Lagerstyring og regnskab på Biomedicinsk Laboratorium

Transkript

1 Lagerstyring og regnskab på Biomedicinsk Laboratorium Biomedicinsk Laboratorium er den centrale dyreforsøgsfacilitet for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, Det Naturvidenskabelige Fakultet og Odense Universitets Hospital. Laboratoriet ligger i Winsløwsparken 23, 5000 Odense C, og råder over m 2 dyrestald, laboratorier og operationsstuer. Organisatorisk er Biomedicinsk Laboratorium et center under Institut for Medicinsk Biologi. Dyreafdelingen omfatter faciliteter til opstaldning af dyr i forsøg, primært mus, rotter og kaniner. Der findes et separat afsnit til store forsøgsdyr i afdelingen til kortvarigt ophold af hunde, grise og får. Operationsafdelingen omfatter to operationsstuer til forsknings- og kursusformål, der er forsynet med udstyr til anæstesi og kirurgiske indgreb. Laboratorieafdelingen rummer et hæmatologi- og klinisk kemilaboratorium, cellelaboratorium, samt et gæstelaboratorium. Biomedicinsk Laboratorium efterspørger aktuelt et lagerstyrings- og regnskabsværktøj. Lageret består typisk af 1000 bure med mus, 300 bure med rotter og 22 bure med kaniner. I hvert bur opstaldes mere end et dyr. Der regnes med en kraftig ekspansion især i antallet af musebure i den nærmeste fremtid. Laboratoriets kundekartotek omfatter, primært forskere ved universitets institutter, OUH og eksterne brugere. Det kræves, at det nye lagerstyrings- og regnskabsværktøj automatisk kan fakturere et ugentligt opstaldningsgebyr, så snart et bur er tjekket ind i stalden efter modtagelse af indkøbte dyr eller fravænning af avlede dyr. Samlet fakturering foretages og udsendes en gang månedligt. Det kræves yderligere, at der kan udarbejdes rapporter i systemet, både mht. regnskabstal og aktuel lagerbeholdning. Følgende data er nødvendige i det nye lagerstyrings- og regnskabsværktøj: Ved godkendelse af et projekt oprettes en indkøbsordre: 1) forsker (numerisk felt - kundenummer) 2) institutnavn, adresse, telefon/ 3) tilladelsesnummer (numerisk felt), evt for tilladelse ikke nødvendigt 4) udløbsdato (datofelt) 5) antal dyr givet på tilladelsen (numerisk felt) 6) dyreart (valgmenu) a) mus b) rotte c) hamster d) marsvin e) kanin f) gris g) hund h) får i) ged j) andet 7) bemærkninger (tekstfelt særlige bemærkninger til dyrene mht. sundhed og velfærd, samt forsøgsbetingelser)

2 Ved bestilling af dyr oprettes følgende data og ovenstående data kontrolleres: 8) køn (valgmenu) a) han b) hun c) kastreret 9) stamme (tekstfelt/valgmenu) 10) antal Bestillingen skal kunne skrives ud på papir (til brug for fax) eller som PDF-fil (til brug for ) for at kunne tilsende bestillingen til leverandøren. Ved modtagelse af dyr oprettes følgende data og ovenstående data kontrolleres: 11) burtype A (størrelse) a) type 2 b) type 3 c) type 4 d) kaninstald e) store dyr 12) burtype B (plejetype) a) almindelig b) speciel c) avl d) spf e) spf avl 13) placering (numerisk felt staldnummer) 14) antal dyr i bur (numerisk felt) 15) indgået/født (datofelt) Hvert bur tildeles et unikt nummer og stregkode. Såfremt et bur er tjekket ind faktureres et gebyr automatisk pr. uge, så længe buret ikke er tjekket ud. Prisen er afhængig af: dyreart burtype A burtype B Prisen faktureres automatisk til det registrerede kundenummer ved den månedlige fakturering. Programmet skal kunne lave rapport om: Antal dyr pr. dyreart i en angivet periode Antal bure pr. dyreart i angivet periode Antal bure pr. forsker i angivet periode Aktuelle udløbsdatoer i de næste 3 måneder (tilladelsesnummer)

3 Burskifte/datakontrol Ved hvert burskifte indlæses stregkoden, og diplay viser burets data. Dyreteknikeren kontrollerer dyreart, køn, antal, burtype, placering og navn på forsker. Hvis antallet ikke stemmer overens med det registrerede, rettes antallet ved hvert burskift. Datakontrol ved burskifte foretages ved en stationær computer, og ikke en håndterminal. Der ønskes et tekstfelt til evt. observationer. Løbende registreringer Inden en procedure indlæses stregkoden, og burets data kontrolleres. Herefter udføres proceduren, og proceduren registreres. Mulige procedurer: 1) halebiopsi 2) blodprøve 3) aflivning 4) sektion 5) destruktion 6) immunisering 7) tapning 8) udblødning 9) præmedicinering 10) anæstesi 11) operation, akut 12) operation, steril 13) smertebehandling 14) veterinær behandling 15) udtjekning af bur 16) andet Hver procedure bliver automatisk faktureret til det registrerede kundenummer ved næste fakturering, med angivelse af dato. Prisen afhænger af proceduretype og dyreart. Ved udtjekning af et bur, skal dyrene været aflivet eller overført til et nyt indtjekket bur (ved fravænning m.m.) inden selve udtjekningen kan finde sted. Udtjekning skal ikke være muligt så længe feltet viser antal 0 (dyrene er ikke aflivet eller overflyttet til et andet bur). Rapporter mht. procedurer Programmet skal kunne lave rapporter om: Antal procedurer pr. proceduretype i angivet periode Antal procedurer pr. dyreart i angivet periode Antal procedurer pr. forsker i angivet periode Antal procedurer pr. tilladelsesnummer i angivet periode

4 Varesalg Varesalg skal være muligt ved registreringer på produktets stregkode og kundenummer. Varerne modtages på produktets stregkode (lagerstyring). Det skal være muligt at sælge et midlertidigt varenummer, når varen der ikke findes på lagerlisten. Burkort Følgende informationer skal kunne læses fra burkortet: Institutnavn Kundenavn + nummer Tilladelsesnummer + udløbsdato Dyreart + stamme Antal+ køn Indgået + alder Modelkort:

5 Tilbuddet skal omfatte: Softwarelicens til 4 samtidige brugere, med finans, lagerstyring, time/sagstyring, ressourcer og prisstyring. Årlig vedligeholdelse af software. Implementering, inkl. udvikling af funktionalitet, opstart og uddannelse på mindst 150 timer. Håndterminaler, 2 stk. Stationære terminaler, 2 stk. Radiopunkter og access points, inkl. konfigurering. Workshop (1 dag) til brugerne af systemet. Tildeling af ordre: Ordren tildeles ud fra det overordnede kriterium: det for Syddansk Universitet økonomisk mest fordelagtige tilbud. For så vidt angår regnskabsdelen ønskes et system, der allerede er kendt på markedet. Tilbuddet bedes sendt elektronisk eller i papir til følgende adresse: Ledende dyretekniker Jesper Stæhr, Syddansk Universitet, Biomedicinsk Laboratorium, J. B. Winsløws Vej 23, 5000 Odense C eller pr. mail JStaehr@health.sdu.dk. Frist for indsendelse er torsdag den Spørgsmål vedr. annoncen kan rettes til: Ledende dyretekniker Jesper Stæhr på tlf eller mail: JStaehr@health.sdu.dk eller Centerleder Peter Bollen, tlf , mail: pbollen@health.sdu.dk Øvrige spørgsmål kan rettes til: Indkøbskonsulent Marianne Eichertz Hansen, Syddansk Universitet, Indkøbskontoret, Campusvej 55, 5230 Odense M, meih@sdu.dk. Tlf juni 2009