1. Søborg Gruppe - Bestyrelsen Maglestien 9-11, 2860 Søborg

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde 10. november :00 i flokhytten (Maglestien 9, 2860 Søborg). Til stede: Laurens, Niels A, Jesper H, Casper, Dines, Knud-Erik, Søren, Niels BP, Sofie, Trine, Asger. 1. Valg af referent Niels A vælges. 2. Besøg af Ole Iversen og Christian Hindrichsen (BUS) Ole og Christian præsenterede BUS igangværende projekter, hvad BUS er, og snakkede om hvilke tilbud de har (materiel, trailer, hytte, osv). 3. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. Der spørges til det forrige referat, der ikke var udsendt ved sidste møde. Det ligger nu i Dropbox. 4. Opdatering af huskeliste Opdateret. 5. Korpsråd (diskussion/beslutning) Korpsrådsmødeforslag (vedhæftet se også Forslagene gennemgås og bestyrelsens holdning diskuteres. L1 er der enstemmigt opbakning til. B1 er der ingen faste holdninger til. B2 synes fjollet, mener størstedelen af bestyrelsen. B3 er der heller ingen fast holdning til. De deltagende opfordres til at lytte til hvad der lægger bag. Det virker som om forslaget er stillet for ren signalværdi. Niels og Laurens deltager, og har bestyrelsens holdning in mente, men vælger autonomt. Procedure for valg af stedfortrædere til korpsrådsmødet I denne omgang faldt en deltager pludselig fra, og vi måtte supplere. Der er ingen procedure for hvordan dette generelt gøres. Dines fremlægger 3 forslag: - Bestyrelsesformanden afholder lodtrækning, evt. med fortrinsret for bestyrelsesmedlemmer eller ledere. - Der vælges en personlig suppleant til hvert korpsrådsmedlem til grupperådet. - Ved afbud vælger bestyrelsen ved digital afstemning en suppleant. Knud-Erik foreslog derudover at man kunne vælge 2 prioriterede suppleanter der tilsammen skulle dække korpsrådsmedlemmerne. Han foreslår desuden at man evt. kunne vælge suppleanter med en af de andre muligheder som backup. Principbeslutning: Bestyrelsen beslutter at grupperådet skal vælge en personlig suppleant til hvert korpsrådsmedlem. Falder både korpsrådsmedlemmer og suppleanter fra (i tilstrækkeligt antal til at der mangler repræsentanter) vælger bestyrelsen ved digital afstemning en suppleant, der opfylder samme valgbarhedskrav. Bestyrelsesformanden fastlægger proceduren og melder den ud til alle valgbare medlemmer af gruppen. 6. Årsplan 2015 (diskussion/beslutning) Årsplanen gennemgås, og bestyrelsesmøderne for 2015 fastlægges. 7. Status på Vision og Udviklingsplan (orientering/beslutning)

2 Revision af visionen Dines har gennemgået nogle forslag med ledergruppen, og præsenterer nu forslagene med deres kommentarer. Her er der fokus på at have evnerne til at lave vildere ting, samt at gøre det attraktivt at tage på ledelseskurser. Derudover har der været problemer med at give alle spejdere i kommunen en god spejdertid: de vil simpelthen ikke af vores venteliste (også selvom de starter i andre grupper). Dines foreslår 3 forskellige forslag: - Fortsæt som hidtil med at arbejde på at hjælpe de andre grupper - Opret en ny gruppe - Opret et andet spor, så der kører to parallelle grene for hvert alderstrin (anbefales af ledergruppen) Det andet spor startes med en generation der er i aldersgruppen for unge juniorspejdere, foreslår Dines. Dem der er ældre kan vi ikke nå at give nok år til spejder til at en tilpas stor del bliver ved. Der er generel enighed om at vi skal være sikre på ikke at kompromitere det vi gør nu, som fungerer. Der er flere der har erfaringer med grupper med flere spor, og det kan lade sig gøre. Niels er ikke sikker på at vores nuværende vision er udforsket i tilstrækkelig grad: man kunne f.eks. holde ture med andre grupper og invitere spejdere fra ventelisten, så de kan se at det ikke er så slemt at være spejder andre steder. Der laves en tilføjelse til forslaget: vi opretter kun 2 spor hvis vi har ressourcerne til det. Alternativ strategimodel Dines fremlægger et forslag til en alternativ model for strategi for gruppen. Han foreslår at erstatte visionen med en 5-årig udviklingsplan. Udviklingsplaner er mere konkrete. Hvert år vil den 1-årige udviklingsplan (som hidtil) laves, nu med grundlag i den 5-årige. De to udviklingsplaner har hold i vores succesopskrifter: de ting vi gør godt skal vi blive ved med at gøre. Den 5- årige udviklingsplan er en konkretisering af vores Kernekoncepter. Kernekoncepter skal opfylde nogle krav: Det er noget vi gør bedre end andre, det er noget man er lidenskabeligt interesseret i, og det er noget der driver ressourcesystemet (f.eks. sørger for at vi har ledere). Der er enighed om at benytte denne model fremadrettet. 8. Status på igangsatte projekter (orientering) Kloak (inkl. plæne-genopretning) Søren fremlægger status. Kloakken er næsten færdig. Grunden har været gravet op. Entreprenøren har meldt færdig, og Søren mangler lige det sidste tjek. Nordvand gravede igennem vores elkabel. Entreprenøren var ved at lægge nogle forkerte rør. Entreprenøren fik lov til at lægge de forkerte rør, der måske på sigt kan give nogle problemer med vand der siver ind i rørene. Det vil være Nordvand der skal pumpe dette væk. Vi betaler den samme pris som det oprindelige tilbud. Til gengæld har entreprenøren som kompensation skiftet brønden ved tropshytten (til en værdi af cirka det samme). Der har været et par problemer med entreprenøren der er sprunget over hvor gærdet er lavest, genbrugt gamle rør og lignende. Det er der efterhånden kommet styr på. Så snart det er verificeret at de rigtige rør er

3 brugt sættes fakturaen til betaling hos kassereren. Der er brugt ~ kr mindre end det vi søgte kommunen om tilskud til (i alt brugte vi kr). Der er en del andet arbejde at lave på grunden: opgravning af området mellem tropshytten og Maglestien; opsætning af støttemur; dræn; grubning af græsplænen mellem de to hytter; og fliselægning ved container/raftestativ. Vi har modtaget et tilbud på 73074,7 kr. Det er ikke vist om dette kan begrundes som følgevirkninger af kloaklægning. Vi kan ikke vente et halvt år på at komme af med alt det mudder der i øjeblikket optager grunden. Vi spørger fritidskonsulenten i kommunen om at vejre stemningen. Under forbehold af at hun mener det ser ud til at der er gode udsigter for at få tilskud til det ekstra arbejde har Søren lov til at gå i gang med arbejdet. Hvis ikke hun mener det ser godt ud, har Søren lov til at gå i gang med aco randen (dræn) og grubning, i alt kr. Bestyrelsen giver en gave til Christian Hindrichsen på omkring 2000 kr som tak for hjælpen med kloakprojektet. Udbygning af tropshytte og skurkapacitet Der er to aktuelle forslag til udbygning af hytten. Derudover har udvalget undersøgt muligheden for at bygge en helt ny hytte. Hytten er gammel og dårligt isoleret. Det bør afvejes om det kan betale sig at smide penge efter en udbygning ift. hvor længe man er interesseret i stadig at bruge den gamle hytte. Udvalget holder fortsat møder, og bliver ved med at opdatere bestyrelsen. 9. Økonomi (orientering/beslutning) Opfølgning på kassererårsplan og bogføring til dato. Karsten har rundsendt status. Det ser generelt fint ud, mener bestyrelsen. Kontrakt med BB Bogføring Kontrakten er sat med en timepris, og den forventede omkostning er om året. Det er kontraktuelt begrænset hvor meget bogføringen kan overføre uden vores godkendelse (10000 kr pr. overførsel). Det foreslås at lægge begrænsningen ind i systemet. Det foreslås at der lægges ekstra godkendelse ind hvis der skal overføres over et vist beløb. Lige meget hvad er det muligt at snyde systemet. Det besluttes at lægge op til at stole på bogføringen og altså ikke lægge disse begrænsninger ind i systemet. Lige meget hvad vil de kunne omgås. Samtidig overgår vi i gruppen til digital bogføring så alle kan se hvilke ting der er givet penge til, bilag, osv. Bestyrelsen beslutter at ansætte BB Bøgføring. Indmeldelsesgebyr fastsættes til 100 kr. pr. 1. januar 2015 Dines foreslår ændringen, ned fra 101,11 kr. Det gamle beløb fandtes for hurtigt at kunne identificere indmeldelsgebyrer. Det er ikke længere nødvendigt med det nye system/bogføring, derfor ændringen. Bestyrelsen godkender. Fundraising Niels A opfordrer til at danne et udvalg med ansvar for generel fundraising i gruppen. Der er masser af firmaer og fonde der gerne vil støtte op om spejderarbejde. Casper fortæller at der tidligere har eksisteret et fundraising-udvalg. Det var uden nogen som helst form for succes, og med en udgift i porto. Det oprettes til et forældrejob. Her kan forældre melde sig på hvis de er interesserede og har kompetencen. Dines sørger for at oprette forældrejobbet og tage kontakt til de forældre der tidligere har udtrykt ønske om at gøre noget som dette.

4 10. Nyt fra Ledergruppen (orientering/beslutning) Ledelseskursus Der var 11 tilmeldte, men kun 5 kom rent faktisk til kurset. Det var en skam. Det var et rigtig fint kursus for ledelse af voksne, og meget relevant for afdelingsledere og gruppeledere. Ledergruppen har evalueret hvad det ringe fremmøde kunne skyldes. Det konkluderes at det ville være en god ide at sende påmindelser ud om turen. Der var en turansvarlig der nemt kunne have taget dette ansvar. Det gør vi fremadrettet. Ledelseskurset er også en mulighed for bestyrelsesmedlemmer, som opfordres til at tage med. Udvidelse af gruppeledelsen Dines har snakket med Niels A og Jesper T om en udvidelse af gruppeledelsen. Det gøres som et åbent tilbud fra sommer og frem, hvor alle der er interesserede i at lære at være gruppeleder kan få noget træning fra Dines. Dropbox back-up Der tages back-up af Dropbox til et helt andet medie, så vi kan genskabe dokumenter hvis de går tabt. 11. Status på kommende bestyrelsesarrangementer (orientering/beslutning) Lederjulegave Dines foreslår at der laves noget der kan kombineres med lederweekenden, så folk også faktisk møder op. Lederne har ikke tid til at en ekstra dag. Trine og Knud-Erik sørger for at finde på noget. 12. Forslag Gratis deltagelse i korpsrådsmøder Der er to der normalt får betalt deres deltagelse. Forslaget er at lade alle ledere og/eller bestyrelsesmedlemmer interesserede deltage på gruppens regning. Prisen forventes at være i omegnen 2000 kr pr. person, og det er ikke tilskudsberettiget. Det er mange penge man potentielt kommer til at kaste efter det. Det foreslås at man evt. kunne nøjes med at give et tilskud, og ikke dække hele turen. Det foreslås at man kunne nøjes med at betale et par ekstra pladser, men det kan her være svært at beslutte hvem der skal have de ekstra pladser. Sofie mener at det skal være gratis, da det giver en forståelse for hvordan gruppen er skruet sammen. Evt. kunne det være for førstegangsdeltagere, så de kan se hvordan alting foregår. Der er flere der har økonomiske betænkeligheder: hvis man generelt giver det til alle kan det blive rigtig dyrt hvis der pludselig er 10 der vil af sted. Principbeslutning: Det besluttes at give gratis deltagelse til korpsrådsmødet for alle førstegangsdeltagende medlemmer af gruppen. Derudover betales deltagelse for gruppens delegerede. Godkendelse af Vatiklanets vedtægter Godkendt med forbehold om at Vatiklanet ændrer deres vedtægter så de ikke fremover skal godkendes af bestyrelsen. Internetforbindelsen Det er ikke tidligere en opgave som ledergruppen har stået for at løse, men der er ikke sket noget. Det ser ud til at det er routeren der er problemet. Niels A tager opgaven. Hegn til naboen Der er hegn ind til naboen, som vi tidligere har været i dialog om at få fjernet (for adskillige år siden). Niels A opfordrer til at tage dialogen op igen. Sofie kender en masse mikroer der bor der, og tager fat i deres

5 forældre og spørger om hvem der er formanden. Knud-Erik vil gerne stå for kontakten til formanden, så snart Sofie har skaffet kontaktinformation. 13. Status på faste udvalg (orientering/beslutning) Materieludvalget indsupplering Niels A vil gerne trække sig fra udvalget, hvilket betyder at der ikke er flere medlemmer. Opgaven består af at facilitere ledernes orden på materiel (men altså ikke selv at rydde op). Niels A foreslår evt. at gøre det til at forældrejob. Til sommerlejren kommer vi til at hive det meste materiel ud. Dette ville være et godt tidspunkt at starte ordnen forfra på. Lederne opfordres til at holde ekstra disciplin indtil da. Både Frederik (mikroleder) og Casper virker som potentielle kandidater, der skal prikkes til mht. om de vil bære opgaven. Søren vil gerne hjælpe med organiseringen i første omgang, så der er noget at tage udgangspunkt i. Loppemarkedsudvalg Jesper H meddeler at det sidste gang var meget svært at få forældre til at komme. Det er en for stor byrde, så der skal findes en løsning fremadrettet. Der ligger 3 salg i foråret. Der opfordres til at fortælle spejderne om genbrugslopperne, så der kommer flere. Redaktionen Intet nyt. HG-Spejd Intet nyt. Merchandise-udvalg Der er ankommet 200 kopper med logo påtrykt, som Niels A tager med ned i hytten ved førstkommende lejlighed. Trine tilbyder at komme forbi og hente. 14. Eventuelt (orientering/diskussion) Lederprisuddelingen var der ikke mange fremmødte til. Jesper H opfordrer folk til at møde op, og støtte op om foreningslivet i kommunen. 15. Dato og sted for næste møde orientering) Fastlæggelse af bestyrelsesmøder 2015 Møderne er fastlagt i Årsplanen. Næste møde er d. 22/1.