Afdelingsbestyrelsens udgifter

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsens udgifter

2 KAB Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Bedre boliger for alle

3 Indholdfortegnelse FORORD...4 INDLEDNING...5 UDGIFTER TIL AFDELINGSBESTYRELSENS EGET ARBEJDE 2 MODELLER...6 Rådighedsbeløb...6 Skattefri godtgørelse RÅDIGHEDSBELØBET...7 HVAD DÆKKES AF RÅDIGHEDSBELØBET...7 Aviser...7 Gaver...7 Parkeringsgodtgørelse...8 Repræsentation...8 Taxaregninger...8 Tidsskrifter...8 Tog-/busbilletter...8 Kontering...8 PROCEDURE FOR UDBETALING OG BOGFØRING...9 Udbetaling af rådighedsbeløb...9 Oprettelse af bankkonto...10 Regnskab ANDRE UDGIFTER...12 Afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter...12 Befordring/kørselsgodtgørelse...12 It...13 Honorar til kunstnere/musikere foredragsholdere m.fl Klubber...14 Kurser...14 Lokaler til afdelingsbestyrelsen...15 Løn/honorar...15 Metro-/Incokort...15 Parkeringsbøder/parkeringsafgifter...15 Selskabslokaler...15 Tabt arbejdsfortjeneste...15 Telefon (fastnet eller mobil)...16 Tøj...16 Udvalg/underudvalg...16 Videokamera/fotografi apparat...16 Kontering...16 BILAG...17 B

4 Forord Jeres opgaver i afdelingsbestyrelsen er mange og forskellige de varierer desuden ganske meget fra afdeling til afdeling. Fælles for de fleste afdelinger er, at det er praktisk, at I som afdelingsbestyrelse har et rådighedsbeløb, så I kan afholde de udgifter, der er forbundet med jeres virke. Det årlige rådighedsbeløb er en del af afdelingens budget, og som altid når en bestyrelse forvalter en kassebeholdning, er det en god idé for alle parter, at der er aftalte retningslinjer for administrationen af pengene. Derudover er der en del regler for rådighedsbeløbet og øvrige udgifter, I afholder i forbindelse med aktiviteter i afdelingen, som I skal være opmærksomme på. For at undgå usikkerhed ved fortolkning af disse regler og for at sikre at der ikke efterfølgende kan rettes kritik mod jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen, har KAB udarbejdet denne pjece med beskrivelse af gældende regler samt de retningslinjer og anbefalinger, der er i KAB for administrationen af rådighedsbeløbet og andre udgifter. KAB anbefaler i øvrigt, at I i afdelingsbestyrelsens forretningsorden medtager bestemmelser om valg af kasserer, dennes beføjelser, underskriftsregler m.v. Bagerst i pjecen er der eksempler på blanketter, I bedes benytte. Blanketterne hentes fra under Publikationer > Pjecer for bestyrelser eller fås ved henvendelse på ejendomskontoret eller i forvaltningsområdet. Finn Christensen Formand Margrete Pump Kundedirektør 4

5 Indledning De udgifter, I har i forbindelse med arbejdet i afdelingsbestyrelsen, herunder rådighedsbeløbet, er en del af afdelingens budget og dermed af beboernes huslejekroner. Derfor skal udgifterne afholdes under ansvar over for afdelingens beboere. Ifølge lov om almene boliger må der ikke udbetales løn eller honorar (vederlag) til medlemmer af afdelingsbestyrelsen. I skal dog ikke som bestyrelsesmedlemmer have direkte udgifter ved bestyrelsesarbejdet - rimelige, dokumenterede udgifter kan derfor refunderes. I praksis sker det for det meste ved, at I som afdelingsbestyrelse får udbetalt et beløb i rater i takt med, at I afholder udgifterne. Et såkaldt rådighedsbeløb. Udgifter, I skal afholde i forbindelse med arbejdet i afdelingsbestyrelsen eller i forbindelse med beboeraktiviteter, som I i afdelingsbestyrelsen sætter i gang, skal medtages i afdelingens budget og godkendes af afdelingsmødet. Herefter er det jeres opgave at sikre, at der ikke sættes aktiviteter i gang, der ikke er dækning for i budgettet, og som ikke er særskilt vedtaget af afdelingsmødet. I skal altså som afdelingsbestyrelse sikre, at budgettet overholdes. Særligt skal I desuden være opmærksomme på habilitetsbestemmelserne i almenboligloven i forvaltningen af rådighedsbeløbet og i arbejdet i afdelingsbestyrelsen i øvrigt. Det er vigtigt, at I som afdelingsbestyrelsesmedlemmer overholder Almenboliglovens bestemmelser om habilitet, 17 og 18. Det betyder for det første, at I som medlemmer af afdelingsbestyrelsen skal indberette til kommunalbestyrelsen, hvis I har en nær økonomisk tilknytning til byggevirksomhed uden for jeres boligorganisation. For det andet betyder det, at I som medlemmer af afdelingsbestyrelsen ikke må deltage i behandlingen af sager, hvor I selv, jeres familie eller andre nært knyttede personer har en særinteresse. Under alle omstændigheder skal I udfylde blanketten Habilitetserklæring - tro og love erklæring for bestyrelsesmedlemmer, der er vist i bilag 1, og sende den ind til forvaltningsområdet. I skal som afdelingsbestyrelsesmedlemmer desuden være opmærksomme på, at det kun er egne udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet, der dækkes. Inviterer I f.eks. ægtefæller med til arrangementer for afdelingsbestyrelsen, betales udgifterne hertil ikke af afdelingen. Opbygning af pjecen Først beskrives de 2 modeller, I kan vælge imellem til dækning af jeres udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. I kapitel 1 redegøres nærmere for reglerne i den mest anvendte model, rådighedsbeløb. Der gives eksempler på, hvilke udgifter der dækkes af rådighedsbeløbet og proceduren for udbetaling og bogføring af rådighedsbeløb beskrives. Kapitel 2 handler om de regler, der er for udgifter, der ikke kan dækkes af rådighedsbeløbet. Vi har valgt at benævne disse andre udgifter. Til sidst i pjecen er der eksempler på de blanketter, der skal benyttes, samt vejledninger til disse. 5

6 Udgifter til afdelingsbestyrelsens eget arbejde 2 modeller De beskedne udgifter, der er i forbindelse med jeres eget arbejde i afdelingsbestyrelsen, kan dækkes på to måder, nemlig: 1. Rådighedsbeløb 2. Skattefri godtgørelse I skal meddele KAB, hvilken en af de to modeller, I vil benytte i jeres afdelingsbestyrelse med dokumentation for jeres beslutning. Rådighedsbeløb Vælger afdelingsbestyrelsen at få dækket udgifterne gennem udbetalingen af et rådighedsbeløb, betyder det, at I får udlagt en mindre kassebeholdning. Dette er den mest benyttede måde at få dækket afdelingsbestyrelsens udgifter på. Rådighedsbeløbet vil typisk dække udgifter til kaffe, te, vand, fortæring, kontorartikler og andre småanskaffelser. Et rådighedsbeløb på kr. pr. afdelingsbestyrelsesmedlem pr. år er normalt. I skal huske at budgetlægge rådighedsbeløbet. Beløbet udbetales, som hovedregel, i flere rater enten fra forvaltningsområdet i KAB eller fra ejendomskontoret, hvis jeres afdeling har en ejendomsleder. Skattefri godtgørelse En anden mulighed, for at få dækket jeres udgifter i afdelingsbestyrelsen, er, at I vælger, at hvert afdelingsbestyrelsesmedlem får en skattefri godtgørelse. Dette forudsætter, at I har fravalgt rådighedsbeløbet, og i stedet som enkeltmedlemmer selv afholder de udgifter, der er i forbindelse med jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Arbejdende suppleanter har også mulighed for at modtage skattefri godtgørelse. I 2011 er det beløb, I hver især kan modtage for afholdelse af udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsesarbejdet (f.eks. udgifter til papir, porto, ringbind m.v.) kr. om året. I skal huske at budgetlægge udbetalingsbeløbet. Betingelsen, for at I som ulønnede bestyrelsesmedlemmer kan modtage skattefri godtgørelse uden personligt at skulle indtægtsbeskattes, er at godtgørelsen udbetales til dækning af udgifter, som I hver især afholder på afdelingens vegne. Ønsker I skattefri godtgørelse i afdelingsbestyrelsen i stedet for rådighedsbeløb, skal I rette henvendelse til forretningsføreren, hvor I også vil kunne få nærmere information. Der er faste regler for, hvad der kan dækkes af rådighedsbeløbet, og hvordan udgifterne skal bogføres. Dette er nærmere beskrevet i pjecens første kapitel. 6

7 1. Rådighedsbeløbet Rådighedsbeløbet er, et mindre beløb, der stilles til rådighed for jer i afdelingsbestyrelsen, så I som enkelte medlemmer ikke selv skal have udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. I skal dog være opmærksomme på, at der er regler for, hvad der kan dækkes af rådighedsbeløbet, samt hvordan det skal bogføres. Vælger I at få udbetalt et rådighedsbeløb, skal I i afdelingsbestyrelsen udarbejde et samlet regnskab over rådighedsbeløbet baseret på de regnskabsskemaer, I indsender. Se nærmere om dette under afsnittet Procedure for udbetaling og bogføring. På det årlige regnskabsmøde skal regnskabet (regnskabsskemaet) med tilhørende bilag være tilgængeligt. Hvad dækkes af rådighedsbeløbet Nedenfor er eksempler på de udgifter, I kan få dækket via rådighedsbeløbet, samt en beskrivelse af på hvilke konti beløbene skal konteres. Oversigten er i alfabetisk orden. Efter eksemplerne vises en oversigt over alle konti, der benyttes i forbindelse med afdelingens rådighedsbeløb. Aviser I kan i afdelingsbestyrelse vedtage, at der over rådighedsbeløbet afholdes udgifter til avishold. Dette kræver dog, at avisen kan anses som vigtig for afdelingsbestyrelsens arbejde og viden om, hvad der foregår i lokalområdet. Avishold kan derfor kun omfatte lokale aviser. Avisudgifter konteres på konto Rådighedsbeløb eller konto Diverse. Gaver I har som afdelingsbestyrelsen mulighed for - indenfor rimelighedens grænser - at give gaver til jubilæer og andre festlige begivenheder. Disse gaver vil normalt blive dækket af afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Vær opmærksom på, at gavekort som udgangspunkt ikke bør gives som gave, da gavekort sidestilles med kontanter og dermed er skattepligtige for modtageren. Hvis gaverne er særskilt budgetteret i afdelingens budget, og altså ikke afholdes over rådighedsbeløbet, kan de blive 7

8 Taxaregninger Taxaregninger, som skyldes afdelingsbestyrelsesarbejdet, kan I få refunderet over jeres rådighedsbeløb. På taxaregningerne skal I angive tid, kørselsstrækning og årsag til regningen. Taxaregninger konteres på konto Rådighedsbeløb eller konto Diverse. Tidsskrifter Udgiften til beskedent tidsskriftshold, der er relevant for afdelingen, kan I afholde over jeres rådighedsbeløb. refunderet via KAB. I skal i så fald fremsende de attesterede bilag til forvaltningsområdet. Bemærk, at der i jeres afdeling eller organisation kan være formuleret en lokal politik på området. Gaver konteres enten på konto Rådighedsbeløb eller konto Diverse. Parkeringsgodtgørelse Hvis I bruger jeres egen bil i forbindelse med afdelingsbestyrelsesarbejdet, og derfor skal betale parkeringsafgifter, kan udgiften til disse refunderes over jeres rådighedsbeløb. I skal huske at angive tid, sted og årsag sammen med parkeringsbilletterne. Parkeringsgodtgørelse konteres på konto Rådighedsbeløb eller konto Diverse. Repræsentation Som afdelingsbestyrelsesmedlemmer har I normalt ikke repræsentation. Udgiften konteres på konto Rådighedsbeløb eller konto Diverse. Tog-/busbilletter Tog- og busbilletter, i forbindelse med jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen, kan refunderes over jeres rådighedsbeløb. På billetterne skal I angive tid, strækning og årsag. Udgiften konteres på konto Rådighedsbeløb eller konto Diverse. Kontering Følgende konti kan benyttes i forbindelse med afregning af rådighedsbeløbet: Kontorholdsudgifter Mødeudgifter Inventar Vedligeholdelse: Diverse Rådighedsbeløb Hvis der undtagelsesvis er tale om denne form for udgifter, kan I få dem refunderet via jeres rådighedsbeløb. I skal på bilaget påføre deltagere, tid, sted og klare oplysninger om, hvad udgiften omfatter. Repræsentationsudgifter konteres på konto Rådighedsbeløb eller konto Mødeudgifter. 8

9 Procedure for udbetaling og bogføring Rådighedsbeløbet udbetales, som tidligere beskrevet, i flere rater. Beløbet udbetales fra forvaltningsområdet i KAB eller fra ejendomskontoret, hvis I i afdelingen har en ejendomsleder. Følgende er en beskrivelse af proceduren for henholdsvis udbetaling af rådighedsbeløb, oprettelse af en foreningskonto og bogføring af rådighedsbeløb (regnskab) Udbetaling af rådighedsbeløb 1. I meddeler KAB, hvem der er valgt til afdelingsbestyrelsen, herunder hvem der er valgt som formand, kasserer m.v. Benyt blanketten Orientering om afdelingsmøde valg til afdelingsbestyrelse, vist i bilag Når I har behov for udbetaling af rådighedsbeløb, retter kassereren henvendelse til forvaltningsområdet eller ejendomskontoret om udbetaling. 3. Bemærk, at udbetaling af rådighedsbeløbet kun kan ske, hvis I har aflagt regnskab for tidligere udbetalte beløb (se nærmere under afsnittet Regnskab ). Hvis der søges om udbetaling af større beløb, end der er afsat i budgettet, skal KAB have en tilkendegivelse om at afdelingsbestyrelsen er opmærksom på dette. 4. Rådighedsbeløbet overføres til den bankkonto, I som afdelingsbestyrelse har oprettet - jf. afsnittet Oprettelse af bankkonto. 9

10 Oprettelse af bankkonto 1. For at kassereren ikke skal opbevare for mange kontanter (f.eks. mere end kr.), skal I oprette en bankkonto. Kontoen skal oprettes som en foreningskonto jf. infoboksen. 2. I opretter bankkontoen ved, at to tegningsberettigede møder op i banken medbringende vedtægter for boligorganisationen, referat fra sidste afdelingsmøde, hvoraf det fremgår hvem der er tegningsberettigede, samt eventuelt CVR-nummer for boligorganisationen. Det er dog en god idé at kontakte den aktuelle bank, og høre om den kræver andet. I skal oprette kontoen, så det kun er muligt at hæve på den, når to personer fra jeres afdelingsbestyrelse skriver under, f.eks. formanden og kassereren. 3. I skal sende oplysning om kontonummer m.v. til forvaltningsområdet eller ejendomskontoret. Hvorfor foreningskonto i stedet for en privatkonto? Hvis kontoen oprettes som en privatkonto, optræder og indberettes rådighedsbeløbet som personlig indkomst hos den person, der har kontoen. Det har følgende konsekvenser: Der skal betales skat af en eventuel rentetilskrivning. Beløbet, der står på kontoen, regnes ind i personens privatøkonomi, hvilket har betydning i forhold til overførselsindkomster, offentlige tilskud m.v. Derudover kan der opstå problemer i forbindelse med personens eventuelle udtrædelse af bestyrelsen, dødsfald eller lign. Der kan ikke anskaffes kontokort eller kreditkort i afdelingsbestyrelsesregi til brug for formanden eller andre i bestyrelsen. I bør forsikre det beløb, I har i kontanter, idet der ikke automatisk er dækning fra jeres private indboforsikring i tilfælde af tyveri. Er jeres afdeling omfattet af KAB s fælles forsikringsaftale vedrørende ejendomsforsikring, vil afdelingens kontanter som regel være forsikret mod indbrud op til et vist beløb både på et evt. kontor/fællesrum og privat. I skal dog være opmærksomme på, at der skal være tydeligt tegn på indbrud for at forsikringen dækker. Se forsikringsbetingelserne for yderligere detaljer. Er I forsikret ved et forsikringsselskab, der ikke er omfattet af den fælles forsikringsaftale, skal I tjekke jeres police. 4. Når KAB indsætter beløb på kontoen, vil I modtage en kvittering, som I skal bruge, når I aflægger regnskab. Begrundelsen, for at der skal to uafhængige personer til at hæve fra bankkontoen, er, at risikoen for fejl mindskes. Det er dog boligorganisationen, der, som den overordnede ansvarlige for boligorganisationens afdelinger, bør fastsætte proceduren. F.eks. kan boligorganisationen beslutte, at det op til et fastsat beløb kun er nødvendigt med én underskrift. Herved kan arbejdsgangen i afdelingsbestyrelsen lettes, samtidigt med at sikkerheden fastholdes. 10

11 Regnskab 1. Hver gang I afholder en udgift, eller I får en indtægt, skal I ajourføre regnskabsskemaet. Se konteringsvejledningen i KAB for korrekt kontering. Regnskabsskemaet kan I rekvirere hos KAB, eller downloade fra KAB s hjemmeside: under Publikationer > Pjecer for bestyrelser Blanketten Regnskabsskema - Afregning af rådighedsbeløb, er det regnskabsskema, I skal benytte til afregning af rådighedsbeløb. Et eksempel på dette er vist i bilag 3. Der er desuden en vejledning, og i skemaet er der tilføjet et tænkt eksempel. 2. Regnskabsskemaet skal I dels sende, når I har behov for at få udbetalt yderligere rater af rådighedsbeløbet, dels når afdelingens regnskabsår slutter. Det er vigtigt, at I vedlægger en kopi af jeres bankkontoudskrift. Regnskabsskemaet skal sendes til forvaltningsområdet eller ejendomskontoret. Husk at få en kvittering, når I køber varer eller tjenesteydelser den skal I bruge, når I aflægger regnskab. Kvitteringen skal indeholde navn, adresse og CVR-nummer på leverandøren samt en specifikation af de leverede ydelser eller varer. Der kan dog være tilfælde, hvor CVR-nummeret ikke er oplyst, f.eks. direkte kassekvitteringer i detailforretninger. I skal i afdelingsbestyrelsen altid påføre bilaget oplysning om, i hvilken forbindelse I har afholdt udgiften. Hvis udgiften ikke vedrører hele afdelingsbestyrelsen, skal der anføres, hvilke personer udgiften vedrører. I må ikke bruge standardiserede blå eller røde bilag. Benyt hellere fortløbne dags dato kvitteringer. Vær løbende opmærksom på rådighedsbeløbets størrelse. Hvis der søges om udbetaling af større beløb, end der er afsat i budgettet, skal KAB have en tilkendegivelse om at afdelingsbestyrelsen er opmærksom på dette. Vær opmærksom på at tabt arbejdsfortjeneste og kørselsgodtgørelse ikke må udbetales af rådighedsbeløbet. Disse udgifter skal udbetales af KAB s Løngruppe. Se nærmere under kapitel 2 Andre udgifter. 3. I forvaltningsområdet gennemgås regnskabsskemaet med de tilhørende bilag, men der bliver ikke foretaget en egentlig revision. 4. Hvis I er tvivl om kontering og lign ende, skal I kontakte forvaltningsområdet. Husk altid at alle bilag skal være underskrevet af den person, som har afholdt udgiften/indtægten og formanden eller næstformanden for jeres afdelingsbestyrelse. Er det formanden, der afregner, bør regningen være attesteret af næstformanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer. Både kassereren og formanden bør underskrive regnskabsblanketten. 11

12 2. Andre udgifter Dette kapitel handler om de udgifter, I kan have i afdelingsbestyrelsen, som ikke kan dækkes af rådighedsbeløbet, samt hvor disse udgifter budgetteres og konteres. Til sidst vises en oversigt over de konti, der benytters i forbindelse med afdelingens andre udgifter. Afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter Udgifter til beboeraktiviteter, I som afdelingsbestyrelse sætter i værk, afholdes ikke over jeres rådighedsbeløb. De skal i stedet afholdes over særligt budgetterede poster for afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter. Det kan f.eks. være jubilæumsaktiviteter, sommerfester, fastelavnsfester, julestuer m.v. samt aktiviteter så som fælles vedligeholdelsesarbejder og beplantning, hvor der er beboerdeltagelse. I skal budgettere aktiviteterne særskilt, og de skal godkendes i forbindelse med afdelingens budget. Udgifterne er underlagt almindelig revision, og indgår som en del af regnskabet i jeres afdeling. Eventuelt bliver udgifterne specificeret i en note til regnskabet. Ved større beboeraktiviteter skal I aftale udbetalingen af beløbet med forvaltningsområdet. Som hovedregel skal betaling af større udgifter ske på den måde, at regninger attesteres af jer som afdelingsbestyrelse og indsendes til KAB. KAB foretager herefter bogføring og udbetaling. Til dækning af mindre udgifter kan I få udbetalt et disponibelt beløb. I dette tilfælde skal I, straks efter at I har afholdt udgiften, foretage afregning over for KAB. Dette sker ved, at I fremsender et evt. resterende beløb samt bilag for de afholdte beløb. Benyt her blanketten Regnskabsskema - Afregning af udlæg, der er vist i bilag 4. Afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter budgetteres og konteres på konto Tilskud til fester og Tilskud til sociale foranstaltninger. Beboerblad I kan i afdelingsbestyrelsen eller på afdelingsmødet vælge at udgive et beboerblad for afdelingens beboere. Husk, at udgifterne skal fremgå af budgettet og regnskabet, og at der på beboermødet skal indhentes godkendelse af aktiviteten og afholdelse af udgiften hertil. Husk i øvrigt, at der altid skal udpeges en ansvarshavende redaktør af beboerbladet. I bør desuden være opmærksomme på, at der med udgivelsen kan være forbundet ret store udgifter og et stort arbejde. Udgiften konteres på konto Beboerblade. Befordring/kørselsgodtgørelse Hvis I har kørsel i egen bil i forbindelse med jeres bestyrelsesopgaver, kan I få udbetalt godtgørelse til dækning af udgifterne. Beløbet er skattefrit og i 2011 udgør det 3,67 kr. pr. kørt kilometer indtil km, hvorefter satsen falder til 2,00 kr. For at få godtgørelsen skal I føre et detaljeret kørselsregnskab, hvoraf det fremgår: hvor mange kilometer, der er kørt. hvornår, hvorfra og hvortil, der er kørt. formålet med kørslen. 12

13 It Hvis I indkøber it-udstyr, skal det fremgå af budgettet i jeres afdeling og være godkendt af afdelingsmødet. Indkøbt it-hardware og -licenser tilhører afdelingen. Ved udtræden af afdelingsbestyrelsen skal udstyr med programmer afleveres til det nye afdelingsbestyrelsesmedlem. Bemærk dog at afdelingen eller organisationen kan have en lokal politik på området. It-området i KAB kan efter nærmere aftale stille it-udstyr til rådighed for medlemmerne af jeres afdelingsbestyrelse. Dette ejes i så fald af KAB. Læs nærmere om dette i folderen KAB s IT-pakker. It-politik for medlemmer i jeres afdelingsbestyrelse, herunder klarhed for brug af it-systemer, e-post og internetadgang, afskrivning af it-materiel og afdelingsbestyrelsens køb af afskrevne PC er m.v., fastlægges af boligorganisationen. Medlemmer af jeres afdelingsbestyrelse skal ikke betale multimedieskat. It-udgifter vedrørende afdelingsbestyrelsen konteres enten på konto Indkøb it eller på konto PC-pakke afdeling. Honorar til kunstnere, musikere, foredragsholdere m.fl. Der kan over kontoen for særlige aktiviteter udbetales honorar til kunstnere, julemænd, gøglere, musikere m.fl. Der skal ikke foretages skattetræk, men honoraret skal angives til SKAT, hvilket KAB sørger for. Det er derfor vigtigt, at I i afdelingsbestyrelsen ikke foretager kontant udbetaling til kunstneren, men i stedet rekvirerer en check hos KAB. KAB kan også foretage udbetaling direkte til kunstneren efter anmodning fra jer i afdelingsbestyrelsen. Kørselsregnskabet skal underskrives af den, der skal have godtgørelse. Anmodning om udbetaling af kørselsgodtgørelse skal attesteres af formand/næstformand eller 2 afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Benyt blanketten Kørselsregnskab for kørsel efter statens regler, der er vist i bilag 5, og indsend denne til KAB s Løn-gruppe, der foretager udbetaling med førstkommende lønudbetaling samt lønangivelse til SKAT. Udgiften konteres på konto Befordring. SKAT har opstillet nogle krav til udbetaling af honorarer. Kravene er: Honoraret lønangives som B-indkomst. Udbetaling må alene ske, når der opgives navn, adresse, CPR.-nr eller virksomhedsnummer (CVR/SE-nummer). Ved udbetaling til ensembler (flere personer) skal beløbsmodtager spørges, om udbetalingen skal fordeles mellem ensemblets medlemmer. Hvis dette er tilfældet, skal fordelingen påføres udbetalingsblanketten, og den enkelte kunstners navn, adresse og CPR-nummer plus andel af honoraret skal opgives. 13

14 I skal benytte blanketten Udbetaling af honorar til kunstnere, musikere m.v., der er vist i bilag 6. Honorarer konteres på kontoen for særlige aktiviteter, konto Tilskud til fester. Klubber Der kan via afdelingens regnskab bevilges tilskud til klubber i afdelingen. Det kan være akvarieklubber, strikkeklubber, billardklubber, solarieklubber, bowlingklubber, genbrugsklubber m.v. Det er en forudsætning for tilskud, at alle afdelingens beboere skal have mulighed for at tilmelde sig og deltage i klubbens aktiviteter. Tilskuddet kan variere efter aktivitet og deltagerantal. Som afdelingsbestyrelse bør I altid kræve, at der præsenteres et regnskab fra klubben, hvis der er ydet tilskud fra afdelingen, og/eller hvis der er stillet lokale gratis til rådighed. Mange steder er afdelingsbestyrelsens kasserer født revisor for en beboerklub. Husk at udfylde blanketten Regnskabsskema - Afregning af udlæg. Se bilag 4 Udgiften konteres på konto Tilskud til klubber, foreninger m.v. I kan også i afdelingsbestyrelsen vælge at lade klubben betale for leje af lokale og andre lokaleudgifter (vand, varme, el) gennem et klubkontingent. Hvis beboere i jeres afdeling ønsker at benytte lokaler til lukkede klubber, dvs. klubber der ikke er åbne for alle afdelingens beboere, må afdelingen ikke yde tilskud eller stille lokaler gratis til rådighed. Klubberne skal i disse tilfælde betale almindelig markedsleje for lokalerne, og der skal udfærdiges en lejekontrakt. Kurser Hvis I deltager i kurser/studier af betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen, betales udgifterne enten af afdelingen eller af boligorganisationen. Deltagelse i relevante kurser er skattefri. Vær opmærksom på, at der i de enkelte boligorganisationer kan være forskellige regler for deltagelse i kurser. Vær desuden opmærksom på, om der er afsat midler i budgettet til kurset. 14

15 Kursusudgifter budgetteres og konteres i afdelingsregnskabet på konto Kurser eller i organisationsregnskabet på konto Kurser. Lokaler til afdelingsbestyrelsen I kan som afdelingsbestyrelse indrette mødelokaler, kontorlokaler m.v. til brug for jeres daglige arbejde. Indretningen og driften af lokalerne afholdes over afdelingens budget, og udgiften skal godkendes af afdelingsmødet. Udgiften konteres på konto (3xxx) Møde- og selskabslokaler. I forbindelse med deltagelse i særlige arrangementer og kurser kan I dog modtage godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste i de tilfælde, hvor der rent faktisk er tale om løntræk fra arbejdsgiveren. Den tabte arbejdsfortjeneste skal være dokumenteret ved et brev fra arbejdsgiveren om, at der er foretaget løntræk, og hvor stort løntrækket har været. Udbetaling skal attesteres af formand/næstformand eller af 2 bestyrelsesmedlemmer. Der kan kun udbetales et beløb, der svarer til den faktiske tabte arbejdsfortjeneste. Løn/honorar I henhold til lov om almene boliger udbetales der ikke løn eller honorar til afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Metro-/Incokort KAB har en aftale med firmaerne Metro og Inco, som giver mulighed for, at I som afdelingsbestyrelse kan få et Metro-/Incokort. Kortet giver adgang til Metro og Incobutikkerne, men er ikke noget kredit- eller kontokort. Formålet med ordningen er at give afdelingerne mulighed for at foretage indkøb til fester m.v. til lavest mulige priser. Benyt blanketterne Bestilling af METRO-kort og Bestilling af INCO-kort, der er vist i bilag 7 og 8. Parkeringsbøder/parkeringsafgifter Husk at parkeringsbøder (parkeringsafgifter) altid betales af den person, der har fået bøden. I må som afdeling/afdelingsbestyrelse ikke betale for denne udgift. Det samme gælder naturligvis fartbøder. Selskabslokaler Såfremt I som afdelingsbestyrelse selv forestår udlejning af selskabslokaler, skal alle udgifter og indtægter ved selskabslokalerne registreres i afdelingens regnskab (og medtages i budgettet). I må altså ikke beholde et eventuelt overskud og anvende det til beboeraktiviteter. Der henvises til pjecen Udlejning af selskabs- og aktivitetslokale. Tabt arbejdsfortjeneste I får som afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke betaling for varetagelsen af det almindelige bestyrelsesarbejde. 15

16 Udbetaling af godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste forudsætter, at bestyrelsen i jeres boligorganisation tidligere har godkendt denne praksis, og at budgettet for jeres afdeling indeholder en sådan udgift. Beløbet skal altid udbetales via KAB s Løn-gruppe, der foretager skattetræk og lønangivelse til SKAT ved årets slutning. I skal benytte blanketten Tabt arbejdsfortjeneste m.v., der er vist i bilag 9. Dokumentation for timeantal og timeløn skal påføres blanketten. Tabt arbejdsfortjeneste konteres på konto Tabt arbejdsfortjeneste. Telefon (fastnet eller mobil) Vær opmærksom på de generelle retningslinjer for indkøb og brug af afdelingsbetalte telefoner, som jeres boligorganisation har fastlagt. Derudover skal udgifter til jeres indkøb og brug af telefoner godkendes af afdelingsmødet og budgetteres. Der kan ikke bevilges fri telefon, da det kan betragtes som honorar. Som afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan I få udbetalt et skattefrit telefontilskud (i 2011) på max kr. pr. år. Eventuelle taletidskort er omfattet af det maksimale beløb på kr. Får I udbetalt mere end kr. årligt i telefontilskud, er hele beløbet skattepligtigt. Telefontilskud skal udbetales via KAB s Løn-gruppe. Telefontilskud oplyses ikke til SKAT ved årets udgang, såfremt det er på maks kr. I skal benytte blanketten Oplysning om telefonordning, der er vist i bilag 10. Udvalg/underudvalg Etablerer I et udvalg eller underudvalg under afdelingsbestyrelsen, og bevilges der et beløb til disse udvalg, er det altid jer i afdelingsbestyrelsen, der har det regnskabsmæssige ansvar for udvalgenes pengeforbrug. Det er desuden jer i afdelingsbestyrelsen, der skal redegøre for beløbene på beboermøderne. Videokamera/fotografiapparat Har afdelingen anskaffet et videokamera eller et fotografiapparat, må det kun anvendes til aktiviteter i afdelingen - og altså ikke medbringes på private ferier el.lign. Udstyret tilhører afdelingen og må derfor som udgangspunkt ikke foræres til et afdelingsbestyrelsesmedlem. Jeres afdeling eller boligorganisation kan dog have en lokal politik på området. Kontering Følgende konti kan benyttes i forbindelse med afregning af afdelingens beboeraktiviteter: Beboerblade Befordring Diverse Indkøb it Kurser Kurser (i organisationsregnskabet) Møde- og selskabslokaler 118-(3xxx) PC-pakke afdeling Tabt arbejdsfortjeneste Telefon, fax og internet Tilskud til fester m.v Tilskud til klubber, foreninger m.v Udgiften konteres på konto Telefon, fax og internet. Tøj Tøj til afdelingsbestyrelsen betragtes som gaver og er derfor skattepligtige. Hvis der kun er tale om enkelte beklædningsgenstande med logo, betragtes disse dog ikke som skattepligtige. Udgiften konteres på konto Diverse 16

17 Bilag På de følgende sider er der optrykt eksempler på de blanketter, som I skal benytte i forbindelse med afdelingsbestyrelsens udgifter. Blanketterne kan down loades fra KAB s hjemmeside under Publikationer > Pjecer for bestyrelser eller fås ved henvendelse på ejendomskontoret eller i forvaltningsområdet. Følgende er en oversigt over blanketterne: Bilag 1 Habilitetserklæring - Tro og love erklæring for bestyrelsesmedlemmer Bilag 2 Orientering om afdelingsmøde - valg til afdelingsbestyrelsen Bilag 3 Regnskabsskema Afregning af rådighedsbeløb (2 sider) Bilag 4 Regnskabsskema Afregning af udlæg (2 sider) Bilag 5 Kørselsregnskab for kørsel efter statens regler Bilag 6 Udbetaling af honorar til kunstnere, musikere m.v. Bilag 7 Bestilling af METRO-kort Bilag 8 Bestilling af INCO-kort Bilag 9 Tabt arbejdsfortjeneste m.v. Bilag 10 Oplysning om telefonordning 17

18 Bilag 1: Habilitetserklæring Habilitetserklæring Tro og love erklæring for bestyrelsesmedlemmer Kun én af nedenstående erklæringer skal udfyldes. Erklæring A udfyldes, hvis der ikke er forhold, der har betydning for habilitetsregler. Erklæring B udfyldes, hvis der er forhold, som skal indbere es. Erklæring A: Undertegnede, der bekræfter at være bekendt med betydningen af bestemmelserne i lov om almene boliger (se bagsiden), erklærer herved på tro og love ikke at have forhold af den i 17 og 18 nævnte art. Såfremt der sker ændringer i forhold til denne erklæring, vil jeg straks give selskabet meddelelse herom. Dato: Underskrift: Navn (blokbogstaver): Boligorganisation/-afdeling (blokbogstaver): A ryds venligst: Organisationsbestyrelsesmedlem Afdelingsbestyrelsesmedlem Erklæring B: Undertegnede, der erkender at have forhold af den i 17 og 18 nævnte art, erklærer herved at være bekendt med, at de e forhold skal indbere es til kommunalbestyrelsen og at ville tage kommunalbestyrelsens indstilling til efterretning. Såfremt der sker ændringer i forhold til denne erklæring, vil jeg straks give selskabet meddelelse herom. Interessekon iktens art: Dato: Underskrift: Navn (blokbogstaver): Boligorganisation/-afdeling (blokbogstaver): Form nr /2011 A ryds venligst: Organisationsbestyrelsesmedlem Afdelingsbestyrelsesmedlem Indsendes til KAB, Forvaltningsområde, Vester Voldgade 17, 1552 København V 18

19 Bilag 2: Orientering om afdelingsmøde - valg til afdelingsbestyrelsen Form nr /2011 Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Orientering om afdelingsmøde - valg til afdelingsbestyrelsen Afdelingens systemnr./navn: Antal boliglejemål: Boligorganisation: Ordinært afdelingsmøde er afholdt (dato): Antal lejemål repræsenteret: Antal beboere til mødet: Efter afholdelse af valg består afdelingsbestyrelsen af følgende: Navn Adresse adresse Telefon På valg Formand Kasserer Øvrige medlemmer 1. suppleant 2. suppleant 3. suppleant Dato Formand Dirigent 19

20 Bilag 3: Regnskabsskema Afregning af rådighedsbeløb (side 1) Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Regnskabsskema Afregning af rådighedsbeløb Afdelingens systemnr./navn Kasserapport for perioden Dato Tekst Konto Bilag Indtægter Udgifter Overført fra sidste afregning 1 Modtaget rådighedsbeløb Udgifter i alt Indtægter i alt Kassebeholdning Form nr /2011 Kasse Bank - indtast kun her - vedlæg bankudskrift Kasse Kontant - automatisk beregnet Sammentælling Underskrift formand Underskrift kasserer 20

21 Bilag 3: Regnskabsskema Afregning af rådighedsbeløb (side 2) Til at dække beskedne udgifter i forbidnelse med afdelingsbestyrelsens arbejde kan der udbetales et såkaldt rådigheds beløb til afdelingsbestyrelsen. Rådighedsbeløbet skal være budgetlagt. Beløbet skal være af beskeden størrelse og skal typisk dække mødeudgifter til kaffe Bilagene lægges i regnskabsskemaets pose. Vejledning til regnskabsskema Afdelingens systemnr. og navn, kasserapport for perioden, startbeholdning Udfyldning af data hertil giver sig selv. Angiv den overført kassebeholdning fra sidste afregningsperiode under indtægter, idet det forudsættes at afdelingsbestyrelsen ikke lægger egne penge ud. Sammentællinger m.v. Såfremt regnskabsskemaet hentes fra KAB s hjemmeside, sammentælles indtægts- eller udgifts kolonnerne automatisk hver for sig. Benyttes det manuelle regnskabsskema skal du selv gøre dette. Kassebeholdningen er lig med den forskel, der er mellem indtægter og udgifter. I det manuelle skema skal du selv angive beløbet. Bilagsregistrering Hvert indtægts- eller udgiftsbilag skal registreres i regnskabsskemaet for sig. Angiv dato og tekst for hvornår indtægten eller udgiften har været afholdt. Afdelingsbestyrelsens kassebeholdning skal opsplittes i kontanter og bankbeholdning. I det manuelle regnskabsskema skal du selv indtaste tallene i begge kolonner, hvorimod der i det automatiske skema, kun skal indsættes bankbeholdning, så udregnes kontantbeholdningen. Indsæt kontonummer efter KAB s kontoplan som er: Konto Navn Kontorholdsudgifter (papir, kuglepenne, blækprinter m.v.) Mødeudgifter (kaffe, the, basser m.v. AB-møde) Inventar (lampe til AB-kontor m.v.) Vedligeholdelse (flipover, printer til AB-kontor m.v.) Diverse (parkeringsgodtgørelse, blomster, taxa, tidsskrifter m.v.) Bilagsnummer skal altid være fortløbne og angives sådan. Indtægter De beløb afdelingsbestyrelsen har modtaget som rådighedsbeløb eller lignende fra boligorganisationen Eventuelle renter fra bankkonto Andre indtægter, f.eks. overskud ved øl- eller sodavandssalg ved beboermøder m.v. Husk afregning for salg af flasker. Udgifter Her angives alle udgifterne, som afdelingsbestyrelsen afholder på afdelingens vegne. Se eksempler herpå, via kontoplanen. Årsafslutning Senest ved regnskabsårets udløb eller hver gang der ansøges om udbetaling af yderligere rater af rådighedsbeløb, sluttes regnskabet af med en sammentælling af de 2 kolonner og forskellen angiver kassebeholdningen, som afdelingsbestyrelsen har. Forskelsbeløbet overføres til ny regnskabsblanket. Beholdningen føres under indtægter. Der kan ikke være negativ kassebeholdning (udlæg), idet afdelingsbestyrelsen vil være ansvarspådragende ved at forpligte afdelingen for beløb ud over det budgetlagte og godkendte rådighedsbeløb. Underskrift/indsendelse Regnskabsskemaet underskrives af kasserer og afdelingsbestyrelsesformand og indsendes til KAB, forvaltningsområdet, senest ½ måned efter regnskabsperiodens afslutning. Husk at indsende både regnskabsskemaet og bilag, herunder bankudskrift, som er afstemt med regnskabsskemaets bankbeholdning. Afdelingsbestyrelsen bør tage kopi af regnskabsskemaet til eget brug, idet regnskab for rådighedsbeløb fremlægges for beboerne af afdelingsbestyrelsen. Skulle der være tvivl om regnskabsføring, udbetaling eller lignende, så kontakt forvaltningsområdets økonomimedarbejder eller sekretær. 21

22 Bilag 4: Regnskabsskema Afregning af udlæg (side 1) Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Regnskabsskema Afregning af udlæg Afdelingens systemnr./navn Kasserapport for perioden Dato Tekst Konto Bilag Indtægter Udgifter Modtaget udlæg Udgifter i alt Indtægter i alt Kassebeholdning Form nr /2011 Beløb til afregning Sammentælling Underskrift formand Underskrift kasserer 22

23 Bilag 4: Regnskabsskema Afregning af udlæg (side 2) Udbetaling af det disponible beløb til dækning af mindre udgifter/udlæg kan ske i forbindelse med afdelingens bolig sociale arbejde. Udgifterne (udlægget) skal være budgetlagt. Beløbet vil typisk dække udgifter til fastelavnsfester, sommerfester m.v. Der skal straks efter afholdelse foretages afregning ved fremsendelse af det tiloversblevne beløb inkl. dokumentation i form af bilag for udgifterne. Bilagene lægges i regnskabsskemaets pose. Vejledning til regnskabsskema Afdelingens systemnr. og navn samt kasserapport for perioden Udfyldning af data hertil giver sig selv. Bilagsregistrering Hvert indtægts- eller udgiftsbilag skal registreres i regnskabsskemaet for sig. Angiv dato og tekst for hvornår indtægten eller udgiften har været afholdt. Underskrift/indsendelse Regnskabsskemaet underskrives af kasserer og afdelingsbestyrelsesformand og indsendes til KAB, forvaltningsområdet, umiddelbart efter aktiviteten er afsluttet. Husk, at indsende både regnskabsskemaet og bilag. Skulle der være tvivl om regnskabsføring, udbetaling eller lignende, så kontakt forvaltningsområdets økonomimedarbejder eller sekretær. Indsæt kontonummer efter KAB s kontoplan som er: Konto Navn Tilskud til fester Tilskud til klubber, foreninger m.v. Bilagsnumre skal altid være fortløbne og angives sådan. Indtægter De beløb afdelingsbestyrelsen har modtaget som udlæg fra boligorganisationen Andre indtægter, f.eks. overskud fra øl- eller sodavandssalg ved beboerfester m.v. Husk afregning for salg af flasker. Udgifter Her angives alle udgifterne, som afdelingsbestyrelsen afholder på afdelingens vegne. Se eksemplar herpå, via kontoplanen. Sammentællinger m.v. Såfremt regnskabsskemaet hentes fra KAB s hjemmeside, sammentælles indtægts- eller udgifts kolonnerne automatisk hver for sig. Benyttes det manuelle regnskabsskema, skal du selv gøre dette. Kassebeholdning er lig med den forskel, der er mellem indtægter og udgifter. I det manuelle skema skal du selv angive beløbet. 23

24 Bilag 5: Kørselsregnskab for kørsel efter statens regler Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Kørselsregnskab for kørsel efter statens regler Sendes sammen med blanketten Tabt arbejdsfortjeneste m.v. til forvaltningsområdet Navn Adresse CPR-nummer Postnr. By Organisation/afdeling Systemnr. Navn Dato Kort beskrivelse af kørsel (årsag, samt hvorfra og hvortil) Km Form nr Prinfoparitas Til udbetaling i alt, Godkendelse Dato Formandens underskrift Antal km 0,0 24

25 Bilag 6: Udbetaling af honorar til kunstnere, musikere m.v. Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Udbetaling af honorar til kunstnere, musikere m.v. Ensemble navn Navn Adresse CPR-nr. SE-nr. I forbindelse med arrangement den Dato Kvitterer undertegnede for honorar Underskrift Bestilt af afdelingsbestyrelsen for Honorar kr. Kørselsgodtgørelse Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag kr. kr. kr. Godkendt af Eventuel fordeling mellem flere kunstnere af ovennævnte udbetaling skal anføres nedenfor. Ovennævnte udbetaling indberettes som B-indkomst til Skat. Fordeling af honorar m.v. Navn Adresse CPR-nr. SE-nr. Kørselsgodtgørelse Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag kr. kr. kr. Navn Adresse CPR-nr. SE-nr. Form nr Prinfoparitas Kørselsgodtgørelse Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag kr. kr. Navn Adresse CPR-nr. SE-nr. Kørselsgodtgørelse Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag kr. kr. kr. kr. Ovennævnte udbetaling indberettes som B-indkomst til Skat. 25

26 Bilag 7: Bestilling af METRO-kort Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Blanketten sendes til KAB Direktionssekretariatet Vester Voldgade København V Bestilling af METRO-kort Navn Adresse Postnummer By Organisation Afdeling Jeg ønsker et kort til METRO til brug for aktiviteter i den boligafdeling, hvor jeg er formand/ejendomsleder/driftsleder. Jeg forpligter mig til selv at returnere kortet direkte til METRO, hvis jeg ikke længere er formand for afdelingsbestyrelsen eller ejendomsleder/ driftsleder. Dato Underskrift Form nr /

27 Bilag 8: Bestilling af INCO-kort Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Blanketten sendes til KAB Direktionssekretariatet Vester Voldgade København V Bestilling af INCO-kort Navn Adresse Postnummer By Organisation Afdeling Jeg ønsker et kort til INCO til brug for aktiviteter i den boligafdeling, hvor jeg er formand/ejendomsleder/driftsleder. Jeg forpligter mig til selv at returnere kortet direkte til INCO, hvis jeg ikke længere er formand for afdelingsbestyrelsen eller ejendomsleder/ driftsleder. Dato Underskrift Form nr /

28 Bilag 9: Tabt arbejdsfortjeneste m.v. Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Tabt arbejdsfortjeneste m.v. (Indsendes til forvaltningsområdet) Navn CPR-nr. Adresse Har haft tabt arbejdsfortjeneste således: Dato Vedrørende Antal timer à Kørselsgodtgørelse Øvrige udlæg kr. ifølge bilag kr. Bankkontonr. Bankens reg.nr. Kopi af bikort vedlægges Dokumentation Ovenstående oplysninger bekræftes hermed Arbejdsgivers dokumentation for tab af arbejdsfortjeneste vedlægges Arbejdsgivers stempel og underskrift Godtgørelsesmodtager Dato Underskrift For organisations-/afdelingsbestyrelse Form nr Prinfoparitas Udfyldes af KAB System nr. Konto nr. Dato Systemnavn Anvisning/godkendelse Underskrift 28

29 Bilag 10: Oplysning om telefonordning Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk Til forvaltningsområdet Oplysning om telefonordning Afdelingsbestyrelsen har den vedtaget, at nedennævnte skal have telefontilskud på kr. for året Navn CPR-nr. Bankens registreringsnr. Bankkontonr. Afdelingsbestyrelsen har den vedtaget, at nedennævnte skal have (sæt kryds) Fri telefon Fri mobiltelefon Navn CPR-nr. Afdelingsbestyrelsen for Dato Underskrift Udfyldes af KAB System nr. Systemnavn Kontonr. Anvisning/godkendelse Forvaltningsområdet sender kopi til Løn-gruppen Form nr Prinfoparitas 29

30

31 Udgivet november 2011 Tekst: Layout: Fotos: Tryk: Anna Jepsen Isholdt, Ida Jørgensen, Elly Borg, Kurt Rytter, Charlotte Enemark, Christian Heilesen Peter M. Weidich Colourbox Litotryk A/S Denne pjece kan downloades i PDF-format på KAB's hjemmeside under Publikationer > Pjecer for bestyrelser Alle er velkomne til helt eller delvist at kopiere fra denne pjece, hvis der angives kilde.

32 KAB Vester Voldgade København V T F kab@kab-bolig.dk