Indhold. Governancemodel og forretningsorden for Styregruppen for Fællesoffentlig Systemforvaltning af Sundheds-it (FSI)

Transkript

1 N O T A T Sag nr. 15/447 Dokumentnr /16 Governancemodel og forretningsorden for Styregruppen for Fællesoffentlig Systemforvaltning af Sundheds-it (FSI) Jeanne Dragheim Tel jdr@regioner.dk Indhold Indledning 2 Formål med FSI s governancemodel 2 Principper for FSI s governancemodel 3 FSI s governancemodel 4 Forretningsorden for FSI 13 FSI s årshjul 17

2 Indledning Side 2 Den stigende kompleksitet i varetagelsen af offentlig sundheds-it har affødt et øget behov for fællesoffentlig koordinering og gennemsigtighed om systemforvaltning af sundheds-it. I økonomiaftalen 2016 besluttede Regeringen, KL og Danske Regioner derfor at oprette en styregruppe for fællesoffentlig systemforvaltning af sundheds-it (FSI). Etableringen af FSI skal øge gennemsigtigheden om drift og vedligehold af fælles sundheds-it løsninger, der er finansieret af mere end én part. Herudover er formålet at sikre, at afhængigheder mellem systemerne samt kritiske integrationer og implementering via lokale systemer bliver synliggjort og koordineret på tværs af systemerne og mellem systemansvarlige organisationer. Formål med FSI s governancemodel Formålet med en governancemodel for FSI samarbejdet er at sikre en effektiv beslutningsproces, samt gennemsigtighed i og tydeliggørelse af forskellige ansvarsområder. Governancemodellen tager højde for involvering af en række forskellige parter, og for at disse parter inddrages i beslutningsprocessen, hvor det er relevant. FSI skal kunne skabe overblik over en kompleks it-systemportefølje, og derfor er det blandt andet nødvendigt, at ansvaret i governancemodellen er tydeligt på tværs af interessenter. Governancemodellen sætter rammerne for ansvarsfordelingen mellem FSI og involverede interessenter, i særlig grad forretningsstyregrupperne, med henblik på at etablere et velfungerende fællesoffentligt samarbejde, hvor FSI kan opfylde rammerne i FSI s kommissorium, samt at der kan videreudvikles på samarbejdet i form af yderligere tiltag indenfor fællesoffentlig systemforvaltning af sundheds-it. Der rapporteres to gange årligt til den nationale bestyrelse for sundheds -it om status på FSI s portefølje, og samtidig godkender den nationale bestyrelse for sundheds-it eventuelle væsentlige ændringer i FSI s governancemodel og forretningsorden.

3 Principper for FSI s governancemodel Side 3 Følgende principper følges for at sikre hurtige og smidige governanceprocesser, der kan understøtte effektiv drift af systemerne i porteføljen. 1. Effektivt beslutningshierarki Beslutninger tages på det niveau i samarbejdsorganisationen, hvor det er mest effektivt, og ansvaret er delegeret til dette niveau. Princippet tilg o- deser hensynet til at kunne tage initiativ til løsning hurtigst muligt uden at afvente møde i FSI. For eksempel bør udsigt til kolliderende eller konfliktende releases og changes forsøges håndteret på driftsniveau, f.eks. af FO- SA er (Fællesoffentlig systemadministrator), forretningsstyregrupper eller eksisterende change managment funktioner, uden at eskalere til højere niveau. For at sikre et effektivt beslutningshierarki, skal FSI som udgang s- punkt ikke involveres i den daglige drift, men derimod sikre at fælles visioner og strategiske målsætninger indfries. 2. Styring Kun ved kritiske afvigelser på aftalte (drifts-)mål skal der eskaleres. For eksempel kan de aftalte KPI er indeholde definerede tolerancer for afvigelser, og der eskaleres kun, såfremt konklusion eller beslutning er nødvendig i FSI. 3. Pragmatisk og dynamisk governance FSI governancemodel beskriver partneres involvering og forventninger med fokus på formaliserede aftaler mellem parterne, og en enighed om at undgå unødvendigt bureaukrati. Løbende kontakt mellem involverede parter er en forpligtelse som medlem af FSI, og er gældende for alle niveauer i governancemodellen, hvor dette er påkrævet for at løse udeståender.

4 FSI s governancemodel Side 4 FSI s governancemodel er illustreret i figur 1, og tager udgangspunkt i nuværende systemportefølje samt dertilhørende forretningsstyregrupper. Da der over tid vil blive tilføjet flere systemer til FSI s portefølje, vil samarbejdsorganisationen blive revideret i takt med indtrædelse af nye forretningsstyregrupper m.m. Den systemansvarlige part er ansvarlig for, at der er etableret en forretningsstyregruppe og for at udpege en FOSA. Derudover har den systemansvarlige selvbestemmelse over, hvordan parten vælger at organisere driften omkring systemet i de interne funktioner, herunder med anvendelse af brugergrupper eller lignende. Figur 1: Samarbejdsorganisering og beslutningshierarki for FSI Nedenstående beskriver samarbejdsorganiseringen og beslutningshierarkiet for FSI. Opgavebeskrivelserne specificerer de enkelte parters roller og opgaver i FSI samarbejdet, jævnfør kommissoriet for FSI. National bestyrelse for sundheds-it Den nationale bestyrelse for sundheds-it fungerer som øverste beslutningsmyndighed i FSI s beslutningshierarki, og er i den sammenhæng et forum for sager, der eskaleres fra FSI. Den nationale bestyrelse for sundheds-it er forankret i Sundheds- og Ældreministeriet. Den nationale bestyrelse for sundheds-it skal to gange årligt modtage en statusrapport fra FSI. Statusrapporterne tager afsæt i FSI s rammer om at skabe gennemsigtighed om drift og vedligehold af fælles sundheds-it løsninger, og at sikre at afhængigheder mellem systemerne bliver synliggjort

5 og koordineret. Den nationale bestyrelse for sundheds-it modtager en status for FSI s samlede driftsbudget forud for økonomiforhandlingerne. Den anden statusrapport afleveres ved årets afslutning, som en opfølgning på årets aktiviteter og en redegørelse for kommende års aktiviteter. Side 5 Den nationale bestyrelse for sundheds-it orienteres yderligere i statusrapporterne om udvikling i FSI s portefølje i forhold til indtrædelse af nye systemer i porteføljen, og eventuelle justeringer som følge heraf i governancemodellen. Styregruppe for fællesoffentlig systemforvaltning af sundheds-it (FSI) FSI har det overordnede ansvar for at overvåge effektiv systemforvaltning af de fællesoffentlige sundheds-it systemer der indgår i porteføljen. FSI foretager styring på baggrund af rapporteringer og oplæg fra forretningsstyregrupperne. FSI består af deltagere fra regioner (5 medlemmer), staten (3 medlemmer) og kommuner (5 medlemmer). Formanden udpeges af Danske Regioner. Deltagerne fra de respektive parter (stat, regioner, kommuner) skal have mandat til at træffe beslutninger, der tilgodeser såvel egen organisation som de fælles interesser. Deltagerne skal have en passende systemteknisk indsigt i systemerne i porteføljen, samt deres anvendelse i egen organis a- tion. Nedenstående beskriver FSI s primære opgaver, jf. kommissorium for FSI: 1. Indgå driftsaftale med systemansvarlige parter FSI sikrer, at der indgås en driftsaftale mellem FSI s parter, og den systemansvarlige part. Som bilag til aftalen udarbejdes en Service Level Agreement (SLA), som beskriver det serviceniveau, som den systemansvarlige part er forpligtet til at levere i forhold til brugere af systemet. I det tilfælde at et system ikke overholder kritiske forhold i driftsaftalen, skal den s y- stemansvarlige part for systemet redegøre herfor, samt redegøre for, hvilke tiltag der tages for at leve op til aftalen. FSI kan udbede sig tekniske eller driftsmæssige redegørelser hos den systemansvarlige part, hvis der er behov, samt ligeledes efter behov indstille til parterne via den nationale bestyrelse at iværksætte eksterne reviews.

6 2. Tværgående overblik og koordinering af systemforvaltningen Side 6 FSI har ansvaret for opfølgning på tværgående systemforvaltning og sikre, at der foregår tværgående koordinering af systemforvaltning af de fællesoffentlige sundheds-it systemer. For at kunne varetage denne opgave er det væsentligt, at styregruppen har et samlet overblik over porteføljen. De væsentligste styringsværktøjer er kvartalsvise rapporteringer om systemforvaltningen på hvert system i FSI s systemportefølje, herunder: I. Tværgående roadmap over changes og releases FSI skal sikre udarbejdelsen af et samlet overblik/roadmap for vedligeholdstiltag/opdateringer for alle systemer i porteføljen. Det tværgående roadmap skal skabe overblik over væsentlige vedligeholdelsestiltag og opdateringer, og skal anvendes, som strategisk udgangspunkt for drøftelser vedrørende afhængigheder og behov for koordinering af porteføljen. Roadmappet indgår som fast punkt på FSI s møder. Roadmappet til FSI indeholder de væsentligste afhængigheder på strategisk niveau, og er et uddrag af det bagvedliggende detaljerede roadmap, der anvendes på taktisk og operationelt niveau for FOSA erne. For FSI er det væsentligt at roadmappet indeholder overblik over store og relevante: godkendte changes af forretningsstyregruppen godkendte releases standstill periode i forbindelse med changes og releases kommende udbudsprocesser vedrørende systemer Formålet er at sikre, at afhængigheder mellem systemerne bliver synliggjort, og at FSI kan indstille til koordinering på tværs af s y- stemerne. Eventuelle væsentlige ændringer præsenteres på kommende møder. II. Status på KPI er Det fremgår af FSI s kommissorium, at styregruppen har til opgave at følge op på KPI er for systemerne, hvormed der kan ske gensidig orientering om driftsstatus og driftsafvikling af det enkelte system. Den systemansvarlige part er ansvarlig for at levere en status på KPI er hvert kvartal til FSI. KPI er anvendes til at følge udviklingen i systemforvaltningen ud fra målbare indikatorer, og til gensidig orientering om driftsstatus og driftsafvikling af det enkelte system.

7 KPI erne udvikles og indstilles via forretningsstyregrupperne. FSI udvælger relevante KPI er, ud fra et tværgående fokus på sammenlignelighed og overblik. I det omfang der er behov for udvikling af særlige KPI er, aftales dette nærmere mellem forretningsstyregruppen og FSI. Side 7 KPI er suppleres af kort skriftlig status per system på væsentlige udfordringer i driften i den forgangne periode. 3. Økonomi FSI behandler en række forhold vedrørende systemernes økonomi. Se tabel 1 for beskrivelse per system. FSI skal have forelagt rullende treårige driftsbudgetter fra forretningsstyregrupperne, herunder eventuelle usikkerheder om budgettet f.eks. omkostninger i forbindelse med udbud. FSI behandler budgetterne for at skabe fore cast på store investeringsbehov i FSI porteføljen, og for proaktivt at fokusere på øget transparens og koordinering af budgetter. Budgetforslag skal være behandlet af FSI senest 15. marts. Processen for budgetgennemgang indeholder en 1. og 2. behandling, så der er mulighed for at håndtere en mellemliggende revision af budgettet (se årshjul i FSI forretningsorden for proces). Proces FSI foreslår det kommende års ramme (ekskl. udgifter til videreudvikling) for FMK og NSP til parterne ved de årlige økonomiforhandlinger med henblik på finansiering via bloktilskuddet. FSI godkender, inden for den finansielle ramme som er aftalt for Haiba/Miba frem til og med 2017 jf. ØA15, den budgetmæssige udmøntning af midler til drift og vedligehold af de to systemer. FSI godkender, inden for den finansielle ramme som er godkendt i ØA15, den budgetmæssige udmøntning af midler til drift og vedligehold af de to systemer. FSI godkender parternes finansielle driftsbidrag til Sundhedsdatanettet og Videoknudepunkt. System FMK og NSP Haiba/Miba KIH og Sårjournalen Sundhedsdatanettet og videoknudepunktet Sundhed.dk FSI godkender, inden for den finansielle ramme som er aftalt i bestyrelsen for sundhed.dk, den budget-

8 mæssige udmøntning af midler til drift og vedligehold af sundhed.dk platformen. Tabel 1 FSI s opgaver vedrørende økonomi jf. kommissorium Side 8 4. Ensartet rapportering og fælles processkabeloner FSI er ansvarlig for at sikre ensartethed i indrapporteringen, og godkende koncepter for relevante skabeloner. FSI er ansvarlig for at sikre at FSI s fælles processkabeloner kvalitetssikres, og vurdere om der er behov for at iværksætte udvikling af nye skabeloner eller tilpasning af eksisterende skabeloner, via FOSA forum og FSI-sekretariatet. Derudover vil FSI løbende vurdere tværgående optimeringsmuligheder inden for fællesoffentlig systemforvaltning bl.a. via øget ensartethed i systemforvaltningen. 5. Intervenere i systemforvaltningen FSI har mandat til at intervenere i afhængigheder i systemforvaltningen for FSI s portefølje, ved at udbede sig øget koordinering på tværs af porteføljen med udgangspunkt i FSI s roadmap, herunder at foreslå omprioriteringer af aktiviteter for systemer eller igangsættelse af yderligere aktiviteter. FSI kan intervenere i det omfang, at aktiviteter i forretningsstyregruppen har betydning for andre systemer i FSI porteføljen eller forretningsstyregruppen ikke følger gældende retningslinjer og procedurer for systemer i porteføljen. 6. Strategiske tiltag og initiativer FSI har til opgave at drøfte centrale strategiske tiltag og dispositioner i tilrettelæggelse af drift og vedligehold af systemporteføljen. På baggrund af viden om den nuværende systemforvaltning og det tværgående roadmap, skal FSI drøfte behovet for strategiske tiltag, der tilrettelægger en mere hensigtsmæssig drift og vedligehold af systemporteføljen. Strategiske udfordringer kan være nationale tværgående tiltag, der får betydning for FSI porteføljen. Det kan f.eks. være infrastruktur eller lovgivning, hvor konsekvenserne kan være gennemgribende for FSI porteføljen. 7. Udvidelse af porteføljen På sigt kan flere løsninger tilføjes til FSI s portefølje, og porteføljen kan udvides efter aftale mellem parterne. FSI drøfter strategi og kriterier for nye systemer i porteføljen. Nye systemer, der lever op til kriterierne, kan indstilles af parterne i forbindelse med økonomiforhandlinger, eller aftales i den nationale bestyrelse for sundheds-it. FSI kan yderligere selv indstille til

9 den nationale bestyrelse for sundheds-it, at nye systemer bør tilføjes til porteføljen. Side 9 8. Koordinering med driftsnetværket FSI sikrer relevant koordinering med driftsnetværket i Digitaliseringsstyrelsen, og det forestående Fællesoffentlige koordinationsforum i regi af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi for FSI sekretariat FSI sekretariatet varetages af Danske Regioner, der forestår sekretariatsbetjeningen af FSI. FSI sekretariatet er ansvarlig for, at tidsplanen for FSI s årshjul overholdes, og at indrapporteringen fra systemerne sker rettidigt. FSI sekretariatet følger op på de systemansvarlige parters beslutningsoplæg og indstillinger, og genererer dagsordener for FSI. FSI sekretariatet er ansvarlig for at udarbejde udkast til de skriftlige statusrapporter til Den nationale bestyrelse for sundheds-it. Sekretariatet modtager indrapporteringer fra de systemansvarlige parter på de aftalte KPI er, og overvåger status på systemforvaltningen. Monitorering af KPI er for systemerne modtages kvartalsvist. Sekretariatet betjener styregruppen med hyppigere status, eventuelt skriftligt, mellem møder om status på fastsatte KPI er såfremt der måtte være behov herfor. FSI sekretariatet opstiller og vedligeholder kvartalsvist et opdateret roadmap for porteføljen med tværgående overblik over releases, changes, standstill og udbudsplaner. Materialet til det samlede roadmap kommer fra det enkelte systemers FOSA. I det omfang sekretariatet noterer sig, at der er behov for koordination imellem to eller flere systemer, kan sekretariatet tage initiativ til en proces, der får relevante parter til at koordinere. Imidlertid ligger initiativpligten og ansvaret for at koordinere changes og releases hos den enkelte FOSA og FOSA-forum, og de eksisterende change managment funktioner. Endvidere er sekretariatet ansvarlige for, at FSI s skabeloner er opdaterede og at de med regelmæssige mellemrum drøftes med henblik på videreudvikling. Dette sker ved involvering af FOSA forum, der bidrager til udarbejdelse af nye og opdatering af eksisterende FSI skabeloner.

10 Forretningsstyregrupper På driftsniveau er der for hvert system tilknyttet en forretningsstyregruppe, der har fuldt ansvar for at sikre en effektiv styring og vedligehold af s y- stemerne. Det er den systemansvarlige parts opgave altid at sikre, at s y- stemet er tilknyttet en forretningsstyregruppe. Side 10 Forretningsstyregrupperne agerer inden for de overordnede rammer i FSI, og har ansvaret for den overordnede drift og systemforvaltning. Forretningsstyregruppen har ansvaret for at tilse, at systemejernes forvaltning af systemet sker med udgangspunkt i, hvad der er mest forretningsmæssigt og økonomisk hensigtsmæssigt for det pågældende system. Driftsbudgetter, roadmaps med mere behandles således i systemets forretningsstyregruppe, inden de behandles i FSI. Forretningsstyregruppen har endvidere det udførende ansvar for at tilse, at it-løsningerne forvaltes af den systemansvarlige organisation i henhold til lovgivning og krav om informationssikkerhed, heri følge op på om den systemansvarlige organisation har indgået de fornødne databehandleraftaler med videre. Forretningsstyregrupperne er ansvarlige for, at indrapporteringen til FSI sker ud fra vedtagne skabeloner, og at det sker rettidigt i forhold til FSI s årshjul og aftalte deadlines. Det er forretningsstyregruppens ansvar at udarbejde og indstille forslag til FSI om, hvilke KPI er der skal følges op på for det enkelte system. Det er desuden forretningsstyregruppernes ansvar at udarbejde oplæg til økonomiforhandlinger vedrørende økonomi om s y- stemforvaltningen. Forretningsstyregrupperne har ansvar for, at der for hvert system er etableret et opdateret roadmap, hvorfra der kan indrapporteres til det overordnede og samlede roadmap for FSI s portefølje. Den tilknyttede FOSA har opgaven med indrapportering til FSI-sekretariatet. Systemansvarlig part Selve drift- og systemforvaltningsansvaret for det enkelte system er placeret hos en systemansvarlig part. Det er derved den systemansvarlige parts ansvar at sikre, at der er etableret de relevante processer for, at der kan rapporteres til FSI. Systemforvaltningsansvaret er defineret i en aftale, som indgås mellem FSI s parter og den systemansvarlige part. Som bilag til aftalen udarbejdes

11 en Service Level Agreement (SLA), der beskriver det serviceniveau, som den systemansvarlige part er forpligtet til at levere. Herudover kan den systemansvarlige part have driftsaftaler med eksterne leverandører. Side 11 Den systemansvarlige part har det daglige driftsansvar for systemet, og har til opgave at sikre, at der er tilknyttet en forretningsstyregruppe til systemet. Det er tilsvarende den systemansvarlige parts opgave at udpege en FOSA til systemet. Den systemansvarlige part er ansvarlig for at følge og anvende de fælles skabeloner for indrapportering, der er aftalt i regi af FSI. Dette ansvar er defineret og beskrevet yderligere i driftsaftalen mellem den systemansvarlige part og FSI styregruppen. Der vil løbende ske udvikling og opdatering af FSI s fælles skabeloner, hvilket den systemansvarlige part er forpligtet til at følge og anvende. Fællesoffentlig systemadministrator (FOSA) Der tilknyttes en fællesoffentlig systemadministrator (FOSA) for hvert s y- stem i FSI s portefølje, som har tilknytning til den daglige drift af den/de relevante fællesoffentlige løsninger, og er ansat i den driftsansvarlige organisation. Det er den systemansvarlige parts ansvar at sikre, at der er udpeget og tilknyttet en FOSA til hver system. FOSA en primære rolle i FSI samarbejdet er at være kontaktled til den daglige drift af systemet, og være bindeled mellem den systemansvarlige part, forretningsstyregruppen, FSI og sekretariatet. FOSA en er en funktion under den systemansvarlige part, som derved kan organisere FOSA ens daglige arbejdsopgaver forskelligt, alt efter de eksisterende processer hos den systemansvarlige part. Hver FOSA er ansvarlig for at overvåge afhængigheder fra eget system til andre systemer i FSI-porteføljen. FOSA opererer inden for de processer, som er etableret af den systemansvarlige part, og FOSA en skal sikre, at disse processer tager højde for andre systemer i porteføljen. I tilfælde af systemkritiske afhængigheder, så som changes, incidents eller releases, der ikke håndteres i de systemansvarlige parts processer, har de enkelte FOSA en initiativpligt til at kordinere dette med de involverede FOSA. Til udarbejdelsen af FSI s kvartalsvise rapporter om systemforvaltningen, er FOSA en ansvarlig for at indrapportere nedenstående til sekretariatet: Opdateret roadmap med planlagte changes og releases på systemet, med henblik på udarbejdelsen af tværgående roadmap. Even-

12 tuelle væsentlige justeringer indrapporteres til FSI kvartalsvis (se FSI årshjul for tidsplan herfor). på vegne af forretningsstyregruppen, skal FOSA rapportere på aftalte KPI er til FSI. FOSA en deltager i FOSA-forum, og har herunder til opgave at deltage i vedligeholdelse og videreudviklingen af fællesoffentlige skabeloner og processer. FOSA en kan i den forbindelse, give input til behovet for videreudvikling af skabeloner og processer, der er relevante for fællesoffentlig systemforvaltning. Side 12 FOSA-forum Der etableres et FOSA-forum, der videndeler og koordinerer på tværs af systemer. FOSA-forum anvendes til at kommunikere om f.eks. relevante changes, incidents og releases med henblik på at sikre, at berørte parter informeres. Forummet besættes af de udpegede FOSA er for hvert system. Forummet koordinerer på tværs af systemer i forhold til afhængigheder. FOSA-forum drøfter det tværgående roadmap med henblik på at koordinere eventuelle kolliderende changes og releases. Forummet kan yderligere modtage konkrete bestillinger fra FSI, f.eks. i forbindelse med input til opdatering af eksisterende skabeloner til systemforvaltning eller udarbejdelse af nye skabeloner. Der udpeges en formand for FOSA-forum, og denne udpeges af FSI. Formanden udpeges blandt medlemmerne af FSI. Formandskabet for FOSAforum går på skift mellem involverede parter (stat, regioner, kommuner). Ny formand udpeges for to år ad gangen. FOSA-forum sekretariatsbetjenes af den part, som har formandsskabet for FOSA-forum. FOSA-forum koordinerer internt mellem møder i FSI, og mødes fire gange årligt. Møder afholdes forud for møder i FSI med henblik på at kunne indstille eventuelle sager til FSI. FOSA-forum har ansvaret for videndeling, samt skal drøfte behovet for udvikling og opdatering af skabeloner, der anvendes i fællesoffentlig systemforvaltning i FSI s portefølje. Videreudvikling og opdatering af skabeloner kan indstilles fra FOSA-forum til FSI via sekretariatet blandt andet på baggrund af forslag fra de enkelte FOSA og forretningsstyregrupper.

13 Side 13 Forretningsorden for FSI Forretningsordenen for FSI fungerer som et fælles overblik og arbejdsplan for FSI. Forretningsordenen anvendes som en fælles oversigt over primære aktiviteter, ansvar, opgaver og milepæle for FSI. Det vil af samme årsag være relevant at overblikket genbesøges regelmæssigt og opdateres efter behov. Forretningsordenen tydeliggør hvilke aktiviteter der skal afvikles i løbet af et år, og hvem der er ansvarlig for en aktivitet/opgave, samt hvem der skal være udførende på at gennemføre denne opgave. Det vil være nødvendigt at opdatere dette, i takt med udvidelse af både aktiviteter og systemportefølje. Forretningsordenen indeholder en beskrivelse af FSI s møderække, og hvilke temaer der bør behandles i forhold til et årshjul. I relation hertil indeholder forretningsordenen en beskrivelse af, hvilke interne processer der skal iværksættes i løbet af et år forud for FSI møder. FSI s sammensætning Styregruppen for fællesoffentlig systemforvaltning af sundheds -it s (FSI) består af deltagere fra regioner (5 medlemmer), staten (3 medlemmer) og kommuner (5 medlemmer). Medlemmer af FSI har mulighed for at foreslå enkeltvis mødedeltagelse af ikke-medlemmer, såfremt der måtte være opbakning i FSI hertil. Sundhed.dk og Medcom deltager som observatør i møder som systemansvarlige parter resten af 2016, indtil kommissorium eventuelt revideres ultimo Formanden udpeges af Danske Regioner. Rollen som formand for FSI indebærer at have det overordnede ansvar for at sikre fremdrift i forhold til FSI s overordnende opgaver og aktiviteter. Formanden fungerer som mødeleder, og skal derved facilitere, at FSI når til en enighed om indstillingerne, og at konklusionerne føres til referat. FSI s løbende opgaver FSI har en række hovedpunkter, der er gennemgående på møder:

14 1) Driftsrapportering om tilstand på den løbende drift baseret på indrapportering fra FOSA og baseret på vedtagne KPI 2) Opdateret roadmap Side 14 Herudover har FSI en række faste punkter, der ikke drøftes hver gang: 3) Statusrapportering til den nationale bestyrelse for sundheds-it (to gange årligt) 4) Præsentation af budgetter besluttet i ØA (en gang årligt) 5) Behandling af systemernes økonomi og tre årige budgetter (to gange årligt) 6) Beslutninger der skal tages i FSI vedrørende indstillinger fra driftsniveau om behov for koordinering af afhængigheder 7) Sager der er modtaget fra forretningstyregrupperne eller FOSAforum 8) Eventuelle temadrøftelser I forbindelse med drøftelse af systemernes økonomi og tre årige budgetter i november inviteres forretningstyregruppeformænd og FOSA for de enkelte systemer. Sekretariatet Danske Regioner sekretariatsbetjener FSI. Sekretariatet er ansvarligt for sekretariatsbetjening i forbindelse med mødeforberedelse, afholdelse og opfølgning. Sekretariatet skal på baggrund af indrapportering fra de enkelte systemer og dertil knyttede forretningsstyregrupper (via FOSA) vedligeholde det overordnede roadmap til FSI. Mødehyppighed Der er aftalt fire årlige møder for FSI. Møder fastlægges om muligt for et år ad gangen på sidste møde, og indkaldes af sekretariatet. Møder afholdes som udgangspunkt fysisk, med mulighed for videomøde, hvis det er hensigtsmæssigt, og alle er enige herom. FSI kan ved behov aftale yderligere møder eller eventuelle supplerende møder. Formanden kan kræve styregruppen indkaldt til ekstraordinært møde med mindst en uges varsel. Formanden kan i særlige tilfælde beslutte, at en sag forelægges til skriftlig høring. Om muligt og såfremt dagsordenen muliggør det, tilstræbes at ekstraordinære møder afholdes som videomøder.

15 FSI kan behandle sager skriftligt imellem fastlagte møder. Endvidere vil FSI modtage eventuelle statusopdateringer for FSI s roadmap og andre justeringer skriftligt imellem fastlagte møder, hvis sekretariat og formand finder behov for dette. Side 15 Afbud til møder Afbud til møder skal meldes til sekretariatet enten skriftligt eller telefonisk senest en uge før mødet. Der henstilles til, at FSI medlemmer ikke sender suppleanter. Såfremt man som medlem er forhindret, henstilles til, at man giver sit input til dagsorden til et medlem i FSI. Alternativt er det muligt at sende en suppleant, der har samme mandat til at træffe beslutninger, som det ordinære FSI medlem. Dagsorden Dagsorden og alt bilagsmateriale udsendes en uge forinden mødeafholdelse af sekretariatet. Referater Der udarbejdes referater fra hvert møde over styregruppens handlinger og beslutninger. Referatet skal indeholde klare definitioner på handlinger, og ansvaret for udførelse herpå skal være aftalt. Sekretariatet er ansvarligt for udarbejdelse af referatet, og det skal udsendes senest en uge efter afholdt møde. Kommentarer til referat skal være sekretariatet i hænde s e- nest to uger efter udsendelse. Referatet udsendes herefter med eventuelle tilpasninger på mail senest tre uger efter afholdt møde, og betragtes herefter som godkendt. Beslutningsdygtighed Beslutninger træffes på møder i styregruppen ved drøftelse og enighed. FSI er beslutningsdygtig, når der som minimum er én deltager fra hver part (region, stat, kommuner) i FSI til stede, eller har indsendt bemærkninger inden mødet. Såfremt alle deltagere fra en af parterne melder afbud, kan formanden aflyse mødet. Det er muligt at fremsende skriftlige kommentarer forud og efter mødet. FSI s formand konkluderer på hvert møde hvilke beslutninger, der er truffet og disse føres til referat. Ad hoc arbejdsgrupper FSI kan vælge, at der er behov for at nedsætte en arbejdsgruppe i forbindelse med udførelse af en særlig opgave eller aktivitet. Faglig udvikling af

16 FSI værktøjer og metoder til overvågning af drift ligger som udgangspunkt i FOSA-forum. Side 16

17 FSI s årshjul Side 17 FSI s årshjul er struktureret ud fra FSI s fire årlige møder. Indholdet til disse er skitseret i nedenstående figur. Figur 2: Årshjul for FSI I relation hertil er der en række interne processer, som forudsætninger for, at FSI kan afholde møder, men disse fremgår ikke af årshjulet. Nedenstående beskriver de forskellige aktiviteter i årshjulet i forhold til, hvem der er ansvarlig for opgaven, og hvem der har en udførende rolle. Måned Aktivitet/opgave Udførende Februar Første møde i FSI Roadmap og KPI status for FSI s systemportefølje. FOSA indrapporterer til FSI sekretariatet. April Drøfte tværgående roadmap for FSI s portefølje. Drøfte eventuel udvidelse af systemporteføljen på baggrund af oplæg til økonomiforhandlinger. 2. behandling af tre årige budgetter og godkendelse af oplæg til økonomiforhandlingerne besluttes. Andet møde i FSI Roadmap og KPI status for FSI s systemportefølje. FOSA indrapporterer til FSI sekretariatet. Sekretariatet på vegne af parterne i FSI Forretningsstyregrupperne indstiller driftsbudget. FOSA indrapporterer til FSI sekretariatet.

18 September Drøfte udvidelsen af porteføljen Godkendelse af første statusrapport til den nationale bestyrelse for sundheds-it. Tredje møde i FSI Roadmap og KPI status for FSI s systemportefølje. Sekretariatet på vegne af parterne i FSI FSI sekretariatet FOSA indrapporterer til FSI sekretariatet. Side 18 Systemansvarlige parter November Præsentation af budgetter besluttet i ØA. Fjerde møde i FSI Roadmap og KPI status for FSI s systemportefølje. FOSA indrapporterer til FSI sekretariatet. Godkendelse af anden statusrapport til Den nationale bestyrelse for sundheds-it. FSI sekretariatet Drøftelse og opfølgning på porteføljen samt realiserede opgaver og kommende års aktiviteter. Opsamling på opnåede strategiske indsatser samt hvilke der er behov for at videreføre og/eller iværksætte. 1. behandling af treårige budgetter. Tabel 2: Årshjul for FSI FSI sekretariatet Forretningsstyregrupperne indstiller driftsbudget.