navn: Initialer: Afsnit: Afholdt den: Nærmeste leder: Beskriv, hvordan I hver især vurderer introduktionsperioden Hvad var godt og relevant? Hvad kunne gøres anderledes? Hvilke elementer har været specielt fremmende/hæmmende for udførelsen af det daglige arbejde? Fremmende Hæmmende Hvilke arbejdsopgaver skal der lægges mest vægt på i den kommende periode og hvad er succeskriterierne for hver af disse? Hvordan forløber udviklingen i forhold til oplæringsprogrammet? Dato: Dato: Medarbejder Leder Kopi: Nærmeste leder Side 14

15 Bilag J Mentor Når du skal være mentor for en ny kollega Som mentor er din opgave først og fremmest at tage godt imod den nye medarbejder og hjælpe vedkommende på plads i afdelingen. Som mentor står du ikke alene med denne opgave både ledelse og kolleger skal hjælpe til og tage del i opgaven. Men som mentor spiller du en central rolle i forhold til den nye, og du vil sandsynligvis blive den person, der følger den nye medarbejder tættest. De vigtigste forudsætninger for at blive en god mentor er, at du er imødekommende over for den nye medarbejder og har lyst til at bruge noget af din arbejdstid og energi på at hjælpe vedkommende til rette. 1. Vær godt forberedt få viden om den nye kollegas behov for støtte og oplæring Kender vedkommende sygehuset, afdelingen, specialet. Erfaringsniveau nyuddannet eller års erfaring. Er der specielle behov, du som mentor skal være opmærksom på og skal du evt. have hjælp fra andre kolleger. 2. Afklar din tid og rolle som mentor For at give en god introduktion skal mentoren kende sit ansvar og vide hvor mange ressourcer, der er afsat til opgaven. Ansvar og behov besluttes på baggrund af den nye kollegas behov. De nærmeste kolleger bør informeres og det bør afklares, hvem der udfører de opgaver, som mentoren ikke kan nå i introduktionsperioden. 3. Skab en god modtagelse Mentoren bør have tid til at give en ordentlig introduktion i de første dage. Kolleger, afdelinger og arbejdsområder, som er tættest på den nye kollega introduceres. Mød din nye kollega med åbenhed, interesse og respekt. 4. Afstem mentorrollen med den nye kollega Det er vigtigt, at roller og ansvar er klart afstemt med hinanden. Som mentor skal man forholde sig til sine forventninger til den nye medarbejder og omvendt. Aftal klart hvor tit man skal mødes, hvad kan der tales om og hvad skal man bruge hinanden til. 5. Beskriv regler og normer i afdelingen En mentor bør ikke gå ud fra, at den nye kollega kan aflæse de sociale regler og traditioner, der er i afdelingen, de skal forklares. 6. Inddrag den nye kollega i fællesskabet For at kunne føle sig hjemme i afdelingen, er det vigtigt hurtigt at blive en del af det sociale fællesskab. Mentoren har her et ansvar for at hjælpe til med at skabe kontakten. 7. Følg op på den nye medarbejder Det er vigtigt at følge op på, at den nye har det godt. Man kan ikke forvente, at vedkommende selv kommer og siger til. 8. Vær opmærksom på dine og den nye kollegas grænser Som mentor skal man være opmærksom på sine egne grænser, og så må man hjælpe den nye medarbejder videre til andre, hvis der er noget, man ikke selv kan hjælpe med. Man skal også respektere den nye medarbejders grænser. 9. Fortæl om dit mentorarbejde til kollegerne For at mentoren kan give en god introduktion til afdelingen, fagligt såvel som socialt, er opbakning fra kolleger og ledelse nødvendigt. 10. Husk; du er ikke alene Som mentor kan man også bruge andre. Det kan også være nogen uden for afdelingen. Man kan skabe netværk med andre mentorer, hvor man kan bruge hinanden i forhold til redskaber og erfaringer. Side 15