Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer Service Level Agreement (SLA) Kreditor

Transkript

1 Af Camilla Mørk Rösler 1. marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Kreditor

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Formål Ansvarlig Relevans for medarbejdere Kontrol Lovgivning Ajourføring Har du spørgsmål? Kreditorfaktura - håndtering i Batchflow Formål Tidsfrister Fakturaformkrav Handlinger Ansvarsfordeling Oprettelse af Kreditor Formål Tidsfrist Handlinger Ansvarsfordeling Håndtering af modtagne betalingspåmindelser Formål Handling Ansvarsfordeling Refusion af udlæg via nem-konto Formål Tidsfrister Relevante dokumenter Handlinger Ansvarsfordeling Håndtering af forskud Formål Tidsfrister Relevante dokumenter Handlinger Ansvarsfordeling Bilag A Dokumenthistorik Kreditor 1

3 1 INDLEDNING 1.1 Formål Denne SLA har til formål, at beskrive de overordnede principper for, hvorledes Eniga og deres Partner varetager opgaven omkring håndtering af kreditorfakturaer, herunder kreditnotaer i Batchflow og kreditoroprettelse, diverse udlæg og forskud, samt håndtering af modtagne betalingspåmindelser. Yderligere vil SLA en fungere som uddybende dokumentation, til det overordnede bilag til samarbejdsaftalen på regnskabsområdet. SLA en uddyber de overordnede processer i forhold til de ydelser, ansvarsroller, grænseflader og deadlines, der er i forbindelse med behandling af opgaven omkring kreditor og udbetalinger. SLA en indeholder følgende aktiviteter: - Kreditorfakturahåndtering i Batchflow - Oprettelse af kreditor - Håndtering af modtagne betalingspåmindelser - Refusion af udlæg via NEM-konto - Håndtering af forskud De ovenstående aktiviteter indeholder en række handlinger, som vil blive beskrevet i denne SLA. 1.2 Ansvarlig Ansvarlig for Service Level Agreement er Chef for Eniga Løn- og økonomiservice, Camilla Mørk Rösler. 1.3 Relevans for medarbejdere SLA en forventes kendt og anvendt af de medarbejdere i Eniga, der håndterer kreditorfakturaer, kreditoroprettelse, betalingspåmindelser og betalinger, samt de medarbejdere hos partneren, som håndterer kreditorfakturaer og betalinger. 1.4 Kontrol Løbende kontrol Den ansvarlige for SLA en har ansvaret for løbende at påse, at følgende punkter følges gennem hele processen: - kontroller og funktionsadskillelse, lagt ind i SLA en og workflows - arbejdsprocesbeskrivelser samt tilhørende værktøjer - Workflow til illustration af kontroller samt funktionsadskillelse er vedlagt som bilag. Kreditor 2

4 Rapportering af kontrol I tilfælde af, at retningslinjer som foreskrevet ikke bliver fulgt, skal Eniga underrette den ledende chef for afdelingen hos partner og sammen udarbejde en løsning for problemet. Partner har ansvaret for kontrol og kontering af kreditorfakturaer, samt for egen godkendelsesproces heraf. Eniga har ansvaret for at påføre momskode, samt at kontrollere kontering, betalingsoplysninger og andre kreditoroplysninger. Derudover er det Eniga s ansvar, at bogføring og betaling af kreditorfakturaer sker korrekt. Eniga fungerer samtidig som 1. og 2. godkender på betalinger. Partner har ansvaret for at kontrol, kontering og godkendelse af forbrug, udlæg, og forskud hhv. afholdt eller modtaget af egne medarbejdere. Eniga har ansvaret for kontrol af vedlagt dokumentation samt kontrol af kontering. Derudover er det Eniga s ansvar, at bogføring og afregning af forbrug, udlæg og forskud sker korrekt. 1.5 Lovgivning - Statens regnskabsregler herunder regnskabsparadigmet - Momsloven - Lov for selvejende institutioner 1.6 Ajourføring Denne SLA ajourføres årligt, næste gang 1/ Har du spørgsmål? Kontakt Kreditorteamet hos Eniga på kreditor@eniga.dk Kreditor 3

5 2 KREDITORFAKTURA - HÅNDTERING I BATCHFLOW 2.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål, at beskrive behandlingen af fakturaer hos Eniga og deres Partner fra faktura modtages, til betaling er afsendt. 2.2 Tidsfrister 15 arbejdsdage. Eniga sender kreditorfaktura til godkendelse i Batchflow 1-3 dage efter modtagelse. Partner sørger for, at fakturaen bliver kontrolleret og godkendt i henhold til gældende revisionskrav og godkendelsesprocedurer den enkelte Partnerinstitution er underlagt. Partner har herefter 8 arbejdsdage, til at gennemløbe egen godkendelsesproces og returnere korrekt godkendt faktura til Eniga. Eniga forpligter sig til at have bogført alle forfaldende fakturaer inden for 5 arbejdsdage, efter modtagelse af godkendt faktura. Dette er under forudsætning af, at fakturaen opfylder de gældende formkrav. Der bør som udgangspunkt være 30 dages betalingsfrist på alle fakturaer, for at det kan lade sig gøre at betale fakturaer rettidigt. Dette skyldes, at den samlede proces, som vist i ovenstående figur, tager op til 30 arbejdsdage. Eniga er kun forpligtet til at udføre rettidige betalinger for fakturaer med minimum 30 dages betalingsfrist. Eniga er ansvarlig for at udarbejde betalingsforslag i Navision og fungerer som både 1. og 2. godkender af alle betalinger i banken. 2.3 Fakturaformkrav Modtagne kreditorfakturaer skal opfylde følgende formkrav: - Fakturadato - Fakturanummer - Dansk CVR-nummer eller cpr.nummer - Sælgers navn og adresse - Købers navn og adresse - Mængde og art - Leveringsdato, hvis den adskiller sig fra udstedelsesdato - Betalingsfrist, skal være min. 30 dage - Momsspecifikation skal fremgå - EAN-nummer - Reference til rekvirent initialer/ansvarsnummer - Bank- og/eller betalingsinformation Kreditor 4

6 Det er Partners ansvar at sikre, at leverandøren er i besiddelse af disse informationer, og at modtagne fakturaer opfylder formkravene. Eniga kan afvise kreditorfakturaer, der ikke opfylder et eller flere formkrav og sende dem retur til Partner, med anvisning om manglerne. Herefter er Partner ansvarlig for, at rekvirere en ny faktura, hvis de ikke opfylder de gældende formkrav. Fremgår der ikke en reference på fakturaen (initialer), skal/kan Eniga afvise fakturaen. Fakturaen sendes til en overordnet person i godkendelsesprocessen hos Partner, som herefter er ansvarlig for at videresende til rettet rekvirent. Herefter er Partner ansvarlig for, at der fremover er angivet initialer på fakturaerne. 2.4 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages inden for kreditorfakturahåndtering, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Partners egne processer vil ikke blive gennemgået i dybden, da det er op til Partner, hvorledes egne processer skal forløbe. Dog forpligter partnerne sig til at overholde gældende tidsfrister beskrevet tidligere i arbejdsprocessen. Handling Eniga Partner Modtagelse af kreditorfaktura Kontrol af kreditor og betalingsoplysninger Godkendelse af faktura/varemodtagelse Kontering af kreditorfaktura Kontrol af kontering samt påføre momskode Bogføring af kreditorfaktura Betalinger udarbejdes Bogføring af betaling Opfølgning på manglende godkendelse Kreditor 5

7 2.4.1 Modtagelse af kreditorfaktura Fakturaen modtages hos Eniga i elektronisk form. Eniga er forpligtet til at have sendt faktura i Batchflow 1-3 dage efter modtagelse. Eniga sender fakturaen til godkendelse hos rekvirenten, som er angivet på fakturaen (initialer skal stå på fakturaen). Fremgår der ingen reference, skal/kan Eniga afvise fakturaen Kontrol af kreditor og betalingsoplysninger Eniga kontrollerer, at kreditoren er oprettet i Navision Stat, samt at oplysningerne stemmer overnes med de allerede indtastede oplysninger i Navision Stat. Derudover kontrolleres det, hvorvidt kreditor er en gammel kreditor med nye oplysninger Godkendelse af faktura/varemodtagelse Det er Partners ansvar at kontrollere rigtigheden af fakturaen samt at 1. og 2. godkende denne, efter egen opsat godkendelsesproces. Den opsatte godkendelsesproces skal følge gældende revisorkrav. Ved uoverensstemmelse mellem faktura og levering, fejl i fakturapris eller lignende skal Partner kontakte leverandøren for afklaring og lade fakturaen i Batchflow afvente med en tilknyttet kommentar. Afventer en kreditorfaktura en kreditnota, sættes kreditorfakturaen til afvente i Batchflow hos den ansvarlige rekvirent. Ved både afvisningen og afventningen skal der knyttes en kommentar i kommentarfeltet til kreditorfakturaen, således at Eniga er informeret. Kommentar bør også indeholde skriftlig henvisning til aftale om kreditnota Kontering af kreditorfaktura Partner er ansvarlig for kontering af fakturaen Kontrol af kontering og momskode Eniga står for kontrol af kontering samt for at påføre momskode. Er der fejl i kontering, kan Eniga rette denne uden at informere partner. Ved gentagne fejl tager, Eniga kontakt til Partner for at gøre denne opmærksom på problemet Bogføring og betaling Eniga har ansvaret for bogføring af alle fakturaer. Eniga har ansvaret for at udarbejde samt kontrollere betalingsforslaget i Navision og fungerer som 1. samt 2. godkender af alle betalinger i banken. Eniga forpligter sig til at have betalt alle forfaldne fakturaer inden for 5 arbejdsdage efter modtagelsen af godkendte fakturaer i Batchflow. Eniga har ansvaret for bogføringen af betalingsforslaget, efter at betalingen er gennemført i banken. Eniga forpligter sig til, at bogføringen af betalingsforslaget sker senest den efterfølgende arbejdsdag, efter at betalingerne er lagt i banken. Kreditor 6

8 2.4.7 Opfølgning på manglende godkendelse Eniga kontakter Partner i tilfælde af, at der ligger fakturaer i Batchflow, som har overskredet godkendelsesfristen. Proceduren er følgende: - Relevant godkender hos Partner, modtager dagligt en system genereret oversigt over fakturaer. Derefter er det Partners ansvar at godkende de pågældende fakturaer eller på anden vis tage stilling hertil - Med udgangen af en måned, udsender Eniga liste til relevante godkender. med CC til overordnet kontaktperson hos Partner, som indeholder oversigten over alle ikke godkendte forfaldende fakturaer Partner godkender de pågældende fakturaer eller tager på anden vis stilling hertil, således fakturaerne kan bogføres i relevant periode. 2.5 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At sørge for minimum 30 dages betalingsfrist - At angive korrekt kontering - At kontrollere kreditorfakturas rigtighed - At godkende kreditorfakturaen - At kontakte leverandører, ved fejl på fakturaren - At kontakte leverandører hvis formkrav på faktura ikke er overholdt - At orientere Eniga hvis en godkender er fraværende (langtidssyg, fritstillet etc.) Eniga s ansvarsområde: - At fordele faktura til rette godkender - At påføre momskode - At kontrollere kontering, kreditor- og betalingsoplysninger - At bogføre faktura og betalingsforslag - At udarbejde og godkende betalinger - At rykke for Partnergodkendelse - At udarbejde liste fra Batchflow, over ej godkendte fakturaer der ifm. med en kvartalsafslutning skal periodiseres Kreditor 7

9 3 OPRETTELSE AF KREDITOR 3.1 Formål Arbejdsprocessen er relevant i de tilfælde, hvor en kreditorfaktura modtages fra en ny kreditor, hvorfor denne skal oprettes i Navision Stat. Denne arbejdsproces er tilknyttet håndtering af kreditorfakturaer i Batchflow men påvirker ikke ekspeditionstiden heraf. 3.2 Tidsfrist Ny kreditor vil blive oprettet ved modtagelse af kreditorfaktura. 3.3 Handlinger Dette afsnit beskriver de arbejdsgange, der forekommer ved kreditoroprettelse, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Modtagelse af faktura fra ny kreditor Oprettelse af kreditor i Navision Stat Arkivering af fakturakopi Kontrol af kreditorsystem Modtagelse af faktura fra ny kreditor Eniga konstaterer, at den modtagne kreditorfaktura kommer fra en ukendt kreditor Oprettelse af kreditor i Navision Stat Eniga opretter kreditor i Navision Stats kreditormodul ud fra oplysningerne på den modtagne kreditorfaktura Arkivering af fakturakopi Eniga arkiverer en kopi af alle de fakturaer, som ligger til grund for nyoprettelser i mappen "Nyoprettede kreditorer" Kontrol af kreditorsystem Eniga udtrækker hver måned en log fra Navision Stat og kontrollerer kreditoroprettelserne i Navision Stat med oplysningerne på fakturaerne i mappen "Nyoprettede kreditorer". Kreditor 8

10 3.4 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: Eniga s ansvarsområde: - At oprette nye kreditorer - At arkivere fakturakopi - At kontrollere nyoprettede kreditorer Kreditor 9

11 4 HÅNDTERING AF MODTAGNE BETALINGSPÅMINDELSER 4.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, der sættes i værk, når interne godkendelsesprocesser eller eksterne betalingsbetingelser misligholdes. 4.2 Handling Såfremt en leverandør tager enten skriftlig eller telefonisk kontakt til Eniga, i forbindelse med overskridelse af betalingsfrist, udføres følgende handlinger: - Såfremt henvendelsen vedrører en kreditorfaktura, der ikke i forefindes i Batchflow eller i Navision Stat, tager Eniga kontakt til kreditor for at rekvirere den. - Såfremt fakturaen er modtaget, afdækkes det herefter, hvorvidt fakturaen er betalt. - Såfremt årsagen til, at fakturaen ikke er betalt er, at den stadig ligger til godkendelse hos Partner, skal Eniga rykke Partner for godkendelse heraf. - Såfremt fakturaen er afvist, eller på anden vis sat til at afvente af Partner i Batchflow, skal Partner selv kontakte kreditor for at finde frem til en løsning. - Såfremt fakturaen er bogført i Navision Stat, men ikke betalt, afdækkes årsagen hertil, og en løsning findes. 4.3 Ansvarsfordeling Partnerens ansvarsområde: - At godkende kreditorfakturaer rettidigt - Sikrer korrekt kontering - Ansvarlig for, at Eniga har gældende konteringsvejledning Eniga s ansvarsområde: - At kreditorfakturaer bliver betalt inden for betalingsfristen. - At afdække årsagen til, at en betalingspåmindelse modtages Eniga er kun forpligtet til at udføre rettidige betalinger for fakturaer med minimum 30 dages betalingsfrist. Kreditor 10

12 5 REFUSION AF UDLÆG VIA NEM-KONTO 5.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partner, som er relevante ved behandlingen af refusion af udlæg via NemKonto. 5.2 Tidsfrister 5 arbejdsdage. Eniga er forpligtet til, at have bogført og overført betalingen indenfor 5 arbejdsdage, såfremt den modtagne udlægsblanket er udfyldt korrekt herunder dokumenteret, godkendt samt konteret. Det er Partners ansvar at sikre, at Eniga har de nødvendige informationer til at foretage betalingen af udlæg. 5.3 Relevante dokumenter - Udlægsblanket - Bemyndigelsesoversigt - Konteringsvejledning Udlægsblanketten forefindes på Eniga s hjemmeside. 5.4 Handlinger Handling Eniga Partner Godkendelse samt kontering af udlægsblanket Kontrol af udlægsblanket Bogføring Udbetaling Godkendelse, samt kontering af udlægsblanket Det er partners ansvar at udfylde udlægsblanketten og sende den med tilhørende dokumentation til Eniga. Det er Partners ansvar, at kontrollere rigtigheden af udlægget, herunder kontering, attestationer og underbilag samt foretage godkendelse heraf. Som udgangspunkt skal det være originalkvitteringer, som vedlægges som underbilag til udlægget. Kreditor 11

13 5.4.2 Kontrol af udlægsblanket Eniga kontrollerer, at felterne på udlægsblanketten er udfyldt korrekt. Der kontrolleres, at følgende som minimum er noteret: - Modtager (navn og initialer) - CPR nr. - Underskrift/attestation - Beløb - Kontering (arts eller finanskonto, formål, ansvar, evt. projekt) - Anledning til udgift (navn på deltagere ved repræsentationsudgift) Bogføring Alle udlægsblanketter vil blive betragtet som kreditorbilag og derfor vil bilag blive bogført og betalt igennem kreditormodulet. Eniga kontrollerer, om der tidligere er blevet udbetalt penge til den pågældende person. Såfremt der er tale om en ny udlægsholder, oprettes denne som ny kreditor i Navision Stat. Eniga bogfører udlægget i driften, efter anvisninger givet af Partner på udlægsblanketten Afregning Herefter vil afregningen indgå i de normale betalingsforslag og udbetales til kreditor. Udlægsblanketten arkiveres hos Eniga. 5.5 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At udfylde udlægsblanket - At godkende samt kontere udlæg - At vedlægge dokumentation Eniga s ansvarsområde: - At kontrollere udlægsblanket - At bogføre udlæg - At gennemføre betaling Kreditor 12

14 6 HÅNDTERING AF FORSKUD 6.1 Formål Arbejdsprocessen har til formål at beskrive de handlinger, ansvarsroller og deadlines hos Eniga og deres Partnere, som er relevante omkring håndtering af forskud. 6.2 Tidsfrister Op til 3 arbejdsdage. Eniga er forpligtet til at have bogført og overført forskud senest 3 arbejdsdage efter modtagelse af forskudsblanketten. Det forudsættes, at forskudsblanketten er udfyldt korrekt og godkendt enten med underskrift eller via mail. Forskuddet udbetales umiddelbart inden rejsen påbegyndes. Det er Partners ansvar, at blanketten er udfyldt korrekt. Hvis blanketten ikke er udfyldt korrekt, kan Eniga retmæssigt afvise den 6.3 Relevante dokumenter - Forskudsblanketten - Godkendelsesoversigt (hvem kan godkende hvad) - Konteringsvejledning Forskudsblanketten forefindes på Eniga s hjemmeside. 6.4 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages indenfor forskud, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Anmodning om forskud Forskud godkendes Kontrol af bilag Bogføring samt udbetaling Opfølgning på udestående afregninger Udestående afregninger trækkes via lønnen Kreditor 13

15 6.4.1 Anmodning om forskud Det er Partners ansvar at håndtere anmodning om forskud Forskud godkendes Det er herefter Partner ansvar at udfylde, kontere og godkendes forskudsblanket Kontrol af forskud Eniga kontrollerer, at forskudsblanketten er udfyldt korrekt. Her kontrolleres, at følgende er noteret: - Modtager (navn og initialer) - CPR nr. - Underskrift/attestation - Beløb - Dato for anvendelse af forskud - Dato for forventet afregning af forskud - Kontering art, formål, ansvar og evt. studietursnummer/projektnummer eller anden reference Bogføring samt udbetaling Eniga vil efter ovenstående kontrol, udbetale forskuddet via bankoverførsel. Udbetaling af forskud bliver håndteret som en kreditorbetaling, derfor vil processen foregå via manuel bankoverførsel. Eniga udbetaler forskuddet direkte i bank og bogfører dagen efter jf. kontoudtog. Afregningen af forskud skal ske senest 5 arbejdsdage efter forbrug Opfølgning på udestående afregninger Eniga er ansvarlig for, pr. mail eller anden vis, at følge op på de medarbejdere, der mangler at afregne for deres forskud. Ved manglende afregning kontaktes Partner for videre opfølgning Udstående afregninger trækkes via lønnen Efter opfølgning pr. mail trækkes udestående afregning i løn ift. frist i opfølgningsmail. Kreditor 14

16 6.5 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At godkende forskudsanmodning - At udfylde og kontere forskudsblanket - At sende forskudsblanket til Eniga Eniga s ansvarsområde: - At kontrollere forskudsblanket - At bogføre og udbetale forskud - At følge op på manglende afregninger Kreditor 15

17 BILAG A DOKUMENTHISTORIK Versionsnr. Dato Forfatter Beskrivelse # Deloitte Opdatering af Eniga samt tilføjelse af batchflow opsætning Deloitte Korrekturlæsning mv SLA-sign-off Gennemgang af ekspertgruppe Ekspertgruppe Årlig gennemgang og tilføjelse af tidligere kassefunktionsopgaver og fjernelse af batchflowopsætning. Diverse korrektur, samt nyt layout. Godk. af styregruppen 10/ Kreditor 16

18